Трудовую книжку работник обязан предоставить при приёме, только если на него продолжают вести бумажную книжку: в 2020 году он подал заявление о её сохранении или не подал никакого заявления. Остальные кандидаты по статье 65 ТК РФ предъявляют сведения о трудовой деятельности: форму СТД-Р с прошлого места работы или выписку СТД-СФР, полученную через Госуслуги, МФЦ или Социальный фонд России. От того, кто заключает трудовой договор впервые, и от совместителя, чью книжку ведёт основной работодатель, не требуется ни то ни другое. При бумажном ведении кадровик принимает книжку на хранение и вносит в неё записи, при электронном получает только выписку, а бумажная книжка с периодами до 2020 года остаётся у работника.
Материал нужен кадровику, который собирает документы у кандидата, и соискателю, которому надо понять, что принести на оформление. Сценарная таблица показывает, какой документ запросить в 6 типовых ситуациях, отдельно разобраны утрата книжки, совместительство на вредных работах и подтверждение стажа до 2020 года. Порядок запроса, образцы документов, сроки подачи ЕФС-1 с учётом изменений 2026 года, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что требует статья 65 ТК РФ: трудовая книжка и (или) сведения
Норма сформулирована через союз «и (или)»: лицо, поступающее на работу, предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые. Статья 66.1 уточняет, что сведения предъявляются вместе с трудовой книжкой или вместо неё. Закон не заставляет кандидата выбирать один документ произвольно: какой из них нужен, определяет форма, в которой ведутся сведения о его работе.
Логика такая. Если работник в 2020 году выбрал электронные сведения, бумажную книжку ему выдали на руки с записью о сделанном выборе, и новый работодатель вести её не будет. Ему достаточно сведений. Если работник сохранил бумажную книжку, новый работодатель обязан продолжать её вести: по статье 66 ТК РФ работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, когда эта работа для работника основная. Вести книжку, которой у кадровика нет, невозможно, поэтому в этом сценарии сведения книжку не заменяют.
Перечень документов при приёме закрытый. Статья 65 ТК РФ прямо запрещает требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Трудовая книжка и сведения в этом перечне стоят вторым пунктом после паспорта, рядом с документом о регистрации в системе персонифицированного учёта, документами воинского учёта и документом об образовании для работы, требующей специальных знаний.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В запрете статьи 65 названы три источника, которые могут расширить перечень: федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании к ним не относятся. Прежде чем добавлять документ в чек-лист приёма, найдите норму такого уровня, которая его требует.»
Важный нюанс из практики: типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места работы или характеристику. Законного основания для такого запроса нет. Кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.
Для работодателя из статьи 65 следует рабочее правило: запрашивать у кандидата нужно не «трудовую книжку», а трудовую книжку или сведения в зависимости от выбранной им формы. Этот вопрос стоит задать до первого рабочего дня, в анкете или при согласовании оффера.
Какой документ запросить у кандидата: сценарная таблица
Исход определяют 3 вопроса: впервые ли человек заключает трудовой договор, основная это работа или совместительство и какую форму ведения сведений он выбрал. Ниже 6 ситуаций, которые закрывают почти все случаи при приёме.
