Перенос отпуска в 1С:ЗУП 8.3: как оформить пошагово в 2026

Перенос отпуска в 1С:ЗУП оформляется одноимённым документом «Перенос отпуска», который создаётся прямо из графика отпусков по ссылке «Оформить перенос» в разделе «Кадры — Графики, переносы отпусков». Если вы хоть раз правили график вручную, зачёркивая старые даты и вписывая новые поверх, то знаете, во что это превращается к середине года. Здесь разберём, как корректно отразить перенос в программе, какими статьями ТК РФ это держится, чем перенос отличается от продления, что делать, если отпускные уже выплачены, и что меняется, когда документы подписываются в КЭДО. Тема входит в большой блок про оформление отпусков по трудовому кодексу, где собраны и расчёт отпускных, и график, и заявления.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Что считается переносом отпуска и чем он отличается от продления

Перенос — это смена дат отдыха. Был отпуск с 5 августа, стал с 1 сентября. Продление — это когда отпуск уже идёт, и его конец сдвигается вперёд, потому что внутри случилось событие, которое крадёт дни отдыха. Сотрудник заболел в середине отпуска — дни болезни не считаются отдыхом, и отпуск автоматически удлиняется на эти дни. Разница принципиальная, и в 1С:ЗУП она отражается разными документами. Путать их нельзя, иначе расчёт отпускных и табель поедут.

Чтобы сразу понять, туда ли вы попали и какой у вас случай, вот четыре ситуации рядом — когда что применяется, каким документом оформляется и что происходит с отпускными и графиком.

Из таблицы видно главное: перенос не начавшегося отпуска и работа с уже идущим — это два разных механизма и два разных документа. Ниже разберём каждый.

Основания для обязательного переноса или продления перечислены в статье 124 ТК РФ. Ежегодный оплачиваемый отпуск переносится на другой срок, который работодатель определяет с учётом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности самого работника, исполнения им во время отпуска государственных обязанностей с освобождением от работы и в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными актами. Перечень открытый — суды не раз указывали, что он не исчерпывающий. Но есть два отдельных основания, которые кадровики путают чаще всего.

Первое. Работнику не выплатили отпускные за три дня до начала отдыха — значит, отпуск он вправе требовать перенести. Второе. Работника предупредили о начале отпуска позже чем за две недели. Оба случая прямо названы в части 2 статьи 124. Это не право работодателя «пойти навстречу», это его обязанность перенести по требованию работника. Логику тут искать бессмысленно, требование надо просто выполнять.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык — кадровик путает перенос по соглашению с обязательным переносом. Если денюжки не пришли за три дня или человека не уведомили вовремя, у работодателя нет выбора. А вот когда сотрудник просто хочет летом вместо зимы по семейным обстоятельствам — тут уже работодатель решает, и может отказать. Я думаю, половина трудовых споров по отпускам растёт именно из этой подмены.»

Когда отпуск переносить можно, а когда нельзя

По соглашению сторон отпуск можно сдвинуть практически всегда — работник пишет заявление, работодатель ставит резолюцию. Но есть жёсткие ограничения. Часть 4 статьи 124 запрещает переносить отпуск так, чтобы человек не отдыхал два года подряд. Непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд — прямое нарушение. Запрещено вообще не давать отпуск работникам до 18 лет и занятым на вредных и опасных работах. У них перенос на следующий год исключён.

Отдельная категория — те, кто берёт отпуск в удобное для себя время. Несовершеннолетние, один из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет, многодетные с тремя и более детьми, где младшему нет 14, почётные доноры. Этим работникам отказать в желаемых датах нельзя, и при переносе их пожелания идут вперёд. У госслужащих своя норма: на будущий год переносится только часть отпуска свыше 28 календарных дней.

Как отразить перенос отпуска в 1С:ЗУП по графику

Базовый сценарий — отпуск ещё не начался, он просто стоит в графике, и нужно сдвинуть даты. В 1С:ЗУП 3.1 это делается не правкой графика поверх, а отдельным документом. Открываете график отпусков, находите строку нужного сотрудника и нажимаете «Оформить перенос». Программа создаёт документ «Перенос отпуска», который потом живёт в журнале «Кадры — Графики, переносы отпусков». В табличной части можно указать несколько периодов, если отпуск дробится на части при переносе — например, было 14 дней одним куском, стало 7 плюс 7.

