УНЭП и УКЭП различаются не техникой подписания, а происхождением сертификата: квалифицированный выдаёт только удостоверяющий центр, аккредитованный Минцифры и ФСБ России, неквалифицированный — любой удостоверяющий центр или сама компания. Криптографический механизм при этом один и тот же. ПЭП стоит отдельно: это логин с паролем или код из SMS, она подтверждает автора, но не фиксирует неизменность документа после подписания. Для кадровика различие превращается в правило статьи 22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Остальные кадровые документы закрываются более простыми подписями.
Разберём, чем УНЭП по соглашению сторон отличается от УНЭП, выданной через инфраструктуру электронного правительства: это два разных режима, и во втором соглашение с работником не нужно. Расшифруем формулировки, из-за которых чаще всего возникает путаница в анкетах и заявках: «тип подписки УКЭП», «единица измерения УКЭП», «ЕИО с наличием ПЭП». Таблица соответствия документов и подписей, чек-лист проверки перед выдачей подписей сотрудникам, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Если под рукой уже есть подписанный файл, проверьте его в форме ниже: сервис покажет издателя сертификата, срок его действия и статус, а по издателю видно, квалифицированная это подпись или нет.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Три вида электронной подписи по 63-ФЗ и что между ними реально различается
Закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» знает три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Простая подтверждает, что подпись сформировало конкретное лицо, — это коды из SMS, пары «логин плюс пароль», подтверждения операций в приложениях. Обе усиленные подписи устроены сложнее: закрытый ключ формирует подпись, открытый позволяет её проверить, а сертификат связывает ключ с владельцем.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Техническая разница между УНЭП и УКЭП отсутствует. Различие юридическое: квалифицированный сертификат имеет право выдать только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию, а неквалифицированный — любой удостоверяющий центр, включая тот, который работодатель разворачивает у себя. Отсюда и разное отношение закона: УКЭП равнозначна собственноручной подписи по умолчанию, УНЭП — в случаях, прямо названных в законе, либо по соглашению сторон.
Ниже собраны признаки, по которым виды подписи расходятся на практике, а не в определениях.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Что подпись сформировало определённое лицо | Лицо и неизменность документа после подписания | Лицо и неизменность документа после подписания |
| Как создаётся | Коды, пароли, иные средства подтверждения | Криптографическое преобразование с закрытым ключом | То же криптографическое преобразование |
| Кто выпускает сертификат | Сертификат может не создаваться | Любой удостоверяющий центр, включая центр работодателя | Только удостоверяющий центр с аккредитацией Минцифры и ФСБ России |
| Равнозначность собственноручной подписи | По соглашению сторон | По прямому указанию закона либо по соглашению сторон | По умолчанию, дополнительных соглашений не требует |
| Применение работодателем в КЭДО | Не применяется | Для документов вне перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ | Обязательна для трудового договора и других документов из перечня |
| Применение работником в КЭДО | Для документов вне перечня, ключ получен по правилам госуслуг | Для любых кадровых документов, включая перечень | Для любых кадровых документов |
Из таблицы следует практический критерий: если вам нужно доказывать неизменность документа спустя годы, простая подпись эту задачу не решает в принципе, а выбор между УНЭП и УКЭП сводится к тому, попадает документ в перечень части 4 статьи 22.3 ТК РФ или нет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Механизм подписания у неквалифицированной и квалифицированной подписи одинаковый, различие лежит в юридической плоскости: квалифицированный сертификат выдаёт только аккредитованный удостоверяющий центр. Проверяется это по цепочке сертификации: у квалифицированной подписи в вершине цепочки стоит Минцифры России, у неквалифицированной — тот удостоверяющий центр, который её выпустил. Откройте сертификат работника и посмотрите издателя, прежде чем считать подпись квалифицированной».
Что стоит за запросами про «тип подписки УКЭП» и «ЕИО с наличием ПЭП»
Формулировки, которые кадровики приносят из анкет, тендерной документации и опросных листов вендоров, часто не совпадают с терминами 63-ФЗ. Разберём четыре самых частых.
- «Тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП». Ни подписки, ни единицы измерения у квалифицированной подписи нет. Считается она сертификатами: сертификат именной, выпускается на конкретное физическое лицо, а не на организацию целиком. Срок действия сертификата в практике — год, дальше выпуск повторяется.
- «ЕИО с наличием ПЭП». ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть директор или иной руководитель, действующий без доверенности. Отметка про ПЭП рядом с ним говорит о простой электронной подписи для входа и подтверждения действий в информационной системе, а не об отдельном виде подписи для руководителя. Кадровые документы из перечня статьи 22.3 ТК РФ такой подписью не подписываются.
