Иностранный гражданин работает по патенту законно, пока уплачен налог на доходы физических лиц в виде фиксированного авансового платежа: срок патента продлевается ровно на оплаченный период и прекращается со дня, следующего за последним оплаченным днём (п. 5 ст. 13.3 115-ФЗ). Раз в месяц работодатель сверяет чек за следующий период, статус патента, регион и профессию фактической работы и ищет работника в реестре контролируемых лиц. С 10 августа 2026 года МВД признаёт патент недействительным при неуплате автоматически, без участия инспектора. При окончании срока патента работника отстраняют и ждут месяц (ст. 327.5 ТК РФ), при аннулировании трудовой договор прекращают без месячного ожидания (п. 2 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ).
Материал отвечает на рабочие вопросы кадровика: что сверять в чеке, как считать оплаченный месяц от даты выдачи патента, когда готовить ходатайство о переоформлении и в какой срок уведомлять МВД о расторжении договора. Отдельно разобраны случаи, когда ежемесячная проверка патента не нужна: граждане ЕАЭС, владельцы РВП и ВНЖ, визовые иностранцы с разрешением на работу. Сценарная таблица действий при просрочке, штрафы по ст. 18.15 КоАП с учётом изменений с 3 ноября 2026 года, пошаговая инструкция и образцы документов — во второй половине статьи.
Что проверять по патенту каждый месяц: перечень с основаниями
Минимальный период продления патента — один месяц, и сверка привязана к нему же. По п. 5 ст. 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» срок действия патента считается продлённым на период, за который уплачен фиксированный авансовый платёж, и обращаться для этого в миграционную службу не нужно. Если платежа нет, срок заканчивается сам: решение инспектора для этого не требуется. Ежемесячную сверку по каждому работнику на патенте ведут по шести пунктам.
| Что проверить | Как и где | Основание | Если проверка не пройдена |
|---|---|---|---|
| Чек за следующий период | ФИО, дата рождения, ИНН, сумма, дата платежа до начала периода | п. 5 ст. 13.3 115-ФЗ, ст. 227.1 НК РФ | срок патента прекращается со дня, следующего за последним оплаченным; отстранение по ст. 327.5 ТК РФ |
| Статус патента | сервис проверки МВД по серии и номеру патента, бланка и паспорта; уведомление МВД об аннулировании | пп. 22 и 28 ст. 13.3 115-ФЗ | прекращение договора по п. 2 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ |
| Регион работы | фактическое место работы против субъекта, где выдан патент | п. 16 ст. 13.3, ст. 13.3-1 115-ФЗ | штраф по ч. 1 ст. 18.15 КоАП |
| Профессия | должность по трудовому договору против профессии в патенте, если регион её указывает | пп. 16 и 29 ст. 13.3 115-ФЗ | штраф по ч. 1 ст. 18.15 КоАП |
| Реестр контролируемых лиц | Госуслуги или сайт МВД по ФИО, дате рождения и паспорту | режим высылки, действует с 5 февраля 2025 года | выяснить причину включения; увольнение только при совпадении с основанием ст. 327.6 ТК РФ |
| Паспорт и ФИО | сверка реквизитов паспорта с данными патента | п. 15 ст. 13.3 115-ФЗ | иностранец обязан обратиться в МВД для изменения сведений в патенте в течение 7 рабочих дней |
Первые две строки сверяют до начала каждого оплаченного периода. Остальные четыре входят в ту же ежемесячную сверку и повторяются при любом кадровом изменении: переводе в филиал, смене должности, замене паспорта.
Чек об уплате НДФЛ: что сверить в платеже
Сумму фиксированного авансового платежа считают по ст. 227.1 НК РФ: 1 200 рублей в месяц умножают на коэффициент-дефлятор, на 2026 год это 2,842, и на региональный коэффициент субъекта, где выдан патент. Региональные коэффициенты разные, поэтому чек сверяют с суммой, действующей в регионе выдачи в текущем году. Платёж вносят до начала периода, на который продлевается патент. Оплаченный месяц отсчитывается от даты выдачи патента, так что у каждого работника своя дата очередного платежа, и с началом календарного месяца она обычно не совпадает.