Сам документ можно создать и напрямую из журнала «Кадры — Графики, переносы отпусков» через кнопку «Создать», выбрав «Перенос отпуска». Обе точки входа ведут к одному документу.

Важная деталь, которую часто упускают. Документ «Перенос отпуска» формирует две разные печатные формы в зависимости от того, кто инициатор. Если переносит сам работник — печатается «Заявление». Если работодатель — «Уведомление о переносе отпуска». Программа подставит нужную форму, но галочку инициатора вы выставляете руками, и от неё зависит, какой документ ляжет в дело. На проверке ГИТ инспектор смотрит именно на основание: было заявление работника или уведомление работодателя с его согласием.

Как оформить перенос отпуска в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите основание. Заявление работника (перенос по его инициативе) или уведомление с его подписью о согласии (перенос по инициативе работодателя). Без бумаги-основания перенос не оформляют.
2. Шаг 2. Откройте «Кадры — Графики, переносы отпусков» и зайдите в действующий график отпусков организации.
3. Шаг 3. Найдите строку сотрудника и нажмите ссылку «Оформить перенос» — 1С создаст документ «Перенос отпуска».
4. Шаг 4. Укажите новый период (или несколько периодов, если отпуск делится на части), отметьте инициатора переноса, запишите и проведите документ.
5. Шаг 5. Распечатайте нужную форму — «Заявление» или «Уведомление о переносе отпуска» — и подпишите. В нужный момент из перенесённого периода оформите документ «Отпуск» по кнопке «Оформить отпуск».

Перенос отпуска по инициативе работника: заявление и основание

Перенос по инициативе работника оформляется на основании его заявления. В заявлении сотрудник указывает даты отпуска по графику, новые желаемые даты и причину переноса. Причины, по которым работодатель обязан перенести, названы в статье 124 ТК РФ: болезнь, исполнение госообязанностей, невыплата отпускных за три дня, уведомление позже чем за две недели. Всё остальное — семейные обстоятельства, поездка, учёба — это перенос по соглашению: работодатель вправе согласиться или отказать, ориентируясь на производственную необходимость.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отличие от переноса по инициативе работодателя в двух вещах. Первое — основание: у работника это заявление, у работодателя — уведомление, на котором работник ставит согласие. Второе — печатная форма, которую отдаёт 1С: при инициаторе-работнике печатается «Заявление», при инициаторе-работодателе «Уведомление о переносе отпуска». В самом документе «Перенос отпуска» вы отмечаете инициатора вручную, и от этого зависит форма. Дальше на основании проведённого переноса из нового периода оформляется документ «Отпуск».

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Кадровик спрашивает — обязан ли работодатель согласиться на перенос по семейным. Нет, не обязан, если это не одно из оснований из 124-й. Но я всегда советую: если человек не из льготной категории и производству перенос не мешает — идите навстречу. Дешевле, чем потом разбирать затык с недовольным сотрудником.»

Перенос отпуска из-за больничного в 1С:ЗУП: два сценария

Больничный ломает отпуск по-разному в зависимости от того, когда он наступил — во время отдыха или до его начала. От этого зависит и документ, и расчёт, и то, что уйдёт в табель. Разберём оба случая по шагам, потому что именно здесь кадровики теряют дни и получают минусовой остаток.

Сценарий А. Больничный наступил во время отпуска

Отпуск идёт, сотрудник заболел в середине. Дни болезни отдыхом не считаются (статья 124 ТК РФ), и работник вправе либо догулять их сразу после выздоровления — это продление, либо перенести на другой срок — это перенос. Это НЕ документ «Перенос отпуска» из графика. Это работа с уже проведённым документом «Отпуск» через исправление.

Порядок в ЗУП 3.1 такой. Сначала регистрируете факт болезни документом «Больничный лист» (раздел «Зарплата — Больничные листы») — он подтягивается из СФР по электронному листку нетрудоспособности и задаёт период болезни. Дальше открываете проведённый документ отпуска и жмёте «Исправить» — создаётся документ-исправление. Программа видит пересечение периода отпуска с периодом больничного.

Если дни болезни продлевают отпуск, на вкладке «Продления, переносы, отзывы» добавляете период болезни, и дата окончания сдвигается вперёд автоматически. Сумма отпускных при продлении не меняется — статья 124 прямо говорит, что средний заработок за время отпуска не пересчитывается. Меняется только календарная граница. За дни болезни начисляется пособие, а не отпускные — в табеле эти дни закрываются кодом «Б», а не «ОТ».

