Документы, которые придётся дублировать на бумаге даже при электронном КЭДО, делятся на две группы. Первая закрыта в части 3 статьи 22.1 ТК РФ: трудовая книжка и бумажные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Электронный документооборот на них не распространяется вообще. Вторая группа в кодексе списком не выделена: у этих документов электронный оригинал есть, но бумажный экземпляр печатается по событию — заявление работника, увольнение дистанционного сотрудника, отказ от перехода на КЭДО. Для первой группы бумага создаётся всегда, для второй — только когда наступило основание.
Разберём обе группы по составу документов и по норме, из которой требование следует. Покажем, какая подпись обязательна для трудового договора и договора о материальной ответственности, где работнику достаточно ПЭП и почему сведения о трудовой деятельности в электронном виде принимаются только с УКЭП. Дадим порядок настройки дублирования в локальных актах и формулировки, которые снимают вопросы у инспектора. Сценарная таблица по категориям работников, сроки хранения по 125-ФЗ, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Закрытый перечень: что закон не пускает в электронный вид вообще
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под действия статей 22.1-22.3 четыре позиции. Это не рекомендация и не отраслевая практика, а прямое изъятие: даже если у вас настроен маршрут согласования и у всех выпущены подписи, эти документы существуют только на бумаге.
- Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, которые ведутся на бумажном носителе. Работники, сохранившие бумажную книжку, продолжают получать записи в неё. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей тоже остаётся бумажным регистром, а сама книжка выдаётся на руки в день прекращения трудового договора.
- Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме. Форма Н-1 утверждена приказом Минтруда от 20.04.2022 № 223н, акт составляется в трёх экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается работодателем с печатью. Экземпляр выдаётся пострадавшему.
- Приказ об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ требует ознакомить работника с приказом под подпись, а по требованию — выдать заверенную копию. Если ознакомить невозможно или работник отказался, на приказе делается соответствующая запись.
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Журнал регистрации инструктажа с личными подписями инструктируемого и инструктирующего остаётся бумажным.
По инструктажам есть развилка, которую редко проговаривают. Статья 214.2 ТК РФ разрешает работодателю вести документооборот в области охраны труда в электронном виде, а часть 3 статьи 22.1 выводит документы об инструктажах из КЭДО. Нормы сформулированы так, что инспекторы читают их по-разному, и спор идёт именно про личную подпись работника в журнале. Безопасный вариант на дату публикации — бумажный журнал инструктажей, а электронный контур охраны труда использовать для программ обучения, протоколов проверки знаний и перечней профессий.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень исключений короткий и закрытый: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Всё остальное закон разрешает вести электронно без дублирования на бумажном носителе. Прежде чем спорить с бухгалтерией или руководителем о том, надо ли печатать очередной приказ, сверьтесь с этими четырьмя позициями: если документа в них нет, бумага нужна только по вашему внутреннему регламенту, а не по кодексу.»
Факт: на одного сотрудника приходится около 30 кадровых документов в год, а прямые расходы на бумагу, печать, логистику и хранение доходят до 2000 рублей в год на человека. Одна курьерская доставка комплекта по Москве стоит порядка 400 рублей.
Вторая группа: электронный оригинал есть, но бумага всё равно печатается
Здесь документ создан и подписан электронно, юридически он полноценный, но по конкретному событию работодатель обязан выдать бумажный экземпляр. Именно эта группа съедает время кадровой службы после перехода, потому что она не оформлена в кодексе одним списком.
- Копии документов по заявлению работника. Часть 9 статьи 22.3 ТК РФ обязывает работодателя безвозмездно выдать заверенные надлежащим образом документы, связанные с работой, на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Статья 62 ТК РФ устанавливает тот же срок для копий документов, связанных с работой. Заявление может подать любой работник, в том числе полностью переведённый на КЭДО.
- Сведения о трудовой деятельности при увольнении. По статье 66.1 ТК РФ работник выбирает способ: заверенная бумажная форма СТД-Р или электронный документ. Электронный вариант подписывается усиленной квалифицированной подписью, УНЭП здесь не подходит.
- Приказ об увольнении дистанционного работника. Если приказ оформлен электронно, работодатель в течение трёх рабочих дней со дня издания направляет работнику по почте заказным письмом с уведомлением копию на бумажном носителе.