Неполный платёж патент не продлевает. Оплата после окончания периода прекращённый срок не восстанавливает: по закону он уже закончился со дня, следующего за последним оплаченным днём. С 10 августа 2026 года решение о признании патента недействительным из-за неуплаты принимает автоматический сервис МВД. Служба по вопросам гражданства и регистрации иностранных граждан МВД просит указывать в платеже полные данные плательщика: фамилию, имя, отчество, дату рождения и ИНН. Если иностранец не согласен с решением сервиса, он обращается в территориальный орган МВД, выдавший патент, с оригиналами квитанций.
Регион и профессия: разрешение на работу по должности из патента
Патент действует только в субъекте, где он выдан: иностранец не вправе работать за его пределами, а работодатель не вправе привлекать его к работе в другом регионе (п. 16 ст. 13.3 115-ФЗ). Исключение с 1 сентября 2025 года даёт ст. 13.3-1 115-ФЗ в редакции Федерального закона от 23.05.2025 № 121-ФЗ: по одному патенту можно работать в двух субъектах, между которыми заключено соглашение. Такое соглашение действует между Москвой и Московской областью, и уведомления о работе иностранца в этом случае подают в территориальные органы МВД обоих субъектов. Для работы в третьем регионе нужен новый патент.
Если высшее должностное лицо региона решило указывать в патентах профессию, иностранец не вправе работать по другой профессии (п. 16 и п. 29 ст. 13.3). Должность в трудовом договоре и штатном расписании сверяют с профессией в патенте при приёме и при каждом переводе. Чтобы сменить профессию, иностранец подаёт в МВД заявление о внесении изменений в патент (абз. 2 п. 15 ст. 13.3), и переводить работника на новую должность можно после того, как изменения внесены. В профиле сотрудника в Добыто указаны должность и отдел, и при переводе эти данные сверяют с патентом до подписания дополнительного соглашения. Работа не по профессии из патента и работа вне региона наказываются по ч. 1 ст. 18.15 КоАП наравне с работой без патента.
Реестр контролируемых лиц и действительность патента
С 5 февраля 2025 года к иностранцам, у которых нет законных оснований для пребывания в России, применяется режим высылки, а сведения о них вносятся в реестр контролируемых лиц МВД. Работодатель проверяет сотрудника по фамилии, имени, отчеству, дате рождения и данным паспорта через поиск иностранца в реестре контролируемых лиц на Госуслугах. Такой же поиск есть на сайте МВД России.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Включение в реестр само по себе не основание для увольнения. Трудовой договор прекращают, только если причина включения совпадает с основанием из ст. 327.6 ТК РФ: например, истёк срок патента или патент аннулирован. Пока работник числится в реестре, МВД может запрашивать по нему сведения и попросить показать рабочее место или адрес проживания, если жильё предоставил работодатель.
Действительность самого патента проверяют сервисом МВД: вводят серию и номер патента с лицевой стороны, серию и номер бланка с оборотной и номер паспорта. Результат сохраняют скриншотом с датой проверки: онлайн-сервис показывает статус на момент запроса, и через неделю он может быть другим.
Срок патента: оплаченный месяц, 12 месяцев и переоформление
Патент выдают на срок от 1 до 12 месяцев и продлевают оплатой на периоды от 1 месяца, но общий срок с продлениями не может превышать 12 месяцев со дня выдачи (п. 5 ст. 13.3 115-ФЗ). После этого патент переоформляют: иностранец обращается в МВД не позднее чем за 10 рабочих дней до истечения 12 месяцев, и переоформленный патент снова действует от 1 до 12 месяцев с продлением оплатой (пп. 8 и 13 ст. 13.3). Поэтому раз в год ежемесячная сверка дополняется контролем даты переоформления.
Для переоформления иностранец проходит медицинское освидетельствование и представляет заявление, паспорт, миграционную карту, чеки за период действия патента, полис ДМС или договор с медицинской организацией либо полис ОМС, документ о владении русским языком, трудовой договор и ходатайство работодателя (п. 9 ст. 13.3). Без ходатайства работодателя и без трудового договора заявление о переоформлении не принимают (п. 10 ст. 13.3), так что срок за 10 рабочих дней касается и кадровой службы.
