Увольнение по собственному желанию: чек-лист кадровика 2026

Увольнение по собственному желанию не заканчивается последним рабочим днём: у кадровика остаётся блок действий со своими сроками. В день прекращения договора оформляется приказ, выдаётся трудовая книжка или СТД-Р и производится окончательный расчёт — статьи 84.1 и 140 ТК РФ. Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, в Социальный фонд уходит подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Дальше идут выдача документов по заявлению, отзыв машиночитаемой доверенности и сертификата электронной подписи, передача дела в архив. Главное различие в порядке действий: ведёт компания кадровые документы на бумаге или в КЭДО. Приказ об увольнении и трудовая книжка в электронный вид не переводятся ни при каком режиме, а вот выдача остальных документов, их хранение и закрытие доступов при КЭДО устроены иначе.

Разберём каждый срок отдельно: что закрывается в последний рабочий день, что уходит в отчётность, а что всплывает позже — затраты на обучение, отпуск, отгулянный авансом, и документы, подписанные по неотозванной доверенности. Покажем, какие удержания из последней выплаты ограничены двадцатью процентами и на чём чаще всего ломается закрытие электронной подписи. Таблица сроков с нормами и последствиями просрочки, пошаговый порядок отзыва подписи, сроки хранения кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что остаётся у кадровика после последнего рабочего дня

Последний рабочий день закрывает три обязанности: приказ с ознакомлением работника под роспись, выдачу трудовой книжки или СТД-Р и окончательный расчёт. Всё остальное отсчитывается уже не от дня увольнения, а от даты издания приказа, от даты обращения бывшего работника или от конца календарного года. Отчётность в Социальный фонд, выдача документов по заявлению, отзыв доверенности и сертификата подписи, формирование дела для архива — четыре процедуры с разными сроками и разными последствиями просрочки.

Сроки, которые кадровик держит после увольнения по собственному желанию, удобнее свести в один список с нормами и ценой опоздания.

Две строки из этой таблицы в типовых чек-листах увольнения отсутствуют: отзыв доверенности и срок подраздела 1.1. Первая не описана ни в одном нормативном акте и выводится из логики, вторая теряется, потому что отсчитывается не от даты увольнения, а от даты приказа. Если приказ издан в пятницу, отчёт уходит не позднее понедельника.

Что проверить до последнего рабочего дня

Часть задач после увольнения не решается в принципе, если не подготовиться заранее. Порядок подготовки такой.

1. Какие машиночитаемые доверенности выданы работнику. Доверенность отзывается через личный кабинет самостоятельно и мгновенно, но найти все выданные документы нужно до того, как человек ушёл.
2. Выдавал ли работник доверенности по цепочке. При праве передоверия отзыв основной доверенности снимает и дочерние, но результат проверяется глазами, а не принимается на веру.
3. Какой порядок отзыва сертификата в вашем удостоверяющем центре. Регламенты разные: где-то достаточно заявления руководителя организации, где-то требуется личная явка владельца сертификата.
4. Чьими ключами пользовался работник и какие пин-коды знал. Вопрос ставится не про его собственный токен, а про чужие: если увольняется человек, два года подписывавший отчётность ключом директора, отзывать нужно ключ директора.
5. Есть ли соглашение об обучении и отработан ли срок. От формулировок в соглашении зависит, получится ли вообще ставить вопрос о возмещении затрат.
6. Сколько дней отпуска использовано авансом. Это определяет не только сумму удержания, но и то, хватит ли последней выплаты, чтобы её удержать.

В практике Добыто чек-лист увольнения мы собираем с двумя блоками: кадровым и доступовым. Кадровый у компаний почти всегда есть, доступовый появляется после первого инцидента.

