Разрешение на работу иностранца какие документы собирает работодатель

Разрешение на работу иностранца работодатель не оформляет и не получает: этот документ иностранный гражданин из визовой страны получает сам через отдел по вопросам миграции МВД, а безвизовый оформляет патент через миграционный центр. Компания собирает копии: паспорт с нотариальным переводом, миграционная карта, отрывная часть уведомления о прибытии, патент или разрешение на работу с чеками об оплате авансовых платежей, полис ДМС, СНИЛС, ИНН. Дальше работодатель подаёт в МВД уведомление о заключении договора в срок 3 рабочих дня, по форме, которая с 1 сентября 2026 года обновилась. Главное различие в пакете задаёт статус: временно пребывающему безвизовому нужен действующий патент, привязанный к профессии и субъекту, а гражданину ЕАЭС и обладателю вида на жительство разрешительный документ не нужен вовсе.

Разберём пакет по каждому статусу отдельно, покажем, в какой момент патент перестаёт действовать при переводе на другую должность, и какие документы собираются после подписания договора, а не до него. Отдельно посмотрим проверку по реестру контролируемых лиц МВД: она определяет, можно ли вообще допускать человека к работе. Во второй половине статьи — штрафы по статье 18.15 КоАП в расчёте на одного работника, сроки миграционного учёта для разных стран, образцы кадровых документов, стоимость перевода пакета в электронный вид и ответы на частые вопросы.

Статус иностранца определяет, какие разрешительные документы вы собираете

Пакет документов собирается не по гражданству, а по миграционному статусу и основанию пребывания. Один и тот же гражданин Узбекистана в статусе временно пребывающего приносит патент, а через год с разрешением на временное проживание — уже не приносит: патент ему больше не нужен. Поэтому первый вопрос кадровика не «откуда человек», а «на каком основании он находится в России и до какой даты».

Правовые основания перечислены в Федеральном законе от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», а перечень документов при приёме — в статье 327.3 ТК РФ. Статья 65 ТК РФ при этом никуда не девается: паспорт, СНИЛС, документ об образовании при квалификационных требованиях, документы воинского учёта для тех, кто обязан состоять на учёте, справка об отсутствии судимости для отдельных должностей.

Таблица ниже сводит статусы и разрешительные документы. Она отвечает на основной вопрос до того, как вы начнёте собирать копии.

Из таблицы видно, где ошибается кадровик: разрешительный документ есть только у трёх категорий из шести, а вот миграционная карта и отрывная часть уведомления о прибытии нужны почти всем временно пребывающим независимо от того, есть у них патент или нет. Граждане Беларуси миграционную карту не заполняют, поэтому строка про неё к ним не применяется.

Документы, которые приносит сам работник

Комплект от кандидата делится на две части: общие документы по статье 65 ТК РФ и миграционные по статье 327.3 ТК РФ. Вторая часть и создаёт основную массу ошибок, потому что сроки действия у этих документов разные и истекают они не вместе с трудовым договором.

• Паспорт иностранного гражданина с нотариально заверенным переводом на русский язык. Перевод нужен целиком, включая страницы с отметками, а не только разворот с фотографией.
• Миграционная карта с отметкой о пересечении границы и целью въезда. Для работы по патенту цель въезда должна быть указана как «работа»: с целью «частная» патент не оформят, и переписать карту задним числом нельзя.
• Отрывная часть уведомления о прибытии — подтверждение постановки на миграционный учёт по месту пребывания.
• Патент или разрешение на работу плюс чеки об оплате фиксированных авансовых платежей по НДФЛ. Чеки подтверждают, что патент действует: без очередного платежа он прекращает действие автоматически, без всякого решения МВД.
• Полис ДМС или договор работодателя с медицинской организацией — для временно пребывающих, у которых ещё нет права на ОМС. Право на полис ОМС у временно пребывающего работника возникает при условии уплаты за него страховых взносов не менее трёх лет.
• СНИЛС и ИНН. Если СНИЛС нет, работодатель регистрирует работника в системе персонифицированного учёта сам. ИНН иностранец получает лично в налоговой, он нужен для авансовых платежей по патенту.
• Документ об образовании с признанием или нострификацией, если должность требует квалификации. Для рабочих специальностей чаще достаточно перевода диплома.

