Режим работы и отдыха в трудовом договоре: что фиксирует работодатель

Режим работы и отдыха в трудовом договоре обязателен только тогда, когда он отличается от общих правил работодателя: так сформулирована статья 57 ТК РФ. Общий режим компания закрепляет в правилах внутреннего трудового распорядка по статье 100 ТК РФ, дублировать его в каждом договоре не нужно. Режим состоит из семи элементов: продолжительность рабочей недели, время начала и окончания работы, продолжительность ежедневной работы или смены, перерывы, чередование рабочих и нерабочих дней, число смен в сутки, работа с ненормированным рабочим днём. Различие, от которого зависит комплект формулировок, простое: у работника стандартная пятидневка с 9:00 до 18:00 — достаточно отсылки к ПВТР; неполное время, сменный график, дистанционная работа, совместительство или ненормированный день — условие прописывается в договоре дословно.

Разберём, какой элемент режима куда записывается, какие формулировки ГИТ читает как нарушение и что делать, если режим меняется после подписания. Отдельно — что поменял Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ с 1 сентября 2026 года: лимит сверхурочной работы, порядок её оплаты и срок ответа на заявление о неполном рабочем времени. Таблица соответствия элементов режима и документов, формулировки по шести категориям работников, образцы договора и допсоглашений, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Конструктор ниже собирает трудовой договор в .docx с готовыми разделами о рабочем времени и отпуске: реквизиты подставляются в текст, дальше остаётся заменить режим на свой.

Когда режим обязателен в договоре, а когда достаточно ПВТР

Статья 57 ТК РФ включает режим рабочего времени и времени отдыха в число обязательных условий с оговоркой: если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя. Общие правила живут в правилах внутреннего трудового распорядка — это прямо следует из статьи 100 ТК РФ, которая перечисляет элементы режима и называет ПВТР и коллективный договор основным местом их закрепления. Трудовой договор в этой конструкции — исключение для тех, кто из общего графика выпадает.

На практике проверка идёт в два действия. Сначала работодатель смотрит, что записано в ПВТР для соответствующей категории персонала. Потом сравнивает с тем, как реально будет работать конкретный человек. Совпало — в договоре достаточно фразы о том, что работнику устанавливается режим в соответствии с ПВТР, с указанием продолжительности рабочей недели. Не совпало хотя бы по одному элементу — в договор идёт весь блок условий по этому работнику, а не только отличающийся пункт.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ознакомить работника с ПВТР нужно до подписания трудового договора, этого требует статья 68 ТК РФ. Формулировка про ознакомление во время подписания в практике проходит, а вот ознакомление задним числом — уже нарушение. В электронном виде очерёдность фиксируется меткой времени в системе, и это надёжнее, чем подпись в бумажном листе ознакомления, где дату проставляют вручную.»

Когда режим в договор писать не нужно

Три ситуации, где отдельный блок условий о режиме избыточен. Первая: работник принят на стандартную для компании пятидневку, и в ПВТР она описана полностью — от времени начала работы до перерыва. Вторая: в компании один режим для всех, отклонений нет ни у кого. Третья: работник переведён на другую должность, но график остался прежним, — тогда допсоглашение по режиму не требуется вовсе.

Обратная ситуация у микропредприятий. Статья 309.2 ТК РФ разрешает им полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, включая ПВТР и графики сменности. Отказались — все условия о режиме переезжают в трудовой договор по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Порог микропредприятия — до 15 работников, и его регулярно путают с порогом малого предприятия в 100 человек.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Ошибка в одной цифре здесь стоит дорого. Компания на 80 человек считает себя микропредприятием, решает, что вправе работать без локальных актов, и получает нарушение по каждому из них. Категорию субъекта мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти и не по чужой статье.»

Из чего состоит режим: семь элементов и место каждого

Элементы режима перечислены в статье 100 ТК РФ закрытым списком. Ниже — соответствие каждого элемента документу, в котором он фиксируется по умолчанию, и случай, когда он переезжает в трудовой договор.

