Электронный больничный лист с 2022 года формируется медицинской организацией только в электронном виде, поэтому работодателю не нужно ни получать бумажный бланк, ни просить у работника распечатку или талон. Сведения приходят через СЭДО — систему электронного документооборота Социального фонда России: сначала уведомление об открытии листка, затем о продлении, затем о закрытии. Ответить на запрос фонда работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня получения данных о закрытии ЭЛН, а по единовременному пособию при рождении ребёнка — в течение 2 рабочих дней. Первые 3 дня болезни по кодам 01 и 02 оплачивает работодатель за свой счёт, с четвёртого дня пособие назначает и выплачивает СФР напрямую работнику.
Ниже разобрана вся цепочка от приёма у врача до выплаты: какие сообщения приходят в СЭДО, что именно отправляет работодатель и какие сведения фонд с 1 июля 2026 года берёт из индивидуального лицевого счёта и больше не запрашивает. Показано, как проверить готовность процесса до первого больничного и какие действия приводят к штрафу 5 000 рублей по статье 15.2 255-ФЗ. Расшифровка кодов ЭЛН, лимиты расчёта пособия на 2026 год, разбор больничного в отпуске и после увольнения, стоимость подключения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как электронный больничный доходит до работодателя и фонда
Врач формирует ЭЛН в информационной системе медицинской организации и передаёт его в Социальный фонд. Оттуда сведения расходятся двумя потоками: работнику — в личный кабинет получателя услуг и на Госуслуги, работодателю — в СЭДО. Условия и порядок формирования электронного листка установлены приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н, механика обмена с работодателем — Правилами из постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010.
Подключение к СЭДО обязательно для всех страхователей: без подписки фонд не понимает, кому направлять уведомления по конкретному застрахованному лицу. Работать с сервисом можно через бухгалтерскую или кадровую программу, через оператора электронной отчётности либо через личный кабинет страхователя. Порядок работы с электронным листком нетрудоспособности Социальный фонд описывает на странице для работодателей: там же указано, что распечатка ЭЛН, талоны из медорганизации и любые другие бумажные носители кадровой и бухгалтерской службе от работника не требуются.
Дальше обмен идёт стандартизированными сообщениями. Они имеют номера, и по этим номерам удобно разговаривать с техподдержкой оператора, когда что-то не доходит.
| Сообщение или статус | Что означает | Действие работодателя и срок |
|---|---|---|
| Статус 010 | ЭЛН открыт медицинской организацией | Отметить отсутствие в табеле, сведения в фонд не подаются |
| Статус 020 | ЭЛН продлён | Продлить отметку об отсутствии, сведения в фонд не подаются |
| Статус 030 | ЭЛН закрыт медицинской организацией | Начинается отсчёт срока на ответ фонду |
| Сообщение 101 | Ответ на запрос недостающих сведений | Заполнить, подписать УКЭП и отправить в течение 3 рабочих дней со дня получения данных о закрытии ЭЛН |
| Сообщение 101 по рождению ребёнка | Ответ на проактивный запрос по единовременному пособию | Отправить в течение 2 рабочих дней |
| Извещение о неполном комплекте | Фонд не принял сведения, нужны исправления | Дополнить и отправить повторно в течение 5 рабочих дней |
| Сообщение 109 | Сообщение о жизненной ситуации, если запрос от фонда не поступил | Инициировать обмен самостоятельно в течение 3 дней после закрытия листка |
Отсчёт срока идёт не от даты выхода работника, а от поступления данных о закрытии ЭЛН. Человек может выйти на работу и ничего не сказать кадровику, а срок при этом уже течёт. В практике Добыто это самая частая причина просрочки: входящие СЭДО никто не открывает несколько дней, потому что за них формально никто не отвечает.
Что изменилось с 1 июля 2026 года в сведениях для СФР
Постановление Правительства РФ от 10.05.2026 № 545 изменило Правила, утверждённые постановлением № 2010. С 1 июля 2026 года фонд собирает данные в другом порядке: сначала индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, затем сведения, которые уже есть у самого фонда, и только после этого запрос работодателю. Раньше приоритет был обратный, и страхователь отвечал почти по каждому закрытому листку.
