Согласие на КЭДО не имеет утверждённой формы: ни Трудовой кодекс, ни подзаконные акты не устанавливают бланк, перечень обязательных реквизитов или структуру этого документа. Статья 22.2 ТК РФ требует письменной формы и личного волеизъявления работника, остальное работодатель определяет сам и закрепляет в локальном нормативном акте. Скан-копия письменного согласия подлинником не считается. Порядок действий определяет одно различие: работник, принятый после 31 декабря 2021 года и не имевший трудового стажа на эту дату, согласия не даёт, его достаточно уведомить о переходе. С остальными работниками согласие собирается до начала обмена электронными документами.
Разберём, что закон требует от текста согласия, а что остаётся на усмотрение работодателя, кто из работников выпадает из процедуры сбора и почему для дистанционных сотрудников она строится иначе. Покажем, какие формулировки в согласии и в ЛНА вызывают вопросы при проверке и во что обходится сбор согласий не в том порядке. Таблица видов подписи по кадровым документам, чек-лист подготовки, пошаговый порядок сбора согласий, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязательной формы согласия на КЭДО нет: что требует статья 22.2 ТК РФ
Трудовой кодекс называет только два параметра согласия: письменную форму и момент получения — до перехода работника на взаимодействие посредством электронного документооборота. Статьи 22.1-22.3 появились в кодексе вместе с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, и ни одна из них не содержит бланка. Унифицированной формы нет также в актах Минтруда и в постановлениях Правительства. Работодатель составляет форму сам, и любая корректная по содержанию редакция считается действительной.
Из требования письменности и персонального характера волеизъявления вытекают три практические границы. Согласие персональное: одно заявление на одного работника, коллективное согласие или протокол собрания не подходят. Согласие адресное: работник соглашается на взаимодействие с конкретным работодателем через названную информационную систему. Согласие датированное: дата определяет, с какого момента комплект документов этого работника ведётся в электронном виде.
Роструд занимает по форме буквальную позицию. В разъяснении на портале Онлайнинспекция.рф прямо указано: получение скана согласия недостаточно, поскольку скан-копия не является подлинным документом, оформленным письменно. Собранные по электронной почте фотографии подписанных заявлений при проверке придётся заменять оригиналами.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разъяснения Минтруда и Роструда по форме согласия трактуют её буквально: письменная означает бумажную, с собственноручной подписью работника. Пока позиция не изменилась, безопаснее собирать оригиналы на бумаге и хранить их в личном деле. В споре именно этот лист будет доказывать, что переход работника на электронное взаимодействие был добровольным.»
Отсутствие согласия закон приравнивает к отказу. Отказ не влечёт последствий: работодатель обязан безвозмездно выдавать такому работнику документы на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, а сам факт отказа не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения. При этом право дать согласие позже за работником сохраняется, повторного уведомления для этого не требуется.
Факт: согласие не нужно получать от работников, которые приняты после 31 декабря 2021 года и не имели трудового стажа на эту дату. С ними достаточно уведомления о том, что работодатель ведёт кадровый документооборот в электронном виде.
Образцы согласия, уведомления и локальных актов для перехода на КЭДО
Комплект закрывает всю цепочку от приказа до заявления работника; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, потому что на него ссылаются остальные документы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Кто даёт согласие на КЭДО, а с кого его не берут
Процедура сбора распадается на несколько потоков, и в каждом действует свой документ. Типовая ошибка: одну и ту же форму согласия рассылают всему штату, включая работников, к которым статья 22.2 ТК РФ не применяется.
