Должностная инструкция специалиста по труду и заработной плате что закрепить

Должностная инструкция специалиста по труду и заработной плате раскрывает трудовую функцию из статьи 57 ТК РФ. Основа обязанностей — функция E профстандарта «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда России от 09.03.2022 № 109н): организация и нормирование труда, система оплаты и ФОТ, документооборот по оплате. Инструкцию утверждают приказом или приложением к трудовому договору и знакомят с ней под подпись до подписания договора (статья 68 ТК РФ). Состав обязанностей зависит от того, кто начисляет зарплату: при бухгалтере-расчётчике специалист отвечает за систему оплаты, штатное расписание и нормирование, а если начисляет сам, в инструкцию добавляют расчётные листки и контроль сроков выплаты по статье 136 ТК РФ.

В статье — разделы инструкции с формулировками обязанностей из трудовых действий профстандарта, сверка требований к образованию по профстандарту и ЕКС и изменения при переходе на классификатор ОК 016-2025. Отдельно разобраны обязанности, связанные с оплатой сверхурочной работы по правилам с 1 сентября 2026 года и МРОТ 27 093 рубля. Образцы документов — сразу после первого раздела; пошаговая инструкция, ознакомление в КЭДО, роль инструкции в дисциплинарном споре, стоимость и ответы на частые вопросы — во второй половине материала.

На какие нормы опирается инструкция специалиста по труду и заработной плате

ТК РФ не обязывает работодателя утверждать должностные инструкции. Обязательна трудовая функция: по статье 57 ТК РФ в трудовом договоре указывают работу по должности в соответствии со штатным расписанием, с указанием квалификации, или конкретный вид поручаемой работы. Одна строка «специалист по труду и заработной плате» в договоре не показывает, отвечает ли работник за нормирование, за ФОТ или за начисление. Инструкция закрывает этот пробел, и без неё работодатель в споре доказывает содержание обязанностей косвенными документами.

Источников для содержания два. Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» утверждён приказом № 109н, действует с 1 сентября 2022 года до 1 сентября 2028 года. Организация труда и оплаты персонала выделена в нём в обобщённую трудовую функцию E шестого уровня квалификации. Второй источник — Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утверждённый постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37: в нём есть характеристика «Экономист по труду». Полный текст функции E с трудовыми действиями, умениями и знаниями опубликован в карточке профстандарта в реестре Минтруда России: по ней удобно сверять формулировки обязанностей.

Сравнение двух источников по параметрам, которые попадают в инструкцию:

Для этой должности законом квалификационные требования не установлены, поэтому профстандарт носит рекомендательный характер. Выбирать источник удобно по штатному расписанию: должность называется «экономист по труду» — формулировки берут из ЕКС, должность из перечня профстандарта — из функции E. Смешивать оба источника в одной инструкции не стоит: требования к образованию у них различаются, и работник с дипломом по управлению персоналом формально не проходит по требованию ЕКС об экономическом образовании. Исключение из рекомендательного режима одно. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, статья 57 ТК РФ требует, чтобы её наименование совпадало с квалификационными справочниками или профстандартом.

Перед правкой инструкции проверьте три позиции: как должность названа в штатном расписании, совпадает ли это название с трудовым договором и соответствует ли оно ОК 016-2025. Наименование в инструкции копируют из штатного расписания буквально, без сокращений.

Образцы для оформления специалиста по труду и заработной плате

Начните с инструкции специалиста по кадровому делопроизводству: её структура разделов подходит как основа, остальные документы связаны с обязанностями по штатному расписанию, учёту времени и ознакомлению.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Разделы должностной инструкции и что закрепить в каждом

Типовая структура — 5 разделов: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности. Законом она не задана, поэтому состав разделов работодатель определяет сам. Для этой должности содержание разделов отличается от кадровой инструкции общего вида: обязанности здесь завязаны на положение об оплате труда, штатное расписание и нормы труда.

Самый недооценённый раздел — взаимоотношения. Срок выплаты зарплаты привязан к датам в правилах внутреннего трудового распорядка, и если табель приходит к специалисту позже, чем нужно для расчёта, отвечать за задержку будет работодатель. Срок передачи табеля, прописанный в инструкциях обеих сторон, снимает вопрос о том, на чьём участке сбой.

