Патент или разрешение на работу: что оформлять в 2026

Патент или разрешение на работу определяется порядком въезда иностранца в Россию и его статусом пребывания. Должность, отрасль и размер компании на выбор документа не влияют. Безвизовый иностранец старше 18 лет оформляет патент сам и обращается за ним в течение 30 календарных дней со дня въезда, а работать может только в том регионе и по той профессии, которые указаны в документе. За иностранца из визовой страны разрешение на работу получает работодатель, предварительно оформив разрешение на привлечение иностранных работников и приглашение на въезд. Гражданам Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии, обладателям РВП, вида на жительство и временного убежища разрешительный документ не нужен вовсе, но уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней подаётся по всем категориям без исключения.

Разберём каждую категорию отдельно: сколько стоит патент в 2026 году, какие пошлины платит работодатель за визового работника и за ВКС, что делать, если профессия в патенте не совпадает с должностью. Дадим чек-лист из семи пунктов для сверки миграционных документов до подписания договора. Штрафы по статье 18.15 КоАП, сценарная таблица по типам найма, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине материала.

Какой документ нужен конкретному иностранцу: развилка по статусу

Правовое положение иностранных работников регулирует Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Категории в нём выстроены по основанию нахождения в стране, и уже из основания следует, какой разрешительный документ требуется. Ниже собраны восемь категорий, которые встречаются в кадровой практике.

Пять строк из восьми не требуют ни патента, ни разрешения на работу. Уведомление в МВД о заключении и о прекращении договора подаётся по всем восьми: освобождение от разрешительного документа не освобождает работодателя от уведомления.

Патент: кто оформляет, в какие сроки и сколько платит

Патент получает сам иностранец, а не работодатель. Заявление подаётся в течение 30 календарных дней со дня въезда, и пропуск этого срока наказывается по статье 18.20 КоАП штрафом от 10 000 до 15 000 рублей для самого иностранца. Документ оформляется в течение 10 рабочих дней с момента подачи заявления. В комплект входят паспорт с нотариальным переводом, миграционная карта с целью въезда «работа», медицинское заключение, сертификат о знании русского языка, истории и основ законодательства, полис ДМС, а также дактилоскопия и фотографирование.

Патент выдаётся на срок от 1 до 12 месяцев и продлевается авансовым платежом НДФЛ: внёс платёж за очередной месяц — патент продолжает действовать. После 12 месяцев документ не продлевается, его переоформляют. Размер ежемесячного платежа считается по формуле: 1 200 рублей × коэффициент-дефлятор × региональный коэффициент. На 2026 год дефлятор составляет 2,842, поэтому в Москве месячный платёж по патенту равен 10 000 рублей. Региональный коэффициент субъекты устанавливают самостоятельно, и разброс между соседними регионами доходит до нескольких тысяч рублей в месяц.

В течение двух месяцев со дня выдачи патента иностранец обязан представить в подразделение по вопросам миграции копию трудового договора. Работодатель эту обязанность за работника не исполняет, но последствия несёт вместе с ним: без представленной копии патент аннулируется, а компания остаётся с сотрудником без действующего разрешительного документа.

Патент действует в границах одного субъекта Российской Федерации и по той профессии, которая в нём указана, если регион принял решение указывать профессию. Перевод сотрудника из московского склада в подмосковный требует второго патента, а перевод кладовщика в водители — переоформления документа.

Полезно знать: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам, иначе должность в кадровых документах перестанет совпадать с профессией в патенте.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Разрешение на работу: визовые иностранцы, лица без гражданства и ВКС

Разрешение на работу оформляет работодатель, и процедура состоит из трёх последовательных шагов. Сначала компания получает разрешение на привлечение и использование иностранных работников в пределах квоты, затем оформляет приглашение на въезд для рабочей визы, и только после этого подаёт документы на персональное разрешение на работу. Каждый шаг платный: с 26 июля 2026 года государственная пошлина за разрешение на привлечение составляет 15 000 рублей за каждого привлекаемого работника (ранее 12 000), за выдачу разрешения на работу — 5 000 рублей (ранее 4 200). Заявление рассматривается в течение 15 рабочих дней, при задержке медицинских документов срок растягивается до двух месяцев.

