Что должен сдать работник при увольнении и как это зафиксировать

Что должен сдать работник при увольнении, определяют трудовой договор, должностная инструкция и ЛНА работодателя: выданное имущество, документы и текущие дела, носитель электронной подписи и доступы, неизрасходованный подотчётный аванс. Передачу фиксируют актом приёма-передачи с подписями уходящего и принимающего сотрудника, а у материально ответственного лица — ещё и инвентаризационной описью. Незавершённая передача не даёт права задержать трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности или расчёт: по статьям 84.1 и 140 ТК РФ их выдают в последний день работы. На передачу дел при увольнении по собственному желанию у работодателя есть срок предупреждения не менее 2 недель, при сокращении штата — не менее 2 месяцев.

Покажем, какие пункты включить в акт приёма-передачи, что делать с обходным листом и как оформить отказ работника подписать акт. Отдельно разберём электронную подпись уходящего сотрудника: почему сданный токен не закрывает риск и какие три действия нужны вместо него. Сценарная таблица по основаниям увольнения, пределы удержаний за невозвращённое имущество по статьям 137, 138 и 248 ТК РФ, судебный кейс об увольнении через КЭДО, образцы документов и тарифы — во второй половине статьи.

Что работник сдаёт при увольнении и на каком основании

Общей нормы о передаче дел в Трудовом кодексе РФ нет. Обязанность передать документы, текущие задачи и пароли возникает только там, где её закрепили: в трудовом договоре, должностной инструкции или локальном нормативном акте, например в положении о порядке увольнения. Возврат имущества работодателя от этих документов не зависит: статья 21 ТК РФ обязывает работника бережно относиться к имуществу работодателя, и ноутбук, пропуск или ключи он возвращает при любом основании увольнения.

Порядок фиксации зависит от того, что именно передаётся. Для каждого вида ценностей свой документ и свой механизм на случай, если вернуть не удалось.

Самая широкая ответственность у материально ответственного лица: для него пределом служит полный размер ущерба, для остальных работников по статье 241 ТК РФ — средний месячный заработок. Поэтому уход кладовщика, кассира или торгового представителя начинают с инвентаризации, а уход юриста или маркетолога — с перечня дел и выданной техники. Перед тем как составлять акт, откройте должностную инструкцию уходящего сотрудника и проверьте, есть ли в ней обязанность передать дела при увольнении или переводе.

Документы последнего дня: приказ, трудовая книжка, СТД-Р и расчёт

Прекращение трудового договора оформляется приказом: по унифицированной форме Т-8 или по форме, которую работодатель утвердил сам. С приказом работника знакомят под роспись. Если он отказывается расписаться или его нет на работе, на приказе делают об этом запись, так требует часть 2 статьи 84.1 ТК РФ. Днём увольнения по общему правилу считается последний день работы. Исключение — случаи, когда работник фактически не работал, но за ним по закону сохранялось место работы.

Трудовые договоры, допсоглашения, заявления и уведомления можно подписывать электронно, а приказ об увольнении и трудовую книжку закон оставляет на бумаге. Поэтому в последний день у работника две параллельные процедуры: электронные документы подписываются в системе, а приказ и книжка остаются бумажными.

В день прекращения трудового договора работодатель выдаёт трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если работник перешёл на электронную трудовую. СТД-Р предоставляется на бумаге, заверенной работодателем, или электронным документом с УКЭП, по выбору работника. Получение бумажной трудовой подтверждают подписью работника в книге учёта движения трудовых книжек или отдельной распиской. Если в последний день работника нет или он отказывается забирать книжку, работодатель направляет уведомление: явиться за трудовой или согласиться на отправку почтой. С даты отправки уведомления работодатель не отвечает за задержку выдачи.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сведения об увольнении уходят в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Окончательный расчёт по статье 140 ТК РФ выплачивают в день увольнения: зарплату по последний день работы и компенсацию за все неиспользованные отпуска. Если работник в этот день не работал, срок выплаты — не позднее следующего дня после того, как он потребовал расчёт. Памятка Роструда об увольнении по собственному желанию на портале Онлайнинспекция.РФ перечисляет обязанности работодателя в последний день: приказ, ознакомление под роспись, запись в трудовой книжке, полный расчёт и выдача документов.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не отменяет бумагу навсегда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он подтверждает обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу. Распечатка электронного документа при этом остаётся копией, а не оригиналом. Посмотрите, какие документы по увольнению у вас существуют только в электронном виде, и решите заранее, чем вы подтвердите их подлинность.»