| Ситуация кандидата | Что он предъявляет | Что делает работодатель | Норма |
|---|---|---|---|
| Впервые заключает трудовой договор после 31.12.2020 | Ни книжку, ни сведения | Бумажную книжку не оформляет, сведения формирует только в электронном виде | ст. 65 ТК РФ, ст. 2 439-ФЗ |
| Сохранил бумажную книжку: подал заявление о продолжении ведения или не подал заявление в 2020 году | Трудовую книжку | Принимает книжку, вносит запись о приёме, регистрирует в книге учёта движения, параллельно подаёт сведения в СФР | ст. 65, 66 ТК РФ, ст. 2 439-ФЗ |
| Выбрал электронные сведения | СТД-Р с последнего места работы или СТД-СФР | Бумажную книжку на хранение не принимает: её ведение прекращено по заявлению работника | ст. 65, 66.1 ТК РФ |
| Совместитель, книжку ведёт основной работодатель или она не оформлялась | Трудовую книжку не предъявляет | Для работы, требующей специальных знаний, вправе запросить документ об образовании, для вредных и опасных условий — справку о характере и условиях труда по основному месту | ст. 283 ТК РФ |
| Бумажная книжка утрачена, повреждена или отсутствует по иной причине | Письменное заявление с указанием причины | Обязан оформить новую трудовую книжку, если на работника она вообще ведётся | ч. 5 ст. 65 ТК РФ |
| Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый | Ничего из перечня статьи 65 | Трудовую книжку и сведения не ведёт: статья 65 касается только трудового договора | ст. 65 ТК РФ |
Трудовая книжка как обязательный документ остаётся только во второй и пятой строке. Во всех остальных сценариях требование принести книжку не имеет опоры в ТК РФ, а в первой, четвёртой и шестой строке не нужны и сведения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: трудовая книжка или сведения о предыдущей трудовой деятельности входят в обязательный набор документов при приёме, но с двумя исключениями: сотрудник устраивается впервые либо планирует работать по совместительству.
Узнать, в какой строке таблицы находится кандидат, проще всего прямым вопросом в анкете: «Ведётся ли на вас бумажная трудовая книжка?» Ответ проверяется документом: при бумажном ведении кандидат приносит книжку, при электронном его выбор отражён в сведениях, которые работодатель передаёт в СФР.
Когда без бумажной трудовой книжки не обойтись
Право на бумажную книжку, однажды сохранённое, следует за работником: если он воспользовался правом на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Отдельного заявления на новом месте не нужно. Работодатель принимает книжку, вносит в неё запись о приёме и одновременно формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде: при бумажном ведении обе формы идут параллельно.
Порядок заполнения, выдачи, учёта и хранения бумажных книжек устанавливает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, он действует до 01.09.2027. Принятую книжку регистрируют в книге учёта движения трудовых книжек, записи вносят на основании кадровых решений работодателя. Кандидату, который сомневается, сдавать ли книжку, стоит знать обратное правило: работник на бумажном ведении может в любой момент подать работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, то есть перейти на электронную форму. Тогда книжку выдадут ему на руки с записью о сделанном выборе.
Книжка утрачена или повреждена
Отсутствие книжки не даёт работодателю оснований отказать в приёме. Часть 5 статьи 65 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению лица, поступающего на работу, оформить новую трудовую книжку. В заявлении указывается причина: утрата, повреждение или иная причина. Исключение одно: если по ТК РФ или иному федеральному закону трудовая книжка на работника не ведётся, например он впервые трудоустроен после 2020 года, новую книжку не оформляют.
Новая книжка на новом месте и дубликат — разные документы. Новая книжка начинается с чистого листа, и записи о прежней работе в ней не восстанавливаются. Дубликат выдаёт работодатель по последнему месту работы по заявлению работника, и он нужен, когда важно сохранить подтверждение стажа до 2020 года. Если у кандидата на бумажном ведении нет книжки, но есть время до выхода на работу, разумнее сначала запросить дубликат у прошлого работодателя.
В сервисе Добыто бумажная трудовая книжка в электронный маршрут не переводится: закон оставляет её в бумажной форме. Электронно подписываются заявления работника, приказы и уведомления, а записи в бумажной книжке кадровик вносит вручную на основании этих документов.
Сведения о трудовой деятельности: СТД-Р и СТД-СФР
Кандидат на электронном ведении может принести один из двух документов. Их формы утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н, но выдают их разные лица и за разный период.
| Параметр | СТД-Р | СТД-СФР |
|---|---|---|
| Кто выдаёт | Работодатель | Социальный фонд России |
| Период в выписке | Только работа у этого работодателя | Кадровые события, переданные в фонд всеми работодателями, начиная с 2020 года |
| Где получить | У работодателя по заявлению или запросу работника, в том числе по электронной почте | Госуслуги, МФЦ, территориальный орган СФР |
| Срок выдачи | В период работы — не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, при увольнении — в день прекращения трудового договора | Зависит от канала получения |
| Форма | На бумаге, заверенная надлежащим образом, или электронный документ с УКЭП при её наличии у работодателя | Бумажный или электронный документ |
Для приёма обычно удобнее СТД-СФР: одна выписка показывает все места работы с 2020 года, тогда как СТД-Р закрывает только последнего работодателя. СТД-Р полезна в другом случае: работник только что уволился, а его последнее место ещё не отразилось в выписке фонда.