Патент не переоформят, если в МВД нет сведений о трудовой деятельности иностранца в период его действия (п. 23 ст. 13.3). Такие сведения поступают в том числе из уведомления, которое иностранец обязан подать сам в течение 2 месяцев со дня выдачи патента, с копией трудового или гражданско-правового договора (п. 7 ст. 13.3). Непредставление этого уведомления — основание для аннулирования патента (пп. 4 п. 22 ст. 13.3). С 1 января 2027 года Федеральный закон от 26.07.2026 № 241-ФЗ меняет редакцию п. 7 и дополняет п. 22 ст. 13.3 новыми основаниями аннулирования, поэтому перечень причин аннулирования в начале 2027 года сверяют заново.
Даты, которые фиксируют при приёме работника на патенте
Ежемесячная сверка работает, только если при приёме в карточку работника или журнал контроля внесены контрольные даты:
- дата выдачи патента и субъект, где он выдан;
- последний оплаченный день и сумма платежа, действующая в регионе в текущем году;
- дата истечения 12 месяцев со дня выдачи и крайняя дата подачи на переоформление — за 10 рабочих дней до неё;
- дата подачи уведомления МВД о заключении договора — не позднее 3 рабочих дней после заключения;
- крайняя дата уведомления иностранца об осуществлении трудовой деятельности — 2 месяца со дня выдачи патента;
- профессия в патенте, если регион её указывает;
- срок действия полиса ДМС или договора с медицинской организацией;
- адрес и срок миграционного учёта, данные принимающей стороны.
Если в журнале есть только дата последнего платежа, переоформление и двухмесячное уведомление иностранца выпадают из контроля и обнаруживаются тогда, когда патент уже не переоформить.
Миграционный учёт и миграционная карта
Для получения патента нужна миграционная карта с указанием работы как цели визита (пп. 3 п. 2 ст. 13.3). Иностранец, въехавший с другой целью, указывает её изменение в заявлении о выдаче патента, и после выдачи целью визита считается работа (п. 2.1 ст. 13.3). Срок временного пребывания продлевается при выдаче, продлении и переоформлении патента (п. 5 ст. 5 115-ФЗ). Если срок патента не продлён или патент аннулирован, иностранец по истечении срока пребывания обязан выехать из России.
Миграционный учёт при оплате патента автоматически не продлевается. Продление оформляет принимающая сторона через отдел по вопросам миграции территориального органа МВД по Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 15.01.2007 № 9, с копией чека об уплате. Если принимающая сторона — сам работодатель, например, при проживании работника в общежитии компании, продление учёта входит в ежемесячную сверку наравне с чеком. После каждого выезда из России и повторного въезда у работника новая миграционная карта и новая постановка на учёт: их копии обновляют в личном деле.
ДМС и зачёт фиксированных платежей в НДФЛ
Окончание полиса ДМС у работника на патенте ст. 327.5 ТК РФ не называет основанием для отстранения: этот пункт статьи относится только к высококвалифицированным специалистам. Но действующий полис ДМС, договор с медицинской организацией или полис ОМС входит в комплект для переоформления патента (пп. 5 п. 9 ст. 13.3), поэтому срок полиса сверяют с датой переоформления заранее.
Работодатель как налоговый агент вправе уменьшить исчисленный НДФЛ с зарплаты иностранца на уплаченные им фиксированные авансовые платежи (п. 6 ст. 227.1 НК РФ). Для этого по заявлению работника он подаёт в налоговую заявление и получает уведомление о подтверждении права на уменьшение; инспекция направляет его в срок не более 10 дней. В уведомлении откажут, если в этом году оно по этому иностранцу уже выдавалось. Пока уведомления нет, чеки работника для уменьшения налога не применяют.
Нет чека или патент аннулирован: порядок действий работодателя
Со дня, следующего за последним оплаченным днём, работник на патенте не вправе работать, и работодатель обязан отстранить его от работы (ст. 327.5 ТК РФ). Зарплата в период отстранения не начисляется (ч. 3 ст. 76 ТК РФ). Если за месяц работник не оформил новый разрешительный документ, договор прекращают по п. 5 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ: по этому основанию он прекращается по истечении одного месяца со дня окончания срока патента (ч. 2 ст. 327.6). Аннулирование патента — отдельное основание (п. 2 ч. 1 ст. 327.6), и месячный срок к нему закон не применяет.
