Должностная инструкция специалиста отдела описывает его место в структуре компании через набор реквизитов в разделе «Общие положения». Это наименование должности строго по штатному расписанию, подразделение, непосредственный руководитель, порядок назначения и освобождения, замещение на время отсутствия и круг взаимодействия. Обязанности и права строятся уже от этих реквизитов. Трудовой кодекс РФ не обязывает составлять должностную инструкцию, но если она есть, работник исполняет её с момента ознакомления под подпись. Если инструкция — приложение к трудовому договору, её меняют только соглашением сторон. Если она утверждена как отдельный локальный акт, работодатель вправе обновить формулировки, но трудовую функцию в одностороннем порядке менять не может.
Материал поможет прописать подчинённость и замещение так, чтобы по инструкции можно было поручать работу, спрашивать за результат и не платить спорные доплаты. Мы разберём, чем замещение по инструкции отличается от совмещения по статье 60.2 ТК РФ и от временного перевода. Отдельно показываем, как оформить исполняющего обязанности директора и какие требования действуют для должностных инструкций в школе и государственных учреждениях. Во второй половине статьи есть чек-лист перед утверждением, пошаговый порядок ознакомления на бумаге и в КЭДО, ошибки с размерами штрафов, стоимость электронного документооборота и ответы на частые вопросы.
Реквизиты места специалиста в структуре: что входит в «Общие положения»
Первый раздел должностной инструкции отвечает на вопрос, где должность находится в оргструктуре и по какой вертикали идут поручения. От его точности зависит всё остальное: неверно указанный руководитель делает спорным любое распоряжение, а должность, названная иначе, чем в штатном расписании, вызывает вопросы при проверке ГИТ и при расчёте стажа.
Статья 57 ТК РФ называет трудовую функцию обязательным условием трудового договора: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы. Должностная инструкция детализирует эту функцию, поэтому её реквизиты сверяются с тремя документами: трудовым договором, штатным расписанием и приказом о приёме.
| Реквизит в «Общих положениях» | С каким документом сверять | Что проверить |
|---|---|---|
| Наименование должности и категория | Штатное расписание, трудовой договор (ст. 57 ТК РФ) | Буквальное совпадение, включая «ведущий», «старший», «I категории» |
| Структурное подразделение | Штатное расписание, утверждённая оргструктура | Название отдела совпадает с графой «Структурное подразделение» формы Т-3 |
| Непосредственный руководитель | Положение об отделе, оргструктура | Указана должность, а не ФИО; должность есть в штатном расписании |
| Кто назначает и освобождает от должности | Устав, доверенности, приказ о распределении полномочий | У названного лица есть право издавать приказы о приёме и увольнении |
| Требования к квалификации | ЕКС, профессиональный стандарт (ст. 195.3 ТК РФ) | Обязательны ли требования для этой должности по закону |
| Замещение на время отсутствия | Должностная инструкция замещающего, трудовой договор | Обязанность замещать указана и в инструкции того, кто замещает |
| Подчинённые должности | Штатное расписание, положение об отделе | Перечислены должности, а не конкретные сотрудники |
Чаще всего расходятся первая и последняя строки: в штатном расписании «специалист по кадрам», в инструкции «специалист отдела кадров», а подчинённые перечислены поимённо. Любая кадровая перестановка после этого требует переутверждать документ.
Где брать наименование должности и требования к квалификации
Наименование должности для специалистов, руководителей и служащих традиционно берут из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённого постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, или из профессионального стандарта. Справочник предусматривает внутридолжностные категории (без категории, II, I категории) и производные наименования «ведущий», «главный», «старший». Эти слова в инструкции ставятся только если они есть в штатном расписании.
Обязательность профстандарта определяет статья 195.3 ТК РФ. Если ТК РФ, другой федеральный закон или иной нормативный акт устанавливает требования к квалификации для конкретной трудовой функции, профстандарт в этой части обязателен. В остальных случаях его характеристики служат основой, а работодатель адаптирует их к своим задачам. Для должностей, по которым закон связывает с работой льготы, компенсации или ограничения, статья 57 ТК РФ требует, чтобы наименование и квалификационные требования совпадали со справочником или профстандартом.
Прежде чем писать раздел, откройте штатное расписание и выпишите из него наименование должности и подразделения дословно. Всё остальное в «Общих положениях» строится от этой строки.