Разрешение на работу выдаётся на срок трудового договора, но не более чем на один год, и продлевается. Для высококвалифицированных специалистов действует отдельный порядок по статье 13.2 115-ФЗ: квота не нужна, разрешение выдаётся на срок до 3 лет, но статус ВКС подтверждается размером оплаты — от 750 000 рублей за квартал до удержания НДФЛ. Для научных работников, преподавателей, сотрудников отдельных ИТ-компаний и резидентов особых экономических зон установлены пониженные пороги.

По ВКС добавляется ежеквартальная отчётность: уведомление об исполнении обязательств по выплате заработной платы подаётся не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом. Пропуск этого уведомления наказывается по части 5 статьи 18.15 КоАП штрафом от 400 000 до 1 000 000 рублей на юридическое лицо. Компании, которые аккуратно ведут уведомления о приёме и увольнении, регулярно забывают именно про зарплатную отчётность по ВКС, потому что она не привязана к кадровому событию и живёт в календаре бухгалтерии.

Кому не нужен ни патент, ни разрешение на работу

Граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии работают в России без разрешительных документов на основании статьи 97 Договора о ЕАЭС. Срок их законного пребывания привязан к сроку трудового или гражданско-правового договора: закончился договор — закончилось основание находиться в стране. Диплом об образовании, полученный в государстве ЕАЭС, признаётся без процедуры признания, кроме педагогической, юридической, медицинской и фармацевтической деятельности.

Обладатели вида на жительство работают по всей стране без ограничений по региону. У обладателей РВП ограничение сохраняется: работать можно в том субъекте, где выдано разрешение на временное проживание. Иностранцы с временным убежищем и удостоверением беженца, а также студенты очной формы, обучающиеся по аккредитованным программам, трудоустраиваются без патента и разрешения на работу.

Отсутствие разрешительного документа не отменяет три обязанности работодателя. Уведомление в МВД о заключении и о прекращении договора подаётся в те же 3 рабочих дня. Допустимая доля иностранных работников по виду экономической деятельности считается от общей численности, и работники из ЕАЭС в неё входят. Запрет принимать на работу лицо, включённое в реестр контролируемых лиц, действует независимо от гражданства.

Что проверить у иностранного кандидата до подписания трудового договора

Проверка миграционных документов занимает 10-15 минут и закрывает основную часть рисков по статье 18.15 КоАП. Реквизиты, которые сверяют до подписания трудового договора:

1. Основание пребывания. Паспорт, миграционная карта с целью въезда и отрывная часть уведомления о постановке на миграционный учёт. Цель въезда «частная» или «туризм» при наличии патента — расхождение, которое видно инспектору сразу.
2. Вид разрешительного документа. Патент, разрешение на работу, ВНЖ, РВП, свидетельство о временном убежище. От него зависит всё остальное в этом списке.
3. Регион действия. Субъект в патенте или в РВП сверяется с фактическим местом работы, а не с адресом регистрации юридического лица.
4. Профессия в патенте. Формулировка сверяется с наименованием должности в штатном расписании и в проекте трудового договора.
5. Оплата патента. Чеки об уплате фиксированного авансового платежа за все месяцы подряд, без пропусков. Один пропущенный месяц прекращает действие патента.
6. Медицинское заключение и полис ДМС. С 1 сентября 2026 года срок прохождения медицинского освидетельствования сокращён с 90 до 30 календарных дней со дня въезда.
7. Реестр контролируемых лиц. Проверка по фамилии и документу, по которому человек въезжал.

Последний пункт проверяется бесплатно: МВД России ведёт открытый сервис, где можно проверить человека в реестре контролируемых лиц по данным документа въезда. Со дня внесения сведений в реестр к иностранцу применяется режим высылки, и принимать такого человека на работу нельзя: ответственность наступает по той же статье 18.15 КоАП.

В практике Добыто письменное согласие на обработку персональных данных подписывают до начала любой проверки кандидата, а не после неё: без подписанного согласия сверка данных человека по базам неправомерна по 152-ФЗ. Для иностранного кандидата это тот же документ, что и для российского, отдельной формы под гражданство закон не предусматривает.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В автоматизированных сервисах проверки очень много совпадений по фамилии и дате рождения, а одна перепутанная буква в транслитерации даёт чужую историю. С иностранными фамилиями это происходит чаще, чем с русскими, потому что варианты написания в разных документах расходятся. Сверяйте результат с оригиналом паспорта и миграционной карты, прежде чем делать вывод по кандидату.»