Из таблицы следует практический критерий отбора: в договор идёт не весь режим, а разница между режимом работника и режимом, описанным в ПВТР. Ненормированный рабочий день — единственный элемент, который попадает в договор всегда, потому что перечень должностей в ЛНА сам по себе не устанавливает это условие конкретному человеку.

Суммированный учёт заслуживает отдельного внимания при сменных графиках. Статья 104 ТК РФ ограничивает учётный период одним годом, а для работников на вредных и опасных условиях труда — тремя месяцами. Норма часов за период считается по производственному календарю, и переработка внутри периода становится сверхурочной работой только по итогам периода, а не по итогам недели.

Время отдыха: что попадает в договор, а что остаётся в ПВТР

Виды времени отдыха перечислены в статье 107 ТК РФ: перерывы в течение рабочего дня, ежедневный междусменный отдых, выходные дни, нерабочие праздничные дни, отпуска. В трудовой договор из этого списка попадает то же, что и по рабочему времени, — отличия от общих правил.

Перерыв для отдыха и питания по статье 108 ТК РФ длится от 30 минут до 2 часов и в рабочее время не включается. Если продолжительность ежедневной работы не превышает четырёх часов, перерыв может не предоставляться, но это условие должно быть закреплено в ПВТР или в трудовом договоре. Специальные перерывы для обогревания и отдыха по статье 109 ТК РФ, наоборот, включаются в рабочее время и оплачиваются — их путают с обеденным перерывом чаще всего.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Еженедельный непрерывный отдых не может быть короче 42 часов (статья 110 ТК РФ). При пятидневке работнику полагаются два выходных дня, при шестидневке — один, общим выходным днём является воскресенье (статья 111 ТК РФ). Эти нормы в договор не переносятся: они действуют независимо от того, записаны они где-либо или нет. В договоре имеет смысл фиксировать только конкретные дни, если выходные у работника не суббота и воскресенье.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ) тоже дублировать незачем. А вот дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день — не менее 3 календарных дней по статье 119 ТК РФ — в договоре указывается вместе с самим условием о ненормированном дне, потому что продолжительность такого отпуска компания определяет сама.

Формулировки по категориям работников

Ниже — шесть типовых ситуаций и то, что в каждой критично записать в договор, а что можно оставить в ПВТР. Сценарии собраны по категориям, которые чаще всего дают расхождение между фактическим графиком и текстом договора.

Ограничения для совместителей заданы статьёй 284 ТК РФ: продолжительность рабочего времени не более четырёх часов в день, в дни, когда по основному месту работник свободен, — полный рабочий день, а за учётный период — не более половины месячной нормы. Это отклонение от общих правил по определению, поэтому режим совместителя пишется в договоре всегда.

Дистанционные работники живут по статье 312.4 ТК РФ: режим рабочего времени они определяют по своему усмотрению, если иное не установлено коллективным договором, ЛНА или трудовым договором. Отсутствие условия в договоре — это не пробел, а выбор: работодатель молча соглашается, что графика у сотрудника нет. Если компании нужны часы доступности, их прописывают именно здесь.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Про совместителей на вредных производствах скажу отдельно, потому что здесь компании попадают регулярно. Смысл нормы в том, что нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству: организм у человека один. При приёме такого совместителя вы обязаны запросить справку с основного места работы. Не запросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — это ваша ответственность, а не его.»