- Экземпляр трудового договора дистанционного работника. По письменному заявлению работника работодатель не позднее трёх рабочих дней направляет ему оформленный на бумаге экземпляр договора или дополнительного соглашения заказным письмом с уведомлением.
- Весь комплект по работникам, которые на КЭДО не перешли. Отказ от электронного взаимодействия не является основанием для отказа в приёме на работу, увольнения или иных санкций. Такие сотрудники продолжают получать бумажные документы, а кадровая служба ведёт два параллельных контура.
- Документы воинского учёта. Они регулируются собственными правилами и в предмет статей 22.1-22.3 ТК РФ не входят, поэтому переход на КЭДО состав и форму карточек воинского учёта не меняет.
- Согласие на переход на КЭДО и отказ от него. Согласие берётся в письменной форме, то есть на бумаге. Это первый бумажный документ проекта и одновременно самый массовый.
Состав бумажной части зависит от категории работника. Ниже — четыре сценария, которые закрывают основную массу штата.
| Сценарий | Что остаётся на бумаге | Что ведётся только электронно | Основание |
|---|---|---|---|
| Офисный работник, согласие на КЭДО дал | Согласие на переход, бумажная трудовая книжка, приказ об увольнении, акт Н-1, журнал инструктажей, копии по заявлению | Трудовой договор и допсоглашения, приказы по личному составу кроме увольнения, заявления, ознакомление с ЛНА, график отпусков | ст. 22.1-22.3 ТК РФ |
| Офисный работник, согласие не дал | Весь кадровый комплект в бумажной форме | Ничего до получения согласия | ст. 22.2 ТК РФ |
| Дистанционный работник | Копия приказа об увольнении почтой в течение 3 рабочих дней, экземпляр трудового договора по заявлению в течение 3 рабочих дней | Обмен по правилам главы 49.1 с подтверждением получения, письменное согласие на КЭДО не собирается | ст. 312.1-312.3 ТК РФ |
| Исполнитель по ГПХ, самозанятый | Бумага только если стороны так договорились в соглашении об ЭДО | Договор, акты и счета по правилам соглашения об электронном обмене | 63-ФЗ, соглашение сторон |
Из таблицы видно, где проходит настоящая граница проекта: она не между документами, а между категориями работников. Дистанционный сотрудник закрывается электронно почти полностью, а один отказавшийся от КЭДО работник в подразделении возвращает туда весь бумажный процесс целиком.
Внимание: согласие работника на переход на КЭДО берётся в письменной форме на бумаге. Разъяснения о сборе согласий через электронную почту или анкету пока не подтверждают такой порядок, и в трудовом споре доказательной силы у него не будет.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Дистанционных сотрудников можно оформить без бумаги практически полностью: порядок обмена документами берётся из главы о дистанционной работе, отдельное письменное согласие на КЭДО с них не собирают, достаточно локального акта об удалённой работе и раздела об электронном взаимодействии в трудовом договоре. С остальными работниками мы рекомендуем идти по консервативному сценарию и собирать согласия на бумаге. Разделите два потока на старте проекта, иначе весь массив согласий придётся переподписывать.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем различаются и где какая подпись обязательна
Три вида подписи разведены в 63-ФЗ и не заменяют друг друга. ПЭП подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли, но не защищает документ от изменений. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием, показывает изменение документа после подписания и требует сертификата ключа проверки. УКЭП дополнительно выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром и признаётся равнозначной собственноручной подписи без отдельного соглашения сторон.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет их по видам кадровых документов. Таблица ниже показывает распределение для документооборота через информационную систему работодателя и через портал «Работа в России».
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП, в том числе полученная через госуслуги |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, ознакомление с ЛНА, график отпусков, прочие кадровые документы | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Документооборот через портал «Работа в России» | УКЭП | УНЭП или ПЭП, полученная через единую систему идентификации и аутентификации |
| Сведения о трудовой деятельности СТД-Р в электронном виде | УКЭП | Подпись работника не требуется |
Практический вывод из таблицы: ПЭП работника закрывает только массовые заявления и ознакомления, а вся договорная часть и дисциплинарные приказы требуют минимум УНЭП с обеих сторон. Если сотрудник подписал трудовой договор простой электронной подписью, документ придётся переоформлять на бумаге либо переподписывать усиленной подписью.
