Должностная инструкция муниципального служащего чем она отличается от коммерческой

Должностная инструкция муниципального служащего обязательна по закону: 25-ФЗ требует исполнять должностные обязанности в соответствии с ней (п. 2 ч. 1 ст. 12) и записывать в неё требования к знаниям и умениям (ч. 2 ст. 9). В коммерческой компании инструкцию составляют по желанию работодателя: Трудовой кодекс РФ её не требует, форму и порядок изменения работодатель выбирает сам. У муниципальной инструкции три обязательные рамки: наименование должности из реестра субъекта РФ, требования к образованию и стажу из закона субъекта и муниципального правового акта, ограничения и запреты, связанные с противодействием коррупции. Порядок составления зависит от места работы: служащий органа местного самоуправления получает инструкцию по 25-ФЗ, а работник муниципальной школы или учреждения и технический персонал администрации — по общим правилам ТК РФ.

Покажем, как собрать инструкцию по разделам, где взять знания и умения для конкретной области деятельности и какие ошибки проявляются на аттестации. Отдельно разберём ознакомление: срок по статье 68 ТК РФ и то, что суд проверяет при подписании в электронном виде. Сравнительная таблица с коммерческой инструкцией открывает статью. Пошаговый порядок составления, шаблоны для утверждения, стоимость электронного ознакомления и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Чем должностная инструкция муниципального служащего отличается от коммерческой

В коммерческой организации трудовую функцию закрепляет трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), а должностная инструкция её детализирует. Роструд в письме от 31.10.2007 № 4412-6 указал, что порядок составления инструкции нормативными актами не урегулирован: работодатель сам решает, сделать её приложением к трудовому договору или утвердить отдельным документом. В муниципальной службе инструкция прописана в законе. 25-ФЗ упоминает её трижды: в квалификационных требованиях к знаниям и умениям, в обязанности исполнять должностные обязанности по инструкции и в обязанности соблюдать её наравне с правилами внутреннего трудового распорядка (п. 4 ч. 1 ст. 12).

Ниже различия, которые определяют содержание документа. Норма указана в каждой строке, её можно сверить с действующей редакцией закона.

Коммерческую инструкцию работодатель строит от своих задач. Муниципальная зависит от внешних актов: реестра должностей, закона субъекта о типовых требованиях, муниципального правового акта и структуры органа. Поэтому её пересматривают при каждом изменении этих актов: Минтруд в методических рекомендациях советует поддерживать квалификационные требования в актуальном состоянии, когда меняется структура органа или распределение полномочий.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В коммерческих организациях ошибаются в обратную сторону: считают, что без локальных актов можно обойтись. Послабления действительно есть, но только у микропредприятий, то есть до 15 работников, а малое предприятие — это до 100. Компания на 80 человек, приняв себя за микропредприятие, начинает работать без локальных актов и получает нарушение по каждому из них. Категорию организации мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте ФНС, а не по памяти.»

Когда инструкцию по 25-ФЗ не составляют: школа, учреждение, технический персонал

Должность муниципальной службы существует только в органе местного самоуправления (ч. 1 ст. 6 25-ФЗ). Работники муниципальных учреждений, в том числе школ и детских садов, муниципальными служащими не являются, даже если учредитель — администрация. Их должностные инструкции пишут по ТК РФ, а для педагогов и директора школы квалификационные характеристики берут из ЕКС, раздела должностей работников образования (приказ Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н). Лица на должностях технического обеспечения органа местного самоуправления тоже не замещают должности муниципальной службы (ч. 2 ст. 10).

Отдельной инструкции на исполняющего обязанности директора школы не нужно. Временное исполнение обязанностей отсутствующего руководителя оформляют по статье 60.2 ТК РФ: письменное согласие работника, срок, содержание и объём дополнительной работы, доплата по статье 151 ТК РФ. Перечень передаваемых обязанностей фиксируют в приказе и соглашении со ссылкой на инструкцию директора.

Если должности нет в реестре субъекта, инструкцию по 25-ФЗ для неё не составляют. Сверьте штатное расписание органа с реестром: наименования в нём должны совпадать с реестром дословно (ч. 3 ст. 6).

Полезно знать: для работников государственных и муниципальных учреждений, в том числе школ, Минтруд рекомендует вносить в трудовой договор или дополнительное соглашение продолжительность основного и дополнительного отпусков и меры социальной поддержки. Должностная инструкция эти условия не заменяет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Квалификационные требования: закон субъекта, муниципальный акт и инструкция

Часть 2 статьи 9 25-ФЗ делит квалификационные требования между тремя документами. Требования к уровню образования и стажу муниципальной службы или работы по специальности устанавливает муниципальный правовой акт на основе типовых требований, которые закон субъекта РФ определяет по группам должностей. Требования к знаниям и умениям устанавливает должностная инструкция в зависимости от области и вида профессиональной служебной деятельности. Требование к специальности или направлению подготовки появляется в инструкции только по решению представителя нанимателя. Такой порядок действует с 1 июля 2016 года, когда вступил в силу 224-ФЗ от 30.06.2016.

