Средний заработок для больничного листа собирается по статье 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ: берутся выплаты за два календарных года, предшествующих году открытия листка, и делятся на 730. Для больничного, открытого в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы. Делитель фиксированный: исключаемые периоды из него не вычитаются, коэффициент 29,3 не применяется. Сверху действуют предельные базы по взносам за 2024 и 2025 годы: максимум среднего дневного заработка — 6 827,40 рубля. Снизу работает МРОТ 27 093 рубля, то есть не ниже 890,73 рубля в день. Средний заработок по 255-ФЗ и средний заработок по статье 139 ТК РФ считаются по разным правилам: у отпускных 12 месяцев и коэффициент 29,3, у пособия два года и делитель 730.
Разберём, какие начисления попадают в базу, а какие в неё не входят, как получить заработок у прежних работодателей через СЭДО после отмены справки 182н и когда замена лет расчётного периода действительно увеличивает пособие. Покажем коды листка, при которых типовой расчёт ломается, и штрафы по статье 15.2 255-ФЗ. Таблица кодов, сценарии для совместителей и переходящих больничных, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Средний заработок по 255-ФЗ и средний заработок по ТК РФ — две разные величины
Бухгалтер работает с двумя понятиями среднего заработка, и они не пересекаются. Средний заработок по статье 139 ТК РФ и Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, нужен для отпускных, командировок, компенсаций при увольнении: расчётный период — 12 календарных месяцев, из него исключаются периоды болезни, отпуска и простоя, а средний дневной заработок получается делением на 12 и на коэффициент 29,3. Средний заработок для пособия считается по статье 14 255-ФЗ: расчётный период — два полных календарных года, исключаемых периодов нет, делитель всегда 730.
Число 730 не меняется ни при каких обстоятельствах: ни високосный год, ни болезнь работника в расчётном периоде, ни отпуск за свой счёт делитель не уменьшают. Единственное исключение — пособие по беременности и родам и по уходу за ребёнком, где из фактического числа дней двух лет (730, 731 или 732) вычитаются исключаемые периоды. Для листка с кодом 01 или 02 такой корректировки нет.
Практическое следствие простое. Работник, который весь 2025 год провёл на больничных и в отпусках, получит по 255-ФЗ меньший средний дневной заработок, чем по правилам отпускных: его фактические выплаты уменьшились, а делитель остался прежним. Проверить себя можно по одному признаку: если в расчёте пособия появилось число 29,3 или из периода вычтены дни болезни, расчёт выполнен по чужим правилам.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Самая частая правка, которую мы вносим при разборе кадрового учёта, — это перенос логики отпускных на пособие. Бухгалтер по привычке чистит расчётный период от больничных и делит на 29,3, а по 255-ФЗ делитель фиксированный. Возьмите за правило: как только речь идёт о листке нетрудоспособности, из расчёта уходят и 12 месяцев, и коэффициент 29,3.»
Какие начисления попадают в базу расчёта
Критерий один: в базу входят все выплаты в пользу работника, на которые начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Это часть 2 статьи 14 255-ФЗ. Не название выплаты определяет, войдёт она в расчёт или нет, а факт обложения взносами на ВНиМ.
Входят: оклад, доплаты и надбавки, районные коэффициенты, премии всех видов, отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск, оплата сверхурочной работы и работы в выходные, средний заработок за время командировки. С 1 января 2023 года в базу попадают и выплаты по договорам гражданско-правового характера: исполнители по ГПХ застрахованы по ВНиМ, взносы на такие выплаты начисляются. Если человек в 2024 году работал у вас по ГПХ, а в 2025 перешёл в штат, оба потока начислений идут в расчёт.
Не входят: пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком, материальная помощь в пределах 4 000 рублей за календарный год на человека, суточные в пределах необлагаемых норм, компенсации, прямо освобождённые от взносов статьёй 422 НК РФ. Отдельная ловушка — премия за 2025 год, начисленная в марте 2026 года: взносы на неё начислены в 2026 году, поэтому в расчётный период 2024-2025 она не попадает.
Факт: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц. Он установлен Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ, которым изменена статья 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ. Рост к 2025 году — 20,7%.
Сверьте состав начислений по расчётному листку
Расчётный листок закрывает ещё одну задачу: по статье 136 ТК РФ работодатель обязан извещать работника о составных частях зарплаты, и сумма пособия за первые три дня в листке видна отдельной строкой. В практике Добыто расчётные листки уходят в личный кабинет сотрудника автоматически, поэтому вопрос «почему пришло меньше» закрывается без переписки с бухгалтерией.
