Больничный лист через личный кабинет сотрудника оформляется в три действия: работник открывает электронный листок нетрудоспособности в поликлинике, отмечает отсутствие в кабинете, а сведения о закрытом ЭЛН Социальный фонд России направляет работодателю сам. Ехать в отдел кадров и что-то приносить не нужно: с 2022 года листок нетрудоспособности формируется только в электронном виде, бумажный бланк остался для отдельных категорий, чьи сведения относятся к гостайне. Первые 3 календарных дня болезни оплачивает работодатель, с четвёртого дня пособие назначает СФР и переводит его в течение 10 рабочих дней после получения сведений. Порядок зависит от кода причины нетрудоспособности: при обычном заболевании работает схема «3 дня работодатель плюс фонд», при уходе за ребёнком до 8 лет и при травме на производстве фонд платит с первого дня и 100% среднего заработка независимо от стажа.
Разберём, что именно закрывает личный кабинет, а что остаётся за Социальным фондом, и какие действия работника в кабинете имеют юридическое значение. Покажем расшифровку кодов, включая два кода, которые врачи больше не ставят, хотя справочники их до сих пор публикуют. Работодателю дадим чек-лист подготовки и границы законности по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Суммы 2026 года, сценарии для больничного в отпуске, травмы и увольнения, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Личный кабинет и ЭЛН: что закрывает работодатель, а что Социальный фонд
Электронный листок нетрудоспособности не является кадровым документом работодателя. Его формирует медицинская организация в информационной системе Социального фонда, и в этой же системе он живёт: открывается, продлевается, закрывается или аннулируется. Личный кабинет сотрудника в системе КЭДО к ЭЛН доступа не имеет и заменить его не может. Кабинет закрывает другое: уведомление работодателя о том, что человек отсутствует, отметку в графике отсутствий, заявления, справки и расчётный листок с начисленным пособием.
Работодатель получает сведения об ЭЛН через сервис социального электронного документооборота. Фонд автоматически оповещает страхователя об открытии листка на его сотрудника и о каждом изменении статуса: открыт, продлён, закрыт, аннулирован. Порядок подключения и состав сообщений описаны в разделе про электронный листок нетрудоспособности для страхователей на сайте Социального фонда, там же перечислены бухгалтерские программы, через которые работает обмен. Код причины нетрудоспособности работодатель видит, диагноз ему не передаётся. Отдельный нюанс: с 2021 года в ЭЛН не указываются место работы и тип занятости, поэтому в поликлинике называть работодателя не нужно, фонд связывает листок с компанией по СНИЛС.
Отсюда практическое разделение ответственности. За сам факт нетрудоспособности и размер пособия отвечает связка «медицинская организация — СФР». За то, чтобы день отсутствия был закрыт документом, попал в табель и не превратился в прогул, отвечает связка «работник — личный кабинет — кадровая служба». Сбой чаще происходит во второй связке: листок открыт, а руководитель о нём не знает, потому что сотрудник написал в мессенджер, который нигде не зафиксирован.
Как сообщить о больничном через личный кабинет: пошаговый порядок
Порядок ниже описывает действия работника в компании, где КЭДО уже введён и личный кабинет выдан. Если кабинета нет, схема не работает, и сообщать о болезни придётся способом, закреплённым в правилах внутреннего трудового распорядка.
Как оформить больничный через личный кабинет: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Обратитесь к врачу и убедитесь, что ЭЛН открыт. Номер листка сообщает медицинская организация, он же приходит в личный кабинет получателя услуг на сайте Социального фонда и на Госуслуги.
- Шаг 2. В тот же день зайдите в личный кабинет сотрудника и создайте отсутствие с типом «больничный». В графике отсутствий этот тип выделяется красным, руководитель видит его в общем календаре подразделения.
- Шаг 3. Укажите номер ЭЛН и дату открытия в поле заявки. Формально работодатель получит эти сведения и без вас, но совпадение номера в заявке и в сообщении фонда снимает разбор ситуации, когда сотрудников с одинаковыми фамилиями несколько.
