Увольнение работника кадровая служба оформляет по одной схеме независимо от основания: документ-основание, приказ, запись в трудовой книжке или в сведениях о трудовой деятельности, окончательный расчёт в последний рабочий день и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Сроки внутри схемы задаёт основание: при увольнении по собственному желанию работник предупреждает за 2 недели, при сокращении штата работодатель уведомляет не менее чем за 2 месяца, по соглашению сторон дату стороны назначают сами. Главное различие для кадровика в 2026 году проходит между бумагой и КЭДО: заявление и соглашение работник подписывает электронно, а приказ об увольнении и акт ознакомления с ним закон оставляет только на бумаге.
Разберём порядок по шагам: что кадровик собирает до приказа, как проверить заявление, чтобы его не развернул суд, что выдать работнику в последний день и какие доступы закрыть после. Покажем три обстоятельства, которые перевесили в деле, где увольнение через систему КЭДО признали незаконным и работника восстановили. Сценарная таблица по типам увольнений, размеры ответственности за задержку расчёта, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8 прямо здесь: конструктор подставит основание, документ-основание и реквизиты и отдаст готовый файл .docx для печати и подписи.
Основание увольнения определяет комплект документов и сроки
Комплект кадровых документов собирается вокруг документа-основания, и от него же считаются все сроки. Заявление работника, соглашение сторон, уведомление о сокращении и уведомление об истечении срока договора порождают разные цепочки: в одном случае кадровик ждёт 2 недели, в другом обязан выдержать 2 месяца и предложить вакансии, в третьем дата определяется договорённостью и никаких сроков предупреждения нет.
Шесть оснований закрывают почти весь поток увольнений в обычной компании, и у каждого свой документ-основание и свой срок.
| Основание и норма | Документ-основание | Срок предупреждения | Выходное пособие |
|---|---|---|---|
| По собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 и ст. 80 ТК РФ | Письменное заявление работника | 2 недели; 3 дня на испытании и по договору до 2 месяцев; 1 месяц для руководителя организации | Не выплачивается |
| По соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 и ст. 78 ТК РФ | Соглашение о расторжении трудового договора | Срока нет, дату стороны определяют в соглашении | Только если прямо предусмотрено соглашением, трудовым или коллективным договором |
| Сокращение численности или штата, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ | Приказ о сокращении, новое штатное расписание, персональное уведомление под подпись, предложение вакансий | Не менее чем за 2 месяца персонально и под подпись | Средний месячный заработок плюс выплаты на период трудоустройства по ст. 178 ТК РФ |
| Истечение срока трудового договора, п. 2 ч. 1 ст. 77 и ст. 79 ТК РФ | Письменное уведомление работника | Не менее чем за 3 календарных дня, кроме договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника | Не выплачивается |
| Неудовлетворительный результат испытания, ст. 71 ТК РФ | Уведомление с указанием причин и документы, подтверждающие причины | Не позднее чем за 3 дня до окончания срока испытания | Не выплачивается |
| Дисциплинарное основание, п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ | Акт, письменное объяснение работника либо акт об отказе его дать | 2 рабочих дня на объяснение по ст. 193 ТК РФ, взыскание не позднее месяца со дня обнаружения | Не выплачивается |
Три строки таблицы дают кадровику разные точки отсчёта: при сокращении дата увольнения известна за 2 месяца и весь этот срок работнику нужно предлагать вакансии, при собственном желании она подвижна и может сдвинуться по договорённости, при дисциплинарном основании счёт идёт на дни и главный риск не в сроке, а в качестве доказательств. С 1 сентября 2026 года в списке тех, кто имеет преимущественное право на оставление на работе при сокращении, появилась ещё одна категория: Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ дополнил часть 1 статьи 179 ТК РФ работниками, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует при равной производительности труда и квалификации, то есть на общих основаниях статьи 179, а не сверх них.
Пошаговый порядок действий кадровой службы
Ошибка кадровика почти никогда не появляется на этапе печати приказа. Она появляется раньше, в момент, когда документ-основание принят без проверки: заявление без даты увольнения, соглашение без указания выплат, уведомление о сокращении, вручённое на день позже двухмесячного срока.
Что проверить до издания приказа
- Документ-основание в оригинале. Заявление с датой составления и датой увольнения, соглашение с подписями обеих сторон, уведомление с отметкой о вручении.
- Соблюдение срока предупреждения. Срок считается со дня, следующего за днём получения работодателем заявления или вручения уведомления работнику.
- Запреты по категории работника. По инициативе работодателя нельзя уволить работника в период временной нетрудоспособности и в отпуске, кроме ликвидации организации.
- Неиспользованные дни отпуска и авансом использованные дни. От этого зависит, начисляется компенсация или удержание.
