Пособие по беременности и родам назначает и выплачивает Социальный фонд России напрямую работнице, а работодатель в этой цепочке отвечает только за сведения. После того как фонд сообщит через СЭДО о закрытом электронном листке нетрудоспособности, у компании есть 3 рабочих дня, чтобы отправить недостающие данные, подписав их усиленной квалифицированной электронной подписью: дату начала отпуска по беременности и родам, районный коэффициент, режим рабочего времени, заявление работницы о замене лет расчётного периода и страховой стаж, если он не отражён на индивидуальном лицевом счёте. Дальше фонд считает и перечисляет пособие в течение 10 рабочих дней. Главное различие после правил, действующих с 1 июля 2026 года: данные, которые уже есть на лицевом счёте работницы, передавать не нужно, а расхождения с фактом передавать обязательно.
Разберём состав сведений по каждому полю и покажем, где чаще всего ошибаются: дата начала отпуска, районный коэффициент и заявление о замене лет. Отдельно — что отменили с 1 июля 2026 года и почему часть штрафов больше не выписывают. Суммы пособия на 2026 год от 124 702,20 до 955 836,00 рублей за 140 дней, размеры штрафов по статье 15.2 закона 255-ФЗ, сценарии, когда работодатель не передаёт в фонд ничего, и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что работодатель передаёт в фонд по пособию по беременности и родам
Работодатель не назначает пособие и не считает его сумму. Расчёт делает Социальный фонд России по данным индивидуального лицевого счёта работницы: заработок за два расчётных года фонд видит сам, потому что получает его из отчётности по страховым взносам. От компании нужны только те сведения, которых в фонде физически нет или которые фонд не может извлечь из своих баз.
Порядок описан Правилами, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Заявление на назначение пособия работница не пишет: с 2022 года действует беззаявительный порядок, и обмен запускается автоматически, как только электронный листок нетрудоспособности по беременности и родам получает статус «Закрыт».
Состав данных после изменений 2026 года выглядит так.
| Сведение | Откуда берётся | Передаёт ли работодатель |
|---|---|---|
| Период нетрудоспособности, число дней | Электронный листок нетрудоспособности от медорганизации | Нет, фонд получает напрямую |
| Заработок за два расчётных года | Индивидуальный лицевой счёт, отчётность по взносам | Нет, если данные полные |
| Дата начала отпуска по беременности и родам | Заявление работницы и приказ работодателя | Да, всегда |
| Районный коэффициент | Условия оплаты труда по месту работы | Да, если коэффициент применяется |
| Режим рабочего времени, неполное рабочее время | Трудовой договор, дополнительное соглашение | Да, по запросу фонда |
| Заявление о замене лет расчётного периода | Письменное заявление работницы | Да, вместе с ответом на запрос |
| Страховой стаж на день начала отпуска | Индивидуальный лицевой счёт | Только если на счёте данных нет |
Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: единственное, что зависит только от вас и нигде больше не продублировано, — это дата начала отпуска. Ошибка в ней не компенсируется ничем, потому что у фонда нет другого источника этой даты.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Самая частая правка, которую мы вносим в ответы на запрос фонда, касается даты начала отпуска. В листке нетрудоспособности стоит дата по сроку беременности, а работница написала заявление на другую дату, и в фонд уходит первая. Сверяйте ответ не с листком, а с приказом о предоставлении отпуска: именно приказ определяет, с какого дня женщина освобождена от работы.»
Как идёт обмен с фондом: от закрытия листка до выплаты
Цепочка запускается в медорганизации. Женщина получает электронный листок нетрудоспособности по беременности и родам, обычно на 30-й неделе, при многоплодной беременности на 28-й. Листок сразу уходит в информационную систему фонда, бумажный бланк работнице не выдают.
Дальше подключается система социального электронного документооборота. Фонд автоматически информирует работодателя о каждом этапе обработки конкретного листка. Ключевые типы сообщений: проактивный запрос недостающих сведений (сообщение 100), ответ страхователя на этот запрос (сообщение 101) и инициативное информирование о жизненном событии со стороны работодателя (сообщение 109). Последнее нужно, когда компания знает о событии раньше, чем получила запрос.
Срок на ответ отсчитывается не от даты, когда бухгалтер открыл программу, а от дня получения данных о закрытии электронного листка нетрудоспособности. На ответ отводится 3 рабочих дня, сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью. Фонд производит выплату в течение 10 рабочих дней со дня, когда работодатель предоставил сведения.