Из состава запрашиваемых сведений исключены данные о страховом стаже, если они уже отражены на лицевом счёте, и календарные дни периодов освобождения от работы с сохранением заработной платы, на которую не начисляются страховые взносы, если эти периоды на счёте есть. Одновременно страхователь освобождён от ответственности за непредставление сведений, которые фонд уже имеет в своём распоряжении или видит на лицевом счёте.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Новый порядок не отменяет обязанность отвечать на запрос, он сокращает число запросов. Практический вывод простой: если запрос всё же пришёл, значит, нужных данных на лицевом счёте нет, и отвечать надо в тот же трёхдневный срок. Проверьте по своим отчётам, корректно ли у вас сдаются сведения о трудовой деятельности и стаже: именно они питают лицевой счёт и определяют, будете вы получать запросы или нет.»
Факт: со стороны кадровой службы документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, со стороны работника — усиленной неквалифицированной, которая выпускается прямо в сервисе и активируется работником самостоятельно.
Как отправить сведения по больничному в фонд без бумаги
Комплект сведений формируется из данных, которые уже есть в кадровом и зарплатном учёте: период работы, заработок расчётного периода, районный коэффициент, реквизиты для перечисления, признак работы на условиях неполного времени. Отдельного заявления от работника с 2022 года не требуется, выплата назначается проактивно.
Как отправить сведения по больничному в СФР: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Убедитесь, что страхователь подписан на уведомления в СЭДО и в подписке указаны все обособленные подразделения, за которые вы отчитываетесь.
- Шаг 2. Примите сообщение о закрытии ЭЛН со статусом 030 и сверьте период нетрудоспособности с отметками в табеле учёта рабочего времени.
- Шаг 3. Дождитесь запроса недостающих сведений. Если запрос не поступил, а листок закрыт, отправьте сообщение 109 в течение 3 дней после закрытия.
- Шаг 4. Заполните сведения: заработок за 2024 и 2025 годы, страховой стаж, исключаемые периоды, реквизиты работника для выплаты. Проверьте, что реквизиты актуальны, а не взяты из карточки трёхлетней давности.
- Шаг 5. Подпишите комплект усиленной квалифицированной подписью уполномоченного лица и отправьте в течение 3 рабочих дней со дня получения данных о закрытии ЭЛН.
- Шаг 6. Дождитесь ответного статуса. При извещении о неполном комплекте дополните сведения и отправьте заново в течение 5 рабочих дней, при принятии — проконтролируйте назначение пособия фондом в срок не более 10 рабочих дней.
Что проверить до первого больничного
Проверка занимает час и снимает большую часть последующих отказов фонда. В Добыто мы проходим этот список на этапе подключения, до того как в компании закроется первый ЭЛН.
- Оформлена ли подписка на уведомления СЭДО и по всем ли регистрационным номерам страхователя.
- Есть ли действующая УКЭП у того сотрудника, который фактически отправляет сведения, и оформлена ли на него машиночитаемая доверенность, если он подписывает не от имени руководителя.
- Назначен ли ответственный за входящие сообщения и есть ли замещающий на время его отпуска.
- Актуальны ли банковские реквизиты работников в учётной системе.
- Синхронизируется ли учётная система с сервисом автоматически по графику или обмен запускается вручную.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Обмен между учётной системой и сервисом настраивается либо по расписанию, либо вручную. При ручном обмене сведения уходят в фонд в момент, когда кто-то вспомнил нажать кнопку, и трёхдневный срок к этому моменту уже частично израсходован. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и на ней проверяем расписание обмена.»
Отметьте дни болезни в табеле рабочего времени
Кто платит больничный и сколько: расчёт в 2026 году
По заболеванию и бытовой травме (коды 01 и 02) первые 3 дня оплачивает работодатель из собственных средств, начиная с четвёртого дня пособие назначает и выплачивает фонд. Основание — пункт 1 части 2 статьи 3 255-ФЗ. По уходу за больным членом семьи, карантину, протезированию в стационаре и долечиванию в санатории фонд платит с первого дня, работодатель не участвует в оплате вовсе.