Как прописать режим в трудовом договоре: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Откройте действующую редакцию ПВТР и выпишите режим, установленный для той категории персонала, к которой относится должность: продолжительность недели, время начала и окончания, перерыв, выходные.
2. Шаг 2. Сверьте с фактическим графиком работника по каждому из семи элементов статьи 100 ТК РФ. Отметьте пункты, где есть расхождение хотя бы на полчаса.
3. Шаг 3. Проверьте, попадает ли работник в особые категории: неполное время, сменность, дистанционная работа, совместительство, ненормированный день, вредные условия. Каждая из них добавляет свои обязательные формулировки.
4. Шаг 4. Внесите в раздел договора о рабочем времени только отличающиеся элементы, а совпадающие закройте отсылкой к ПВТР с указанием даты утверждения и номера приказа.
5. Шаг 5. Добавьте условие о времени отдыха: продолжительность и порядок предоставления перерыва, дни еженедельного отдыха, продолжительность дополнительного отпуска, если он положен.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника с ПВТР и графиком сменности до подписания договора, зафиксируйте дату ознакомления. График сменности доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие (статья 103 ТК РФ).
7. Шаг 7. Проверьте раздел на запрещённые условия: рабочая неделя свыше 40 часов, две смены подряд, перерыв менее 30 минут при смене длиннее четырёх часов, отпуск менее 28 календарных дней.

Образцы договора, соглашений и учётных форм по режиму работы

Комплект собран под задачу зафиксировать режим и подтвердить его исполнение: начните с трудового договора по основному месту работы, дальше по ситуации.

Что изменилось в режиме труда и отдыха с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ поменял четыре сюжета, которые напрямую отражаются на разделе договора о рабочем времени.

Сверхурочная работа. Общий лимит остался 120 часов в год. При наличии коллективного договора или отраслевого либо межотраслевого соглашения, распространяющегося на работодателя, лимит поднимается до 240 часов в год, а привлечение сверх 120 часов требует письменного согласия работника. Для отдельных категорий работников лимит остаётся 120 часов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Оплата сверхурочной работы. Установлен единый порядок: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном размере за каждый час. Конкретные размеры определяются коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором, а по желанию работника повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха. Отдельно урегулированы особенности при суммированном учёте рабочего времени.

Диспансеризация. Работники, привлекаемые к сверхурочной работе более 120 часов, получили право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.

Неполное рабочее время. Появился срок для работодателя: пять рабочих дней с даты письменного заявления работника на заключение дополнительного соглашения и издание приказа. Раньше срок нормой не устанавливался, и заявления могли лежать месяцами.

Ночная работа осталась в прежних границах: ночное время — с 22:00 до 06:00 (статья 96 ТК РФ), продолжительность работы в ночное время сокращается на один час без последующей отработки, минимальная доплата за каждый час ночной работы составляет 20% часовой ставки. Если работник по договору выходит в смены, захватывающие этот интервал, доплата фиксируется в договоре или в положении об оплате труда, на которое договор ссылается.

Ошибки в формулировках режима и цена каждой

Четыре ошибки, которые дают нарушение при проверке ГИТ или проигрыш в трудовом споре.

• Отсылка к несуществующему ЛНА. В договоре написано «режим устанавливается ПВТР», а ПВТР в компании не утверждены или утверждены в редакции пятилетней давности без сменного графика. Условие о режиме считается несогласованным.
• Ненормированный день без дополнительного отпуска. Условие в договоре есть, продолжительность дополнительного отпуска не указана, в ЛНА тоже нет. Работник получает право требовать минимум 3 календарных дня по статье 119 ТК РФ и компенсацию за прошлые периоды.
• Сменный график без суммированного учёта. Смены по 12 часов, учёт ведётся понедельно, переработка каждую неделю считается сверхурочной и оплачивается по повышенному тарифу. Компания либо переплачивает, либо не платит и получает предписание.
• Неполное время без указания конкретных дней и часов. Формулировка «неполный рабочий день» без цифр не позволяет ни рассчитать зарплату, ни установить факт прогула.

Отсутствие обязательного условия само по себе договор не аннулирует: часть 3 статьи 57 ТК РФ разрешает дописать недостающее приложением к договору или отдельным письменным соглашением. Договор при этом не считается незаключённым. Но до момента, пока пробел не закрыт, работодатель уязвим по статье 5.27 КоАП РФ.