Сформируйте приказ об увольнении по форме Т-8

Конструктор собирает приказ с основанием прекращения трудового договора и документом-основанием: заявлением работника, соглашением сторон или уведомлением о сокращении. Распечатайте готовый файл, подпишите у руководителя и ознакомьте работника под роспись в последний рабочий день.

Образцы документов для увольнения и выдачи трудовой

Комплект закрывает последний день работника, начинать стоит с заявления: от его даты считают срок предупреждения и планируют передачу дел.

Акт приёма-передачи дел и имущества: как оформить передачу

Акт составляют в двух экземплярах, по одному для работодателя и работника, и подписывают трое: уходящий сотрудник, принимающий и руководитель, который назначил принимающего. Если замену ещё не нашли, дела принимает непосредственный руководитель или сотрудник, назначенный приказом или распоряжением. Единой формы акта нет, поэтому его содержание определяет сам работодатель. На практике в акт включают:

• дату составления и основание: приказ или распоряжение о передаче дел;
• ФИО и должности уходящего, принимающего и руководителя;
• перечень имущества с инвентарными и серийными номерами и отметкой о состоянии;
• перечень документов и дел: договоры, переписка, архивные папки, их местонахождение;
• текущие задачи со статусом и сроками, контакты контрагентов;
• логины к рабочим системам, которые передаются или блокируются, носители электронной подписи;
• замечания принимающей стороны: чего не хватает и в каком состоянии получено имущество.

Документы и техника передаются за один день, а контекст работы — дольше. Статус переговоров, договорённости с контрагентами и профессиональные приёмы, которые не записаны в регламентах, уходят вместе с человеком, если их не перевели в явную форму: описание задач, инструкции, переписку в общих папках. Разумно закладывать на это отдельные дни внутри срока предупреждения, а не последний вечер.

Как принять дела у увольняющегося работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. В день получения заявления или подписания соглашения издайте распоряжение о передаче дел: кто принимает, в какой срок, кто утверждает акт.
2. Шаг 2. Сверьте по бухгалтерскому учёту и журналу выдачи, какое имущество, подотчётные суммы и носители электронной подписи числятся за работником.
3. Шаг 3. Для материально ответственного лица назначьте инвентаризацию с участием уходящего и принимающего сотрудника, результаты внесите в инвентаризационную опись.
4. Шаг 4. Попросите работника подготовить перечень дел и текущих задач с их статусом, проверьте его вместе с принимающим.
5. Шаг 5. Подпишите акт приёма-передачи дел и имущества не позднее последнего рабочего дня, недостачу и замечания впишите в акт.
6. Шаг 6. Закройте доступы к системам и подайте заявление на аннулирование сертификата электронной подписи.
7. Шаг 7. В последний день выдайте трудовую книжку или СТД-Р и произведите расчёт независимо от того, закончена ли передача дел.

Акт передачи дел не входит в перечень статьи 22.1 ТК РФ, поэтому у работника, переведённого на КЭДО, его можно подписать электронно. В сервисе Добыто подписанные кадровые документы уходят в архив, а статусы согласования, подписания и отказа видны в общем списке документов: по ним видно, кто и когда подписал акт.

Обходной лист: что можно и чего нельзя

Обходного листа в Трудовом кодексе РФ нет. Работодатель вправе ввести его локальным актом как внутренний инструмент контроля: бухгалтерия, IT-отдел, склад и служба безопасности отмечают, что к работнику нет претензий. Незаполненный лист при этом ничего не блокирует. Трудовую книжку, СТД-Р и расчёт выдают в последний день работы по статьям 84.1 и 140 ТК РФ, и в этих нормах нет условия о закрытии обходного листа. За задержку трудовой книжки работодатель по статье 234 ТК РФ возмещает неполученный заработок за всё время задержки, за задержку расчёта платит компенсацию по статье 236 ТК РФ, не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день.

