Оплата больничных листов в компании складывается из двух денежных потоков: первые 3 календарных дня болезни или травмы самого работника оплачивает работодатель из своих средств, с 4-го дня и до закрытия листка — Социальный фонд России. Запускает процесс извещение фонда по каналу социального электронного документооборота об открытии электронного листка нетрудоспособности: заявление работника для назначения пособия не требуется. На передачу сведений для назначения пособия у работодателя 3 рабочих дня, у фонда на выплату — 10 рабочих дней. Главное различие, от которого зависит вся схема: при уходе за больным членом семьи (коды 09 и 12-15) все дни оплачивает фонд, и трех дней за счет работодателя в расчете вообще нет.
Разберем процесс по шагам: кто фиксирует отсутствие в табеле, кто отвечает за сведения о застрахованном лице, где обычно рвется связка между кадровой службой и бухгалтерией. Покажем актуальные коды ЭЛН, включая два кода, исключенных из листка с 1 сентября 2022 года, и отметки, которые снижают пособие до МРОТ. Суммы и пороги 2026 года, сценарная таблица по численности компании, сроки хранения документов и стоимость автоматизации — во второй половине статьи.
Кто платит больничный и за какие дни
Разделение платежей закреплено в статье 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Работодатель платит за первые 3 календарных дня только в одном случае: заболевание или травма самого застрахованного лица. Все остальные основания нетрудоспособности фонд закрывает с первого дня. Кадровик, который привычно вычитает 3 дня из любого больничного, создает недоплату работнику и переплату фонду одновременно.
Вторая развилка — связь события с производством. Если нетрудоспособность вызвана несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, пособие считается по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ: 100% среднего заработка с первого дня, за счет фонда, без ограничения предельной величиной базы по взносам.
| Основание нетрудоспособности (код ЭЛН) | Первые 3 дня | Размер пособия |
|---|---|---|
| Заболевание работника (01) | работодатель | 60 / 80 / 100% по стажу |
| Травма работника, включая бытовую (02) | работодатель | 60 / 80 / 100% по стажу |
| Несчастный случай на производстве, профзаболевание (02 или 01 с отметкой о связи с производством) | фонд, с 1-го дня | 100% по 125-ФЗ, без ограничения предельной базой |
| Карантин (03) | фонд, с 1-го дня | 60 / 80 / 100% по стажу |
| Отпуск по беременности и родам (05) | фонд, с 1-го дня | 100% среднего заработка |
| Протезирование в стационаре (06), долечивание в санатории (08) | фонд, с 1-го дня | 60 / 80 / 100% по стажу |
| Уход за больным ребенком до 8 лет (09, 12-15) | фонд, с 1-го дня | 100% независимо от стажа |
| Уход за ребенком 8 лет и старше, амбулаторно (09) | фонд, с 1-го дня | по стажу за первые 10 дней, далее 50% |
Из таблицы следует практический ориентир для регламента: бухгалтерия начисляет что-либо за счет компании только по кодам 01 и 02 без отметки о связи с производством. Во всех остальных строках задача работодателя сводится к передаче сведений, а деньги идут из фонда напрямую работнику.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверьте в своем регламенте формулировку про три дня. Если там написано «работодатель оплачивает первые три дня больничного», регламент уже ошибочный: три дня возникают только при болезни или травме самого работника. По уходу за ребенком компания не платит ни дня, и попытка удержать эти суммы из пособия фонда выглядит как недоплата работнику.»
Коды больничных листов: что влияет на размер пособия
Коды причин нетрудоспособности закреплены приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н. С 1 сентября 2022 года из строки «Причина нетрудоспособности» исключены два кода: 04 (несчастный случай на производстве) и 07 (профессиональное заболевание). Теперь производственная травма отражается кодом 02, а профзаболевание — кодом 01. Добавлен код 29 — установлена утрата профессиональной трудоспособности. Статьи и внутренние памятки, где все еще фигурируют коды 04 и 07, устарели на четыре года, а бухгалтер по такой памятке ищет в ЭЛН то, чего там нет.
Действующий набор двузначных кодов: 01 — заболевание, 02 — травма, 03 — карантин, 05 — отпуск по беременности и родам, 06 — протезирование в стационаре, 08 — долечивание в санатории, 09 — уход за больным членом семьи, 10 — иное состояние, 11 — социально значимое заболевание, 12 — уход за ребенком до 7 лет с заболеванием из специального перечня, 13 — уход за ребенком-инвалидом, 14 — уход за ребенком с поствакцинальным осложнением или новообразованием, 15 — уход за ВИЧ-инфицированным ребенком.