Приказ, трудовая книжка и СТД-Р: чем закрывается кадровая часть

Приказ об увольнении входит в четыре исключения из КЭДО. Статья 22.2 ТК РФ запрещает переводить в электронный вид трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Компания с полностью электронным кадровым документооборотом всё равно печатает приказ и знакомит с ним работника под собственноручную роспись. Если работник отсутствует или отказывается расписаться, на приказе делается соответствующая запись — этого требует та же статья 84.1 ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Дальше расходятся два маршрута. Работнику с бумажной трудовой книжкой она выдаётся на руки под запись в книге учёта движения трудовых книжек. Работнику, который перешёл на электронные сведения, выдаётся СТД-Р. Способ выдачи выбирает не кадровик, а работник в своём заявлении: на бумаге, заверенной надлежащим образом, либо электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной подписью, если она у работодателя есть. Подписать СТД-Р неквалифицированной подписью нельзя, и это одно из мест, где компании на УНЭП спотыкаются.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Различие между видами подписи — не про степень защиты, а про основание равнозначности. Квалифицированная равнозначна собственноручной в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Прежде чем отправлять уволенному СТД-Р файлом, проверьте, какой подписью он у вас подписан и есть ли под этой подписью соглашение.»

Отдельный сценарий — работник не пришёл за документами. В этом случае в день увольнения направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Уведомление регистрируется, а квитанция и опись вложения хранятся вместе с делом: именно они снимают требование по статье 234 ТК РФ, если бывший работник через полгода заявит, что не мог трудоустроиться.

Кейс из практики: сервис бухгалтерского аутсорсинга на 235 сотрудников, три четверти которых работают удалённо, до перехода на КЭДО отправлял кадровые комплекты курьером. Цикл от печати документов до подписанного экземпляра в учётной системе занимал от 3 до 5 дней, в процессе участвовали три человека: HR-специалист, офис-менеджер и бухгалтер. После перехода задача закрылась на одном сотруднике, срок сократился до половины дня, а экономия только на курьерской доставке составила 60 000 руб.

Сценарии увольнения различаются не количеством документов, а тем, что в каждом из них критично.

Последние три строки к кадровому делопроизводству формально не относятся, и именно поэтому они выпадают из процедуры увольнения. Ответственный за них не назначен, а срок, в который их нужно закрыть, нигде не написан.

Образцы документов для закрытия дела уволенного

Комплект собран под последний рабочий день и архивную часть; начинать стоит с уведомления о явке за трудовой книжкой, потому что оно единственное имеет жёсткую привязку к дате.

Окончательный расчёт: что считается и чем ограничены удержания

В день увольнения выплачиваются заработная плата за отработанное время, компенсация за все неиспользованные дни отпуска по статье 127 ТК РФ и премии, если по локальному акту они начислены. Если работник в день увольнения не работал, срок сдвигается: расчёт выдаётся не позднее следующего дня после того, как бывший работник предъявил требование о расчёте. При споре о размере выплачивается неоспариваемая часть, и спор о разнице не даёт права задержать всю сумму целиком.

Обратная ситуация — отпуск, использованный авансом. Удержать переплату работодатель вправе, но из выплаты при окончательном расчёте удерживается не более 20% от суммы, причитающейся работнику после удержания НДФЛ. Это предел, установленный статьёй 138 ТК РФ, и он не меняется от того, что человек увольняется и других выплат не будет. Остаток работник возвращает добровольно; в принудительном порядке взыскать его, как правило, не получается.

Рассчитайте записку-расчёт по форме Т-61

Дальше расчётный лист. Выдача листка при выплате обязательна по статье 136 ТК РФ, и увольнение здесь исключением не является: в последний день работник должен понимать, из чего сложилась итоговая сумма. Отсутствие расчётного листка — самостоятельное нарушение, которое инспектор фиксирует отдельно от суммы выплаты.

Отчётность после увольнения: ЕФС-1, налоговая и выписки на руки

Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 подаётся на каждого уволенного, включая внешних и внутренних совместителей, дистанционных работников и исполнителей по договорам ГПХ, кроме самозанятых. Срок отсчитывается от даты приказа, а не от даты увольнения: отчёт уходит не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о прекращении трудовых отношений. Приказ издали в четверг — крайний срок пятница. Издали в пятницу — крайний срок понедельник. Точные сроки по всем кадровым мероприятиям и порядок исправления ошибок в отчёте Социальный фонд держит в базе знаний по форме ЕФС-1 для страхователей.

Ошибка в дате приказа здесь стоит дороже, чем кажется. За непредставление или представление неполных и недостоверных сведений персонифицированного учёта установлен штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо. При единичном увольнении это неприятность, при сокращении смены на 40 человек — уже 20 000 руб. одним документом.

