Электронный больничный лист кадровик не получает на руки и не подшивает в личное дело: с 1 января 2022 года медицинская организация формирует листок нетрудоспособности только в электронном виде и подписывает усиленной квалифицированной подписью, а работодатель узнаёт о нём через СЭДО, сервис социального электронного документооборота Социального фонда России. Требовать у работника распечатку, талон или номер не нужно: фонд сам оповещает страхователя об открытии, продлении и закрытии ЭЛН. После закрытия приходят предзаполненные сведения, и на ответ отводится 3 рабочих дня, иначе штраф 5 000 рублей. Главное различие, которое путают чаще всего: сам ЭЛН в КЭДО не подписывают, он приходит из СЭДО, а в кадровой системе живут документы вокруг него — табель, продление отпуска, приказы.
Разберём, что делает кадровик на каждом шаге: где посмотреть больничный, какие коды меняют порядок оплаты и почему коды 04 и 07 в новых листках больше не встречаются, кто платит за первые 3 дня, а кто с четвёртого. Покажем, какие сведения ушли из состава передаваемых с 1 июля 2026 года и за что фонд штрафовать перестал. Сценарная таблица по плательщикам, чек-лист настройки до первого больничного, образцы табеля и кадровых документов, тарифы на подключение КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Электронный больничный в 2026 году: что изменилось для кадровика
Листок нетрудоспособности в форме электронного документа стал единственной формой с 1 января 2022 года. Бумажный бланк сохранён для узкого круга: работников, сведения о которых составляют государственную тайну, и лиц, находящихся под государственной защитой. Для всех остальных врач формирует ЭЛН в информационной системе медицинской организации и подписывает усиленной квалифицированной подписью. Работник при этом ничего не «пишет» и не заполняет: он называет врачу место работы, а дальше документ движется между медорганизацией, фондом и страхователем без его участия.
С 1 июля 2026 года изменился состав сведений, которые фонд запрашивает у работодателя. Постановление Правительства от 10.05.2026 № 545 скорректировало Правила, утверждённые постановлением от 23.11.2021 № 2010: теперь СФР сначала берёт данные индивидуального лицевого счёта работника, затем сведения, которые уже есть у фонда, и только после этого обращается к страхователю. Из пункта 22 Правил ушли сведения о страховом стаже, если работодатель их уже представлял и они учтены на ИЛС. Одновременно снят штраф за непредставление данных, которые отражены на лицевом счёте или имеются в распоряжении фонда.
Срок ответа не изменился: остальные сведения передаются в течение 3 рабочих дней после получения информации о закрытии листка. Проверьте в своей учётной программе, что форма ответа обновлена под новую редакцию Правил: если она продолжает требовать стаж обязательным полем, вы будете тратить время на данные, которые фонд уже не спрашивает.
Внимание: по процессам, которые вы уже перевели в электронный вид и на которые сотрудник дал согласие, оформить документ в бумаге вы больше не сможете. Это не добавление запасного канала, а замена способа, и откатиться назад по конкретному документу нельзя.
Где кадровик видит электронный больничный: три канала доступа
СЭДО обязателен для всех работодателей. Фонд автоматически оповещает страхователя об открытии ЭЛН и о каждом изменении его статуса: продлили — уведомление, закрыли — ещё одно. Дальше вопрос только в том, в каком окне кадровик или расчётчик эти уведомления читает. Каналов три, и они не равнозначны по объёму функций.
| Канал | Кому подходит | Что показывает | Что нужно для работы |
|---|---|---|---|
| Учётная программа со встроенным СЭДО (1С, СБИС, Контур, Тензор, Такском) | компаниям, где расчёт пособий ведётся в той же программе | уведомления об открытии, продлении и закрытии ЭЛН, предзаполненные сведения для расчёта | договор с оператором и УКЭП организации |
| Личный кабинет страхователя на сайте СФР | компаниям без специализированного ПО, бесплатный вариант | те же сведения об ЭЛН, реестры пособий и выплат, справки о состоянии расчётов по взносам | учётная запись организации и УКЭП для подписания отправляемых документов |
| Личный кабинет работника на портале госуслуг | самому работнику | номер и статус своего листка, сведения о назначенном пособии | подтверждённая учётная запись |
Разница между первыми двумя каналами не в наборе данных, а в том, приходится ли переносить цифры руками. Личный кабинет страхователя закрывает обязанность, но не избавляет от двойного ввода в расчётную программу. Порядок подключения и состав сервисов описаны в разделе об электронном листке нетрудоспособности для работодателей на сайте Социального фонда России, там же приведены требования к УКЭП организации.