| Категория | Нужно ли письменное согласие | Каким документом закрывается |
|---|---|---|
| Работник со стажем по состоянию на 31 декабря 2021 года | Да, по статье 22.2 ТК РФ | Уведомление плюс письменное заявление о согласии |
| Работник, принятый после 31 декабря 2021 года и не имевший стажа на эту дату | Нет | Уведомление о том, что работодатель применяет КЭДО |
| Дистанционный работник | Не требуется в порядке статьи 22.2: обмен регулируется главой 49.1 ТК РФ | ЛНА о дистанционной работе, раздел трудового договора об электронном взаимодействии |
| Кандидат, который принимается на работу уже в режиме КЭДО | Зависит от наличия стажа на 31 декабря 2021 года | Ознакомление с ЛНА до подписания трудового договора, при необходимости согласие |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Нормы ТК РФ о КЭДО не применяются | Соглашение об электронном документообороте между сторонами договора |
| Работник, отказавшийся от КЭДО | Согласие не собирается повторно, право дать его позже сохраняется | Заявление об отказе либо отметка об отсутствии согласия |
Из таблицы видно, что письменное согласие в чистом виде нужно только одной группе — работникам с трудовым стажем на 31 декабря 2021 года. Для дистанционных сотрудников и для исполнителей по ГПХ работают другие правовые конструкции, и попытка подвести их под статью 22.2 создаёт лишний документ, который потом придётся объяснять при проверке.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Дистанционных работников имеет смысл вывести в отдельный поток и не распространять на них общие правила КЭДО по умолчанию. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, которая появилась раньше статей 22.1-22.3 и допускает более мягкий режим. Достаточно отдельного локального акта о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии.»
Важный нюанс из практики: сопротивление отдельных работников снимается не давлением, а очерёдностью. В IT-компании на 300 человек, распределённой по 12 городам, переход строили волнами: сначала пилотная группа из тех, кто вызвался сам, затем основная масса, консерваторы последними. Через 3 месяца после старта на бумаге оставались единичные комплекты, при этом ни одного отказа не пришлось преодолевать административными мерами.
Что решает работодатель сам: два локальных акта и содержание процедуры
Статья 22.2 ТК РФ передаёт работодателю почти всю операционную часть. Закон фиксирует рамку, наполнение остаётся внутренним решением, и именно оно проверяется первым, если в компании возникает спор по электронному документу.
В локальном нормативном акте о введении КЭДО работодатель определяет: информационную систему, через которую ведётся обмен, порядок доступа к ней, перечень электронных кадровых документов, категории работников, в отношении которых применяется электронный документооборот, срок уведомления работников и дату введения. Второй акт — порядок осуществления КЭДО — описывает сроки подписания и ознакомления, порядок проведения инструктажа по работе с системой и случаи, когда документы оформляются на бумаге.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перечень документов и категории работников работодатель сужает по своему усмотрению. Закон не обязывает переводить в электронный вид всё сразу: можно начать с отпускных документов, с одного подразделения или с одной категории персонала. Такое дробление нарушением не считается. В Добыто мы обычно разводим перечень на две части: массовые документы с коротким циклом идут в электронный вид первыми, документы с длинным маршрутом согласования подключаются вторым этапом.
Соберите приказ о введении КЭДО под свою структуру документов
Лайфхак: в порядке осуществления КЭДО стоит широко описать случаи возврата к бумаге — сбой связи, техническая недоступность системы, отсутствие у работника действующей электронной подписи. Эта оговорка снимает вопрос, когда часть комплекта пришлось оформить вручную.
Отдельный блок решений касается персональных данных. Если работодатель сам передаёт данные работников в сервис при массовой регистрации, сервис выступает лицом, обрабатывающим данные по поручению оператора, и согласие на передачу собирает работодатель. Если работник регистрируется в системе самостоятельно, согласие на обработку он даёт сервису напрямую. Схема выбирается до старта: переигрывать её после того, как в систему загружены тысячи карточек, дороже, чем настроить сразу.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и в ней же проверяем комплект локальных актов на живых документах. Типовое внедрение занимает от 1 до 3 дней, а сбор согласий идёт дольше и зависит от численности: у распределённых компаний это недели. Планируйте дату введения КЭДО не по готовности системы, а по готовности согласий.»
Виды электронной подписи: чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП
Согласие на КЭДО и соглашение об использовании электронной подписи — два разных документа с разными функциями. Согласие фиксирует переход работника на электронное взаимодействие. Соглашение определяет правила применения конкретного вида подписи, и одно не заменяет другое.