Где взять заработок за 2024 и 2025 годы, если работник пришёл из другой компании
Справка о сумме заработка по форме 182н отменена с 1 января 2023 года. Выдавать её при увольнении работодатель больше не обязан, и требовать её от нового работника за периоды с 2023 года бессмысленно. Данные о заработке хранятся в системе персонифицированного учёта Социального фонда России, и запросить их страхователь может сам.
Механизм работает через систему электронного документооборота с СФР: страхователь отправляет запрос сведений о заработной плате застрахованного лица (тип сообщения 320), фонд возвращает ответ (тип сообщения 321). Запрос обрабатывается быстро, как правило в течение суток. Инструмент нужен именно для расчёта первых трёх дней болезни: остальную часть пособия СФР считает сам по своим данным, и там сведения от работодателя не требуются.
За периоды до 2023 года действует старый порядок: заработок подтверждается справкой прежнего работодателя по форме 182н, и такие справки работники приносят до сих пор. В расчётном периоде 2024-2025 годов это уже неактуально, но при замене лет на 2021-2022 годы справка снова понадобится.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как собрать средний заработок для больничного: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите расчётный период по году открытия листка, а не по году выплаты. Больничный открыт в 2026 году — берутся 2024 и 2025 годы, даже если он закрыт уже в следующем.
- Шаг 2. Выгрузите из учётной системы все выплаты работнику за каждый год отдельно и отфильтруйте их по признаку обложения взносами на ВНиМ.
- Шаг 3. Проверьте, работал ли человек в 2024-2025 годах у других страхователей. Если да, отправьте запрос типа 320 через СЭДО и дождитесь ответа типа 321.
- Шаг 4. Сравните заработок за каждый год с предельной базой этого года: 2 225 000 рублей за 2024 год и 2 759 000 рублей за 2025 год. Сравнение делается по каждому году отдельно, а не по общей сумме двух лет.
- Шаг 5. Сложите ограниченные суммы и разделите на 730. Полученную величину сравните с минимумом 890,73 рубля и максимумом 6 827,40 рубля.
- Шаг 6. Проверьте страховой стаж по трудовой книжке и сведениям о трудовой деятельности, примените процент: 100% при стаже 8 лет и более, 80% при стаже от 5 до 8 лет, 60% при стаже до 5 лет.
- Шаг 7. Рассчитайте пособие за первые три календарных дня, оформите бухгалтерскую справку с расчётом и передайте сведения в СФР по проактивному запросу.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда учётная система и кадровый контур разведены по разным базам, шаг с выгрузкой начислений превращается в ручную сверку двух таблиц. Мы закладываем интеграцию с 1С:ЗУП до старта расчётов, чтобы кадровые события и начисления приходили в один контур. Если интеграции нет, хотя бы зафиксируйте в регламенте, кто и в какой день месяца выгружает данные для расчёта пособий.»
Лайфхак: готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Отдельная выгрузка под каждый расчёт пособия перестаёт быть нужна.
Верхняя и нижняя границы: предельная база и МРОТ
Ограничение сверху задают предельные величины базы для начисления страховых взносов. За 2024 год это 2 225 000 рублей, за 2025 год — 2 759 000 рублей. Заработок каждого года урезается до своей предельной базы независимо от другого года: если в 2024 году человек заработал 1 400 000 рублей, а в 2025 — 3 100 000 рублей, в расчёт пойдут 1 400 000 и 2 759 000 рублей. Итоговый максимум среднего дневного заработка в 2026 году: (2 225 000 + 2 759 000) / 730 = 6 827,40 рубля.
Ограничение снизу задаёт МРОТ. Если заработка в расчётном периоде не было или средний заработок за месяц оказался ниже МРОТ, пособие считается исходя из МРОТ: 27 093 × 24 / 730 = 890,73 рубля в день. Отдельно работает часть 6.1 статьи 14 255-ФЗ: пособие за полный календарный месяц болезни не может быть ниже МРОТ, и это правило проверяется уже после умножения на процент по стажу.
При расчёте из МРОТ действуют две поправки. Если в местности установлен районный коэффициент, МРОТ увеличивается на него. Если работник занят на условиях неполного рабочего времени, средний дневной заработок из МРОТ уменьшается пропорционально продолжительности рабочего времени. Обе поправки применяются только к расчёту из МРОТ и не касаются расчёта из фактического заработка.
