Должностная инструкция раскрывает трудовую функцию из трудового договора: обязанности, права, ответственность и требования к квалификации. ТК РФ не обязывает её иметь и не задаёт форму, поэтому пакет из 4 инструкций реально собрать за 7 дней: 2 дня на штатное расписание, профстандарты и ЕКС, 3 дня на тексты и согласование, 1 день на приказ об утверждении и 1 день на ознакомление под подпись или через КЭДО. Срок сдвигается, если коллективный договор требует мотивированного мнения профсоюза: статья 372 ТК РФ даёт на него 5 рабочих дней. Для нового работника инструкцию подписывают до трудового договора, для действующего новые обязанности оформляют дополнительным соглашением или уведомлением не позднее чем за 2 месяца.
Ниже — план по дням с распределением работы, разделы инструкции и формулировки обязанностей, которые выдерживают проверку ГИТ и спор с работником. Отдельно разобраны 4 типовые позиции пакета: специалист, директор, педагог в школе и исполняющий обязанности директора. Образцы приказа, листа ознакомления и инструкций, сроки хранения, штрафы, тарифы на электронное ознакомление и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что решить до первого черновика: форма инструкции и справочники
Порядок составления должностной инструкции нормативными актами не урегулирован: Роструд в письме от 31.10.2007 № 4412-6 оставляет работодателю выбор, как её оформить и как вносить изменения. На практике вариантов 2, и выбирать их нужно в первый день, потому что от выбора зависит, чем инструкцию утверждать и как её потом менять.
| Параметр | Приложение к трудовому договору | Отдельный документ, утверждённый приказом |
|---|---|---|
| На кого составляется | На конкретного работника | На должность, действует для всех работников этой должности |
| Как вводится | Подписывается вместе с трудовым договором | Приказом руководителя, затем ознакомление под подпись |
| Как меняется | Дополнительным соглашением одновременно к договору и инструкции | Утверждением новой редакции с письменным ознакомлением |
| Если меняются обязательные условия договора | Письменное уведомление работника заранее | Письменное уведомление работника заранее |
| Срок хранения по Перечню Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236) | Индивидуальная инструкция: 50/75 лет, статья 443 | Типовая инструкция: 3 года после замены новой, статья 442 |
Для пакета из 4 инструкций на разные должности удобнее второй вариант: один приказ утверждает все документы сразу, а новые сотрудники знакомятся с уже действующей редакцией. Приложение к договору оправдано, когда обязанности уникальны для одного человека, например у директора или единственного юриста.
Второе решение первого дня — на какой справочник опираться. Статья 57 ТК РФ требует, чтобы наименование должности совпадало с квалификационным справочником или профстандартом, если с этой должностью связаны компенсации, льготы или ограничения. Статья 195.3 ТК РФ делает профстандарт обязательным только в части требований к квалификации, установленных законом. Во всех остальных случаях профстандарт и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Минтруда от 21.08.1998 № 37) служат основой для формулировок, а не обязательным текстом. Проверьте по штатному расписанию, есть ли среди 4 должностей такие, где название влияет на пенсию, отпуск или допуск к работе: для них формулировку наименования сверяют дословно.
Факт: с 01.01.2026 действует классификатор профессий ОК 016-2025 вместо ОК 016-94. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ об изменении штатного расписания или его новая редакция, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровой программы, включая 1С:ЗУП.
Образцы должностных инструкций и приказа для пакета
Комплект закрывает весь цикл от текста до ознакомления: начните с образца инструкции специалиста по КДП, он ближе всего к структуре, описанной ниже.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Должностная инструкция рекрутера | Скачать |
| Должностная инструкция табельщика | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
План на 7 дней: как подготовить и утвердить 4 должностные инструкции
Неделя складывается, если тексты пишет один ответственный, а руководители подразделений дают только фактический перечень работ. Когда каждый руководитель пишет инструкцию своему подчинённому сам, 4 документа приходят в 4 разных форматах, и день 4 уходит на их выравнивание.