Если же дни болезни сотрудник хочет перенести, а не догулять сразу, схема сложнее. В документе-исправлении дата окончания на основной вкладке — это конец того куска отпуска, который человек реально отгулял до болезни. А на вкладке «Продления, переносы, отзывы» вручную добавляете и период болезни, и период с даты выхода после больничного до начала перенесённого куска. Иначе программа неправильно посчитает фактически использованные дни. По сути, вы руками показываете 1С, где отдых, где болезнь, а где разрыв. Перенесённые дни потом ставите на новые даты отдельным документом «Перенос отпуска» из графика.

Мария Ж, специалист по кадровому учёту в 1С:
«Главные грабли с больничным — кадровик делает новый документ «Отпуск» вместо исправления старого. И всё, у сотрудника в системе задваиваются дни, остаток отпуска уходит в минус, а на расчётке вылезает лишняя сумма. Я думаю, процентов семьдесят ошибок по переносам — это именно лишний документ вместо исправления существующего.»

Перерасчёт отпускных, НДФЛ и взносы

При продлении отпускные не трогаем. При переносе части дней на другой срок расчётный период под перенесённый кусок сдвигается, средний дневной заработок может стать другим — и отпускные за эту часть пересчитываются. Среднедневной заработок считается делением выплат за расчётный период на 12 месяцев и на 29,3. 1С:ЗУП пересчитывает суммы сама при изменении периода в документе, но результат сверяйте глазами.

Если отпускные за перенесённые дни уже выплатили, возникает переплата: сумму либо сторнируют и учитывают при следующих начислениях, либо засчитывают в счёт отпускных по новым датам. По НДФЛ и взносам перерасчёт тянет за собой корректировку базы того месяца, в котором отпускные фактически выплатили; программа формирует сторно и доначисление в межрасчёт. Перед сдачей отчётности сверьте, что суммы отпускных и НДФЛ встали в правильные периоды.

Сценарий Б. Больничный наступил до начала отпуска

Отпуск ещё не начался — сотрудник заболел за несколько дней до него. Это не продление и не исправление идущего отпуска. Возможны два варианта. Первый: отпуск переносят целиком — оформляете отмену запланированного отпуска и документ «Перенос отпуска» из графика на новые даты. Второй: сотрудник всё же уходит в отпуск по графику, а больничный закрывают отдельно, и дни пересечения оплачиваются как болезнь.

Чтобы отменить не начавшийся отпуск в 1С, заходите в проведённый документ «Отпуск» и либо помечаете его на удаление (если начисления ещё не выплачены и период не закрыт), либо создаёте исправление с нулевым периодом — зависит от того, ушли отпускные в выплату или нет. Если отпускные уже перечислили, а отпуск не состоялся, сумма становится переплатой и учитывается в следующих расчётах. После отмены планируете отпуск заново документом «Перенос отпуска», новые даты встают в график отдельной записью, не затирая исходную.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отпускные уже выплачены, а отпуск переносится: что делать

Отдельный частый случай: отпускные начислены и выплачены за три дня до отпуска, а потом отпуск сдвинулся. Работник получил деньги, отдыха не было — образовалась излишне выплаченная сумма. По статье 137 ТК РФ удержать её без согласия работника в общем случае нельзя, поэтому чаще сумму засчитывают в счёт отпускных по новым датам или ближайших будущих выплат. Прямое удержание из зарплаты возможно только с письменного согласия работника.

В 1С:ЗУП цепочка такая: оформляете «Перенос отпуска» на новые даты, затем документом «Отпуск» по новым датам программа начисляет отпускные заново, а прежняя выплата отражается как аванс или переплата. При необходимости используется «Сторнирование» или «Перерасчёт», чтобы убрать начисление за несостоявшийся отпуск. В расчётном листке это видно так: сторно старых отпускных со знаком минус и начисление новых. По НДФЛ база месяца выплаты корректируется, страховые взносы пересчитываются автоматически в межрасчёт.