Увидеть электронную трудовую книжку кандидата напрямую работодатель не может. Доступ появляется, только если кандидат сам передал сведения, полученные в личном кабинете на Госуслугах. Порядок получения выписки и её состав Социальный фонд описывает в разделе СФР об электронной трудовой книжке, туда стоит отправлять кандидатов, которые не знают, где взять документ.
Стаж по трудовой книжке и сведениям: периоды до 2020 года
Электронная трудовая книжка содержит сведения только начиная с 2020 года. Периоды работы до этого года фиксируются исключительно в бумажной книжке, если их отдельно не внесли в электронные сведения. Бумажная книжка при переходе на электронную форму силу не теряет и используется наравне с электронной, поэтому Социальный фонд прямо рекомендует её сохранять.
Отсюда ограничение сведений как документа при приёме. Если для должности установлено требование к стажу, а кандидат начал работать раньше 2020 года, СТД-СФР этот стаж целиком не покажет. Требовать сдачи бумажной книжки на хранение у такого кандидата нельзя, но он может предъявить её сам, чтобы подтвердить опыт. Стаж по трудовой книжке считают по датам записей о приёме и увольнении, а за периоды с 2020 года — по датам кадровых событий в выписке.
Первое трудоустройство и совместительство: когда не нужны ни книжка, ни сведения
Для лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде, а трудовые книжки на них не оформляются. Такому кандидату нечего предъявлять: трудового стажа у него нет. Если на человека ещё не открыт индивидуальный лицевой счёт, работодатель сам передаёт в территориальный орган СФР сведения для его регистрации в системе персонифицированного учёта.
Совместитель не предъявляет трудовую книжку, если по основному месту работы её ведёт работодатель или если книжка на него не оформлялась. Статья 283 ТК РФ оставляет новому работодателю два права: при работе, требующей специальных знаний, потребовать документ об образовании и (или) о квалификации или его надлежаще заверенную копию, а при работе с вредными и (или) опасными условиями труда — справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Справку с основного места для совместителя на вредные работы компании недооценивают регулярно. Смысл нормы в том, что работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. Поэтому при приёме такого совместителя вы обязаны выяснить, что у него на основном месте: если не спросили и человек два года отработал в двойной вредности, ответственность лежит на работодателе, а не на работнике.»
Внутреннее совместительство у того же работодателя книжки не требует по понятной причине: она уже у кадровика, если ведётся в бумажном виде. По желанию работника запись о совместительстве вносится в трудовую книжку по месту основной работы.
Как запросить у кандидата трудовую книжку или сведения
Запрос строится от формы ведения, а не от шаблона чек-листа. Порядок ниже подходит для офисных и дистанционных работников: разница только в способе передачи документов.
Как запросить трудовую книжку или сведения у кандидата: пошаговая инструкция
- Шаг 1. До оформления выясните 3 обстоятельства: впервые ли кандидат заключает трудовой договор, будет работа основной или по совместительству, ведётся ли на него бумажная трудовая книжка.
- Шаг 2. Если книжка ведётся на бумаге, запросите оригинал трудовой книжки. Если ведение электронное, запросите СТД-СФР или СТД-Р с последнего места работы. Сведения кандидат вправе передать электронным документом с УКЭП, если она у него есть.
- Шаг 3. Если кандидат впервые заключает трудовой договор или приходит совместителем при книжке на основном месте, трудовую книжку и сведения не запрашивайте. Для совместителя на вредные или опасные работы запросите справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
- Шаг 4. Если бумажной книжки нет, примите письменное заявление с указанием причины её отсутствия и оформите новую трудовую книжку.