Внимание: для пособия берётся федеральный МРОТ 27 093 рубля. Региональный минимум по статье 133.1 ТК РФ, который в Москве на 2026 год составляет 32 916 рублей, применяется к зарплате, но не к расчёту среднего дневного заработка по 255-ФЗ.
Замена лет расчётного периода: когда она увеличивает пособие
Часть 1 статьи 14 255-ФЗ разрешает заменить один или оба года расчётного периода, если в них работница находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребёнком. Замена делается только по письменному заявлению работника и только при условии, что она приведёт к увеличению пособия. Инициативы бухгалтера здесь недостаточно: без заявления менять период нельзя, даже если расчёт очевидно выгоднее.
Заменять можно не на любые прошлые годы, а на непосредственно предшествующие расчётному периоду. Позицию Минтруд сформулировал в письме от 03.08.2015 № 17-1/ООГ-1105 и подтвердил письмом от 09.12.2015 № 17-1/ООГ-1755: работнику возмещается заработок, полученный непосредственно перед страховым случаем, а не несколькими годами раньше. Для больничного 2026 года это означает сдвиг с 2024-2025 на 2022-2023 годы, а при декрете в обоих этих периодах — дальше по той же логике.
Расчёт делается дважды: по стандартному периоду и по заменённому. Если второй вариант дал меньшую сумму, замена не применяется, а заявление остаётся в личном деле как подтверждение того, что вариант проверялся. Такой двойной расчёт стоит оформлять бухгалтерской справкой: при проверке она снимает вопрос, почему период отличается от типового.
Формы и бланки для расчёта пособия по временной нетрудоспособности
Комплект закрывает исходные данные и оформление расчёта: начните со справки о среднем заработке, если работник просит подтверждение сумм для другой организации.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Справка о среднем заработке | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
| Бухгалтерская справка с расчётом | Скачать |
| Заявление о перечислении выплат на карту | Скачать |
| Должностная инструкция табельщика | Скачать |
Коды больничных листов, которые меняют расчёт
Код причины нетрудоспособности определяет не только источник выплаты, но и то, применяется ли собранный средний заработок вообще. Коды проставляет медицинская организация по приказу Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н, а бухгалтер читает их до начала расчёта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Код в листке | Что означает | Что меняется в расчёте |
|---|---|---|
| 01 | Заболевание | Первые 3 календарных дня оплачивает работодатель, с 4-го дня — СФР. Процент по страховому стажу |
| 02 | Травма в быту | Тот же порядок, что и по коду 01 |
| 03 | Карантин | СФР платит с первого дня, свои три дня работодатель не оплачивает |
| 04 | Несчастный случай на производстве | 100% среднего заработка независимо от стажа, выплата по 125-ФЗ. Предельные базы по ВНиМ не применяются, действует ограничение четырёхкратным максимальным размером ежемесячной страховой выплаты |
| 05 | Отпуск по беременности и родам | 100% независимо от стажа, делитель не 730: из числа дней двух лет вычитаются исключаемые периоды |
| 09 | Уход за больным членом семьи | СФР платит с первого дня. При уходе за ребёнком до 8 лет — 100% независимо от стажа |
| Дополнительный код 021 | Заболевание или травма вследствие опьянения | Пособие за весь период считается исходя из МРОТ |
| Отметка о нарушении режима, например 24 | Несвоевременная явка к врачу и другие нарушения | Со дня нарушения пособие считается исходя из МРОТ |
Из таблицы видно, что собранный средний заработок нужен не всегда: при коде 03 и 09 работодатель сведения передаёт, но своих дней не оплачивает, а при отметке о нарушении режима часть периода уходит на расчёт из МРОТ. Порядок ответа на проактивный запрос фонда и состав передаваемых сведений описаны в базе знаний для страхователей Социального фонда России.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Отметка о нарушении режима не даёт права снизить пособие задним числом за весь период. Ограничение действует со дня нарушения, а до этой даты расчёт остаётся обычным. И решение о снижении принимает комиссия по социальному страхованию или уполномоченное лицо работодателя, а не бухгалтер единолично: без такого решения перерасчёт в суде не устоит.»
Когда собирать средний заработок вручную не нужно
Бухгалтер считает только первые три календарных дня болезни по кодам 01 и 02. Остальную часть пособия СФР назначает сам: фонд берёт заработок из системы персонифицированного учёта, применяет стаж и ограничения и перечисляет деньги работнику напрямую. Пересчитывать за фонд весь период смысла нет, а расхождение расчётов бухгалтерии и СФР не является ошибкой фонда по умолчанию.
