Основание для трудового договора — это не отдельная бумага, а факт, с которого закон начинает отсчёт: решение работодателя принять конкретного человека на конкретную должность плюс документы, которые работник предъявляет по статье 65 ТК РФ. Со своей стороны работодатель готовит штатное расписание с вакантной единицей, комплект ЛНА для ознакомления, согласие на обработку персональных данных и сам договор в двух экземплярах. Перечень документов от работника закрытый: расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства и не внутренний регламент компании. Главное различие определяет порядок действий: если приём оформляется до выхода человека, договор подписывается заранее, а если работник уже фактически допущен к работе, письменный договор нужно оформить в течение 3 рабочих дней со дня допуска.
Разберём три слоя перечня по статье 65 — обязательный для всех, обязательный для отдельных должностей и тот, что работник приносит сам, — и покажем, что требовать нельзя. Отдельно соберём комплект со стороны работодателя: с 22 ноября 2021 года приказ о приёме перестал быть обязательным, и трудовой договор остался единственным документом оформления приёма. Сценарная таблица по категориям кандидатов, правила для срочного договора и испытания, требования к электронной подписи, штрафы по статье 5.27 КоАП и стоимость подключения КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.
Соберите проект трудового договора прямо здесь: конструктор подставит реквизиты сторон и сформирует файл .docx с разделами предмета, испытания, оплаты, рабочего времени и отпуска.
Что считается основанием для заключения трудового договора
Трудовые отношения возникают на основании трудового договора, заключённого по правилам главы 11 ТК РФ. Договор вступает в силу со дня подписания сторонами, если в нём не указана другая дата начала работы. Если работник не приступил к работе в день начала работы, работодатель вправе аннулировать договор — аннулированный договор считается незаключённым, но это не лишает работника права на пособие по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая.
Второе основание работает задним числом. Договор, не оформленный письменно, считается заключённым, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя. В этом случае работодатель обязан оформить письменный договор не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения к работе. Статья 67.1 ТК РФ отдельно разбирает ситуацию, когда человека допустил сотрудник без соответствующих полномочий: работодатель обязан оплатить фактически отработанное время, а виновный в неправомерном допуске привлекается к ответственности.
Форма договора письменная, в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Получение работником своего экземпляра подтверждается его подписью на экземпляре работодателя. В практике Добыто это первое, что проверяют при кадровом аудите: отсутствие отметки о получении экземпляра встречается чаще, чем ошибки в самих условиях договора.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если договор напечатан на нескольких листах, просите подписать каждую страницу. Требования такого в норме нет, это практика, но она снимает возможность подмены листа: при споре о содержании договора подписанная каждая страница закрывает вопрос сразу, а сшивка с печатью не всегда сохраняется. В электронном виде эта задача решается сама собой — подпись накладывается на файл целиком.»
Комплект кадровых документов для оформления приёма
Начните с трудового договора по основному месту работы: остальные документы собираются вокруг него и должны ему не противоречить.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Документы работника по статье 65 ТК РФ: три слоя перечня
Кадровики регулярно смешивают три разные группы: то, что обязан предъявить каждый, то, что требуется только для отдельных должностей, и то, что работник приносит по своей инициативе. От группы зависит, можно ли отказать в приёме за непредставление документа.
| Группа | Что входит | Можно ли требовать |
|---|---|---|
| Обязательные для всех | Паспорт с отметкой о регистрации, при её отсутствии — справка из МВД; трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности; документ о регистрации в системе персонифицированного учёта (СНИЛС); документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву | Да, без них приём не оформляется |
| Обязательные при условии | Диплом и свидетельства о квалификации — для работы, требующей специальных знаний; медицинская книжка — для образования, торговли, медицины и общественного питания; справка об отсутствии судимости — для должностей с законодательным ограничением; справка об отсутствии наказания по КоАП за употребление запрещённых средств | Да, но только если должность попадает под условие |
| По инициативе работника | ИНН; свидетельства о рождении детей для налогового вычета и дополнительных гарантий | Нет. Работник вправе принести сам, отказ приносить не является основанием для отказа в приёме |
Трудовая книжка не предъявляется, если договор заключается впервые или человек принимается по совместительству. Справка об отсутствии судимости предоставляется в бумажном виде за подписью представителя МВД либо в электронном формате. Полный состав действий при оформлении приёма собран в памятке Роструда о приёме работника на работу: там же перечислены возрастные ограничения и случаи обязательного предварительного медосмотра.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: расширить перечень документов при приёме могут три источника — федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места работы или характеристику. Законного основания для этого нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Прежде чем вносить документ во внутренний чек-лист приёма, проверьте, есть ли он в статье 65 ТК РФ или в акте уровня закона, указа либо постановления Правительства.»
