Проверка действительности разрешений на работу и патентов — это сверка разрешительного документа иностранного работника с данными МВД. Проверяют, действует ли патент или разрешение, совпадают ли регион и профессия и не прекратился ли патент из-за неоплаченного аванса по НДФЛ. Реквизиты вводят в сервис МВД «Проверка действительности разрешений на работу и патентов», а статус пребывания смотрят по реестру контролируемых лиц на сайте МВД или на Госуслугах. Закон не устанавливает, как часто работодатель обязан повторять проверку. Но патент прекращает действие со дня, следующего за последним оплаченным днём, поэтому сверку привязывают к срокам оплаты. Гражданину ЕАЭС и обладателю ВНЖ патент не нужен вовсе, а у обладателя РВП сверяют субъект, в котором ему разрешено проживать.
Дальше по порядку: какой документ требовать от каждой категории иностранцев, что показывает каждый сервис и где его ответ ничего не подтверждает, что изменилось в уведомлениях МВД с 1 сентября 2026 года и к чему с 10 августа 2026 года ведёт просрочка аванса. Во второй половине статьи — сценарная таблица периодичности проверок, порядок отстранения и увольнения по статьям 327.5 и 327.6 ТК РФ, штрафы по статье 18.15 КоАП РФ и ответы на частые вопросы.
Какой документ даёт иностранцу право работать и что в нём сверять
Патент подтверждает право иностранца на временную трудовую деятельность в конкретном субъекте РФ. Разрешение на работу нужно тем категориям иностранцев, для которых 115-ФЗ (Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации») не делает исключения из общего разрешительного порядка. Часть иностранцев работает вообще без разрешительного документа, и требовать от них патент — ошибка того же рода, что принять на работу человека без патента: кадровая служба проверяет не тот документ.
Ответ на вопрос «разрешение на работу — зачем оно работодателю» лежит в статье 18.15 КоАП РФ. Допуск иностранца к работе без необходимого патента или разрешения, а также работа вне разрешённого региона или по профессии, не указанной в документе, — это незаконное привлечение к трудовой деятельности. Для юридического лица штраф по части 1 составляет от 250 000 до 800 000 рублей, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях по части 4 — от 400 000 до 1 000 000 рублей. Ответственность наступает за каждого иностранца отдельно.
Таблица показывает, какой документ запрашивать у работника и какие поля в нём сверять при приёме и при каждой повторной проверке.
| Категория работника | Документ на право работать | Что сверять | Ограничение и норма |
|---|---|---|---|
| Иностранец, работающий по патенту | Патент | Оплаченный период, субъект РФ выдачи, профессию, если регион предусмотрел её указание | Работа только в субъекте выдачи; срок от 1 до 12 месяцев, с продлениями не более 12 месяцев со дня выдачи (п. 5 ст. 13.3 115-ФЗ) |
| Иностранец, которому нужно разрешение на работу | Разрешение на работу | Срок действия, регион, профессию или должность | Срок зависит от основания выдачи и категории; для высококвалифицированных специалистов действуют специальные правила (ст. 13.2 и 13.5 115-ФЗ) |
| Гражданин государства ЕАЭС | Патент и разрешение не нужны | Гражданство по паспорту | Право работать следует из п. 1 ст. 97 Договора о ЕАЭС от 29.05.2014 |
| Обладатель вида на жительство | Патент и разрешение не нужны | Наличие действующего ВНЖ | П. 4 ст. 13 115-ФЗ |
| Обладатель разрешения на временное проживание (РВП) | Патент и разрешение не нужны | Субъект РФ, где разрешено проживание | По общему правилу работает только в этом субъекте (п. 5 ст. 13 115-ФЗ) |
| Студент очной формы по аккредитованной программе | Разрешительный документ не нужен | Очную форму обучения и аккредитацию программы | Только в свободное от учёбы время (подп. 7.1 п. 4 ст. 13 115-ФЗ) |
Повторная проверка нужна только в первых двух строках и у обладателя РВП при переводе в другой регион. У гражданина ЕАЭС и обладателя ВНЖ сверяют действие документа, удостоверяющего статус, а сервис проверки патентов для них ничего не покажет.
