Уведомление о заключении трудового договора: сроки 2026

Уведомление о заключении трудового договора подаётся не в одну инстанцию, а в несколько, и сроки у них разные. В Социальный фонд России сведения о приёме уходят в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В территориальный орган МВД по вопросам миграции — в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора с иностранным гражданином. Бывшему работодателю государственного служащего — в 10-дневный срок. В военный комиссариат сведения о принятом военнообязанном — в течение 5 дней. Различие, от которого зависит ваш комплект: гражданство работника и его прошлая служба. По гражданину РФ без воинского учёта и госслужбы в прошлом уходит один ЕФС-1, по иностранцу добавляется МВД со штрафом до 800 000 рублей на организацию.

Разберём каждый адрес отдельно: кто отправляет, с какой даты считается срок, в какой форме и что делать, если срок пропущен. Покажем, как считать 3 рабочих дня и 10-дневный срок, когда последний день выпадает на выходной, и какие уведомления не нужны вовсе: при обычном приёме в налоговую и службу занятости не сообщают. Сценарная таблица по категориям работников, чек-лист подготовки, образцы кадровых документов, стоимость подключения электронного оформления на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Четыре адреса уведомлений и пятый, о котором вспоминают редко

Обязанность сообщить о приёме работника установлена не одной нормой, а несколькими законами, которые между собой не связаны. Поэтому кадровик, закрывший ЕФС-1, может спокойно пропустить срок по МВД: эти обязанности живут в разных нормативных актах и контролируются разными ведомствами. Ниже сведены все адреса, сроки и точки отсчёта.

Самый короткий срок в таблице — один рабочий день по ЕФС-1, и он же чаще всего горит, потому что отсчитывается не от даты договора, а от даты приказа. Самый дорогой — три рабочих дня по МВД. Остальные три позиции возникают не всегда: они зависят от статуса конкретного работника, и разбор по категориям дан ниже в сценарной таблице.

В практике Добыто срывается чаще не сложное уведомление в МВД, а простое ЕФС-1: приказ подписан в пятницу вечером, кадровик увидел его в понедельник днём, срок закрылся утром понедельника. Трёхдневный срок по иностранцам обычно помнят, потому что цена вопроса на виду.

СФР: подраздел 1.1 ЕФС-1 и срок в один рабочий день

Сведения о приёме подаются в составе единой формы ЕФС-1, подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, распоряжения или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Если следующий день приходится на субботу или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день: при приказе от пятницы отчёт уходит в понедельник, а если понедельник праздничный — во вторник.

С 30 декабря 2025 года действует форма, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, и все приёмы с этой даты оформляются по обновлённым правилам. Состав подраздела, порядок исправления ошибок и способы отправки описаны в базе знаний Социального фонда по форме ЕФС-1 — туда стоит заглянуть перед первой отправкой после смены формы, чтобы не ловить отказ по формату.

Обязанность не зависит от гражданства работника и от вида договора: подраздел 1.1 подаётся и по трудовому договору, и по договору гражданско-правового характера. Санкция установлена статьёй 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Для компании, которая разово приняла 70 человек и опоздала с отчётом, это 35 000 рублей одним днём.

Соберите приказ о приёме, от даты которого пойдёт срок

Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, из которого берётся код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому наименования должностей в штатном расписании и трудовых договорах сверяют до того, как отчёт уйдёт в фонд.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отдельная проблема с уведомлениями в том, что половина инструкций в сети написана до смены форм и называет СЗВ-ТД вместо ЕФС-1. Мы из таких источников не берём ни названия форм, ни сроки, ни реквизиты — только логику и перечни, которые меняются реже. Перед отправкой откройте действующую редакцию порядка заполнения, а не статью двухлетней давности.»

МВД: 3 рабочих дня по каждому иностранному работнику

Работодатель или заказчик работ обязан уведомить территориальный орган МВД по вопросам миграции того субъекта РФ, где иностранец работает, о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ. Срок — не превышающий 3 рабочих дней с даты заключения или расторжения договора. Уведомление подаётся отдельно на каждого работника: одним бланком на бригаду из пяти человек обязанность не закрывается.