В практике Добыто кадровые службы теряют не сам ЭЛН, а связанные с ним документы: уведомление о болезни пришло, а приказ о продлении отпуска и исправленный табель никто не оформил, потому что они живут в другой системе и о них никто не напомнил.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как отработать электронный больничный от открытия до выплаты: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите уведомление СЭДО об открытии ЭЛН. Сверьте, что человек числится в штате и период нетрудоспособности не пересекается с уже оформленным отпуском или командировкой.
- Шаг 2. Отметьте дни отсутствия в табеле предварительно. Пока листок не закрыт, окончательный код ставить рано: срок могут продлить.
- Шаг 3. Дождитесь уведомления о закрытии листка или о его продлении. При продлении уведомление приходит на каждое изменение статуса.
- Шаг 4. Получите от фонда предзаполненные сведения и проверьте то, что заполнено за вас: период, условия исчисления, реквизиты для перечисления.
- Шаг 5. Дополните недостающее и отправьте сведения, подписав УКЭП организации, в течение 3 рабочих дней после получения информации о закрытии листка.
- Шаг 6. Начислите пособие за первые 3 дня, если причина нетрудоспособности — заболевание или травма самого работника, и выплатите его в ближайший день выплаты заработной платы.
- Шаг 7. Закройте кадровый хвост: проставьте окончательные отметки в табеле, оформите продление или перенос отпуска, пересчитайте испытательный срок, если он шёл.
Коды в электронном больничном и отметки в табеле
Код причины нетрудоспособности определяет, кто платит и с какого дня, поэтому читать его нужно до того, как сведения ушли в фонд. Коды установлены приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н. С 1 сентября 2022 года из перечня убраны коды 04 и 07: несчастный случай на производстве теперь идёт под кодом 02 вместе с бытовой травмой, а профессиональное заболевание — под кодом 01 вместе с обычным. Практическое следствие простое: по коду в листке производственную травму от бытовой отличить нельзя, связь с работой устанавливается расследованием и актом, а не цифрой в больничном.
| Код | Что означает | Что меняет для кадровика |
|---|---|---|
| 01 | заболевание, включая профессиональное и его обострение | первые 3 дня оплачивает работодатель, дальше фонд; ежегодный отпуск продлевается или переносится |
| 02 | травма, в том числе несчастный случай на производстве и его последствия | тот же порядок оплаты; связь с производством подтверждается расследованием, а не кодом |
| 03 | карантин | пособие за счёт фонда с первого дня, работодатель за свои 3 дня не платит |
| 05 | отпуск по беременности и родам | полностью за счёт фонда, требует отдельного приказа и кадрового оформления |
| 09 | уход за больным членом семьи | за счёт фонда с первого дня; ежегодный отпуск по такому листку не продлевается |
| 021 | заболевание или травма вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения | основание снизить пособие до размера, исчисленного из МРОТ |
| 24, 25 | нарушение режима, неявка на осмотр | то же снижение с даты нарушения, отметка попадает в сведения для фонда |
| 31, 32, 34, 36 | продолжает болеть, установлена инвалидность, умер, явился трудоспособным | определяют дату выхода и то, закрыт ли случай; влияют на отметки в табеле за последний день |
Коды 021, 24 и 25 стоят особняком: они не меняют плательщика, но меняют сумму. Решение о снижении принимает фонд по представленным сведениям, а не кадровик своей волей, поэтому передавать отметку о нарушении режима нужно ровно так, как она стоит в листке, без редактирования.
