Документ, зависший в статусе «в обработке» в КЭДО, ждёт внешнего события: доставки уведомления работнику, ответа шлюза электронной подписи, очередного сеанса обмена с учётной системой или действия следующего участника маршрута. Подписанным он при этом не считается, и данные по нему не теряются. Проверять причину нужно по пяти слоям в строгом порядке: работник и его кабинет, маршрут и роли, вид подписи по статье 22.3 ТК РФ, сертификат, интеграции. Главное различие, которое определяет порядок действий администратора: документ встал внутри системы КЭДО или ушёл во внешний сервис подписи через инфраструктуру электронного правительства. В первом случае вопрос закрывается силами администратора за 10-15 минут, во втором доступны только журнал обмена, повторная отправка и обращение к оператору.
Разберём каждый слой отдельно: по каким признакам в интерфейсе он опознаётся, что проверить и кто закрывает проблему. Покажем, почему документ не двигается при неверно назначенном виде подписи и чем ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются в повседневной работе администратора. Отдельно назовём ситуации, когда зависший статус чинить руками не нужно. Порядок юридического закрытия документа, который так и не подписан, образцы протокола проверки подписи и матрицы ролей, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что означает статус «в обработке» и чем он отличается от остальных
Статусная модель кадрового документа устроена одинаково почти во всех системах: черновик, на согласовании, на подписании, обработка результата подписания, подписан, архив. Отдельными ветками идут отказ от подписания и аннулирование. Статус «в обработке» стоит между действием участника и фиксацией результата: подпись уже запрошена или получена, но система ещё не записала её в карточку документа и не передала результат дальше по маршруту.
Диагностика строится вокруг последней успешной записи в журнале событий документа: она указывает слой, на котором процесс остановился. Последняя запись об отправке уведомления выводит на сторону работника. Последняя запись о запросе в сервис подписи выводит во внешний контур. Сам по себе текст статуса в списке документов эту информацию не даёт.
В Добыто КЭДО документы разложены по вкладкам «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив», а фильтры работают по типу, сотруднику, дате создания и статусу. Это первое место, куда стоит зайти: вкладка «Требуют действия» показывает, чьё действие держит документ, а маршрут в карточке — статус каждого участника цепочки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Статус «в обработке» описывает ожидание внешнего ответа системы. Прежде чем пересоздавать документ, откройте журнал событий и найдите последнюю успешную операцию: она сразу отсекает три слоя из пяти. Пересоздание документа до этой проверки создаёт второй экземпляр в маршруте, и дальше вы разбираетесь уже с двумя зависшими карточками вместо одной.»
Диагностика за 15 минут: пять слоёв, где встаёт документ
Слои проверяются по порядку, от самого частого к самому редкому. Такой порядок экономит время: на стороне работника и маршрута закрывается большая часть случаев, а криптография и интеграции требуют участия ИТ и оператора системы.
| Слой | Признак в интерфейсе | Что проверить | Кто закрывает |
|---|---|---|---|
| 1. Работник | Документ отправлен, отметки о просмотре нет | Активирован ли личный кабинет, заполнены ли почта или телефон, доставлено ли уведомление, есть ли согласие на КЭДО | Администратор КЭДО |
| 2. Маршрут и роли | Этап не переключается, следующий участник не определён | Есть ли действующий сотрудник в роли по штатному расписанию, назначено ли замещение, не уволен ли согласующий | Администратор и кадровая служба |
| 3. Вид подписи | У работника нет доступной кнопки подписания | Какой вид подписи требует тип документа по ст. 22.3 ТК РФ и какой выпущен участнику | Администратор и кадровая служба |
| 4. Сертификат и криптография | Ошибка проверки подписи, сообщение о недействительном сертификате | Срок действия, отзыв, издатель и цепочка доверия, носитель ключа | Администратор и ИТ |
| 5. Интеграции | Статус не меняется дольше периода регламентного обмена | Журнал обмена с учётной системой, расписание задания, ответ шлюза подписи, очередь запросов | ИТ и оператор системы |
Таблица задаёт и границу ответственности: первые три строки администратор закрывает сам, четвёртая требует доступа к криптосредствам, пятая почти всегда уходит в переписку с оператором и владельцем учётной системы.
Как локализовать зависший документ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте карточку: тип документа, дата и время создания, текущий этап маршрута, участник, у которого документ стоит. Без этих данных обращение к оператору бесполезно.
- Шаг 2. Откройте журнал событий документа и найдите последнюю успешную операцию. Она указывает слой из таблицы выше.
