Договор с работником в КЭДО первым подписывает работодатель: уполномоченное лицо компании ставит подпись на проекте, и только после этого документ уходит работнику. Трудовой кодекс очерёдность не устанавливает, поэтому порядок закрепляется в локальном нормативном акте о порядке КЭДО и в маршруте подписания внутри системы. Со стороны работодателя трудовой договор подписывается усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью, со стороны работника — тоже усиленной, простая подпись здесь не подходит ни одной из сторон. Главное различие: для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и изменений к ним закон требует усиленную подпись, а для остальных кадровых документов работник вправе расписываться ПЭП.
Разберём, как собрать маршрут: кто согласовывает, кто подписывает, какой тип подписи назначается каждому участнику и что делать, когда документ первым подписывает работник. Покажем, что настроить в системе до запуска и как убедиться, что на итоговом файле стоят обе подписи. Сравнительная таблица подписей по видам документов, сценарии для дистанционных сотрудников и внештатников, цена ошибки в очерёдности, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чья подпись первая: порядок подписания трудового договора в КЭДО
Очерёдность подписей в статьях 22.1-22.3 ТК РФ не описана. Закон требует, чтобы документ был подписан обеими сторонами надлежащим видом электронной подписи, а последовательность отдаётся на откуп работодателю. Отсюда практическое правило: первым подписывает работодатель, работник — вторым. До подписи со стороны компании файл остаётся проектом, и работник видит уже завизированный экземпляр, а не черновик, который потом может поменяться.
Эта же логика заложена в типовую схему кадрового электронного документооборота: регистрация работника в информационной системе, формирование документа в системе, ознакомление работника с документом, формирование личного дела. Подписание идёт двумя тактами — сначала работодатель, затем работник. Каждый такт фиксируется отметкой времени, и в карточке документа видно, кто и когда поставил подпись.
Юридическую силу договор приобретает не от очерёдности, а от факта подписания обеими сторонами. Но очерёдность определяет, что произойдёт при сбое. Если работодатель подписал первым, а работник отказался, у компании остаётся односторонне подписанный проект, который просто не превращается в договор. Если первым подписал работник, а компания передумала или нашла ошибку в реквизитах, на руках у работника оказывается документ с его подписью и без встречной, и объяснять его статус придётся уже в переписке, а при споре — в суде.
Важный нюанс из практики: в маршруте различаются согласование и подписание. Согласующие — руководитель подразделения, юрист, бухгалтерия — документ не подписывают, они дают визу. Подпись ставит только тот, кто имеет право подписывать данный тип документов от лица компании. Если в маршруте перепутать роли, система пропустит документ дальше, а в файле окажется подпись сотрудника, у которого нет полномочий на трудовые договоры.
В практике Добыто маршрут для приёма собирают так: кадровик создаёт документ по шаблону, руководитель подразделения согласовывает, ответственное лицо подписывает УКЭП, документ уходит работнику на подпись, после чего попадает в архив. Проверить логику своего маршрута можно на одном тестовом документе: если после последнего согласующего система сразу отправляет файл работнику, минуя подпись компании, порядок собран неверно.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Очерёдность подписей мы всегда прописываем в положении о порядке КЭДО, а не оставляем на усмотрение кадровика. Работодатель подписывает первым, потому что до его подписи документ юридически остаётся проектом и его ещё можно исправить без объяснений перед работником. Откройте своё положение и проверьте, есть ли там прямая фраза о последовательности: если её нет, любой сбой в маршруте придётся объяснять устно.»
Какая подпись нужна работодателю и работнику: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Виды подписи различаются по способу формирования и по тому, что они гарантируют. ПЭП подтверждает только факт, что действие совершено определённым лицом: логин, пароль, код из смс. УНЭП формируется криптографическим преобразованием и позволяет установить, что документ после подписания не менялся. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равной собственноручной подписи без дополнительных соглашений сторон.