Способов подачи три: лично в территориальный орган, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, через портал государственных услуг с усиленной квалифицированной электронной подписью. Подтверждение отправки сохраняется в любом случае: отрывная часть с отметкой при личной подаче, почтовая квитанция с описью при отправке письмом, электронное подтверждение при подаче через портал. Без него доказать факт своевременного уведомления нечем.

Формы менялись в 2026 году. До 31 августа 2026 года включительно применялись бланки из приказа МВД России от 30.07.2020 № 536, с 1 сентября 2026 года — формы, утверждённые приказом МВД России от 12.05.2026 № 290, которые действуют до 1 сентября 2032 года. В новом бланке появилось поле срока действия договора, поэтому при срочном трудовом договоре с иностранцем дату окончания придётся указывать прямо в уведомлении, а не держать её только в тексте договора.

По высококвалифицированным специалистам к разовому уведомлению о заключении договора добавляется ежеквартальное — об исполнении обязательств по выплате им заработной платы, не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом. Эту вторую обязанность пропускают чаще первой: приём оформили, уведомление в трёхдневный срок отправили, а квартальный цикл никто не поставил в календарь.

Бывший госслужащий: 10 дней и порог в 100 000 рублей

Если работник в течение двух лет до приёма замещал должность государственной или муниципальной службы, включённую в установленный перечень, работодатель сообщает о заключении договора по последнему месту его службы. Основание — часть 3 статьи 64.1 ТК РФ и статья 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ, порядок установлен постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 № 29. Сообщение направляется в письменной форме однократно, в 10-дневный срок со дня, следующего за днём заключения договора. Если последний день срока нерабочий, он переносится на ближайший следующий рабочий день.

Обязанность распространяется и на договоры ГПХ, но с денежным порогом: сообщать нужно, если стоимость работ или услуг в течение месяца превышает 100 тысяч рублей. Разовый договор на 40 тысяч рублей под требование не попадает, а тот же объём работ, разбитый иначе и дающий более 100 тысяч в месяц, попадает.

Санкция по статье 19.29 КоАП РФ — от 2 000 до 4 000 рублей на граждан, от 20 000 до 50 000 рублей на должностных лиц и от 100 000 до 500 000 рублей на юридических лиц. Практическая сложность не в сроке, а в источнике сведений: узнать о прошлой службе работодатель может только из трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности или анкеты. Проверяйте эти три источника на этапе оформления, а не после того, как прокуратура задаст вопрос.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, перечень документов при приёме закрытый, и расширить его могут только закон, указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства и не внутренний регламент компании. Сведения о прошлой госслужбе смотрите там, где они законно есть: в трудовой книжке, форме СТД-Р и анкете.»

Военкомат и служба занятости: два уведомления, о которых забывают

Сведения о приёме на работу гражданина, состоящего или обязанного состоять на воинском учёте, организация направляет в военный комиссариат в течение 5 дней со дня приёма. Обязанность действует и при временном приёме, и при переводе, и при изменении личных данных работника. Ответственность по статье 21.4 КоАП РФ за непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учёта, — от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо.

Второе уведомление возникает, только если кандидата направила служба занятости. По статье 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ работодатель в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления о направлении гражданина размещает на единой цифровой платформе «Работа в России» информацию о дате и результатах переговоров, а при отказе в приёме — ещё и о причине отказа. Срок идёт не от даты договора, а от даты уведомления службы занятости, и это единственная позиция в списке с такой точкой отсчёта.

При обычном приёме уведомлять налоговую инспекцию и центр занятости не нужно: отдельной обязанности сообщать о каждом заключённом трудовом договоре в эти органы законом не установлено. Сведения о доходах уйдут в ФНС в составе обычной отчётности, а данные об иностранных работниках МВД передаёт другим ведомствам самостоятельно.