Размер зависит от страхового стажа по статье 7 255-ФЗ: 8 лет и более — 100% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, менее 5 лет — 60%. При стаже менее 6 месяцев пособие за полный календарный месяц не превышает МРОТ. Уход за больным ребёнком до 8 лет оплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Расчётный период для больничных 2026 года — 2024 и 2025 годы. Максимальный размер дневного пособия в 2026 году составляет 6 827,40 рубля: это сумма предельных баз для начисления страховых взносов за 2024 и 2025 годы, делённая на 730. Минимальный среднедневной заработок считается от МРОТ 27 093 рубля и равен 890,73 рубля. Пособие по временной нетрудоспособности Социальный фонд описывает для застрахованных лиц отдельно, включая порядок обращения и состав выплат.
Срок назначения и выплаты у фонда — не более 10 рабочих дней со дня представления сведений и документов (часть 1 статьи 15 255-ФЗ). Три дня за счёт работодателя выплачиваются в ближайший день выплаты заработной платы. Если работник спрашивает, оплатят ли больничный, отсчёт для него выглядит так: срок работодателя на сведения плюс срок фонда на выплату.
Полезно знать: акт о несчастном случае на производстве относится к документам, которые нельзя перевести в электронный вид ни при каких условиях. По производственной травме электронный обмен по пособию не отменяет бумажного расследования и бумажного акта.
Образцы кадровых документов для работы с больничными и электронным обменом
Начните с табеля: именно отметки в нём сверяются с периодом ЭЛН при подготовке сведений для фонда.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени Т-12 | Скачать |
| Заявление о перечислении зарплаты на карту | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по КДП | Скачать |
Коды больничных листов: что меняет отметка в ЭЛН
Код причины нетрудоспособности определяет, кто платит и в каком размере. Кадровику он нужен до расчёта, потому что от кода зависит, появятся ли вообще три дня за счёт работодателя.
| Код | Причина нетрудоспособности | Кто оплачивает |
|---|---|---|
| 01 | Заболевание | Первые 3 дня работодатель, далее СФР |
| 02 | Травма, не связанная с производством | Первые 3 дня работодатель, далее СФР |
| 03 | Карантин | СФР с первого дня |
| 05 | Отпуск по беременности и родам | СФР с первого дня, 100% независимо от стажа |
| 06 | Протезирование в стационаре | СФР с первого дня |
| 08 | Долечивание в санатории | СФР с первого дня |
| 09 | Уход за больным членом семьи | СФР с первого дня |
| 11 | Социально значимое заболевание | Первые 3 дня работодатель, далее СФР |
| 13 | Уход за ребёнком-инвалидом | СФР с первого дня |
Отдельно стоят двузначные коды состояния и трёхзначные дополнительные коды. Код 31 означает, что работник продолжает болеть и листок будет продлён, код 32 — установлена инвалидность, код 34 — смерть застрахованного, код 36 — явился трудоспособным. Дополнительный код 017 ставится при лечении в санатории, 020 — при дополнительном отпуске по беременности и родам, 021 — при заболевании или травме, полученных вследствие алкогольного или наркотического опьянения.
Отметки о нарушении режима идут кодами 23-28: самовольный уход из стационара, несвоевременная явка на приём к врачу, выход на работу без выписки, отказ от направления на медико-социальную экспертизу. С даты нарушения пособие считается в размере не выше МРОТ за полный календарный месяц по статье 8 255-ФЗ. Проверять эти отметки нужно до расчёта: после отправки сведений пересчёт делается отдельным комплектом с признаком «перерасчёт».
Важный нюанс из практики: при первичном использовании личного кабинета работники ошибаются чаще всего, и суды прямо учитывают это обстоятельство при оценке действий в системе. Первые недели после подключения стоит сопровождать вручную: сверять статусы, проверять, что человек нажал именно то, что хотел, и подтверждать значимые действия вне системы.