- Шаг 3. Проверьте кабинет работника: активирован ли, заполнены ли почта или телефон, ушло ли уведомление. Отправьте уведомление повторно и посмотрите, меняется ли отметка о доставке.
- Шаг 4. Проверьте следующего участника маршрута: занята ли должность, не уволен ли человек, назначено ли замещение на период отпуска.
- Шаг 5. Сверьте вид подписи, который требует тип документа, с сертификатом, фактически выпущенным участнику.
- Шаг 6. Выгрузите файл документа вместе с файлом подписи и проверьте подпись отдельно от интерфейса системы. Так вы отделяете проблему отображения от проблемы самой подписи.
- Шаг 7. Посмотрите состояние обмена с учётной системой и время последнего успешного сеанса. Если ошибка на стороне внешнего сервиса, зафиксируйте время, идентификатор документа и текст ответа и передайте оператору.
Проверьте электронную подпись на выгруженном документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка выгруженной пары «документ плюс файл подписи» отделяет проблему отображения в интерфейсе от проблемы самой подписи. Если подпись проверяется корректно вне системы, а карточка документа остаётся в обработке, дальше смотрят слой интеграций, а не криптографию. Понадобится сам файл документа и файл подписи, если она откреплённая.
Слой 1. Работник: кабинет не активирован, уведомление не дошло
Самая частая причина неподвижного статуса не связана ни с подписью, ни с интеграцией. Личный кабинет публикуется только при заполненной контактной информации: нужен хотя бы один канал — адрес электронной почты или номер телефона. Сотрудники без контактов попадают в отдельный список ошибок заполнения и подсвечиваются, а уведомление о поступившем документе им физически некуда отправить. Документ при этом создан, маршрут построен, статус выставлен, и внешне всё выглядит рабочим.
Второй сценарий этого слоя: кабинет создан, но не активирован. Пока работник не прошёл активацию по коду из письма или SMS, он не видит задачи. Третий: у работника нет согласия на переход на КЭДО. Согласие обязательно для тех, кто принят до 31 декабря 2021 года; для тех, кто впервые вышел на работу позже, достаточно уведомления. Отказ работника от электронного взаимодействия не даёт оснований для санкций, и такие сотрудники продолжают работать с бумажными документами.
Внимание: кабинет сотрудника не публикуется, если в карточке не заполнены ни электронная почта, ни номер телефона. Такие записи попадают в список кабинетов с ошибками заполнения, и до их исправления уведомления по документам этим людям не уходят.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перед массовой отправкой мы выгружаем список сотрудников без контактов и без активированного кабинета и закрываем его до запуска рассылки. Иначе кадровая служба через неделю получает десятки документов в одном статусе и одинаковой причиной. Проверять это дешевле на входе: одна выгрузка занимает несколько минут, а разбор зависших карточек растягивается на дни.»
Слой 2. Маршрут и роли: документ ждёт того, кого нет
Маршрут в системе КЭДО — это последовательность и набор правил обмена документами: кто согласует, кто подписывает, в каком порядке и в какой срок. Правила согласования обычно настраиваются не на конкретных людей, а на роли: непосредственный руководитель, вышестоящий руководитель, кадровый специалист подразделения. Система сама вычисляет исполнителя по штатному расписанию и структуре компании, и в этом же месте возникает типовой сбой.
Документ встаёт, когда роль не может быть развёрнута в живого человека: должность руководителя вакантна, согласующий уволен, филиал переподчинён, а правило маршрутизации осталось прежним. Ещё один вариант — подписант в отпуске, а замещение с нужным набором прав не назначено. Администратор в этой ситуации не подписывает за другого участника и не редактирует уже подписанный документ; его инструменты — переназначение исполнителя, корректировка правила маршрутизации и повторный запуск этапа.
Важный нюанс из практики: сбой маршрута проявляется группой документов. При смене руководителя подразделения встают все карточки этого подразделения, созданные после кадрового перевода. Поэтому проверка идёт фильтром по подразделению и дате создания, а разбор одной карточки причину не показывает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: отдельное требование к системе, которое почти никогда не попадает в техническое задание, — работа под нагрузкой. При массовой рассылке локального нормативного акта в систему одномоментно заходят тысячи сотрудников; подтверждённые результаты нагрузочного тестирования у отдельных вендоров составляют 50 000 одновременно работающих пользователей.
Слой 3. Вид подписи: ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы
Документ может стоять просто потому, что тип документа требует подписи, которой у участника нет. Три вида электронной подписи различаются способом создания ключа и порядком проверки. ПЭП подтверждает факт подписания через логин, пароль или код из SMS и не защищает содержание файла от изменений. УНЭП создаётся средствами криптографии, показывает автора и фиксирует, что после подписания документ не менялся. УКЭП делает то же самое, но её сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр по правилам 63-ФЗ, и она приравнена к собственноручной подписи без дополнительного соглашения сторон.