Групп должностей пять: высшие, главные, ведущие, старшие и младшие (ч. 1 ст. 8). Группу определяет реестр субъекта, и от неё зависят требования к образованию и стажу. Области и виды деятельности Минтруд свёл в перечень, а типовые формулировки знаний и умений — в справочник; оба документа и методические рекомендации к ним выложены на странице квалификационных требований для замещения должностей муниципальной службы на сайте Минтруда. Справочник служит основой и для закона субъекта о типовых требованиях, и для муниципальных актов, и для текста самих инструкций.

Справочник Минтруда 2016 года разделяет требования на базовые и функциональные. Базовые не зависят от области деятельности и рекомендуются для всех групп должностей:

• знание государственного языка Российской Федерации (русского языка);
• знание основ Конституции РФ, 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления», 25-ФЗ и законодательства о противодействии коррупции;
• умение работать на компьютере, в том числе в сети «Интернет», и в информационно-правовых системах;
• для высшей, главной и ведущей групп дополнительно: руководить подчинёнными, планировать работу и контролировать её выполнение, оперативно принимать и реализовывать управленческие решения, вести деловые переговоры с представителями государственных органов и органов местного самоуправления, соблюдать этику делового общения с гражданами.

Функциональные требования зависят от области деятельности: в них входят знание конкретных федеральных законов и подзаконных актов, специальности для расчёта стажа и узкие профессиональные умения. Для бюджетной политики это один набор актов, для жилищного хозяйства или архитектуры — другой.

Минимальный уровень образования справочник связывает с группой должности. Ориентиры по стажу приведены в разделах функциональных требований справочника; обязательные значения для вашего органа устанавливают закон субъекта и муниципальный правовой акт.

Если цифры в вашем муниципальном акте расходятся с таблицей, действует акт: справочник носит рекомендательный характер. Инструкция не может ни повысить, ни понизить требования к образованию и стажу из муниципального акта, поэтому в неё эти требования переносят дословно, а своими словами формулируют только знания и умения.

Структура должностной инструкции муниципального служащего

Единой утверждённой формы у инструкции нет, но каждый её раздел опирается на конкретную норму 25-ФЗ. В ряде субъектов требования к содержанию инструкции закреплены в региональном законе о муниципальной службе: например, в Кодексе Республики Татарстан о муниципальной службе ей посвящена отдельная статья 22. Проверьте закон своего субъекта до того, как брать шаблон.

1. Общие положения. Наименование должности по реестру, группа должностей, структурное подразделение, подчинённость, порядок назначения и освобождения, область и вид профессиональной служебной деятельности по перечню Минтруда.
2. Квалификационные требования. Образование и стаж — дословно из муниципального акта; специальность или направление подготовки — если так решил представитель нанимателя; базовые и функциональные знания и умения.
3. Должностные обязанности. Только в пределах полномочий органа и положения о структурном подразделении: должность муниципальной службы по определению имеет установленный круг обязанностей по обеспечению полномочий органа (ч. 1 ст. 6).
4. Права. Права по статье 11 25-ФЗ и права, которые нужны для исполнения обязанностей по должности: запрашивать документы, визировать проекты, представлять орган.
5. Ответственность. Дисциплинарные взыскания по статье 27 и взыскания за коррупционные правонарушения по статье 27.1.
6. Ограничения, запреты и антикоррупционные обязанности. Ссылка на статьи 13, 14, 14.1, 15 и 15.1 25-ФЗ без пересказа: пересказ устаревает с каждой поправкой в закон.
7. Критерии оценки качества исполнения обязанностей. Служащий вправе знакомиться с документами, которые устанавливают его права и обязанности по должности и критерии оценки качества исполнения обязанностей (п. 1 ч. 1 ст. 11). Эти критерии использует аттестационная комиссия.

Раздел о критериях оценки в коммерческих шаблонах обычно отсутствует. Без него аттестация раз в 3 года превращается в собеседование без мерила: соответствие должности оценивать не по чему.