- Обязательства работника перед компанией. Ученический договор с условием отработки, материальная ответственность, невозвращённое имущество.
- Способ ведения трудовой книжки. Бумажная книжка или сведения о трудовой деятельности определяют, что именно кадровик выдаёт в последний день.
Как оформить увольнение работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Принять и зарегистрировать документ-основание, поставить входящий номер и дату.
- Шаг 2. Согласовать дату увольнения с руководителем подразделения и бухгалтерией, зафиксировать её письменно.
- Шаг 3. Издать приказ по форме Т-8 или по собственной форме организации, указать основание и реквизиты документа-основания.
- Шаг 4. Ознакомить работника с приказом под подпись. При отказе составить акт, при невозможности ознакомить сделать на приказе отметку.
- Шаг 5. Передать в бухгалтерию записку-расчёт по форме Т-61 с данными о неиспользованных днях отпуска.
- Шаг 6. Внести запись в трудовую книжку или сформировать сведения о трудовой деятельности, закрыть личную карточку.
- Шаг 7. В последний рабочий день выдать трудовую книжку или форму СТД-Р, справки о доходах и о взносах, выплатить расчёт.
- Шаг 8. Направить в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
Факт: срок подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 привязан не к дате увольнения, а к дате издания приказа. Приказ издан в пятницу — отчёт уходит не позднее понедельника.
Заявление об увольнении: что проверяет кадровик
Формулировка «прошу уволить с 15 октября» и формулировка «прошу уволить 15 октября» дают разные последние рабочие дни, и спор об этом доходит до суда регулярно. Дата увольнения — это последний рабочий день работника, и в заявлении её стоит писать без предлога. Предупредить работодателя по общему правилу нужно не позднее чем за 2 недели, а для отдельных ситуаций сроки короче: 3 дня на испытательном сроке и по срочному договору до 2 месяцев, месяц для руководителя организации, спортсменов и тренеров. Основания для сокращения срока и права работника при добровольном увольнении собраны в памятке Роструда об увольнении по собственному желанию на портале Онлайнинспекция.рф.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
До истечения срока предупреждения работник вправе отозвать заявление, и кадровая служба обязана это отработать. Отзыв не проходит только в одном случае: на место уволенного в письменной форме приглашён другой работник, которому по закону нельзя отказать в заключении трудового договора. Если приглашения не было, а приказ уже издан, его придётся отменять.
Электронное заявление в КЭДО: почему выигранное дело разворачивают в кассации
Спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 отказал работнику: у работодателя было положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и порядок подписания. Переход на КЭДО состоялся с 01.02.2022, работника уведомили 31.01.2022, и в тот же день он дал письменное согласие. Апелляция жалобу отклонила. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: заявление действительно сформировал сам истец, но в материалах дела не оказалось сведений о том, как проводилась идентификация, и суд отдельно указал, что работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления от имени работника. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл.
Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении; работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек; система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Собственная информационная система работодателя, внедрённая ради доказательств, эти доказательства и дала — другой стороне.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Вид подписи под электронным заявлением определяется тем, какое соглашение заключено с работником. Усиленная квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, для простой и неквалифицированной подписи нужно соглашение между участниками обмена — без него равнозначности нет, и это теряют чаще всего. В сервисе Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, отдельно закупать их не нужно.
Полезно знать: суд учёл, что заявление об увольнении могло быть сформировано работником ошибочно при первичном использовании системы КЭДО. Работодатель должен был выяснить причины увольнения и разъяснить право отозвать заявление до согласованного сторонами срока. Увольнение признано незаконным, работник восстановлен.
Приказ об увольнении остаётся бумажным даже при полном КЭДО
Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полного увольнения внутри КЭДО не существует: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление с ним всё равно уходят на бумагу. На внедрениях Добыто это первое, что приходится объяснять кадровой службе, и почти всегда оказывается неожиданностью: компания рассчитывает убрать бумагу из процесса целиком, а получает гибрид.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Когда КЭДО не закрывает процесс увольнения
Электронный документооборот не даёт кадровой службе выигрыша в трёх ситуациях. Первая: работник не дал письменное согласие на КЭДО. Статья 22.2 ТК РФ требует согласия каждого работника, и без него использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии именно с этим человеком нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке. Вторая: работник впервые открыл систему на этой неделе. Первые дни работы человека в КЭДО — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы. Третья: увольнение конфликтное и спор вероятен. Здесь бумажный комплект с личными подписями работает быстрее, чем выгрузка журналов действий.
Сложившийся в компании обмен документами по электронной почте отдельной заменой КЭДО не становится. Суды признавали переписку при двух условиях: обмен системный и устойчивый, а не разовый, и порядок такого обмена закреплён локальным нормативным актом. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, самое уязвимое.
