АИС аттестация: учёт квалификации в электронном виде 2026

АИС аттестации — это не одна система, а четыре независимых контура, в которых оседают данные о квалификации работника. Сведения об обучении по охране труда работодатель передаёт в реестр Минтруда, аттестацию по промышленной безопасности проходят через Единый портал тестирования Ростехнадзора, дипломы и удостоверения попадают в ФИС ФРДО от учебного заведения, а внутренняя аттестация на соответствие должности ведётся в системе работодателя по локальному нормативному акту. Различие, от которого зависит порядок действий: в государственных системах регистрационный номер протоколу присваивает ведомство, и до его появления протокол недействителен, а во внутренней аттестации нумерацию и процедуру работодатель устанавливает сам, и проверять будут не номер, а полноту описания порядка в ЛНА.

Разберём, какие сведения о квалификации работодатель обязан передавать вовне и в какие сроки, какие документы аттестации закон разрешает вести электронно по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, а какие оставляет на бумаге. Покажем, какие четыре обстоятельства суд проверяет в споре об электронном кадровом документе. Сценарная таблица по типам работодателей, сроки хранения, разбор аттестации педагогов и электротехнического персонала, стоимость ведения в электронной системе и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Четыре контура учёта квалификации: кто что ведёт

Слово «аттестация» в кадровой практике закрывает как минимум четыре разные процедуры с разными регуляторами, разными системами и разными последствиями. Работодатель, который пытается свести их в один реестр, обычно получает документ, не работающий ни в одном из контуров.

Из таблицы следует практический порядок разбора: сначала работодатель определяет, какие из его должностей вообще попадают в государственные контуры, и только потом строит внутренний электронный учёт. Обратный порядок даёт типовую ошибку — красивую базу компетенций в корпоративной системе при отсутствии записи в реестре Минтруда.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Обучение и проверка знаний — два разных процесса, и в электронном учёте их приходится разводить по разным записям. Комиссия проводит проверку знаний, а обучение проводят лица, назначенные отдельным приказом. Это могут быть одни и те же люди, но если в карточке работника оба события слиты в одну строку, при проверке вы не сможете показать, кто и на каком основании обучал.»

Что работодатель обязан внести в государственные системы

Обязанность передавать сведения вовне возникает не у всех и не по всем должностям. Она включается там, где требования к квалификации установлены нормативным актом, а не решением работодателя.

Реестр обученных по охране труда. Если работников направляли в аккредитованный учебный центр, сведения вносит центр. Если работодатель обучает своими силами, вносит он сам, предварительно зарегистрировавшись в системе Минтруда. Отдельного срока внесения правила не устанавливают, и это создаёт ложное ощущение, что торопиться некуда. Практика обратная: пока записи нет, протокол проверки знаний считается недействительным, а работник, формально прошедший проверку, подлежит отстранению от работы.

Единый портал тестирования Ростехнадзора. Аттестация по вопросам промышленной безопасности проводится через ЕПТ: комиссия формирует заявление, работник проходит тестирование, результат фиксируется в системе и попадает в реестр аттестованных лиц. Для территориальных и ведомственных комиссий предельный срок проведения аттестации — 30 календарных дней со дня получения заявления. Аттестационная комиссия самой организации работает в том же портале, но по своему графику.

ФИС ФРДО. Здесь работодатель не поставщик данных, а пользователь. Сведения о выданных дипломах и удостоверениях о повышении квалификации передаёт образовательная организация, а работодатель через сервис Рособрнадзора сверяет, существует ли предъявленный документ. Это дешевле и быстрее любой кадровой проверки: подделка удостоверения о повышении квалификации выявляется за минуту.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Аттестация работников промышленной безопасности проводится с периодичностью и в объёме, которые задаёт постановление № 13, и она не заменяет обучение по охране труда. Две процедуры идут параллельно, в разных системах, с разными протоколами. Попытка закрыть одну другой — самая частая ошибка на производственных предприятиях.

