Вопросы по КЭДО сотрудники задают в предсказуемом порядке: законно ли это, обязан ли я соглашаться, какую подпись мне выдадут, чем УНЭП отличается от УКЭП, что будет с трудовой книжкой и кто увидит мои документы. Короткие ответы такие: электронные кадровые документы без дублирования на бумаге разрешены статьями 22.1-22.3 ТК РФ; работники, принятые до 31 декабря 2021 года, переходят только по письменному согласию, и отказ не даёт оснований для увольнения или санкций; расходы на получение и использование подписи несёт работодатель. Главное различие, которое сотруднику нужно объяснить первым: УНЭП подтверждает авторство и неизменность документа в рамках согласованного порядка проверки, УКЭП равнозначна собственноручной подписи и опирается на сертификат аккредитованного удостоверяющего центра.
Разберём каждый вопрос по отдельности: формулировку, которая снимает возражение за одну реплику, и норму, на которую можно сослаться при споре. Покажем таблицу видов подписи с оценками безопасности, удобства и применимости в КЭДО, разберём сценарии с кнопочным телефоном и отказом от Госуслуг, дадим пошаговый выпуск УНЭП в Госключе. Образцы уведомления, согласия и отказа, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.
Девять вопросов, с которых начинается любое внедрение
Порядок вопросов почти не зависит от отрасли и численности. Сначала люди проверяют законность, потом обязательность, потом деньги, и только затем технику. Таблица ниже собрана как шпаргалка для первой встречи с коллективом: левая колонка отражает формулировку сотрудника, правая даёт норму, которую можно назвать вслух.
| Вопрос сотрудника | Короткий ответ | На что сослаться |
|---|---|---|
| Это вообще законно? | Кадровые документы можно вести электронно без дублирования на бумаге | Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, изменения действуют с 22 ноября 2021 года |
| Я обязан переходить? | Принятые до 31 декабря 2021 года переходят только по письменному согласию, отказ не влечёт увольнения и санкций | Статья 22.2 ТК РФ |
| А новичков спрашивают? | Тем, кто устраивается впервые после 31 декабря 2021 года, направляется уведомление, согласие не требуется | Статья 22.2 ТК РФ |
| Мне придётся платить за подпись? | Расходы несёт работодатель, УНЭП и УКЭП в Госключе для работника бесплатны | Статья 22.3 ТК РФ |
| Какую подпись мне дадут? | Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, согласия на перевод и заявления об увольнении доступны УКЭП, УНЭП по соглашению сторон и УНЭП инфраструктуры электронного правительства | Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ |
| Куда денется трудовая книжка? | Остаётся на бумаге вместе с актом о несчастном случае, приказом об увольнении и журналами инструктажей по охране труда | Перечень исключений в статье 22.1 ТК РФ |
| У меня кнопочный телефон | Работодатель вправе утвердить исключительные случаи оформления на бумаге; версия Госключа для Windows и Linux анонсирована Минцифры России до конца 2026 года | Абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ |
| Где будут лежать мои документы? | Архивное хранение обеспечивает работодатель в своей информационной системе | Часть 8 статьи 22.1 ТК РФ |
| Как я докажу, что подписал? | На каждый документ возвращается отдельный файл подписи с расширением .sig в формате CAdES-T с меткой доверенного времени | Порядок работы технологии Госключ |
Три вопроса из девяти касаются денег и техники, шесть остальных закрываются ссылкой на норму. Отсюда практический вывод для подготовки: тексту памятки нужны реквизиты статей, а не общие обещания удобства.
Чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП
ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются тем, что именно они подтверждают. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через коды, логины и пароли, целостность документа она не гарантирует. УНЭП создаётся средствами криптографического преобразования, показывает автора и фиксирует, что после подписания документ не менялся; порядок её проверки стороны согласуют между собой либо берут готовый из инфраструктуры электронного правительства. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
Отдельная путаница возникает вокруг Госуслуг. Логин и пароль от портала работают как ПЭП ЕСИА, а под УНЭП ЕСИА понимается подпись в инфраструктуре электронного правительства, то есть УНЭП Госключа. Она создаётся только через технологию Госключ и использует средства электронной подписи, сертифицированные ФСБ России.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Половина споров на встречах с сотрудниками возникает из-за смешения ПЭП ЕСИА и УНЭП ЕСИА. Логин и пароль от Госуслуг подписью документа не являются: это ПЭП. Когда говорят про УНЭП ЕСИА, речь идёт о подписи в инфраструктуре электронного правительства, которая выпускается только через Госключ. Проверьте формулировку в своей памятке до рассылки, иначе первый же въедливый сотрудник поймает вас на неточности.»