Порядок и сроки зависят от ситуации:
| Ситуация | Что делает работодатель | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Чека за следующий период нет к его началу | приказ об отстранении, работника не допускают к работе | с первого дня после оплаченного периода | ст. 327.5, ч. 3 ст. 76 ТК РФ |
| Прошёл месяц отстранения, нового патента нет | приказ о прекращении договора, уведомление МВД | по истечении месяца; уведомление — не позднее 3 рабочих дней | п. 5 ч. 1 и ч. 2 ст. 327.6 ТК РФ, п. 8 ст. 13 115-ФЗ |
| Патент аннулирован | приказ о прекращении договора, уведомление МВД | без месячного ожидания; уведомление — не позднее 3 рабочих дней | п. 2 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ, п. 28 ст. 13.3 115-ФЗ |
| Работник найден в реестре контролируемых лиц | выяснить причину включения; при истёкшем или аннулированном патенте — как в строках выше | при выявлении | ст. 327.6 ТК РФ |
| Регион запретил привлекать работников на патенте в виде деятельности компании | привести численность иностранных работников в соответствие с запретом | не позднее срока, установленного актом | п. 9 ч. 1 и ч. 3 ст. 327.6 ТК РФ в ред. 419-ФЗ от 17.11.2025 |
| До истечения 12 месяцев со дня выдачи патента остаётся меньше месяца | подготовить ходатайство о переоформлении и трудовой договор для работника | заявление иностранца — не позднее чем за 10 рабочих дней до истечения 12 месяцев | п. 8, пп. 8 и 9 п. 9 ст. 13.3 115-ФЗ |
Вторая и третья строки заканчиваются одинаково — уведомлением МВД о прекращении договора. Пропуск трёхдневного срока образует отдельное нарушение по ч. 3 ст. 18.15 КоАП, даже если само увольнение оформлено законно. Уведомление МВД об аннулировании патента направляет работодателю в течение 3 рабочих дней со дня решения (п. 28 ст. 13.3), но ждать его для ежемесячной сверки не стоит: статус в сервисе МВД меняется раньше, чем письмо доходит до компании.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Приказ об отстранении оформляют и подписывают в КЭДО: в Добыто документ уходит работнику по маршруту, получатель видит уведомление и подписывает приказ, а исполненный документ сохраняется во вкладке «Архив». С приказом об увольнении порядок другой.
Полезно знать: приказ об увольнении нельзя перевести в КЭДО, он оформляется на бумаге. Так же на бумаге остаются трудовая книжка, документы об инструктаже по охране труда и акт о несчастном случае.
Если работник на патенте сам подаёт заявление об увольнении по собственному желанию через КЭДО, к электронному заявлению применяются общие требования к идентификации подписанта.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд в 2022 году работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) решения отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодатель не выяснил причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней мы разводим во времени. Если дата выдачи подписи совпадает с датой заявления об увольнении, суд расценивает это как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что у ваших работников эти даты не совпадают.»
Оформите приказ об увольнении после месяца отстранения
В основании увольнения указывают пункт ст. 327.6 ТК РФ: п. 5 ч. 1 при окончании срока патента или п. 2 ч. 1 при его аннулировании.
Уведомления МВД и документы по работнику на патенте
О заключении и о прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем работодатель уведомляет территориальный орган МВД в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты заключения или прекращения договора (п. 8 ст. 13 115-ФЗ). С 1 сентября 2026 года применяются формы, утверждённые приказом МВД России от 12.05.2026 № 290: приложение № 7 — уведомление о заключении договора, приложение № 8 — о его прекращении или расторжении. Бланки из приказа МВД № 536 применялись до 31 августа 2026 года включительно.