Отдельный случай — разрешение на работу, где указана профессия или должность. Если работника переводят на другую должность приказом, а в документе прежняя профессия, формально это работа «по профессии, не указанной в документе» в терминах части 1 статьи 18.15 КоАП РФ. Перед переводом иностранца на другую должность или в обособленное подразделение в другом субъекте сверьте поле профессии и региона в его документе.
Сервисы для проверки патента, разрешения на работу и статуса иностранца
Ни один государственный сервис не отвечает сразу на все вопросы работодателя: действительность патента, уплата аванса и законность пребывания проверяются в разных местах. Ответ сервиса МВД о действующем патенте не говорит о том, что иностранец не включён в реестр контролируемых лиц, и наоборот.
Основной инструмент — сервис МВД «Проверка действительности разрешений на работу и патентов». В нём выбирают тип документа («Патент» или «Разрешение на работу») и вводят серию и номер документа, серию и номер бланка, вид деятельности и номер паспорта. Порядок заполнения описан в памятке государственной инспекции труда для кадрового работника. Ответ сервиса справочный: реквизиты вводят строго по документу, а если сведения не найдены или результат вызывает сомнения, обращаются в территориальное подразделение МВД по вопросам миграции.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 5 февраля 2025 года работодатель может проверить иностранца по реестру контролируемых лиц на сайте МВД России или через интерактивную форму на Госуслугах. Форма запрашивает ФИО, дату рождения, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность. Ответ двоичный: человек находится в реестре или сведений о нём нет. Данные обновляются каждые 4 часа. Включение в реестр означает, что к иностранцу применяется режим высылки, потому что у него нет законных оснований находиться в России (ст. 31.1-31.2 115-ФЗ). Отсутствие в реестре при этом не подтверждает, что у человека есть действующий патент.
| Сервис | Что вводят | Что показывает | Чего не показывает |
|---|---|---|---|
| МВД: проверка действительности разрешений на работу и патентов | Серия и номер документа, серия и номер бланка, вид деятельности, номер паспорта | Сведения о документе в базе МВД | Наличие в реестре контролируемых лиц; ответ справочный |
| Реестр контролируемых лиц (сайт МВД, Госуслуги) | ФИО, дата рождения, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность | Находится ли человек в реестре; обновление каждые 4 часа | Действительность патента или разрешения на работу |
| ФНС: «Узнать ИНН» | Данные физического лица | ИНН работника | Уплату аванса по патенту и действительность патента |
| МВД: список недействительных паспортов | Серия и номер паспорта | Сведения только о паспортах граждан РФ | Иностранные паспорта не проверяет |
| Квитанции работника об уплате аванса | Запрос копии у работника | Сумму и дату платежа за конкретный период | Решения МВД о недействительности патента по другим основаниям |
Публичного сервиса, в котором работодатель видел бы уплату фиксированного аванса по патенту, на сайтах ФНС и Госуслуг нет. ФНС подтверждает платёж квитанцией, поэтому рабочая связка выглядит так: сервис МВД по патенту, реестр контролируемых лиц и копия квитанции за каждый оплаченный период в личном деле.
Внимание: без подписанного согласия проверка персональных данных кандидата неправомерна. Согласие на обработку персональных данных и согласие на проверку получают до запроса в любые базы.
Эти сервисы дополняют стандартный набор открытых баз, по которым проверяют кандидатов: ФССП, ЕФРСБ, реестр дисквалифицированных лиц, картотеку судов. Для иностранца список недействительных паспортов из этого набора выпадает, а сервис МВД по патентам и реестр контролируемых лиц добавляются.
Уведомление МВД о договоре с иностранцем: формы с 1 сентября 2026 года
О заключении и о прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем работодатель уведомляет территориальный орган МВД не позднее 3 рабочих дней (п. 8 ст. 13 115-ФЗ). Если иностранец работает в нескольких субъектах, уведомление подают в каждом регионе, где он работает. Неподача уведомления о работе — одно из оснований аннулировать патент самого иностранца (п. 22 ст. 13.3 115-ФЗ). Тот же пункт называет основанием аннулирования отсутствие работодателя в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
С 1 сентября 2026 года уведомления подают по формам, утверждённым приказом МВД России от 12.05.2026 № 290. В новых формах указывают срок действия договора, а к уведомлению прикладывают отдельное согласие иностранца на обработку его персональных данных. Старые бланки, сохранённые в шаблонах кадровой службы, для подачи после этой даты не подходят.