В практике Добыто ломается чаще всего не отправка, а подписка: компания подключила СЭДО, но уведомления приходят на ящик сотрудника, который уже не работает, и запрос никто не видит до конца месяца. Проверять статус по номеру листка можно в кабинете страхователя на сайте фонда, не дожидаясь письма.
Что проверить до отправки ответа: чек-лист
Пять позиций, которые закрывают большую часть возвратов и повторных запросов.
- Дата начала отпуска в ответе совпадает с датой в приказе, а не с датой открытия листка нетрудоспособности.
- Число дней отпуска соответствует листку: 140, 156 или 194 календарных дня.
- Районный коэффициент указан, если он применяется к оплате труда по этому месту работы.
- Заявление о замене лет расчётного периода приложено, если работница его подала.
- Сведения о неполном рабочем времени переданы, если работница трудится на неполной ставке.
Полезно знать: перед отпуском по беременности и родам или сразу после него женщина вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы в компании по статье 260 ТК РФ. Беременные относятся к категориям, которым работодатель не может отказать в отпуске, и это отдельный документ со своим приказом.
Как работодателю провести пособие по беременности и родам: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подключите социальный электронный документооборот и назначьте ответственного за приём уведомлений. Без действующей подписки запрос фонда уходит в пустоту, а срок продолжает течь.
- Шаг 2. Примите от работницы заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам. При необходимости примите отдельное заявление о замене одного или двух лет расчётного периода.
- Шаг 3. Издайте приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6 или по форме, утверждённой в компании, и ознакомьте с ним работницу.
- Шаг 4. Дождитесь сообщения о закрытии электронного листка нетрудоспособности. С этого дня отсчитываются 3 рабочих дня.
- Шаг 5. Заполните ответ на запрос: дата начала отпуска, районный коэффициент, режим рабочего времени, заявление о замене лет. Сведения, уже учтённые на лицевом счёте работницы, не дублируйте.
- Шаг 6. Подпишите ответ усиленной квалифицированной электронной подписью и отправьте. Сохраните квитанцию о доставке.
- Шаг 7. Проконтролируйте статус обработки и отразите период отпуска в табеле учёта рабочего времени и в графике отпусков.
Что изменилось с 1 июля 2026 года
Постановление Правительства РФ от 10.05.2026 № 545 скорректировало Правила № 2010 и поменяло приоритет источников. Теперь фонд назначает пособие исходя из сведений индивидуального лицевого счёта застрахованного лица, затем использует данные, которые уже есть у него самого, и только в последнюю очередь обращается к работодателю.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Работодатели больше не подтверждают повторно страховой стаж, который ранее уже представлялся и учтён на лицевом счёте. Из состава исключены и сведения о календарных днях периодов освобождения от работы с сохранением заработка, если они были переданы раньше и отражены на счёте.
Отдельная норма касается ответственности: с 1 июля 2026 года штраф 5000 рублей не применяется за непредставление сведений, которые уже имеются в распоряжении фонда или отражены на лицевых счетах работников. Но обязанность отвечать сохраняется в двух случаях: когда у фонда чего-то не хватает и когда между данными фонда и фактическим положением дел есть расхождение.
Размеры пособий и методика расчёта поправками не затронуты. Меняется только объём того, что компания обязана отправить.
Факт: с 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, он установлен Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Рост к 2025 году — 20,7%, и именно от этой величины считается нижняя граница пособия по беременности и родам.
От чего зависит сумма пособия и что в ней зависит от работодателя
Продолжительность отпуска задана статьёй 255 ТК РФ: 70 календарных дней до родов и 70 после, при многоплодной беременности 84 дня до родов, при осложнённых родах 86 дней после, при рождении двух и более детей 110 дней после. Отпуск исчисляется суммарно и предоставляется полностью независимо от числа дней, фактически использованных до родов. Отсюда три типовые продолжительности: 140, 156 и 194 дня.