Если дата сдвигается на месяц вперёд, важно не допустить, чтобы отпускные дважды попали в расходы одного периода. Поэтому перенос лучше проводить до закрытия месяца выплаты. Живой сценарий: «перенести очередной отпуск на следующий месяц, если отпускные уже выплачены» — решается связкой «Перенос отпуска» + перерасчёт, без создания второго документа «Отпуск» поверх старого.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Нюанс, который стоит компаниям денег — удержать переплату отпускных силой. Нельзя. Только зачёт или согласие работника. Я видела кейсы, где кадровик по-старому вычел из зарплаты, а потом это разбирали в ГИТ. Дешевле зачесть в счёт будущих отпускных — и денюжки на месте, и нарушения нет.»

Документы и печатные формы при переносе отпуска

Унифицированной формы приказа о переносе отпуска нет — его составляют в свободной форме с обязательными реквизитами: ФИО и должность работника, старые и новые даты, основание (реквизиты заявления или уведомления), ссылка на статью 124 ТК РФ. А вот сам документ «Перенос отпуска» в 1С:ЗУП печатает готовую форму: «Заявление» при инициаторе-работнике или «Уведомление о переносе отпуска» при инициаторе-работодателе. Печать вызывается кнопкой в проведённом документе.

Уведомление о переносе распечатывается из того же документа — нужно только заранее отметить инициатором работодателя. На бумаге работник ставит отметку о согласии, в КЭДО — подписывает электронной подписью. Приказ о переносе кто подписывает: руководитель организации или уполномоченное лицо; работник знакомится под подпись. Печатать ли приказ, зависит от того, ведёте вы кадровый учёт на бумаге или в КЭДО — в электронном виде печать не нужна.

График отпусков — это форма Т-7, приказ о предоставлении отпуска — форма Т-6. Их 1С формирует автоматически. Ниже — образцы для скачивания, которые пригодятся при оформлении переноса. Наши специалисты закладывают корректные шаблоны в систему на этапе настройки, чтобы формы соответствовали требованиям.

Образцы документов для оформления и переноса отпуска

Перенос части отпуска и разделение дней

Переносить можно не весь отпуск, а часть дней. В документе «Перенос отпуска» табличная часть допускает несколько периодов — именно так делится отпуск. Типовой случай: по графику 14 дней, а сотрудник идёт только на 2. Тогда 2 дня оформляете отпуском, а оставшиеся 12 переносите отдельной строкой на другой период. Программа хранит обе части, остаток отпуска считается корректно.

Сложнее, когда часть дней перенести, а часть удержать или обменять на компенсацию. Здесь важно не смешивать: перенос меняет даты, а замена части отпуска денежной компенсацией (свыше 28 дней, статья 126 ТК РФ) — отдельная операция. Если отпуск пересёкся с больничным и делится на отгулянную и перенесённую части, работайте через исправление документа «Отпуск», как в разделе про больничный, а не через новый документ.

Как перенос отражается в графике отпусков (форма Т-7)

График отпусков — это локальный нормативный акт, обязательный и для работника, и для работодателя. Утверждается он не позднее чем за две недели до начала календарного года (статья 123 ТК РФ); на практике в 1С его заполняют до 17 декабря. При переносе в форме Т-7 заполняются графы для фактической даты отпуска и основания переноса: в графе «Дата запланированная» остаётся исходная дата, а перенесённая дата и реквизиты документа-основания вносятся в графы переноса. Так в одном документе видно и план, и факт.

В 1С:ЗУП документ «Перенос отпуска» как раз для того и нужен, чтобы изменение зафиксировалось отдельной записью, а не затёрло исходную. Старая дата остаётся видна, новая добавляется — история сохраняется. Чтобы отследить все переносы по графику, откройте журнал «Кадры — Графики, переносы отпусков»: там переносы идут списком, привязанным к графику. Настройте отбор по сотруднику или подразделению, чтобы видеть все сдвиги дат. Подменять неотгулянные отпуска прямо в графике поверх старых записей нельзя — это ломает историю и достоверность ЛНА.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«График на А1, прикноплённый к стене и весь исчёрканный переносами — это не анекдот, я такое видела не раз. Разобраться в нём может только кадровик, который ведёт его двадцать лет, и пока он на больничке, компания встаёт. Вся эта математика сводится к одному: переносы должны жить в системе отдельными документами, а не в зачёркиваниях на бумаге.»

Перенос отпуска без точной даты в 1С:ЗУП

Бывает, что перенести отпуск нужно, а новая дата ещё не определена. В 1С:ЗУП это оформляется так: документ «Перенос отпуска» создаётся, но конкретный новый период либо ставится ориентировочно, либо перенос делается на следующий год с определением дат позже — в новом графике отпусков. Неотгулянные дни при этом не теряются: они висят как остаток и планируются, когда даты станут известны.