Отдельно в листке есть дополнительный трехзначный код и отметки о нарушении режима. Код 021 означает, что заболевание или травма наступили из-за алкогольного или наркотического опьянения: по статье 8 того же 255-ФЗ пособие снижается до размера, исчисленного из МРОТ. Отметка о несоблюдении условий оказания медицинской помощи (23) или о несвоевременной явке к врачу (24) снижает пособие до МРОТ со дня нарушения, а не за весь период.
Факт: МРОТ на 2026 год — 27 093 рубля в месяц. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год он составляет 32 916 рублей.
Бытовая травма по коду 02 оплачивается в общем порядке, как и заболевание. Требование «принести справку, что травма не бытовая» или отказ в оплате первых дней из-за бытового характера травмы — это отсылка к норме, которая не действует с 2007 года. Проверить по кодам можно ровно три вещи: кто платит первые дни, какой процент применять и нет ли основания для снижения до МРОТ. Диагноз в электронном листке работодателю не передается.
Процесс оплаты больничного: от извещения СЭДО до выплаты
С 1 января 2022 года основанием для назначения пособия является электронный листок нетрудоспособности: бумажный бланк формируется только для отдельных категорий застрахованных. Медицинская организация закрывает ЭЛН и передает его в фонд, фонд извещает работодателя по каналу социального электронного документооборота. Порядок получения фондом сведений установлен постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Детали подключения страхователя к обмену и формы извещений фонд публикует в разделе про электронный листок нетрудоспособности на своем официальном сайте.
Ключевая ошибка организации процесса — привязка старта к работнику. Работник ничего не приносит и часто вообще не сообщает номер ЭЛН. Если никто в компании не отвечает за ежедневный просмотр входящих извещений, срок в 3 рабочих дня начинает течь и истекает незаметно. В практике Добыто мы закладываем отдельное уведомление ответственному на каждое новое извещение, чтобы срок не зависел от того, открыл ли кто-то кабинет страхователя в этот день.
Как выстроить оплату больничного: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Назначьте ответственного за просмотр извещений СЭДО и частоту проверки. Извещения приходят об открытии и о закрытии листка, а также запросами на недостающие сведения.
- Шаг 2. Проверьте наличие сведений о застрахованном лице. Форма утверждена приказом СФР от 22.04.2024 № 643, работник заполняет ее при приеме и обновляет при смене фамилии, паспорта или банковских реквизитов. Работодатель передает сведения в фонд не позднее 3 рабочих дней со дня получения от работника.
- Шаг 3. Закройте дни отсутствия в табеле учета рабочего времени кодом «Б» по периоду из ЭЛН. Табель — единственный документ, из которого расчетчик узнает, сколько дней исключено из отработанного времени.
- Шаг 4. Передайте в фонд сведения для назначения и выплаты пособия в течение 3 рабочих дней со дня получения данных. Проверьте страховой стаж, районный коэффициент и отметки о нарушении режима до отправки: возврат на уточнение сдвигает выплату работнику.
- Шаг 5. Рассчитайте пособие за первые 3 дня, если код причины 01 или 02 без связи с производством. Удержите НДФЛ: пособие по временной нетрудоспособности под налог попадает, в отличие от пособия по беременности и родам.
- Шаг 6. Выплатите свою часть в ближайший день выплаты заработной платы по части 8 статьи 13 255-ФЗ. Отдельная внеочередная выплата не требуется, но и отложить до следующего месяца нельзя.
- Шаг 7. Зафиксируйте факт выплаты в расчетном листке и сохраните подтверждение передачи сведений в фонд. Фонд назначает и выплачивает свою часть в течение 10 рабочих дней со дня представления сведений — по этому сроку вы отвечаете работнику на вопрос «где деньги».