Образцы должностных инструкций и сопутствующих документов
Начните с должностной инструкции специалиста по КДП: на её структуре удобно проверять собственный раздел «Общие положения», а штатное расписание Т-3 поможет сверить наименования.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Подчинённость, замещение и взаимодействие: как сформулировать
В компании с проектными командами и матричной структурой у специалиста часто два руководителя: начальник отдела и руководитель направления, который ставит задачи по проекту. Если в инструкции указан только один из них, распоряжения второго формально не обязательны для исполнения.
Линейное и функциональное подчинение
Линейный руководитель назначает задачи, согласует отпуск, оценивает работу и инициирует взыскание. Функциональный руководитель ставит задачи в пределах своего направления, но кадровых решений по работнику не принимает. Обе вертикали прописываются должностями, с разграничением: чьи распоряжения исполняются в приоритете при конфликте сроков.
Рабочая формулировка раздела выглядит так:
- «Специалист отдела кадров относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от неё приказом генерального директора».
- «Специалист непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров».
- «По вопросам воинского учёта специалист выполняет указания заместителя генерального директора по безопасности в пределах функций, перечисленных в разделе 2».
- «При расхождении сроков поручений приоритет определяет начальник отдела кадров».
- «Подчинённых работников не имеет».
Последнюю строку не опускают. Без неё спорно, вправе ли специалист давать поручения делопроизводителю или стажёру отдела.
Кто замещает специалиста и кого замещает он
Замещение описывается зеркально в двух инструкциях: в документе отсутствующего указывается, кто исполняет его обязанности, а в документе замещающего — что он исполняет обязанности такой-то должности на время отпуска, болезни и командировки. Если обязанность прописана только с одной стороны, поручить замещение без отдельного оформления по статье 60.2 ТК РФ не получится.
Формулировка «замещает начальника отдела в период его отсутствия» без перечня передаваемых полномочий создаёт второй спор: вправе ли замещающий подписывать приказы, визировать документы, согласовывать отпуска. Перечень полномочий на период замещения лучше вынести в отдельный пункт, а право подписи оформлять доверенностью или приказом.
Взаимодействие с другими подразделениями
Раздел «Взаимосвязи» показывает, откуда специалист получает сведения и куда их передаёт. Для специалиста отдела кадров это, например, бухгалтерия (приказы для расчёта заработной платы, табель), руководители подразделений (заявления, служебные записки, график отпусков), юридический отдел (проекты трудовых договоров и ЛНА). Для каждой связи полезно указать документ и срок передачи: инструкция превращается в регламент, по которому видно, на каком участке задержалась информация.
Проверьте свой раздел простым тестом: сможет ли новый сотрудник по одной инструкции понять, у кого получать задачи, кому сдавать результат и кто подпишет его заявление на отпуск. Если хотя бы на один вопрос ответа нет, раздел нужно дополнить.
Совмещение, временный перевод и исполняющий обязанности директора
Статья 60 ТК РФ запрещает требовать от работника работу, не обусловленную трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Поэтому дополнительная нагрузка оформляется одним из трёх способов, и у каждого свои правила по согласию, доплате и сроку.
| Сценарий | Основание | Что критично | Документ |
|---|---|---|---|
| Замещение уже входит в трудовую функцию | Должностная инструкция, с которой работник ознакомлен под подпись | Обязанность и перечень полномочий были в инструкции до начала замещения | Приказ о возложении обязанностей на период отсутствия |
| Совмещение, расширение зоны обслуживания, исполнение обязанностей отсутствующего без освобождения от своей работы | Статья 60.2 ТК РФ, доплата по статье 151 ТК РФ | Письменное согласие работника, срок, содержание и объём работы, размер доплаты по соглашению сторон; отказ или отмена с предупреждением не позднее чем за 3 рабочих дня | Дополнительное соглашение или согласие, приказ о совмещении |
| Временный перевод на должность отсутствующего с освобождением от своей работы | Статья 72.2 ТК РФ | Соглашение сторон в письменной форме; срок до 1 года, а для замещения работника, за которым сохраняется место, до его выхода | Дополнительное соглашение, приказ о переводе |
Первая строка работает, только если обязанность замещать стоит в инструкции и работник подписал лист ознакомления до начала замещения. Иначе сложившаяся в отделе практика не заменяет письменное согласие и доплату по статье 60.2 ТК РФ. Если работник освобождается от своей работы, это уже перевод, и совмещение для него не подходит.