Как сформулировать должностные обязанности

Трудовые действия профстандарта переносятся в инструкцию глаголами, привязанными к документам компании. Формулировка «участвует в работе по оплате труда» не позволяет проверить исполнение. «Готовит проект положения об оплате труда и изменений к нему» — позволяет: у обязанности есть результат, который можно показать. Перечень ниже собран из трудовых действий функции E профстандарта 109н и характеристики экономиста по труду из ЕКС.

• Нормирование труда (E/01.6). Разрабатывает и внедряет систему организации и нормирования труда с определением трудоёмкости, нормативной численности, графиков работ и условий оплаты. Выявляет резервы роста производительности труда и качества нормирования.
• Система оплаты (E/02.6). Разрабатывает систему оплаты труда, внедряет её и готовит предложения по совершенствованию. Анализирует уровень оплаты труда по профессиональным квалификационным группам.
• Фонд оплаты труда (E/02.6). Формирует бюджет фонда оплаты труда, стимулирующих и компенсационных выплат, рассчитывает численность персонала.
• Штатное расписание (ЕКС). Составляет штатное расписание, контролирует штатную дисциплину, правильность установления наименований должностей, окладов, доплат, надбавок и коэффициентов.
• Премирование (ЕКС). Разрабатывает положения о премировании и оценивает, как действуют системы стимулирования.
• Документооборот и отчётность (E/03.6). Ведёт документационное и организационное сопровождение системы организации и оплаты труда, готовит и обрабатывает запросы и уведомления о работниках в государственные органы и представительные органы работников.
• Учёт показателей (ЕКС). Ведёт учёт показателей по труду и заработной плате, контролирует соблюдение режимов труда и отдыха.
• Коллективный договор (ЕКС). Участвует в подготовке раздела коллективного договора по оплате и нормированию труда.

Если зарплату начисляет специалист, а не бухгалтерия, к перечню добавляют начисление, подготовку расчётных листков и контроль сроков выплаты. Эти обязанности не стоит дублировать в инструкциях двух работников без разграничения. Удобная схема: один начисляет, второй проверяет соответствие начислений положению об оплате труда, и в каждой инструкции прямо указано, кто за что отвечает.

Права и ответственность: что допустимо закрепить

Права специалиста привязывают к обязанностям: запрашивать у руководителей подразделений табели, сведения о выработке и изменениях численности, подписывать справки и расчёты в пределах своей компетенции, вносить предложения по нормам труда. Норма о правах без такой привязки ничего не даёт ни работнику, ни работодателю.

В разделе ответственности достаточно отсылки к ТК РФ. Инструкция не расширяет основания материальной ответственности: по статье 241 ТК РФ работник отвечает в пределах своего среднего месячного заработка, а полная материальная ответственность возникает только по основаниям статьи 243 ТК РФ. Штраф в инструкции как мера ответственности не допускается: перечень дисциплинарных взысканий в статье 192 ТК РФ закрыт — замечание, выговор, увольнение.

Как составить должностную инструкцию специалиста по труду и заработной плате: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выпишите наименование должности из штатного расписания и сверьте его с трудовым договором и классификатором ОК 016-2025. При расхождении сначала исправьте штатное расписание приказом, затем оформите дополнительное соглашение.
2. Шаг 2. Выберите источник требований: функцию E профстандарта 109н или характеристику «Экономист по труду» из ЕКС. Перенесите требования к образованию и опыту в общие положения из выбранного источника, не смешивая их.
3. Шаг 3. Определите, кто начисляет зарплату. Если бухгалтерия, закрепите за специалистом систему оплаты, ФОТ, штатное расписание и нормирование; если сам специалист, добавьте начисление, расчётные листки и контроль сроков выплаты.
4. Шаг 4. Переведите трудовые действия в обязанности с результатом: какой документ готовится, в какой срок, кому передаётся. Сверьте обязанности с положением об оплате труда, положением о премировании и правилами внутреннего трудового распорядка.
5. Шаг 5. Пропишите права, ответственность со ссылкой на ТК РФ и взаимоотношения со сроками передачи табеля и первичных данных.
6. Шаг 6. Утвердите инструкцию приказом руководителя или оформите приложением к трудовому договору.
7. Шаг 7. Ознакомьте работника под подпись до подписания трудового договора, если он принимается на работу, или в день утверждения новой редакции для работающего специалиста. Экземпляр с отметкой об ознакомлении храните в личном деле или в электронном архиве.

