Трудовая книжка порядок ведения учета и выдачи в одной инструкции

Трудовая книжка ведётся работодателем на каждого работника, который проработал свыше 5 дней, если работа для него основная и он не выбрал электронные сведения (статья 66 ТК РФ). Порядок ведения, учёта и выдачи задаёт приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Записи о приёме и постоянном переводе вносят не позднее 5 рабочих дней, об увольнении — в день увольнения, книжку выдают в тот же день, а движение книжек и бланков фиксируют в двух книгах учёта. Параллельно сведения о приёме и увольнении уходят в Социальный фонд России в форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. Порядок зависит от выбора работника: при бумажной форме работодатель хранит книжку и вносит записи, при электронной — выдаёт книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня заявления и дальше ведёт только сведения в СФР.

Ниже — порядок по шагам: какой приказ издать, как вести книгу учёта движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу бланков, как вносить и исправлять записи, что делать с книжкой уволенного, который за ней не пришёл. Отдельно разобраны изменения ЕФС-1 в 2026 году, включая новый электронный формат с 1 июля, и причина, по которой трудовую книжку нельзя перевести в КЭДО. Сроки хранения, штрафы, чек-лист проверки, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто ведёт бумажную трудовую книжку, а кто только электронные сведения

Лицам, которые впервые поступили на работу после 31.12.2020, бумажную трудовую книжку не оформляют: их трудовая деятельность учитывается только в электронном виде. При заключении трудового договора работник предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случая, когда договор заключается впервые (статья 65 ТК РФ). Всем остальным бумажная книжка продолжает вестись, пока работник не подал заявление о переходе на электронные сведения.

Работник, который ещё не сделал выбор, может подать такое заявление в любой момент, срока для этого нет. После заявления работодатель вносит в графу 3 запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графу 4 — реквизиты зарегистрированного заявления (пункт 35 Порядка № 320н). Книжку выдают на руки не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, и с этого момента работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение (часть 3 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для работника книжка остаётся источником сведений о работе до 2020 года, а прежние периоды он может добавить в электронную трудовую книжку заявлением в СФР.

Сводка по категориям, которые встречаются в одном штате:

В одной компании обычно встречаются все пять строк сразу, поэтому кадровику нужен список работников с отметкой о выбранной форме. Без него невозможно ответить на вопрос инспектора, чьи книжки должны лежать в сейфе, а чьи выданы на руки.

Учёт трудовых книжек у работодателя: приказ, две книги, хранение

Ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек работодатель назначает приказом (пункты 39-42 Порядка № 320н). Записи в книжках заверяет именно это лицо, поэтому приказ должен быть подписан до первой записи нового ответственного.

Учёт ведут в двух книгах (журналах), формы которых работодатель разрабатывает сам:

• Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Фиксирует поступление книжек от работников и их выдачу.
• Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё. Фиксирует поступление чистых бланков и их расход. Бланки хранятся как документы строгой отчётности.

Обе книги нумеруют и прошнуровывают. На работников, впервые поступивших на работу после 31.12.2020, бланки не расходуются: бумажную книжку им не оформляют.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сколько хранить книжки и книги учёта

Невостребованные при увольнении трудовые книжки и дубликаты хранятся у работодателя до востребования (пункт 43 Порядка № 320н). Сроки по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236:

• невостребованные трудовые книжки — до востребования, затем 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет для законченных до этой даты (статья 449 Перечня);
• книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей — те же 50/75 лет (статья 463, подпункт «в»);
• книга учёта бланков трудовой книжки — 5 лет (статья 463, подпункт «г»).

Срок хранения невостребованной книжки начинает течь только после того, как она перестала быть нужна «до востребования»: пока бывший работник не пришёл и не дал согласие на отправку почтой, книжка лежит у работодателя и учитывается в книге движения как невыданная.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Прежде чем сканировать архив и сокращать бумажное хранение, проверьте, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», но трудовые книжки и книги их учёта в нём не заменяются: они остаются на бумаге в сейфе ответственного. Проверить себя можно по двум вопросам: есть ли действующий приказ об ответственном и совпадает ли число книжек в сейфе с остатком по книге учёта движения.

Записи в трудовой книжке: сроки, основания, исправления

Срок внесения записи считается в рабочих днях и зависит от её вида: о приёме, постоянном переводе, квалификации и награждении — не позднее 5 рабочих дней, об увольнении — в день увольнения (пункт 9 Порядка № 320н). Правило «в течение недели», которое до сих пор встречается в старых инструкциях, действующему Порядку не соответствует.

