Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей что взять кадровой службе

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утверждён постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 и действует в редакции приказа Минтруда от 27.03.2018 № 197. Кадровая служба берёт из него наименования должностей, должностные обязанности, перечень знаний и требования к квалификации. Сам справочник рекомендован для применения, обязательным его делает часть 2 статьи 57 ТК РФ: если с должностью закон связывает компенсации, льготы или ограничения, наименование и требования должны совпадать со справочником или профстандартом. Для общеотраслевых должностей — директора, главного бухгалтера, начальника отдела кадров — основа справочник № 37, для руководителей школ, медицинских организаций и учреждений культуры — отраслевой раздел ЕКС и профильный профстандарт.

Материал помогает выбрать документ под конкретную должность, перенести требования в штатное расписание, должностную инструкцию и трудовой договор и не сослаться в ЛНА на акт, который уже не регулирует нужный вопрос. Отдельно разобраны аттестация педагогов по приказу Минпросвещения № 196, аттестация по промышленной безопасности по постановлению Правительства № 13 и переименование должностей после перехода на ОК 016-2025. Пошаговая инструкция, образцы документов, типовые ошибки с размерами штрафов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что утверждено постановлением Минтруда № 37 и как устроен справочник

Общеотраслевой раздел справочника делится на три части: «Должности руководителей», «Должности специалистов» и «Должности других служащих (технических исполнителей)». В части о руководителях прямо названы директор (генеральный директор), главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Последние изменения внесены приказом Минтруда от 27.03.2018 № 197, на дату публикации справочник действует.

Каждая квалификационная характеристика состоит из трёх подразделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Для кадровой службы это каркас должностной инструкции. Обязанности адаптируют под фактическую организацию труда, а требования к образованию и стажу переносят без снижения, если с должностью закон связывает льготы, компенсации или ограничения.

Общие положения описывают справочник как инструмент подбора и расстановки кадров и разработки требований к должностям, а в предисловии он «рекомендован для применения». Сами характеристики при этом названы нормативными документами. Из этого не следует, что каждое наименование из справочника обязательно для любого работодателя: обязательность возникает в случаях, которые перечисляет статья 57 ТК РФ.

Производные должности: заместитель, старший, ведущий, главный

По пункту 7 Общих положений характеристики производных должностей — старшего и ведущего специалиста, заместителя руководителя подразделения — в справочник отдельно не включены. Их обязанности и требования к квалификации определяют на основе характеристики соответствующей базовой должности. На слово «главный» это правило механически не распространяется: «Главный бухгалтер» — самостоятельная должность со своей характеристикой. Перед тем как составлять инструкцию заместителя, найдите базовую должность и проверьте, нет ли в справочнике самостоятельной характеристики с нужным наименованием.

Когда наименование должности руководителя обязано совпадать со справочником

Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует, чтобы наименование должности, профессии или специальности и квалификационные требования к ним соответствовали квалификационному справочнику или соответствующему профстандарту, если с работой по этой должности закон связывает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений. В остальных случаях работодатель вправе сформулировать наименование самостоятельно, исходя из штатной структуры и содержания трудовой функции.

Профстандарты подчиняются отдельному правилу. По части 1 статьи 195.3 ТК РФ требования профстандарта обязательны в той части, в которой квалификационные требования к трудовой функции установлены ТК РФ, федеральным законом или иным нормативным правовым актом. Прочие характеристики стандарта служат основой для требований работодателя с учётом выполняемой работы и организации труда.

Порядок утверждения ЕКС и ЕТКС установлен постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787. ЕКС в нём определён как набор характеристик должностей с обязанностями и требованиями к знаниям и квалификации, ЕТКС — как справочник характеристик работ и профессий рабочих. Справочник № 37 содержит общеотраслевые характеристики служащих, отраслевые разделы ЕКС утверждены отдельными приказами.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сводка показывает, какой документ за что отвечает и в каком случае отступать от него нельзя.

Обязательность определяется не видом документа, а тем, связывает ли закон с должностью льготы, ограничения или квалификационные требования. Если не связывает, справочник и профстандарт служат основой, и формулировки адаптируют под организацию труда. Если связывает, наименование в штатном расписании и трудовом договоре переписывают из справочника или стандарта без вольных вариаций.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Реквизиты акта я сверяю по его действующей редакции, а не по дате статьи, в которой он упомянут. Акт может формально существовать, но регулировать уже другое: у постановления № 1365 утратила силу часть об аттестации, а Положение о Ростехнадзоре в нём сохранилось, и по формальному признаку ошибка не видна. Прежде чем вписать номер справочника, стандарта или порядка в положение о подготовке персонала или приказ, проверьте предмет его регулирования в текущей редакции.»