Штраф за неуведомление установлен частью 3 статьи 18.15 КоАП РФ: для должностных лиц от 35 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц от 400 000 до 800 000 рублей или приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях по части 4 для должностных лиц — от 35 000 до 70 000 рублей, для юридических лиц — от 400 000 до 1 000 000 рублей или такое же приостановление деятельности.
Подготовьте согласие иностранного работника на обработку персональных данных
Конструктор Добыто формирует согласие в формате .docx с целями и сроком обработки и оговоркой об отзыве по 152-ФЗ. Цель «уведомление территориального органа МВД о заключении и прекращении договора» стоит указать отдельной строкой, чтобы документ можно было приложить к уведомлению по новой форме.
Как часто проверять патент и разрешение на работу
Ни 115-ФЗ, ни разъяснения МВД и Роструда не устанавливают периодичность, с которой работодатель обязан повторно проверять патент или разрешение на работу. Закон задаёт другое: период оплаты и момент, когда патент перестаёт действовать. Поэтому график проверок строят от событий в жизни документа, а не от календаря. Ежемесячная сверка всех иностранцев — внутреннее решение работодателя, а не требование закона.
Главное событие для патента — окончание оплаченного периода. Фиксированный авансовый платёж по НДФЛ уплачивают до дня начала срока, на который патент выдаётся или продлевается (п. 4 ст. 227.1 НК РФ). Если следующий платёж не внесён, патент прекращает действие со дня, следующего за последним днём оплаченного периода (п. 5 ст. 13.3 115-ФЗ). Отдельного решения МВД для этого не требуется: со следующего дня работник находится на работе без действующего патента.
С 10 августа 2026 года МВД использует сервис, который автоматически принимает решения о признании патента недействительным при несвоевременной уплате аванса. Если за иностранца платит третье лицо, например работодатель, МВД просит указывать в комментарии к платежу ФИО иностранца, дату рождения и ИНН. Платёж без этих данных рискует не связаться с патентом, и автоматическая система увидит просрочку там, где деньги фактически уплачены.
Размер аванса в 2026 году считают по формуле: 1 200 рублей × 2,842 (коэффициент-дефлятор) × региональный коэффициент. Базовая часть до применения регионального коэффициента — 3 410,40 рубля в месяц; итоговую сумму для своего субъекта сверяйте с действующим региональным законом.
Сценарная таблица показывает, какое событие запускает проверку и что именно в этот момент сверять.
| Событие | Что проверить | Срок и основание |
|---|---|---|
| Приём на работу | Патент или разрешение в сервисе МВД, реестр контролируемых лиц, регион и профессия в документе | До допуска к работе; ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ |
| Окончание оплаченного периода патента | Квитанция об уплате аванса за следующий период, статус патента в сервисе МВД | До дня начала следующего периода; п. 4 ст. 227.1 НК РФ, п. 5 ст. 13.3 115-ФЗ |
| Приближение 12 месяцев со дня выдачи патента | Подано ли заявление о переоформлении | Не позднее чем за 10 рабочих дней до истечения 12 месяцев; п. 8 ст. 13.3 115-ФЗ |
| Перевод на другую должность или в другой субъект | Профессию и регион в патенте или разрешении, субъект в РВП | До подписания приказа о переводе; ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ |
| Окончание срока разрешения на работу | Новый документ или основание для работы без него | До даты окончания; иначе отстранение по ст. 327.5 ТК РФ |
| Заключение или прекращение договора | Подано ли уведомление МВД по форме приказа № 290 с согласием иностранца | Не позднее 3 рабочих дней; п. 8 ст. 13 115-ФЗ |
Для работника, который оплачивает патент помесячно, ключевая строка таблицы — вторая: проверка нужна каждый месяц перед началом нового периода. Если аванс внесён сразу за несколько месяцев, контрольная дата сдвигается на конец оплаченного срока. Реестр контролируемых лиц обновляется каждые 4 часа, поэтому его проверяют в тот же день, когда сверяют патент, а не по отдельному графику.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: регулярную проверку работников закрепляют двумя документами: положением о периодической проверке и приказом о её проведении. Положение описывает, что и когда проверяют, приказ вводит его в действие.
Как организовать регулярную проверку патентов и разрешений: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите от работника согласие на обработку персональных данных с целью проверки документов и уведомления МВД. Без подписанного согласия проверка персональных данных неправомерна.