Пособие считается как средний дневной заработок за два календарных года, предшествующих году начала отпуска, умноженный на число дней отпуска. Для отпусков, начавшихся в 2026 году, расчётными являются 2024 и 2025 годы, а заработок ограничен предельными базами по страховым взносам: 2 225 000 рублей за 2024 год и 2 759 000 рублей за 2025 год. Отсюда максимальный средний дневной заработок 6 827,40 рубля. Нижняя граница считается из МРОТ и даёт 890,73 рубля в день.
| Ситуация | Дней отпуска | Минимум 2026 | Максимум 2026 |
|---|---|---|---|
| Одноплодная беременность, роды без осложнений | 140 | 124 702,20 ₽ | 955 836,00 ₽ |
| Осложнённые роды | 156 | 138 953,88 ₽ | 1 065 074,40 ₽ |
| Рождение двух и более детей | 194 | 172 801,62 ₽ | 1 324 515,60 ₽ |
Минимум применяется не только при низком заработке. Он же становится расчётной величиной, если страховой стаж работницы меньше шести месяцев: тогда пособие за полный календарный месяц не превышает МРОТ. Условия назначения и актуальные суммы фонд публикует в разделе пособие по беременности и родам на сайте Социального фонда России, там же указаны правила для женщин, уволенных при ликвидации организации.
Единственный элемент расчёта, который работодатель может испортить или спасти, — замена лет расчётного периода. Если в 2024 или 2025 году работница была в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребёнком, эти годы можно заменить более ранними, когда заработок был выше. Замена делается только по письменному заявлению работницы и только если увеличивает размер пособия. Сама женщина об этом праве часто не знает, а фонд запрос не инициирует.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Заявление о замене лет мы предлагаем подписать одновременно с заявлением на отпуск, а не ждать запроса из фонда. Когда женщина уходит во второй декрет подряд, расчётные годы почти всегда пустые, и без замены пособие падает до минимального. Добавьте этот вопрос в чек-лист приёма документов, иначе он всплывёт уже после выплаты.»
Какие кадровые документы работодатель оформляет у себя
Пакет для фонда и пакет для собственного кадрового учёта не совпадают. В фонд уходят только сведения, а внутри компании остаётся комплект, который проверяет государственная инспекция труда и на который опирается бухгалтерия.
Минимальный состав: заявление работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам, приказ о предоставлении отпуска, отметка в табеле учёта рабочего времени за весь период отпуска, запись в личной карточке, корректировка графика отпусков, если ежегодный отпуск работницы попадал на декретный период. Приказ издаётся на число дней из листка нетрудоспособности, а не на срок, о котором попросила работница.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто мы заводим для декретных документов отдельный маршрут согласования: заявление сразу уходит и кадровику, и расчётчику, потому что от даты в нём зависит и приказ, и ответ фонду. Когда заявление идёт по общей очереди согласований, оно доходит до бухгалтерии позже, чем приходит запрос по закрытому листку.
Отдельный вопрос — отчётность по форме ЕФС-1. До 2026 года работодатели сдавали сведения о стаже с типом «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию», если сотрудница подавала заявление на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком. В обновлённой форме этого поля нет, и отдельно по факту ухода в декрет форму подавать не нужно.
Образцы документов для оформления декретного отпуска
Комплект собран под один процесс, начинать удобнее с заявления: от его даты зависит и приказ, и дата, которая уйдёт в фонд.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление на отпуск | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени Т-12 | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Ошибки работодателя и их цена
Ответственность страхователя описана статьёй 15.2 закона 255-ФЗ, и суммы там разные в зависимости от того, что именно нарушено.
Нарушение срока представления сведений влечёт штраф 5000 рублей. Отказ представить документы или непредставление их в установленный срок стоит 200 рублей за каждый непредставленный документ. Недостоверные сведения, из-за которых фонд понёс излишние расходы, обходятся в 20% суммы этих расходов, но не более 5000 рублей и не менее 1000 рублей.
Сумма штрафа при этом не главная потеря. Реальная цена ошибки для компании складывается иначе: работница не получает деньги в срок, идёт с вопросом к кадровику и руководителю, а восстановление занимает ещё один цикл обмена с фондом. Ошибка в дате начала отпуска даёт прямой перерасчёт: если в фонд ушла дата на неделю раньше фактической, за эти дни начислено пособие, а по табелю женщина работала и получила зарплату. Разбирать такое приходится обеим сторонам, и инициатором возврата будет фонд.
Четыре ошибки, которые повторяются чаще остальных:
- Дата из листка вместо даты из приказа. Работница попросила отпуск позже, а в ответ на запрос ушла дата открытия листка нетрудоспособности.