Ручная сборка не нужна и в трёх других случаях. При коде 04 пособие идёт по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ, ограничения по предельной базе ВНиМ там не работают. При коде 05 применяется другой делитель, и типовая формула с 730 даст неверный результат. При кодах 03, 06, 08, 09 фонд платит с первого дня, и работодателю остаётся только передать сведения в срок.
Работник, который принят в 2026 году и в 2024-2025 годах вообще не имел облагаемых взносами выплат, тоже не требует сборки заработка: расчёт идёт из МРОТ, а запрос через СЭДО вернёт пустой ответ.
Что проверить до начала расчёта
Сборка среднего заработка занимает минуты, если исходные данные подготовлены заранее, и растягивается на дни, если их приходится искать по ходу. Перед расчётом стоит закрыть пять пунктов.
- Код причины нетрудоспособности и отметки о нарушении режима. От них зависит, нужен ли собранный заработок вообще.
- Страховой стаж на дату открытия листка. Считается по трудовой книжке и сведениям о трудовой деятельности, включая периоды военной службы.
- Наличие других страхователей в 2024-2025 годах. Если они были, запрос типа 320 отправляется до расчёта, а не после.
- Заявление о замене лет. Нужно, если в расчётном периоде был декрет или отпуск по уходу за ребёнком.
- Районный коэффициент и режим рабочего времени. Влияют только на расчёт из МРОТ, но проверяются заранее.
В практике Добыто провал чаще всего приходится на третий пункт: работник о прежней подработке не вспоминает, бухгалтер запрос типа 320 не отправляет, и пособие уходит заниженным. Вопрос о других страхователях за два предыдущих года стоит включить в анкету при приёме на работу и хранить ответ в личном деле.
Сценарии, в которых типовой расчёт даёт неверную сумму
Шесть ситуаций закрывают почти все спорные расчёты, которые доходят до разбирательства с фондом.
| Ситуация | Что критично проверить | Что вторично |
|---|---|---|
| Внешний совместитель | Совпадают ли текущие работодатели с теми, у кого человек работал в 2024-2025 годах: от этого зависит, назначается пособие по каждому месту работы или по одному | Размер ставки по совместительству |
| Больничный начался в 2025 году и продолжается в 2026 | Год наступления страхового случая: расчётный период берётся по дате открытия листка, то есть 2023-2024 годы | Дата закрытия листка и дата выплаты |
| Страховой стаж менее 6 месяцев | Пособие за полный календарный месяц не может превышать МРОТ независимо от фактического заработка | Сумма заработка за расчётный период |
| Неполное рабочее время | Пропорциональное уменьшение среднего дневного заработка применяется только при расчёте из МРОТ | Причина установления неполного времени |
| Работа в местности с районным коэффициентом | Коэффициент увеличивает МРОТ при расчёте из минимума; на расчёт из фактического заработка он уже заложен внутри начислений | Северная надбавка отдельной строкой |
| Заболевание в течение 30 дней после увольнения | Пособие выплачивается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа | Основание увольнения |
Первые две строки дают больше всего ошибок: переходящий больничный бухгалтеры регулярно считают по расчётному периоду нового года, а по совместителям запрашивают сведения не у тех страхователей.
Ошибки при сборке заработка и их цена
Пять ошибок повторяются чаще остальных: расчёт по правилам отпускных, сравнение общей суммы двух лет с одной предельной базой вместо сравнения по каждому году, игнорирование заработка у прежних страхователей, применение регионального МРОТ вместо федерального и пропуск срока ответа на запрос фонда.
Срок отвечать на проактивный запрос СФР — 3 рабочих дня со дня его получения, он установлен пунктом 22 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Нарушение этого срока стоит 5 000 рублей штрафа по статье 15.2 255-ФЗ. Представление недостоверных сведений, из-за которых фонд понёс излишние расходы, обходится в 20% суммы излишних расходов, но не более 5 000 и не менее 1 000 рублей, плюс сами излишне выплаченные суммы фонд взыскивает со страхователя. Непредставление документов по требованию фонда — 200 рублей за каждый документ.