Чтобы перенести на следующий год без конкретных дат, оформляете перенос, а в новом графике на следующий год эти дни вносите отдельной строкой уже с датами. Уведомление о новом отпуске за две недели настраивается тогда, когда дата определена. В сервисе Добыто маршрут строится так, что как только кадровик проставляет новую дату, система сама запускает уведомление за 14 дней — держать сроки в голове не нужно.

Перенос отпуска из-за командировки

Отзыв в командировку во время отпуска или её наложение на запланированный отпуск — основание для переноса по соглашению сторон. Если командировка выпадает на уже идущий отпуск, оформляется отзыв из отпуска (статья 125 ТК РФ) с согласия работника, а неотгулянные дни переносятся обратным документом «Перенос отпуска». Если командировка приходится на ещё не начавшийся отпуск, даты сдвигают заранее переносом из графика. Основание — приказ о командировке и согласие/заявление работника; в графике перенос фиксируется отдельной записью.

Повторный и многократный перенос отпуска

Уже перенесённый отпуск можно перенести ещё раз. Вопрос, который задают чаще всего: создавать новый документ «Перенос отпуска» или править первый. Правильно — создавать новый документ на каждый перенос. Так сохраняется вся история сдвигов, и по журналу видно всю цепочку. Если править первый документ поверх, теряется прослеживаемость, а при проверке невозможно показать, когда и на каком основании двигали даты.

Сколько раз подряд можно переносить — закон число не ограничивает, но действует запрет части 4 статьи 124: работник не должен остаться без отпуска два года подряд. Перенести дважды на следующий период можно, если это не нарушает запрет и есть основания. Каждый перенос — отдельный документ и отдельная запись в графике.

Остатки и неотгулянные дни отпуска

Перенос почти всегда рождает остаток — неотгулянные дни, которые надо запланировать. В 1С остаток отслеживается по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск» в документе отпуска или переноса и через кадровые отчёты. Подменять в графике неотгулянные отпуска поверх старых записей нельзя: дни переносятся отдельным документом. Накопление неиспользованных дней грозит нарушением части 4 статьи 124 и претензиями ГИТ, поэтому остатки лучше держать под контролем и не давать им копиться два года. Подробнее — в материале о том, как считаются отпускные при неполном годе.

Не активна кнопка «Перенос отпуска» и другие проблемы: решения

Практические затыки, на которые жалуются кадровики, и что с ними делать.

Не активна кнопка «Оформить перенос». Чаще всего график отпусков не проведён или не утверждён, либо у строки сотрудника нет запланированного отпуска в этом графике. Проверьте, что график проведён и в нём есть период для этого работника.

Нет пункта «Создать → Перенос отпуска». Перенос оформляется из графика отпусков, а не из документа «Отпуск». Откройте «Кадры — Графики, переносы отпусков», найдите строку и используйте «Оформить перенос».

Ошиблись с датой отпуска. Не создавайте новый документ — откройте проведённый «Отпуск», нажмите «Исправить» и поменяйте даты в исправлении. Так остаток и расчёт останутся корректными.

Как отменить отпуск, если сотрудник заболел до его начала. Пометьте документ «Отпуск» на удаление (если отпускные не выплачены) или сделайте исправление; затем планируйте отпуск заново переносом. Если отпускные ушли — сумма становится переплатой и зачитывается.

После переноса табель формируется неверно. Обычно причина — лишний документ «Отпуск» вместо исправления, из-за чего дни задваиваются. Проверьте, нет ли дубля документа, и пересформируйте табель после исправления.

Перенос отпуска в других конфигурациях 1С

Пути в интерфейсе немного отличаются от ЗУП 3.1.

1С:ЗКГУ (госучреждения) — логика та же, документ «Перенос отпуска» из графика; отличаются только некоторые печатные формы под специфику госсектора.

1С:ЗиК — перенос оформляется аналогично через график; перерасчёт выплаченных отпускных отражается корректировкой начислений.

1С:ERP — кадровый блок повторяет ЗУП: перенос из графика, исправление отпуска для больничного. Частая жалоба — неверный табель после переноса из-за больничного, лечится проверкой на дубль документа.