Под записью об увольнении Порядок № 320н подписи работника не требует. Знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой записью новый Порядок тоже не обязывает: прежнее правило в него не перенесено. Если в вашей инструкции по делопроизводству такое ознакомление осталось, это внутреннее правило компании, а не требование Порядка.

Титульный лист и исправление ошибок

Титульный лист заполняют на основании документов работника. Сведения заверяют подписью самого работника и подписью ответственного за ведение книжек, печать ставят при наличии (пункты 4-8 Порядка № 320н). Новое образование, профессию или специальность дописывают, не зачёркивая прежних записей.

В разделах о работе и награждениях зачёркивать неточные, неправильные и признанные недействительными записи не допускается (пункт 12). Запись признают недействительной и вносят правильную под следующим порядковым номером. Если недействительной признана запись об увольнении или постоянном переводе, работник по письменному заявлению получает дубликат, в который такая запись не переносится (пункт 30).

Образцы журналов, приказов и уведомлений по трудовым книжкам

Начните с приказа о назначении ответственного: остальные документы комплекта ведёт и подписывает лицо, названное в нём.

ЕФС-1 в СФР: что и когда подавать по трудовой деятельности в 2026 году

С 30.12.2025 сведения о трудовой деятельности подают по форме ЕФС-1, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462: она заменила форму по приказу № 2281. Сроки подраздела 1.1 в 2026 году зависят от вида кадрового мероприятия:

• не позднее следующего рабочего дня — приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и прекращение договора ГПХ;
• до 25-го числа следующего месяца — перевод и заявление работника о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности.

За 2026 год форма менялась несколько раз. С 01.01.2026 в подразделе 1.1 больше не нужно сообщать о приёме или переводе работника на дистанционную работу или работу на дому, а при отмене режима неполного рабочего времени подают мероприятие «ПЕРЕВОД» без кодов «НЕПД» и «НЕПН». Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 вступил в силу 30.05.2026 и изменил справочник кодов должностей для подраздела 1.3. С 01.07.2026 СФР принимает электронную отчётность ЕФС-1 в обновлённом формате с тегом «ЕФС9» вместо «ЕФС8».

Актуальную форму, порядок заполнения и форматы СФР публикует в базе знаний по ЕФС-1 для страхователей: перед отправкой сверьте с ней версию формата, которую выгружает ваша учётная программа.

За непредставление в срок либо за неполные или недостоверные сведения по подразделам ЕФС-1, перечисленным в статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, СФР применяет финансовую санкцию 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Санкция распространяется не на любой раздел отчёта, поэтому при спорной ситуации проверьте, о каком подразделе идёт речь. Бумажная книжка и ЕФС-1 ведутся параллельно: запись в книжке не освобождает от отчёта в СФР, а отчёт не заменяет запись в книжке работника, который сохранил бумажную форму.

Выдача трудовой книжки: при увольнении, по заявлению, при утрате и смерти работника

В день увольнения работодатель выдаёт работнику бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности у данного работодателя, то есть форму СТД-Р (статья 84.1 ТК РФ). Тем, кто перешёл на электронные сведения, СТД-Р выдают и в период работы: не позднее 3 рабочих дней со дня заявления (статья 66.1 ТК РФ). Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.

Если выдать книжку в день увольнения невозможно, потому что работник отсутствует или отказывается её получить, работодатель направляет уведомление: явиться за книжкой либо дать согласие на отправку почтой. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Когда бывший работник обращается письменно, книжку выдают не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Приказ об увольнении, как и сама трудовая книжка, исключён из обычного режима кадрового электронного документооборота частью 3 статьи 22.1 ТК РФ. Работодатель, который ведёт остальные кадровые документы в КЭДО, оформляет увольнение на бумаге.

Как выдать трудовую книжку при увольнении: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. На основании приказа об увольнении в день увольнения внесите запись с причиной в точной формулировке ТК РФ или федерального закона и ссылкой на статью, часть и пункт. Заверьте запись подписью ответственного и печатью при наличии.
2. Шаг 2. Выдайте работнику книжку, а работнику с электронными сведениями — форму СТД-Р за период работы у вас. Отразите выдачу в книге учёта движения трудовых книжек, при необходимости возьмите расписку.
3. Шаг 3. Если работник не пришёл или отказался получать книжку, в тот же день направьте уведомление явиться за ней или дать согласие на почтовую отправку и сохраните подтверждение отправки.
4. Шаг 4. Не позднее следующего рабочего дня подайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием увольнения.
5. Шаг 5. При письменном обращении бывшего работника выдайте книжку не позднее 3 рабочих дней со дня обращения или отправьте почтой по его согласию.
6. Шаг 6. Невостребованную книжку храните у себя до востребования, остаток по книге учёта движения должен с ней совпадать.