Внутренняя аттестация: что можно вести электронно

Внутренняя аттестация на соответствие занимаемой должности не имеет федерального регламента для коммерческих организаций. Порядок целиком строится на локальном нормативном акте: положение об аттестации, приказ о проведении, состав комиссии, график, протокол, решение работодателя. Часть 3 статьи 82 ТК РФ добавляет обязательное условие: если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, его представитель включается в состав аттестационной комиссии.

Перевести этот комплект в электронный вид разрешает глава по электронному документообороту — статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Работодатель принимает ЛНА о введении КЭДО, уведомляет работников, получает письменное согласие каждого и только после этого вправе подписывать документы аттестации электронной подписью. Без согласия конкретного работника электронное взаимодействие с ним незаконно, и при споре рассыпается вся процедура, а не отдельный документ.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре по электронному кадровому документу суд последовательно проверяет четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись и получил ли он сам документ. Порядок именно такой: если рассыпается первое, до оценки подписи на протоколе аттестации дело не доходит. Поэтому согласия и листы ознакомления мы собираем раньше, чем настраиваем маршруты.»

Какие документы аттестации остаются на бумаге

Электронно ведутся положение об аттестации, приказ о проведении, уведомления работников, графики, оценочные листы, протокол комиссии и решение по итогам. Бумажными остаются два блока. Первый — приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним: статья 22.1 ТК РФ прямо выводит их из КЭДО, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Второй — журнал инструктажей по охране труда и акт о несчастном случае. Если аттестация заканчивается увольнением по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ, финал процедуры всё равно уходит на бумагу.

Какой подписью подписывают документы аттестации

Протокол аттестационной комиссии, приказ о проведении и оценочные листы относятся к обычным кадровым документам, для которых статья 22.3 ТК РФ допускает усиленную неквалифицированную подпись работодателя и УНЭП или ПЭП работника в информационной системе работодателя. Ограничение то же, что и везде в КЭДО: ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы, и вид подписи для каждого типа документа закрепляется в ЛНА до запуска, а не после первого спора.

В практике Добыто чаще всего спотыкаются на том, что вид подписи для протокола аттестации в положении не назван вовсе: система позволяет подписать любым доступным способом, а ЛНА об этом молчит. Мы закрываем этот пробел до первой аттестации, отдельной таблицей соответствия типа документа и вида подписи внутри положения о КЭДО.

Заполните протокол аттестационной комиссии в электронной форме

Что об этом думает ГИТ: инспектор проверяет не содержание аттестации, а полноту описания процедуры. Известны случаи привлечения к ответственности за то, что в программе обучения не был выделен объём времени на проверку знаний. Логика та же, что в судах по КЭДО: спрашивают не о том, была ли процедура фактически, а о том, описана ли она в документе.

Как перевести учёт квалификации в электронный вид

Порядок ниже рассчитан на компанию, которая уже ведёт кадровые документы на бумаге и хочет закрыть аттестацию в КЭДО без остановки текущих процедур.

Как построить электронный учёт квалификации: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составьте перечень должностей и разнесите их по четырём контурам из таблицы выше. Для каждой должности зафиксируйте, требования к квалификации установлены нормативным актом или решением работодателя.
2. Шаг 2. Проверьте, зарегистрированы ли вы в реестре Минтруда, если обучаете работников по охране труда своими силами. Регистрация нужна до первой проверки знаний, а не после неё.
3. Шаг 3. Утвердите положение об аттестации: периодичность, категории работников, состав комиссии, критерии оценки, порядок оформления результатов и порядок ознакомления работника с решением.
4. Шаг 4. Введите КЭДО по статье 22.2 ТК РФ: примите ЛНА, уведомите работников, соберите письменные согласия, зафиксируйте способ идентификации работника при подписании.
5. Шаг 5. Настройте маршруты согласования для документов аттестации: приказ идёт от кадровой службы к руководителю, протокол — от секретаря комиссии ко всем членам, решение — работнику на ознакомление.
6. Шаг 6. Заведите карточку квалификации работника: образование и реквизиты диплома, сверенные с ФИС ФРДО, записи об обучении с номерами протоколов, даты следующей аттестации, группы по электробезопасности, свидетельства о независимой оценке квалификации.
7. Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении и проведите первую аттестацию целиком в системе. После этого разворачивайте на остальные подразделения.