Отсюда практическая разница между УНЭП и УКЭП, которую чаще всего ищут кадровики: УКЭП работает сама по себе, а УНЭП требует соглашения между сторонами о признании либо прямого указания в федеральном законе. Для кадрового документооборота такое указание есть в статье 22.2 ТК РФ, поэтому УНЭП в КЭДО применима без отдельного соглашения. Для документов с самозанятым или подрядчиком по ГПХ такого указания нет, и соглашение об электронном документообороте с описанием порядка проверки подписи там обязательно.
Распределение по документам выглядит так.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказы, уведомления, ЛНА для ознакомления | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Заявления работника: отпуск, справки, вычеты | УКЭП или УНЭП при ответном документе | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Договор с самозанятым или исполнителем по ГПХ | УКЭП, либо УНЭП по соглашению | УКЭП, либо УНЭП или ПЭП по соглашению |
Из таблицы следует настройка, которая закрывает почти все процессы без разбора по каждому документу: работодателю выдаётся УКЭП, работнику — УНЭП. Такая пара покрывает и трудовой договор, и приказы, и заявления, потому что усиленная подпись работника допустима везде, где допустима простая.
Факт: УНЭП в Госключе выпускается бесплатно и занимает около 2 минут: приложение, вход через подтверждённую учётную запись Госуслуг, пароль и выпуск сертификата. Коммерческая УКЭП для сотрудника стоит от 2 до 5 тыс. руб. в год, УНЭП в информационной системе вендора — около 500 руб. в год на сотрудника.
Работник получает подпись сам, и это снимает с кадровой службы идентификацию, выпуск и продление сертификатов. Порядок выпуска, требования к учётной записи и способы идентификации описаны на странице Госключа на портале Госуслуг: там же указано, чем отличается выпуск УНЭП физического лица от выпуска УКЭП, для которой нужны загранпаспорт с чипом, подтверждённая биометрия или очная идентификация в банке либо МФЦ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
По расходам закон однозначен: получение и использование работником электронной подписи оплачивает работодатель. В тарифы Добыто выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников включён, отдельной строкой он не оплачивается.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Пару УКЭП работодателя и УНЭП работника мы считаем универсальной конфигурацией: она закрывает трудовой договор, договор о материальной ответственности и весь поток приказов и заявлений, и не требует разбирать каждый вид документа отдельно. ПЭП оставляем только там, где работник знакомится или подаёт простое заявление. Проверьте по своему справочнику типов документов, не назначена ли где-нибудь ПЭП на договор: такую строку нужно исправлять до первого подписания.»
Как настроить маршрут подписания в системе
Маршрут — это последовательность и набор правил обмена документом: кто получает его на согласование, кто на подпись, в каком порядке и с каким типом подписи. Маршруты бывают последовательными, когда участники обрабатывают документ по очереди, и параллельными, когда документ одновременно уходит юристу, бухгалтерии и руководителю. Для трудового договора берут последовательный маршрут: параллельная схема не даёт гарантии, что подпись работодателя окажется раньше подписи работника.
Маршрут задаётся один раз шаблоном и дальше подтягивается к типу документа автоматически. В разделе настроек документов создаются три сущности: шаблоны, типы и маршруты. Тип — это классификатор, к которому привязывается и шаблон текста, и порядок подписания. Разово собранный маршрут для приёма на работу дальше применяется ко всем новым договорам без ручной сборки цепочки.
Как настроить порядок подписания трудового договора: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Заведите тип документа «Трудовой договор» в настройках документов и привяжите к нему шаблон с переменными: ФИО, должность, подразделение, дата начала работы, оклад.
- Шаг 2. Определите подписанта со стороны компании и подтвердите его полномочия приказом об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи. Если подписывает не единоличный исполнительный орган, у подписанта должна быть либо УКЭП организации, либо УКЭП физического лица с машиночитаемой доверенностью.
- Шаг 3. Создайте маршрут последовательного типа и добавьте участников в порядке обработки: инициатор, согласующие, подписант работодателя, работник. Для каждого участника выберите действие — согласование или подписание — и вид подписи.
- Шаг 4. Проставьте сроки на каждом шаге. Срок отображается в карточке документа и в общем списке, по нему система показывает, какие документы требуют действия, а какие просрочены.
