Электронный больничный лист компания получает не от работника, а от Социального фонда России: медицинская организация формирует ЭЛН в системе фонда, и работодателю через сервис «Социальный электронный документооборот» приходит уведомление о каждом статусе — открыт, продлён, закрыт, аннулирован. Дальше СФР сам присылает проактивный запрос с предзаполненными данными, компания подтверждает или правит их в течение 3 рабочих дней, и фонд назначает и перечисляет пособие в течение 10 рабочих дней. Первые 3 дня болезни самого работника оплачивает работодатель, с четвёртого платит фонд. Если больничный открыт по уходу за ребёнком, работодатель не платит ничего: фонд считает пособие с первого дня.
Разберём, как подключиться к СЭДО, какие сведения фонд вправе требовать после 1 июля 2026 года, а какие больше не запрашивает, и что делать, если проактивный запрос не пришёл. Покажем, какие коды в больничном листе меняют сумму пособия и чем закрывать дни болезни в табеле. Работнику материал даёт ответ, где посмотреть свой ЭЛН и почему деньги приходят двумя платежами. Размеры штрафов, тарифы на подключение КЭДО, образцы табеля и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как компания узнаёт о больничном: СЭДО и проактивный запрос
Бумажных распечаток ЭЛН, талонов и справок из поликлиники кадровая и бухгалтерская службы от работников не получают с 1 января 2022 года. Вместо этого страхователь подключается к сервису электронного взаимодействия с фондом — СЭДО. Подключиться можно напрямую или через программное обеспечение оператора: 1С, Контур, СБИС и другие. После подключения фонд автоматически уведомляет работодателя об открытии электронного листка нетрудоспособности и о каждом изменении его статуса.
Схема работает в две стороны. Сначала приходит извещение о том, что у вашего работника открыт ЭЛН. Затем, когда листок закрыт, фонд формирует проактивный запрос — сообщение 100. Оно строится автоматически на базе ЭЛН после того, как система идентифицировала работника и работодателя, и уже содержит предзаполненные данные: сведения о работнике, период нетрудоспособности, блок о других местах работы, если человек совместитель. Задача компании — подтвердить эти данные или скорректировать их.
Если проактивный запрос не поступил в течение 3 дней, страхователь не ждёт: он инициирует процесс сам, отправив сообщение 109 о жизненной ситуации. Это единственный корректный способ сдвинуть застрявшую выплату, и он же снимает с компании упрёк в бездействии, если работник начнёт выяснять, почему нет денег.
Важный нюанс из практики: в компаниях с филиальной сетью извещение об открытом больничном часто приходит в общий ящик, а отвечать на запрос должен конкретный кадровик подразделения. В практике Добыто мы закрываем это ролевой маршрутизацией: ответственный определяется системой по подразделению из штатного расписания, а не выбирается вручную тем, кто первым увидел уведомление.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Уведомление должно дойти до сотрудника независимо от того, каким мессенджером он пользуется. Мы делаем ставку на пуш-уведомления в мобильном приложении и SMS: SMS доходит даже на кнопочный телефон без интернета. Интеграции с мессенджерами выглядят удобнее, но любой из них может одномоментно перестать работать, и процесс встанет.»
Кто платит больничный и за какие дни
Источник выплаты зависит от причины нетрудоспособности, а не от желания работодателя. При болезни или травме самого работника первые 3 дня оплачивает работодатель из своих средств, начиная с четвёртого дня пособие назначает и перечисляет СФР. При уходе за больным членом семьи, включая ребёнка, фонд платит с первого дня, и работодатель не участвует в выплате деньгами вообще — только сведениями. Пособие по беременности и родам фонд выплачивает за весь период в размере 100% среднего заработка независимо от стажа.