- Шаг 4. Проверьте маршрут заявки. Заявка уходит по маршруту согласования: руководитель и кадровая служба. Статус каждого участника виден в карточке, отдельно звонить и уточнять не нужно.
- Шаг 5. Следите за продлением. Если листок продлили, измените период отсутствия в кабинете. Без этого табель закроется по первоначальной дате, а дни продления попадут в него как неявка по невыясненной причине.
- Шаг 6. После закрытия ЭЛН проверьте в профиле реквизиты для перечисления. Пособие фонд платит на карту «Мир» или по реквизитам счёта из сведений о застрахованном лице, и устаревшие реквизиты — самая частая причина задержки.
- Шаг 7. Получите расчётный листок в кабинете и сверьте начисление: первые 3 дня от работодателя и оставшиеся дни от фонда приходят разными суммами и в разные даты.
Полезно знать: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска ошибочных действий. Любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы, особенно если оно меняет статус работника.
В практике Добыто обмен по болезни настраивают отдельным типом документа с коротким маршрутом: сотрудник и его руководитель, без обязательного согласования кадровой службой. Кадровик подключается на этапе табеля, когда период уже подтверждён сведениями фонда.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В споре сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан работником. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Проверьте по своей компании два документа: приказ о введении КЭДО и письменное согласие того работника, чьё заявление вы собираетесь использовать как доказательство.»
Что делает кадровая служба, пока сотрудник болеет
Пока работник лечится, у кадровика и бухгалтера идут три параллельных процесса, и ни один из них не требует присутствия сотрудника в офисе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Первый: табель. Дни болезни отмечаются буквенным и цифровым кодом в табеле учёта рабочего времени, и этот код отличается от кода отпуска и от кода неявки по невыясненным причинам. Табель за месяц закрывается позже, чем закрывается больничный, поэтому кадровик правит его после получения сведений о закрытии ЭЛН.
Соберите табель с отметками болезни, отпуска и командировки
Второй: сведения для назначения пособия. Фонд запрашивает у работодателя недостающие данные, и на ответ отводится 3 рабочих дня со дня получения запроса. В эти сведения входят страховой стаж, районный коэффициент, периоды-исключения и реквизиты для перечисления. Пропуск срока переносит выплату, а не отменяет её, но объясняться с работником будет работодатель.
Третий: расчётный листок. Пособие за первые 3 дня начисляет работодатель и показывает его в листке вместе с зарплатой. Статья 136 ТК РФ обязывает извещать работника о составных частях заработной платы, и электронный листок в личном кабинете эту обязанность закрывает, но только при введённом КЭДО.
В сервисе Добыто исполненная заявка по болезни уходит во вкладку «Архив» вместе с расчётным листком за этот месяц. Запрашивать документы в кадровой службе повторно сотруднику не нужно: доступ к своим документам в архиве у него сохраняется.
Факт: позиция Минтруда по электронным расчётным листкам не изменилась: извещать работника о составных частях зарплаты электронно допустимо только при введённом по правилам ТК РФ кадровом электронном документообороте. Без КЭДО листок остаётся бумажным.
Коды больничных листов: что меняет код для оплаты
Код причины нетрудоспособности стоит в листке двузначным числом и определяет, по каким правилам считается пособие. Работник видит его в личном кабинете получателя услуг, работодатель — в сообщении фонда. Таблица ниже собрана по действующему порядку формирования листков нетрудоспособности.