Порядок действий: от приказа до последнего уведомления

Практическая ошибка кадровиков — считать все сроки от одной даты. Дата заключения договора, дата приказа и дата фактического начала работы расходятся регулярно, а каждое из уведомлений привязано к своей точке. Собранный порядок выглядит так.

Как подать уведомления о заключении трудового договора: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. До подписания договора определите статус работника: гражданство, наличие воинского учёта, была ли за последние два года государственная или муниципальная служба, направлен ли кандидат службой занятости. Эти четыре ответа задают весь комплект уведомлений.
2. Шаг 2. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах и зафиксируйте дату заключения. От неё пойдут сроки по МВД и по бывшему работодателю госслужащего.
3. Шаг 3. Издайте приказ о приёме и запишите его дату отдельно. От неё считается однодневный срок по подразделу 1.1 ЕФС-1, и совпадать с датой договора она не обязана.
4. Шаг 4. В тот же или на следующий рабочий день отправьте в СФР подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кодом трудовой функции по действующему классификатору.
5. Шаг 5. По иностранному работнику в течение 3 рабочих дней подайте уведомление в территориальный орган МВД по месту работы, на актуальном бланке и отдельно на каждого человека. Сохраните подтверждение подачи.
6. Шаг 6. По военнообязанному в течение 5 дней передайте сведения в военный комиссариат, по бывшему госслужащему в 10-дневный срок направьте письменное сообщение по последнему месту службы.
7. Шаг 7. Сложите подтверждения отправки в дело работника: квитанции, описи, электронные протоколы. При проверке доказывать своевременность уведомления будете вы, а не контролирующий орган.

Что проверить до подписания договора

Подготовка занимает меньше времени, чем исправление пропущенного срока. Перед оформлением приёма проверьте пять вещей: (1) какие документы из перечня статьи 65 ТК РФ работник представил и не требуете ли вы лишнего; (2) есть ли в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности записи о государственной или муниципальной службе за последние два года; (3) стоит ли работник на воинском учёте; (4) для иностранца — действует ли патент, разрешение на работу или вид на жительство и в каком субъекте РФ он будет работать; (5) кто в компании отвечает за отправку каждого из уведомлений и что происходит, когда этот человек в отпуске.

Последний пункт выглядит организационным, но именно он чаще всего ломает однодневный срок по ЕФС-1. В сервисе Добыто ответственный за отправку задаётся ролью в маршруте документа, и уведомление о новом приказе приходит ему, а не общему ящику отдела кадров.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы документов для оформления приёма и уведомлений

Комплект собран под одну задачу — оформить приём и закрыть сроки по уведомлениям; начинать удобнее с приказа о приёме, потому что именно от его даты идёт самый короткий срок.

Кого и что уведомлять в вашем случае

Один и тот же приём порождает от одного до четырёх уведомлений. Таблица сводит категории работников и обязательные адреса.

Обратите внимание на предпоследнюю строку: договор ГПХ не освобождает от ЕФС-1, но снимает уведомление в МВД только при условии, что исполнитель — гражданин РФ. Требования к работникам по трудовому договору и к исполнителям по ГПХ здесь не взаимозаменяемы, и переносить вывод из одной строки в другую нельзя.

Срочный договор, совместительство и ГПХ: что меняется в уведомлениях

Срок трудового договора на состав уведомлений не влияет: по срочному договору подаются те же ЕФС-1, МВД и остальные адреса, что и по бессрочному. Меняется содержание: в подразделе 1.1 указывается основание срочности, а в новой форме уведомления МВД с 1 сентября 2026 года заполняется поле срока действия договора. Перечень оснований для срочного договора закрытый, и придумать своё основание нельзя — если оно не названо в кодексе, договор считается заключённым на неопределённый срок.