Трудовую книжку у иностранца, впервые поступающего на работу в России, не запрашивают и не заводят: сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде, а иностранная трудовая книжка в российский стаж не переносится. Военный билет иностранного государства российскому воинскому учёту тоже не подлежит.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сверьте данные работника до подписания трудового договора

Проверка идёт по трём независимым линиям, и ни одна не заменяет другую. Первая — подлинность и срок действия самого разрешительного документа: патент и разрешение на работу проверяются по номеру и дате выдачи через сервисы по вопросам миграции на сайте МВД России, где собраны проверки действительности приглашений, патентов и разрешительных документов. Вторая — реестр контролируемых лиц. Третья — наличие оплаченных авансовых платежей по патенту за текущий период.

Реестр контролируемых лиц ведёт МВД с 5 февраля 2025 года на основании Федерального закона от 08.08.2024 № 260-ФЗ. Человек, попавший в реестр, ограничен в правах, и заключать с ним трудовой договор нельзя. Проверка занимает около минуты: вводятся фамилия, имя, отчество, дата рождения и данные документа, удостоверяющего личность. Если действующий работник оказался в реестре, его отстраняют от работы и не допускают до исключения из реестра.

Почему в патенте и разрешении на работу указана должность

Патент и разрешение на работу действуют в двух границах одновременно: по территории субъекта Российской Федерации и по профессии или должности, которая в документе указана. Перевод подсобного рабочего в электромонтажники внутри той же компании обнуляет законность его работы, хотя документ формально не просрочен и работник с места не уходил. То же самое происходит при переезде обособленного подразделения в соседний регион.

Отсюда практический вывод для штатного расписания: должность в трудовом договоре формулируется ровно так, как она записана в патенте, а не так, как удобно кадровой службе. Расхождение «монтажник санитарно-технических систем» в патенте и «сантехник» в приказе проверяющий читает как работу не по профессии. Если профессию нужно изменить, иностранец сам обращается в отдел по вопросам миграции и получает переоформленный документ, и только после этого оформляется перевод.

Вопрос «разрешение на работу — зачем оно, если есть трудовой договор» возникает регулярно. Трудовой договор регулирует отношения работника и работодателя, а разрешительный документ подтверждает право иностранца трудиться в России в принципе. Отсутствие второго делает первый основанием для штрафа, а не оправданием.

Что работодатель оформляет и подаёт сам

После подписания трудового договора начинается вторая часть работы, которую за компанию не сделает никто. Основная обязанность — уведомление территориального органа МВД по субъекту, где работник трудится, о заключении трудового договора или договора ГПХ. Срок установлен пунктом 8 статьи 13 115-ФЗ: не позднее 3 рабочих дней с даты заключения. Такой же срок действует для уведомления о прекращении договора.

Формы уведомлений обновились. До 31 августа 2026 года применялись формы из приказа МВД России от 30.07.2020 № 536, а с 1 сентября 2026 года действует приказ МВД России от 12.05.2026 № 290, зарегистрированный 02.06.2026 под номером 86820. Заметное изменение для кадровой службы: к уведомлению о заключении и о прекращении договора теперь прилагается отдельное согласие иностранного работника на обработку персональных данных, и отдельное согласие предусмотрено для ежеквартальных уведомлений о выплате заработной платы высококвалифицированным специалистам.

Сроки по остальным адресатам сдвинуты относительно уведомления МВД, и это удобнее держать в одной таблице.

Разница в сроках объясняет типичную ошибку: кадровик подаёт ЕФС-1 на следующий день и считает, что закрыл обязанности по приёму, а трёхдневный срок по МВД проходит мимо, потому что за него отвечает другой сотрудник. В практике Добыто эти два действия ставят в один маршрут согласования, чтобы уведомление в МВД не зависело от того, кто в отпуске.