Спор о том, какую подпись выбрать компании, решается не идеологией. У каждого варианта своё соотношение безопасности, удобства для работника и применимости в кадровых процессах. Ниже сведены оценки, которые межведомственный проектный офис по внедрению цифровых документов приводил для шести вариантов подписи.
| Вид подписи | Безопасность | Удобство пути | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|---|---|
| Простая ЭП в системе работодателя | 10% | 100% | 10% | Стоимость каждого СМС-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | 30% | 85% | 30% | Бесплатно |
| УНЭП в информационной системе работодателя | 50% | 75% | 80% | Около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключа | 75% | 50% | 80% | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП Госключа | 100% | 30% | 100% | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП из аккредитованного удостоверяющего центра | 100% | 10% | 100% | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Оценка безопасности УНЭП Госключа держится на уровне 75% из-за того, что усиленная идентификация при личном присутствии, по загранпаспорту нового поколения или биометрии для неё не проводится. Сотруднику этот нюанс объяснять не нужно, а вот службе информационной безопасности он обычно нужен в письменном виде.
Факт: срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП в Госключе составляет 12 месяцев. Напоминание приходит за 30 календарных дней push-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение, а повторный выпуск сертификата УНЭП занимает несколько минут.
Проверьте электронную подпись на своём документе онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Вопрос «а как я пойму, что документ действительно подписан» звучит на каждой второй встрече. Ответ проще показать, чем описать: сотрудник загружает документ и файл .sig и видит, кто подписал, когда и действует ли сертификат. В практике Добыто мы включаем такую проверку в памятку для пилотной группы, потому что она снимает недоверие быстрее любых объяснений про криптографию.
«Я могу отказаться»: согласие, отказ и что делать дальше
Работник, принятый до 31 декабря 2021 года, переходит на КЭДО только после письменного согласия. Отказ или молчание оставляют его на бумажном документообороте, при этом отказ не является основанием ни для увольнения, ни для дисциплинарных мер, ни для отказа в приёме на работу. Для тех, у кого это первое место работы и кто устроился после 31 декабря 2021 года, работодателю достаточно уведомления.
Собирать согласие приходится на бумаге. Подписание самого согласия на КЭДО в электронном виде остаётся спорным: обмениваться электронными документами с работником можно после получения согласия, и вопрос о его электронной форме прорабатывается Минтрудом России совместно с Минцифры России. Практика вендоров расходится, поэтому безопасный сценарий на дату публикации выглядит так: бумажное согласие, дальше всё в системе.
Внимание: согласие сотрудника не превращается в разовую формальность. Если человек отказался, а через полгода передумал, повторное согласие оформляется заново, и до этого момента весь его комплект документов ведётся на бумаге параллельно с электронным контуром коллег.
Важный нюанс из практики: сопротивление почти никогда не связано с электронной подписью. Люди боятся, что заявление на отпуск потеряется, что расчётный листок увидит сосед по кабинету и что при увольнении не выдадут документы. Разговор про статьи ТК РФ такие страхи не закрывает, а демонстрация личного кабинета с историей своих документов закрывает за пять минут.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что подготовить до первой встречи с коллективом
Половина неудобных вопросов снимается подготовкой, а не красноречием. Перед запуском проверьте пять пунктов:
- утверждён ли локальный нормативный акт о переходе на КЭДО и издан ли приказ о введении;
- какие виды подписи вы допускаете для работника и зафиксированы ли они в ЛНА;
- заполнена ли контактная информация каждого сотрудника, потому что без телефона или электронной почты личный кабинет не создаётся;
- какие документы у вас останутся на бумаге и кто ведёт этот параллельный контур;
- кто отвечает на вопросы работников в первые две недели после запуска и по какому каналу.
Пункт про контакты выглядит техническим, но именно он тормозит запуск чаще остальных: при выгрузке из кадровой системы часть карточек оказывается без телефона и без почты, и такие сотрудники в рассылку приглашений не попадают.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию и берём в неё подразделения, которые ежедневно работают за компьютером. Это даёт две недели на то, чтобы поймать ошибки в маршрутах согласования и в контактных данных, пока их видят двадцать человек, а не две тысячи. Список вопросов, который принесёт пилот, потом ложится в основу памятки для остальных.»
Образцы документов для перехода на КЭДО и разговора с сотрудниками
Комплект закрывает переписку с работником целиком, начинать удобнее с уведомления о переходе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
«А что будет с трудовой книжкой и справками»
Перечень документов, которые закон оставляет на бумаге, короткий и почти всегда становится сюрпризом для сотрудника, ожидающего полного отказа от бумаги. На бумаге остаются трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное, включая трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, заявления, графики отпусков, уведомления и согласия, ведётся электронно без дублирования.