1С:Фреш (облако) — функциональность ЗУП доступна полностью, перенос делается так же, отличий в процедуре нет.

1С:Кабинет сотрудника — работник подаёт заявление на перенос из личного кабинета, кадровик оформляет документ «Перенос отпуска» в базе.

1С:Бухгалтерия — если кадры ведутся в бухгалтерской конфигурации, перенос оформляется в упрощённом виде; для потокового учёта отпусков используют ЗУП.

Как перенести в 1С:ЗУП данные об отпусках с бумаги

Если раньше отпуска вели на бумаге, а теперь всё переводится в 1С:ЗУП, это делается поэтапно: начальная настройка учёта, ввод остатков отпусков на дату начала учёта в программе, затем ввод истории отпусков за нужный период через документы начальных остатков и кадровые документы. Это разовая операция настройки, отдельная от текущих переносов, — её обычно закладывают на этапе внедрения, чтобы остатки в системе совпали с бумажными карточками.

Перенос отпуска в связке с КЭДО: подписи и маршруты

Если компания ведёт кадровый электронный документооборот, перенос отпуска не печатается, а подписывается электронной подписью. Юридическая основа — статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 377-ФЗ, которые в 2021 году разрешили вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Заявление на перенос, уведомление, приказ — всё это можно подписать в системе. Для большинства кадровых документов работнику достаточно усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП), в том числе бесплатной через Госключ от Минцифры. УКЭП обязательна только для узкого перечня — трудовой договор, договор о матответственности, согласие на перевод, заявление об увольнении (статья 22.3).

На практике перенос в КЭДО выглядит так. Сотрудник в личном кабинете подаёт заявление на перенос, оно уходит по маршруту согласования руководителю, потом в кадровую службу. Кадровик в 1С формирует документ «Перенос отпуска» и приказ, отправляет на подпись. Работник подписывает в мобильном приложении — и весь цикл закрывается за минуты, без беготни с бумажками между этажами. В сервисе Добыто мы строим маршрут так, чтобы перенос автоматически перезапускал процесс уведомления о новом отпуске за две недели до его начала.

Один нюанс из практики. Документы, связанные с работой, в КЭДО должны передаваться в формате PDF/A-1A — требование приказа Минтруда. Обычный PDF или Word придётся дублировать на бумаге, и смысл электронного переноса теряется. Наши специалисты закладывают корректный формат в шаблоны на этапе настройки.

Отзыв из отпуска и обратный перенос неиспользованных дней

Отзыв оформляется документом «Отзыв из отпуска» либо через исправление отпуска. Юридически отзыв возможен только с согласия работника (статья 125 ТК РФ), и неиспользованную часть нужно либо предоставить в удобное для него время в текущем рабочем году, либо присоединить к отпуску за следующий год. Нельзя отзывать несовершеннолетних, беременных и занятых на вредных работах. Образец согласия работника на отзыв можно скачать в блоке образцов выше.

Механика в системе линейная. Руководитель инициирует отмену отпуска, готовится уведомление, работник подписывает согласие. Кадровик делает исправление отпуска, расчётчику приходит задача на корректировку начислений (часть отпускных за неотгулянные дни сторнируется), а сотруднику — задача запланировать неиспользованный кусок. Дальше он создаёт «Перенос отпуска», и неотгулянные дни встают на новые даты. То есть отзыв почти всегда тянет за собой обратный перенос — иначе дни повиснут.

Стоимость перевода кадровых процессов на КЭДО Добыто

Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — интеграции с 1С, электронного архива, видов подписи. Перенос отпусков сам по себе не тарифицируется отдельно: вы оплачиваете рабочее место сотрудника в системе, а оформление переносов, отзывов, графиков входит в кадровый функционал.

В тарифе Бизнес действует условие минимальной оплаты — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма меняется в зависимости от того, нужна ли вам интеграция с вашей конфигурацией 1С и какой объём электронного архива требуется — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать стоимость под вашу численность точнее.

Выводы: перенос отпуска в 1С:ЗУП

Перенос отпуска до его начала оформляется документом «Перенос отпуска» из графика по кнопке «Оформить перенос», а перенос или продление уже идущего отпуска из-за болезни — документом-исправлением «Отпуск» на вкладке «Продления, переносы, отзывы». Это два разных механизма, и их нельзя подменять — иначе остаток дней и расчёт отпускных уедут. Основания для обязательного переноса перечислены в статье 124 ТК РФ: болезнь, невыплата отпускных за три дня, уведомление позже чем за две недели. По соглашению сторон сдвинуть отпуск можно почти всегда, но с учётом запрета на отдых реже раза в два года.