Размер пособия по болезни считается от страхового стажа: до 5 лет — 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, от 8 лет — 100%. Из этого правила есть исключения, которые чаще всего и вызывают вопросы у бухгалтерии.
| Ситуация | Кто платит первые 3 дня | Размер пособия |
|---|---|---|
| Болезнь работника, бытовая травма | Работодатель, далее СФР | 60, 80 или 100% по стажу |
| Несчастный случай на производстве | СФР за весь период по 125-ФЗ | 100% независимо от стажа |
| Уход за ребёнком до 8 лет | СФР с первого дня | 100% независимо от стажа |
| Уход за ребёнком от 8 лет и другими родственниками | СФР с первого дня | По стажу, с ограничением по месту лечения |
| Отпуск по беременности и родам | СФР за весь период | 100% независимо от стажа |
| Травма вследствие алкогольного опьянения (доп. код 021) | Работодатель, далее СФР | Не более МРОТ за календарный месяц |
Из таблицы следует практический вывод для бухгалтерии: трёхдневный платёж работодателя возникает ровно в двух строках из шести. Во всех остальных случаях компания не перечисляет работнику ничего, и претензия «мне не заплатили» адресована не ей, а срокам передачи сведений.
Верхняя и нижняя границы пособия заданы жёстко. Потолок дневной выплаты в 2026 году — 6827,40 рубля: он вырос вслед за предельной базой для начисления страховых взносов. Нижняя граница считается от МРОТ: за полный календарный месяц болезни работник не может получить меньше минимального размера оплаты труда.
Факт: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год он равен 32 916 рублям.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Минимальное пособие проверяют по федеральному МРОТ, а зарплату работника — по региональному. Это разные величины, и в 2026 году разрыв между ними в Москве почти 6 тысяч рублей. Сверяйте оклад с региональным значением, иначе у вас одновременно занижен заработок и формально верно посчитано пособие.»
Коды больничных листов: что они меняют в расчёте
В листке нетрудоспособности предусмотрены три ячейки для причины: «Код» заполняется всегда, «Доп. код» указывается при необходимости пояснения, «Код изм.» используется, когда причина нетрудоспособности изменилась в течение периода болезни. Именно вторая и третья ячейки чаще всего меняют сумму, а компания их пропускает, потому что смотрит только на основной код.
| Код | Что означает | Что меняет для компании |
|---|---|---|
| 01 | Заболевание, в том числе профессиональное и его обострение | Первые 3 дня за счёт работодателя |
| 02 | Травма, включая несчастный случай на производстве и его последствия | Бытовая травма — как заболевание; производственная — за счёт средств по 125-ФЗ |
| 03 | Карантин | Работодатель дни не оплачивает |
| 05 | Отпуск по беременности и родам | Оплачивает СФР, 100% за все дни |
| 09 | Уход за больным членом семьи | Оплачивает СФР с первого дня |
| Доп. 021 | Заболевание или травма вследствие алкогольного опьянения | Основание ограничить пособие МРОТ за календарный месяц |
По коду 02 есть деталь, которую часто путают. Отдельный код 04 для несчастного случая на производстве не применяется с 1 сентября 2022 года: производственная травма кодируется так же, как бытовая. Отличие проходит не по коду, а по документам: связь травмы с работой подтверждает акт о несчастном случае, и только тогда пособие идёт за счёт страхования от несчастных случаев в размере 100% среднего заработка без учёта стажа. Если акта нет, а компания посчитала 100%, разницу признают излишними расходами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Код 021 сам по себе тоже не приговор. Наличие отметки об алкогольном опьянении не означает автоматического снижения пособия до МРОТ: решение принимает страхователь по фактическим обстоятельствам и имеющимся документам. Формальное снижение «потому что стоит 021» с высокой вероятностью будет оспорено работником.
Отметьте дни нетрудоспособности в табеле корректно
Дни, закрытые больничным, в табеле обозначаются отдельно от прогула и отпуска. Пока ЭЛН не закрыт, ставить оплачиваемое отсутствие нельзя: период ещё не определён. Практика, при которой табельщик сначала проставляет явку, а после закрытия больничного переделывает табель задним числом, создаёт расхождение между табелем, расчётом и сведениями, ушедшими в фонд.
Что и в какие сроки компания отправляет в СФР
Обязанностей у страхователя две, и они разнесены во времени. Первая возникает при приёме работника: он передаёт работодателю сведения о застрахованном лице по форме, утверждённой приказом СФР от 22.04.2024 № 643. Там персональные данные, банковские реквизиты карты для зачисления пособия, адрес для почтового перевода и контакты. Эти сведения компания направляет в фонд в течение 3 рабочих дней с даты получения и точно так же — при любом их изменении.