Ненадлежащее оформление трудового договора наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей, индивидуальный предприниматель — от 5 000 до 10 000 рублей, организация — от 50 000 до 100 000 рублей. Нарушение самого режима, например работа сверх нормы без согласия, идёт по части 1: организация — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение поднимает штрафы до 100 000 — 200 000 рублей для организации и даёт основание для дисквалификации должностного лица на срок от одного года до трёх лет.

Штраф здесь не единственная статья расходов. Каждый неверно оформленный сменный график — это перерасчёт заработной платы за весь период, доначисление страховых взносов и, если работник дошёл до суда, компенсация морального вреда и судебные издержки. На численности от 200 человек перерасчёт по одной ошибке в учётном периоде выходит дороже годовой стоимости кадровой системы.

Что проверить до подписания договора

Список из шести пунктов, который закрывает большую часть замечаний на проверке.

1. ПВТР утверждены приказом, редакция актуальна, режим для нужной категории персонала в них описан.
2. Перечень должностей с ненормированным рабочим днём утверждён, должность работника в нём есть.
3. Учётный период для суммированного учёта установлен и не превышает года, а для вредных условий — трёх месяцев.
4. График сменности составлен и доведён до работников не позднее чем за месяц до введения.
5. Продолжительность перерыва укладывается в границы от 30 минут до 2 часов, либо основание для отсутствия перерыва закреплено письменно.
6. Еженедельный непрерывный отдых по графику не короче 42 часов, двух смен подряд нет.

Пройти эти пункты в формате вопросов можно на портале Роструда: сервис электронный инспектор труда содержит более 70 проверочных листов, среди которых есть сверхурочная работа и работа в выходные дни, а результат самопроверки инспектору ГИТ не передаётся.

Как менять режим после подписания договора

Два законных механизма, и они не взаимозаменяемы.

Соглашение сторон, статья 72 ТК РФ. Работник и работодатель подписывают дополнительное соглашение, режим меняется с указанной в нём даты. Срок уведомления не требуется, согласие работника обязательно. Так оформляются перевод на неполное время по заявлению работника, смена графика по договорённости, добавление или снятие ненормированного дня.

Инициатива работодателя, статья 74 ТК РФ. Применяется, когда режим меняется по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. Работника уведомляют письменно не позднее чем за два месяца, трудовая функция при этом остаться должна прежней. Отдельная конструкция части 5 статьи 74: при угрозе массового увольнения работодатель вправе ввести режим неполного рабочего дня или неполной рабочей недели на срок до шести месяцев с учётом мнения профсоюзного органа.

Важный нюанс из практики: заявление работника о неполном рабочем времени теперь имеет срок обработки. Пять рабочих дней с даты письменного обращения — и на руках должны быть подписанное дополнительное соглашение и приказ. В практике Добыто именно эта норма чаще всего ломает бумажный маршрут: собрать визы руководителя, кадров и бухгалтерии за пять дней в компании с филиалами получается редко.

Смена графика сменности внутри уже согласованного сменного режима дополнительного соглашения не требует: меняется график, а не условие договора. Требуется соблюсти месячный срок доведения нового графика по статье 103 ТК РФ.

Режим в электронном трудовом договоре: подписи и ознакомление

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему переводятся в электронный вид по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Вид подписи здесь жёстче, чем для остальных кадровых документов: в информационной системе работодателя работодатель подписывает договор УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Простая электронная подпись для трудового договора и допсоглашения к нему в системе работодателя не подходит, ПЭП через ЕСИА допустима только на платформе «Работа в России».

Практический вывод для темы режима: дополнительное соглашение об изменении графика подписывается по тем же правилам, что и сам договор. Компании, которые перевели в КЭДО заявления и приказы, но оставили допсоглашения на ПЭП, получают документ, который в споре не работает. В сервисе Добыто вид подписи задаётся на уровне типа документа, поэтому допсоглашение о режиме нельзя отправить на подписание простой подписью технически.