Если работник отказывается передавать дела или подписывать акт

Отказ передать дела не продлевает трудовые отношения. После истечения срока предупреждения работник вправе прекратить работу, и увольнение оформляют в дату из заявления. Если обязанность передать дела закреплена в должностной инструкции, до дня увольнения работодатель может запросить письменное объяснение: по статье 193 ТК РФ на него даётся 2 рабочих дня. Отказ подписать акт фиксируют отдельным актом об отказе с подписями двух-трёх сотрудников, а сам акт приёма-передачи подписывают принимающий и руководитель, перечислив, что передано и чего не хватает. Такой акт становится основанием для проверки по статье 247 ТК РФ, если имущество не вернули.

Сроки передачи дел по основаниям увольнения

Время на передачу дел задаёт основание увольнения: от него зависит, за сколько дней известна дата и можно ли удержать отпускные.

Самый короткий срок у увольнения на испытании и по соглашению сторон день в день: в этих случаях перечень дел и имущества готовят сразу, не дожидаясь последнего дня. При сокращении времени больше всего, но расчёт жёстче: стоимость неотработанного отпуска с работника не взыскивают.

Электронная подпись и доступы уходящего сотрудника

Увольнение сотрудника, у которого был доступ к ключевой информации, входит в перечень событий компрометации ключа электронной подписи. Ключ считается скомпрометированным самим фактом ухода такого человека, даже если носитель он сдал, а файлов не копировал. Типичное рассуждение «токен сдан, значит всё в порядке» не учитывает пин-код: если работник знал его и пользовался ключом, риск остаётся после возврата носителя.

Единственное юридически значимое действие здесь — отзыв сертификата. Смена паролей и блокировка учётных записей нужны, но сами по себе подпись недействительной не делают. Отзыв по основанию увольнения инициирует владелец сертификата заявкой в удостоверяющий центр. В практике Добыто отзыв подписи стоит в чек-листе увольнения на одном уровне с закрытием доступов к рабочим системам, а не отдельной задачей IT-отдела на потом.

При увольнении нужны три действия: отозвать сертификат самого сотрудника, отозвать выданные ему машиночитаемые доверенности и проверить, не знал ли он пин-кодов от чужих ключей. Последний пункт проверяют реже всего, хотя на нём и остаётся основная уязвимость.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: если увольняется бухгалтер, который 2 года подписывал отчётность ключом директора, отзывать нужно ключ директора. Сертификат самого бухгалтера здесь вторичен: подписи, которые он ставил от имени руководителя, продолжат работать, пока ключ директора не отозван и не перевыпущен.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Запрет передавать ключ без объяснения, почему это опасно лично для работника, не соблюдается: человек искренне считает, что помогает коллеге. На инструктаже проговаривайте, что подпись юридически приравнена к собственноручной и всё подписанное его ключом считается подписанным им. Срок уведомить работодателя и удостоверяющий центр о нарушении конфиденциальности ключа — не более 1 рабочего дня, это норма закона. Проверьте, прописан ли этот срок в вашем локальном акте: если нет, работник о нём не знает.»

Кейс из практики: ключом руководителя за один день подали 9 «нулевых» уточнённых деклараций, в разгар выездной налоговой проверки. Компания узнала о них только из требования налогового органа почти через месяц и за это время успела лишь подать корректировки. Подпись не оставляет следов на стороне владельца: об использовании ключа узнают, когда реагирует получатель документа, поэтому отзыв при увольнении ставят в первый день, а не после сверки.

После отзыва или удалённого перевыпуска проверьте статус сертификата в информации о подписи. Отозванный сертификат отображается как недействительный, и документ, подписанный им после даты записи в реестре, проверку не пройдёт.

Невозвращённое имущество и ущерб: что можно удержать

Удержать стоимость ноутбука или недостачи из окончательного расчёта можно только после проверки по статье 247 ТК РФ. Работодатель устанавливает размер и причину ущерба и истребует у работника письменное объяснение. Если работник отказывается его дать, составляют акт. Работник вправе знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их. Возмещению по статье 238 ТК РФ подлежит прямой действительный ущерб, упущенная выгода не взыскивается.