В новых формах появились графа о поле иностранца и срок действия договора с отметкой о бессрочности, а согласие иностранца на обработку персональных данных подаётся отдельным документом. Уведомление подают на бумаге лично в территориальный орган МВД или через уполномоченное МВД России ФГУП, заказным письмом с уведомлением о вручении либо через Госуслуги. По каждому иностранцу, принятому или уволенному в месяце, в журнале отмечают дату и способ подачи: отметка о приёме или почтовая квитанция подтверждает, что трёхдневный срок соблюдён.
Сам патент не может быть выдан в форме электронного документа (п. 31 ст. 13.3 115-ФЗ): это бланк либо карта с электронным носителем информации. В трудовом договоре с временно пребывающим иностранцем указывают сведения о патенте (ст. 327.2 ТК РФ). В личном деле хранят копии патента, чеков, миграционной карты и уведомлений МВД с отметкой о приёме, а трудовой договор, дополнительные соглашения и согласия работника можно вести в КЭДО.
К своему уведомлению об осуществлении трудовой деятельности иностранец прикладывает копию трудового договора (п. 7 ст. 13.3). Если договор подписан в КЭДО, работнику передают заверенную распечатку.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу. Прежде чем отказываться от бумажного архива, выясните, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Образцы кадровых документов для работника на патенте
Начните с трудового договора: в общий образец по основному месту работы добавляют сведения о патенте, которых требует ст. 327.2 ТК РФ.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
Штрафы по статье 18.15 КоАП: цена ошибки при контроле патента
Штраф по ст. 18.15 КоАП назначают за каждого иностранца отдельно (примечание 2 к статье), а привлечением к трудовой деятельности считается допуск к работе в любой форме (примечание 1). Индивидуальные предприниматели за нарушения главы 18 КоАП отвечают как юридические лица. Размеры санкций в редакции КоАП, действующей в сентябре 2026 года:
| Нарушение | Граждане | Должностные лица | Юридические лица |
|---|---|---|---|
| Ч. 1: работа без действующего патента, не по профессии из патента или вне субъекта выдачи | 2 000-5 000 руб. | 25 000-50 000 руб. | 250 000-800 000 руб. или приостановление деятельности на 14-90 суток |
| Ч. 3: неуведомление МВД или нарушение порядка и формы уведомления о заключении или прекращении договора в срок 3 рабочих дней | 2 000-5 000 руб. | 35 000-50 000 руб. | 400 000-800 000 руб. или приостановление деятельности на 14-90 суток |
| Ч. 4: нарушения по ч. 1-3 в Москве, Санкт-Петербурге, Московской или Ленинградской области | 5 000-7 000 руб. | 35 000-70 000 руб. | 400 000-1 000 000 руб. или приостановление деятельности на 14-90 суток |
Санкции частей 1-4 статьи 18.15 меняет Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ с 3 ноября 2026 года. Суммы в таблице действуют до этой даты, после неё их сверяют с действующей редакцией КоАП.
Расчёт для одной пропущенной сверки выглядит так. Два работника на патенте в Москве продолжили выходить на смены после последнего оплаченного дня: минимальная сумма для организации по ч. 4 — 2 × 400 000 = 800 000 рублей, без учёта штрафа должностного лица. Если после увольнения этих работников МВД не уведомили в срок, по той же ч. 4 добавляется не менее 400 000 рублей за каждого, и минимальный итог достигает 1 600 000 рублей.
Последствия не ограничиваются штрафом. Привлекать иностранцев по патенту вправе только работодатель, у которого на момент заключения договора нет неисполненных постановлений о наказании за незаконное привлечение иностранцев к труду (абз. 3 п. 1 ст. 13.3 115-ФЗ): пока штраф не оплачен, новых работников на патенте компания не оформит. Иностранец с аннулированным патентом вправе повторно подать заявление о выдаче патента не ранее чем через год (п. 24 ст. 13.3), и на этот срок компания теряет работника.
Когда ежемесячная проверка патента не нужна
Патент оформляют иностранцы, прибывшие в порядке, не требующем визы (ст. 13.3 115-ФЗ). У остальных категорий другие разрешительные документы и другие контрольные сроки:
- Граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Кыргызстана работают без патента и разрешения на работу по ст. 97 Договора о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014. Уведомлять МВД о заключении и прекращении договора с ними нужно в общем порядке.