Как подготовить пакет должностных инструкций за неделю: пошаговая инструкция
- Шаг 1. День 1: исходные данные. Выпишите из штатного расписания точные наименования 4 должностей и подразделения, поднимите трудовые договоры работников на этих должностях. Решите, будет инструкция приложением к договору или отдельным документом, и выберите справочник: профстандарт или ЕКС. Проверьте коллективный договор: если он требует учёта мнения профсоюза при принятии ЛНА, заложите 5 рабочих дней по статье 372 ТК РФ сверх недели.
- Шаг 2. День 2: фактические функции. Попросите руководителей перечислить, что работник делает, с какой периодичностью, какие документы готовит и с кем взаимодействует. Сверьте перечень с трудовыми функциями профстандарта и уберите то, что к должности не относится.
- Шаг 3. День 3: черновики. Напишите 4 инструкции по единой структуре из 6 разделов. Названия должностей копируйте из штатного расписания без сокращений.
- Шаг 4. День 4: сверка. Проверьте, что обязанности не выходят за трудовую функцию из трудового договора, что одну задачу не закрепили за двумя должностями и что при отсутствии работника указано, кто его замещает.
- Шаг 5. День 5: согласование. Проекты визируют руководители подразделений и юрист. Если нужен профсоюз, проекты уходят ему в этот день, и шаги 6-7 сдвигаются на срок его ответа.
- Шаг 6. День 6: приказ. Руководитель подписывает приказ об утверждении с перечнем инструкций, датой введения в действие, ответственным и сроком ознакомления. На каждой инструкции проставляется гриф утверждения со ссылкой на приказ.
- Шаг 7. День 7: ознакомление. Работники подписывают лист ознакомления или подписывают инструкцию в системе КЭДО. Если новая редакция расширяет обязанности действующего работника, параллельно готовится дополнительное соглашение или уведомление.
Способ ознакомления выбирают в первый день, а не в седьмой. Если КЭДО в компании уже работает и работник дал согласие, ознакомление идёт в системе. Если КЭДО нет, запуск электронного документооборота ради 4 инструкций в неделю не укладывается: нужен ЛНА о КЭДО, выбор вида подписи и сбор согласий.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: по процессу, который переведён в КЭДО и на который работник дал согласие, документ уже не оформить на бумаге. Переход меняет способ оформления, запасного бумажного канала по этому процессу не остаётся.
Кейс из практики: компания из сферы бухгалтерского аутсорсинга, 235 сотрудников, около трети работают удалённо в других регионах. До перехода документы о приёме готовили 3 человека, а подписание с курьером растягивалось на 3-5 дней. От объявления о переходе на КЭДО до запуска прошло 2 недели, на подключение сотрудникам дали 2 дня, и за это время подключились все. Кадровые задачи сократились минимум вдвое, подписание занимает до полудня, на курьерах за первые месяцы сэкономили 60 000 руб.
В практике Добыто ознакомление с ЛНА мы запускаем третьим процессом, после отпусков и командировок: работник, который уже подписал в системе заявление на отпуск и получил отпуск, спокойнее воспринимает электронную подпись под инструкцией. Если КЭДО только планируется, утвердите инструкции на бумаге сейчас, а новые редакции переводите в систему после запуска.
Структура должностной инструкции: разделы и формулировки обязанностей
ГИТ и суд читают инструкцию одинаково: могли ли работник и работодатель однозначно понять, что входит в обязанности. Поэтому объём документа вторичен, а формулировки решают исход спора о дисциплинарном взыскании. Рабочая структура из 6 разделов подходит для всех 4 должностей пакета.
- Общие положения. Наименование должности по штатному расписанию, подразделение, непосредственный руководитель, порядок назначения и освобождения, кто замещает работника в его отсутствие.
- Квалификационные требования. Образование, стаж, допуски. Для должностей, где требования установлены законом, текст берут из профстандарта или ЕКС дословно.
- Должностные обязанности. Каждая обязанность начинается с глагола и называет результат: не «участвует в ведении кадрового учёта», а «оформляет приказы о приёме, переводе и увольнении работников подразделения».
- Права. Доступ к информации, право запрашивать документы у других подразделений, право подписи конкретных документов.
- Ответственность. Ссылка на дисциплинарную и материальную ответственность в пределах ТК РФ без собственных санкций: штрафы работникам ТК РФ не предусматривает.