После утверждения проверьте, что обязанности из инструкции не противоречат трудовому договору: при расхождении работник исполняет договор, а спорную обязанность придётся оформлять дополнительным соглашением.

Учёт рабочего времени и выплаты: какие обязанности сверить с ТК РФ в 2026 году

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. На практике эта обязанность распределяется между табельщиками или руководителями подразделений, которые заполняют табель, и специалистом по труду, который проверяет его и передаёт в расчёт. В инструкции специалиста фиксируют проверку табеля: сверку с графиком работы, приказами об отпусках, командировках и сверхурочной работе.

С 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, изменивший правила сверхурочной работы. Общий лимит остался 120 часов в год, но при коллективном договоре или отраслевом соглашении, распространяющемся на работодателя, он поднимается до 240 часов. Привлекать сверх 120 часов можно только с письменного согласия работника. Оплата: первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном за каждый час. По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха. Работники, отработавшие сверхурочно более 120 часов, получают право на ежегодную диспансеризацию с сохранением среднего заработка. Для инструкции это означает отдельную обязанность: вести накопительный учёт сверхурочных часов по каждому работнику и контролировать наличие письменного согласия при переходе порога 120 часов.

Сформируйте табель учёта рабочего времени по форме Т-13

Выплату зарплаты статья 136 ТК РФ связывает с двумя требованиями, которые специалист контролирует, если начисление входит в его обязанности. Зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. При каждой выплате работника в письменной форме извещают о составных частях зарплаты, размерах удержаний и общей сумме к выплате через расчётный листок, форму которого работодатель утверждает с учётом мнения представительного органа работников.

Расчётный листок можно выдавать электронно. В Добыто листок уходит работнику в личный кабинет и хранится в электронном архиве, а согласие на такой способ выдачи работник подписывает электронной подписью и оно хранится в личном деле. Если в компании выбран электронный способ, обязанность специалиста в инструкции формулируется как направление расчётных листков через систему КЭДО, а не как выдача на бумаге.

Во что обходится незакреплённая обязанность

Задержка зарплаты стоит работодателю дважды. По статье 236 ТК РФ работнику начисляется компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день задержки. По части 6 статьи 5.27 КоАП РФ за невыплату или неполную выплату зарплаты в срок — предупреждение или штраф: на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Если контроль сроков не закреплён ни в одной инструкции, работодатель платит компенсацию и штраф, но привлечь к дисциплинарной ответственности некого: статья 192 ТК РФ допускает взыскание только за неисполнение возложенных на работника трудовых обязанностей. Проверьте, в чьей инструкции записан контроль даты выплаты и передача табеля в расчёт.

Как утвердить инструкцию, ознакомить работника и вносить изменения

Способов утверждения 2, и от выбора зависит порядок будущих изменений. Инструкция, утверждённая приказом как локальный нормативный акт, меняется новой редакцией с ознакомлением работника. Инструкция-приложение к трудовому договору становится его частью, и любую правку в ней оформляют дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, то есть только с согласия работника. Для должности, где состав обязанностей меняется вместе с системой оплаты труда, удобнее первый вариант.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ознакомление обязательно в обоих случаях. По статье 68 ТК РФ при приёме работника знакомят под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора. По статье 22 ТК РФ с каждым новым актом знакомят под подпись. Работник, который не был ознакомлен с инструкцией, не может быть наказан за неисполнение обязанности, записанной только в ней.