- Шаг 5. Настройте уведомления: почта, телефон или push в мобильном приложении. Без заполненного контакта работник не получит приглашение и не увидит документ, поэтому перед запуском выгрузите список сотрудников и закройте пустые поля.
- Шаг 6. Прогоните маршрут на одном тестовом договоре и проверьте статусы: «Согласование», «Подписано», «На доработку», «Отказ». Убедитесь, что документ дошёл до работника только после подписи компании.
- Шаг 7. Сохраните маршрут как шаблон и привяжите к типу документа, чтобы кадровик не собирал цепочку вручную при каждом приёме.
Если кадровый учёт ведётся в 1С, маршрут можно наследовать из штатного расписания: система берёт непосредственного руководителя работника, при необходимости добавляет вышестоящего, и правило задаётся не на человека, а на подразделение или филиал. Для отдельных сотрудников назначается индивидуальный маршрут. Готовый модуль для 1С:ЗУП в Добыто устанавливается и настраивается за один день, документы и статусы после этого синхронизируются автоматически.
Проверьте подпись на подписанном договоре онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка нужна не только при споре. После первого прогона маршрута кадровику важно увидеть, что в файле действительно две подписи, что они относятся к нужному документу и что сертификаты были действительны на момент подписания. Это тот минимум, который потом предъявляют инспектору ГИТ или суду.
Лайфхак: обкатывайте маршрут на пилотной группе, а не на всей компании сразу. В практике внедрений первые 50 подписаний ведут вместе с клиентом: за этот объём вылезают все ошибки в ролях, сроках и контактах, дальше кадровая служба работает самостоятельно.
Что подготовить до настройки маршрута
Настройка маршрута без юридической обвязки даёт документ, который подписан технически корректно и оспорим по существу. До того как собирать цепочку в системе, закрывается пять позиций.
- Приказ о введении КЭДО и положение о порядке КЭДО. В положении указываются перечень электронных документов, категории работников, сроки подписания и ознакомления, исключительные случаи оформления на бумаге и последовательность подписей.
- Уведомления и согласия работников. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают письменное согласие на взаимодействие через КЭДО. Тем, кто устраивается после этой даты и не имеет трудового стажа, согласие не требуется, достаточно уведомления.
- Отдельный ЛНА о дистанционной работе. С дистанционными работниками порядок обмена электронными документами регулируется главой 49.1 ТК РФ, письменное согласие на КЭДО с них брать не нужно, а условия обмена прописываются в трудовом договоре или в локальном акте об удалённой работе.
- Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи. Он отвечает на вопрос, чья именно подпись стоит первой со стороны компании, и снимает спор о полномочиях подписанта.
- Штатное расписание и контакты. Маршруты строятся от оргструктуры, поэтому подразделения, должности и руководители должны быть внесены в систему до запуска, а у каждого работника заполнен телефон или почта.
Полезно знать: отказ работника от перехода на КЭДО не даёт работодателю оснований для увольнения или иных санкций. С такими работниками кадровые документы продолжают оформлять на бумаге, а маршрут в системе для них не создаётся.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Разделяйте два потока: дистанционных работников и всех остальных. Для дистанционных достаточно локального акта об удалённой работе с разделом об электронном взаимодействии, и оформить их можно полностью без бумаги. Для остальных Роструд последовательно требует именно письменное согласие, поэтому в спорной ситуации побеждает та компания, у которой согласие лежит на бумаге, а не в виде отметки в интерфейсе.»