Дальше действуют три ограничения. Первое — сумма: по распоряжению работодателя по статье 248 ТК РФ взыскивают не больше среднего месячного заработка. Второе — срок: распоряжение издают не позднее 1 месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Третье — доля выплаты: по статье 138 ТК РФ все удержания из одной выплаты не могут превышать 20%, а в случаях, прямо предусмотренных федеральными законами, — 50%. Всё, что выходит за эти рамки, взыскивают добровольно или через суд. Для обращения в суд у работодателя 1 год со дня обнаружения ущерба по статье 392 ТК РФ.

Добровольное возмещение оформляют письменным обязательством работника, в том числе с рассрочкой. С согласия работодателя работник может передать равноценное имущество или исправить повреждённое. Если после увольнения работник отказался платить по обязательству, задолженность взыскивают в суде.

Когда акт передачи и удержание не помогут

• Ущерб больше среднего месячного заработка, а договора о полной материальной ответственности с работником нет: взыскать сверх предела статьи 241 ТК РФ нельзя ни удержанием, ни через суд, кроме случаев полной ответственности по статье 243 ТК РФ.
• Месяц со дня установления размера ущерба истёк или работник не согласен с суммой, превышающей средний заработок: остаётся только суд.
• Выдачу имущества ничем не подтвердить: нет подписи работника в карточке, ведомости или акте выдачи. Размер ущерба и его связь с работником доказывает работодатель.
• Увольнение по сокращению штата или ликвидации: удерживать за неотработанные дни отпуска статья 137 ТК РФ запрещает.

Ошибки при приёме дел и во что они обходятся

1. Задержать трудовую книжку до сдачи техники. Так делают, чтобы у работника был стимул вернуть имущество. Цена — неполученный заработок за каждый день задержки по статье 234 ТК РФ и штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юрлица от 30 000 до 50 000 руб.
2. Удержать стоимость ноутбука из расчёта без проверки и объяснения. Мотив — сэкономить время в последний день. Удержание без процедуры статьи 247 ТК РФ незаконно: сумму придётся доплатить с компенсацией по статье 236 ТК РФ.
3. Удержать полную стоимость недостачи у сотрудника без договора о полной материальной ответственности. Предел для него — средний месячный заработок, разницу работодатель теряет.
4. Удержать больше 20% из окончательного расчёта. Превышение по статье 138 ТК РФ — недоплата зарплаты с той же компенсацией за каждый день задержки.

Дистанционный работник: как вернуть технику

Дистанционный сотрудник не приезжает в офис для подписания акта, поэтому порядок возврата оборудования — курьер или почта, за чей счёт, в какой срок до дня увольнения — удобнее закрепить в трудовом договоре или допсоглашении ещё при выдаче техники. Акт передачи он подписывает электронно, если переведён на КЭДО, а принимающая сторона фиксирует состав и состояние полученной посылки в собственном акте приёмки. Проверьте, есть ли в договоре дистанционного работника условие о возврате оборудования: без него удержание за невозвращённую технику придётся доказывать по общим правилам статьи 247 ТК РФ.

Увольнение в КЭДО: что подписывается электронно и где риск

Если работник переведён на КЭДО по правилам статьи 22.2 ТК РФ, заявление об увольнении, соглашение о расторжении трудового договора, уведомление о сокращении и акт передачи дел он подписывает в системе. Вид подписи для каждого документа определяют статья 22.3 ТК РФ и положение о КЭДО: ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы. Практика по займам с подписью через код из SMS к кадровым документам не относится: в трудовых отношениях действуют свои требования статей 22.1-22.3 ТК РФ.

Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, а затем оспорил увольнение. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 ему отказал: у работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и порядок создания личного кабинета, апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не было сведений о порядке идентификации, и работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Подпись выдали ему в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Проверьте по своей системе, что даты выдачи подписи и первых кадровых действий с ней у вас не совпадают.»

Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник умеет пользоваться системой. Для этого перед подключением всей компании закладываем пилотную группу. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.

Права работника при увольнении и передаче дел

Незаконченная передача дел не удерживает работника на работе. По истечении срока предупреждения он вправе прекратить работу, а работодатель в тот же день выдаёт трудовую книжку или СТД-Р и выплачивает расчёт. До окончания срока заявление можно отозвать, если на это место письменно не приглашён другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора.