Что добавляется к базовому комплекту для разных категорий
Базовый перечень одинаков не для всех. Для отдельных категорий кандидатов появляются дополнительные документы, и именно на них компании чаще всего попадают при проверке.
| Кто кандидат | Что добавляется | Что критично проверить |
|---|---|---|
| Несовершеннолетний младше 15 лет | Согласие родителя или законного представителя | Согласие получено до подписания договора, а не после выхода |
| Ребёнок до 14 лет, сирота | Разрешение органа опеки на трудоустройство, согласие представителя или опеки | Наличие именно разрешения опеки, а не только согласия родителя |
| Внешний совместитель на вредные или опасные работы | Справка с основного места работы | Условия труда на основном месте: двойная вредность запрещена |
| Работа в местностях, приравненных к Крайнему Северу | Медицинское заключение | Заключение оформлено до заключения договора |
| Иностранный работник | Патент или разрешение на работу, для постоянно проживающих — вид на жительство | Срок действия документа на дату приёма и профессия, указанная в патенте |
| Высококвалифицированный специалист, временно находящийся в России | Договор добровольного медицинского страхования | Срок действия полиса перекрывает срок договора |
| Должности с коррупционными рисками, государственная и военная служба | Сведения об имуществе и доходах | Перечень должностей утверждён локальным актом организации |
Строка про совместителей на вредных работах закрывает конкретный риск: нельзя работать во вредных условиях и на основном месте, и по совместительству одновременно. Ответственность за нарушение лежит на работодателе, который не выяснил условия труда на основном месте.
Внимание: при приёме внешнего совместителя на вредное производство справка с основного места работы обязательна. Если её не запросили и человек два года отработал в двойной вредности, отвечает работодатель, а не работник.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Смысл нормы про совместителей простой: организм у человека один, поэтому совмещать вредные условия на двух работах нельзя. При приёме совместителя на вредное производство вы обязаны выяснить, что у него на основном месте, и зафиксировать это документом. Проверьте по своим действующим совместителям, есть ли в личных делах такие справки: восстановить их задним числом уже не получится.»
Комплект со стороны работодателя: что готовит компания
С 22 ноября 2021 года, когда 377-ФЗ изменил статью 68 ТК РФ, приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издавать вправе, но не обязан. Если приказ издан, его содержание должно соответствовать условиям заключённого договора, и работник знакомится с ним под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Многие компании продолжают издавать приказ по форме Т-1 по инерции — это допустимо, но расхождение приказа с договором даёт замечание при проверке и противоречие в собственных документах при споре.
До подписания трудового договора работник знакомится под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о защите персональных данных и иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Ознакомление, оформленное после подписания договора, инспектор фиксирует как нарушение части 3 статьи 68 ТК РФ. На внедрениях Добыто переделывать чаще всего приходится именно очерёдность: ЛНА подтягиваются в маршрут после договора, и порядок ломается на первом же приёме.
Важный нюанс из практики: ознакомление с ЛНА допустимо до подписания договора или во время, но не позже. На бумаге очерёдность подтверждается только датами, которые проставляет сам сотрудник, и при споре они легко расходятся. В электронном виде метка времени в системе фиксирует последовательность действий автоматически, и восстанавливать её задним числом не приходится.
Как оформить приём на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите характер работы: постоянная основа, совместительство или временная работа под конкретную задачу. От этого зависит вид договора и состав условий. Выбор между трудовым договором и договором ГПХ определяется существом отношений, а не удобством оформления.
- Шаг 2. Проверьте, что кандидат соответствует требованиям должности: нет ограничений по здоровью, возрасту, квалификации и стажу, а для должностей с ограничениями — нет непогашенной судимости.
- Шаг 3. Соберите документы по статье 65 ТК РФ с учётом дополнительной группы для категории кандидата и получите письменное согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ.
- Шаг 4. Ознакомьте работника под подпись с ЛНА, связанными с его трудовой деятельностью, до подписания договора.
- Шаг 5. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах и получите подпись работника о получении своего экземпляра на экземпляре работодателя. При необходимости издайте приказ по форме Т-1 с условиями, совпадающими с договором.
- Шаг 6. Внесите запись в трудовую книжку или сформируйте сведения о трудовой деятельности, зарегистрируйте движение книжки в книге учёта, выдайте работнику форму СТД-Р по его заявлению.
- Шаг 7. Подайте сведения о приёме в Социальный фонд России в составе ЕФС-1 и передайте данные о военнообязанном в военный комиссариат.
Что проверить до подписания договора
Ошибки приёма дешевле снимать до подписания, чем переоформлять потом. Перед выходом кандидата проверьте пять пунктов.
- В штатном расписании есть вакантная единица с тем наименованием должности, которое пойдёт в договор. Наименования и коды сверяются по классификатору ОК 016-2025, действующему с 1 января 2026 года взамен ОК 016-94.