Граница для правок — трудовая функция. Уточнить формулировки, перераспределить задачи внутри функции E, добавить обязанность по новому правилу оплаты сверхурочных можно новой редакцией инструкции. Поручить работу за пределами функции, например подбор персонала или кадровое делопроизводство, нельзя: статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором, а статья 74 ТК РФ не позволяет изменить трудовую функцию по инициативе работодателя. Такое расширение оформляют дополнительным соглашением или совмещением по статье 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника и доплатой.

Отдельная ошибка связана с формой документа. Инструкцию подписывают на бумаге, сканируют и загружают в систему, считая, что получили электронный документ.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В любом споре о подписи мы сначала выясняем, в каком режиме создан документ. Скан листа ознакомления, подписанного от руки, и файл с криптографической подписью подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, это электронный образ, а не электронный документ.»

Ознакомление с инструкцией в КЭДО

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают оформлять локальные нормативные акты и ознакомление с ними электронно, если в компании принят акт о КЭДО и работник дал согласие на электронное взаимодействие. В Добыто инструкция уходит работнику по маршруту согласования с уведомлением, он читает её и подписывает электронной подписью с телефона, а подписанный документ попадает в электронный архив, где хранится до 50 лет. Дата и время ознакомления фиксируются системой и заменяют бумажный лист ознакомления.

Важный нюанс из практики: по документам, подписанным кодом из SMS, суды накопили практику в спорах о займах, лизинге и услугах, опираясь на часть 2 статьи 5 63-ФЗ. К кадровым документам она не относится: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Вид подписи для ознакомления с инструкцией указывают в локальном акте о КЭДО.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Доказать, что документ подписан в системе от имени работника, для спора недостаточно. Суд отдельно проверяет, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации не описан, отметка об ознакомлении с инструкцией не защитит вас даже при технически исправной подписи. Откройте Положение о КЭДО и найдите в нём этот раздел.»

Где инструкция работает в споре и когда без неё можно обойтись

Дисциплинарное взыскание по статье 192 ТК РФ применяется за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на работника трудовых обязанностей. Работодатель доказывает 3 обстоятельства: обязанность существовала, работник о ней знал, работник её не исполнил. Первые два закрывают инструкция и отметка об ознакомлении, третье — служебная записка, акт или переписка. Процедура статьи 193 ТК РФ добавляет сроки: письменное объяснение с ожиданием 2 рабочих дня, взыскание не позднее 1 месяца со дня обнаружения и не позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, объявление приказа под подпись в течение 3 рабочих дней. Неоднократное неисполнение обязанностей при действующем взыскании даёт основание для увольнения по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Для специалиста по труду и заработной плате типичные проступки — несвоевременная проверка табеля, ошибка в штатном расписании, пропущенная индексация или неверно применённая надбавка. Взыскание устоит, только если конкретная обязанность описана в инструкции действием с результатом и сроком. Формулировка «обеспечивает правильность оплаты труда» не позволяет установить, какое именно действие не выполнено.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 инстанции. Районный суд в 2022 году отказал работнику: у работодателя было Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решение отменил, потому что в деле не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись выдали в день заявления об увольнении, за работника подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя. Тот же риск существует для электронного ознакомления с инструкцией, на которое работодатель потом ссылается в дисциплинарном споре.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Если документы за работника подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Проверьте, что каждый, кого вы знакомите с инструкцией электронно, сам входит в систему и подписывает документы.»

Поэтому мы закладываем пилотную группу перед переводом всей компании на электронное ознакомление и разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.

Когда отдельная инструкция не нужна

Работодатель — микропредприятие вправе по статье 309.2 ТК РФ полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов. Тогда обязанности специалиста включают прямо в трудовой договор по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Отдельная инструкция в этом случае не нужна, но все обязанности должны быть в договоре с той же конкретностью: действие, результат, срок.

Инструкция избыточна и тогда, когда функции по оплате труда передали на аутсорсинг по гражданско-правовому договору. Исполнитель по договору ГПХ не работник, и требования ТК РФ о трудовой функции и ознакомлении с ЛНА на него не распространяются: объём его работы определяет договор. В штате при этом остаётся сотрудник, который принимает результаты работы, и его инструкция должна называть эту обязанность.