Отдельно про формулировки, с которыми кадровики приходят к поставщикам. У электронной подписи нет единицы измерения в физическом смысле: считают сертификаты и лицензии, обычно одна лицензия на одного сотрудника в год. «Тип подписки» в коммерческих предложениях означает тариф сервиса, а не характеристику самой подписи, и один тариф может включать сразу ПЭП, УНЭП и УКЭП. Единоличный исполнительный орган организации подписывает кадровые и корпоративные документы усиленной квалифицированной подписью, выданной удостоверяющим центром ФНС; ПЭП для директора как подписанта со стороны работодателя в кадровом документообороте не используется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В сервисе Добыто вид подписи задаётся на уровне маршрута документа: если для трудового договора в маршруте указана УНЭП, система не пропустит подписание простой электронной подписью и не создаст документ, который потом придётся переоформлять на бумаге.
Проверьте подпись на кадровом документе перед тем, как отдавать его инспектору
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны работодателя в кадровом документообороте используется усиленная квалифицированная подпись, со стороны работника чаще всего усиленная неквалифицированная, которая выпускается прямо в сервисе за пару действий: сотрудник сам задаёт к ней пароль, ехать никуда не нужно. Если в вашем соглашении с работниками фигурирует ПЭП, проверьте, что в нём прописан порядок проверки подписи — без этого пункта соглашение о простой и неквалифицированной подписи не работает.»
Как настроить дублирование на бумаге в локальных актах
Дублирование — это не привычка кадровика, а настраиваемый параметр процесса. Статья 22.2 ТК РФ требует принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и указать в нём сведения об информационной системе, порядок доступа, перечень электронных документов и категорий работников, дату введения и срок уведомления. Порядок работы описывается отдельным актом: сроки подписания и ознакомления, порядок проведения инструктажа по взаимодействию с системой и исключительные случаи, когда документ оформляется на бумаге.
Формулировка про исключительные случаи и есть место, где настраивается дублирование. Если её не написать, кадровая служба будет печатать по привычке всё подряд, а инспектор при проверке получит два комплекта с расхождениями. Состав локальных актов и порядок их принятия удобно сверять по материалам Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, где собраны действующие требования и разъяснения ведомства.
Полезно знать: для дистанционных работников порядок электронного взаимодействия можно закрепить в локальном акте об удалённой работе и в самом трудовом договоре. Отдельное письменное согласие на переход на КЭДО с них не собирают, режим обмена вытекает из статуса дистанционного работника.
Как настроить дублирование на бумаге: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите номенклатуру дел и разнесите документы по трём корзинам: закрытый перечень из части 3 статьи 22.1 ТК РФ, документы по событию из второй группы, всё остальное. Третья корзина переводится в электронный вид без бумаги.
- Шаг 2. Разделите штат на потоки: дистанционные работники, работники с согласием на КЭДО, работники без согласия, исполнители по ГПХ и самозанятые. Для каждого потока свой набор бумажных документов.
- Шаг 3. Впишите в локальный акт о порядке ведения КЭДО раздел «Случаи оформления документов на бумажном носителе» и перечислите в нём обе группы поимённо, со ссылками на нормы. Общая фраза про «отдельные случаи» на проверке не работает.
- Шаг 4. Опишите процедуру выдачи бумажной копии по заявлению: кто принимает заявление, кто заверяет копию, в какой срок выдаёт. Срок в регламенте ставьте меньше трёх рабочих дней, чтобы иметь запас на согласование.
- Шаг 5. Настройте в системе признак «печатать обязательно» для документов первой группы и отключите автоматическую печать для остальных. Без этого шага бумажный поток вернётся через месяц после запуска.
- Шаг 6. Заведите журнал регистрации требований и отказов: в нём фиксируются заявления на бумажные экземпляры, отказы от КЭДО и отзывы согласия. Этот журнал закрывает большую часть вопросов инспектора о том, почему по одному работнику бумага есть, а по другому нет.
- Шаг 7. Проведите пилот на одном подразделении с полным набором документов, соберите расхождения между регламентом и фактом и только после этого раскатывайте на всю компанию.