В практике Добыто пилотная группа снимает основную часть ошибок настройки: именно на ней выясняется, что в маршруте забыли представителя профсоюза или что уведомление о дате аттестации уходит позже, чем требует положение.

Шаблоны документов для аттестации и учёта квалификации

Комплект собран под внутреннюю аттестацию, начинать удобнее с положения: остальные документы ссылаются на его формулировки.

Профстандарты и справочники: когда квалификация обязательна

Статья 195.3 ТК РФ разделяет два режима. Профессиональный стандарт обязателен в части требований к квалификации, если такие требования установлены ТК РФ, другими федеральными законами или иными нормативными правовыми актами. Во всех остальных случаях характеристики квалификации применяются работодателем как основа для собственных требований с учётом особенностей трудовых функций. Единый квалификационный справочник должностей продолжает действовать параллельно профстандартам, и для части должностей — например, работников учреждений социального обслуживания — он остаётся основным ориентиром при формировании должностных инструкций.

С 1 января 2026 года применяется новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Это прямо задевает электронный учёт квалификации: если справочник должностей в системе не обновлён, карточки работников начинают расходиться со штатным расписанием.

Отдельный случай — электротехнический персонал. Требования к квалификации электрика задаёт не только профстандарт, но и правила по охране труда при эксплуатации электроустановок: присвоение первой группы по электробезопасности обязательно для всех работников любой организации, включая офисные. Чтобы присваивать первую группу, минимум двое работников должны пройти обучение и получить третью или четвёртую группу. В электронной карточке квалификации это отдельное поле с датой присвоения и сроком следующей проверки, а не строка в общем списке обучений.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В матрице компетенций стрессоустойчивость нормально работает как название компетенции и совсем не работает как индикатор. Если вы оставите её в описании уровня, аттестационная комиссия начнёт оценивать впечатление, а не поведение. Разверните её в наблюдаемое действие: сохраняет качество работы при нескольких параллельных задачах, не срывает сроки при отказе контрагента. То же касается коммуникабельности и клиентоориентированности.»

Аттестация педагогических работников: что ведёт регион, а что школа

Порядок проведения аттестации педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, утверждён приказом Минпросвещения России от 24.03.2023 № 196. Он действует с 1 сентября 2023 года по 31 августа 2029 года и разделяет две процедуры. Аттестация на соответствие занимаемой должности проводится один раз в пять лет аттестационной комиссией самой образовательной организации. Аттестация на первую и высшую квалификационные категории — добровольная, проводится аттестационной комиссией, формируемой уполномоченным органом субъекта РФ, и именно здесь работают региональные АИС «Аттестация», через которые педагог подаёт заявление и загружает сведения о результатах профессиональной деятельности.

Порядок проведения аттестации работников образования на категорию в республиках и областях отличается только техникой подачи: в одних регионах, включая Марий Эл, заявление принимается через региональную информационную систему, в других сохраняется подача через муниципального координатора. Сроки, состав комиссии и основания для решения задаёт федеральный приказ, региональный акт министерства образования об аттестации педагогических работников регулирует организационную часть.

Про бессрочную аттестацию педагогических работников стоит сказать прямо: действующий порядок бессрочных квалификационных категорий не предусматривает. Категории, установленные до вступления приказа № 196 в силу, сохраняются в течение того срока, на который были установлены, и по его окончании педагог проходит аттестацию заново. Работодателю это даёт понятное поле в электронной карточке — дата окончания категории и дата следующей обязательной аттестации на соответствие должности, которые не совпадают между собой.

Ещё один момент, который в школах регулярно упускают: педагогических работников нельзя освободить от инструктажа по охране труда как «офисных сотрудников». Учитель ходит с детьми в походы, ездит на соревнования и выставки, и спектр опасностей у него шире, чем у специалиста за компьютером. Освобождение строится от фактических опасностей, а не от названия должности.