Какой справочник или профстандарт взять под конкретную должность

У образования, здравоохранения и культуры свои разделы ЕКС, а у большинства руководящих, педагогических и социальных должностей есть профстандарты с ограниченным сроком действия. Справочник № 37 для таких должностей — не первый источник. Подбор по распространённым запросам кадровых служб на дату публикации выглядит так.

Срок действия стандарта — отдельный пункт проверки: у № 250н он истекает 01.03.2028, у № 136н и № 226н — 01.09.2031. Стандарт № 136н не заменяет № 544н: он касается преподавателей и мастеров производственного обучения СПО, а для учителя и воспитателя продолжает действовать «Педагог».

Для директора школы и заведующего детским садом требования удобно сверять по двум документам сразу: характеристике в ЕКС № 761н и профстандарту № 250н. Текст приказа и файл стандарта опубликованы в карточке приказа Минтруда № 250н о профстандарте руководителя образовательной организации, там же видна дата вступления в силу.

По запросу «единый квалификационный справочник должностей социальных работников» кадровики ищут раздел ЕКС, но для должности «социальный работник» на дату публикации опора — профстандарт № 354н. Для специалиста по социальной работе и руководителя организации социального обслуживания стандарты отдельные, и требования одной должности на другую не переносятся. Действующие стандарты и сроки их действия проверяют через реестр профессиональных стандартов, на который ссылается Минтруд.

Когда справочник № 37 не подходит

• Профессии рабочих. Электрик, электромонтажник, слесарь — это рабочие профессии: их характеристики содержатся в ЕТКС и рабочих профстандартах, а справочник № 37 описывает только служащих.
• Отраслевые должности. Для руководителей и специалистов образования, здравоохранения и культуры характеристики утверждены отраслевыми разделами ЕКС: № 761н, № 541н, № 251н.
• Должности с законодательными квалификационными требованиями. Если требование к образованию или стажу установлено законом или иным нормативным актом, применяется соответствующая часть профстандарта по статье 195.3 ТК РФ.
• Исполнители по договору ГПХ. Статья 57 ТК РФ касается трудового договора. Исполнитель по договору ГПХ должность в штатном расписании не занимает, и квалификационные требования справочника к нему не применяются.

Аттестация руководителей и специалистов: педагоги и промышленная безопасность

Квалификационная характеристика задаёт требования к должности, а аттестация проверяет, соответствует ли им конкретный работник. Для двух групп порядок установлен отдельными актами: для педагогических работников и для руководителей и специалистов, связанных с опасными производственными объектами, гидротехническими сооружениями и электроэнергетикой.

Порядок аттестации педагогических работников по приказу № 196

С 01.09.2023 действует Порядок аттестации педагогических работников, утверждённый приказом Минпросвещения России от 24.03.2023 № 196, срок его действия — до 31.08.2029. Порядок разделяет две процедуры с разными инициаторами и сроками.

На соответствие должности не аттестуют педагогов, у которых есть квалификационная категория, проработавших в должности в данной организации менее 2 лет, беременных, находящихся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком до 3 лет, а также отсутствовавших на работе более 4 месяцев из-за заболевания. Перечень закрытый: его стоит сверить со списком в графике аттестации до издания распорядительного акта.

Запрос «бессрочная аттестация педагогических работников» относится к категориям: Минпросвещения разъяснило, что сроки их действия не устанавливаются. Категории, присвоенные до 01.09.2023, автоматически бессрочными не стали и сохраняются на тот срок, на который были установлены. Кадровой службе нужно держать в учёте дату окончания старой категории и заранее предупредить педагога о подаче заявления по новому порядку.

Аттестация в области промышленной безопасности

Аттестация в области промышленной безопасности — проверка знаний специалиста для допуска к работе. Основания закреплены в статье 14.1 Федерального закона от 21.07.1997 № 116-ФЗ, статье 9.1 Федерального закона от 21.07.1997 № 117-ФЗ о безопасности гидротехнических сооружений и статье 28.1 Федерального закона от 26.03.2003 № 35-ФЗ об электроэнергетике. Проверяются общие требования промышленной безопасности, область А.1, и специализированные направления по фактической деятельности работника. Периодическая аттестация проводится раз в 5 лет, внеочередная — при наступлении установленных событий, в том числе по результатам расследования аварии на объекте.

Важный нюанс из практики: организация, эксплуатирующая опасный производственный объект, считает обучение закрытым — работники прошли программу по охране труда, специалисты съездили на курсы, удостоверения подшиты в личные дела. Ростехнадзор при проверке запрашивает не удостоверения, а записи в реестре аттестованных лиц: статус аттестованного лица действует только при наличии такой записи, а исключение сведений из реестра прекращает аттестацию.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «В промышленной безопасности статус работника привязан к записи в реестре, а не к бланку, и это снимает проблему поддельных удостоверений. Обратная сторона — зависимость от единой системы тестирования и очереди в комиссию: работодатель обязан не допускать неаттестованного работника, но повлиять на срок записи не может. Поэтому контроль пятилетнего срока ставьте по каждому специалисту отдельно, от даты его записи в реестре.»