- Иностранцы, въехавшие по визе, работают по разрешению на работу. Ежемесячного платежа за него нет: контролируют срок действия разрешения, окончание которого — основание для отстранения по ст. 327.5 ТК РФ.
- Временно проживающие по РВП и постоянно проживающие по ВНЖ работают без патента. Контролируют срок РВП или ВНЖ, а при РВП — ещё и регион: работа вне субъекта, где разрешено временное проживание, наказывается по ч. 1 ст. 18.15 КоАП.
- Высококвалифицированные специалисты работают по разрешению на работу, и для них окончание полиса ДМС — основание для отстранения (ст. 327.5 ТК РФ).
Исполнитель по гражданско-правовому договору тоже работает по патенту, и уведомление МВД о договоре ГПХ обязательно (ч. 3 ст. 18.15 КоАП). Статьи 327.5 и 327.6 ТК РФ к нему не применяются: отстранение и увольнение по ним возможны только в трудовых отношениях, а договор ГПХ прекращают по основаниям, предусмотренным самим договором и ГК РФ. Сверка чека и статуса патента для исполнителя та же, что и для работника: ч. 1 ст. 18.15 КоАП распространяется на допуск к оказанию услуг в любой форме.
Как организовать ежемесячный контроль патентов в кадровой службе
Дата очередного платежа у каждого работника на патенте привязана к дате выдачи его патента, поэтому общий кадровый календарь её не покрывает: контроль ведут по каждому человеку.
Важный нюанс из практики: при переходе на КЭДО в практике Добыто первыми в систему выносят сроки, которые ведутся по каждому работнику отдельно, — повторное обучение и инструктажи по охране труда. Вручную они теряются чаще всего, особенно у тех, кто был в отпуске или на больничном в день приказа на подразделение. Оплаченные периоды патентов устроены так же: общий приказ или общая дата их не охватывает.
Как провести ежемесячную проверку патента: пошаговая инструкция
- Шаг 1. За неделю до конца оплаченного периода напомните работнику о платеже и запросите чек за следующий период.
- Шаг 2. Сверьте чек: фамилию, имя, отчество, дату рождения, ИНН, сумму с учётом коэффициента региона выдачи патента и дату платежа — до начала оплачиваемого периода.
- Шаг 3. Проверьте статус патента в сервисе МВД по серии и номеру патента, серии и номеру бланка и номеру паспорта, сохраните результат с датой проверки.
- Шаг 4. Проверьте работника в реестре контролируемых лиц по ФИО, дате рождения и данным паспорта.
- Шаг 5. Сверьте фактический регион работы и должность с данными патента; при планируемом переводе сначала дождитесь внесения изменений в патент.
- Шаг 6. Передайте копию чека принимающей стороне для продления миграционного учёта, а если принимающая сторона — ваша компания, подайте документы в МВД сами.
- Шаг 7. Внесите в журнал контроля новый последний оплаченный день и сверьте, не приближаются ли дата переоформления и окончание полиса ДМС.
- Шаг 8. Если к началу периода чека нет или сервис показывает патент недействительным, издайте приказ об отстранении с первого неоплаченного дня и не допускайте работника к работе.
В Добыто документы по работнику собраны в разделе «Документы»: фильтры по сотруднику, типу, дате создания и статусу показывают комплект конкретного иностранца, у каждого документа виден срок согласования или подписания, а исполненные документы уходят в архив. Последний оплаченный день патента меняется каждый месяц, поэтому его обновляют в журнале контроля при каждой сверке.
Если работники на патенте подписывают кадровые документы в КЭДО, до первого приказа, связанного с патентом, проверяют, что каждый из них умеет пользоваться системой сам.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Если документы за работника подписывает другой человек, потому что сам он в системе не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу: убедитесь на ней, что каждый работник подписывает документы сам.»