| Код | Причина нетрудоспособности | Что меняет для расчёта |
|---|---|---|
| 01 | Заболевание, в том числе профессиональное и его обострение | Общий порядок: 3 дня работодатель, далее СФР, процент по стажу |
| 02 | Травма, в том числе несчастный случай на производстве или его последствия | Бытовая травма считается по общему порядку; производственная оплачивается по 125-ФЗ |
| 03 | Карантин | Пособие назначает фонд, дни работодателя не применяются |
| 05 | Отпуск по беременности и родам | Отдельный вид пособия, считается за весь период сразу |
| 06 | Протезирование в стационаре | Оплачивается фондом за период пребывания и проезда |
| 08 | Долечивание в санатории | Продолжение основного листка, дни работодателя не повторяются |
| 09 | Уход за больным членом семьи | Платит фонд с первого дня; за ребёнком до 8 лет — 100% независимо от стажа |
| 10 | Иное состояние (отравление, манипуляции и прочее) | Общий порядок расчёта |
| 11 | Заболевание из перечня социально значимых | Особый порядок по длительности листка |
Два кода из старых справочников больше не ставятся. Коды 04 «несчастный случай на производстве» и 07 «профессиональное заболевание» исключены из строки «Причина нетрудоспособности» с 1 сентября 2022 года: врач оформляет такие случаи кодами 02 и 01 соответственно. Если вы ищете в листке код 04, чтобы понять, признан ли случай производственным, вы его не найдёте — признание идёт через акт о несчастном случае, а не через код.
Лайфхак: журнал действий в системе смотрят до того, как начался спор, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт.
Кто платит больничный и когда приходят деньги
Плательщиков двое, и сроки у них разные. Работодатель выплачивает пособие за первые 3 календарных дня в ближайший день выплаты заработной платы. Фонд назначает и выплачивает свою часть в течение 10 рабочих дней с момента получения сведений и документов, необходимых для назначения. Отсчёт начинается не от даты закрытия листка, а от даты, когда фонд получил полный комплект сведений, и здесь как раз важны те самые 3 рабочих дня на ответ работодателя.
Размер считается от среднего дневного заработка за два календарных года, предшествующих году болезни. За 2024 и 2025 годы заработок берётся в пределах 2 225 000 и 2 759 000 рублей, сумма делится на 730. Максимальное дневное пособие в 2026 году — 6 827,40 рубля, это около 207,6 тысячи рублей за полный месяц болезни. Процент зависит от страхового стажа: 100% при стаже 8 лет и более, 80% при стаже от 5 до 8 лет, 60% при стаже менее 5 лет. При стаже менее 6 месяцев пособие за календарный месяц не превышает МРОТ, а с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля. В регионах со своим минимальным размером оплаты труда расчёт идёт от регионального значения: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей.
Пособие снижается до МРОТ и в других случаях: нарушение режима без уважительных причин, неявка на врачебный осмотр, заболевание или травма вследствие опьянения. Отметка о нарушении режима ставится в листке отдельным кодом, и работник видит её в своём кабинете раньше, чем узнает о снижении суммы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работнику важно понимать, что расхождение суммы с ожиданиями почти всегда объясняется не ошибкой бухгалтера, а данными за два расчётных года и стажем. Прежде чем идти в кадровую службу, откройте расчётный листок в кабинете и сведения о страховом стаже: там видно, какой процент применён. Если стаж в системе учтён не полностью, это исправляется документами о предыдущей работе, а не переписыванием расчёта.»
Частные случаи: отпуск, травма, уход за ребёнком, увольнение
Универсального сценария у больничного нет. Таблица ниже показывает, что критично в каждой ситуации и какое действие в личном кабинете закрывает вопрос.
| Ситуация | Что критично | Действие в личном кабинете |
|---|---|---|
| Болезнь во время отпуска | Статья 124 ТК РФ продлевает или переносит отпуск только при болезни самого работника | Заявление о переносе дней отпуска с указанием номера ЭЛН |
| Бытовая травма | Код 02, расчёт по общим правилам и по стажу | Отсутствие с типом «больничный», отдельных заявлений не требуется |
| Травма на производстве | Пособие 100% среднего заработка независимо от стажа по статье 9 125-ФЗ; акт о несчастном случае оформляется на бумаге | Уведомление руководителя, дальше процедура расследования вне кабинета |
| Уход за ребёнком | До 8 лет — 100% независимо от стажа, платит фонд с первого дня | Отсутствие с типом «больничный», указание кода 09 в комментарии к заявке |
| Болезнь после увольнения | Нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после увольнения, пособие 60% независимо от стажа, обращение не позднее 6 месяцев | Доступ к кабинету к этому моменту закрыт, обращение идёт напрямую к бывшему работодателю |
Строка про отпуск даёт самую частую ошибку: работник берёт листок по уходу за ребёнком во время своего отпуска и ждёт продления. Статья 124 ТК РФ такой случай не покрывает, отпуск не продлевается, а пособие за эти дни не назначается, потому что заработок за период отпуска уже сохранён.