Шаблоны документов для настройки порядка подписания
Комплект закрывает и юридическую обвязку, и техническую часть настройки; начинать стоит с приказа об ответственном за КЭДО, потому что от него зависит, чья подпись будет первой.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Когда первым подписывает работник: разбор сценариев
Правило «работодатель первым» работает для документов, которые исходят от компании. Заявления, согласия и объяснительные исходят от работника, и там очерёдность обратная: работник подписывает, компания принимает и при необходимости отвечает своим документом. Ошибка возникает, когда кадровик пытается уложить оба потока в один маршрут.
| Сценарий | Кто подписывает первым | Что критично в настройке |
|---|---|---|
| Приём на работу в офис | Работодатель | Согласие на КЭДО и ознакомление с ЛНА оформлены до подписания договора |
| Приём дистанционного работника из другого города | Работодатель | У работника выпущена УНЭП до отправки договора, иначе маршрут встанет на его шаге |
| Дополнительное соглашение об изменении оклада | Работодатель | Тот же вид подписи, что и у основного договора: усиленная у обеих сторон |
| Заявление на отпуск, справку, налоговый вычет | Работник | Назначен ответственный за обработку заявок этого вида, иначе документ повиснет без адресата |
| Согласие на обработку персональных данных при массовой регистрации | Работник | Определено, кто оператор, а кто обработчик по поручению, и урегулирована передача данных в сервис |
| Договор с самозанятым или исполнителем по ГПХ | Заказчик | Заключено соглашение об ЭДО с порядком проверки подписи; правила для работников сюда не переносятся |
Практический вывод из таблицы: маршрутов в системе нужно минимум два — исходящий от компании и входящий от работника. Один универсальный маршрут на всё приводит к тому, что заявления зависают в статусе согласования, а договоры уходят работнику раньше подписи компании.
Кейс из практики: в производственной компании на 1800 человек кадровая служба собрала один маршрут на все документы и получила очередь из 400 непринятых заявлений на отпуск: они уходили на согласование подписанту трудовых договоров. После разделения на два типа документов с разными маршрутами и назначения ответственного за заявления время обработки заявления сократилось с 4 рабочих дней до 1.
Ошибки в порядке подписания и во что они обходятся
Ошибки в очерёдности редко видны сразу: документ подписан, статус зелёный, файл лежит в архиве. Проблема всплывает через год при проверке или при увольнении с конфликтом.
Договор подписан работником, но не подписан компанией. Так бывает, когда в маршруте подписант работодателя стоит после работника и выпал из процесса: ушёл в отпуск, сменился, потерял доступ. Формально трудовые отношения возникли, работник допущен к работе, а документа с двумя подписями нет. Восстанавливать придётся задним числом, и это уже вопрос к оформлению, а не к системе.
Трудовой договор подписан работником простой подписью. Статья 22.2 ТК РФ допускает ПЭП для иных документов, но не для трудового договора. Такой договор нужно переподписывать усиленной подписью, а до этого момента доказательственная ценность файла в споре низкая.
Подписант без полномочий. Подпись поставил сотрудник, за которым не закреплено право подписи трудовых договоров. Сертификат действительный, криптография корректная, а полномочия не подтверждены ни приказом, ни доверенностью.
Кейс из практики: в розничной сети при увольнении регионального сотрудника выяснилось, что дополнительное соглашение об изменении оклада подписано работником, а подпись компании в файле отсутствует: маршрут был собран с подписантом на последнем шаге, и документ ушёл в архив по таймауту. Спор закрыли переоформлением через новое соглашение, но зарплатная часть за 5 месяцев считалась по старому окладу.
Когда электронный порядок подписания не подходит
Часть документов остаётся на бумаге независимо от настроек. В электронный вид не переводятся трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Маршрут в системе для них создавать бессмысленно: даже подписанный усиленной подписью такой документ не заменит бумажный оригинал.
Не подходит электронный порядок и работникам, которые отказались от КЭДО, и тем, у кого нет ни смартфона, ни доступа к компьютеру. Для них кадровый документооборот ведётся на бумаге параллельно, и попытка закрыть их через общий маршрут даст только зависшие документы.
Внимание: трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда не переводятся в электронный вид ни при каких настройках системы. Эти документы оформляются на бумаге и подписываются собственноручно.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Маршрут стоит строить от штатного расписания, а не от списка фамилий. Когда правило задано на подразделение, при смене руководителя цепочка перестраивается сама, а при закреплении на конкретного человека каждый кадровый перевод превращается в ручную правку десятка маршрутов. Проверьте, сколько у вас маршрутов привязано к фамилиям: если больше двух-трёх, оргструктура в системе заполнена не до конца.»