Больничный в отпуске, при травме и после увольнения
Стандартный сценарий закрывается автоматикой. Отклонения требуют решений от кадровика, и именно на них процесс останавливается.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Заболел сам работник во время ежегодного отпуска | Продление или перенос отпуска по статье 124 ТК РФ, документ-основание в учётной системе, пересчёт отпускных | Форма заявления работника: закон её не устанавливает |
| Заболел ребёнок во время отпуска родителя | Отпуск не продлевается и не переносится, пособие за дни отпуска не назначается | Код ЭЛН: он в любом случае 09 |
| Бытовая травма, код 02 | Три дня за счёт работодателя, проверка дополнительного кода 021 | Обстоятельства получения травмы вне работы |
| Травма на производстве | Бумажное расследование и акт, пособие по 125-ФЗ в размере 100% с первого дня | Страховой стаж работника |
| Заболел в течение 30 календарных дней после увольнения | Пособие 60% среднего заработка, сведения подаёт бывший работодатель | Причина увольнения |
| Внешний совместитель | Определить, по каким местам работы назначается пособие, до отправки сведений | Номер ЭЛН: он один на все места работы |
Больничный во время отпуска даёт работнику право выбрать продление или перенос. Выбор фиксируется документом в учётной системе, иначе табель и график отпусков разойдутся с фактом, а сведения в фонд уйдут с неверными исключаемыми периодами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Больничный по уходу за ребёнком, выпавший на отпуск родителя, отпуск не продлевает. Это первое, что вызывает конфликт: работник уверен, что дни сгорели несправедливо. Объясняйте правило заранее, до подачи заявления на отпуск, и фиксируйте объяснение в памятке к графику отпусков.»
Ошибки при отправке сведений и цена каждой из них
Ответственность страхователя установлена статьёй 15.2 255-ФЗ и не зависит от того, добросовестно ли работодатель заблуждался.
- Просрочка ответа на запрос. Нарушение срока представления сведений — штраф 5 000 рублей. Мотив почти всегда один: сообщение в СЭДО никто не открыл, потому что ответственный в отпуске.
- Непредставление документов по требованию фонда. 200 рублей за каждый непредставленный документ. Сумма выглядит небольшой, пока речь не идёт о проверке за период.
- Недостоверные сведения, повлёкшие излишние расходы фонда. 20% суммы излишне понесённых расходов, но не более 5 000 и не менее 1 000 рублей. Типичный источник — устаревший заработок расчётного периода или неверный районный коэффициент.
Прямой штраф здесь не самая дорогая часть. Ошибка в реквизитах или в заработке разворачивает выплату: фонд возвращает извещение, работодатель дополняет сведения, срок в 10 рабочих дней начинает течь заново. Работник получает деньги на две недели позже и приходит с претензией в кадровую службу, а не в фонд. При смягчающих обстоятельствах штраф снижается не менее чем в два раза, но добиваться этого приходится отдельно.
Лайфхак: система должна обеспечивать выгрузку журнала действий по конкретному документу и пользователю. Смотрите журнал до начала спора, а не после: он одинаково показывает и аккуратную работу, и вход под чужой учётной записью.
Важный нюанс из практики: после перевода заявлений, ознакомлений и расчётных листков в личный кабинет сотрудника трудозатраты кадровой службы снижаются минимум в три раза за счёт того, что документы не возят курьером и не собирают подписи очно. На обмен с фондом это влияет косвенно, но именно оттуда берутся актуальные контактные и банковские данные работника.
Когда электронный обмен с фондом задачу не решает
Бумажный листок нетрудоспособности сохраняется для отдельных категорий застрахованных лиц: тех, сведения о которых составляют государственную или иную охраняемую законом тайну, и тех, в отношении кого реализуются меры государственной защиты. Основание — часть 28 статьи 13 255-ФЗ. Для них процесс остаётся полностью бумажным, и настройка СЭДО ничего не меняет.
Не работает механизм и там, где нет обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности. Исполнителю по договору ГПХ, который не является работником, и самозанятому без добровольных взносов пособие не назначается: ЭЛН на них не формируется, сведения подавать не из чего. Переносить на них порядок, описанный выше, нельзя.