Персонифицированные сведения о физических лицах за месяц увольнения подаются в налоговую в общем порядке, до 25-го числа следующего месяца. Отдельного ускоренного срока для уволенных нет, и это одна из причин, по которой их иногда теряют: человек уже не в штатном расписании, а в отчёт за месяц попасть обязан.

Третий блок — выписки, которые выдаются работнику на руки в день увольнения: подраздел 1.2 раздела 1 и раздел 2 формы ЕФС-1, персонифицированные сведения за период работы и СТД-Р, если трудовая книжка ведётся в электронном виде. Справка о доходах и суммах налога и другие документы, связанные с работой, выдаются по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ, в том числе через год после увольнения.

При КЭДО этот запрос отрабатывается по статье 22.3 ТК РФ: документ предоставляется либо электронным документом, либо копией электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом. Срок тот же — 3 рабочих дня. Практическая сложность в том, что доступ к личному кабинету уволенному закрывают в последний рабочий день, и выгрузку делает кадровая служба вручную. В сервисе Добыто архив уволенного остаётся доступным администратору после отключения самого пользователя, поэтому запрос закрывается без восстановления учётной записи.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Закрытие электронной подписи и доступов уволенного

Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним, а полномочия принадлежат компании и снимаются компанией. Работнику выдаётся не подпись организации, а его собственная подпись физического лица, полномочия же подтверждаются отдельным документом — машиночитаемой доверенностью. Из этой развязки следует порядок действий, обратный привычному: сначала отзывается доверенность, сертификат — во вторую очередь.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Ни один нормативный акт не говорит работодателю отозвать доверенность при увольнении, это выводится из логики, и каждый достраивает её сам. Поэтому типовые чек-листы содержат пункт про сертификат и не содержат пункта про доверенность. Откройте свой регламент увольнения и посмотрите, есть ли в нём отдельная строка про отзыв машиночитаемых доверенностей выше строки про сертификат.»

Как закрыть электронную подпись и доступы уволенного: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. До последнего рабочего дня отзовите машиночитаемые доверенности, выданные работнику. Это делается через личный кабинет самостоятельно и вступает в силу сразу.
2. Шаг 2. Проверьте, не выданы ли на основании этих доверенностей доверенности следующего уровня. Отзыв основной снимает дочерние, но результат сверяется вручную.
3. Шаг 3. В последний рабочий день примите носитель под роспись и зафиксируйте передачу актом или записью в журнале учёта носителей.
4. Шаг 4. Там же, в последний рабочий день, подайте заявление на отзыв сертификата — пока работник на месте и подпишет его без препирательств.
5. Шаг 5. Закройте доступы в информационные системы: учётную запись в КЭДО, почту, корпоративные сервисы.
6. Шаг 6. В течение суток после увольнения проверьте статус сертификата и доверенностей через сервис проверки по серийному номеру сертификата либо на портале государственных услуг.

Важный нюанс из практики: схема ломается на требовании личной явки. Часть удостоверяющих центров отзывает сертификат сотрудника только при личном присутствии владельца, а уволившийся в конфликте человек никуда не придёт и заявление не подпишет. Порядок отзыва по инициативе работодателя и достаточность приказа об увольнении выясняются при выборе удостоверяющего центра, а не в день увольнения.

Отдельно стоит вопрос о чужих ключах. Увольнение сотрудника с доступом к ключевой информации — компрометация не только его собственного ключа. Если уходит бухгалтер, два года подписывавший отчётность ключом директора, или помощник, знавший пин-код от токена руководителя, отзывать нужно и эти ключи тоже.

Когда отдельная процедура закрытия подписи не нужна

Если работник подписывал документы только простой электронной подписью внутри системы КЭДО и доверенностей на него не выдавалось, отзывать через удостоверяющий центр нечего. Достаточно отключить учётную запись и зафиксировать дату отключения. То же касается компаний, где усиленные подписи есть только у руководителя и главного бухгалтера: для линейного персонала вся процедура сводится к одному действию в административной панели. Разворачивать под это отдельный регламент имеет смысл начиная с того момента, когда усиленные подписи выданы больше чем нескольким сотрудникам.