Подписывать обязательство о возмещении ущерба работник не обязан. Без его согласия работодатель удерживает только в пределах статей 137, 138 и 248 ТК РФ и только после проверки, с материалами которой работник вправе ознакомиться. Копию акта приёма-передачи и других документов, связанных с работой, работник получает по письменному заявлению: по статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт их не позднее 3 рабочих дней. Если принимать дела некому, работник вправе направить перечень переданного письменно, сохранив доказательство отправки: это закрывает вопрос о том, что и когда он сдал.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что заявление об увольнении сформировано в системе от имени работника, для исхода спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте порядок идентификации не описан, работодатель рискует проиграть спор при технически исправной подписи. Работнику, который не подавал заявления, стоит сразу запросить у работодателя сведения о том, когда и кем выдана подпись и кто подписал документ.»

Стоимость КЭДО для оформления увольнений и передачи дел

Стоимость зависит от численности сотрудников и нужных видов подписи: для документов, которые подписывают электронно при увольнении, достаточно тарифа с ПЭП и УНЭП, УКЭП и интеграция с 1С входят в тариф Бизнес.

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа, УКЭП для сотрудников выпускают через партнёров-удостоверяющие центры. Актуальные условия и состав каждого тарифа — на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указан порядок перехода между тарифами с пересчётом разницы.

Выводы

Перечень того, что работник сдаёт при уходе, задают его трудовой договор, должностная инструкция и ЛНА, а доказательством передачи служат акт с подписями сторон и, для материально ответственных лиц, инвентаризационная опись. Незавершённая передача дел не отменяет выдачу трудовой книжки и расчёта в последний день, а взыскать ущерб можно только после проверки и в пределах, которые задают статьи 138, 241 и 248 ТК РФ. Электронную подпись уходящего сотрудника закрывает только отзыв сертификата, включая ключи, к которым у него был доступ.

В Добыто заявление, соглашение о расторжении и акт передачи дел подписываются в системе с фиксацией статусов, а процедуры выдачи подписи и идентификации мы выстраиваем так, чтобы электронные документы выдерживали проверку в споре.

Частые вопросы об увольнении и передаче дел

Можно ли уволить по собственному желанию работника, который в последний день на больничном?

Да. Запрет увольнения в период временной нетрудоспособности по части 6 статьи 81 ТК РФ касается увольнения по инициативе работодателя. По собственному желанию трудовой договор прекращается в дату из заявления. Если работника в этот день нет, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или согласиться на отправку почтой, а расчёт перечисляет в день увольнения.

Когда передавать дела, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением?

До начала отпуска. По статье 127 ТК РФ днём увольнения в этом случае считается последний день отпуска, но последний рабочий день наступает перед отпуском. Имущество, дела и носители электронной подписи принимают по акту в этот последний рабочий день, в него же выдают трудовую книжку и производят расчёт.

Можно ли оставить работника на работе, пока не найдут замену?

Нет. Срок предупреждения при увольнении по собственному желанию — 2 недели по статье 80 ТК РФ, и продлить его в одностороннем порядке работодатель не вправе. Продолжить работу после этого срока работник может только добровольно, если не настаивает на увольнении: тогда трудовой договор продолжает действовать.

Можно ли уволиться по соглашению сторон в день подписания соглашения?

Да. Статья 78 ТК РФ не устанавливает срока между подписанием соглашения и датой увольнения. Передачу дел и возврат имущества в этом случае проводят в тот же день, а условия о них, включая срок возврата техники дистанционным работником, стоит прописать в тексте соглашения.

Можно ли взыскать с увольняющегося стоимость обучения?

Да, если с работником заключены договор или соглашение об обучении за счёт работодателя с обязательством отработать срок. По статье 249 ТК РФ при увольнении без уважительной причины до истечения этого срока работник возмещает затраты пропорционально неотработанному времени, если договором не предусмотрено иное. Из окончательного расчёта без согласия работника удерживать всю сумму нельзя: общий предел удержаний из одной выплаты по статье 138 ТК РФ — 20%.

Что делать, если работник отозвал заявление после начала передачи дел?

Если на его место письменно не приглашён другой работник, которому нельзя отказать в приёме, отзыв действует и увольнение не оформляется. Имущество и дела возвращают работнику новым актом приёма-передачи, а распоряжение о передаче дел отменяют. Сертификат электронной подписи, если его успели отозвать, перевыпускают.