Что критично для разных работодателей

Набор обязательных полей электронной карточки квалификации зависит от того, в какие государственные контуры попадает организация.

Строка про микропредприятия требует оговорки. Послабления действительно позволяют проводить обучение по программам А и Б, первой помощи и использованию средств защиты в ходе инструктажа на рабочем месте, без комиссии, протокола и внесения в реестр. Программа В под послабление не подпадает. Пользоваться этим правом стоит осознанно: упрощения порождают вопросы, на которые пока нет устоявшейся правоприменительной практики.

Ошибки, которые дорого стоят

Аттестация проведена, но положение об аттестации не принято. Решение комиссии в этом случае не опирается ни на что: критерии оценки не утверждены, периодичность не установлена, порядок ознакомления не описан. Увольнение по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ на таком основании разваливается в суде, а восстановление работника означает оплату вынужденного прогула за весь период спора.

Протокол подписан видом подписи, не предусмотренным ЛНА. Документ формально есть, но при проверке работодатель не может показать, на каком основании применялась именно эта подпись. Нарушение порядка ведения кадровых документов наказывается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ штрафом до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Инструктаж проводит не тот человек. Классический случай: слесарь работает в цехе, а инструктаж ему проводит начальник другого отдела. Штраф на организацию составляет от 50 000 до 80 000 рублей, и никакая электронная система эту ошибку не исправит — она лишь зафиксирует её аккуратнее.

Проверить себя до прихода инспектора можно самостоятельно: сервис «Электронный инспектор» на портале Роструда проводит предварительную проверку соблюдения требований трудового законодательства по отдельным процедурам и показывает, какие документы инспектор будет запрашивать.

Кейс из практики: производственная компания на 400 сотрудников перевела аттестацию в электронный вид, но оставила бумажные листы ознакомления с положением об аттестации в подразделениях. При прокурорской проверке инспектор опросил работников напрямую, часть из них о положении не знала, и электронные протоколы не помогли. После сведения ознакомления с ЛНА в тот же контур, что и сами протоколы, повторная проверка прошла без замечаний.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий в системе надо смотреть до того, как начался спор, а не после. Он покажет не только подписание, но и дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: журнал не выборочный, он показывает всё, в том числе то, что работает против работодателя.»

Когда электронная аттестация не нужна

Есть ситуации, в которых переводить учёт квалификации в систему преждевременно. Первая: в штате меньше 15-20 человек и все должности вне государственных контуров — тогда положение об аттестации и папка с протоколами закрывают задачу дешевле. Вторая: компания вообще не ввела КЭДО и не собирается — электронная аттестация в отрыве от согласий работников и ЛНА о КЭДО не имеет правового основания. Третья: организация, где все работники дистанционные и работодатель не выдаёт им оборудование, — обязательного контура обучения по охране труда там нет, а внутренняя аттестация проводится по решению работодателя, а не по требованию закона.

Хранение и выгрузка электронных данных о квалификации

Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные без скидок. Право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение даёт пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Конкретные сроки задаёт перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы по личному составу хранятся 50 лет для созданных после 2003 года и 75 лет для более ранних, локальные нормативные акты — постоянно. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому для электронных архивов применяются правила организации хранения, утверждённые Минкультуры, и типовые функциональные требования к системам хранения, утверждённые приказом Росархива от 15.06.2020.

ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» описывает восемь элементов стратегии: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Для карточки квалификации это означает, что через 20 лет должно быть понятно не только содержание протокола, но и кто его подписал и чем подтверждается действительность подписи на момент подписания.

Отдельное требование, вытекающее из судебной практики: система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника. Без этого работодатель не подтвердит факты отправки, доставки и работы с документом конкретного пользователя. В сервисе Добыто маршрут каждого документа хранится вместе с ним, а статусы участников видны в карточке — выгрузка по спорному протоколу собирается без обращения в поддержку.

Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска. Суды прямо рассматривают первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибочное действие вероятно. Любое значимое действие новичка в этот период стоит подтверждать вне системы, а дату выдачи ключа фиксировать отдельным документом.

Стоимость ведения аттестации в электронной системе

Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников и набора функций: интеграция с учётной системой, электронный архив и виды доступных подписей различаются по тарифам.

Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны документов и интеграция с учётной системой доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальные условия по каждому пакету и состав функций собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Тариф можно повышать или понижать в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с пилотного подразделения на младшем тарифе финансово безопасно.

Выводы

Учёт квалификации распадается на внешние контуры, где правила и сроки задаёт ведомство, и внутренний, где всё держится на локальном нормативном акте работодателя. В государственных системах решающим становится регистрационный номер: без записи в реестре Минтруда протокол проверки знаний не работает, а работник подлежит отстранению. Во внутренней аттестации проверяют не номер, а полноту описания процедуры и наличие согласий работников на электронное взаимодействие. Электронная форма ускоряет процесс и упрощает выгрузку, но не заменяет ни одного из документов, которые закон требует оформить.

Мы в Добыто выстраиваем такой учёт как часть кадрового электронного документооборота: положение об аттестации, приказ, протокол и лист ознакомления идут по настроенным маршрутам, а журнал действий и электронный архив дают ту самую выгрузку, которую запрашивают инспектор и суд.

Частые вопросы

Можно ли уволить работника по результатам аттестации, проведённой полностью в электронном виде?

Сама аттестация может быть электронной, но финал процедуры — нет. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются на бумаге: это следует из статьи 22.1 ТК РФ и подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Перед увольнением по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ работодатель также обязан предложить работнику имеющиеся вакансии, соответствующие его квалификации.

Работник уволился и вернулся через месяц. Нужно ли заново проводить обучение и вносить его в реестр?

Да. Это новые трудовые отношения, человек считается вновь принимаемым, поэтому обучение и все инструктажи проводятся заново, с новым протоколом и новой записью в реестре. То же правило действует для внешнего совместителя: новый работодатель обязан провести обучение сам, независимо от того, что человек обучен по основному месту работы.

Нужно ли проводить обучение и аттестацию исполнителю по договору ГПХ?

Инструктаж на рабочем месте и обучение по охране труда исполнителю по гражданско-правовому договору не проводятся: это один из признаков сокрытия трудовых отношений. Вводный инструктаж провести нужно. Внутренняя аттестация на соответствие должности к исполнителям по ГПХ неприменима — она относится к работникам по трудовому договору.

Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО, а аттестацию вести надо?

Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника, и отказ правомерен. С таким работником документы аттестации оформляются на бумаге параллельно электронному контуру. В положении об аттестации это описывается отдельным пунктом: какие работники остаются на бумажном взаимодействии и кто отвечает за ведение их комплекта.

Как проверить, что удостоверение о повышении квалификации настоящее?

Через ФИС ФРДО. Образовательная организация обязана передавать в реестр сведения о каждом выданном документе, и работодатель сверяет реквизиты предъявленного удостоверения с записью в системе Рособрнадзора. Отсутствие записи — повод запросить у работника оригинал и обратиться в выдавшую организацию, а не автоматический отказ: данные по свежим документам появляются в реестре не мгновенно.

Обязательно ли включать представителя профсоюза в аттестационную комиссию?

Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, его представитель включается в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке, когда аттестация может повлечь увольнение по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ. Это требование части 3 статьи 82 ТК РФ. При отсутствии профсоюза состав комиссии работодатель определяет самостоятельно и закрепляет в приказе.

Сколько времени занимает обучение по программам охраны труда, если считать от старта?

Срок в 60 календарных дней, который часто путают с длительностью, — это предельный срок проведения обучения, а не его продолжительность. Программа по первой помощи занимает 8 часов плюс час на проверку знаний, программа Б — 16 часов плюс час. Если начать в понедельник, к пятнице проверку знаний можно завершить. Объём времени на проверку знаний имеет смысл выделить прямо в программе или описать в положении.