И обратный случай. Спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд работнику отказал: Положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и порядок создания личного кабинета у работодателя были. Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек — всё это зафиксировала собственная система работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней, потому что совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении читается не в пользу работодателя. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Хранение документов уволенного: сроки, форматы и состав комплекта

Приказ об увольнении, трудовой договор с дополнительными соглашениями и личная карточка относятся к документам по личному составу. Дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Сроки установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Право организации самостоятельно создавать архив и организовывать хранение закреплено статьёй 13 125-ФЗ об архивном деле: в конце календарного года подразделение формирует дела по номенклатуре и передаёт их в архив.

Понятия электронного документа в законе об архивном деле нет, поэтому требования к бумажным документам переносятся на электронные напрямую. Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Ориентиром для выбора системы хранения служат типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённые приказом Росархива от 15 июня 2020 года, и ГОСТ Р 57762-2017 о долговременной сохранности электронных документов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Вопрос вендору звучит не «хранит ли система документы», а «выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате». При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы: документ, файл подписи и доверенность. Спросите отдельно, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.»

Второй пункт, который проверяется на этапе архивирования, — разграничение доступа. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком остаётся типовой ситуацией и типовым нарушением: персональные данные уволенного защищаются так же, как данные работающего. В практике Добыто права на архив уволенных мы выносим отдельной ролью, чтобы обращение к делу оставляло след в журнале.

Долги, которые всплывают после увольнения: обучение

Статья 249 ТК РФ позволяет взыскать затраты на обучение, если работник уволился без уважительных причин до истечения срока, оговорённого соглашением. Перечня уважительных причин в законе нет, и отсутствие такого перечня работает против работодателя, а не в его пользу. В деле 2025 года учреждение обучило работницу с условием отработать пять лет, она уволилась раньше, первая инстанция иск удовлетворила, а апелляция решение отменила и в иске отказала. В мотивировке суд отдельно указал: условия соглашений об обучении не предусматривают конкретного перечня уважительных причин увольнения без отработки пятилетнего срока.

Критерий, по которому проверяется уважительность, один: обстоятельство препятствует продолжению работы независимо от воли работника. Переезд из-за перевода супруга, уход за тяжелобольным членом семьи, состояние здоровья — воля не его. Более выгодное предложение, конфликт с руководителем, смена сферы — воля его. Уважительность проверяется ещё и по времени: если человек поступил в вуз в июле, спокойно отработал до декабря и только потом уволился со ссылкой на учёбу, работа была возможна.

Попытка объявить неуважительными болезнь, уход за близкими или вынужденный переезд не просто не сработает: суд, увидев такое условие, начнёт критически относиться ко всему соглашению целиком. Командировочные расходы по позиции Верховного Суда взысканию не подлежат в принципе, что бы ни было написано в соглашении. Если соглашения уже подписаны без перечня, их переподписывают дополнительным соглашением, пока спора нет.

Ошибки после увольнения и сколько они стоят

Задержка трудовой книжки или СТД-Р означает возмещение неполученного заработка за всё время задержки по статье 234 ТК РФ. Отсчёт идёт со дня увольнения и останавливается днём фактической выдачи или днём направления уведомления о явке. Месяц просрочки при зарплате 80 000 руб. — это 80 000 руб. возмещения, и оспорить размер практически нечем: он считается от среднего заработка, а не от реального ущерба.

Задержка расчёта тянет проценты по статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки от невыплаченных сумм за каждый день, начиная со следующего дня после установленного срока и по день фактического расчёта включительно. Начисление автоматическое, заявления работника для него не требуется. Параллельно идёт административная ответственность: часть 6 статьи 5.27 КоАП предусматривает за невыплату штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 руб. и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 руб., а при повторном нарушении по части 7 — до 100 000 руб. на юридическое лицо и дисквалификацию должностного лица на срок от одного года до трёх лет. Проверить, как трактует конкретную ситуацию Роструд, можно через сервис онлайн-консультаций инспекции труда, где ответы даёт инспектор по региону обращения.

