Кто платит больничный: работодатель, СФР и расчет 2026

Пособие по временной нетрудоспособности платят два разных плательщика: первые три календарных дня болезни или травмы самого работника оплачивает работодатель из своих средств, четвертый день и все последующие — Социальный фонд России. Работодатель считает только эти три дня, причем сведения о заработке для расчета ему передает сам фонд. Остальную часть считает и перечисляет СФР по данным, которые работодатель отправляет в течение 3 рабочих дней после запроса по закрытому электронному листку нетрудоспособности. Схему определяет причина нетрудоспособности: если работник болел сам, первые три дня за счет работодателя, а если он ухаживал за ребенком или родственником, был на карантине, лечился в санатории или пострадал на производстве, всю сумму с первого дня платит фонд.

Разберем обе части расчета: какие сведения передает бухгалтерия, что фонд берет из своей базы и почему пособие приходит двумя отдельными суммами в разные дни. Покажем лимиты 2026 года и границу, за которой пособие перестает расти, а также случаи, когда его срезают до МРОТ или не назначают вовсе. Сроки выплаты, порядок действий, если деньги не пришли, сценарии с производственной травмой, увольнением и договором ГПХ, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто платит больничный: три дня работодателя и остальные дни фонда

Разделение оплаты закреплено в статье 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Часть 2 этой статьи отдает первые три дня работодателю, часть 3 перечисляет случаи, когда фонд платит с первого дня. Работник при этом не выбирает плательщика и не подает заявление: с 2022 года пособие назначается проактивно, по электронному обмену между медорганизацией, работодателем и фондом.

Пособие по временной нетрудоспособности относится к страховому обеспечению, поэтому деньги по одному больничному приходят двумя платежами и в разные даты: сроки у работодателя и у фонда разные. НДФЛ удерживается с обеих частей, но налоговых агентов тоже двое — работодатель по своим трем дням и СФР по своей части. Страховые взносы на пособие не начисляются.

Таблица показывает, кто платит при каждой причине нетрудоспособности. Код указан в электронном листке по пункту 68 порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н.

Из таблицы видно, что работодатель тратит свои деньги только в двух строках из восьми. Бытовая травма с кодом 02 в этом смысле ничем не отличается от простуды с кодом 01: пособие платят на общих условиях, и старая норма, по которой первые дни бытовой травмы не оплачивались, давно не действует. Проверить свой код можно в электронном листке в личном кабинете СФР: он виден там сразу после открытия больничного.

Кто считает пособие: что делает бухгалтерия, а что фонд

Расчет разделен так же, как и оплата. Работодатель исчисляет только сумму за первые три дня. Фонд исчисляет свою часть самостоятельно и работодателю ее не показывает, поэтому в расчетном листке видно начисление за три дня, а не за весь период болезни.

Часть 4 статьи 14.1 255-ФЗ содержит норму, которую в статьях обычно пропускают: сведения о заработной плате, необходимые для исчисления пособия, представляются страхователю страховщиком. Работодатель считает свои три дня по данным, которые ему присылает СФР. У фонда есть сведения обо всех выплатах, с которых платились взносы, включая заработок у прошлых работодателей. Поэтому у сотрудника, проработавшего в компании два месяца, пособие считается исходя из среднего заработка за 2024 и 2025 годы целиком, со всеми местами работы в этом периоде.

Что остается на работодателе:

• Страховой стаж. Его считает кадровая служба по трудовой книжке, сведениям о трудовой деятельности и другим подтверждающим документам, и именно от стажа зависит процент — 60, 80 или 100.
• Районный коэффициент и данные о работе на условиях неполного рабочего времени.
• Реквизиты для перечисления. Они берутся из формы сведений о застрахованном лице, которую работник заполняет при приеме.
• Отметки, влияющие на размер: нарушение режима, дата явки на осмотр, замена лет расчетного периода по заявлению работницы после декрета.
• Расчет и выплата пособия за первые три дня плюс удержание НДФЛ с этой суммы.

Ошибка в любом из этих пунктов меняет сумму, которую посчитает фонд. Стаж, указанный на год меньше, переводит работника с 80 на 60%, и обнаруживается это обычно уже после выплаты.