- «Типы подписи УНЭН, УКЭП». УНЭН — опечатка. Аббревиатур две: НЭП и УНЭП обозначают одно и то же, усиленную неквалифицированную электронную подпись, и в документах компании стоит выбрать один вариант написания.
- «УНЭП в кадрах», «УНЭП в КЭДО». Речь об одной и той же подписи. В кадровом документообороте УНЭП появляется в двух разных режимах, и путаница между ними обходится дороже всего.
Полезно знать: корневые сертификаты для УНЭП, выпущенной удостоверяющим центром, не устанавливаются на компьютер автоматически. Если цепочка доверия разорвана, криптопровайдер откажется работать с сертификатом. Это выглядит как поломка подписи, хотя дело в настройке рабочего места.
Два разных УНЭП: по соглашению сторон и через инфраструктуру электронного правительства
Статья 22.3 ТК РФ называет работнику три варианта усиленной подписи, и два из них — неквалифицированные. Первый: УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора. Такую подпись выпускают в информационной системе работодателя или в коммерческом удостоверяющем центре, и без подписанного соглашения она в кадровом документообороте не работает. Второй: УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. Её выпускает приложение Госключ по подтверждённой учётной записи на Госуслугах, и отдельное соглашение о признании такой подписи не требуется — доверие заложено в саму процедуру выпуска.
Для выпуска УНЭП физическому лицу нужны учётная запись в ЕСИА и российский номер телефона. Для УКЭП в том же приложении требования жёстче: загранпаспорт нового образца с электронным носителем и подтверждённая биометрия, либо действующий сертификат УКЭП, ранее полученный в Госключе, либо очная идентификация. Подробности процедуры и её ограничения описаны на странице Госключа на портале Госуслуг, там же приведены способы идентификации для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Факт: на 15 апреля 2026 года в Госключе активировано более 41,2 млн приложений с выпущенными сертификатами, за период подписано около 50,4 млн документов, из них УНЭП — примерно 37,3 млн, УКЭП — около 13 млн. Технологию используют более 3200 компаний, из них свыше 1000 — именно в КЭДО.
Важный нюанс из практики: иностранные работники получают УНЭП в Госключе на общих основаниях, но подтвердить учётную запись на Госуслугах им удаётся не везде — в банке заявку отклоняют, процедура проходит через МФЦ. Закладывайте на это отдельный шаг в графике оформления, иначе подписание трудового договора упрётся в учётную запись.
В практике Добыто самый частый источник путаницы при внедрении — соглашение об использовании ПЭП и НЭП: его пишут один раз и сразу под все виды подписи, хотя режимы разные, и для подписи из Госключа такое соглашение не требуется вовсе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства, признаётся без отдельного соглашения о порядке проверки подписи. А для УНЭП, выпущенной в информационной системе работодателя, порядок проверки нужно закрепить соглашением сторон трудового договора, иначе подписанный документ придётся защищать в споре без опоры на локальные документы. Проверьте, какой из двух режимов у вас описан в положении о КЭДО, и совпадает ли он с тем, что реально настроено в системе».
Какая подпись закрывает какой кадровый документ
Перечень документов, где работодателю нужна именно УКЭП, закрыт и назван в статье 22.3 ТК РФ. Всё, что в него не вошло, работодатель вправе подписывать и неквалифицированной подписью.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, ЛНА, справки, прочие приказы | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда | В электронный вид не переводятся | В электронный вид не переводятся |
Последняя строка таблицы объясняет, почему полный отказ от бумаги недостижим: четыре группы документов остаются на бумажном носителе независимо от того, какая система КЭДО внедрена.
Как определить, какая подпись нужна под конкретный кадровый документ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте документ по списку из части 3 статьи 22.1 ТК РФ: трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда в электронный вид не переводятся.
- Шаг 2. Сверьте документ с перечнем части 4 статьи 22.3 ТК РФ. Если он там есть, со стороны работодателя допустима только УКЭП, вариантов нет.
- Шаг 3. Определите сторону работника. Для документов из перечня ему подойдут УКЭП или УНЭП, простая подпись не подойдёт.
- Шаг 4. Для остальных документов решите, чем подписывает работник. ПЭП допустима, если ключ получен по правилам, установленным для получения государственных услуг.
- Шаг 5. Если выбрали УНЭП работника, установите её происхождение. Подпись из информационной системы требует соглашения сторон о порядке проверки, подпись из Госключа — нет.
- Шаг 6. Зафиксируйте решение в положении о КЭДО и в маршруте согласования, а не только в переписке с вендором: при проверке смотрят локальные акты, а не настройки.