Как собрать пакет документов на иностранного работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Установите статус: временно пребывающий, временно проживающий или постоянно проживающий, и страну въезда. От этого зависит, нужен ли вообще разрешительный документ.
2. Шаг 2. Получите согласие на обработку персональных данных и проверьте человека по реестру контролируемых лиц и по действительности патента или разрешения на работу.
3. Шаг 3. Соберите копии: паспорт с нотариальным переводом, миграционная карта, отрывная часть уведомления о прибытии, патент или разрешение с чеками авансовых платежей, полис ДМС, СНИЛС, ИНН.
4. Шаг 4. Сверьте профессию в патенте с должностью в штатном расписании и субъект действия документа с фактическим местом работы.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор со сведениями о разрешительном документе и полисе ДМС, издайте приказ о приёме, ознакомьте работника с локальными нормативными актами.
6. Шаг 6. Подайте уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней и сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа.
7. Шаг 7. Поставьте на контроль даты: окончание патента, оплату очередного авансового платежа, срок полиса ДМС и срок временного пребывания.

Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника

Комплект закрывает подписание и согласия: начните с трудового договора, остальное подстраивается под него.

Миграционный учёт: когда обязанность ложится на компанию

Миграционный учёт и трудоустройство — разные процедуры с разными сроками и разной ответственностью, хотя в голове у кадровика они часто сливаются. Учёт регулируется Федеральным законом от 18.07.2006 № 109-ФЗ и касается места пребывания, а не места работы. Уведомление о прибытии подаёт принимающая сторона в течение 7 рабочих дней со дня прибытия иностранца, для граждан ЕАЭС срок составляет 30 суток, для граждан Беларуси — 90 дней, для граждан Таджикистана — 15 дней.

Работодатель становится принимающей стороной не автоматически. Обязанность возникает, если компания предоставляет работнику жильё — общежитие, служебную квартиру, помещение на территории предприятия — либо если иностранец фактически проживает в помещении организации. Регистрация иностранца по юридическому адресу офиса, где он не живёт, — отдельное нарушение, и именно на нём чаще всего строятся выездные миграционные проверки в строительстве и клининге.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Миграционная карта в этой конструкции играет роль отправной точки: дата въезда в ней определяет, с какого дня считаются 7 рабочих дней на постановку на учёт, 30 календарных дней на подачу документов на патент и 90 суток суммарного пребывания. Копия миграционной карты хранится в кадровом деле, а отрывная часть уведомления о прибытии остаётся у работника: именно её он предъявляет при проверке документов.

Термин «миграционная служба» в законодательстве больше не используется: Федеральная миграционная служба упразднена Указом Президента РФ от 05.04.2016 № 156, её функции переданы МВД. На местах работают подразделения по вопросам миграции, а многофункциональные миграционные центры в регионах занимаются оформлением патентов и приёмом экзаменов. Документы на патент иностранец подаёт в миграционный центр лично: работодатель за него это сделать не может и в перечень заявителей не входит.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Цена ошибки: штрафы по статье 18.15 КоАП в расчёте на одного работника

Санкции за миграционные нарушения считаются не за проверку в целом, а за каждого иностранного гражданина отдельно. Примечание к статье 18.15 КоАП прямо устанавливает: нарушение в отношении каждого иностранного гражданина образует самостоятельное правонарушение. Бригада из 10 человек с просроченными патентами превращается в 10 протоколов.

Привлечение к труду без разрешения на работу или патента наказывается по части 1 статьи 18.15 КоАП штрафом на юридическое лицо от 250 000 до 800 000 рублей либо административным приостановлением деятельности на срок от 14 до 90 суток. Должностное лицо платит от 25 000 до 50 000 рублей. Неуведомление МВД о заключении договора — самостоятельный состав по части 3 той же статьи, штраф на юридическое лицо от 400 000 до 800 000 рублей. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях действует часть 4: от 400 000 до 1 000 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

Один и тот же эпизод обычно даёт два протокола: человек работал без действующего патента и о нём не уведомили МВД. Отдельно наказывается принимающая сторона за неисполнение обязанностей по миграционному учёту — по части 4 статьи 18.9 КоАП штраф на юридическое лицо составляет от 400 000 до 500 000 рублей.