В компаниях до 50 человек стаж, сведения для фонда и начисление обычно ведет один человек, и тогда расхождений меньше. С ростом численности эти операции расходятся по двум подразделениям, и сверка стажа перед ответом на запрос фонда становится отдельной задачей. В сервисе Добыто отсутствия видны единым графиком, где больничный выделен отдельным типом наряду с отпуском и командировкой, поэтому кадровая служба видит период нетрудоспособности до того, как из бухгалтерии придет вопрос по начислению.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работник почти всегда сверяет пособие по расчетному листку, и здесь компании спотыкаются на формальности. Извещать о составных частях заработной платы электронно можно только тогда, когда в организации введен КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, и позиция Минтруда с 2023 года не изменилась. Если КЭДО не введен, электронная рассылка листков не заменяет их выдачу, и обязанность по статье 136 ТК РФ считается неисполненной. Проверьте, на каком основании ваши расчетные листки уходят работникам в электронном виде.»

Как проверить сумму пособия: формула и лимиты 2026 года

Алгоритм расчета один и для работодателя, и для фонда, различается только количество оплачиваемых дней. Средний дневной заработок равен сумме выплат за два предшествующих календарных года, деленной на 730. В 2026 году расчетный период — это 2024 и 2025 годы, а делитель всегда 730, сколько бы дней работник ни болел внутри расчетного периода. В расчете отпускных дни больничного из периода исключают, в расчете пособия ничего не исключают, и путаница между двумя правилами дает самые частые расхождения в цифрах.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Дальше средний дневной заработок сравнивают с двумя границами и умножают на процент по стажу.

Верхняя граница объясняет ситуацию, которую работники воспринимают как ошибку бухгалтерии. В расчет берут заработок в пределах предельной базы по взносам, поэтому при зарплате выше примерно 205 тысяч рублей в месяц сумма за день упирается в 6 827,40 руб. и дальше не растет. Нижняя граница работает наоборот: если расчет по заработку дает меньше МРОТ за полный календарный месяц, пособие подтягивают до МРОТ, а в районах с районным коэффициентом — до МРОТ с коэффициентом. При стаже меньше 6 месяцев пособие за календарный месяц не может превышать МРОТ вообще.

Сформируйте расчетный листок с начислением пособия

Пособие при уходе за ребенком до 8 лет считают по отдельному правилу: 100% среднего заработка независимо от стажа по части 3 статьи 7 255-ФЗ. Работник со стажем 3 года, который болеет сам, получит 60%, а по больничному за ребенком-первоклассником — 100%. Обе суммы при этом платит фонд, потому что уход идет с первого дня за его счет.

Сроки выплаты: когда деньги придут от работодателя и когда от фонда

После закрытия электронного листка медорганизация направляет сведения в СФР, а фонд по системе электронного документооборота запрашивает у работодателя то, чего у него нет: стаж, районный коэффициент, реквизиты, отметки о режиме. С этого момента начинают течь сроки.

Часть от фонда почти всегда приходит раньше части от работодателя. Фонд перечисляет деньги в течение 10 рабочих дней после получения сведений, а работодатель ждет ближайшего зарплатного дня, который по графику может наступить через три недели. Работники видят на счете две суммы с разницей в две недели и считают, что вторую часть недоплатили.

Как действовать, если пособие не пришло: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте статус электронного листка в личном кабинете получателя услуг СФР: он должен быть закрыт, а не продлен или направлен на врачебную комиссию. По открытому листку пособие не назначают.
2. Шаг 2. Посмотрите в кабинете, поступили ли по этому листку сведения от работодателя. Если запрос висит без ответа, срок в 10 рабочих дней у фонда еще не начался.
3. Шаг 3. Сверьте реквизиты для перечисления. Пособие уходит на счет, указанный в сведениях о застрахованном лице; при смене банка реквизиты нужно обновить через работодателя или личный кабинет, иначе платеж вернется в фонд.
4. Шаг 4. Отсчитайте 10 рабочих дней от даты, когда фонд получил полный комплект сведений. Раньше этого срока обращаться не о чем.
5. Шаг 5. По части за первые три дня ориентируйтесь на график выплаты заработной платы: работодатель перечисляет эту сумму в ближайший зарплатный день после назначения.
6. Шаг 6. Если срок вышел, запросите у работодателя расчетный листок с начислением за три дня и обратитесь в территориальный орган фонда по части с 4-го дня. Требование о пособии можно предъявить в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности.