Разницу между тремя видами подписи задаёт Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ об электронной подписи. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли, целостность документа она не гарантирует. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) создаётся криптографическим преобразованием, позволяет обнаружить изменения в документе после подписания и определить подписанта. Усиленная квалифицированная (УКЭП) добавляет к этому сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию, без отдельного соглашения сторон.
Для ПЭП и УНЭП такое соглашение нужно, и 63-ФЗ предъявляет к нему требование: оно должно предусматривать порядок проверки электронной подписи. Дальше начинается зона разночтений. УНЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи либо по соглашению сторон, либо когда её использование предусмотрено федеральным законом, а статьи 22.1-22.3 ТК РФ такое использование предусматривают. Формально отдельное соглашение с работником в этом случае можно не заключать, юристы толкуют норму по-разному, и в спорной ситуации подписанное соглашение работает на работодателя.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет виды подписи по документам жёстко, и подменять один вид другим нельзя.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | Ознакомление, вид подписи по ЛНА |
| Заявление об увольнении и его отзыв, согласие на перевод | Не подписывает | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, приказы, ознакомление с ЛНА, отпускные документы | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Приказ об увольнении, трудовая книжка, журнал инструктажей, акт о несчастном случае | Только бумага | Только бумага |
Универсальной комбинацией для большинства компаний остаётся УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны работника. УНЭП работник получает бесплатно — либо в информационной системе работодателя, либо через мобильное приложение Госключ по правилам постановления Правительства от 1 декабря 2021 года № 2152. УКЭП для рядового персонала избыточна: её средняя рыночная стоимость составляет 1000-2000 рублей на человека в год, и при штате в несколько сотен сотрудников эта строка бюджета несопоставима с эффектом.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы подпись должна быть квалифицированной, её получают в аккредитованном удостоверяющем центре. Работнику УНЭП выпускается в самом сервисе за пару кликов, пароль он задаёт сам. В практике Добыто именно эта пара закрывает весь массовый документооборот, а УКЭП остаётся у руководителя и уполномоченных подписантов.»
Ошибки в оформлении согласия и во что они обходятся
Пять ошибок повторяются чаще остальных, и все они относятся к порядку, а не к тексту документа.
- Согласие собрано до утверждения ЛНА. Работник соглашается на взаимодействие через систему, которая на момент подписания ещё не определена локальным актом. Формально предмет согласия отсутствует.
- Работников не уведомили. Уведомление о переходе и о праве дать согласие — самостоятельная обязанность работодателя по статье 22.2 ТК РФ. Согласие, полученное без предшествующего уведомления, оспаривается легче всего.
- Вместо оригинала хранится скан. Позиция Роструда по этому вопросу однозначная, и восполнить пробел задним числом невозможно: заявление придётся переподписывать.
- Согласие включено в текст трудового договора без отдельного волеизъявления. Пункт договора, который констатирует переход на КЭДО, не заменяет заявления работника, если работник относится к категории, с которой согласие обязательно.
- Вид подписи не соответствует документу. Трудовой договор, подписанный работодателем не квалифицированной подписью, оформлен с нарушением требований статьи 22.3 ТК РФ.
Цена ошибки складывается из трёх частей. Первая — административная: нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, и считается он по каждому эпизоду. Вторая — доказательственная: документ, подписанный с нарушением порядка, в трудовом споре работает против работодателя, потому что суд оценивает, был ли соблюдён механизм волеизъявления. Третья — организационная: переподписание комплекта на несколько сотен человек занимает недели и возвращает компанию к бумаге ровно в тот момент, когда от неё уже отказались.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: отказ работника от КЭДО не даёт оснований для увольнения, дисциплинарного взыскания или иных санкций. Работодатель обязан продолжать выдавать такому работнику бумажные документы, заверенные надлежащим образом, и делать это безвозмездно.