Справки закрываются иначе. Расчётные листки, справка 2-НДФЛ, справка с места работы и сведения об остатке отпуска заказываются из личного кабинета, а работодатель обязан обеспечить работника расчётным листком по статье 136 ТК РФ независимо от формы документооборота. Сотруднику, которому справка нужна для банка, объясняйте порядок сразу: он выбирает вариант получения при заказе и видит статус готовности в кабинете.
«У меня нет смартфона» и другие технические возражения
Доля работников без смартфона в регионах доходит до 10-15%: люди пользуются кнопочными телефонами. Абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ позволяет работодателю утвердить исключительные случаи оформления документов на бумажном носителе, и эта же норма закрывает вопрос о временной недоступности инфраструктуры. Минцифры России анонсировало версию Госключа для Windows и Linux до конца 2026 года, для наиболее распространённых операционных систем.
Возражение «я не хочу ставить лишнее приложение» тоже снимается фактически: с августа 2025 года Госключ работает внутри приложения Госуслуги, отдельная установка не требуется, а с февраля 2026 года вход в Госключ доступен по отпечатку пальца или изображению лица. Приложение Госуслуги ежемесячно используют около 60 миллионов человек, и у большинства сотрудников оно уже стоит. Подробности о выпуске сертификатов и способах идентификации собраны на странице Госключа на портале Госуслуг, ссылку на неё стоит вставить прямо в памятку.
Лайфхак: в одном пакете в Госключ можно направить до 50 файлов, включая pdf и xml. Комплект документов на приём уходит одной отправкой, и работник подписывает его за один заход, а не двенадцатью отдельными действиями.
Как работнику выпустить УНЭП в Госключе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Установить мобильное приложение Госуслуги или Госключ. Отдельная установка Госключа не обязательна, функциональность доступна внутри Госуслуг.
- Шаг 2. Пройти аутентификацию в ЕСИА. Для этого нужна подтверждённая учётная запись; вход возможен по FaceID.
- Шаг 3. Принять условия лицензионного соглашения.
- Шаг 4. Установить пароль и согласиться на использование TouchID или FaceID.
- Шаг 5. Выпустить сертификат УНЭП. Персональные данные подтягиваются из ЕСИА, посещать удостоверяющий центр не требуется.
- Шаг 6. Подписать документ, который пришёл из системы работодателя. Заявление, направленное в Госключ, подписывается не позднее 24 часов, дальше действия выполняются автоматически.
Кейс из практики: в проекте на 1100 сотрудников, распределённых по региональным подразделениям, документооборот по одному процессу занял 15-30 минут вместо нескольких недель, а экономия на электронных подписях составила 0,5 млн рублей в год за счёт перехода на бесплатную УНЭП Госключа. Основные трудности пришлись не на закон, а на самостоятельный выпуск сертификата частью сотрудников.
Когда КЭДО подключать рано
Электронный кадровый документооборот не решает задачу, если в компании не наведён порядок в штатном расписании и оргструктуре: маршруты согласования строятся именно по ним, и кривая структура превращается в кривые маршруты. Второй случай, когда торопиться не стоит, это отсутствие полной контактной базы сотрудников. Третий: организация, где почти весь кадровый оборот сводится к трудовым книжкам, приказам об увольнении и журналам инструктажей, то есть к тому, что закон оставил на бумаге. Работать с бумагой параллельно придётся в любом сценарии, но в этих трёх запуск даст больше ручной работы, чем экономии.
«Кто увидит мои документы и где они хранятся»
Госключ выполняет функцию инструмента подписания и системой электронного документооборота не является. Он не получает доступ ко всему архиву работника: в приложение приходит конкретный документ, отправленный информационной системой работодателя, а обратно возвращается файл подписи с расширением .sig на каждый направленный файл. Сам документ Госключ не изменяет.
Обязанность обеспечивать архивное хранение лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Подписи возвращаются в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверить подпись после истечения срока действия сертификата и расширить формат до CAdES-A при долгосрочном хранении. Подписанные документы и файлы подписи дополнительно доступны работнику в ленте уведомлений портала Госуслуг и в приложении. В практике Добыто мы отдельно фиксируем в положении о ведении КЭДО, кто в компании отвечает за выгрузку архива к проверке, потому что этот пункт обычно остаётся без владельца до первого запроса ГИТ.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Ответ «документы хранятся у нас в системе» работника не успокаивает и в споре не помогает. Проговаривайте конкретику: архив ведёт работодатель, срок хранения кадровых документов не меняется от формы, а на каждый подписанный файл есть отдельный .sig с меткой доверенного времени. Дайте сотруднику скачать пару своих документов вместе с подписью в первый же месяц, тогда вопрос закрывается навсегда.»
Полезно знать: синие штампы визуализации подписи мобильное приложение Госключ не выводит. Система КЭДО может сформировать на основе полученного файла .sig отдельный документ со штампом, но юридически значимой остаётся версия без штампа: именно она проходит проверку целостности.