- Взаимодействие. С какими подразделениями работник обменивается документами, какие именно документы получает и передаёт.
Трудовые функции для раздела обязанностей удобно брать из профстандарта: у каждой функции уже расписаны трудовые действия, необходимые умения и знания. Действующие стандарты и их статус проверяются в реестре профессиональных стандартов Минтруда: в таблице указаны даты вступления в силу и утраты силы, поэтому по ней видно, не заменён ли стандарт новым.
Формулировка «выполняет иные поручения непосредственного руководителя» встречается почти в каждом шаблоне. Права поручать работу за пределами трудовой функции она не даёт: статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором. Если работник регулярно выполняет конкретную задачу, её вписывают в инструкцию отдельной строкой.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Закон задаёт рамку, а порядок внутри неё работодатель определяет сам. Если вы не опишете его под свои процессы, вы получите чужой типовой порядок из шаблона, и работать по нему придётся годами. Сначала опишите свои процессы, и только после этого открывайте шаблон.»
Перед согласованием прочитайте раздел обязанностей глазами работника, который оспаривает выговор: если по формулировке нельзя установить, что именно, в какой срок и в каком виде он должен был сделать, строку переписывают.
Инструкции директора, специалиста, педагога и исполняющего обязанности: чем они различаются
Пакет из 4 инструкций редко состоит из однотипных должностей. У каждой позиции свой справочник, свой утверждающий и своя точка риска.
| Должность | Опора для текста | Кто утверждает | Что критично |
|---|---|---|---|
| Специалист: кадры, подбор, учёт рабочего времени | Профстандарт по области деятельности или ЕКСД (постановление Минтруда от 21.08.1998 № 37) | Руководитель организации приказом | Наименование строго по штатному расписанию, обязанности в пределах трудовой функции из договора |
| Директор коммерческой организации | Раздел ЕКСД о руководителях, устав | Как правило, орган, заключивший с директором трудовой договор: общее собрание участников или совет директоров | Обязанности и полномочия не расходятся с уставом |
| Педагог в школе | ЕКС для работников образования (приказ Минздравсоцразвития от 26.08.2010 № 761н), профстандарт «Педагог» (приказ Минтруда от 18.10.2013 № 544н) | Директор школы приказом | Наименование должности дословно по справочнику: с ним связаны удлинённый отпуск и досрочная пенсия |
| Директор школы | Профстандарт «Руководитель образовательной организации» (приказ Минтруда от 19.04.2021 № 250н), ЕКС № 761н | Как правило, учредитель или уполномоченный им орган управления образованием | Согласованность с уставом школы и трудовым договором с учредителем |
| Исполняющий обязанности директора | Инструкция директора, отдельный документ не составляется | Приказ о возложении обязанностей с письменным согласием работника | Срок, объём полномочий и доплата по статьям 60.2 и 151 ТК РФ |
Для специалиста решает точность перечня работ, для директора — согласованность с уставом, для педагога — дословное наименование должности. В школе пакет обычно собирают на педагогов, а инструкцию директора запрашивают у учредителя: подписать её приказом по самой школе директор не может, работодателем для него выступает учредитель.
Исполняющий обязанности директора: приказ вместо отдельной инструкции
Когда заместитель или другой работник временно исполняет обязанности отсутствующего директора, не освобождаясь от своей работы, это дополнительная работа по статье 60.2 ТК РФ. Срок, содержание и объём такой работы работодатель устанавливает с письменного согласия работника, а доплату — по соглашению сторон по статье 151 ТК РФ. Работник вправе досрочно отказаться, а работодатель — отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.
Отдельная должностная инструкция исполняющему обязанности не нужна: в приказе указывают, что он действует по инструкции директора, и перечисляют исключения, например документы, которые он не подписывает. Если работника освобождают от основной работы на время замещения, это уже временный перевод по статье 72.2 ТК РФ, и оформляется он дополнительным соглашением.