Отдельный случай — компания на 5-10 человек, где больничный случается несколько раз в год. Подключение к СЭДО обязательно и там, но выстраивать регламент, назначать замещающего и настраивать автоматический обмен избыточно: хватает одного ответственного и календарного напоминания раз в неделю. Полноценный процесс окупается там, где закрытых листков десятки в месяц.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Электронный обмен с фондом и кадровый электронный документооборот — разные вещи, и подключить их можно по отдельности. СЭДО обязателен для всех страхователей независимо от того, введён ли у вас КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. А вот электронный расчётный листок, которым вы показываете работнику оплату первых трёх дней, отправляется электронно только при введённом КЭДО.»
Стоимость подключения КЭДО и электронного обмена документами
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются на всех тарифах |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма собирается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API считаются отдельно. Актуальные условия по каждому уровню собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, включая правила перехода между тарифами с пропорциональным пересчётом.
Выводы
Больничный давно движется без бумаги: медорганизация формирует ЭЛН, фонд рассылает статусы через СЭДО, работодатель отвечает на запрос в течение 3 рабочих дней и подписывает сведения квалифицированной подписью. С 1 июля 2026 года запросов стало меньше, потому что фонд сначала смотрит индивидуальный лицевой счёт. Деньги делятся привычно: первые 3 дня по кодам 01 и 02 платит работодатель, остальное назначает СФР в срок до 10 рабочих дней. Просрочка ответа стоит 5 000 рублей, ошибка в данных — возврата и повторного отсчёта срока.
Устойчивость этого процесса держится на порядке в кадровых данных: актуальные реквизиты, корректные отметки в табеле, назначенный ответственный за входящие. Мы в Добыто выстраиваем эту часть вместе с переходом на КЭДО, потому что и электронный обмен с фондом, и электронные кадровые документы питаются из одного набора сведений о работнике.
Частые вопросы
Уведомление о закрытии ЭЛН не пришло, а работник вышел на работу. Что делать?
Проверьте подписку на уведомления по нужному регистрационному номеру страхователя: чаще всего листок открыт на подразделение, которое в подписке не указано. Если подписка в порядке, а запрос от фонда не поступил, отправьте сообщение о жизненной ситуации под номером 109 в течение 3 дней после закрытия листка. Это штатный способ инициировать обмен со стороны работодателя, отдельного заявления от работника при этом не требуется.
Как работнику самому увидеть свой больничный и факт оплаты?
Сведения об ЭЛН доступны в личном кабинете получателей услуг Социального фонда и на портале Госуслуг: там видны номер листка, наименование медицинской организации, причина оформления, период нетрудоспособности и отметка об оплате. Вход в личный кабинет выполняется по учётной записи Госуслуг. Пользователям с подтверждённой учётной записью приходят информационные сообщения об оформлении и оплате больничного.
Оплатят ли больничный, если человек заболел уже после увольнения?
Да, если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней со дня увольнения и работник не устроился к другому работодателю. Пособие считается в размере 60% среднего заработка независимо от страхового стажа, а сведения в фонд подаёт бывший работодатель. Причина увольнения на право не влияет.
Сколько времени есть у работника на обращение за пособием?
Шесть месяцев со дня восстановления трудоспособности по статье 12 255-ФЗ. Срок редко становится проблемой при проактивной схеме, но он критичен, когда листок закрыт, а работодатель ликвидирован или сведения по какой-то причине не ушли. По истечении шести месяцев решение о назначении пособия принимает территориальный орган фонда при наличии уважительных причин пропуска срока.
Сведения отправлены с ошибкой в заработке. Как исправить?
Направьте новый комплект сведений с признаком «перерасчёт»: фонд пересчитает пособие и доплатит либо зафиксирует переплату. Если ошибка привела к излишним расходам фонда, применяется штраф в размере 20% суммы излишне понесённых расходов, но не более 5 000 и не менее 1 000 рублей. Самостоятельное исправление до выявления ошибки фондом даёт основание просить о снижении штрафа как о смягчающем обстоятельстве.
Кто подаёт сведения по внешнему совместителю?
Это определяется до отправки: если человек на момент болезни работал у нескольких страхователей и у них же трудился в двух предшествующих календарных годах, пособие может назначаться по каждому месту работы, и сведения подают все работодатели. Если состав работодателей за два года изменился, работник выбирает одно место работы. Номер ЭЛН при этом один и тот же для всех страхователей, дублирующего листка не бывает.