Образцы кадровых документов для перехода на электронные подписи
Комплект закрывает две задачи: развести режимы подписей в локальных актах и оформить выпуск сертификатов. Начинать стоит с положения о ведении КЭДО.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
Сколько стоит ошибка в виде подписи
Цена ошибки складывается не из переоформления документа. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя неквалифицированной подписью, оформлен с нарушением требований трудового законодательства: часть 1 статьи 5.27 КоАП предусматривает за это штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо и на индивидуального предпринимателя — от 1000 до 5000 рублей. Штраф считается по каждому эпизоду, а не по проверке целиком, поэтому массовое оформление приёма неверной подписью умножает сумму на численность.
Вторая часть цены — доказательства в трудовом споре. Судебная практика по электронным кадровым документам уже сложилась, и в ней разбирались ситуации, когда работник заявлял, что документ подписывал не он. В одном из дел бывший работник крупного банка оспорил увольнение по соглашению сторон, подписанное неквалифицированной подписью на токене; суд восстановил его в правах и взыскал компенсацию. В другом деле работник розничной сети подписал заявление об увольнении по собственному желанию, считая, что подписывает документ по больничному листу; увольнение признали незаконным, работника восстановили и взыскали средний заработок и компенсацию морального вреда. В обоих случаях суд проверял не сам факт подписи, а локальные акты о КЭДО, действительность сертификата на момент подписания и неизменность документа при передаче на подписание.
Лайфхак: штамп «Подписано цифровой подписью» на PDF — это визуализация для читателя, а не подпись. В ГИТ и в суд выгружайте исходный документ вместе с файлом подписи и протоколом проверки, иначе доказывать будет нечем.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Сертификат в большинстве случаев действует год, а спор может начаться позже. Если момент подписания не подтверждён меткой доверенной службы штампов времени, доказывать его придётся косвенными данными: логами входа в систему и логами действий пользователя. Для документов с длинным сроком хранения закладывайте усовершенствованный формат подписи со штампом времени сразу, а не после первого спора».
Когда УНЭП не подходит и когда электронная подпись работнику не нужна
УНЭП работодателя не закрывает пять типов документов из перечня статьи 22.3 ТК РФ. Здесь нет вариантов «по соглашению» или «под ответственность руководителя»: подпись должна быть квалифицированной, иначе документ оформлен ненадлежаще.
Простая электронная подпись на портале «Работа в России» формально допустима, но у неё есть ограничение, о котором редко пишут: работник вынужден выходить из личного кабинета КЭДО и авторизоваться в отдельном интерфейсе, у которого нет мобильного приложения. Появляется вторая точка интеграции, и при перебоях на стороне портала подписание останавливается целиком.
Электронная подпись не нужна тем работникам, которые не дали согласие на переход. Отказ работника — законное основание продолжать вести его документы на бумаге, и он не может стать поводом для увольнения или иных мер. Отдельная группа — сотрудники без смартфона: им доступны SMS-уведомления и бумажный документооборот, а требовать установки приложения работодатель не вправе.
В Добыто простая и неквалифицированная подписи для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а квалифицированная оформляется через партнёров-удостоверяющих центров: этот шаг остаётся отдельной процедурой с идентификацией заявителя.
Внимание: закрытая часть ключа УНЭП из Госключа хранится на телефоне работника. Если он удалит приложение или забудет пароль, доступ к ключу не восстанавливается: работник выпускает новый сертификат с новым сроком действия. Ранее подписанные документы при этом остаются проверяемыми.
Что проверить до того, как выдавать подписи сотрудникам
Подготовка занимает больше времени, чем сама настройка системы, и именно на ней ломается график перехода.
- Локальные акты. Принят ли приказ о введении КЭДО и утверждено ли положение, в котором названы виды подписи по типам документов.
- Соглашения. Нужно ли соглашение об использовании ПЭП и НЭП — это зависит от того, откуда берётся УНЭП работника.
- Согласия работников. Работники, у которых на 31 декабря 2021 года был трудовой стаж, переходят только по письменному согласию. Тем, кто впервые устраивается на работу после этой даты, достаточно уведомления.
- Учётные записи. У скольких сотрудников подтверждённая учётная запись на Госуслугах. Без неё выпуск УНЭП в Госключе не запустится.
- Подпись работодателя. Кто именно подписывает от компании, оформлено ли делегирование приказом и на кого выпущен квалифицированный сертификат.
- Штатное расписание и маршруты. Из штатного расписания система строит маршруты согласования, поэтому расхождения в подразделениях всплывают уже на подписании.
- Контактные данные. У каждого сотрудника должен быть заполнен телефон или электронная почта, иначе личный кабинет не активируется.
Мы закладываем пилотную группу на 20-50 человек до раскатки на весь штат: на ней видно, у скольких сотрудников подтверждённая учётная запись есть, а кому её ещё оформлять, и сколько реально занимает первый выпуск подписи.