- Шаг 5. Сверьте набор документов со статьёй 65 ТК РФ и уберите всё, что требуется только внутренним регламентом: справки о доходах, характеристики, ИНН.
- Шаг 6. После приказа о приёме внесите запись в бумажную книжку и зарегистрируйте её в книге учёта движения трудовых книжек, если ведение бумажное, и подайте сведения о приёме в СФР в составе ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.
Полезно знать: ИНН при приёме требовать нельзя, и его отсутствие не мешает отчётности: налоговая не может отказать в приёме отчётов, где нет ИНН получателя дохода. Свидетельства о рождении детей работник приносит сам, если хочет получить вычет, и их место в бухгалтерии, а не в личном деле.
В Добыто документы кандидата до первого рабочего дня собираются электронно: заявление о согласии на переход на КЭДО, согласие на обработку персональных данных, приказ о приёме. Трудовую книжку при бумажном ведении кандидат всё равно приносит в оригинале.
Образцы документов для приёма и учёта трудовых книжек
Комплект покрывает оба сценария, электронный и бумажный; начните с формы СТД-Р, если кандидат пришёл с электронными сведениями.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Ошибки при запросе трудовой книжки и их цена
Большинство ошибок возникает из одного источника: чек-лист приёма составлен до 2020 года и требует «трудовую книжку» от всех. Ниже 4 ошибки, которые встречаются чаще других.
- Требовать бумажную книжку у кандидата на электронном ведении или у совместителя. Так делают по инерции, потому что шаблон анкеты не обновляли. Статья 65 ТК РФ запрещает требовать документы сверх перечня, а для совместителя статья 283 прямо освобождает от предъявления книжки.
- Отказать в приёме, потому что книжки нет. Кажется, что без книжки не подтвердить опыт. Но часть 5 статьи 65 обязывает оформить новую книжку по заявлению кандидата, а статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора, и такой отказ кандидат может обжаловать в суд.
- Завести бумажную книжку тому, кто впервые трудоустроен после 31.12.2020. Закон 439-ФЗ для таких лиц бумажные книжки не предусматривает: сведения о них формируются только в электронном виде.
- Сдать сведения о приёме в СФР позже срока. Подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме подаётся не позднее следующего рабочего дня после кадрового решения, и задержка с документами кандидата срок не продлевает.
Цену первых двух ошибок определяет часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Отдельного фиксированного штрафа именно за запрос трудовой книжки сверх закона КоАП не устанавливает, нарушение квалифицируется как нарушение трудового законодательства. Если отказ в приёме оспорят в суде, к штрафу добавляются судебные расходы и время кадровой службы на спор.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если в обучающем ролике или старой инструкции для кадровиков устарела одна деталь, проверять нужно все остальные. Из таких материалов мы берём только логику и перечни, которые меняются редко, а сроки, названия форм и реквизиты сверяем с действующими актами. Откройте свой чек-лист приёма и посмотрите, не упоминается ли в нём СЗВ-ТД: это первый признак, что документ пора обновить.»
После приёма: запись в трудовой книжке и сведения в ЕФС-1 в 2026 году
Сведения о приёме подаются в СФР независимо от того, какую форму ведения выбрал работник: при бумажном ведении они дублируют запись в трудовой книжке, при электронном заменяют её. Для подраздела 1.1 ЕФС-1 срок — не позднее следующего рабочего дня после кадрового решения о приёме или увольнении, для перевода — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Внимание: в части обучающих материалов для кадровиков после приёма всё ещё предлагают отправить в фонд форму СЗВ-ТД. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1, и шаблоны с СЗВ-ТД нужно править.
В 2025-2026 годах форма менялась трижды. С 30.12.2025 применяется новая редакция ЕФС-1 и порядка её заполнения, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 вместо приказа № 2281. С 30.05.2026 приказ СФР от 15.04.2026 № 389 перевёл коды должностей в подразделе 1.3 ЕФС-1 для бюджетных организаций с пятизначного буквенно-цифрового формата на 12-значный цифровой. С 01.07.2026 все страхователи, которые сдают ЕФС-1 электронно, представляют её в новом формате ЕФС9. Проверить, в каком формате ваша учётная программа формирует файл, можно по базе знаний СФР по форме ЕФС-1: там же опубликованы действующие сроки по подразделам.