- Пропущенное заявление о замене лет. Пособие назначено по пустым расчётным годам, женщина узнаёт об этом после выплаты, перерасчёт делается отдельным обращением.
- Не указан районный коэффициент. Для минимального пособия это прямое занижение суммы, потому что коэффициент применяется к нижней границе.
- Сведения отправлены без квалифицированной подписи или от имени сотрудника без полномочий. Ответ считается непредставленным, срок продолжает течь.
Важный нюанс из практики: журнал действий в кадровой системе стоит смотреть до того, как начался спор, а не после. В сервисе Добыто мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт: журнал показывает и дату выдачи ключа, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге даже при введённом КЭДО. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Если работница увольняется после декрета, полностью электронной эта процедура не будет.
Когда работодатель не передаёт в фонд ничего
Обязанность отвечать на запрос возникает не всегда, и понимание границ экономит время кадровой службы.
Работница продолжает работать после 30-й недели и не пишет заявление на отпуск. Пособие за дни работы не назначается, потому что одновременно получать зарплату и пособие по беременности и родам нельзя. Обмен с фондом начнётся с даты, когда женщина фактически уйдёт в отпуск, и в ответ уйдёт именно эта дата.
Женщина работает по договору гражданско-правового характера. Отпуск по беременности и родам — институт трудового права, и исполнителю по договору ГПХ он не предоставляется. Право на само пособие по закону 255-ФЗ у исполнителя может возникнуть, но оформляется оно без приказа об отпуске и без участия заказчика в кадровой части.
Самозанятая без статуса индивидуального предпринимателя. Плательщик налога на профессиональный доход не является застрахованным по обязательному социальному страхованию на случай материнства автоматически. Заказчик работ здесь не работодатель и в фонд по ней ничего не подаёт.
Трудовой договор расторгнут до наступления отпуска. За исключением случая ликвидации организации бывший работодатель из процедуры выбывает: за пособием женщина обращается самостоятельно.
Чтобы не разбирать каждый случай заново, полезно держать перед глазами короткую матрицу.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Второй декрет подряд | Заявление о замене лет расчётного периода | Страховой стаж, он уже на лицевом счёте |
| Работа на неполной ставке | Сведения о режиме рабочего времени | Форма приказа об отпуске |
| Северный регион или район с коэффициентом | Районный коэффициент в ответе фонду | Дата издания приказа |
| Работа у двух работодателей | Выбор места назначения пособия и занятость в расчётных годах | Очерёдность ответов на запросы |
| Стаж менее 6 месяцев | Отметка о стаже, если его нет на лицевом счёте | Справка о заработке с прошлых мест |
Логика матрицы одна: критично то, чего фонд не видит, вторично то, что у него уже есть.
Как перевести оформление декрета в электронный вид
Заявление на отпуск по беременности и родам и приказ о его предоставлении относятся к документам, которые закон разрешает вести электронно. Основание — статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Женщина на позднем сроке беременности редко готова ехать в офис ради двух подписей, и это тот случай, когда электронное оформление решает бытовую задачу, а не только задачу бухгалтерии.
Электронные кадровые документы признаются доказательствами, если КЭДО введён по правилам ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. В споре доказывают четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли электронную подпись, получил ли электронный документ. Порядок здесь имеет значение: сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Согласие работника на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ мы собираем до того, как человек понадобится в системе, а не в момент события. Женщина, которая уходит в декрет, подписывать согласие задним числом уже не будет, и заявление придётся возить курьером. Проверьте по списку сотрудников, у кого согласия нет, и закройте этот список заранее.»
Важный нюанс из практики: суд признал увольнение незаконным, учтя, что заявление могло быть сформировано работником ошибочно при первичном использовании системы КЭДО, а работодатель не разъяснил последствия и право отозвать заявление. Первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы.
Что даёт связка с кадровой программой
Отдельная точка отказа — ручной перенос данных между системой подписания и зарплатной программой. Приказ подписан в одной системе, период отпуска вносится в другую руками, и расхождение всплывает при сверке с фондом.