Стоимость подключения КЭДО и подписания договоров: тарифы 2026
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка. Полный состав пакетов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Для сравнения масштаба расходов: при коммерческой схеме выпуск одной подписи обходится около 400 руб. на сотрудника, а подписание документа тарифицируется отдельно, порядка 25 руб. за документ при среднем потоке около 20 документов в год на человека.
Выводы
Очерёдность подписей закон не регулирует, её задаёт работодатель через положение о порядке КЭДО и маршрут в системе. Рабочая схема для документов, исходящих от компании: подписант работодателя ставит усиленную подпись первым, работник — вторым; для заявлений и согласий порядок обратный. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и изменения к ним подписываются усиленной подписью с обеих сторон, простая подпись остаётся для ознакомлений и заявлений. Маршрут собирается один раз шаблоном и привязывается к типу документа, а не пересобирается вручную при каждом приёме.
В Добыто мы настраиваем типы документов, шаблоны и маршруты под оргструктуру компании и ведём кадровую службу через первые подписания, пока порядок не станет привычным. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, а для тех, кто ведёт учёт в 1С, устанавливается готовый модуль синхронизации.
Частые вопросы о порядке подписания договора
Что делать, если работник подписал договор, а работодатель ещё нет?
Документ с одной подписью договором не является: по статье 67 ТК РФ трудовой договор считается заключённым, когда подписан обеими сторонами. Если работник при этом уже допущен к работе, трудовые отношения возникли по факту допуска, и работодатель обязан оформить договор в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска. Практический выход — завершить подписание тем же документом, а если срок упущен, оформить новый экземпляр с корректной датой начала работы и зафиксировать причину в служебной записке.
Нужно ли отдельное соглашение с работником об использовании УНЭП?
Для кадрового документооборота по статьям 22.1-22.3 ТК РФ отдельное соглашение о признании УНЭП не требуется: использование этой подписи прямо предусмотрено федеральным законом, а 63-ФЗ признаёт неквалифицированную подпись в том числе в таких случаях. Соглашение обязательно, когда УНЭП или ПЭП применяются вне трудовых отношений: с самозанятым, подрядчиком по ГПХ, кандидатом до оформления. В таком соглашении должен быть описан порядок проверки электронной подписи.
Какой подписью подписывает договоры генеральный директор?
Со стороны работодателя нужна усиленная подпись, привязанная к организации. Это либо квалифицированный сертификат юридического лица, выданный удостоверяющим центром ФНС России, где руководитель указан как владелец, либо УКЭП физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью на подписание кадровых документов. Простая подпись руководителя для трудовых договоров не подходит независимо от того, как настроены роли в системе.
Обязан ли работодатель выдать работнику бумажный экземпляр электронного договора?
По требованию работника работодатель безвозмездно выдаёт заверенные надлежащим образом документы, связанные с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Для дистанционных работников действует отдельное правило главы 49.1 ТК РФ: по требованию работника экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения направляется на бумаге. Хранить электронный оригинал при этом всё равно нужно, срок хранения кадровых документов доходит до 50 лет.
Что происходит с маршрутом, если работник отказался подписывать документ?
Документ получает статус отказа и не уходит в архив как подписанный. В карточке остаётся отметка, кто и когда отказал, и комментарий, если он был оставлен. Дальше сценарий зависит от вида документа: договор возвращается на доработку и запускается заново, а уведомление или приказ, с которым работник обязан быть ознакомлен, оформляется актом об отказе от ознакомления по обычным правилам кадрового делопроизводства.
Нужно ли заново собирать согласия работников при смене системы КЭДО?
Согласие даётся на взаимодействие с работодателем в электронном виде, а не на конкретный сервис, поэтому повторный сбор согласий обычно не требуется. Пересматривать нужно другое: положение о порядке КЭДО в части сведений об информационной системе и порядке доступа к ней, а также обвязку по персональным данным, если работодатель сам передаёт данные сотрудников в новый сервис при массовой регистрации. В этом случае сервис выступает лицом, обрабатывающим данные по поручению работодателя.