Приказ об утверждении и ознакомление с инструкциями под подпись и в КЭДО
Одного приказа достаточно для всех 4 инструкций. В нём указывают номер и дату, перечень утверждаемых инструкций с наименованиями должностей, дату введения в действие, ответственного за ознакомление и срок ознакомления. На первой странице каждой инструкции проставляют гриф утверждения по ГОСТ Р 7.0.97-2016 со ссылкой на приказ: «УТВЕРЖДЕНА приказом от … № …».
Статья 68 ТК РФ обязывает ознакомить работника под подпись с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора. Действующих работников знакомят после издания приказа. Лист ознакомления содержит ФИО, должность, дату и личную подпись; дата ознакомления не может стоять раньше даты приказа. Обязанность, с которой работник не ознакомлен, в дисциплинарном споре работодателю не поможет: доказать, что работник её знал, будет нечем.
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ позволяют знакомить с ЛНА в электронном виде. Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной подписью, а для ознакомления работнику достаточно простой электронной подписи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Для ознакомления с локальными актами работнику достаточно простой подписи: учётной записи в кадровой системе или на портале госуслуг, без криптографии. Работнику не нужно выдавать ключ, учить его работе с носителем и объяснять про пин-коды, поэтому организационно это самый дешёвый процесс для старта. Отметьте в своих процессах те, где работнику хватает простой подписи, и начинайте с них.»
В Добыто приказ и инструкции проходят маршрут согласования, а подписать, согласовать и отправить в архив пакет документов можно массовым действием. Статусы видны на вкладках «В работе», «Требуют действия» и «Архив», поэтому к концу седьмого дня видно, кто из работников инструкцию ещё не подписал.
Важный нюанс из практики: в одном из трудовых споров работник утверждал, что знакомить его с документами в электронном виде было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Проверьте, что у каждого работника из вашего пакета такие документы есть в личном деле.
Полезно знать: работник, у которого трудовой стаж начался до 31.12.2021, вправе отказаться от перехода на КЭДО. С отказавшимися ознакомление с инструкцией идёт на бумаге параллельно, и это нужно заложить в план недели заранее.
Сколько хранить утверждённые должностные инструкции
Срок зависит от того, типовая инструкция или индивидуальная. По Перечню Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236) типовые инструкции хранят 3 года после замены новыми (статья 442), индивидуальные — 50/75 лет (статья 443). Вместе с инструкцией хранят приказ об утверждении и листы ознакомления: без них подлинник редакции не доказывает, что работник её знал.
Изменение действующих инструкций, ограничения и цена ошибки
Если в пакет попали должности, на которых уже работают люди, новая редакция инструкции может задеть условия их трудовых договоров. Добавить обязанность в пределах той же трудовой функции работодатель может новой редакцией с ознакомлением. Изменить трудовую функцию можно только по соглашению сторон в письменной форме по статье 72 ТК РФ. Когда условия договора меняются по инициативе работодателя из-за изменения организационных или технологических условий труда, статья 74 ТК РФ требует письменно уведомить работника не позднее чем за 2 месяца, и трудовая функция при этом остаться прежней должна.
Если инструкция оформлена приложением к трудовому договору, изменения вносят дополнительным соглашением одновременно к договору и к инструкции. Для пакета это означает, что по действующим работникам неделя заканчивается подписанием соглашений или вручением уведомлений, а новая редакция начинает применяться к ним после согласия или истечения срока уведомления.
Когда должностная инструкция не нужна или не подходит
- Микропредприятие. Статья 309.2 ТК РФ позволяет полностью или частично отказаться от ЛНА, включив их условия в трудовой договор по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Обязанности тогда описывают в самом договоре.
- Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый. Трудовое законодательство на них не распространяется, должностная инструкция к ним не применяется. Объём работ фиксируют в договоре или задании.
- Временное исполнение обязанностей. Отдельную инструкцию не пишут, объём поручения закрепляют в приказе с письменным согласием работника.
Во что обходится ошибка в пакете
Неознакомление работника с ЛНА ГИТ квалифицирует как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф для юридического лица от 30 000 до 50 000 руб., для должностного лица от 1 000 до 5 000 руб. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит юридическому лицу от 50 000 до 70 000 руб., должностному лицу — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.