На что обратить внимание практически: всегда оформляйте перенос отдельным документом, а не правкой графика поверх старых дат — так сохранится история для проверки ГИТ. Если отпускные уже выплачены, переплату зачитывают в счёт новых отпускных, а не удерживают силой. После переноса сверяйте остаток дней через ссылку «Как сотрудник использовал отпуск» и проверяйте, успеваете ли уведомить работника за 14 дней до новой даты. Отзыв из отпуска почти всегда тянет за собой обратный перенос неотгулянных дней. Несоблюдение порядка грозит штрафом по статье 5.27 КоАП до 50 000 рублей для юрлица.

В перспективе ручное ведение переносов уходит в прошлое. При штате от пары сотен человек переносы идут потоком, и держать их в Excel или в зачёркиваниях на распечатке — источник постоянных расхождений между табелем и расчётом. Связка 1С с КЭДО, где заявление, согласование и приказ подписываются электронной подписью по единому маршруту, снимает ручную рутину и закрывает цикл за минуты вместо дней.

Часто задаваемые вопросы

Каким документом оформляется перенос отпуска в 1С:ЗУП?

Перенос отпуска, который ещё не начался, оформляется документом «Перенос отпуска». Он создаётся из графика по ссылке «Оформить перенос» и хранится в журнале «Кадры — Графики, переносы отпусков». В табличной части можно указать несколько периодов, если отпуск при переносе делится на части. Если переносится или продлевается уже идущий отпуск из-за болезни, используется документ-исправление «Отпуск» (кнопка «Исправить»).

Как оформить перенос, если новая дата ещё не известна?

Создаётся документ «Перенос отпуска», а новый период ставится ориентировочно или перенос делается на следующий год с определением дат позже — в новом графике отпусков. Неотгулянные дни висят как остаток и планируются, когда даты станут известны. Уведомление работнику за 14 дней настраивается после того, как дата определена.

Что делать, если отпускные уже выплачены, а отпуск переносится?

Излишне выплаченную сумму нельзя удержать из зарплаты без согласия работника (ст. 137 ТК РФ). Её зачитывают в счёт отпускных по новым датам или ближайших выплат. В 1С:ЗУП оформляют «Перенос отпуска», затем документ «Отпуск» по новым датам, а прежнюю выплату отражают как переплату; НДФЛ и взносы пересчитываются в межрасчёт.

Можно ли перенести только часть дней отпуска?

Да. В документе «Перенос отпуска» табличная часть допускает несколько периодов. Типовой случай: по графику 14 дней, а сотрудник идёт на 2 — тогда 2 дня оформляются отпуском, а 12 переносятся отдельной строкой на другой период. Остаток при этом считается корректно.

Почему в 1С:ЗУП не активна кнопка «Оформить перенос»?

Чаще всего график отпусков не проведён или не утверждён, либо у строки сотрудника нет запланированного отпуска в этом графике. Проверьте, что график проведён и в нём есть период для этого работника. Перенос оформляется именно из графика, а не из документа «Отпуск».

Как отменить отпуск, если сотрудник заболел до его начала?

Пометьте документ «Отпуск» на удаление, если отпускные ещё не выплачены, либо сделайте исправление. Затем запланируйте отпуск заново документом «Перенос отпуска». Если отпускные уже перечислили, сумма становится переплатой и зачитывается в следующих расчётах.

Нужно ли создавать новый документ при повторном переносе?

Да, на каждый перенос создаётся отдельный документ «Перенос отпуска», а не правится первый. Так сохраняется вся история сдвигов для проверки ГИТ. Число переносов закон не ограничивает, но действует запрет части 4 статьи 124: работник не должен остаться без отпуска два года подряд.

Какой подписью подписывается приказ о переносе отпуска в КЭДО?

Достаточно усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), в том числе бесплатной через Госключ. УКЭП обязательна только для узкого перечня документов из статьи 22.3 ТК РФ — трудовой договор, договор о матответственности, согласие на перевод, заявление об увольнении. Документ в КЭДО передаётся в формате PDF/A-1A по требованию приказа Минтруда.

Дальше по теме: отпуска в 1С:ЗУП