Окончательный расчёт в последний рабочий день
Все суммы выплачиваются в день увольнения. Если работник в этот день не работал, расчёт производится не позднее следующего дня после его требования. При споре о размере выплат работодатель обязан выплатить неоспариваемую часть в срок, а спорить дальше уже по остатку.
В расчёт входят заработная плата за отработанные дни, компенсация за все неиспользованные дни отпуска по статье 127 ТК РФ, премии и доплаты по локальным актам, выходное пособие там, где оно положено по основанию. Отпуск, использованный авансом, удерживается из выплат с ограничением по общему размеру удержаний. Если удержать нечего, взыскать переплату через суд работодателю удаётся редко.
Цена задержки считается двумя способами одновременно. По статье 236 ТК РФ на невыплаченные суммы начисляется компенсация не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России за каждый день задержки, начиная со дня, следующего за днём, когда деньги должны были быть выплачены, по день фактического расчёта включительно. Параллельно работает часть 6 статьи 5.27 КоАП РФ: невыплата или неполная выплата в установленный срок влечёт штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на предпринимателей без образования юридического лица от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию от 30 000 до 50 000 рублей. Компенсация по статье 236 ТК РФ начисляется автоматически и не зависит от вины работодателя, а штраф назначается отдельно по итогам проверки. Восстановление работника по решению суда добавляет к этим суммам оплату вынужденного прогула за весь период спора.
Что выдать работнику и куда отчитаться
В последний рабочий день кадровая служба выдаёт трудовую книжку, если она ведётся на бумаге, либо форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности, если работник перешёл на электронный формат. Дополнительно выдаются справка о доходах, сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах и по письменному заявлению работника — копии кадровых документов, связанных с работой.
Работник не пришёл за трудовой книжкой — кадровик направляет уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте. Со дня отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Книжка хранится у работодателя до обращения работника и выдаётся в течение 3 рабочих дней с даты письменного обращения.
Бланки для оформления увольнения и выдачи документов
Комплект закрывает последний день работы и передачу документов; начните с заявления, если увольнение идёт по инициативе работника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Отчётность закрывается подразделом 1.1 формы ЕФС-1 в территориальный орган СФР. Срок один рабочий день, и он отсчитывается от даты приказа, а не от даты увольнения. Готовый модуль для 1С:ЗУП, который мы даём клиентам Добыто, устанавливается и настраивается за один день, и кадровые документы после этого синхронизируются автоматически.
Закрытие доступов и отзыв электронной подписи уволенного
Увольнение сотрудника, имевшего доступ к ключевой информации, входит в перечень событий компрометации ключа. Компрометацией считается сам факт того, что человек с доступом ушёл, независимо от того, забрал он что-то или нет. Типовое рассуждение «токен сдал, значит всё в порядке» не работает: если уволенный год пользовался ключом директора и знал пин-код, скомпрометирован ключ директора.
Единственное юридически значимое действие — отзыв сертификата. Владелец подаёт заявку в удостоверяющий центр, после чего сертификат блокируется в течение нескольких минут. При этом действие сертификата прекращается не в момент обращения, а в момент внесения записи в реестр.
Внимание: по части 7 статьи 14 63-ФЗ удостоверяющий центр вносит запись о прекращении действия сертификата в реестр в течение двенадцати часов с момента, когда ему стало или должно было стать известно об обстоятельствах. В это окно подпись формально ещё жива, и подписанные ею документы считаются подписанными владельцем.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Отзыв подписи мы вписываем в чек-лист увольнения на тот же уровень, что и закрытие доступов к системам. Практически это три действия: отозвать сертификат сотрудника, отозвать выданные ему машиночитаемые доверенности и проверить, не знал ли он пин-кодов от чужих ключей. Третий пункт самый неудобный и самый частый: если увольняется бухгалтер, который два года подписывал отчётность ключом директора, отзывать нужно ключ директора.»
Личное дело и приказ по уволенному после этого уходят в архив, и сроки хранения от перехода в электронный вид не меняются.
Ошибки, из-за которых суд восстанавливает работника
Категории споров по кадровому электронному документообороту уже сформировались: перевод на КЭДО без согласия работника, ограничение доступа работника к его электронным документам, порядок хранения и уничтожения электронных документов, увольнение по результату испытания, оформленное электронно, и оспаривание увольнений без подтверждения согласия работника на КЭДО. Спор в этой категории всегда сопровождается доказыванием четырёх обстоятельств: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись, получил ли электронный документ. Сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан работником. Если разваливается первое, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.