Приостановление деятельности бьёт сильнее штрафа. Для стройплощадки 30 суток простоя означают сорванные сроки по договору подряда и неустойку, которая к размеру штрафа отношения не имеет. Поэтому контроль дат окончания патентов и авансовых платежей выносят в отдельный регламент: не в личную таблицу кадровика, а в систему с уведомлениями, где дата видна руководителю подразделения.

Когда разрешение на работу и патент не нужны

Значительная часть иностранных работников вообще не подпадает под разрешительный порядок, и попытка потребовать у них патент приводит к незаконному отказу в приёме.

• Граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии. По статье 97 Договора о Евразийском экономическом союзе они работают без разрешения на работу и без патента, а их документы об образовании признаются без нострификации, кроме отдельных сфер — педагогической, юридической, медицинской и фармацевтической.
• Обладатели вида на жительство. Работают на всей территории России без разрешительного документа и без привязки к региону.
• Обладатели РВП. Разрешительный документ не нужен, но работать можно только в том субъекте, где выдано разрешение на временное проживание.
• Признанные беженцами и получившие временное убежище. Работают на основании соответствующего удостоверения или свидетельства.
• Участники государственной программы переселения соотечественников и члены их семей.
• Иностранцы, обучающиеся очно в российских образовательных организациях по программам с государственной аккредитацией.

Отсутствие патента у этих категорий не снимает с работодателя уведомительную обязанность: уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней подаётся на любого иностранного работника, включая граждан ЕАЭС и обладателей вида на жительство. Это самая частая точка, где компания теряет деньги на пустом месте — разрешительного документа нет по закону, а штраф за неуведомление тот же.

Как перевести кадровые документы иностранного работника в электронный вид

Кадровый электронный документооборот для иностранцев работает по общим правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, введённых Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Гражданство работника не входит в число ограничений: закон не делит работников по паспорту. Ограничения касаются видов документов — через КЭДО не оформляются трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Копии миграционных документов — персональные данные, поэтому их хранение подчиняется 152-ФЗ наравне с паспортными данными. Отсканированный патент в общей папке на сетевом диске без разграничения доступа — готовое основание для предписания Роскомнадзора, независимо от того, насколько аккуратно оформлен сам патент.

Какая электронная подпись подходит иностранному работнику

Трудовой договор, дополнительное соглашение и договор о материальной ответственности работодатель подписывает УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Для иностранца ограничение возникает не в законе, а в способе выпуска подписи: УКЭП в приложении Госключ выдаётся при подтверждении личности через биометрию или заграничный паспорт гражданина России нового образца, и этот путь иностранному работнику закрыт. Рабочий вариант — УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя, где идентификация проводится очно при предъявлении паспорта с переводом.

Подтверждённая учётная запись на Госуслугах иностранцу доступна при наличии СНИЛС, поэтому УНЭП через Госключ тоже работает. Практический выбор зависит от того, успели ли вы зарегистрировать человека в системе персонифицированного учёта до первого подписания: если СНИЛС оформляется одновременно с приёмом, первые документы подписываются подписью из системы работодателя.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления работника суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Согласие на взаимодействие в электронном виде по статье 22.2 ТК РФ не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа по состоянию на эту дату. Для иностранца, впервые устраивающегося в России, стаж подтверждается сведениями о трудовой деятельности из Социального фонда России, а не иностранной трудовой книжкой. В практике Добыто это основание проверяют по выписке из СФР и фиксируют результат в личном деле: если стаж всё же был, согласие оформляется отдельным документом.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»

Когда КЭДО для иностранного персонала лучше отложить

Электронный документооборот не решает миграционные задачи и не заменяет проверку документов. Откладывать внедрение стоит в трёх ситуациях: сезонный персонал работает по договорам сроком до месяца и не успевает получить подпись; работники живут в общежитии без стабильного интернета и личных смартфонов; в компании нет утверждённого локального нормативного акта о КЭДО с описанным порядком идентификации. В последнем случае электронная форма ухудшает позицию работодателя, а не улучшает её.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»

Стоимость перевода кадровых документов по иностранным работникам в КЭДО

Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива, требований к уровню доступности сервиса.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API считаются отдельно. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что электронные подписи для сотрудников входят в стоимость.