Важный нюанс из практики: самая частая причина задержки — неактуальные контактные и банковские данные. В кадровых системах сотрудники с незаполненным телефоном или почтой просто не получают личный кабинет и уведомления, а в сведениях о застрахованном лице устаревшие реквизиты карты или просроченный паспорт тормозят выплату на недели. Сверку реквизитов стоит делать минимум раз в год, а не в момент болезни.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите табель с отметкой больничного за нужный месяц
Роли и сроки внутри компании: кто за что отвечает
Процесс рвется на стыках, а не внутри операций. Типовая схема распределения: руководитель подразделения сообщает об отсутствии, табельщик ставит код «Б», кадровая служба принимает и отправляет сведения о застрахованном лице, расчетчик считает 3 дня и НДФЛ, бухгалтерия ставит выплату в реестр. Любой из пяти участников может не узнать о больничном вовремя, если единственный канал связи — устное сообщение в мессенджере.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Маршрут стоит задавать отдельно под каждый вид обращения, а не один общий на всю компанию. Когда в системе прописано, что заявления по отсутствиям идут одному ответственному, а справки и расчетные листки другому, никто не пересылает документы вручную. Проверьте, закрыт ли у вас маршрут на время отпуска самого ответственного: это вторая по частоте причина просроченных сроков.»
Объем регламента зависит от структуры компании. Сценарная таблица ниже показывает, что критично для конкретной конфигурации, а что можно не внедрять.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, кадры и расчет на одном специалисте | Ежедневный просмотр извещений СЭДО, актуальные реквизиты в сведениях о застрахованном лице | Отдельный регламент и матрица ролей |
| 25-150 человек, кадры и бухгалтерия разделены | Письменный порядок передачи данных из табеля в расчет, контроль срока 3 рабочих дня | Глубокая интеграция систем |
| Филиальная сеть, 150 человек и больше | Маршруты с ответственным по каждому виду обращений, обмен с учетной системой по графику | Ручная сверка по каждому случаю |
| Дистанционные работники | Электронный расчетный листок и согласие работника на КЭДО | Бумажный оборот по месту нахождения офиса |
| Производство, есть риск несчастных случаев | Бумажный акт о несчастном случае, проверка отметки о связи с производством в ЭЛН | Типовой маршрут без разделения по кодам |
Колонка «что вторично» нужна не меньше первой: компания на 20 человек, которая начинает с написания положения об оплате пособий, тратит месяц на документ и при этом пропускает извещения в СЭДО.
Полезно знать: извещать работника о составных частях заработной платы электронно можно только при введенном КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Сам по себе расчетный листок в электронном виде не отправляется: право на это дает не формат документа, а наличие правового основания для электронного взаимодействия.
Документы для регламента оплаты пособий
Комплект закрывает учет отсутствий и распределение ролей; начните с табеля и матрицы ответственности, остальное подстраивается под структуру компании.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учета рабочего времени Т-12 | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Должностная инструкция табельщика | Скачать |
| Согласие на электронный расчетный листок | Скачать |
| Лицевой счет Т-34 | Скачать |
| Заявление работника о переносе отпуска | Скачать |
Сколько получит работник в 2026 году
Средний дневной заработок считается по двум календарным годам, предшествующим году начала нетрудоспособности, и делится на 730. Для больничных 2026 года расчетный период — 2024 и 2025 годы, заработок за каждый год учитывается в пределах предельной величины базы по страховым взносам того года. Процент зависит от страхового стажа: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и больше — 100%.
| Показатель | Значение на 2026 год |
|---|---|
| Предельная база по взносам за 2024 и 2025 годы | 2 225 000 и 2 759 000 руб. |
| Максимальный средний дневной заработок | 6 827,40 руб. |
| Максимум за 3 дня за счет работодателя | 20 482,20 руб. |
| Минимальный средний дневной заработок из МРОТ | 890,73 руб. |
| Пособие за полный календарный месяц, не ниже | 27 093 руб. (МРОТ) |
| Нетрудоспособность в течение 30 дней после увольнения | 60% независимо от стажа |
Два порога работают по-разному. Максимум фиксируется один раз на дату начала страхового случая: даже если больничный переходит на следующий год, средний дневной заработок не пересчитывается. Минимум сравнивается с МРОТ по каждому полному календарному месяцу нетрудоспособности, поэтому у переходящего больничного январские дни сверяются с МРОТ января.
Последняя строка таблицы регулярно выпадает из регламентов. Если бывший работник заболел в течение 30 календарных дней после прекращения трудового договора и еще не трудоустроился, первые 3 дня оплачивает бывший работодатель, остальное — фонд, и ставка 60% применяется независимо от стажа. Норма действует только при болезни или травме самого уволенного, на уход за ребенком она не распространяется.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Считайте стаж до отправки сведений, а не после. Фонд берет процент из того, что передали вы, и если стаж занижен, переплату придется возвращать, а недоплату работник заметит по расчетному листку и придет с вопросом к вам, а не в фонд. Самый надежный момент для сверки — первый больничный нового сотрудника: там же проверяется и актуальность банковских реквизитов.»