Вторая обязанность возникает по конкретному страховому случаю: ответить на проактивный запрос в течение 3 рабочих дней со дня получения данных о закрытом ЭЛН. Для единовременного пособия при рождении ребёнка срок короче — 2 рабочих дня. После того как фонд получил все необходимые сведения, он назначает и выплачивает пособие в течение 10 рабочих дней.
С 1 июля 2026 года объём того, что компания обязана отдавать, сократился. Фонд теперь обязан сначала брать данные из индивидуального лицевого счёта работника и из собственных сведений и только потом запрашивать их у работодателя. Компания больше не передаёт страховой стаж, который уже отражён на лицевом счёте, и календарные дни, которые фонду известны. Если такой запрос всё же пришёл, страхователь вправе отказать со ссылкой на это правило, и штраф за непредставление таких данных не применяется.
Что у работодателя запросить по-прежнему могут: продолжительность страхового стажа в части, которой нет на лицевом счёте, замену календарных лет расчётного периода, районные коэффициенты, сведения о режиме рабочего времени, периоды оплачиваемого отпуска и периоды приостановки работы.
Как выстроить обработку больничного: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подключитесь к СЭДО напрямую или через оператора учётной системы и проверьте, что извещения приходят по всем юридическим лицам и обособленным подразделениям, а не только по головной организации.
- Шаг 2. Соберите у работников сведения о застрахованном лице с реквизитами карты «Мир» и направьте их в фонд в течение 3 рабочих дней. Без актуальных реквизитов пособие зависнет даже при вовремя отправленных данных по больничному.
- Шаг 3. Назначьте ответственного за обработку запросов и резервного исполнителя. Срок 3 рабочих дня не останавливается из-за отпуска или болезни самого кадровика.
- Шаг 4. Получив проактивный запрос, сверьте предзаполненные данные с кадровым учётом: период, режим рабочего времени, районный коэффициент, периоды отпуска и приостановки работы. Подтвердите или скорректируйте и отправьте ответ.
- Шаг 5. Начислите работнику пособие за первые 3 дня, если случай того требует, и выплатите его в ближайший день выплаты заработной платы. Дни нетрудоспособности закройте в табеле после того, как ЭЛН получил статус «закрыт».
Образцы табеля и кадровых документов по учёту нетрудоспособности
Комплект закрывает две задачи: чем отметить дни болезни в учёте и кто в компании отвечает за передачу сведений; начните с бланка Т-12 и матрицы ответственности.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени, бланк формы Т-12 | Скачать |
| Заполненный образец табеля рабочего времени | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Должностная инструкция табельщика | Скачать |
| Заявление о перечислении выплат на карту | Скачать |
Лайфхак: не закрепляйте обработку запросов за конкретной фамилией в регламенте. Задайте роль, а систему настройте так, чтобы она сама определяла кадрового специалиста по подразделению работника. Тогда запрос не зависает, когда ответственный в отпуске или переведён на другой участок.
Цена ошибки: штрафы за просроченные сведения
Нарушение срока стоит 5000 рублей. Ответственность установлена пунктом 3 статьи 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ и применяется независимо от того, наступили для работника негативные последствия или нет. Письмом от 04.03.2026 № 17-1/ООГ-117 Минтруд отдельно напомнил работодателям: срок на передачу сведений после получения данных о закрытом ЭЛН — 3 рабочих дня, и просрочка сама по себе образует состав.
Рядом с этим в той же статье 15.2 есть ещё два состава. За недостоверные или сокрытые сведения, приведшие к излишним расходам фонда, штраф считается как 20% суммы излишних расходов, но не более 5000 и не менее 1000 рублей. За непредставление документов по запросу фонда при проверке полноты и достоверности сведений — 200 рублей за каждый документ. Суммы небольшие, но начисляются они по каждому страховому случаю, а не один раз за период.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельная статья расходов — невыплаченная работником часть. Если компания задержала свои 3 дня, к пособию добавляется компенсация по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки, а сам факт задержки попадает под статью 5.27 КоАП РФ. На практике дороже обходится не штраф, а разбор: обращение работника в ГИТ по одному больничному разворачивается в проверку сроков выплат по всему подразделению.