Требования к комплекту документов различаются по типу увольнения: то, что критично для дистанционного работника, второстепенно для офисного, и наоборот.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисный работник, бумажный документооборот | Подпись работника на заявлении и на приказе, срок предупреждения, расчёт в последний день | Журналы действий, регламенты идентификации |
| Работник, впервые работающий в системе КЭДО | Дата выдачи подписи, подтверждение намерения вне системы, разъяснение права отозвать заявление | Скорость оформления |
| Дистанционный работник | Согласие на КЭДО, соглашение о виде подписи, доказательство доставки документа | Личная явка в офис |
| Сотрудник с доступом к электронной подписи и МЧД | Отзыв сертификата и доверенностей в день увольнения, проверка чужих пин-кодов | Сдача носителя под расписку без отзыва |
| Конфликтное увольнение, спор вероятен | Выгрузка журнала действий по спорному документу до начала спора, бумажный комплект с подписями | Внутренние переписки и устные договорённости |
В практике Добыто журнал подписания смотрят до того, как спор начался: такую сверку мы проводим перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт. Журнал не выборочный, он показывает всё, включая вход под чужой учётной записью и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическую способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Лайфхак: периодическая сверка журнала выданных ключей с актуальным составом сотрудников закрывает самый частый разрыв кадрового учёта — действующий сертификат человека, который уволился несколько месяцев назад.
Стоимость КЭДО для оформления увольнений: тарифы 2026
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Стоимость считается за сотрудника в месяц, поэтому численность влияет на сумму сильнее, чем набор функций. Состав каждого пакета, условия минимальной оплаты и порядок перехода между пакетами указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать с минимального пакета и расшириться после пилотной группы дешевле, чем сразу брать максимальный.
Выводы
Порядок увольнения строится от документа-основания: он задаёт сроки, комплект бумаг и состав выплат. Приказ и акт ознакомления с ним остаются на бумаге при любой степени автоматизации, расчёт закрывается в последний рабочий день, а подраздел 1.1 формы ЕФС-1 уходит в СФР на следующий рабочий день после издания приказа. Электронная форма сама по себе спор не проигрывает: проигрывают дефекты процедуры — момент выдачи подписи, отсутствие описанного порядка идентификации и неподтверждённое согласие работника на КЭДО.
Мы в Добыто собираем маршруты кадровых документов так, чтобы электронная часть увольнения закрывалась внутри системы, а бумажные исключения были заранее вынесены в отдельный шаг процесса и не всплывали в последний день. Сверка журнала подписания и состояния выданных подписей входит в ту же работу.
Частые вопросы об оформлении увольнения
Можно ли уволить работника по собственному желанию, пока он на больничном или в отпуске
Можно. Запрет на увольнение в период временной нетрудоспособности и в отпуске действует только для увольнения по инициативе работодателя. Если работник сам подал заявление и срок предупреждения истёк, работодатель издаёт приказ датой, указанной в заявлении, даже если в этот день человек болеет. Продлевать или переносить дату из-за больничного при собственном желании не нужно, а пособие по нетрудоспособности выплачивается по общим правилам.
Как оформить увольнение дистанционного работника
Ознакомление с приказом здесь ведётся по особому правилу: если трудовой договор заключён путём обмена электронными документами, работодатель направляет работнику оформленную надлежащим образом бумажную копию приказа об увольнении по почте заказным письмом с уведомлением. Заявление и соглашение при этом могут быть электронными, если с работником есть соглашение о виде подписи и введён КЭДО. Трудовая книжка либо СТД-Р пересылаются почтой с письменного согласия работника.
Заявление пришло по электронной почте, а КЭДО в компании нет. Принимать?
Ответ зависит от того, что закреплено в локальных актах. Суды признавали электронную переписку при двух условиях одновременно: обмен документами между сторонами был системным и устойчивым, а порядок такого обмена описан локальным нормативным актом. Разовое письмо без такого фона в споре не сработает. Безопасный сценарий: запросить у работника оригинал заявления или подтвердить намерение иным способом, зафиксировав это письменно.
Что делать, если работник передумал после издания приказа
Пока срок предупреждения не истёк, работник вправе отозвать заявление, и изданный приказ подлежит отмене отдельным приказом. Исключение одно: на его место в письменной форме приглашён другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора. После истечения срока предупреждения и фактического прекращения трудовых отношений восстановить работника можно только по соглашению сторон или по решению суда.
Сколько хранить документы уволенного работника
Приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа, графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Перевод архива в электронный вид сроки не сокращает: электронный документ хранится столько же, сколько хранился бы бумажный.
Нужно ли согласие работника на КЭДО, если он увольняется через неделю после приёма
Согласие требуется независимо от того, сколько человек проработал. Без письменного согласия конкретного работника взаимодействовать с ним электронно и использовать электронную подпись нельзя. Дополнительный риск в том, что первые дни работы в системе прямо рассматриваются судом как обстоятельство, при котором ошибка вероятна, поэтому заявление об увольнении от новичка стоит подтверждать вне системы.