Больничный в отпуске и другие частные случаи
Если работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск продлевается на число дней нетрудоспособности либо переносится на другой срок по согласованию с работодателем — статья 124 ТК РФ. Продление происходит автоматически, без заявления, перенос — только по заявлению работника. Пособие при этом выплачивается за все дни болезни, а отпускные за совпавшие дни не сторнируются: они просто приходятся на другой период.
Правило не работает в двух ситуациях. Больничный по уходу за членом семьи, открытый в отпуске, отпуск не продлевает: работник в это время и так свободен от работы, пособие за такие дни не назначается. Отпуск без сохранения заработной платы и отпуск по уходу за ребенком тоже не продлеваются, и пособие за дни, приходящиеся на них, не выплачивается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Работа по совместительству дает отдельный сценарий. Если на момент болезни работник занят у нескольких работодателей и у них же работал в расчетном периоде, пособие назначается по каждому месту работы. Если состав работодателей изменился, работник выбирает одного страхователя, а остальные предоставляют справки. Внутреннему совместителю пособие считается по общему заработку в одной организации.
Внимание: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним, трудовые книжки и документы о прохождении инструктажей по охране труда оформляются только на бумаге. Позиция по приказу об увольнении подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Самозанятые в процесс работодателя не входят, но вопрос задают часто. С 1 января 2026 года действует эксперимент по добровольному страхованию: самозанятый сам регистрируется в фонде, платит ежемесячные взносы и получает право на пособие не раньше чем через 6 месяцев уплаты. Исполнитель по договору ГПХ без трудового договора больничный от заказчика не получает: страховые случаи по 255-ФЗ привязаны к трудовым отношениям.
Ошибки процесса и их цена
Штрафы по оплате больничных собраны в статье 15.2 255-ФЗ. Нарушение срока представления сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, — 5 000 рублей. Отказ или непредставление документов по запросу фонда — 200 рублей за каждый документ. Недостоверные сведения, из-за которых фонд понес излишние расходы, — 20% суммы переплаты, но не более 5 000 и не менее 1 000 рублей.
Задержка собственной части обходится дороже штрафа фонда. Невыплата или неполная выплата в установленный срок сумм, причитающихся работнику, влечет для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ, а на задержанную сумму начисляется компенсация по статье 236 ТК РФ за каждый день просрочки. Один пропущенный больничный в расчете зарплаты превращается в три позиции расходов: доплата, компенсация и штраф.
Типичные сбои, которые видны на внедрениях: никто не отвечает за просмотр извещений СЭДО; вычет трех дней применяется к детским больничным; стаж берется из старой карточки; табель закрывается без кода «Б», и расчетчик платит полный оклад поверх пособия; сведения о застрахованном лице не обновлялись с даты приема.
Когда отдельный регламент по больничным не нужен
Компании до 10-15 человек с одним специалистом, который ведет и кадры, и расчет, выгоднее не писать положение, а поставить два контроля: уведомление о новом извещении из фонда и ежегодную сверку реквизитов. Регламент на 15 страниц здесь не снижает риск, потому что все роли в нем занимает один человек. Отдельный документ становится нужен с момента, когда табель ведет один сотрудник, сведения отправляет второй, а считает третий.
Важный нюанс из практики: журнал действий в системе стоит смотреть до того, как начался спор, а не после. Выгрузка показывает и то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа подписи, вход под чужой учетной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. В практике Добыто такую сверку мы проводим перед проверками и перед увольнениями, по которым ожидаем конфликт.
Что видит работник и что останется для проверки
Работник отслеживает свой электронный больничный в личном кабинете получателя услуг фонда и на портале госуслуг: там видны номер листка, период, статус назначения и сумма. Это снимает с кадровой службы часть обращений, но не все: сумму за первые 3 дня фонд не показывает, ее работник видит только в расчетном листке работодателя. Вопрос «почему пришло двумя суммами» закрывается именно расчетным листком, а не выпиской из личного кабинета.
В сервисе Добыто отсутствия собраны в отдельный график: больничный выделен красным, отпуск оранжевым, командировка синим, фильтр работает по команде и периоду. Руководитель подразделения видит, сколько человек на больничном, без запроса в кадровую службу, а модуль выплат показывает работнику статус и историю начислений из его же профиля.