В табеле дни болезни закрываются двумя разными обозначениями. Буквенный код «Б» и цифровой 19 ставятся, когда пособие назначается, код «Т» и цифровой 20 — когда временная нетрудоспособность есть, а пособие не назначается. Обозначения взяты из форм Т-12 и Т-13, утверждённых постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Соберите табель с отметками за дни болезни
Факт: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, в Москве региональный минимум — 32 916 рублей. Пособие, снижаемое до МРОТ, и минимальное пособие считают от федерального значения, а зарплату сверяют с региональным.
Кто платит больничный и с какого дня
Плательщиков двое, и распределение между ними зависит не от суммы и не от продолжительности болезни, а от причины нетрудоспособности. При заболевании или травме самого работника первые 3 дня оплачивает работодатель из своих средств, с четвёртого дня и до закрытия листка платит Социальный фонд. Во всех остальных случаях, включая уход за больным членом семьи, карантин, протезирование по медицинским показаниям и долечивание в санатории, пособие целиком назначает и выплачивает фонд с первого дня.
| Сценарий | Первые 3 дня | С 4-го дня | Что критично для кадровика |
|---|---|---|---|
| Работник заболел сам, код 01 | работодатель | СФР | начислить свою часть в ближайшую выплату зарплаты, не дожидаясь перечисления от фонда |
| Бытовая или производственная травма, код 02 | работодатель | СФР | при подозрении на производственную травму параллельно запускается расследование, код листка этого не заменяет |
| Уход за больным ребёнком или родственником, код 09 | СФР | СФР | своих начислений нет, но сведения в фонд подаются в те же 3 рабочих дня |
| Карантин, код 03 | СФР | СФР | в табеле день закрывается кодом «Б», отсутствие не считается прогулом |
| Болезнь в отпуске за свой счёт | не оплачивается | оплата с первого рабочего дня после окончания отпуска | отпуск без сохранения заработка не продлевается, пособие за его дни не назначается |
| Болезнь в течение 30 календарных дней после увольнения | бывший работодатель | СФР | пособие 60% среднего заработка независимо от стажа и только по болезни самого человека |
Размер пособия зависит от страхового стажа: до 5 лет — 60% среднего дневного заработка, от 5 до 8 лет — 80%, от 8 лет — 100%. Расчётный период в 2026 году — 2024 и 2025 годы, максимальный средний дневной заработок для расчёта пособия составляет 6 827,40 рубля. Фонд назначает и выплачивает пособие в срок не более 10 рабочих дней со дня, когда получил от вас сведения.
Если вы читаете этот раздел как работник и хотите понять, оплатят ли конкретный листок, смотрите на две вещи: код причины и то, в каком статусе вы были в дни болезни. Листок, открытый в период отпуска по уходу за ребёнком или отпуска за свой счёт, за эти дни не оплачивается, а обратиться за пособием можно в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности.
Кадровые документы вокруг больничного: отпуск, испытание, увольнение
Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится на другой срок, если работник заболел сам. По листку с кодом 09, то есть по уходу за членом семьи, отпуск не продлевается: норма статьи 124 ТК РФ говорит именно о временной нетрудоспособности работника. Выбор между продлением и переносом остаётся за работником, и его волеизъявление нужно зафиксировать: при переносе оформляется заявление и приказ, при продлении достаточно отметить новые даты выхода.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Больничный не входит в срок испытания, и срок продлевается на дни болезни. Но уволить по итогам испытания, пока человек болеет, нельзя: это увольнение по инициативе работодателя, а оно в период нетрудоспособности запрещено. Сложите два правила и пересчитайте даты трёхдневного предупреждения: если уведомление вручено до больничного по старой дате окончания испытания, увольнение окажется преждевременным.»
Подписание документов, пока работник болеет
Второй вопрос, который приходит вместе с больничным: можно ли в эти дни подписать с работником документ. Прямого ответа в законе нет, и различать документы удобнее не по форме, а по последствиям. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными локальными актами подписываются спокойно: работник ничего не теряет, спор не возникает. Соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение формально подписать можно, но в споре работнику будет достаточно сказать, что он лежал с температурой и не вникал, а опровергать это придётся вам. Увольнение по инициативе работодателя в период болезни запрещено прямо.