Стоимость КЭДО для утверждения инструкций и ознакомления с ними

Стоимость электронного оформления зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С:ЗУП. Тарифы на дату публикации:

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников, которые получают документы в личный кабинет, и набора функций: для компании, где специалист по труду ведёт расчёт в 1С:ЗУП и направляет расчётные листки электронно, нужен тариф с интеграцией. Условия и состав тарифов собраны на странице тарифов Добыто КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Инструкция специалиста по труду и заработной плате строится вокруг трёх участков функции E профстандарта: нормирования, системы оплаты с ФОТ и документооборота по оплате. Состав обязанностей определяет то, кто в компании начисляет зарплату, а источник требований к образованию выбирают один: профстандарт или ЕКС. Каждая обязанность работает в споре, только если она записана действием с результатом и сроком, а работник ознакомлен с ней под подпись до подписания договора или в день утверждения новой редакции. В 2026 году инструкцию сверяют с классификатором ОК 016-2025, новыми правилами оплаты сверхурочной работы и региональным МРОТ.

В практике Добыто инструкции, листы ознакомления и расчётные листки проходят через один электронный маршрут с фиксацией даты подписания и хранением в архиве, а порядок идентификации и выдачи подписи мы настраиваем до первого кадрового документа.

Частые вопросы

Как оформить исполняющего обязанности, если специалист по труду и заработной плате в отпуске?

Есть 2 способа. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ: другой работник выполняет дополнительную работу в течение своего рабочего дня с письменного согласия, срок и объём фиксируются в приказе, доплата устанавливается по соглашению сторон по статье 151 ТК РФ. Временный перевод по статье 72.2 ТК РФ: по соглашению сторон работника переводят на должность отсутствующего до его выхода на работу. Сам порядок замещения удобно заранее указать в общих положениях инструкции.

Обязательно ли высшее образование для специалиста по труду и заработной плате?

Для этой должности квалификационные требования законом не установлены, поэтому по статье 195.3 ТК РФ профстандарт 109н носит рекомендательный характер. Профстандарт ориентирует на бакалавриат или непрофильный бакалавриат с переподготовкой, а ЕКС для экономиста по труду без категории допускает среднее профессиональное образование со стажем не менее 3 лет техником I категории. Работодатель вправе установить собственные требования, но записывает их в инструкцию из одного источника.

Что делать, если работник отказывается подписать лист ознакомления?

ТК РФ последствий такого отказа не описывает. На практике текст инструкции зачитывают работнику или передают ему копию и составляют акт об отказе от подписи с подписями присутствующих работников, указывая дату, время и документ. Акт подтверждает, что работник знал содержание обязанностей, и используется, если позже потребуется применить взыскание по статье 193 ТК РФ.

Как знакомить с инструкцией дистанционного специалиста по труду?

Глава 49.1 ТК РФ разрешает знакомить дистанционного работника с локальными нормативными актами путём обмена электронными документами. Порядок взаимодействия и способ подтверждения ознакомления указывают в трудовом договоре или локальном акте. Если в компании действует КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и работник дал согласие на электронное взаимодействие, ознакомление проходит через систему с фиксацией даты.

Влияет ли наименование должности в инструкции на отчётность в СФР?

Да. В форме ЕФС-1 указывается код трудовой функции, связанный с ОКЗ, а наименование должности должно совпадать в штатном расписании, трудовом договоре и инструкции. После перехода на классификатор ОК 016-2025 с 1 января 2026 года изменение наименования или кода оформляют приказом об изменении штатного расписания и дополнительными соглашениями к трудовым договорам, а затем обновляют справочники в 1С:ЗУП.

Можно ли не разрабатывать новую инструкцию, если специалист по труду раньше работал бухгалтером-расчётчиком в той же компании?

Нет. Переход на другую должность — это перевод по статье 72.1 ТК РФ, который оформляют дополнительным соглашением и приказом. Трудовая функция меняется, поэтому прежняя инструкция к новой должности не применяется. С инструкцией специалиста по труду и заработной плате работника знакомят под подпись до начала работы в новой должности.