Шаблоны локальных актов и согласий для настройки дублирования
Комплект под запуск проекта: начните с положения о ведении КЭДО, в нём описывается порядок и исключительные случаи бумажного оформления.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Журнал регистрации требований и отказов | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Три ошибки, из-за которых бумаги становится больше, а не меньше
Первая ошибка — печатать электронный оригинал «для архива». Мотив понятный: бумажную папку можно взять в руки и показать проверяющему. Результат обратный. Распечатка электронного документа не является его оригиналом и без протокола проверки подписи ничего не доказывает, а два комплекта неизбежно расходятся: в системе документ подписан обеими сторонами, а в папке лежит версия без отметки о подписании. В споре работодатель приходит с бумагой, у которой нет подписи работника, и теряет позицию.
Вторая ошибка — выбрать ПЭП там, где нужна усиленная подпись. Так делают ради скорости запуска: простая подпись не требует сертификатов и выпускается мгновенно. Цена ошибки считается не переоформлением документа. Трудовой договор или договор о материальной ответственности, подписанный работником простой электронной подписью, ГИТ не признаёт надлежаще оформленным, а это административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Отдельно считается ущерб по договору о материальной ответственности, который перестал работать как доказательство.
Третья ошибка — не описать порядок выдачи бумажных копий. Заявление работника по части 9 статьи 22.3 ТК РФ приходит внезапно, срок три рабочих дня, а в компании не назначен ответственный за заверение копий и не определено, чем заверяется распечатка из системы. Просрочка выдачи документов — самостоятельное нарушение, и оно легко фиксируется по дате входящего заявления.
Лайфхак: перед раскаткой на всю компанию отправьте пилотной группе один безобидный документ на подписание, например поздравительную открытку. Так вы за один день проверите, что подпись выпущена и работает у каждого сотрудника, и не соберёте отказы уже на трудовых договорах.
В практике Добыто проекты чаще всего спотыкаются не на технике, а на согласиях: интеграция с 1С:ЗУП разворачивается за день, а сбор письменных согласий по численности от тысячи человек занимает недели. Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию именно поэтому: она показывает реальную скорость сбора бумаги.
Когда КЭДО не снимает бумагу и переход стоит отложить
Электронный документооборот не решает задачу в нескольких ситуациях, и честнее увидеть их до покупки лицензий.
- Штат меньше 20-25 человек в одном офисе. Экономия на логистике близка к нулю: курьер не нужен, подписи собираются в коридоре. Выигрыш остаётся только в скорости поиска документов и в архиве.
- Основная часть штата — линейный производственный персонал без смартфонов и корпоративной почты. Согласия собираются медленно, обучение растягивается, а бумажный контур всё равно сохраняется для тех, кто не перешёл.
- Компания в процессе реорганизации или смены учётной системы. Электронный документооборот настраивается поверх штатного расписания и оргструктуры; пока они меняются, маршруты согласования придётся перенастраивать дважды.
- Основной объём документов приходится на исключения из части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Если в компании высокая текучесть с постоянными увольнениями и плотный контур охраны труда, доля документов, которые обязаны остаться на бумаге, окажется заметной, и ожидаемого отказа от бумаги не будет.
Сроки хранения: электронный оригинал живёт столько же, сколько бумажный
Переход на электронный вид не сокращает сроки хранения. Приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Те же сроки применяются к документам в системе КЭДО.
Право организации самостоятельно создавать архив и хранить документы закреплено в 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Понятия «электронный документ» этот закон не содержит, поэтому порядок берётся из правил организации хранения, учёта и использования документов и из типовых функциональных требований Росархива к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Отдельный ориентир — ГОСТ Р 57762-2017, где описана стратегия долговременной сохранности: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Хранение документов — самая зарегламентированная часть работы с документами, и требования к бумажному архиву переносятся на электронный целиком. В конце календарного года каждое подразделение формирует дела по утверждённой номенклатуре и передаёт их на хранение, и для электронных дел этот порядок не отменяется. Проверьте, умеет ли ваша система вести номенклатуру дел и выгружать дело целиком: без этого архив придётся собирать руками при первом же запросе.»