Дороже штрафа обычно обходится проигранный спор о взыскании. Выговор или увольнение за неисполнение обязанности, которая не закреплена в инструкции или с которой работник не ознакомлен, суд отменяет, и работодатель восстанавливает работника с выплатой среднего заработка за время вынужденного прогула. При электронном ознакомлении к этому добавляется вопрос, кто на самом деле подписывал документ.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Суд оценивает фактическую способность работника работать в системе, и подпись в журнале ознакомления её не подтверждает. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он в системе не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Проверьте, что каждый работник из вашего пакета подписал инструкцию сам, со своего устройства.»
Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. Для недели с инструкциями это значит: работнику, которому подпись выдают в тот же день, спокойнее дать ознакомиться на бумаге, а электронный канал подключить со следующей редакции.
Стоимость электронного ознакомления с должностными инструкциями: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость рассчитывается за сотрудника в месяц и зависит от численности, нужных видов подписи и интеграций.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
Для компании, где на ознакомление выходят 4 инструкции и десяток работников, обычно хватает тарифа «Старт», а при численности свыше 25 человек или потребности в УКЭП и интеграции с 1С нужен «Бизнес». Условия каждого тарифа, порядок перехода между ними и пересчёт при повышении описаны на странице тарифов Добыто КЭДО, цены действительны на дату публикации.
Выводы
Неделя на 4 должностные инструкции реальна, когда форма документа, справочник и способ ознакомления выбраны в первый день, а тексты пишет один ответственный по единой структуре. Срок растягивается в двух случаях: коллективный договор требует мнения профсоюза или новая редакция меняет условия договоров у действующих работников. Юридическую силу пакету дают три вещи: приказ с грифом утверждения, конкретные формулировки обязанностей и доказуемое ознакомление каждого работника.
Добыто закрывает последний шаг этой недели: приказ и инструкции проходят маршрут согласования, работники подписывают их с телефона, а подписанные документы остаются в электронном архиве на весь срок хранения.
Частые вопросы о должностных инструкциях
Можно ли наказать работника за обязанность, которой нет ни в инструкции, ни в трудовом договоре?
Нет. Статья 192 ТК РФ допускает дисциплинарное взыскание только за неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей. До взыскания работодатель запрашивает письменное объяснение, на которое у работника есть 2 рабочих дня, а применить взыскание можно не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (статья 193 ТК РФ).
Нужна ли отдельная инструкция внутреннему совместителю?
Да. Совместительство оформляется отдельным трудовым договором (статьи 60.1 и 282 ТК РФ), поэтому с инструкцией по второй должности работника знакомят отдельно, как нового сотрудника. При совмещении по статье 60.2 ТК РФ отдельный договор не заключают: содержание и объём дополнительной работы фиксируют в соглашении и приказе.
Что делать, если работник отказывается подписать лист ознакомления?
ТК РФ этот случай не регулирует. В практике текст инструкции зачитывают работнику и составляют акт об отказе от подписи с подписями двух-трёх сотрудников, датой и временем. Акт подтверждает, что работодатель довёл инструкцию до работника, и хранится вместе с листом ознакомления.
С какой даты инструкция действует для конкретного работника?
Приказ устанавливает общую дату введения в действие, но вменить обязанности из новой редакции конкретному работнику можно только с даты его ознакомления. Поэтому дату введения в действие удобно ставить после крайнего срока ознакомления, указанного в том же приказе.
Как ознакомить с инструкцией дистанционного работника?
Глава 49.1 ТК РФ допускает взаимодействие с дистанционным работником обменом электронными документами, включая ознакомление с ЛНА. Если КЭДО не введён, способ обмена и порядок подтверждения ознакомления должны быть закреплены в трудовом договоре или ЛНА, иначе остаётся бумажный лист ознакомления, отправленный почтой.
Можно ли знакомить через КЭДО работника, который отказался от электронного документооборота?
Нет. Работник, чей трудовой стаж начался до 31.12.2021, вправе не давать согласие на КЭДО, и с ним документы оформляются на бумаге. Для остальных работников, принятых к работодателю, который уже ведёт КЭДО, отдельное согласие не требуется, и ознакомление идёт в системе.