Различие по способу выпуска важно для администратора практически. УНЭП работник может получить внутри информационной системы работодателя за пару кликов, а может выпустить в приложении Госключ через учётную запись в ЕСИА. Это разные сертификаты, и маршрут, настроенный на один способ, не примет подпись, выпущенную другим. Единица тарификации УКЭП — сертификат на конкретное физическое лицо со сроком действия, обычно на год. Количество подписанных документов и число рабочих мест на эту цифру не влияют.
Статья 22.3 ТК РФ жёстко закрепляет, чем именно подписывается каждая группа документов. Сообщения об ошибке при неверной настройке система обычно не показывает: документ либо стоит на этапе подписания, либо подписывается подписью, которую потом не примет проверяющий.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении условий трудового договора | УКЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП при ознакомлении |
| Заявление об увольнении, отзыв заявления, согласие на перевод | Подписи работодателя не требуется | УКЭП или УНЭП |
| Прочие кадровые документы: заявления, ознакомление с ЛНА, приказы | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда | Только бумажный документ | Собственноручная подпись |
Последняя строка объясняет часть обращений в поддержку: документ из этого перечня в электронном виде не оформляется вообще, и настройкой маршрута это не обходится.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы для перечисленных в статье 22.3 документов нужна усиленная квалифицированная подпись, со стороны работника достаточно неквалифицированной. Когда документ висит, а работник уверяет, что кнопки подписания у него нет, в девяти случаях из десяти маршрут ждёт подпись, которой человеку не выпускали. Сверьте требуемый вид подписи с реестром выданных сертификатов до того, как заводить обращение к оператору.»
Слой 4. Сертификат: истёк, отозван, выпущен не тем центром
Криптографический слой даёт самые понятные симптомы: система показывает, что подписи нельзя доверять, или что сертификат недействителен. Причин ограниченный набор. Сертификат истёк: сроки действия сейчас разные, от привычных 15 месяцев до длинных сертификатов на несколько лет, и дата окончания у разных участников маршрута не совпадает. Сертификат отозван по заявлению владельца или после компрометации ключа. Сертификат выпущен тестовым или неаккредитованным центром: подпись математически верна, но издатель не входит в список доверенных, и статус проверки будет отрицательным. Наконец, ошибка неправильного значения хеша означает, что проверяется не тот файл, который подписывали, — типично при повторной конвертации документа после подписания.
Отдельная история — обезличенный сертификат информационной системы, которым подписываются автоматически формируемые документы и запросы. Он выдаётся на организацию, привязан к информационной системе и требует ежегодного перевыпуска. Просрочка такого сертификата останавливает автоматическое подписание сразу по всей компании, а в интерфейсе это выглядит как массовое зависание документов без видимой причины.
Передача закрытого ключа другому лицу считается компрометацией, и уведомить удостоверяющий центр нужно не позднее одного рабочего дня. Практический вывод для администратора: после любой компрометации проверяются все документы спорного периода по штампам времени, а не только те, что стоят в очереди сейчас.
Лайфхак: при откреплённой подписи документ и файл подписи всегда выгружаются и проверяются парой. Отдельно взятый файл с расширением sig или p7s ничего не подтверждает, а отсутствие второго файла — самая частая причина отрицательного результата проверки.
Слой 5. Интеграции: обмен с учётной системой и внешний сервис подписи
Обмен между системой КЭДО и учётной системой идёт не мгновенно. Синхронизация настраивается по графику или запускается вручную, и до очередного сеанса статус в одной системе законно отличается от статуса в другой. Прежде чем считать это сбоем, посмотрите расписание регламентного задания и время последнего успешного обмена. Расхождение статусов внутри периода обмена относится к штатному поведению системы.
Факт: состояние обмена сервиса с учётной базой — отдельный раздел настроек, где обмен выполняется по графику или вручную. Данные о сотрудниках и изменения контактной информации доходят до сервиса только после успешного сеанса синхронизации.
Второй участок — внешний сервис подписи. При подписании через Госключ тело документа передаётся в приложение через единый портал государственных услуг, а обратно возвращается подписанный файл и статус. Технически это переадресация с возвратом: пользователь уходит из личного кабинета в приложение и должен вернуться обратно. Если возврат не отработал, работник видит подписанный документ у себя, а система КЭДО остаётся в статусе обработки до следующего опроса. Порядок выпуска подписи, требования к идентификации и контакты технической поддержки собраны на странице Госключа на портале Госуслуг: там же указано, какие способы идентификации доступны для УНЭП и для УКЭП.