Ручная работа с отпусками остаётся источником ошибок и там, где всё оформлено на бумаге. Типичная картина: график отпусков распечатан большим форматом, исписан переносами и зачёркиваниями, и разобраться в нём может только руководитель кадровой службы с многолетним стажем. Компания получает узкое горлышко, через которое проходит каждый вопрос по отпускам, включая декретные.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Система должна обеспечивать выгрузку журналов действий, иначе при споре работодатель не подтвердит ни отправку, ни доставку документа. Мы смотрим на это как на требование к системе, а не как на приятную опцию: без выгрузки журнала комплект доказательств по электронному заявлению неполный.»
Стоимость подключения КЭДО для оформления декретных документов
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплачивается за год |
| Тариф «Корпорация», выделенный сервер и SLA 99.9% | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка доступны начиная с тарифа «Бизнес», а перейти между тарифами можно в любой момент с пропорциональным пересчётом. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельной строки за выпуск подписей в счёте не будет: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Выводы
Роль работодателя в декретном пособии сузилась до передачи данных, которых нет у фонда. Ключевых полей немного: дата начала отпуска из приказа, районный коэффициент, режим рабочего времени и заявление о замене лет расчётного периода. Срок ответа — 3 рабочих дня с момента, когда пришли данные о закрытии электронного листка нетрудоспособности, выплата идёт в течение 10 рабочих дней. С 1 июля 2026 года фонд сначала смотрит индивидуальный лицевой счёт и обращается к компании последним, поэтому дублировать уже учтённые сведения не нужно.
Большая часть сбоев в этой процедуре возникает не на стороне фонда, а внутри компании: заявление лежит у руководителя, приказ издан позже даты отпуска, согласия на электронный документооборот у работницы нет. В Добыто мы собираем согласия и настраиваем маршруты подписания до того, как событие наступило, чтобы заявление и приказ по декрету закрывались за один день без визитов в офис.
Частые вопросы
Что передавать, если работница уходит в декрет прямо из отпуска по уходу за первым ребёнком
Отпуск по уходу за ребёнком прерывается заявлением работницы, издаётся приказ о его прекращении и приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам. В фонд уходит дата начала нового отпуска, и с этого дня прекращается ежемесячное пособие по уходу. Заявление о замене лет расчётного периода в такой ситуации критично: 2024 и 2025 годы у работницы почти наверняка без заработка, и без замены пособие посчитают по минимуму.
Как быть, если женщина работает у двух работодателей
Если на день начала отпуска она занята у нескольких страхователей и в двух предшествующих календарных годах работала у тех же самых, пособие назначается по каждому месту работы, и сведения подаёт каждый работодатель. Если состав работодателей за два года изменился, пособие назначается по одному месту работы по выбору работницы, и остальные компании запрос не получают либо отвечают отказом в назначении по своему месту.
Можно ли начать отпуск позже даты, указанной в листке нетрудоспособности
Да. Женщина вправе подать заявление о предоставлении отпуска с более поздней даты, чем дата открытия электронного листка нетрудоспособности. Тогда за отработанные дни она получает заработную плату, а пособие назначается с фактической даты начала отпуска. Именно эту дату работодатель указывает в ответе фонду, иначе периоды наложатся друг на друга.
Нужно ли сдавать ЕФС-1 при уходе сотрудницы в декрет
Отдельный отчёт по факту ухода в декретный отпуск не сдаётся. Сведения о стаже с типом «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию», которые работодатели подавали до 2026 года при заявлении на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, из обновлённой формы исключены. Подраздел 1.2 по-прежнему сдаётся ежегодно, но только по категориям работников, перечисленным в законе о персонифицированном учёте.
Листок нетрудоспособности закрыт, а уведомление из фонда не пришло
Проверьте статус по номеру листка в кабинете страхователя на сайте фонда: возможно, подписка на уведомления не активна или адрес для оповещений устарел. Если статус «Закрыт», работодатель вправе сам инициировать обмен, направив сведения о жизненном событии, не дожидаясь запроса. Ждать письмо и упустить 3 рабочих дня дороже, чем отправить сведения инициативно.
Кто оплачивает первые дни отпуска по беременности и родам
Все дни оплачивает Социальный фонд России, без периода за счёт работодателя. Правило про первые 3 дня за счёт работодателя относится к пособию по временной нетрудоспособности при заболевании или бытовой травме и на декретный листок не распространяется. Компания собственных средств в это пособие не вкладывает и возмещения из фонда не запрашивает.