Оформление и уведомление МВД: порядок, сроки и новые формы

Уведомление о заключении и о прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем подаётся в территориальный орган МВД в течение 3 рабочих дней. С 1 сентября 2026 года применяются новые бланки, утверждённые приказом МВД № 290: приложение № 7 для заключения договора, приложение № 8 для прекращения, приложение № 5 для ежеквартальных сведений по ВКС. В формах появились пол работника и срок договора с отметкой о бессрочном характере, для ВКС добавлено поле ИНН и убрано поле профессии. Согласие на обработку персональных данных теперь оформляется отдельной формой, а не внутри уведомления. Уведомление по старому бланку считается поданным с нарушением порядка, и это тот же состав, что и неподача.

Как оформить иностранного работника и уведомить МВД: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите категорию работника по таблице из первого раздела и зафиксируйте, какой разрешительный документ требуется и кто его получает.
2. Шаг 2. Проверьте семь реквизитов из чек-листа выше, включая регион действия документа и совпадение профессии с должностью в штатном расписании.
3. Шаг 3. Проверьте допустимую долю иностранных работников по вашему виду экономической деятельности и посчитайте, не превысит ли приём нового сотрудника установленный лимит.
4. Шаг 4. Заключите трудовой договор, указав в нём реквизиты патента или разрешения на работу и сведения о полисе ДМС, и издайте приказ о приёме.
5. Шаг 5. Подайте уведомление о заключении договора по приложению № 7 в течение 3 рабочих дней: лично в подразделение по вопросам миграции, заказным письмом с описью или через портал госуслуг с электронной подписью.
6. Шаг 6. Сохраните подтверждение подачи: отрывную часть с отметкой, опись вложения или квитанцию из личного кабинета. Срок подачи доказывает работодатель.
7. Шаг 7. Поставьте в календарь контрольные даты: ежемесячная оплата патента работником, окончание срока разрешительного документа, ежеквартальное уведомление по ВКС.

В практике Добыто первыми в электронный вид переводят отпуска, командировки и ознакомление с локальными актами: по этим документам работнику достаточно простой электронной подписи, и выдавать ключи никому не нужно. Приём иностранного сотрудника уходит в КЭДО на следующем этапе, когда решён вопрос с видом подписи и с моментом её выдачи.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если вы перешли на КЭДО по какому-то процессу и работник дал согласие, по этим документам бумажный вариант вы уже не оформите. Откатиться назад по конкретному документу нельзя, поэтому решение о моменте выдачи подписи принимайте осознанно: при высокой текучести выдавать ключи в день приёма означает отзывать их потом пачками. Посчитайте свою текучесть за прошлый год и выберите момент выдачи до внедрения, а не после.»

Образцы кадровых документов для оформления сотрудника

Комплект для приёма на работу и проверки кандидата, начинать стоит с трудового договора по основному месту работы.

Сколько стоит ошибка: штрафы по статье 18.15 КоАП

Санкции считаются за каждого работника отдельно, поэтому ошибка в порядке оформления бригады из пяти человек умножается на пять. Привлечение иностранца к работе без нужного патента или разрешения наказывается по части 1 статьи 18.15 КоАП: граждане платят от 2 000 до 5 000 рублей, должностные лица от 25 000 до 50 000, юридические лица от 250 000 до 800 000 рублей либо получают приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Привлечение без разрешения на привлечение иностранных работников идёт по части 2 с теми же суммами.

Неподача уведомления о заключении или прекращении договора, нарушение срока, порядка или формы подачи наказываются по части 3: должностные лица от 35 000 до 50 000 рублей, юридические лица от 400 000 до 800 000 рублей или приостановление деятельности на 14-90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях действует часть 4 с повышенными санкциями: граждане от 5 000 до 7 000 рублей, должностные лица от 35 000 до 70 000, юридические лица от 400 000 до 1 000 000 рублей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельно считается ответственность за превышение допустимой доли иностранных работников по статье 18.17 КоАП и штраф за уклонение от медицинского освидетельствования по новой статье 18.11.1 КоАП: от 25 000 до 50 000 рублей для иностранца с возможным выдворением, для юридических лиц — от 300 000 до 1 000 000 рублей либо приостановление деятельности на 14-90 суток.