Факт: форма хранения документа определяется формой его создания: подписанный электронной подписью документ хранится электронно, подписанный на бумаге — на бумаге, и скан его не заменяет. Трудовые договоры и приказы по личному составу, завершённые после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Стоимость КЭДО для кадровых документов иностранных работников
Стоимость зависит от численности сотрудников в КЭДО, тарифа и нужных видов подписи; цены указаны на сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от числа сотрудников, подключённых к КЭДО, и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав тарифов и условия подключения — на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Работник на патенте остаётся легальным до последнего оплаченного дня, и с августа 2026 года эту границу МВД отслеживает автоматически. Ежемесячная сверка начинается с чека до начала периода и включает статус патента, регион, профессию и реестр контролируемых лиц, а даты переоформления и двухмесячного уведомления иностранца фиксируют один раз при приёме. Окончание срока патента ведёт к отстранению на месяц, аннулирование — к прекращению договора без ожидания, и оба пути заканчиваются уведомлением МВД в течение 3 рабочих дней.
Мы подключаем КЭДО так, чтобы приказы об отстранении, дополнительные соглашения и согласия работников на патенте проходили маршрут подписания и хранились в электронном архиве вместе с остальными документами сотрудника.
Частые вопросы о проверке патента
Можно ли оплатить патент сразу на несколько месяцев?
Да. Срок действия патента продлевается на период, за который уплачен фиксированный авансовый платёж, минимум на 1 месяц (п. 5 ст. 13.3 115-ФЗ). Ограничение одно: общий срок с продлениями не превышает 12 месяцев со дня выдачи патента, после чего нужен переоформленный патент. При оплате вперёд сверка чека сводится к контролю даты окончания оплаченного периода, а статус патента и реестр контролируемых лиц проверяют в прежнем ритме.
Что делать, если работник показал чек, а сервис МВД показывает патент недействительным?
С 10 августа 2026 года решение о признании патента недействительным из-за неуплаты принимает автоматический сервис МВД. При ошибке иностранец обращается в территориальный орган МВД, выдавший патент, с оригиналами квитанций. До подтверждения статуса допуск к работе создаёт риск штрафа по ч. 1 ст. 18.15 КоАП: привлечением к трудовой деятельности считается допуск к работе в любой форме. Результат проверки и копию чека сохраняют с датой.
Платят ли работнику зарплату, пока он отстранён из-за патента?
Нет. В период отстранения зарплата не начисляется (ч. 3 ст. 76 ТК РФ), если иное не установлено ТК РФ или другим федеральным законом. Если в течение месяца работник оформил новый разрешительный документ, его допускают к работе приказом о прекращении отстранения. Если нет, трудовой договор прекращается по п. 5 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ по истечении месяца со дня окончания срока патента.
Иностранец перешёл к нам от другого работодателя в том же регионе: что проверить?
При приёме проверяют все пункты ежемесячной сверки: оплаченный период, статус патента, регион, профессию и реестр контролируемых лиц, а уведомление МВД о заключении договора подают в течение 3 рабочих дней. Сведения о патенте вносят в новый трудовой договор (ст. 327.2 ТК РФ). По НДФЛ есть ограничение: налоговая откажет в уведомлении о праве на уменьшение налога на фиксированные платежи, если в этом году такое уведомление по этому иностранцу уже выдавалось (ст. 227.1 НК РФ).
Можно ли направить работника на патенте в командировку в другой регион?
Патент позволяет работать только в субъекте, где он выдан (п. 16 ст. 13.3 115-ФЗ), и работа в другом регионе, в том числе в командировке, выходит за эти пределы. Исключение — субъекты, заключившие соглашение по ст. 13.3-1 115-ФЗ, например, Москва и Московская область: там работа по одному патенту допускается, а уведомления подают в органы МВД обоих субъектов. За работу вне субъекта выдачи патента штрафуют по ч. 1 ст. 18.15 КоАП.
Что проверить, если работник уезжал из России и вернулся?
Срок патента идёт и во время отсутствия: если за время поездки платёж не внесли, действие патента прекратилось со дня, следующего за последним оплаченным днём (п. 5 ст. 13.3 115-ФЗ). После въезда у работника новая миграционная карта и новая постановка на миграционный учёт, их копии обновляют в личном деле. Статус патента и реестр контролируемых лиц в этом случае проверяют до допуска к работе, не дожидаясь плановой даты сверки.