Если книжка бумажная, после приказа о приёме кадровик вносит в неё запись и регистрирует книжку в книге учёта движения трудовых книжек. Дальше книжка хранится у работодателя до увольнения, а в день прекращения трудового договора работнику выдают книжку или сведения о трудовой деятельности в зависимости от формы ведения.
В Добыто профиль сотрудника после приёма хранит должность, отдел и дату устройства, а для 1С:ЗУП есть готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день: документы синхронизируются автоматически, и данные о приёме уходят в учётную программу без повторного ввода.
Лайфхак: закройте оформление коротким чек-листом из 2 пунктов: документы сверх перечня не требовались, а после оформления сведения поданы в социальный фонд и военкомат.
Стоимость КЭДО для оформления приёма: тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграций с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Для компании до 25 человек достаточно тарифа «Старт», при большей численности или потребности в УКЭП и интеграции с 1С считается тариф «Бизнес» с минимальной оплатой за 50 сотрудников. Условия и состав тарифов на дату публикации приведены на странице тарифов Добыто КЭДО, тариф можно повысить или понизить в любое время с пересчётом разницы. Бумажные трудовые книжки остаются вне электронного документооборота при любом тарифе.
Выводы
Бумажную трудовую книжку при приёме приносит только тот, на кого её продолжают вести, а если её нет, работодатель оформляет новую по заявлению. Кандидату на электронном ведении достаточно выписки СТД-СФР или СТД-Р, впервые трудоустроенному и совместителю при книжке на основном месте не нужно ни то ни другое. Сведения о приёме уходят в СФР на следующий рабочий день при любой форме ведения, с 01.07.2026 в формате ЕФС9.
Добыто переводит в электронный вид всё, что закон разрешает: заявления, приказы, согласия и сведения о приёме, а бумажную книжку оставляет в оригинале там, где этого требует закон.
Частые вопросы
Можно ли вернуться с электронных сведений к бумажной трудовой книжке?
Закон 439-ФЗ предусматривает переход только в одну сторону: работник, который сохранил бумажную книжку, вправе в любой момент подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Обратного заявления о возобновлении бумажного ведения после выбора электронной формы закон не устанавливает, поэтому выбор электронных сведений следует за работником ко всем последующим работодателям.
Кандидат на бумажном ведении принёс только СТД-СФР: можно ли оформить его без книжки?
Оформить трудовой договор можно: статья 65 ТК РФ допускает предъявление книжки и (или) сведений. Но по статье 66 ТК РФ работодатель по основному месту работы продолжает вести бумажную книжку такого работника, поэтому книжку всё равно нужно получить. Вариантов 3: кандидат приносит книжку, подаёт письменное заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности либо пишет заявление об отсутствии книжки с указанием причины, и работодатель оформляет новую.
Кандидат не работал на 31 декабря 2020 года и не выбирал форму ведения: что ему делать?
Лица, которые не имели возможности подать заявление о выборе до 31.12.2020 включительно, вправе сделать это в любое время, подав заявление работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К ним относятся люди со стажем по трудовому договору, которые на эту дату не состояли в трудовых отношениях, и работники, за которыми сохранялось место на время временной нетрудоспособности, отпуска или отстранения от работы.
Нужно ли оформлять трудовую книжку работнику, который проработал меньше 5 дней?
По статье 66 ТК РФ работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, когда работа у этого работодателя для работника основная. При этом сведения о приёме и увольнении в составе ЕФС-1 подаются в СФР независимо от продолжительности работы: срок по подразделу 1.1 — не позднее следующего рабочего дня после кадрового решения.
Ведёт ли трудовые книжки работодатель — физическое лицо без статуса ИП?
Нет. Статья 66 ТК РФ исключает работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, из обязанности вести трудовые книжки. Индивидуальный предприниматель, наоборот, ведёт книжки на общих основаниях, если работа для работника основная и на него сохранено бумажное ведение.