Бумажный архив, накопленный до перехода, оставляют как есть. Переводить его в электронный вид задним числом не нужно: документы уже подписаны собственноручно и хранятся по своим правилам. Новый поток идёт в электронный архив, старый доживает свои сроки на полке. В проектах Добыто мы фиксируем дату разделения контуров приказом: до неё дела бумажные, после неё электронные, и вопрос о том, где искать документ по конкретному работнику, снимается на уровне номенклатуры.
Стоимость перехода на КЭДО и тарифы Добыто
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников, набора нужных видов подписи и способа интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности подключаемых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указаны ограничения по численности.
Тариф можно менять в обе стороны в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Бумага при КЭДО никуда не исчезает полностью, но её объём становится управляемым. Четыре позиции из части 3 статьи 22.1 ТК РФ печатаются всегда, документы второй группы — по конкретному событию: заявление работника, увольнение дистанционного сотрудника, отказ от электронного взаимодействия. Всё остальное живёт в электронном виде без дублирования, если в локальном акте перечислены исключительные случаи и по каждой категории работников определён свой набор подписей.
Мы в Добыто ведём такие проекты от аудита номенклатуры дел до настройки признака обязательной печати по группам документов, чтобы бумажный контур остался ровно там, где его требует кодекс, а не там, где так привыкли делать.
Частые вопросы
Нужно ли распечатывать электронный кадровый документ для суда?
Суд принимает электронный документ, но в дело представляется распечатка вместе с протоколом проверки электронной подписи. В протоколе видно, кто подписант, каким сертификатом подписан документ, кто издатель сертификата и был ли документ изменён после подписания. Распечатка без протокола доказательственной силы оригинала не имеет, поэтому в регламенте стоит заранее описать, кто и по какой процедуре формирует такой протокол.
Можно ли вести журнал инструктажа по охране труда в электронном виде?
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит документы о прохождении инструктажей, в том числе лично подписываемые работником, из-под правил КЭДО, при этом статья 214.2 ТК РФ разрешает электронный документооборот в области охраны труда. На дату публикации практика по личной подписи в журнале не единообразна, поэтому сам журнал инструктажей безопаснее вести на бумаге, а в электронный контур переводить программы обучения, перечни профессий и протоколы проверки знаний.
Что делать, если работник отозвал согласие на КЭДО?
С момента отзыва весь документооборот с этим работником возвращается на бумагу. Ранее подписанные электронные документы силы не теряют и остаются в системе как оригиналы, переоформлять их не нужно. Отзыв фиксируется в журнале регистрации требований и отказов с датой, а в системе работника переводят в бумажный поток, чтобы маршруты не отправляли ему документы на электронное подписание.
Обязан ли работодатель выдать дистанционному работнику бумажный экземпляр трудового договора?
Да, по письменному заявлению работника. Экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения, оформленный на бумажном носителе, направляется заказным письмом с уведомлением не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Отдельно действует правило по увольнению: копия приказа на бумаге направляется тем же способом в течение трёх рабочих дней со дня его издания.
Как считать количество УКЭП при закупке подписей на компанию?
Считают не «единицы подписи», а сертификаты ключей проверки и лицензии на рабочие места: обычно одна лицензия на одного сотрудника в год. Сертификат привязан к конкретному физическому лицу и другому человеку не передаётся, поэтому при увольнении сертификат аннулируется, а лицензию переносят на нового сотрудника и выпускают под неё новую подпись. При планировании бюджета считайте отдельно подписи подписантов со стороны работодателя и массовые подписи работников.
Нужно ли дублировать на бумаге документы с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: это не трудовые отношения. Порядок обмена определяется соглашением об электронном документообороте между сторонами. Если используется квалифицированная подпись, отдельное соглашение формально не требуется — такая подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. При использовании простой или неквалифицированной подписи соглашение обязательно, и в нём должен быть прописан порядок проверки подписи.
Что делать с бумажным архивом, накопленным до перехода на КЭДО?
Оставить как есть и досдать по номенклатуре дел. Переводить старые дела в электронный вид задним числом смысла нет: документы подписаны собственноручно и хранятся по правилам, действовавшим на момент их создания. Сроки хранения при этом одинаковы для обоих контуров: 5 лет для графиков отпусков и табелей, 50 или 75 лет для трудовых договоров и приказов по личному составу, постоянно для штатных расписаний и локальных нормативных актов.