Что критично в вашем сценарии найма

Набор обязательных действий меняется в зависимости от того, кого именно вы принимаете. Сценарная таблица показывает, где сосредоточен риск в каждом случае.

Три верхние строки отличаются распределением нагрузки во времени: патент требует ежемесячного контроля оплаты, визовое разрешение — разового усилия на входе и пошлин до начала работы, статус ВКС — квартального ритма отчётности в МВД.

Что меняется для иностранных работников в 2026-2027 годах

Допустимая доля иностранных работников на 2026 год установлена постановлением Правительства от 05.12.2025 № 1995. По большинству видов деятельности доля снижена: в строительстве с 80 до 50 процентов, в розничной торговле алкогольными напитками и табачными изделиями в специализированных магазинах — до нуля. Численность требовалось привести в соответствие до 1 января 2026 года, отдельные территории устанавливают собственные лимиты.

С 1 марта 2026 года работодатель обязан увольнять иностранных работников для приведения численности в соответствие с ограничениями, установленными не только федеральными, но и региональными нормативными актами. Основание — пункт 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ в редакции Федерального закона от 17.11.2025 № 419-ФЗ. Трудовой договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте субъекта Российской Федерации.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «До марта 2026 года увольнять иностранцев для приведения численности в соответствие можно было по ограничениям федерального уровня, теперь то же основание работает и по актам субъектов. Практический вывод для кадровой службы: следить нужно не только за постановлением Правительства о допустимой доле, но и за региональными запретами по отдельным видам деятельности. Проверьте, нет ли в вашем субъекте акта, который уже задал срок прекращения договоров.»

В Москве и Московской области с 1 сентября 2025 года идёт эксперимент по миграционному учёту через мобильное приложение, а с 1 сентября 2026 года он охватывает всех безвизовых иностранцев, приезжающих в регион более чем на 90 дней, независимо от цели поездки, включая студентов и членов семей. Установка приложения снимает с принимающей стороны обязанность подавать уведомление о прибытии. Исключения — граждане Беларуси, дети и дипломаты.

С 1 января 2027 года появляется новое основание для аннулирования патента: доход ниже установленного порога, который считается как прожиточный минимум в регионе с учётом несовершеннолетних детей на иждивении. Данные МВД получает от ФНС по расчётам по страховым взносам и по доходам самозанятых. Канал передачи данных включается с 1 октября 2026 года, последствия наступают с 2027 года. На дату публикации норма не применяется, но зарплату иностранных работников имеет смысл сверить с региональным прожиточным минимумом заранее: выплаты наличными и переводы с личной карты руководителя в расчёт не попадут.

Иностранный работник и КЭДО: когда электронное оформление работает

Иностранец, работающий на территории России и имеющий разрешительный документ или вид на жительство, в большинстве случаев уже располагает СНИЛС и ИНН. Этого достаточно, чтобы зарегистрироваться на портале госуслуг и подписывать кадровые документы через сервис государственных подписей, без выдачи носителей и обучения работе с пин-кодами. Для компании с высокой текучестью иностранного персонала это снимает самую трудоёмкую часть внедрения — выдачу и отзыв ключей.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если иностранный гражданин работает в России, у него есть разрешение на работу или вид на жительство, СНИЛС и ИНН, он регистрируется на портале госуслуг и подписывает документы через сервис государственных подписей. Если человек работает из-за границы удалённо, отношения обычно оформляют гражданско-правовым договором, но признаки трудовых отношений от места нахождения никуда не исчезают, и вопрос переквалификации остаётся. Конструкцию договора определяйте по существу отношений, а не по тому, в какой стране находится исполнитель.»

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: это снимает основную часть ошибок настройки до того, как в систему попадут несколько сотен человек. На иностранном персонале пилот полезен вдвойне, потому что выявляет расхождения в написании фамилий между паспортом, СНИЛС и учётной записью на портале, а такие расхождения ломают подписание.

Какой подписью иностранный работник подписывает кадровые документы

Виды подписи и их допустимость по видам документов задают статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Гражданство работника на выбор подписи не влияет: набор требований одинаков для всех. Простой электронной подписи работнику достаточно для заявления на отпуск и на командировку, для большинства остальных документов нужна усиленная неквалифицированная подпись при наличии локального акта и соглашения, а трудовой договор со стороны работодателя неквалифицированной подписью не подписывается.