Как перенести требования справочника в штатное расписание, должностную инструкцию и трудовой договор

Наименование должности руководителя живёт сразу в нескольких документах: штатном расписании по форме Т-3, трудовом договоре, где оно описывает трудовую функцию, должностной инструкции, приказах и отчётности. В ЕФС-1 уходит код трудовой функции по ОКЗ, поэтому расхождение между штатным расписанием и кадровой программой проявляется и в сведениях для Социального фонда России.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Смена наименования или кода должности после перехода на ОК 016-2025 не сводится к правке одной ячейки. Нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждение расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровой программы, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, по которому указывается код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому сверяйте наименования до ближайшей отправки отчётности.»

Справочник служит источником формулировок, а изменения в документах оформляются одним комплектом. В сервисе Добыто для синхронизации с учётной системой есть готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, а штатное расписание и кадровые данные остаются в 1С.

Как привести должность руководителя в соответствие со справочником: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, связывает ли закон с должностью компенсации, льготы или ограничения. Если связывает, наименование и квалификационные требования берутся только из квалификационного справочника или соответствующего профстандарта (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
2. Шаг 2. Найдите характеристику: для общеотраслевой должности — в справочнике № 37, часть «Должности руководителей»; для отраслевой — в разделе ЕКС № 761н, № 541н или № 251н. Проверьте, есть ли на должность действующий профстандарт и не истёк ли срок его действия.
3. Шаг 3. Для заместителя, старшего или ведущего специалиста возьмите характеристику базовой должности по пункту 7 Общих положений. Должность со словом «главный» сначала ищите как самостоятельную.
4. Шаг 4. Перенесите «Требования к квалификации» в должностную инструкцию. Требования, установленные законом или иным нормативным актом, не снижайте; «Должностные обязанности» адаптируйте под фактическую организацию труда.
5. Шаг 5. Сверьте наименование и код с ОК 016-2025 и ОКЗ, по которому указывается код трудовой функции в ЕФС-1.
6. Шаг 6. Оформите изменения: приказ о внесении изменений в штатное расписание или новая редакция расписания, дополнительные соглашения к трудовым договорам, ознакомление работников с новой должностной инструкцией под подпись.
7. Шаг 7. Обновите кадровую программу и ЛНА: замените ссылки на акты, утратившие силу в нужной части, реквизитами действующей редакции.

Образцы кадровых документов для оформления должности руководителя

Комплект закрывает оформление переименования должности, и начинать стоит со штатного расписания, где наименование меняется первым.

Ознакомление с должностной инструкцией и подписание допсоглашений в КЭДО

При переименовании должностей или обновлении инструкций по новому профстандарту кадровой службе приходится собрать подписи всех затронутых работников. В КЭДО это делается по статьям 22.1-22.3 ТК РФ без бумажного обхода. В Добыто маршрут выглядит так: кадровик загружает или создаёт документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник читает и подписывает документ электронной подписью с телефона, а подписанный документ уходит в электронный архив.

Типовые ошибки при применении справочника и их цена

Общая ответственность за нарушение трудового законодательства установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юрлица. За повторное аналогичное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация для должностного лица, от 10 000 до 20 000 рублей для ИП, от 50 000 до 70 000 рублей для юрлица. Для должностей с льготами цена ошибки выше штрафа: компенсация или льгота привязана законом к наименованию должности, и расхождение ставит под вопрос её применение.

1. Собственное наименование для должности с льготами или ограничениями. Так делают, чтобы название отражало внутреннюю структуру. Итог — нарушение части 2 статьи 57 ТК РФ и спор о праве работника на льготу.
2. Переименование только в штатном расписании. Наименование поменяли в Т-3, а дополнительные соглашения и приказ не оформили. Трудовой договор и штатное расписание расходятся, а в ЕФС-1 уходит код, который не совпадает с документами.
3. Ранее присвоенные категории педагогов считают бессрочными. Категории, установленные до 01.09.2023, сохраняются только на свой срок. Если его не отслеживать, педагог остаётся без категории до новой аттестации.
4. Проверяют удостоверение, а не запись в реестре. Для аттестации по промышленной безопасности подтверждением служит запись в реестре аттестованных лиц.
5. Аттестуют по одной области. Область А.1 пройдена, а специализированные направления по фактической деятельности работника — нет.
6. Пропускают внеочередную аттестацию после аварии или изменения требований и считают аттестацию разовой, хотя пятилетний срок считается по каждому специалисту.
7. Ссылаются на недействующий акт. В положении о подготовке персонала остаётся постановление № 1365 как порядок аттестации.