Что об этом думает ГИТ: Роструд привёл проверочные листы в соответствие с изменениями Трудового кодекса и прямо предусмотрел, что заключение трудового договора в электронной форме не считается нарушением наравне с бумажной формой. Инспектор запрашивает комплект оснований: ЛНА, уведомление, согласие и соответствие вида подписи документу.
Порядок сбора согласий: что проверить заранее и пошаговый план
Подготовка занимает больше времени, чем сама рассылка заявлений. До запуска процедуры проверьте шесть позиций.
- Утверждены ли оба локальных акта: о введении КЭДО и о порядке его осуществления.
- Определена ли информационная система и зафиксировано ли её наименование в ЛНА.
- Составлен ли перечень документов, которые переводятся в электронный вид, и список исключений, остающихся на бумаге.
- Разделены ли работники на потоки: со стажем на 31 декабря 2021 года, без стажа, дистанционные, исполнители по ГПХ.
- Выбраны ли виды подписи для работодателя и работников и предусмотрен ли порядок их проверки.
- Решено ли, кто выступает оператором персональных данных при регистрации работников в системе.
Как оформить согласие работника на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о введении КЭДО и утвердите положение о ведении КЭДО с перечнем документов, категорий работников и информационной системой.
- Шаг 2. Ознакомьте работников с локальными актами под подпись. До ознакомления согласие собирать преждевременно.
- Шаг 3. Вручите каждому работнику письменное уведомление о переходе на КЭДО и о праве дать согласие. Зафиксируйте дату вручения.
- Шаг 4. Соберите письменные заявления о согласии с работников, имевших трудовой стаж на 31 декабря 2021 года. Оригиналы подшейте в личные дела.
- Шаг 5. Оформите отказы: заявлением работника либо отметкой об отсутствии согласия по истечении срока, установленного ЛНА. Внесите этих работников в бумажный контур.
- Шаг 6. Выпустите электронные подписи: УКЭП для подписантов со стороны работодателя, УНЭП или ПЭП для работников по выбранной схеме.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу на реальных документах, проверьте маршруты согласования и выгрузку подписанных файлов, затем разворачивайте систему на весь штат.
Кейс из практики: техническая часть проекта редко становится узким местом. Готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час без привлечения команды разработки, интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от учётной системы, обучение линейного персонала закрывается 1-2 вебинарами. Сбор письменных согласий в распределённой компании при этом растягивается на недели и остаётся самым длинным этапом. В Добыто мы поэтому запускаем сбор согласий параллельно с настройкой, а не после неё.
Когда согласие собирать не нужно и когда переход на КЭДО не оправдан
Кадровый электронный документооборот остаётся правом работодателя. На дату публикации нормативных актов, которые делали бы КЭДО обязательным для каких-либо категорий компаний, не принято, и утверждения об обратном в открытых источниках не подтверждаются законодательством.
Есть ситуации, когда процедура сбора согласий избыточна. Если весь штат нанят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату, согласия не нужны вовсе, достаточно уведомлений. Если компания состоит из дистанционных работников, вопрос закрывается локальным актом о дистанционной работе и разделом трудового договора. Если организация работает только с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми, нормы о КЭДО к ней не применяются, а обмен документами оформляется соглашением об электронном документообороте.
Переход стоит отложить в трёх случаях. Первый: в компании не выстроено штатное расписание и организационная структура — маршруты согласования просто не на что опереть. Второй: большая часть документооборота приходится на документы из перечня исключений, которые закон оставляет на бумаге. Третий: небольшой офисный коллектив, работающий в одном помещении, когда затраты на подписи и настройку не окупаются сокращением ручных операций. В практике Добыто такие компании возвращаются к вопросу, когда появляется первый филиал или первый дистанционный сотрудник.
Стоимость подключения КЭДО: тарифы и что входит
Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников, набора функций и требований к интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма определяется численностью подключённых сотрудников и выбранным набором функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальный состав пакетов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении или понижении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому запускать проект можно на минимальном пакете и расширять его по мере подключения подразделений.