Как оформить исполняющего обязанности директора
Исполняющий обязанности директора получает полномочия единоличного исполнительного органа только в объёме, который позволяет устав, и в порядке, который устав определяет. В обществе с ограниченной ответственностью директора избирает общее собрание участников или иной орган по уставу, поэтому постоянного исполняющего обязанности назначает тот же орган. На время отпуска или командировки директор, как правило, сам издаёт приказ о возложении обязанностей на заместителя, если устав это допускает, и выдаёт доверенность на подписание договоров и банковских документов.
В должностной инструкции заместителя достаточно двух пунктов: «в период отсутствия директора исполняет его обязанности» и отсылки к приказу и доверенности, где перечислены конкретные полномочия. Подробный перечень полномочий директора в инструкции заместителя дублирует устав и расходится с ним после первой же правки устава.
Для государственной или муниципальной образовательной организации часть 9 статьи 51 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» не допускает исполнения должностных обязанностей руководителя по совместительству. Исполняющего обязанности директора школы на длительный срок обычно назначает учредитель, и перед подготовкой приказа стоит сверить порядок с уставом школы и актами учредителя.
Оформите приказ о совмещении со сроком, доплатой и согласием работника
В сервисе Добыто конструктор приказа о совмещении формирует документ в .docx с указанием срока, размера доплаты и блоком согласия работника. Именно эти три условия статья 60.2 и статья 151 ТК РФ требуют согласовать письменно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Должностные инструкции в школе и государственных учреждениях
Для педагогических работников место в структуре и квалификация описываются с оглядкой на отраслевой закон. Статья 46 Федерального закона № 273-ФЗ допускает к педагогической деятельности лиц со средним профессиональным или высшим образованием, отвечающих квалификационным требованиям квалификационных справочников и (или) профессиональных стандартов. Поэтому наименование должности учителя, педагога-организатора или методиста в инструкции берут из раздела «Квалификационные характеристики должностей работников образования» ЕКС, утверждённого приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н, либо из профстандарта.
Обязанности педагогов частично уже закреплены законом: статья 48 Федерального закона № 273-ФЗ перечисляет обязанности и ответственность педагогических работников. Инструкция учителя не пересказывает статью целиком, а конкретизирует её для школы: кому учитель подчиняется (заместителю директора по учебной работе или директору), кто замещает его при болезни, как он взаимодействует с классным руководителем, психологом и родителями. Ограничения для допуска к работе с детьми установлены статьёй 331 ТК РФ и в инструкции не переписываются.
В государственных органах вместо должностной инструкции для гражданских служащих утверждается должностной регламент по статье 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Он обязателен. Работники тех же органов, не замещающие должности гражданской службы, и сотрудники бюджетных и казённых учреждений работают по обычным трудовым договорам и должностным инструкциям.
Для школы и учреждения полезно свести структуру в одну таблицу «должность — непосредственный руководитель — кто замещает» и утвердить инструкции пакетом. Так проще проверить, что у каждой должности есть руководитель из штатного расписания и никто не остаётся без замещающего.
Как утвердить должностную инструкцию и ознакомить специалиста
Порядок составления инструкции нормативными актами не урегулирован, работодатель выбирает его сам. Практика сложилась в двух вариантах: инструкция утверждается приказом как локальный нормативный акт или оформляется приложением к трудовому договору. Во втором случае изменения вносятся по статье 72 ТК РФ, только письменным соглашением сторон. Роструд в своих разъяснениях указывает, что утверждённая инструкция обязательна для работника с момента ознакомления с ней под подпись, а изменить трудовые обязанности в одностороннем порядке работодатель не может. Разъяснение инспекции труда о том, что такое должностная инструкция и когда она становится обязательной для работника, опубликовано на сайте ГИТ в Республике Татарстан.
Что проверить до утверждения
- Наименование должности и подразделения дословно совпадают со штатным расписанием и трудовым договором.
- Непосредственный руководитель указан должностью, которая есть в штатном расписании.
- Лицо, которое назначает и освобождает от должности, вправе подписывать кадровые приказы по уставу или доверенности.
- Квалификационные требования сверены со статьёй 195.3 ТК РФ: обязателен ли профстандарт для этой должности.