Важный нюанс из практики: комиссию по промышленной безопасности часто смешивают с комиссией по проверке знаний требований охраны труда. У них разные основания, разные составы и разные протоколы, поэтому один приказ о создании комиссии на оба случая не подходит.

Расхождения в наименованиях обычно всплывают при подписании допсоглашений. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы и ЛНА можно оформлять в электронном виде, а часть документов закон оставляет на бумаге, включая трудовую книжку и журнал инструктажей. В практике Добыто допсоглашения о переименовании должности и новые инструкции проходят тот же маршрут подписания, что и остальные кадровые документы, а статус подписания возвращается в 1С.

Стоимость КЭДО для подписания должностных инструкций и допсоглашений

Стоимость электронного оформления зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив.

Итоговая сумма считается от числа сотрудников, которым нужно подписывать инструкции и допсоглашения, и от выбранного тарифа: если переименование затрагивает больше 25 человек или нужна синхронизация штатного расписания с 1С, подходит тариф «Бизнес». Актуальные условия и состав тарифов опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, тариф можно повысить или понизить в любой момент с пропорциональным пересчётом.

Выводы

Справочник № 37 остаётся рабочим источником формулировок для общеотраслевых должностей руководителей, но обязательным он становится только там, где закон связывает с должностью льготы, компенсации или ограничения. Для образования, медицины, культуры и социальной сферы кадровой службе нужен отраслевой раздел ЕКС и профильный профстандарт с проверкой срока его действия. Аттестация педагогов и аттестация по промышленной безопасности живут по своим актам — приказу № 196 и постановлению № 13, и их сроки придётся отслеживать по каждому работнику. Любое переименование после перехода на ОК 016-2025 оформляется комплектом: приказ, допсоглашения, новая инструкция, обновлённая кадровая программа.

В Добыто этот комплект проходит в электронном виде: допсоглашения и должностные инструкции подписываются по маршруту, статусы возвращаются в 1С:ЗУП, а подписанные документы хранятся в электронном архиве.

Частые вопросы

Нужно ли указывать слово «стажёр» в наименовании должности?

С 01.03.2027 Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ требует указывать слово «стажёр» в наименовании должности, профессии или специальности при заключении срочного трудового договора о стажировке в сфере труда. До этой даты норма не действует. При подготовке к ней стоит заранее предусмотреть такие наименования в штатном расписании и шаблонах срочных трудовых договоров.

Изменились ли в 2026 году правила разработки профстандартов?

Да. С 14.03.2026 действуют изменения, внесённые постановлением Правительства РФ от 06.03.2026 № 239: профстандарты разрабатывают с учётом видов профессиональной деятельности, а Минтруд формирует их перечень на основе ОКЗ и номенклатуры медицинских и фармацевтических должностей. Для кадровой службы это ещё один довод сверять наименования должностей с ОКЗ, а не только со справочником.

Какой профстандарт применять для электрика?

Электрик — рабочая профессия, поэтому справочник служащих № 37 к нему не применяется: характеристики берут из ЕТКС и рабочих профстандартов. Для электромонтажника действует стандарт, утверждённый приказом Минтруда от 06.10.2021 № 682н, с 01.03.2022 до 01.03.2028, он заменил стандарт № 50н. Для работников подстанций есть стандарт «Работник по обслуживанию оборудования подстанций электрических сетей», приказ от 31.08.2021 № 611н, с 01.03.2022 до 01.03.2028.

Когда можно аттестовать педагога после декретного отпуска или длительной болезни?

По пункту 22 Порядка, утверждённого приказом № 196, педагога, находившегося в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, аттестуют на соответствие должности не ранее чем через 2 года после выхода на работу. Если педагог отсутствовал более 4 месяцев из-за заболевания — не ранее чем через 1 год после выхода. Эти даты нужно учесть при составлении графика аттестации.

Должен ли руководитель организации проходить аттестацию по промышленной безопасности?

Постановление Правительства № 13 относит к аттестуемым установленные категории руководителей и специалистов, связанных с опасными производственными объектами, гидротехническими сооружениями и электроэнергетикой, в частности руководителей организаций и обособленных подразделений и лиц, отвечающих за производственный контроль. Отдельные категории проходят аттестацию не реже раза в 5 лет. Набор областей определяется по фактической деятельности: общие требования плюс специализированные направления.

Можно ли провести аттестацию по промышленной безопасности в собственной комиссии?

Можно, если комиссию работодателя удаётся сформировать по установленным требованиям. Иначе аттестацию проходят в территориальной аттестационной комиссии Ростехнадзора или в ведомственной комиссии. Экзамен сдают через единый портал тестирования с личным присутствием кандидата, а результаты вносятся в реестр аттестованных лиц.