Что критично в подготовке, зависит от того, как устроена компания.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, все в офисе | Квалифицированный сертификат для подписи работодателя, положение о КЭДО | Интеграция с учётной системой, отдельный электронный архив |
| Распределённая компания, филиалы и дистанционные работники | Маршруты согласования из штатного расписания, канал доставки уведомлений | Единый мессенджер для всех сотрудников |
| Массовый найм, высокая текучесть | Скорость выпуска подписи работнику, доля подтверждённых учётных записей | Собственный удостоверяющий центр |
| Иностранные работники в штате | Подтверждение учётной записи через МФЦ, запас времени в графике оформления | Выбор между присоединённой и откреплённой подписью |
Строка про массовый найм объясняет, почему компании с текучестью выбирают подпись из инфраструктуры электронного правительства: она не требует ни соглашения о порядке проверки, ни выпуска сертификата силами работодателя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Согласие на переход собирают у тех, кто уже имел трудовой стаж на 31 декабря 2021 года, а отказ работника не повод для увольнения или иных санкций. Тем, кто впервые устраивается после этой даты, достаточно уведомления. Разведите эти две группы в приказе и в списке рассылки, иначе сбор согласий превращается в переписку без результата и тормозит запуск на несколько недель».
Важный нюанс из практики: кадровые специалисты чаще всего спотыкаются не на технике, а на том, что положение о КЭДО написано под один режим подписи, а система настроена под другой. Расхождение всплывает в момент, когда документ уже подписан и нужно объяснять проверяющему, почему порядок проверки подписи нигде не закреплён.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и от того, какие виды подписи нужны компании.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, а квалифицированная подпись оплачивается отдельно, поскольку её выпускает аккредитованный удостоверяющий центр. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в поддержку и в электронный архив.
Выводы
Различие между ПЭП, УНЭП и УКЭП сводится к двум вопросам: кто выдал сертификат и нужно ли для признания подписи отдельное соглашение. Перечень документов, где работодателю обязательна квалифицированная подпись, закрыт и назван в статье 22.3 ТК РФ, а неквалифицированная подпись работника существует в двух режимах, которые нельзя смешивать в локальных актах. Термины из анкет вроде «типа подписки» и «единицы измерения» к 63-ФЗ отношения не имеют, но именно они чаще всего запускают неверную настройку.
Мы в Добыто ежедневно разводим эти режимы при внедрении: подбираем вид подписи под тип документа, приводим положение о КЭДО в соответствие с реальными настройками маршрутов и обкатываем схему на пилотной группе до перевода всего штата.
Частые вопросы
Работник сменил телефон и потерял доступ к Госключу. Нужно ли переподписывать документы?
Нет. Ранее подписанные документы сохраняют силу: подпись проверяется по сертификату, который действовал на момент подписания. Работнику потребуется заново выпустить сертификат УНЭП в приложении — это будет новая подпись с новым сроком действия, а не восстановление прежней. Для будущих документов используется уже новый сертификат.
Документ подписан УНЭП, срок сертификата истёк. Документ ещё действителен?
Да, если можно подтвердить, что на момент подписания сертификат действовал и не был отозван. Именно для этого в подпись добавляют метку доверенной службы штампов времени и ответы службы проверки статуса сертификата. Без них подтверждать момент подписания придётся косвенными данными: логами входа и действий пользователя в системе.
Может ли у одного человека быть несколько действующих электронных подписей одновременно?
Да, это не запрещено. Сотрудник может иметь квалифицированный сертификат на токене и параллельно неквалифицированную подпись, выпущенную в информационной системе или в Госключе. Подписывать конкретный документ нужно той подписью, которая предусмотрена для этого документа: для машиночитаемой доверенности — той, которой доверенность выдана.
Нужно ли отзывать подпись работника при увольнении?
Квалифицированный сертификат отзывается заявлением в тот удостоверяющий центр, который его выпустил, — удаление сертификата из хранилища на компьютере отзывом не является. Инициатором обычно выступает владелец подписи, то есть сам работник. Если на сотрудника оформлялась машиночитаемая доверенность, её статус проверяется отдельно.
Можно ли подписать трудовой договор неквалифицированной подписью со стороны компании, если работник не против?
Нет. Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ не оставляет выбора: при заключении трудового договора через информационную систему работодатель использует УКЭП. Согласие работника этого требования не отменяет, а документ, подписанный иначе, считается оформленным с нарушением, что подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП.
Что выгружать для проверки инспекцией труда или для суда?
Исходный документ и файлы подписи в том виде, в котором они сформированы системой, а также протокол проверки подписи. Визуальный штамп на PDF юридической силы не несёт, это отображение для читателя. Дополнительно потребуются локальные акты о введении КЭДО и документ, подтверждающий согласие работника на электронный документооборот.