По внешнему совместителю уведомления подаёт тот работодатель, с которым заключён конкретный договор: подраздел 1.1 уходит от каждого из работодателей по своему приёму. Отдельная проверка нужна при приёме совместителя на работы с вредными или опасными условиями — в этом случае запрашивается справка с основного места работы.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Смысл нормы про справку с основного места в том, что нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству. Организм у человека один. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — это ваша ответственность, а не его. Поэтому справку запрашивают до подписания договора, а не после первой проверки.»

Когда уведомление подавать не нужно

Обязанность возникает не всегда, и лишнее уведомление тоже создаёт работу. Сообщать по последнему месту службы не нужно, если с момента увольнения работника с государственной или муниципальной службы прошло более двух лет или если его должность в установленный перечень не входила. Уведомление в МВД не подаётся по гражданам РФ — независимо от того, где они раньше жили и работали. Сведения в военкомат не направляются по работникам, не состоящим и не обязанным состоять на воинском учёте. Информация на «Работу в России» о результатах переговоров размещается только по кандидатам, направленным службой занятости, а не по всем принятым.

Цена ошибки: как считаются сроки и во что обходится просрочка

Ошибка в подсчёте дней стоит дороже ошибки в бланке. Три рабочих дня по МВД считаются без выходных и нерабочих праздничных дней: договор, заключённый в пятницу, закрывается уведомлением до конца среды. Десятидневный срок по бывшему госслужащему отсчитывается со дня, следующего за днём заключения договора, и при выпадении последнего дня на выходной переносится вперёд. Однодневный срок по ЕФС-1 идёт от даты приказа, а не от даты договора и не от даты выхода человека на работу.

Штрафы суммируются по количеству работников, а не по количеству проверок. Пятнадцать принятых иностранцев без уведомлений — это пятнадцать самостоятельных составов по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ, и нижняя граница для организации в 400 000 рублей умножается на число нарушений. По ЕФС-1 логика та же, но с меньшей ставкой: 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре инстанции. У работодателя было положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Кассационный суд общей юрисдикции акты нижестоящих судов отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника, а при новом рассмотрении работник спор выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник системой пользоваться не умел и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя.

Как электронное оформление сокращает путь от договора до уведомления

Однодневный срок по ЕФС-1 выдерживается тогда, когда договор и приказ подписаны, а не лежат у руководителя в стопке. Кадровый электронный документооборот введён статьями 22.1-22.3 ТК РФ и позволяет подписывать трудовой договор, дополнительные соглашения и приказы без бумаги и без личной явки работника. Для трудового договора работодатель применяет усиленную квалифицированную электронную подпись, работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную. Простая электронная подпись для этого документа не подходит, и подменять один вид подписи другим нельзя.

Перевод на КЭДО требует письменного согласия каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, и ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при проверке или споре. Поэтому согласие собирается до первого электронного приказа, а не после.

Какие документы приёма переводятся в электронный вид

Трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, приказ о приёме, заявления работника, локальные нормативные акты, графики и уведомления подписываются электронно. На бумаге остаются приказ об увольнении с актом ознакомления, журнал инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка, если работник её сохранил. Комплект, который вы формируете под уведомления, целиком уходит в электронный вид — кроме самой трудовой книжки.

Важный нюанс из практики: мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу. Совпадение даты выдачи подписи и даты значимого кадрового действия суд читает не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

В сервисе Добыто приказ о приёме собирается по шаблону с подстановкой данных сотрудника, уходит по заданному маршруту согласования и подписывается без пересылки файлов по почте. Дата приказа фиксируется системой, и от неё кадровик считает срок по ЕФС-1, а не восстанавливает её потом по переписке. Подписанные документы остаются в электронном архиве с возможностью выгрузки — той самой, которую запрашивают при проверке.

Стоимость подключения КЭДО и сроки запуска

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к поддержке. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в «Старт» и чем он отличается от «Бизнеса».