Для компаний с сезонным иностранным персоналом считать выгоднее по пиковой численности: тариф меняется в обе стороны, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Пакет документов на иностранного работника собирается от статуса, а не от гражданства: патент нужен безвизовым временно пребывающим, разрешение на работу — визовым и высококвалифицированным специалистам, а гражданам ЕАЭС, обладателям РВП и вида на жительство разрешительный документ не требуется. Обязанности работодателя при этом одинаковы для всех: проверка по реестру контролируемых лиц до подписания договора, сверка профессии в патенте с должностью в штатном расписании, уведомление МВД в течение 3 рабочих дней по формам приказа № 290 и контроль дат окончания патента и авансовых платежей. Каждый пропущенный срок считается отдельно по каждому работнику.

Мы работаем с кадровым документооборотом компаний, где иностранный персонал измеряется сотнями человек, и видим, что рушится в первую очередь именно контроль сроков, а не оформление бумаг. Электронный маршрут с фиксацией дат подписания, единым хранилищем сканов миграционных документов и напоминаниями руководителю подразделения снимает ту часть риска, которая связана с человеческой забывчивостью.

Частые вопросы

Нужно ли уведомлять МВД, если с иностранцем заключён договор ГПХ, а не трудовой

Да. Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ распространяется и на гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг. Срок тот же — 3 рабочих дня с даты заключения, форма уведомления с 1 сентября 2026 года берётся из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290. Договор ГПХ не освобождает и от уведомления о прекращении: его подают в те же 3 рабочих дня.

Что делать, если патент у работающего сотрудника закончился

Работника отстраняют от работы. Статья 327.5 ТК РФ даёт на отстранение до одного месяца: если за этот срок разрешительный документ не восстановлен, трудовой договор прекращается по основанию, предусмотренному статьёй 327.6 ТК РФ. Зарплата за период отстранения не начисляется. Допуск к работе с просроченным патентом хотя бы на один день образует состав по части 1 статьи 18.15 КоАП.

Можно ли принять на работу иностранца с патентом, выданным в другом регионе

Нет. Патент действует только в пределах субъекта Российской Федерации, где он выдан, и только по указанной в нём профессии. Работник должен получить патент в том регионе, где будет трудиться. Исключение из территориального правила действует для отдельных категорий по решению Правительства, но на обычные рабочие должности оно не распространяется.

Кто вносит авансовые платежи за патент — работник или работодатель

Фиксированный авансовый платёж по НДФЛ вносится от имени иностранного гражданина с указанием его ИНН. Квитанция, оформленная на компанию, продление патента не подтверждает. Копии чеков работодатель хранит, чтобы зачесть уплаченные суммы в счёт НДФЛ работника и подтвердить при проверке, что патент действовал непрерывно.

Нужен ли новый нотариальный перевод паспорта при продлении документов

Перевод привязан к конкретному документу. Если паспорт заменён — на новый срок, по достижении возраста, при смене фамилии — требуется новый нотариальный перевод, а старый в кадровом деле остаётся как документ по предыдущему периоду. При продлении патента с тем же паспортом повторный перевод не нужен.

Как оформить перевод иностранца на другую должность внутри компании

Сначала переоформляется разрешительный документ, потом издаётся приказ о переводе. Иностранец сам обращается в подразделение по вопросам миграции с заявлением об изменении профессии в патенте. До получения документа с новой профессией перевод не оформляется: работа не по указанной в патенте специальности наказывается так же, как работа вовсе без патента.