Полезно знать: система, в которой ведётся кадровый документооборот, должна уметь выгружать журнал действий. Журнал показывает не только то, что работает на работодателя, но и дату получения извещения, и момент, когда запрос был открыт и оставлен без ответа. Смотреть его стоит до спора, а не после.
Где работник видит свой больничный и почему деньги приходят двумя платежами
Работник не пишет больничный лист и не подаёт заявление на пособие: листок оформляет медицинская организация, а выплата назначается проактивно. Свой ЭЛН и его статус человек смотрит в личном кабинете получателя услуг на сайте СФР и в уведомлениях на портале госуслуг, если подписан на них. Номер листка передавать в бухгалтерию не нужно: компания видит его сама, как только фонд прислал извещение.
Деньги действительно приходят двумя платежами, и это не ошибка. Первые 3 дня болезни выплачивает работодатель в ближайший день выплаты заработной платы, с НДФЛ и по своему графику. Оставшуюся часть перечисляет фонд по реквизитам из сведений о застрахованном лице, в свои 10 рабочих дней. Разные отправители и разные даты — обычная картина для случая по коду 01 или 02.
Работодатель смотрит свою сторону процесса в личном кабинете страхователя: там разделы по электронным больничным, пособиям, запросам фонда, уведомлениям и сведениям о застрахованных лицах. Кабинет удобен для разбора конкретного случая, но для потока он не подходит: обрабатывать десятки запросов вручную через веб-интерфейс дольше, чем принимать их в учётную систему. В практике Добыто мы держим контакты и реквизиты сотрудников в одном профиле с кадровыми документами, поэтому при смене карты работник правит данные сам, а кадровик получает готовое изменение на подтверждение.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Работнику для личного кабинета не нужен ни компьютер, ни доступ в учётную систему компании. Достаточно телефона и одного контакта — либо номера, либо электронной почты. Мы отдельно проверяем этот реквизит у линейного персонала: именно там чаще всего пусто, и человек потом не понимает, почему не видит свой больничный.»
Когда онлайн-схема не работает
Бумажный листок нетрудоспособности сохранился для узкой категории: это лица, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, и лица, в отношении которых реализуются меры государственной защиты. Для них порядок прежний, и весь электронный обмен по таким случаям не применяется. Всем остальным ЭЛН формируется в электронном виде.
Не работает автоматика и тогда, когда фонд не смог идентифицировать связку «работник — работодатель». Типичные причины: человек только принят и сведения о нём в фонд ещё не ушли, изменились паспортные данные или СНИЛС, работник числится в одном юрлице, а фактически оформлен в другом. Проактивный запрос в такой ситуации просто не формируется, и компания узнаёт о проблеме от работника через две недели после закрытия больничного.
Третий случай — совместительство. Запрос приходит по месту работы, и в нём есть блок сведений о других местах работы. Если работник не сообщил, где ещё оформлен, компания заполнит этот блок неверно, и фонд либо приостановит выплату, либо назначит пособие не по всем местам работы.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас всё это лежит на одном человеке в Excel, отдельный штат для СЭДО не нужен: сведения о работниках и реквизиты приходят из того же контура, где ведутся кадровые документы. В практике Добыто мы сначала запускаем пилотную группу на одном подразделении и только потом раскатываем процесс на всю компанию.
Кейс из практики: при переводе заявлений, ознакомлений и расчётных листков в личный кабинет сотрудника временные затраты кадровой службы снижаются минимум в три раза, а вместе с ними уходит очередь в кадры и бухгалтерию перед выплатой. Для обработки больничных это означает, что трёхдневный срок перестаёт зависеть от того, дошёл ли человек до кабинета кадровика.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы документы подписываются УКЭП, со стороны работника — УНЭП, которая выпускается прямо в сервисе: сотрудник задаёт пароль сам, и подпись готова за пару действий. Маршрут подписания система берёт из штатного расписания, поэтому для филиала можно задать отдельную цепочку согласования, а не назначать подписанта руками.»