Согласие на переход на КЭДО требуется от работников, начавших трудовую деятельность до 1 января 2022 года. У иностранного персонала, который приходит на российский рынок труда в последние годы, таких людей мало, поэтому сбор согласий проходит быстрее, чем в компаниях со стажным коллективом.

Стоимость подключения КЭДО для компаний с иностранным персоналом

Стоимость зависит от численности штата и набора функций: тарификация идёт за сотрудника в месяц, электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности штата, выбранного набора функций и необходимости выделенной инфраструктуры. Действующие условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, где указан и порядок перехода между тарифами: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельного бюджета на приведение кадрового документооборота в соответствие закладывать не нужно.

Выводы

Выбор между патентом и разрешением на работу закрывается одним вопросом о том, как иностранец въехал в страну и на каком основании находится в ней сейчас. Безвизовый получает патент сам, за визового документы оформляет работодатель, для граждан ЕАЭС, обладателей ВНЖ, РВП и временного убежища разрешительный документ не нужен. Уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней обязательно во всех случаях, а цена пропущенного срока начинается от 400 000 рублей на юридическое лицо и считается за каждого работника.

Кадровая часть такого найма состоит из повторяющихся сроков и комплектов документов, и именно она быстрее всего выигрывает от перевода в электронный вид. Добыто занимается кадровым электронным документооборотом: мы помогаем выстроить маршруты подписания, локальные акты и хранение так, чтобы комплект по каждому работнику собирался автоматически и выгружался целиком при проверке.

Частые вопросы

Можно ли допустить иностранца к работе, пока патент оформляется?

Нет. До получения патента у человека нет права работать, а у работодателя — права его привлекать. Это часть 1 статьи 18.15 КоАП: от 250 000 до 800 000 рублей на юридическое лицо, в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — от 400 000 до 1 000 000 рублей. Документ оформляется 10 рабочих дней с момента подачи заявления, и этот срок закладывают в план выхода сотрудника.

В патенте указана одна профессия, а нужна другая. Что делать?

Работа по профессии, не указанной в патенте, приравнивается к работе без разрешительного документа. Для иностранца это штраф по статье 18.10 КоАП с возможным выдворением, для работодателя — часть 1 статьи 18.15 КоАП. Патент в таком случае переоформляют с новой профессией. Сверять формулировку нужно с наименованием должности в штатном расписании, а с 1 января 2026 года ещё и с новым классификатором ОК 016-2025.

Работник с патентом переезжает в другой регион. Патент действует?

Нет, патент действует только в границах выдавшего его субъекта Российской Федерации. Для работы в другом регионе оформляется отдельный патент по правилам этого региона, включая его региональный коэффициент для расчёта авансового платежа. То же ограничение действует для обладателей РВП: работать можно в субъекте, где выдано разрешение на временное проживание.

Нужно ли уведомлять МВД о договоре ГПХ с иностранцем?

Да, срок тот же — 3 рабочих дня со дня заключения и со дня прекращения договора. Часть 3 статьи 18.15 КоАП прямо называет гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг наряду с трудовым. С 1 сентября 2026 года уведомление подаётся по бланкам из приказа МВД № 290, а согласие на обработку персональных данных оформляется отдельной формой.

Учитываются ли работники из ЕАЭС в допустимой доле иностранных работников?

Да. Допустимая доля по постановлению Правительства от 05.12.2025 № 1995 считается от общей численности работников по соответствующему виду экономической деятельности и охватывает всех иностранных граждан, включая тех, кому не нужен патент или разрешение на работу. Ответственность за превышение — по статье 18.17 КоАП, привести численность в соответствие требуется до начала календарного года.

Что делать, если работник не оплатил патент вовремя?

Неуплата фиксированного авансового платежа за очередной период прекращает действие патента, и с этого момента основание для работы исчезает. Работодатель отстраняет сотрудника от работы на срок до одного месяца, и если документ за это время не восстановлен, трудовой договор прекращается по статье 327.6 ТК РФ. Ежемесячный контроль чеков по каждому работнику на патенте закрывает эту ситуацию до её возникновения.