Если вы работодатель и читаете этот раздел как инструкцию по срокам, критичны здесь те самые 3 рабочих дня на ответ фонду: запрос приходит в систему, а человек, который на него отвечает, может быть в отпуске. Мы закрываем это настройкой ответственных по видам заявок и общим графиком отсутствий, по которому видно, кто из кадровой службы доступен на конкретной неделе.

Случаи, когда схема оплаты меняется

Схема с тремя днями работодателя действует не во всех ситуациях. Дальше разобраны сценарии, в которых меняется плательщик, процент или количество оплачиваемых дней.

Несчастный случай на производстве. Пособие составляет 100% среднего заработка независимо от стажа и выплачивается за весь период за счет средств страхования от несчастных случаев по статье 9 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ограничение — четырехкратный максимальный размер ежемесячной страховой выплаты: с 1 февраля 2026 года она равна 125 789,16 руб., то есть пособие не может превысить 503 156,64 руб. за полный календарный месяц. Нюанс в том, что до завершения расследования больничный оплачивается в обычном порядке: три дня работодатель, остальное фонд по стажу. После оформления акта о несчастном случае период пересчитывают на 100% за счет фонда, а начисление за первые три дня сторнируют.

Коды 04 и 07 больше не применяются. С 1 сентября 2022 года в листках нетрудоспособности нет отдельных кодов для несчастного случая на производстве и профзаболевания. Профзаболевание входит в код 01, производственная травма — в код 02, а связь с производством фиксируется отдельно, на основании акта о несчастном случае. Если вы ищете в своем ЭЛН код 04, вы его не найдете, и это не ошибка медорганизации.

Внимание: акт о несчастном случае на производстве нельзя оформить электронно ни при каком варианте внедрения КЭДО. Вместе с трудовыми книжками, приказами об увольнении и документами о прохождении инструктажей по охране труда он остается на бумаге.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Компании рассчитывают убрать бумагу из процесса целиком, а получают гибрид, и по несчастному случаю это особенно заметно: переквалификация больничного на производственную травму идет через бумажный акт, хотя весь остальной обмен по этому же работнику давно электронный. На внедрении мы разбираем такие узлы отдельно и заранее определяем, кто хранит бумажный оригинал и как он попадает в комплект при ответе фонду.»

Больничный во время отпуска. Если работник заболел сам, ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится по статье 124 ТК РФ, а пособие за дни болезни выплачивается. Если больничный открыт по уходу за членом семьи, отпуск не продлевается и пособие за эти дни не назначается: работник уже освобожден от работы и получает отпускные. Отпуск за свой счет тоже не оплачивается — за период освобождения от работы без сохранения заработка пособие не выплачивают.

Болезнь в течение 30 дней после увольнения. Пособие назначается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа, только если нетрудоспособность наступила из-за заболевания или травмы самого человека. Первые три дня платит последний работодатель, остальное фонд. По уходу за родственником после увольнения пособие не назначается.

Работа у нескольких работодателей. Каждый работодатель назначает и выплачивает пособие за первые три дня отдельно, а фонд считает свою часть с учетом всех мест работы. Совместитель, занятый в двух компаниях, получает три платежа: по одному от каждого работодателя за первые три дня и один от фонда за остальной период.

Договор ГПХ. Исполнители по гражданско-правовым договорам застрахованы, но право на пособие возникает при условии: сумма взносов, начисленных за предшествующий календарный год, не менее стоимости страхового года. Для пособий в 2026 году взносы за 2025 год должны составлять не менее 7 809,12 руб. Первые три дня платит заказчик, остальное фонд. Требования, которые действуют для работников по трудовому договору, на исполнителей по ГПХ автоматически не переносятся.

Самозанятые. С 1 января 2026 года по 31 декабря 2028 года действует эксперимент по добровольному участию в социальном страховании на основании Федерального закона от 15.12.2025 № 456-ФЗ. Плательщик НПД сам регистрируется в фонде и платит взносы 3,84% от выбранной страховой суммы: 1 344 руб. в месяц при сумме 35 000 руб. или 1 920 руб. при сумме 50 000 руб. Право на пособие появляется через 6 месяцев уплаты взносов, а платит его полностью фонд, потому что работодателя в этой схеме нет. Условия участия и порядок регистрации опубликованы в разделе о добровольном социальном страховании самозанятых на сайте Минтруда.