- Категория вашей компании подтверждена по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти: от неё зависит право применять типовую форму договора и не издавать часть ЛНА.
- Оклад в договоре не ниже регионального МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 рубля, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей, и сверяться нужно с региональным значением.
- Комплект ЛНА для ознакомления собран и утверждён приказом, а не существует в виде черновиков.
- Для должности с ограничениями получена справка об отсутствии судимости, для вредных работ — результаты предварительного медосмотра.
Срочный договор и испытание: где основание пишется прямо в договоре
Срочный трудовой договор заключается на срок не более 5 лет и только по основаниям, перечисленным в статье 59 ТК РФ. Перечень закрытый, минимальный срок законом не установлен. Причина срочности вносится в текст договора как обязательное условие: если основание не указано или указано неверно, договор считается заключённым на неопределённый срок.
С 1 сентября 2026 года действует поправка, которую многие ещё не учли. Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ поднял предельную численность работников, при которой субъект малого предпринимательства может заключать срочные договоры по соглашению сторон, с 35 до 70 человек. Для растущих компаний это снимает вопрос о переоформлении договоров при переходе через прежний порог.
Испытание при приёме устанавливается только по соглашению сторон и фиксируется в договоре. Если условие об испытании в договоре отсутствует, работник считается принятым без испытания. Тот же закон 144-ФЗ расширил запрет на установление испытательного срока: теперь он охватывает женщин с детьми до трёх лет, тогда как раньше запрет действовал в отношении женщин с детьми до полутора лет.
Лайфхак: не путайте малое предприятие и микропредприятие: до 100 человек — малое, до 15 — микро. От отнесения к микропредприятиям зависит право не издавать локальные акты и применять типовую форму договора, поэтому категорию сверяйте по единому реестру субъектов МСП на сайте налоговой службы.
Электронное оформление приёма: какая подпись нужна и что остаётся на бумаге
КЭДО вводится по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, появившихся в кодексе с 377-ФЗ от 22.11.2021. Трудовой договор входит в перечень документов, которые допустимо подписывать электронно, но требования к виду подписи здесь жёстче, чем для остальных кадровых документов. Работодатель при заключении трудового договора через свою информационную систему использует усиленную квалифицированную электронную подпись. Работник использует УКЭП или УНЭП, в том числе полученную через портал государственных услуг; порядок проверки неквалифицированной подписи определяется соглашением сторон трудового договора. Простая электронная подпись для подписания трудового договора работником не подходит.
Перевод приёма в электронный вид требует не только подписи. Компания издаёт приказ о введении КЭДО и положение о кадровом электронном документообороте, утверждает перечень документов и категорий работников, описывает порядок создания личного кабинета и получает письменное согласие каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Кандидат, которого оформляют сразу в КЭДО, даёт такое согласие до подписания договора. В сервисе Добыто согласие на КЭДО, ознакомление с ЛНА, договор и приказ идут одним маршрутом, и система фиксирует время каждого шага отдельной отметкой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по журналу своей системы, что эти даты у вас не совпадают.»
Важный нюанс из практики: кассационный суд вернул на новое рассмотрение спор, в котором работодатель имел и положение о КЭДО, и утверждённый перечень документов, и согласие работника. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания документа, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя всё это зафиксировала. При новом рассмотрении работник спор выиграл.
Отдельная линия споров — обмен документами по электронной почте и в мессенджерах. Суды признают такую переписку при двух условиях: обмен системный и устойчивый, а не разовый, и порядок такого обмена закреплён локальным актом. Приём, оформленный перепиской без ЛНА и без введённого КЭДО, доказательной силы не имеет.
Когда переводить приём в КЭДО преждевременно
Электронное оформление приёма не решает задачу в трёх ситуациях. Первая: в компании нет утверждённых ЛНА и согласий работников — тогда сначала собирается нормативная база, иначе электронные документы при споре не помогут. Вторая: приёмов мало и все сотрудники работают в одном офисе — выигрыш во времени не покрывает затрат на внедрение и обучение. Третья: работник отказался от взаимодействия через КЭДО, а отказ — его право по статье 22.2 ТК РФ; для такого работника комплект остаётся бумажным, и это законно. Есть и четвёртое ограничение, не зависящее от компании: часть кадровых документов закон оставляет на бумаге независимо от того, введён КЭДО или нет.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Если человек не разобрался и за него документы подписывает кто-то другой, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на пилоте видно, кому нужна отдельная инструкция, а кого проще оформлять на бумаге.»
Цена ошибки при оформлении приёма
Нарушения при приёме стоят дороже, чем кажется, потому что каждый неоформленный работник — отдельный состав. Уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее оформление и подмена трудового договора договором ГПХ квалифицируются по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 5000 до 10 000 рублей, на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 той же статьи даёт дисквалификацию должностного лица на срок от одного года до трёх лет и штраф на организацию от 100 000 до 200 000 рублей.