Кейс из практики: крупная финансовая организация переводила подписание кадровых документов на Госключ, имея готовые интеграции с электронным правительством. От старта проекта до пилота прошло около 4 месяцев, доля трудовых договоров, стабильно подписываемых через Госключ, дошла до 95%, а доля сотрудников с выпущенной подписью — до 90%. Дольше всего шёл не технический контур, а перевод действующих сотрудников: у части из них уже были подписи от других провайдеров, и их меняли по мере истечения срока действия.
Третий типовой источник проблем этого слоя — лишние звенья в цепочке. Каждый дополнительный сервис между работником и подписью, будь то сторонний портал или внешний мессенджер для уведомлений, добавляет точку отказа: при перебоях на его стороне подписание останавливается целиком. В практике Добыто мы стараемся не выносить обязательные шаги маршрута в сервисы, которыми не управляем, и оставляем в качестве резервного канала уведомлений SMS.
Когда зависший статус не нужно чинить руками
Не каждая неподвижная карточка требует вмешательства. Документ законно стоит, пока идёт срок на действие участника, установленный в маршруте. Он стоит между сеансами регламентного обмена с учётной системой. Он стоит, пока работник в отпуске или на больничном, если маршрут не предусматривает автоматической эскалации. Наконец, работник вправе не подписывать документ: отказ фиксируется отдельным статусом, и повторная отправка той же карточки результата не меняет. Разбор таких случаев как инцидента отнимает время администратора и порождает дубли документов в маршруте.
Если документ так и не подписан: что делать администратору и кадровой службе
Технические меры исчерпываются в момент, когда стало ясно: подпись получить нельзя. Дальше вопрос переходит в кадровую плоскость и решается документами, а не настройками. Подписанный документ не редактируется: любое изменение файла ломает подпись, и при проверке вы получите несовпадение хеша. Если документ подписан частью участников и дальше не идёт, корректная процедура — завершить документооборот отказом или аннулированием и отправить новый комплект, зафиксировав причину.
Отказ работника от подписания оформляется актом, а невозможность переподписания — отдельным документом, который объясняет, почему повторная подпись не может быть получена. Результат проверки подписи сохраняется протоколом: этот документ подтверждает в споре, кто, когда и какой подписью закрыл карточку.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронные подписи в трудовых спорах рассматриваются как равнозначные собственноручным, а основа Трудового кодекса от электронной формы не меняется. В споре работает то, что можно показать: протокол проверки подписи, журнал маршрута и штамп времени. Заведите правило сохранять протокол по каждому проблемному документу в момент разбора, а не через полгода, когда сертификат уже истёк.»
Цена ошибки на этом участке считается не в часах администратора. Нарушение порядка ведения кадровых документов подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для организации это штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Отдельно считаются последствия несоблюдения сроков: например, выдать работнику копии документов, связанных с работой, работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления по статье 62 ТК РФ, и зависший статус в системе от этой обязанности не освобождает.
Образцы документов для разбора зависшего подписания
Комплект закрывает и техническую часть разбора, и его документальное оформление; начинать стоит с протокола проверки электронной подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Реестр выданных токенов | Скачать |
| Акт о невозможности переподписания (образец) | Скачать |
Что настроить заранее, чтобы статусы не зависали
Профилактика этого класса инцидентов сводится к нескольким настройкам, которые делаются один раз и проверяются регулярно.
- Реестр сертификатов с датами окончания. Перевыпуск планируется по календарю за месяц до истечения срока; отдельной строкой отслеживается сертификат информационной системы с ежегодным перевыпуском.
- Ревизия ролей и доступов. Правила маршрутизации сверяются со штатным расписанием после каждой реорганизации; учётные записи уволенных закрываются в день увольнения.
- Замещение на период отсутствия. Для каждого подписанта назначается замещающий с ограниченным набором прав, иначе отпуск руководителя останавливает поток документов подразделения.
- Два канала уведомлений. Push-уведомление в приложении плюс SMS: SMS доходит даже на кнопочный телефон и без интернета, что снимает основную часть жалоб на недоставленные задачи.
- Мониторинг обмена. Оповещение о неуспешном сеансе синхронизации с учётной системой настраивается на администратора, а не выясняется по обращению кадровой службы.
- Пилотная группа перед раскаткой. В проектах Добыто мы закладываем пилотное подразделение до подключения всей компании: на нём выявляются ошибки маршрутов и контактных данных, которые в масштабе тысяч сотрудников разбирать заметно дороже.