Выдача в период работы, дубликат и книжка умершего работника

Для целей обязательного социального страхования работодатель выдаёт работнику трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, а работник возвращает её не позднее 3 рабочих дней после получения в органе обязательного социального страхования (статья 62 ТК РФ). Это не общее правило о выдаче книжки по любому запросу: на руки по иным основаниям выдают заверенные копии документов, связанных с работой.

При утрате книжки дубликат выдают не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления (пункт 27 Порядка № 320н). Книжку умершего работника после записи о прекращении трудового договора выдают под расписку члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти, либо высылают почтой по письменному заявлению одного из родственников (пункт 38).

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, который подал заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл 4 этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю следовало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении, решение от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления, а фактически подписывал другой человек.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Поэтому выдачу подписи и первые кадровые действия с ней мы разводим во времени. Проверьте по своей системе, что у ваших работников эти даты не совпадают.»

Трудовая книжка и КЭДО: что остаётся на бумаге

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из обычного режима КЭДО трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и документы об инструктажах по охране труда. Перевести в систему электронного документооборота можно трудовой договор, приказы о приёме и переводе, заявления, а запись в книжку всё равно вносится от руки.

Скан трудовой книжки электронным документом не становится. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил электронный образ, то есть электронную копию бумажного документа, и электронный документ, который изначально создан в электронной форме.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Первое, что мы выясняем, — в каком режиме создавался документ. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Форму СТД-Р работодатель может выдать в электронном виде: по части 5 статьи 66.1 ТК РФ такой документ подписывается УКЭП при её наличии у работодателя. ПЭП и УНЭП работника для этого не нужны: подписывает работодатель.

Важный нюанс из практики: довод «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы можем так оформлять кадровые документы» неверен. Практика по простой электронной подписи накоплена по займам, лизингу и услугам, а в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а платформа работает по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, 377-ФЗ и 152-ФЗ. Перед подключением всей компании мы закладываем пилотную группу: так проверяется, что работники действительно умеют пользоваться системой, а кадровая служба заранее видит, какие документы остаются в бумажном контуре.

Стаж по трудовой книжке: как проверить сведения

Периоды работы до регистрации гражданина в системе персонифицированного учёта подтверждаются документами, и для работы по трудовому договору основным из них названа трудовая книжка установленного образца (пункт 11 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). При отсутствии книжки или неточных записях принимаются письменные трудовые договоры, справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Периоды после регистрации видны в индивидуальном лицевом счёте. Выписку о его состоянии (СЗИ-ИЛС) заказывают на Госуслугах, в клиентской службе СФР или в МФЦ, а форму СТД-СФР со сведениями о трудовой деятельности выдают там же. Порядок перехода на электронную трудовую книжку и состав сведений СФР описывает на странице «Электронная трудовая книжка» для граждан.

Сторонние онлайн-калькуляторы стажа по записям трудовой книжки считают арифметику дат, но официальной сверки сведений индивидуального лицевого счёта в СФР не заменяют, а официального калькулятора СФР для расчёта стажа по трудовой книжке нет. Если в выписке не хватает периодов до 2020 года, работник подаёт в СФР заявление и дополняет электронную трудовую книжку сведениями из бумажной.

Ошибки в ведении трудовых книжек и их цена

Санкции за нарушения с трудовыми книжками складываются из штрафа, возмещения заработка и финансовой санкции СФР:

Статья 5.27.1 КоАП РФ к учёту трудовых книжек не относится: она касается нарушений требований охраны труда. Самая дорогая ошибка в этом списке — формулировка увольнения: возмещение по статье 234 ТК РФ считается за весь период, пока работник был лишён возможности трудиться, и к нему добавляется штраф.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте, описан ли этот порядок в вашем локальном акте, фиксирует ли система дату выдачи подписи и есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»