Прочие нарушения трудового законодательства идут по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Сюда попадают отсутствие подписи работника о получении экземпляра договора, ознакомление с ЛНА после подписания и расхождение приказа с условиями договора.
К административной части добавляется обработка персональных данных: проверка кандидата и сбор его документов без письменного согласия по 152-ФЗ образуют самостоятельное нарушение, которое рассматривает Роскомнадзор. Отдельная статья расходов — трудовой спор: восстановление работника означает оплату времени вынужденного прогула, и в таких делах итог определяется не формой документов, а полнотой процедуры.
Полезно знать: ИНН при приёме требовать нельзя, и его отсутствие не мешает отчётности — налоговая не вправе отказать в приёме отчётов без ИНН в сведениях о получателях доходов. Свидетельства о рождении детей работник приносит в бухгалтерию для вычета, а не в личное дело.
Стоимость перевода оформления приёма в электронный вид: тарифы КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и потребности в интеграции: компании до 25 человек укладываются в тариф «Старт», а при неограниченном числе сотрудников и УКЭП считать нужно по тарифу «Бизнес» с учётом минимальной годовой оплаты. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
Выводы
Приём запускается либо подписанным трудовым договором, либо фактическим допуском к работе, после которого договор нужно оформить письменно за 3 рабочих дня. Перечень документов работника закрыт статьёй 65 ТК РФ и расширяется только законом, указом Президента или постановлением Правительства. Со стороны компании приём оформляется договором, приказ по форме Т-1 стал правом, а не обязанностью, а ознакомление с ЛНА должно предшествовать подписанию. В электронном виде трудовой договор работник подписывает УКЭП или УНЭП, простой электронной подписи для этого документа недостаточно.
Мы в Добыто собираем приём как единый маршрут: согласие на обработку персональных данных, ознакомление с ЛНА, договор и приказ идут в одной цепочке с фиксацией времени каждого действия, а выдача подписи разводится с первыми кадровыми документами. Такая сборка закрывает ровно те места, на которых процедура рассыпается при проверке и в суде.
Частые вопросы об основаниях и документах при приёме
Можно ли отказать в приёме, если кандидат не принёс трудовую книжку
Отказ правомерен только тогда, когда книжка или сведения о трудовой деятельности входят в обязательный перечень для этого случая. Если человек устраивается впервые либо принимается по совместительству, трудовая книжка не предъявляется, и требовать её нельзя. При утрате книжки работник пишет заявление о выдаче дубликата, а работодатель оформляет приём по сведениям о трудовой деятельности.
Что делать, если работник вышел на работу, но договор ещё не подписан
Договор считается заключённым с момента фактического допуска к работе с ведома или по поручению работодателя. Письменный экземпляр нужно оформить не позднее 3 рабочих дней со дня допуска, датой начала работы указывается день фактического выхода. Если допуск дал сотрудник без полномочий, работодатель обязан оплатить отработанное время, а неправомерно допустивший привлекается к ответственности.
Нужен ли приказ о приёме, если договор уже подписан
Приказ издавать не обязательно с 22 ноября 2021 года: статья 68 ТК РФ оставляет это на усмотрение работодателя. Если приказ издаётся, его содержание должно совпадать с условиями договора, а работник знакомится с ним под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Расхождение приказа с договором в дате начала работы, окладе или наименовании должности — типовое замечание при проверке.
Сколько хранить трудовой договор после увольнения работника
Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа, графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. В КЭДО сроки те же: перевод документа в электронный вид их не сокращает, и выгрузка архива должна оставаться доступной весь срок хранения.
Можно ли заключить срочный договор просто по соглашению сторон
Только в случаях, прямо перечисленных в статье 59 ТК РФ. Для субъектов малого предпринимательства предельная численность работников, при которой допустимо заключать срочные договоры по соглашению сторон, с 1 сентября 2026 года составляет 70 человек вместо прежних 35. Причина срочности вносится в текст договора; без указанного основания договор действует на неопределённый срок.
Обязательно ли согласие на обработку персональных данных при приёме
Часть данных обрабатывается для исполнения трудового договора, но проверка кандидата, запрос сведений у третьих лиц и передача данных подрядчикам требуют письменного согласия по 152-ФЗ. Без такого согласия проверка неправомерна, и состав нарушения рассматривает Роскомнадзор независимо от того, чем закончился наём. Согласие оформляется до начала проверки, а не в день подписания договора.
Что грозит за подмену трудового договора договором ГПХ
Заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, квалифицируется по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. Дополнительно отношения переквалифицируются в трудовые с доначислением взносов и восстановлением гарантий. Выбор формы договора определяется существом отношений: если человек включён в график, подчиняется правилам распорядка и выполняет трудовую функцию, а не разовый результат, договор должен быть трудовым.