Выводы
Единой формы согласия на КЭДО не существует: закон задаёт письменную форму и момент получения, а содержание документа работодатель формирует сам. Ключевые решения принимаются до сбора заявлений — какая информационная система, какие документы переводятся в электронный вид, какие категории работников охвачены, какие виды подписи применяются и в каких случаях компания возвращается к бумаге. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года без трудового стажа на эту дату, и дистанционные сотрудники в общую процедуру не попадают. Отказ работника от электронного взаимодействия последствий для него не создаёт и обязывает работодателя выдавать бумажные документы бесплатно.
Сервис КЭДО Добыто закрывает эту цепочку целиком: комплект локальных актов и форм, выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников, маршруты согласования и электронный архив с выгрузкой файлов подписи для проверки. Практика показывает, что дольше всего идёт не настройка системы, а сбор согласий, поэтому проект имеет смысл планировать от этой точки.
Частые вопросы
Можно ли собрать согласие на КЭДО в электронном виде
Роструд трактует требование статьи 22.2 ТК РФ буквально: согласие должно быть письменным, а скан-копия подлинным письменным документом не признаётся. Подписание заявления электронной подписью в самой системе КЭДО создаёт логическое противоречие — работник ещё не перешёл на электронное взаимодействие, а уже пользуется его инструментами. Безопасный вариант на дату публикации: бумажный оригинал с собственноручной подписью, хранящийся в личном деле.
Нужно ли собирать согласия заново при смене системы КЭДО
Наименование информационной системы входит в обязательные сведения локального нормативного акта о введении КЭДО. При переходе на другую систему акт изменяется приказом, а работники повторно с ним знакомятся. Само согласие на взаимодействие посредством электронного документооборота при этом не аннулируется, но если в первоначальном заявлении названа конкретная система, корректнее переоформить заявления с новым наименованием.
Может ли работник отозвать согласие на КЭДО
Прямого запрета в Трудовом кодексе нет, а само взаимодействие построено на добровольности. На практике отзыв оформляется заявлением, после чего работодатель возвращает работника в бумажный контур и выдаёт документы на бумажном носителе безвозмездно. Документы, подписанные электронной подписью до отзыва, сохраняют юридическую силу и переподписания не требуют.
Нужно ли согласие от совместителей, срочников и работников филиалов
Форма занятости и вид трудового договора на процедуру не влияют. Значение имеют два критерия: наличие трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года и статус дистанционного работника. Внешний совместитель со стажем на указанную дату даёт согласие так же, как основной работник. Работники филиалов подчиняются локальным актам работодателя как юридического лица, отдельные акты для каждого подразделения не нужны.
Требуется ли согласие от кандидата, которого принимают на работу в 2026 году
Если у кандидата есть трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года, согласие требуется. Если стажа на эту дату не было, работник включается в электронный документооборот без согласия, достаточно уведомления. До подписания трудового договора кандидата в любом случае знакомят с локальными актами о КЭДО — это отдельное требование, не связанное с согласием.
Обязателен ли переход на КЭДО в 2026 году
Нет. Нормативных актов, вводящих обязанность вести кадровый документооборот в электронном виде, на дату публикации не принято. Компания вправе оставаться на бумаге полностью или перевести в электронный вид только часть процессов. Сценарий, при котором государство сначала легализует технологию, а затем делает её обязательной сверху вниз по размеру бизнеса, уже отрабатывался на электронной отчётности и счетах-фактурах, но применительно к КЭДО это прогноз, а не действующая норма.
Нарушение ли это, если по одному работнику часть документов электронная, а часть бумажная
Нет. Закон не требует переводить весь комплект документов работника в электронный вид одномоментно. Перечень электронных документов работодатель определяет в локальном акте и может его сужать. Если конкретный документ пришлось оформить на бумаге из-за сбоя связи или отсутствия действующей подписи, нарушения нет при условии, что такой случай описан в порядке осуществления КЭДО.