Стоимость подключения КЭДО и электронного кабинета сотрудника
Стоимость считается от численности и набора функций: тариф определяет, сколько сотрудников подключается, какие виды подписи доступны и есть ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес», 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | период 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма зависит от численности подключаемых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в «Бизнес», выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Полный состав каждого пакета и условия перехода между ними собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, при понижении переход тоже доступен. Для компании, которая растёт сезонно, это означает, что платить за пиковую численность круглый год не придётся.
Выводы
Сведения о нетрудоспособности приходят в компанию автоматически: СФР уведомляет о каждом статусе ЭЛН и сам формирует проактивный запрос после закрытия листка. Работодателю остаётся подтвердить данные за 3 рабочих дня и оплатить первые 3 дня болезни, если случай не относится к уходу за родственником, беременности и родам или производственной травме. Просрочка ответа стоит 5000 рублей независимо от последствий для работника, а с 1 июля 2026 года часть сведений фонд обязан брать из лицевого счёта и вовсе не вправе требовать.
Узкое место здесь не в законе, а в том, доходит ли запрос до живого ответственного и совпадают ли кадровые данные с тем, что видит фонд. Мы в Добыто выстраиваем этот контур вместе с кадровым документооборотом: реквизиты сотрудников, маршруты по подразделениям и журнал действий живут в одном месте, поэтому трёхдневный срок не зависит от того, кто первым открыл письмо.
Частые вопросы
Оплатят ли больничный лист, если работник заболел во время отпуска?
Да, при болезни самого работника. По статье 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится на другой срок на дни нетрудоспособности, и эти дни оплачиваются как больничный, а не как отпуск. Если ЭЛН открыт по уходу за ребёнком или другим родственником, отпуск не продлевается и пособие за эти дни не назначается. Продление оформляется без нового заявления, перенос — по заявлению работника и приказу.
Что делать, если проактивный запрос из СФР не пришёл?
Подождать 3 дня и отправить через СЭДО сообщение 109 о жизненной ситуации. Оно инициирует процесс со стороны страхователя. Параллельно проверьте, переданы ли в фонд сведения о застрахованном лице по этому работнику и совпадают ли СНИЛС и паспортные данные в кадровом учёте с теми, что есть у фонда: чаще всего запрос не формируется именно из-за расхождения в идентификации.
Оплатят ли больничный совместителю и как это увидит компания?
Проактивный запрос содержит блок сведений о других местах работы. Компания заполняет его по данным, которые сообщил работник, поэтому при внешнем совместительстве сведения о втором работодателе нужно уточнять до отправки ответа. Неверно заполненный блок приводит к приостановке выплаты либо к назначению пособия не по всем местам работы.
Больничный лист является основанием для увольнения за прогул?
Нет. Открытый ЭЛН подтверждает уважительную причину отсутствия, и увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности запрещено статьёй 81 ТК РФ, кроме случая ликвидации организации. Если работник не предупредил о болезни, но ЭЛН открыт, дни закрываются как нетрудоспособность, а не как прогул. Само по себе молчание работника дисциплинарным проступком не является.
Кто выплачивает пособие, если работник заболел после увольнения?
Бывший работодатель. Если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после прекращения трудового договора, пособие назначается по последнему месту работы в размере 60% среднего заработка независимо от стажа. Для этого сведения передаёт та компания, из которой человек уволился, поэтому закрывать СЭДО сразу после увольнения сотрудника не стоит.
Нужно ли хранить бумажные копии электронных больничных?
Нет. Распечатки ЭЛН, талоны из медицинской организации и другие бумажные носители кадровой и бухгалтерской службе от работников получать не требуется с 1 января 2022 года. Подтверждением служат данные в информационной системе фонда и в личном кабинете страхователя. Печатать листок «для папки» смысла нет: юридическую силу такая распечатка не добавляет.
Сколько всего времени проходит от закрытия больничного до денег?
По регламенту — до 3 рабочих дней на ответ страхователя плюс до 10 рабочих дней на назначение и выплату фондом. Часть работодателя за первые 3 дня болезни приходит отдельно, в ближайший день выплаты заработной платы по графику компании. Если прошло больше двух недель, проверять нужно две точки: отправлен ли ответ на запрос и корректны ли реквизиты карты в сведениях о застрахованном лице.