Что стоит неточный ответ сотруднику
Ошибка в ответе стоит не переписки, а повторного оформления. Если работнику сказали, что согласие на КЭДО можно подписать электронно, и собрали его в системе до перехода, комплект придётся пересобирать на бумаге, а документы, оформленные в промежутке, оказываются под вопросом при проверке. Похожая история с видом подписи: трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью, не соответствует части 2 статьи 22.3 ТК РФ, где перечислены УКЭП, УНЭП по соглашению сторон и УНЭП инфраструктуры электронного правительства.
Второй источник потерь тише и дороже. Каждый неотвеченный вопрос превращается в отказ от перехода, а каждый отказ оставляет параллельный бумажный контур: печать, курьер, ручное подписание, отдельный учёт. При численности в несколько тысяч человек десять процентов отказавшихся означают, что кадровая служба ведёт два процесса вместо одного весь следующий год. В практике Добыто эйчары чаще всего спотыкаются именно на этом: сбор согласий идёт дольше самой настройки системы и зависит от того, насколько внятно отвечают на первые вопросы.
Кейс из практики: в телеком-компании федерального масштаба к первому кварталу 2026 года на КЭДО перешли 72% сотрудников, 64% кандидатов трудоустроены с использованием электронной подписи, а за весь период работы системы подписано 301 244 документа. Оставшиеся 28% и есть цена вопросов, на которые не ответили вовремя.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальный платёж по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период оплаты 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | по запросу |
| УКЭП для сотрудника | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Сотрудники спрашивают об одном и том же, и подготовленный ответ отличается от импровизации наличием реквизитов нормы. Законность закрывается статьями 22.1-22.3 ТК РФ, обязательность перехода снимается правом на отказ без последствий, вопрос о деньгах закрывается тем, что подпись оплачивает работодатель. Различие ПЭП, УНЭП и УКЭП объясняется через то, что каждая подпись подтверждает, а не через уровни защиты. Оставшаяся часть возражений техническая и решается показом экрана, а не аргументом.
Мы в Добыто собираем такую памятку вместе с настройкой маршрутов, потому что список вопросов пилотной группы почти дословно повторяется на общей раскатке. Готовые формулировки, шаблоны согласий и уведомлений и разбор спорных случаев экономят кадровой службе основную часть времени в первые недели после запуска.
Частые вопросы
Что происходит, если работник не подписал документ в Госключе за сутки?
Информационная система работодателя получает сведения об истечении срока подписания. Дальше сценарий зависит от внутреннего регламента: документы направляются повторно автоматически, либо специалист по кадрам связывается с работником и сопровождает подписание, либо применяется комбинация обоих вариантов. Само по себе истечение суток документ не аннулирует.
Может ли иностранный работник подписывать кадровые документы через Госключ?
Иностранные граждане могут получить УНЭП инфраструктуры электронного правительства при наличии подтверждённой учётной записи на Госуслугах и указанных в личном кабинете данных СНИЛС. УКЭП инфраструктуры электронного правительства доступна только гражданам Российской Федерации, поэтому процессы, где требуется квалифицированная подпись работника, для иностранных сотрудников выстраиваются отдельно.
Можно ли использовать Госключ в закрытом контуре без доступа в интернет?
Нет. Без интернета мобильное приложение не работает. Кроме того, ТК РФ предусматривает передачу связанных с работой документов из информационной системы работодателя на портал Госуслуг, поэтому полностью автономная информационная система для КЭДО практического смысла не имеет.
Сколько работников в стране уже перешли на электронный кадровый документооборот?
Из примерно 75 миллионов работающих граждан согласие на КЭДО дали около 6 миллионов, при этом объём электронных кадровых документов достигает 70 миллионов в год. Через Госключ за всё время подписано более 1,2 миллиона электронных кадровых документов, а число компаний, интегрированных с технологией, превысило 3200, из них свыше 1000 используют её именно в КЭДО.
Кто контролирует срок действия сертификата подписи работника?
Отдельный контроль со стороны кадровой службы не требуется. При отправке документа на подписание информация об истечении сертификата отображается в приложении, и работник выпускает новый сертификат УНЭП за несколько минут. Напоминания приходят заранее: за 30 календарных дней push-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение.
Работник хочет расписаться на бумаге при увольнении. Это возможно после перехода на КЭДО?
Приказ об увольнении относится к документам, которые остаются на бумажном носителе. Кроме того, физическое лицо вправе подписать документ на бумаге, а работодатель по абзацу 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ может утвердить перечень исключительных случаев оформления документов в бумажной форме. Такой перечень удобнее закрепить в положении о ведении КЭДО заранее, чем согласовывать каждый случай отдельно.