Электронный больничный, коды и личный кабинет

С 2022 года листок нетрудоспособности формируется только в электронном виде. Бумажный бланк остался для узких категорий: лиц, сведения о которых относятся к государственной тайне, и тех, кто подлежит государственной защите. Работник не получает документ на руки и не пишет заявление на пособие: медорганизация подписывает листок усиленной квалифицированной подписью и направляет данные в фонд, фонд запрашивает недостающие сведения у работодателя.

Работник видит свой электронный листок и статус выплаты в личном кабинете получателя услуг СФР, а уведомления об открытии и закрытии больничного приходят на Госуслуги. Там же видны период, код причины нетрудоспособности и назначенная сумма от фонда, но не сумма за первые три дня: ее начисляет работодатель, и проверять ее нужно по расчетному листку. Официальные разъяснения о порядке назначения и размере выплаты опубликованы в разделе пособия по временной нетрудоспособности на сайте Социального фонда России.

Для кадровой службы электронный больничный означает не только обмен с фондом. Период нетрудоспособности нужно отразить в табеле учета рабочего времени, учесть при расчете зарплаты за месяц и при необходимости оформить продление или перенос отпуска. В сервисе Добыто расчетные листки и кадровые документы уходят в личный кабинет работника и остаются в электронном архиве, а заявления и справки обрабатываются из того же окна, где ведется кадровый учет.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самый недооцененный эффект от личного кабинета в истории с больничными — это снятие очереди вопросов. Работник заходит и сам видит расчетный листок, справку о доходах, доступные дни отпуска, и не идет в бухгалтерию выяснять, почему пришло двумя суммами. По нашим внедрениям временные затраты кадровой службы на обработку таких обращений снижаются минимум в три раза. Начните с того, чтобы открыть работникам доступ к расчетным листкам, — это закрывает большую часть входящих вопросов по пособиям.»

Образцы кадровых документов для работы с больничным и выплатами

Комплект закрывает учет дней нетрудоспособности и подтверждение начислений; начните с табеля, в котором период больничного отмечается условным обозначением.

Когда пособие снижают или не назначают вовсе

Ответ на вопрос, оплатят ли больничный, не всегда положительный. Статьи 8 и 9 255-ФЗ содержат закрытые перечни оснований для снижения и для отказа, и работодатель обязан сообщить о них фонду в тех же сведениях.

Размер пособия снижают до суммы, не превышающей МРОТ за полный календарный месяц, в трех случаях: при нарушении режима, предписанного врачом, при неявке на осмотр или медико-социальную экспертизу без уважительных причин — с даты нарушения, и при заболевании или травме вследствие алкогольного, наркотического или токсического опьянения — за весь период нетрудоспособности. Отметка о нарушении режима ставится в листке, и работодатель передает ее в фонд.

Пособие не назначается за период освобождения от работы без сохранения заработной платы, за время отстранения от работы без оплаты, за период заключения под стражу или административного ареста, за время проведения судебно-медицинской экспертизы и при умышленном причинении вреда своему здоровью. Формальное наличие закрытого больничного в этих случаях ничего не меняет.

Сколько стоит ошибка в сведениях для фонда

Ответственность страхователя измеряется в деньгах и установлена статьей 15.2 255-ФЗ. Нарушение срока представления сведений, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, дает штраф 5 000 руб. Недостоверные сведения или сокрытие данных, из-за которых фонд переплатил пособие, — 20% от суммы излишне понесенных расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб. Отказ представить документы для контроля — 200 руб. за каждый документ. К этому добавляется перерасчет: переплату по стажу или по среднему заработку фонд взыскивает, а объясняться с работником о возврате денег приходится работодателю.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Журнал действий в системе не выборочный: он покажет и то, что работает в пользу работодателя, и то, что против него. Поэтому сверку по спорным периодам мы проводим до того, как начался спор или пришла проверка, а не после. По больничным это означает простое правило: перед ответом фонду сверьте стаж и отметки в листке, а не после получения требования о возврате переплаты.»

Что проверить до ответа на запрос фонда

Короткий чек-лист, который снимает основную часть перерасчетов:

1. Страховой стаж на дату начала нетрудоспособности, подтвержденный трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности.
2. Код причины нетрудоспособности и наличие отметок о нарушении режима или о связи с производством.
3. Реквизиты для перечисления из актуальных сведений о застрахованном лице.
4. Районный коэффициент и режим работы, если сотрудник занят неполное время.
5. Заявление о замене лет расчетного периода, если работница в 2024 или 2025 году была в декрете или в отпуске по уходу за ребенком.
6. Пересечение периода нетрудоспособности с отпуском, командировкой или простоем.