Отдельно про самозанятых. С 1 января 2026 года плательщики налога на профессиональный доход могут добровольно застраховаться и получать пособие по болезни, для этого подаётся заявление в территориальный орган страховщика. К трудовым отношениям это не относится: у самозанятого нет работодателя, нет первых 3 дней за счёт компании и нет личного кабинета работника в системе КЭДО заказчика. Переносить на исполнителей по гражданско-правовому договору правила из этой статьи нельзя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что подготовить работодателю до перевода больничных в личный кабинет
Обмен по болезни переводится в кабинет последним, после того как в компании заработал сам КЭДО. Перед запуском проверьте пять позиций.
- Приказ о введении КЭДО и положение о кадровом электронном документообороте. В положении описывается порядок создания личного кабинета работника и подписания документов.
- Перечень документов и категорий работников, в отношении которых применяется электронный документооборот. Заявления и уведомления по болезни в перечень нужно включить явно.
- Уведомление о переходе и письменное согласие каждого работника. Требование статьи 22.2 ТК РФ, согласие собирается персонально.
- Соглашение об использовании неквалифицированной подписи и документы о выдаче ключа: когда, кем и при каких обстоятельствах ключ выдан.
- Порядок идентификации работника при подписании, закреплённый в локальном акте, и техническая возможность выгрузить журнал действий по конкретному документу.
Внимание: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Когда за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на группе видно, кто реально не справляется с кабинетом.»
Шаблоны для запуска личного кабинета сотрудника
Комплект собран под перевод обмена в кабинет, начинать смотреть стоит с положения о ведении КЭДО — от него зависят остальные документы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на электронный расчётный листок | Скачать |
Когда личный кабинет не закрывает больничный
Часть ситуаций кабинет не решает, и честнее знать об этом заранее.
Работник отказался от КЭДО. Согласие добровольное, отказ не даёт оснований для санкций. С таким сотрудником обмен идёт на бумаге, включая заявления по болезни и расчётные листки. В компаниях со смешанным режимом кадровая служба ведёт два процесса параллельно, и это нормальное рабочее состояние, а не переходный этап.
Сотрудник принят до 2022 года и согласие не давал. Уведомление о переходе не заменяет согласие. Тем, кто устроился впервые после 31 декабря 2021 года, согласие не требуется, остальным — требуется всегда.
Увольнение во время болезни. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге, основание — статья 22.1 ТК РФ и позиция Минтруда. Полностью уволиться внутри кабинета невозможно: заявление подаётся электронно, а приказ уходит на бумагу.
Нет смартфона и почты. Для активации кабинета нужен хотя бы один канал: адрес электронной почты или номер телефона. Если у работника нет ни того ни другого, кабинет не создаётся и обмен остаётся бумажным.
Во что обходится ошибка
Прямая цена ошибки считается не стоимостью подписки. Если день отсутствия не закрыт документом, в табеле он превращается в неявку по невыясненным причинам, и дальше спор идёт уже о прогуле. Если работодатель не ответил на запрос фонда в отведённые 3 рабочих дня, пособие сдвигается, а претензии сотрудник предъявляет компании. Если электронный расчётный листок выдаётся без введённого КЭДО, нарушается порядок извещения по статье 136 ТК РФ.
Отдельная категория рисков связана с доказательствами. Система фиксирует не только то, что помогает работодателю: журнал покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Журнал не выборочный, он показывает всё.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что заявления по болезни у вас до сих пор носят на бумаге, отдельная система для этого не нужна: обмен по отсутствиям запускается в том же кабинете, где уже идут отпуска и справки.