Что должно остаться в архиве после выплаты
Комплект для проверки фонда или трудовой инспекции состоит из четырех элементов: табель с кодом «Б» за соответствующий месяц, сведения о застрахованном лице с датой передачи, подтверждение отправки сведений для назначения пособия и расчетный листок, в котором видна выплаченная работодателем часть. Если компания ведет это электронно, добавляется выгрузка журнала действий по спорному документу.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому приказ о введении КЭДО, положение и письменные согласия работников проверяйте до того, как дело дойдет до выгрузки логов.»
Стоимость автоматизации процесса оплаты больничных
Стоимость зависит от численности и от того, нужна ли интеграция с учетной системой: тарифы считаются за сотрудника в месяц, электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора видов подписи и необходимости интеграции с 1С. Состав функций по каждому уровню и условие минимальной оплаты указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же видно, что входит в поддержку и электронный архив.
Повышение или понижение тарифа доступно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Процесс оплаты больничного держится на трех сроках и одной развилке. Развилка — основание нетрудоспособности: три дня за счет компании возникают только при болезни или травме самого работника, по уходу за членом семьи фонд платит с первого дня. Сроки — 3 рабочих дня на передачу сведений, ближайший день выплаты зарплаты для своей части и 10 рабочих дней на выплату фондом. Старт процесса — извещение в СЭДО, поэтому ответственным становится тот, кто этот канал читает ежедневно; принесенный работником бумажный бланк основанием для назначения пособия в 2026 году не является.
Мы подключаем компании к кадровому электронному документообороту и видим, что больничные чаще всего ломаются на передаче данных между табелем, кадровой службой и расчетом. График отсутствий, маршруты с назначенными ответственными и обмен с 1С:ЗУП закрывают именно этот разрыв: отметка о больничном и расчетный листок доходят до нужного человека без ручных писем.
Частые вопросы об оплате больничных листов
Работник принес бумажный бланк больничного. Что с ним делать?
С 1 января 2022 года основанием для назначения пособия служит электронный листок нетрудоспособности, бумажный бланк формируется только для отдельных категорий застрахованных. Если работник не относится к ним, запросите у него номер ЭЛН или проверьте поступившее извещение в личном кабинете страхователя. Пока в кабинете нет ЭЛН с этим номером, фонд пособие не назначит: сведения подаются по электронному листку, бумажный бланк в проактивном порядке не обрабатывается.
Нужно ли заявление работника, чтобы начать оплату больничного?
Нет. Проактивный порядок по постановлению Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010 построен на обмене между медицинской организацией, фондом и работодателем. Заявление потребуется в другой ситуации: чтобы заменить годы расчетного периода, если в 2024 или 2025 году работница была в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком.
Фонд прислал запрос недостающих сведений. Сколько есть времени на ответ?
3 рабочих дня со дня получения запроса. Просрочка квалифицируется как нарушение срока представления сведений по статье 15.2 255-ФЗ со штрафом 5 000 рублей, а выплата работнику сдвигается на то же время плюс 10 рабочих дней, которые отсчитываются от даты получения фондом полного комплекта.
Можно ли уволить работника, который находится на больничном?
По инициативе работодателя нельзя: часть 6 статьи 81 ТК РФ запрещает увольнение в период временной нетрудоспособности, кроме ликвидации организации. По собственному желанию работника и по соглашению сторон увольнение в этот период возможно, и пособие за дни после даты увольнения все равно выплачивается, поскольку страховой случай наступил до прекращения договора.
Сколько дней больничного по уходу за ребенком оплачивается за год?
Для ребенка до 7 лет — до 60 календарных дней в год, до 90 дней, если заболевание входит в специальный перечень. Для ребенка от 7 до 15 лет — до 15 дней по одному случаю и не более 45 дней в год. Для ребенка-инвалида до 18 лет — до 120 дней в год. Лимит считается суммарно по ребенку, независимо от того, сколько членов семьи по очереди оформляли уход.
Работник болел, но сведения ушли с ошибкой, и фонд переплатил. Кто возвращает деньги?
Если переплата возникла из-за недостоверных сведений работодателя, фонд взыскивает излишне понесенные расходы и применяет штраф по части 2 статьи 15.2 255-ФЗ: 20% суммы переплаты, но не более 5 000 и не менее 1 000 рублей. С работника излишне выплаченное пособие удерживается только при счетной ошибке или его недобросовестности, поэтому практический вывод простой: проверяйте стаж и районный коэффициент до отправки.