Как составить должностную инструкцию муниципального служащего: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Найдите должность в реестре должностей муниципальной службы субъекта РФ и сверьте наименование и группу со штатным расписанием органа.
2. Шаг 2. Выпишите требования к образованию и стажу из муниципального правового акта, принятого на основе закона субъекта о типовых квалификационных требованиях.
3. Шаг 3. Определите область и вид профессиональной служебной деятельности по перечню Минтруда и возьмите из справочника базовые и функциональные знания и умения.
4. Шаг 4. Решите вместе с представителем нанимателя, нужно ли требование к специальности или направлению подготовки, и зафиксируйте это решение.
5. Шаг 5. Опишите обязанности и права по положению о структурном подразделении, без поручений за пределами полномочий органа.
6. Шаг 6. Добавьте раздел об ответственности, ссылки на ограничения, запреты и антикоррупционные обязанности, критерии оценки исполнения обязанностей.
7. Шаг 7. Согласуйте проект с юристом органа и утвердите его у представителя нанимателя (работодателя).
8. Шаг 8. Ознакомьте служащего с инструкцией под подпись до подписания трудового договора или при его подписании.

Шаблоны для утверждения инструкции и ознакомления служащего

Начните с приказа об утверждении: к нему прикладывают инструкцию, а лист ознакомления фиксирует дату, когда служащий с ней ознакомился.

Утверждение, ознакомление и изменение должностной инструкции

На муниципальных служащих распространяется трудовое законодательство с особенностями, которые установлены 25-ФЗ (ч. 2 ст. 3). Особых правил ознакомления с инструкцией 25-ФЗ не содержит, поэтому действует часть 3 статьи 68 ТК РФ: с локальными нормативными актами, которые связаны с трудовой деятельностью, знакомят под подпись до подписания трудового договора. Инструкцию утверждает представитель нанимателя (работодатель): глава местной администрации или другое лицо, которому устав муниципального образования передал эти полномочия.

Порядок изменения зависит от того, как оформлена инструкция. Если она приложение к трудовому договору, изменения вносят соглашением сторон (ст. 72 ТК РФ). Если инструкция утверждена отдельным документом и трудовая функция не меняется, утверждают новую редакцию и знакомят с ней служащего под подпись. Если новые обязанности меняют условия трудового договора по организационным или технологическим причинам, работодатель письменно уведомляет служащего не позднее чем за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ). Для муниципального органа поводом к новой редакции служат также поправки в закон субъекта о типовых требованиях, изменения реестра должностей и реорганизация структуры.

Ознакомление с инструкцией в КЭДО

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дубля на бумаге. Должностная инструкция и лист ознакомления в перечень исключений не входят, поэтому орган местного самоуправления, который перешёл на КЭДО, может знакомить с ними служащих электронно.

Факт: на бумаге остаются только трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы, включая локальные акты и ознакомление с ними, можно вести в электронном виде.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В Добыто должностную инструкцию загружают как локальный акт: система строит маршрут согласования, отправляет служащему уведомление, он читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона, а подписанный экземпляр уходит в электронный архив. Дату и время ознакомления система фиксирует сама. Порядок ознакомления по статье 68 ТК РФ подтверждается меткой времени, а не датой, вписанной от руки. ПЭП и УНЭП для сотрудников в Добыто выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП для подписи от имени работодателя получают через партнёров — удостоверяющие центры.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Если за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому перед запуском на весь орган мы закладываем пилотную группу и проверяем, что каждый умеет подписать документ сам.»

Что суд проверяет, когда документ подписан электронно

Практика по КЭДО пока складывается на уровне районных судов и кассационных судов общей юрисдикции, разъяснений Верховного Суда по трудовым спорам с электронной подписью нет. Выводы судов касаются любого кадрового документа, включая лист ознакомления с инструкцией.

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, районный суд сначала отказал работнику: у работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) решение отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл. Подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Всё это зафиксировала система самого работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Доказать, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации не описан, спор можно проиграть и при технически исправной подписи.»

Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Проверьте у себя три вещи: описан ли в положении о КЭДО порядок идентификации служащего, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении.

Ошибки в инструкции муниципального служащего и их цена

Большая часть ошибок возникает, когда за основу берут коммерческий шаблон и меняют в нём только название должности. Ниже типовые ошибки, норма, которую они нарушают, и последствия.

• Нет области и вида деятельности, знаний и умений. Нарушена ч. 2 ст. 9 25-ФЗ: закон отводит эти требования именно инструкции. Аттестационной комиссии не с чем сравнивать квалификацию служащего.
• Наименование должности не совпадает с реестром. Нарушена ч. 3 ст. 6. Расхождение всплывает при проверке штатного расписания и при расчёте стажа муниципальной службы.
• Требования к образованию и стажу отличаются от муниципального акта. Инструкция устанавливает только знания, умения и специальность, образование и стаж ей не принадлежат.
• Обязанности сформулированы как «иные поручения руководителя» без границ. Статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором, а служащий исполняет обязанности в соответствии с инструкцией (п. 2 ч. 1 ст. 12). Взыскание за неисполнение поручения, которого нет в инструкции, служащий вправе оспорить.
• Служащего ознакомили после подписания трудового договора. Нарушение ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
• Инструкцию подписали электронно, а в личное дело положили распечатку. Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом.