Выводы

Заключение трудового договора запускает не одно уведомление, а цепочку обязанностей перед разными ведомствами, у каждой из которых своя точка отсчёта. Сведения в СФР по подразделу 1.1 ЕФС-1 уходят от даты приказа и закрываются за один рабочий день, МВД ждёт уведомления по иностранцу три рабочих дня, бывший работодатель госслужащего — десять, военный комиссариат — пять. Состав комплекта определяют четыре характеристики работника: гражданство, воинский учёт, прошлая государственная или муниципальная служба и то, направила ли его служба занятости. Пропущенный срок оценивается по каждому работнику отдельно, поэтому дороже всего обходятся массовые приёмы.

Мы в Добыто выстраиваем кадровое оформление так, чтобы дата приказа фиксировалась системой, а не восстанавливалась по переписке: договор и приказ подписываются электронно по заданному маршруту, ответственный за отправку уведомлений получает задачу сразу после подписания, а подписанные документы остаются в архиве с выгрузкой для проверяющих.

Частые вопросы

Что делать, если срок подачи уведомления в МВД уже пропущен

Уведомление подаётся в любом случае, даже с опозданием: неподанное уведомление хуже поданного с нарушением срока, потому что нарушение остаётся длящимся. Подайте документ на актуальном бланке, сохраните подтверждение подачи с датой и приложите объяснение обстоятельств. Состав по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ это не отменяет, но при назначении наказания учитываются обстоятельства, а нижняя граница для организации составляет 400 000 рублей, а не верхняя в 800 000.

Нужно ли уведомлять МВД, если иностранец работает дистанционно из другой страны

Обязанность по пункту 8 статьи 13 115-ФЗ привязана к территориальному органу того субъекта РФ, на территории которого иностранный гражданин осуществляет трудовую деятельность. Если трудовая деятельность на территории России не ведётся, конструкция нормы не срабатывает. Ситуация пограничная, и до подписания договора её стоит закрывать письменным запросом в территориальный орган по вопросам миграции, а не решать по аналогии.

Кто подписывает уведомление и можно ли передать это по доверенности

Уведомление подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Полномочия подтверждаются доверенностью, и при подаче через портал государственных услуг подписание идёт усиленной квалифицированной электронной подписью подписанта. Подпись на самом уведомлении полномочия не заменяет: проверьте отдельно, действует ли доверенность на дату подачи и в каком виде она оформлена.

Надо ли подавать уведомление при перезаключении договора с тем же работником

Каждое заключение договора порождает самостоятельную обязанность. Если срочный трудовой договор с иностранцем прекращён и заключён новый, подаются два уведомления: о прекращении прежнего и о заключении нового, каждое в течение 3 рабочих дней от своей даты. В подразделе 1.1 ЕФС-1 отражаются оба события — увольнение и приём, по срокам, установленным для каждого мероприятия.

Что считается датой заключения договора, если работник фактически допущен к работе раньше подписания

Фактический допуск с ведома или по поручению работодателя приравнивается к заключению трудового договора, и после допуска отношения оформляются письменно. Отсчитывать трёхдневный срок по МВД от даты подписания бумаги в такой ситуации рискованно: при проверке дата фактического допуска будет выясняться отдельно. Безопаснее не допускать разрыва между допуском и подписанием.

Как исправить ошибку в уже поданном уведомлении

Самостоятельно дублировать документ не нужно. По уведомлению в МВД обратитесь в тот территориальный орган, который принял документ, и действуйте по его порядку исправления. По ЕФС-1 ошибка исправляется корректирующей формой: подаётся отменяющее или исправленное мероприятие по подразделу 1.1 в порядке, описанном в правилах заполнения формы. Финансовая санкция в 500 рублей за застрахованное лицо применяется и за представление неполных или недостоверных сведений, поэтому исправление лучше не откладывать.

Обязательно ли сообщать по последнему месту службы, если работник сам об этом просит не сообщать

Обязанность установлена законом и от воли работника не зависит. Часть 3 статьи 64.1 ТК РФ и статья 12 273-ФЗ адресованы работодателю, а не работнику, и согласие или возражение бывшего служащего на неё не влияет. Сообщение направляется в письменной форме в 10-дневный срок, независимо от того, как работник относится к этой процедуре.