Отдельный сюжет, который снимает половину вопросов, — подписание со стороны компании. Полномочия директора на время болезни не прекращаются, они прекращаются решением уполномоченного органа, поэтому документ, подписанный руководителем с больничного, действителен. Если же на период отсутствия назначается уполномоченное лицо, в приказе указывается конкретный перечень полномочий: формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает ровно тот спор, который приказом пытались предотвратить.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Не ставьте людей перед фактом в день выхода с больничного. Схема, когда человек выздоровел, пришёл, а на столе лежат документы с требованием подписать сегодня, читается судом ровно так, как выглядит. Если подписать нужно срочно, зафиксируйте, как документ передан, что у работника было время ознакомиться и что он сам подтвердил готовность подписать сейчас, лучше всего перепиской.»
Образцы табеля и кадровых документов по теме
Комплект собран под задачи вокруг больничного: начните с табеля, если вам нужно закрыть дни отсутствия, и с матрицы ответственности, если непонятно, кто в компании отвечает за ответ фонду.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени Т-12 | Скачать |
| Должностная инструкция табельщика | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Согласие на электронный расчётный листок | Скачать |
Что настроить до того, как сотрудник заболел
Больничный приходит без предупреждения, и на подготовку в этот момент времени нет: 3 рабочих дня на ответ фонду отсчитываются независимо от того, кто в отпуске и кто чем занят. Проверьте шесть позиций заранее.
- Подключение к СЭДО. Через учётную программу или через личный кабинет страхователя. Работающая подписка на уведомления проверяется тестовым запросом, а не наличием галочки в настройках.
- Действующая УКЭП организации. Сертификат с истекшим сроком обнаруживается ровно в тот день, когда нужно отправить сведения.
- Назначенный ответственный и его замена. Кто отвечает фонду, если основной расчётчик сам на больничном. Ответ фиксируется приказом, а не устной договорённостью.
- Актуальные реквизиты работников для выплаты. Номер счёта или карты платёжной системы «Мир», по которым фонд перечисляет пособие напрямую человеку.
- Порядок отметок в табеле. Кто ставит предварительную отметку в день невыхода и кто меняет её на «Б» или «Т» после закрытия листка.
- Связка с кадровыми документами. Кто и по какому сигналу оформляет продление отпуска и пересчитывает испытательный срок.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно на таких процессах: на 20-30 сотрудниках видно, какие из шести позиций в организации не настроены, и это стоит дешевле, чем выяснять то же самое на всей численности.
Лайфхак: разводите во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда электронный больничный не закрывает задачу
ЭЛН не является кадровым документом и не подписывается ни работником, ни работодателем. Его формирует и подписывает медицинская организация, а страхователь получает сведения. Попытка завести маршрут согласования для больничного в системе КЭДО означает, что процесс спроектирован неверно: в КЭДО идут заявления, приказы, соглашения и ознакомления, а листок приходит из СЭДО. В практике Добыто мы разводим два контура ещё на этапе настройки: СЭДО отвечает за листок и сведения фонду, КЭДО — за кадровые документы вокруг него.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Второе ограничение касается доказательств. Распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила в споре или при проверке, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.
Третье ограничение — круг застрахованных. Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности распространяется на работников по трудовому договору. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в эту систему автоматически не попадают: для самозанятых в 2026 году действует отдельная добровольная схема, и переносить на них правила из этой статьи нельзя.
Полезно знать: сотрудники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на КЭДО. Если таких людей в компании много, закладывайте отдельное время на сбор согласий и держите для отказавшихся параллельный бумажный режим.
Цена ошибки: штрафы и излишние расходы
Опоздание с ответом фонду стоит 5 000 рублей: штраф предусмотрен статьёй 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ за представление сведений позднее 3 рабочих дней с момента получения запроса. Сумма не зависит ни от размера пособия, ни от численности компании, а начисляется по каждому случаю.
Недостоверные сведения обходятся иначе. Если из-за них фонд понёс излишние расходы, штраф составляет 20% излишне выплаченной суммы, но не менее 1 000 и не более 5 000 рублей, плюс сама излишне выплаченная сумма подлежит возмещению. Если ошибку заметили и исправили до того, как деньги ушли получателю, оснований для взыскания ущерба нет, поэтому сверять предзаполненные сведения имеет смысл в тот же день, а не в конце срока.