Стоимость перевода кадрового обмена в личный кабинет
Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: интеграции с 1С, электронного архива, вида электронной подписи.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив и кастомные шаблоны | входит в тариф «Бизнес» | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Полные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указан порядок перехода между тарифами: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Электронный листок нетрудоспособности и личный кабинет сотрудника решают разные задачи: фонд отвечает за сам листок и пособие, кабинет закрывает уведомление работодателя, табель, заявления и расчётный листок. Работнику достаточно открыть ЭЛН у врача и в тот же день отметить отсутствие в кабинете; дальше сведения идут автоматически, а деньги приходят двумя частями — от работодателя за первые 3 дня и от фонда в течение 10 рабочих дней после получения сведений. Работодателю перевод обмена в кабинет даёт закрытые дни в табеле и соблюдённый срок ответа на запрос фонда, но только при правильно оформленном КЭДО: приказ, положение, перечень документов, согласие каждого работника и описанный порядок идентификации.
Мы в Добыто настраиваем такой обмен как отдельный тип документа с коротким маршрутом и проверяем комплект локальных актов до запуска, чтобы электронное заявление по болезни работало как доказательство, а не как переписка. Практика показывает, что тяжелее всего даётся не техническая настройка, а первые недели работы сотрудников в кабинете.
Частые вопросы
Нужно ли сообщать работодателю номер электронного больничного, если фонд всё равно присылает сведения?
Обязанности сообщать номер у работника нет: Социальный фонд оповещает страхователя об открытии листка и обо всех изменениях его статуса автоматически. На практике номер в заявке ускоряет сопоставление, особенно в компаниях с несколькими юридическими лицами и однофамильцами. Важнее другое: сообщить о самом факте отсутствия в первый день, иначе день попадёт в табель как неявка по невыясненным причинам.
Что делать, если больничный аннулирован и в кабинете висит открытое отсутствие?
Статус «аннулирован» приходит работодателю тем же каналом, что и остальные изменения. Отсутствие в кабинете нужно закрыть или изменить период, иначе табель разойдётся со сведениями фонда. Аннулирование происходит, например, когда врач ошибся при формировании листка и оформил новый: в этом случае в заявке указывается номер нового ЭЛН.
Можно ли работать удалённо во время больничного и получить пособие?
Пособие компенсирует утраченный заработок, поэтому одновременно получать зарплату за отработанные дни и пособие за те же дни нельзя. Если человек работает в период нетрудоспособности, работодатель отражает эти дни как рабочие, и пособие за них не назначается. Табель здесь первичен: в нём дни болезни и рабочие дни не пересекаются.
Как проверить, что сведения для назначения пособия ушли в фонд?
Статус обращения виден в личном кабинете получателя услуг на сайте Социального фонда и на Госуслугах: там отображаются и сам ЭЛН, и назначение пособия. Если с момента закрытия листка прошло больше 10 рабочих дней, а статуса назначения нет, начинать проверку стоит со сведений, которые должен был передать работодатель, и с реквизитов для перечисления.
Больничный по уходу за ребёнком: сколько дней в году оплатят?
Лимит оплачиваемых дней зависит от возраста ребёнка и его состояния здоровья, а для ухода за взрослым членом семьи действует отдельный лимит. Сам листок врач выдаст и сверх лимита, но пособие за дни сверх лимита не назначается. Перед длительным уходом проверьте остаток оплачиваемых дней за текущий год, чтобы не планировать отсутствие вслепую.
Если сотрудник отказался от КЭДО, можно ли выдавать ему расчётный листок с пособием по электронной почте?
Нет. Электронное извещение о составных частях заработной платы допустимо только при введённом по правилам ТК РФ кадровом электронном документообороте и при согласии конкретного работника. Отказавшемуся сотруднику листок выдаётся на бумаге, а факт выдачи фиксируется так, как это описано в локальном акте.
Кабинет создан, но сотрудник им не пользуется. Считается ли это ознакомлением с документами?
Сам по себе факт создания кабинета ознакомлением не является. Значение имеет подтверждённое действие работника в системе и фактическая возможность им пользоваться, а не отметка о выдаче доступа. Если работник не может работать в кабинете, документы по нему надёжнее проводить в бумажной форме до того, как он освоится.