- Шаг 2. Составьте реестр иностранных работников: вид документа, серия и номер, серия и номер бланка, регион, профессия, дата выдачи, последний оплаченный день по патенту, дата окончания разрешения на работу, РВП или ВНЖ.
- Шаг 3. Для каждого работника поставьте контрольные даты из сценарной таблицы: окончание оплаченного периода, дату за 10 рабочих дней до истечения 12 месяцев со дня выдачи патента, окончание срока разрешения.
- Шаг 4. В каждую контрольную дату запросите копию квитанции за следующий период, проверьте документ в сервисе МВД и человека в реестре контролируемых лиц. Результаты проверки сохраните в личном деле с датой.
- Шаг 5. Если квитанции нет, сервис МВД не находит документ или человек есть в реестре контролируемых лиц, не допускайте работника к работе до выяснения и обратитесь в территориальное подразделение МВД по вопросам миграции.
- Шаг 6. Закрепите порядок в ЛНА: положение о периодической проверке и приказ о его введении, с указанием ответственного за реестр и сроков проверки.
В шаблоне положения о периодической проверке, который мы публикуем, порядок и сроки проверок прописаны так, чтобы их можно было дополнить разделом о разрешительных документах иностранцев. В КЭДО Добыто положение, приказ о его введении и ознакомление работников с ними проходят через электронную подпись, а подписанные экземпляры хранятся в электронном архиве.
Шаблоны согласий и положения о периодической проверке работников
Комплект нужен, чтобы оформить законное основание для регулярной проверки; начните с положения и приказа о периодической проверке.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение и приказ о периодической проверке работников | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
Если патент или разрешение перестали действовать: отстранение, увольнение, уведомление
Когда срок патента или разрешения на работу истёк либо действие документа прекратилось, работодатель отстраняет иностранца от работы (ст. 327.5 ТК РФ). Отстранение оформляют приказом с той даты, с которой документ не действует. Если за 1 месяц со дня наступления этого обстоятельства основание не устранено, трудовой договор прекращают по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ. В течение 3 рабочих дней после прекращения договора в МВД уходит уведомление по новой форме.
Патент может перестать действовать и до окончания оплаченного периода: МВД аннулирует его по основаниям пункта 22 статьи 13.3 115-ФЗ. Среди них привлечение иностранцем к работе третьих лиц, основания из пунктов 9, 9.1, 9.2 и 9.7 статьи 18 115-ФЗ, заявление самого иностранца, неподача уведомления о работе. Разрешение на работу аннулируют по подпунктам пункта 9 статьи 18: подложные документы, выдворение или депортация, пребывание за пределами России более 6 месяцев и другие. Оплаченный патент может стать недействительным в середине периода, и проверка только при приёме этого не покажет.
Приказ об отстранении и уведомление о прекращении договора работник получает на ознакомление. В КЭДО Добыто ознакомление идёт электронной подписью без очной явки, а подписанный экземпляр с датой ознакомления остаётся в электронном архиве на случай проверки.
Цена пропущенной проверки складывается из нескольких частей. Работа без действующего патента — это незаконное привлечение к труду: от 250 000 до 800 000 рублей для юридического лица, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях от 400 000 до 1 000 000 рублей, за каждого иностранца. Если вместе с этим не подано уведомление о прекращении договора, к сумме добавляется штраф по части 3 или 4 статьи 18.15 КоАП РФ. Работник, который платит за патент помесячно, даёт работодателю 12 контрольных дат в год.
С 3 ноября 2026 года Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ повышает штрафы для самого иностранца: по частям 1-3 статьи 18.15 КоАП РФ — с 2 000-5 000 до 4 000-7 000 рублей, по части 4 — с 5 000-7 000 до 7 000-9 000 рублей. Размеры штрафов для работодателей в этой статье закон не меняет.
Миграционная карта и миграционный учёт: что из этого проверяет работодатель
Миграционная карта с целью визита «работа» входит в перечень документов, которые иностранец подаёт для получения патента, за исключениями, установленными законом (подп. 3 п. 2 ст. 13.3 115-ФЗ). Работодатель видит её косвенно: если патент выдан, карта уже проверена отделом по вопросам миграции при приёме документов.