С 1 июля 2026 года одна группа штрафов снята: работодателя не наказывают за непредставление данных, которые уже отражены на индивидуальном лицевом счёте работника или имеются в распоряжении фонда. На срок ответа по остальным сведениям это послабление не распространяется.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Проигрывают не из-за электронного формата, а из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления от имени работника. Отсутствие любой из них — это будущий проигрыш в споре, а не техническая мелочь.»
Стоимость подключения КЭДО в Добыто: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» за 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» действует минимальная оплата за 50 сотрудников, поэтому компании до 25 человек обычно считают по «Старту». Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Электронный листок нетрудоспособности приходит к работодателю через СЭДО, а не от работника, и требует от кадровой службы двух вещей: вовремя ответить фонду и закрыть кадровые последствия болезни. Срок ответа — 3 рабочих дня после получения информации о закрытии листка, цена опоздания — 5 000 рублей. Код причины определяет плательщика: при болезни и травме самого работника первые 3 дня оплачивает работодатель, при уходе за родственником и карантине фонд платит с первого дня. С 1 июля 2026 года состав передаваемых сведений сократился, а часть штрафов снята.
Сложность здесь не в самом листке, а в том, что вокруг него остаётся ручная работа: табель, продление отпуска, пересчёт испытательного срока, подписание документов с человеком, который болеет. В Добыто мы соединяем эти кадровые документы с электронной подписью и маршрутами согласования, чтобы отсутствие сотрудника на месте не превращалось в остановку процесса.
Частые вопросы
Оплатят ли больничный, который открыт уже после увольнения?
Да, если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней со дня увольнения и связана с заболеванием или травмой самого бывшего работника. Пособие назначается в размере 60% среднего заработка независимо от страхового стажа. По листку с кодом 09, то есть по уходу за членом семьи, такое пособие не выплачивается. Обратиться за назначением можно в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности.
Как быть, если человек работает у двух работодателей?
Листок нетрудоспособности формируется один, а уведомление и запрос сведений через СЭДО получает каждый страхователь, у которого человек числится. Отвечать обязан каждый, и срок для всех одинаковый — 3 рабочих дня после получения информации о закрытии. Ожидание, что «второй работодатель разберётся», приводит к штрафу у обоих.
Уведомление об открытии ЭЛН не пришло, а сотрудник говорит, что больничный есть. Что делать?
Проверьте две вещи: активна ли подписка на уведомления в вашей учётной программе или личном кабинете страхователя и совпадает ли место работы, названное человеком врачу, с вашей организацией. Ошибка в наименовании страхователя при оформлении листка — частая причина, по которой уведомление уходит не туда. Номер листка при этом можно взять у работника: он видит его в своём личном кабинете на портале госуслуг.
Сотрудник не выходил на связь неделю, а потом сообщил номер больничного. Как закрывать табель?
До получения подтверждённых сведений дни отмечаются как неявка по невыясненным причинам, код «НН» или цифровой 30. После того как ЭЛН подтверждён через СЭДО, отметки заменяются на «Б» с цифровым кодом 19 за весь период нетрудоспособности. Табель при этом корректируется, а не переписывается задним числом без основания: основанием служат сведения фонда.
Можно ли выдать работнику бумажную копию электронного больничного?
Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом, и сама по себе юридической силы листка не заменяет. Если копия нужна работнику для предъявления куда-либо, её заверяет организация с отметкой о верности копии, оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр или нотариус. Сведения о своём листке и назначенном пособии человек может выгрузить самостоятельно в личном кабинете на портале госуслуг.
Что считается нарушением режима и кто принимает решение о снижении пособия?
Отметку о нарушении режима или неявке на осмотр ставит в листке медицинская организация, коды 24 и 25. Отдельно выделен код 021 — заболевание или травма вследствие алкогольного, наркотического или токсического опьянения. Решение о снижении пособия до размера, исчисленного из МРОТ, принимает Социальный фонд на основании переданных сведений. Работодатель отметку не интерпретирует и не исправляет, он передаёт её в том виде, в каком она стоит в листке.