Отдельно стоит проверить поведение системы при массовой отправке. Рассылка локального нормативного акта на ознакомление создаёт всплеск одновременных подключений, и именно в этот момент проявляются ограничения инфраструктуры, которых не видно на текущем потоке заявлений.
Стоимость подключения и сопровождения КЭДО в Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой и в выделенной инфраструктуре.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, поддержка по электронной почте | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем (входит в тариф «Бизнес») | включено в тариф | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпуск в сервисе |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП для руководителя и уполномоченных подписантов оплачивается отдельно как сертификат на физическое лицо: подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры.
Выводы
Неподвижная карточка в КЭДО в большинстве случаев отражает ожидание внешнего события. Разбор занимает 15 минут, если идти по слоям от работника к интеграциям и опираться на журнал событий, а не на общий список документов. Три самых частых причины лежат в организации процесса: незаполненные контакты и неактивированный кабинет, роль в маршруте без действующего исполнителя и несоответствие требуемого вида подписи выпущенному сертификату. Криптография и внешние сервисы дают меньше случаев, но требуют участия ИТ и оператора.
Мы в Добыто настраиваем маршруты, роли и обмен с учётной системой так, чтобы администратор видел причину остановки в карточке документа, а не собирал её по журналам разных систем. Пилотная группа перед подключением всей компании и реестр сертификатов с контролем сроков снимают большую часть обращений ещё до запуска.
Частые вопросы
Чем УНЭП отличается от ПЭП, если обе подписи выпускаются внутри системы работодателя?
ПЭП подтверждает только факт подписания через логин, пароль или код и не защищает содержание файла: доказать неизменность документа она не позволяет. УНЭП создаётся средствами криптографии, показывает автора и фиксирует любое изменение файла после подписания. Практическое следствие: трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор работник подписывает УКЭП или УНЭП, ПЭП для них не подходит по статье 22.3 ТК РФ.
УНЭП из Госключа и УНЭП, выпущенная в системе работодателя, — это одно и то же?
Юридически обе относятся к усиленной неквалифицированной подписи, но это разные сертификаты с разным порядком выпуска. УНЭП в информационной системе работодателя выпускается внутри сервиса, УНЭП в Госключе — через учётную запись в ЕСИА и подтверждённый номер телефона. Маршрут, настроенный на один способ подписания, подпись другого выпуска не примет, и документ останется в ожидании.
В чём измеряется стоимость УКЭП и как она тарифицируется?
Единица тарификации УКЭП — сертификат, выпущенный на конкретное физическое лицо на определённый срок, обычно на год. Она не считается ни по количеству подписанных документов, ни по рабочим местам. Поэтому при расчёте бюджета считают не сотрудников компании, а число уполномоченных подписантов, которым нужна квалифицированная подпись, плюс срок действия каждого сертификата.
Документ подписан работником, но в 1С:ЗУП статус не изменился. Это ошибка?
Сначала проверьте расписание регламентного обмена и время последнего успешного сеанса: расхождение статусов внутри периода синхронизации относится к штатному поведению. Если сеанс прошёл успешно, а статус не пришёл, смотрите журнал обмена по конкретному документу. Возвращать подписанные файлы обратно в учётную систему целиком обычно не требуется: это удваивает базу и увеличивает нагрузку, достаточно ссылки на карточку документа.
Что делать, если сертификат подписанта отозван, а документы им уже подписаны?
Ранее подписанные документы остаются проверяемыми, если при подписании была добавлена метка времени: она подтверждает, что подпись создана в период действия сертификата. Проверьте документы спорного периода по штампам времени и сохраните протоколы проверки. Для длительного хранения подпись усовершенствуют, добавляя метку времени и подтверждение статуса сертификата, иначе после истечения срока проверка усложняется.
Кто отвечает за зависший документ: администратор системы или оператор КЭДО?
Границу задаёт слой, на котором остановился процесс. Контакты работника, активация кабинета, роли и правила маршрутизации, назначение замещения — зона администратора. Работоспособность шлюза подписи, доступность внешних сервисов и обработка очереди запросов — зона оператора. Для обращения к оператору нужны идентификатор документа, точное время операции и текст ответа из журнала: без этих данных запрос уходит в общую очередь.
Можно ли отредактировать зависший документ и отправить его заново?
Редактировать файл после того, как его подписал хотя бы один участник, нельзя: изменение содержимого ломает подпись, и при проверке вы получите несовпадение хеша. Корректный порядок — завершить документооборот отказом или аннулированием, зафиксировать причину и отправить новый комплект. Если повторную подпись получить невозможно, невозможность оформляется отдельным актом.