- Замещение прописано зеркально в инструкциях обеих должностей, с перечнем полномочий.
- Обязанности не выходят за пределы трудовой функции из трудового договора.
- Определён способ ознакомления: лист ознакомления на бумаге или электронная подпись в КЭДО.
Как утвердить и довести инструкцию до специалиста: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подготовьте проект по реквизитам штатного расписания и согласуйте его с непосредственным руководителем специалиста и юристом.
- Шаг 2. Если в организации есть представительный орган работников и инструкция утверждается как ЛНА, учтите его мнение в порядке статьи 372 ТК РФ, когда этого требует коллективный договор или соглашение.
- Шаг 3. Утвердите инструкцию приказом руководителя или грифом «Утверждаю» с подписью и датой.
- Шаг 4. При приёме на работу ознакомьте работника под подпись до подписания трудового договора, как требует часть 3 статьи 68 ТК РФ. Работающего специалиста знакомят до начала применения новой редакции.
- Шаг 5. Зафиксируйте ознакомление в листе ознакомления или журнале, а при КЭДО — электронной подписью работника.
- Шаг 6. Выдайте работнику копию по его заявлению и храните подлинник с отметкой об ознакомлении вместе с документами по личному составу.
Дата в листе ознакомления определяет, с какого момента инструкция обязательна для работника. Если подпись появилась через месяцы после приёма, до этой даты требовать исполнения обязанностей из инструкции нельзя. В Добыто документ отправляется сотруднику по маршруту согласования, система присылает уведомление, а подписанная инструкция уходит в электронный архив, где дата ознакомления видна без поиска бумажного листа.
Факт: трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, заявления и ЛНА можно вести в КЭДО. Трудовая книжка, акт о несчастном случае и журнал инструктажей остаются на бумаге.
Должностная инструкция в КЭДО: какой подписью знакомить
Вид подписи зависит от того, как оформлена инструкция. Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ для трудового договора и дополнительных соглашений к нему требует от работника УКЭП или УНЭП. Если инструкция — приложение к трудовому договору, её подписывают той же подписью, что и договор. Для прочих документов часть 5 той же статьи допускает ПЭП, если соглашением сторон установлены правила определения лица, подписавшего документ. Ознакомление с инструкцией, утверждённой как ЛНА, попадает во вторую группу.
Выбор подписи для инструкции и документов о замещении
Работодатель подписывает электронные кадровые документы УКЭП. Со стороны работника приказ о возложении обязанностей и лист ознакомления с ЛНА допускают ПЭП, а дополнительное соглашение о совмещении или временном переводе меняет трудовой договор и требует УНЭП или УКЭП. На тарифах Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.
Полезно знать: работник может бесплатно получить подпись в приложении Госключ и подписывать ею кадровые документы.
Ошибки в описании места специалиста и во что они обходятся
Пункт 35 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 относит к неисполнению трудовых обязанностей нарушение обязанностей, возложенных трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и иными локальными актами. Если обязанность в инструкции не записана или работник с ней не ознакомлен, дисциплинарное взыскание за её неисполнение суд, скорее всего, отменит.
- Должность в инструкции не совпадает со штатным расписанием. Инструкцию готовят по шаблону и не сверяют. Спор идёт о том, к какой должности она относится, а для должностей с льготами и ограничениями это нарушение статьи 57 ТК РФ.
- Руководитель указан по ФИО. Так быстрее при первой редакции. После смены руководителя документ приходится переутверждать и заново знакомить всех подчинённых.
- Замещение записано только в инструкции отсутствующего. Замещающий не знакомился со своей обязанностью, поэтому работа оформляется по статье 60.2 ТК РФ, с согласием и доплатой, которую работник вправе потребовать и за прошедший период.
- Трудовая функция расширена новой редакцией без согласия. Работодатель считает инструкцию своим локальным актом. Для работника это изменение условия трудового договора, и новые обязанности он вправе не выполнять по статье 60 ТК РФ.
- Нет подписи об ознакомлении. Инструкцию утверждают пакетом и не доводят до работников. Требовать исполнение такой инструкции нельзя.