Миграционный учёт — обязанность принимающей стороны. Это лицо или организация, у которых иностранец фактически проживает или пребывает (ст. 20 и 22 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учёте иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации»). Общий срок подачи уведомления о прибытии — 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания, для отдельных категорий и мест размещения действуют специальные сроки. Если работодатель сам предоставляет иностранцу жильё, например в общежитии, он становится принимающей стороной и отвечает за постановку на учёт.
Отдельной общей нормы, которая обязывала бы работодателя проверять у каждого работника миграционную карту и регистрацию как самостоятельную процедуру, нет. Обязанность работодателя другая: не допускать незаконного привлечения к труду. Поэтому в реестр иностранных работников из этого блока достаточно внести адрес постановки на учёт и срок пребывания, а проверку права на работу вести по патенту, разрешению и реестру контролируемых лиц.
Стоимость КЭДО для работы с документами иностранных сотрудников
Стоимость зависит от числа сотрудников в системе, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для компании, где иностранцы работают вместе с российскими сотрудниками, тариф считают по общей численности: электронный архив для хранения согласий, приказов и копий квитанций входит в «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия — на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Право иностранца работать подтверждают разные документы, и первым делом нужно понять, какой из них требуется конкретному человеку: патент, разрешение на работу или никакой, если речь о гражданине ЕАЭС или обладателе ВНЖ. Действительность документа проверяют в сервисе МВД, законность пребывания — по реестру контролируемых лиц, а уплату аванса — по квитанциям, потому что публичного сервиса для этого нет. Закон не задаёт частоту проверок, но связывает прекращение патента с последним оплаченным днём, а с августа 2026 года просрочку фиксирует автоматическая система МВД. График сверки стоит строить от контрольных дат каждого работника и закрепить его в положении и приказе.
Мы в Добыто ведём кадровый документооборот так, чтобы согласия, приказы об отстранении и подтверждения ознакомления с ними хранились в одном электронном архиве и были под рукой к моменту проверки ГИТ или МВД.
Частые вопросы о проверке патентов и разрешений на работу
Можно ли оплатить аванс по патенту за работника?
Да, фиксированный авансовый платёж может внести третье лицо, в том числе работодатель. МВД просит указывать в комментарии к такому платежу ФИО иностранца, дату рождения и ИНН: с 10 августа 2026 года просрочку выявляет автоматический сервис, и платёж без этих данных может не связаться с патентом. ИНН работника находят через сервис ФНС «Узнать ИНН». Аванс вносят до дня начала периода, за который он уплачивается (п. 4 ст. 227.1 НК РФ).
Что делать, если сервис МВД не находит патент работника?
Сначала сверьте введённые реквизиты с документом: серию и номер патента, серию и номер бланка, вид деятельности и номер паспорта. Ответ сервиса справочный, поэтому при отсутствии сведений или сомнительном результате обращаются в территориальное подразделение МВД по вопросам миграции. До подтверждения статуса документа работника безопаснее не допускать к работе: работа без действующего патента квалифицируется по части 1 или 4 статьи 18.15 КоАП РФ.
Изменятся ли штрафы для работодателя с 3 ноября 2026 года?
Нет. Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ повышает только штрафы для самого иностранного гражданина по статье 18.15 КоАП РФ: по частям 1-3 до 4 000-7 000 рублей, по части 4 до 7 000-9 000 рублей. Для юридических лиц сохраняются прежние размеры: от 250 000 до 800 000 рублей по части 1, от 400 000 до 800 000 рублей по части 3 и до 1 000 000 рублей в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях.
Можно ли работать по патенту дольше 12 месяцев?
Общий срок действия патента с учётом продлений не превышает 12 месяцев со дня выдачи (п. 5 ст. 13.3 115-ФЗ). Дальше патент переоформляют: заявление подают не позднее чем за 10 рабочих дней до истечения 12 месяцев. Переоформить патент откажут, если в МВД нет сведений о том, что иностранец работал в период его действия (п. 23 ст. 13.3 115-ФЗ), поэтому уведомление о заключении договора в 3 рабочих дня влияет и на будущее переоформление.
Где в Москве оформляют и переоформляют патент?
Заявления на выдачу и переоформление патента для Москвы и Московской области принимает многофункциональный миграционный центр «Сахарово». Адрес: Москва, Варшавское шоссе, 64-й километр, домовладение 1, строение 47. Патент, полученный там, даёт право работать только в том субъекте, для которого он выдан.