Отдельная группа ошибок не стоит ничего до того дня, когда стоит очень дорого. Неотозванная доверенность становится проблемой в момент, когда уволенный подписывает ею документ от имени компании. Невыгруженный архив — в момент смены оператора КЭДО. Соглашение об обучении без перечня причин — в момент, когда юрист готовит иск и обнаруживает, что взыскивать не с чего. Ни одна из трёх ситуаций не фиксируется проверкой ГИТ и не попадает в отчётность, поэтому в регламентах увольнения они появляются редко.

Стоимость перевода кадровых процессов в КЭДО

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и требований к инфраструктуре. Тарифы на дату публикации выглядят так.

Электронный архив и хранение документов уволенных входят в тариф «Бизнес», отдельной строкой они не оплачиваются. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

После увольнения по собственному желанию у кадровика остаются четыре независимые линии: кадровые документы последнего дня, окончательный расчёт с ограничением удержаний в 20%, отчётность с отсчётом от даты приказа и закрытие доступов с отзывом доверенности раньше сертификата. Приказ об увольнении и трудовая книжка остаются бумажными при любом режиме документооборота, а сроки хранения в 50 лет одинаковы для электронного и бумажного дела. Самые дорогие ошибки не связаны со сроками: неотозванная доверенность, невыгружаемый архив и соглашение об обучении без перечня уважительных причин проявляются через месяцы.

Добыто занимается кадровым электронным документооборотом, и процедуру увольнения мы разбираем вместе с клиентом до запуска: какие документы остаются на бумаге, кто и когда отключает доступы, в каком виде дело уволенного уходит в архив. Это та часть внедрения, которую обычно откладывают на потом, хотя именно она чаще всего попадает в спор.

Частые вопросы

Можно ли отозвать заявление об увольнении после того, как приказ уже издан?

Да, если срок предупреждения ещё не истёк: статья 80 ТК РФ даёт работнику право отозвать заявление в любое время до истечения срока. Изданный приказ этому не мешает, его отменяют. Исключение одно: отзыв не работает, если на место уже приглашён в письменной форме другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора по статье 64 ТК РФ. Устная договорённость с кандидатом таким приглашением не является.

Что делать, если бывший работник запросил документы через год после увольнения?

Выдавать в общем порядке: статья 62 ТК РФ не ограничивает право работника сроком давности. Срок — 3 рабочих дня со дня подачи письменного заявления, выдача безвозмездная. При КЭДО документ предоставляется электронным документом или заверенной надлежащим образом копией электронного документа на бумаге по статье 22.3 ТК РФ. Отказ со ссылкой на то, что человек больше не работает, — нарушение, за которое штрафуют по части 1 статьи 5.27 КоАП.

Работник уволен 31 декабря, приказ издан в тот же день. Когда сдавать подраздел 1.1 ЕФС-1?

Не позднее первого рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Выходные и праздничные дни в счёт не идут, срок сдвигается на ближайший рабочий день января. Ошибка обычно в другом: кадровик считает срок от даты увольнения, хотя отсчёт идёт от даты приказа, и при увольнении задним числом это даёт просрочку.

Можно ли удалить электронные кадровые документы уволенного при смене оператора КЭДО?

Нет. Сроки хранения для электронных документов те же, что для бумажных: 50 лет для дел по личному составу, законченных после 1 января 2003 года. До расторжения договора с оператором комплект выгружается целиком — документ, файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней. Условие о том, в каком виде отдаются документы при расторжении договора, проверяется до подключения, а не в момент миграции.

Обязан ли работодатель выдавать справку о доходах при увольнении, если работник её не просил?

Справка о доходах и суммах налога выдаётся по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней. Без заявления обязанности выдать её нет. А вот выписки из подраздела 1.2 раздела 1 и раздела 2 формы ЕФС-1 и из персонифицированных сведений за период работы передаются в день увольнения без всякого заявления — это требование законодательства о персонифицированном учёте.

Что делать, если работник отказался расписаться в приказе об увольнении?

На приказе делается запись об отказе или о невозможности довести его до сведения работника — такой порядок прямо предусмотрен статьёй 84.1 ТК РФ. Дополнительно составляется акт за подписями двух-трёх присутствующих. Приказ при этом действует, а увольнение состоялось: отказ расписаться не отменяет прекращения трудового договора и не сдвигает дату.