Чек-лист проверки учёта трудовых книжек

1. Действует приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек.
2. Книга учёта движения трудовых книжек и приходно-расходная книга бланков пронумерованы и прошнурованы.
3. Бланки хранятся как документы строгой отчётности, остаток бланков совпадает с приходно-расходной книгой.
4. Число книжек в сейфе совпадает с остатком по книге учёта движения.
5. По каждому заявлению о выборе электронных сведений внесена запись по пункту 35, книжка выдана в 3 рабочих дня, сведения ушли в СФР до 25-го числа следующего месяца.
6. Записи о приёме и переводе внесены не позднее 5 рабочих дней, записи об увольнении — в день увольнения.
7. Исправления сделаны через признание записи недействительной, зачёркиваний в разделах о работе и награждениях нет.
8. По каждой невостребованной книжке есть копия уведомления и подтверждение его отправки.
9. Учётная программа выгружает ЕФС-1 в формате «ЕФС9».

Стоимость КЭДО для кадрового учёта: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

УКЭП приобретается через партнёров — удостоверяющие центры, поэтому её цена в таблицу не входит. Условия по численности, переход между тарифами и пересчёт разницы при повышении тарифа описаны на странице тарифов Добыто КЭДО. Трудовые книжки при любом тарифе ведутся на бумаге: система берёт на себя договоры, приказы о приёме и переводе, заявления и ознакомления.

Выводы

Бумажная трудовая книжка в 2026 году ведётся только на тех, кто устроился до 2021 года и не выбрал электронные сведения, но для них Порядок № 320н действует полностью: приказ об ответственном, две пронумерованные книги учёта, сроки записей в рабочих днях, исправление без зачёркиваний и выдача в день увольнения с уведомлением при неявке. Параллельно по всем работникам и исполнителям по ГПХ идёт ЕФС-1 в СФР в обновлённом с 1 июля формате.

Трудовая книжка и приказ об увольнении остаются за пределами КЭДО, а остальные кадровые документы переводятся в электронный вид. В Добыто мы выстраиваем этот электронный контур с бесплатными ПЭП и УНЭП для сотрудников и пилотной группой перед подключением всей компании, чтобы у кадровой службы оставалось время на бумажную часть, которую закон не отпускает.

Частые вопросы о трудовых книжках

Нужно ли заводить трудовую книжку работнику, который потерял свою и устраивается к нам?

Если трудовая деятельность работника началась до 2021 года и он не выбирал электронные сведения, по его заявлению новый работодатель оформляет книжку, а сведения о прежних периодах работник подтверждает документами. Тому, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют. Сведения о работе при этом есть в СФР: их можно получить в форме СТД-СФР через Госуслуги, МФЦ или клиентскую службу СФР.

Можно ли передумать и вернуться к бумажной трудовой книжке после выбора электронных сведений?

Выбор электронных сведений оформляется письменным заявлением, после которого в книжку вносится запись по пункту 35 Порядка № 320н, а работодатель по части 3 статьи 2 439-ФЗ освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Порядок возврата к бумажной форме для такого работника законом не предусмотрен, поэтому перед подачей заявления работнику стоит убедиться, что сведения до 2020 года он сможет подтвердить бумажной книжкой.

Кто вносит запись о работе по совместительству и обязан ли это делать?

Запись вносит работодатель по месту основной работы и только по желанию работника, на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (часть 5 статьи 66 ТК РФ, пункт 11 Порядка № 320н). Работодатель, у которого человек работает по совместительству, книжку не ведёт, но подаёт ЕФС-1 о приёме и увольнении не позднее следующего рабочего дня.

Можно ли отправить трудовую книжку почтой без согласия работника?

Нет. Статья 84.1 ТК РФ допускает отправку почтой только с согласия работника, поэтому уведомление предлагает выбор: явиться за книжкой или дать согласие на отправку. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку, а книжка до ответа хранится у него.

Сколько ждать дубликат трудовой книжки и что в него переносится?

При утрате книжки работодатель выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (пункт 27 Порядка № 320н). Если дубликат оформляют из-за недействительной записи об увольнении или постоянном переводе, такая запись в него не переносится (пункт 30). Бланк дубликата списывается по приходно-расходной книге, выдача фиксируется в книге учёта движения.

Нужно ли выдавать трудовую книжку работнику для оформления пенсии?

Статья 62 ТК РФ обязывает выдать книжку не позднее 3 рабочих дней со дня заявления для целей обязательного социального страхования (обеспечения). Получив книжку в органе обязательного социального страхования, работник возвращает её работодателю не позднее 3 рабочих дней. По иным основаниям на руки выдают заверенные копии документов, связанных с работой.