Стоимость перевода кадровых процессов в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП, откуда берутся данные для сведений в фонд.

Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и выбранного тарифа: электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются. Полный состав функций по каждому уровню и условия перехода между тарифами указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же видно, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Плательщиков у больничного двое, и границу между ними определяет причина нетрудоспособности: болезнь или травма самого работника дают три дня за счет работодателя, уход за родственником, карантин, санаторий и производственная травма полностью ложатся на фонд. Считают пособие тоже двое, причем сведения о заработке для расчета первых трех дней работодателю передает сам фонд, а от работодателя требуются стаж, коэффициент, реквизиты и отметки из листка. Лимиты 2026 года задают коридор от 873,97 руб. в день до 6 827,40 руб., и выйти за верхнюю границу нельзя ни при какой зарплате.

Большая часть перерасчетов по пособиям возникает из кадровых данных: неверный стаж, устаревшие реквизиты, пропущенные 3 рабочих дня на ответ фонду. Мы в Добыто выстраиваем эту часть процесса так, чтобы кадровые документы, график отсутствий и расчетные листки жили в одной системе и подтверждались электронной подписью, а сведения в фонд уходили из того же контура, где ведется кадровый учет.

Частые вопросы

Можно ли получить пособие, если больничный открыт в другом регионе или в частной клинике

Да, если медорганизация имеет лицензию на экспертизу временной нетрудоспособности и формирует электронный листок в единой системе. Регион не имеет значения: листок попадает в базу фонда, оттуда запрос уходит вашему работодателю. Частные клиники без такой лицензии выдают справки, а справка пособие не дает: основанием для назначения служит именно листок нетрудоспособности.

Как считают пособие, если в 2024 и 2025 годах заработка не было совсем

Средний дневной заработок принимают равным МРОТ, деленному на число календарных дней месяца болезни. В 2026 году это дает от 873,97 руб. до 967,61 руб. в день в зависимости от месяца, а в районах с районным коэффициентом МРОТ берут с коэффициентом. Если работница была в декрете или в отпуске по уходу за ребенком, она может подать заявление о замене лет расчетного периода на более ранние, и тогда расчет пойдет по ним.

Сколько дней в году оплачивают по уходу за ребенком

Лимиты зависят от возраста и состояния ребенка: до 7 лет — до 60 календарных дней в году, а по заболеваниям из специального перечня до 90; от 7 до 15 лет — до 15 дней по каждому случаю и не более 45 дней в году; ребенку-инвалиду до 18 лет — до 120 дней в году. По уходу за взрослым членом семьи оплачивают до 7 дней по каждому случаю и не более 30 дней в году. Дни сверх лимита закрывают листком, но пособие за них не назначают.

Удерживают ли из пособия алименты и другие взыскания

Да, пособие по временной нетрудоспособности входит в перечень доходов, из которых производятся удержания по исполнительным документам. Удержание делает тот, кто платит: работодатель со своей части за три дня, фонд со своей части с 4-го дня. Поэтому по одному больничному могут прийти два разных удержания от двух плательщиков.

Входят ли дни больничного в стаж для отпуска и в расчет отпускных

Период временной нетрудоспособности включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, по статье 121 ТК РФ: дни отпуска за время болезни продолжают накапливаться, и отпуск за этот период не сокращают. При этом из расчетного периода для отпускных календарные дни болезни и начисленные суммы пособия исключаются по правилам исчисления среднего заработка, поэтому длительный больничный снижает средний дневной заработок для отпускных, не влияя на количество накопленных дней.

Как оплачивается больничный при работе на условиях неполного рабочего времени

Средний дневной заработок считается по общему правилу, из фактических выплат за два года, делитель 730 не меняется. Отличие возникает только при сравнении с минимумом: если пособие считается от МРОТ, его определяют пропорционально длительности рабочего времени. При работе на половину ставки минимальное пособие будет вдвое меньше, чем при полной занятости.

Пересчитают ли пособие, если стаж подтвердился позже

Да. При выявлении дополнительного стажа работодатель направляет в фонд уточненные сведения, и фонд доплачивает разницу. Недополученные суммы пособия выплачиваются за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих обращению за перерасчетом. Подтверждением дополнительного стажа служат трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности, трудовые договоры и справки прежних работодателей.