Нарушение трудового законодательства влечёт ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., на юридических лиц от 30 000 до 50 000 руб. Для муниципального органа дороже штрафа обходятся отменённые взыскания и оспоренные результаты аттестации, если инструкция не содержит требований, по которым служащего оценивали.

Важный нюанс из практики: должностная инструкция не заменяет инструкции по охране труда. Их разрабатывают и по должностям, и по видам работ: для офисного работника отдельно по работе с компьютером, копировально-множительной техникой, электроприборами, при направлении в командировку. Позиции специалистов расходятся: одни делают одну инструкцию для административно-управленческого персонала, другие — пять-шесть отдельных. Инструкция на случай командировки нужна в любом случае, если служащие ездят.

Стоимость КЭДО для электронного ознакомления с должностными инструкциями

Стоимость зависит от численности сотрудников, видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив.

Итоговая сумма складывается из численности служащих и работников органа, выбранного тарифа и набора подписей. Условия, минимальная оплата и порядок перехода между тарифами указаны на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

У служащего органа местного самоуправления инструкция обязательна и собирается из внешних источников: название и группу должности задаёт реестр субъекта, образование и стаж — муниципальный акт, знания и умения по области деятельности формулирует сама инструкция с опорой на справочник Минтруда. Коммерческий шаблон для неё не подходит: в нём нет требований, по которым аттестационная комиссия оценивает служащего. Для работников муниципальных школ и учреждений и технического персонала администрации инструкцию пишут по общим правилам ТК РФ, а знакомят с ней в любом случае не позже подписания трудового договора.

Электронное ознакомление снимает вопрос о дате подписи: время фиксирует система. Мы в Добыто настраиваем маршрут ознакомления с локальными актами и выдаём служащим подписи до первых кадровых действий, чтобы порядок идентификации и дата ознакомления были подтверждены документально.

Частые вопросы о должностной инструкции муниципального служащего

Чем должностная инструкция муниципального служащего отличается от должностного регламента гражданского служащего?

Должностной регламент составляют для государственных гражданских служащих по 79-ФЗ, должностную инструкцию — для муниципальных по 25-ФЗ. Механика похожая: с 1 июля 2016 года знания и умения и там, и там устанавливает сам документ в зависимости от области и вида деятельности (ч. 7 ст. 12 79-ФЗ и ч. 2 ст. 9 25-ФЗ). Требования к стажу для федеральной гражданской службы устанавливает указ Президента РФ, для гражданской службы субъекта — закон субъекта, для муниципальной службы — муниципальный акт на основе типовых требований из закона субъекта.

Кого из муниципальных служащих не аттестуют на соответствие должности?

По ч. 2 ст. 18 25-ФЗ аттестации не подлежат служащие, которые замещают должность менее одного года, достигли 60 лет, беременные женщины, служащие в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком до 3 лет, а также замещающие должность по срочному трудовому договору. После отпуска аттестация возможна не ранее чем через один год после выхода из него. Остальных аттестуют один раз в 3 года.

Нужно ли сообщать о страницах в интернете, которые служащий ведёт по должности?

Муниципальный служащий ежегодно, не позднее 1 апреля года, следующего за отчётным, представляет сведения об адресах сайтов и страниц, где размещал общедоступную информацию (ст. 15.1 25-ФЗ). Информация, размещённая в рамках исполнения должностных обязанностей, в эти сведения не включается. Границу между служебными и личными публикациями определяет инструкция, поэтому обязанность вести официальные страницы органа лучше записать в неё прямо.

Где хранится инструкция с отметкой об ознакомлении и сколько?

Документы, связанные с поступлением на службу, её прохождением и увольнением, приобщают к личному делу муниципального служащего (ч. 1 ст. 30 25-ФЗ). Личное дело хранится 10 лет, после увольнения — в архиве органа местного самоуправления по последнему месту службы. Ведут его в порядке, установленном для личного дела государственного гражданского служащего.

Можно ли уволить муниципального служащего, если он не справляется с обязанностями по инструкции?

За неисполнение обязанностей применяют взыскания по статье 27 25-ФЗ: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Если аттестационная комиссия признала служащего не соответствующим должности, трудовой договор может быть расторгнут по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, но только если перевести служащего с его письменного согласия на другую имеющуюся работу невозможно. Оба пути требуют, чтобы нарушенная обязанность или проверенное требование были записаны в инструкции.

Что делать, если служащий не согласен на электронное ознакомление?

Работники, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года был трудовой стаж, переходят на КЭДО только с письменного согласия. Отказ не основание для взыскания или увольнения: с таким служащим инструкцию оформляют и хранят на бумаге. Для принятых позже без трудового стажа на эту дату согласие не требуется, работодатель их уведомляет.