Нарушения трудового законодательства, выявленные ГИТ, квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится юрлицу в 50 000-70 000 рублей, а должностное лицо рискует штрафом от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацией на срок от 1 года до 3 лет. К штрафу добавляются доплата за совмещение за весь период и расходы на спор, если работник оспорит взыскание. Мы предоставляем модуль для 1С:ЗУП, который настраивается за один день: документы синхронизируются автоматически, и наименования в инструкциях проще держать в соответствии с кадровыми данными.
Когда отдельная должностная инструкция не нужна
Работодатель — микропредприятие вправе по статье 309.2 ТК РФ полностью или частично отказаться от принятия ЛНА и включить условия в трудовой договор на основе типовой формы, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Подчинённость и обязанности тогда записываются прямо в договор. Отдельная инструкция избыточна и там, где трудовая функция подробно описана в трудовом договоре: два документа с разными формулировками дают повод для спора. Исполнителям по договорам ГПХ и самозанятым должностная инструкция не составляется вовсе: объём работ определяет договор и техническое задание, а подчинённость и дисциплинарная ответственность к ним не применяются.
Стоимость электронного документооборота для должностных инструкций и ЛНА
Цена электронного ознакомления с инструкциями зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С. Тарифы указаны на дату публикации, сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и тарифа: для отдела до 25 человек достаточно «Старта», а если инструкции оформляются приложением к трудовому договору и нужна УКЭП, подходит «Бизнес». Условия по каждому тарифу и порядок пересчёта при смене тарифа приведены на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Место специалиста в структуре задают реквизиты «Общих положений»: должность и подразделение в точности как в штатном расписании, руководитель и подчинённые через должности, замещение, записанное в инструкциях обеих сторон, и связи с соседними подразделениями. Всё, что выходит за трудовую функцию, оформляется совмещением по статье 60.2 или переводом по статье 72.2 ТК РФ, а для директора и школ дополнительно проверяются устав и отраслевой закон. Требовать исполнения инструкции можно только после ознакомления под подпись.
Добыто ведёт этот цикл в электронном виде: инструкции и приказы о замещении подписываются по маршруту согласования, а дата ознакомления каждого работника хранится в архиве вместе с документом.
Частые вопросы о должностных инструкциях
Можно ли наказать работника за обязанность, которой нет в инструкции и трудовом договоре?
Нет. Дисциплинарное взыскание по статье 192 ТК РФ применяется за неисполнение обязанностей, возложенных на работника трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией или иным локальным актом, с которым он ознакомлен. Перед взысканием работодатель запрашивает письменное объяснение, работник даёт его в течение 2 рабочих дней, а само взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (статья 193 ТК РФ).
Нужно ли переутверждать инструкцию при смене начальника отдела?
Нет, если руководитель указан должностью. Переутверждение нужно при переименовании должности или подразделения в штатном расписании. Если наименование должности закреплено в трудовом договоре, одновременно подписывается дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ, а работника знакомят с новой редакцией инструкции под подпись.
Обязан ли работодатель выдать работнику копию должностной инструкции?
Инструкция относится к документам, связанным с работой. По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт их копии по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, копии заверяются и предоставляются бесплатно. В КЭДО эта же статья допускает направление копии в электронной форме, если работник об этом попросил.
Можно ли утвердить одну инструкцию на нескольких специалистов отдела?
Да, если в штатном расписании это одна должность с несколькими штатными единицами и одинаковой трудовой функцией. Если специалисты отвечают за разные участки, например один ведёт воинский учёт, а другой занимается подбором, у них разные трудовые функции, и для каждой составляется отдельная инструкция или отдельный перечень обязанностей в трудовом договоре.
Что делать работнику, если инструкцию расширили без его согласия?
Статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором. Работник вправе письменно сообщить работодателю, что не согласен с новой редакцией, и предложить оформить дополнительную работу совмещением по статье 60.2 ТК РФ с доплатой. Если работодатель настаивает, работник может обратиться в ГИТ, в том числе через портал «Онлайнинспекция.рф», или в комиссию по трудовым спорам.
Нужна ли должностная инструкция дистанционному работнику?
Требования те же, что и для офисного сотрудника: инструкция не обязательна, но если она есть, работника знакомят с ней до начала применения. Дистанционного работника знакомят в форме электронного документа в порядке, который предусмотрен трудовым договором или ЛНА по статье 312.3 ТК РФ. В разделе о подчинённости полезно указать, через какие каналы связи он получает задания и отчитывается о результатах.