Занижение пособия за первые три дня даёт другой набор последствий. Работник получает недоплату, а работодатель — обязанность доплатить с компенсацией по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки. Если недоплата выявлена при проверке ГИТ, добавляется ответственность по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ. При этом СФР перечисляет свою часть пособия в течение 10 рабочих дней со дня получения всех сведений, и на фоне быстрой выплаты фонда задержка работодателя становится заметной.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Три рабочих дня на ответ фонду выглядят достаточным сроком ровно до момента, когда запрос приходит в отпуск главного бухгалтера. Мы советуем назначать приказом не одного ответственного, а двух, с правом подписи у каждого. Проверьте, кто в вашей компании увидит проактивный запрос СФР, если основной ответственный будет недоступен три дня подряд.»
Стоимость подключения КЭДО для кадровых и расчётных документов
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: тариф считается за сотрудника в месяц, электронные подписи для работников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Интеграция с 1С:ЗУП: готовый модуль с автоматической синхронизацией | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и требований к интеграциям, а перейти между тарифами можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полный состав тарифов и условия перехода собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому кадровые документы, которые сопровождают расчёт пособия, подписываются электронно без дублирования на бумаге.
Выводы
Сборка среднего заработка для пособия держится на четырёх опорах: расчётный период из двух календарных лет по году открытия листка, делитель 730 без исключаемых периодов, отбор выплат по признаку обложения взносами на ВНиМ и двусторонний коридор между МРОТ и предельными базами. Заработок у прежних работодателей запрашивается через СЭДО, замена лет делается только по письменному заявлению, а код листка проверяется до начала расчёта. Бухгалтер отвечает за первые три дня болезни и за срок передачи сведений в фонд, остальное считает СФР.
Мы в Добыто ведём кадровый контур так, чтобы данные для расчёта пособий не приходилось собирать вручную: интеграция с 1С:ЗУП передаёт начисления и кадровые события в одну систему, а расчётные листки и приказы уходят сотрудникам в личный кабинет с электронной подписью.
Частые вопросы
Нужно ли пересчитывать пособие, если работник принёс сведения о заработке позже
Да. Если сведения о заработке за расчётный период поступили после назначения пособия и они увеличивают сумму, пособие пересчитывается. Перерасчёт делается за всё прошедшее время, но не более чем за 3 года, предшествующих дню представления сведений. Доплата оформляется бухгалтерской справкой, а в СФР передаются уточнённые сведения.
Входит ли в расчёт премия за 2025 год, начисленная в марте 2026 года
Нет. Выплата попадает в базу того года, в котором на неё начислены страховые взносы, а не того, за который она выплачена. Годовая премия, начисленная в марте 2026 года, войдёт в расчётный период для больничных 2027 и 2028 годов. Это же правило действует для квартальных премий, начисленных в январе следующего года.
Учитываются ли выплаты по договору ГПХ, полученные в 2022 году
Нет. До 1 января 2023 года исполнители по договорам гражданско-правового характера не были застрахованы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности, взносы на ВНиМ на такие выплаты не начислялись. В базу расчёта они не входят. С выплат по ГПХ, начисленных с 2023 года, взносы платятся, и они учитываются наравне с зарплатой.
Удерживается ли НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности
Да, пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ: работодатель удерживает налог со своей части за первые три дня, СФР — со своей. Страховыми взносами пособия не облагаются по статье 422 НК РФ. Исключение по НДФЛ — пособие по беременности и родам: оно налогом не облагается.
Как отражать дни болезни в табеле учёта рабочего времени
Дни временной нетрудоспособности с назначением пособия отмечаются буквенным кодом «Б» или цифровым 19. Если пособие не назначается, например при нарушении режима без уважительных причин по решению уполномоченного лица, применяется код «Т» или 20. Табель подтверждает период отсутствия и служит основанием для начисления, поэтому коды сверяются с датами в листке нетрудоспособности.
Можно ли применить замену лет без заявления работника
Нет. Замена лет расчётного периода производится только по письменному заявлению застрахованного лица и только тогда, когда она увеличивает размер пособия. Если бухгалтер видит выгоду от замены, он вправе предложить работнику написать заявление, но заменить период по собственной инициативе не может: такой расчёт фонд признает необоснованным.
Что делать, если ответ СФР по запросу типа 320 пришёл пустым
Пустой ответ означает, что в системе персонифицированного учёта нет сведений о заработке этого человека за запрошенный период. Расчёт делается по имеющимся данным: если облагаемых выплат в расчётном периоде не было или они ниже МРОТ за 24 месяца, средний дневной заработок принимается равным 890,73 рубля. При последующем поступлении сведений пособие пересчитывается.