Ознакомление с ПВТР и графиком сменности в электронном виде решает вопрос, который на бумаге почти не решается: очерёдность. Метка времени в системе показывает, что работник открыл ПВТР до подписания договора, а график сменности — за месяц до его введения. Бумажный лист ознакомления такой доказательности не даёт.

Кейс из практики: сеть общественного питания на 1400 человек со сменными графиками переводила в электронный вид ознакомление с графиками сменности. До перехода срок сбора подписей по 60 точкам занимал от 10 до 18 дней, и месячный срок по статье 103 ТК РФ выдерживался не везде. После настройки маршрута ознакомление закрывалось за 2 дня, а выгрузка журнала подтверждала дату по каждому работнику.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В споре по электронному документу суд смотрит не на подпись, а на процедуру: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с положением, зафиксирован ли порядок идентификации при подписании. Технически исправная подпись при отсутствии описанного порядка идентификации спор не выигрывает. Проверьте по своему локальному акту, описан ли этот порядок вообще, — чаще всего его там нет.»

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и отдельно смотрим, способен ли работник пользоваться системой на деле, а не по подписи в журнале ознакомления. Первые дни работы человека в КЭДО — зона повышенного риска, и значимые действия в этот период стоит подтверждать вне системы.

Стоимость перевода трудовых договоров и учёта рабочего времени в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» действует минимальная оплата в 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников, поэтому компании до 25 человек обычно считают по «Старту». Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними — на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП выпускается через партнёров-удостоверяющих центров, ПЭП и УНЭП для сотрудников выдаются бесплатно на всех тарифах.

Выводы

Режим рабочего времени и времени отдыха попадает в трудовой договор по остаточному принципу: общая часть остаётся в ПВТР, а в договор идёт то, чем график конкретного работника от неё отличается. Семь элементов статьи 100 ТК РФ дают удобный чек-лист для сверки, а шесть категорий работников — готовые наборы формулировок. Условие о ненормированном дне пишется всегда и всегда сопровождается продолжительностью дополнительного отпуска. Изменения 144-ФЗ добавили к этому новые лимиты сверхурочной работы, единый порядок её оплаты и пятидневный срок ответа на заявление о неполном рабочем времени.

Основная сложность не в тексте договора, а в том, чтобы ПВТР, график сменности, табель и допсоглашения не расходились между собой и подтверждались датами. Мы в Добыто собираем эти документы в один маршрут с фиксацией времени ознакомления и подписания, чтобы при проверке ГИТ или в трудовом споре очерёдность действий подтверждалась выгрузкой, а не устными объяснениями кадровой службы.

Частые вопросы

Нужно ли указывать в трудовом договоре точное время обеденного перерыва?

Только если оно отличается от установленного в ПВТР. Если в правилах написано «перерыв 60 минут в интервале с 13:00 до 14:00», а работник обедает так же, дублировать условие не нужно. Указывать обязательно, когда перерыв смещён, разбит на части или его продолжительность отличается от общей. Границы, за которые выходить нельзя, задаёт статья 108 ТК РФ: от 30 минут до 2 часов, в рабочее время перерыв не включается.

Что писать в договоре дистанционного работника, если он сам определяет режим?

По статье 312.4 ТК РФ режим работник определяет по своему усмотрению, если иное не установлено коллективным договором, ЛНА или трудовым договором. Если компанию это устраивает, отдельного условия не нужно. Если нужны часы доступности, в договор вносятся время взаимодействия с работодателем, порядок и сроки ответа на сообщения, а также порядок вызова работника в офис. Без этих формулировок требовать выхода на связь в конкретные часы работодатель не вправе.

Можно ли установить в трудовом договоре рабочую неделю больше 40 часов?

Нет. Статья 91 ТК РФ ограничивает нормальную продолжительность рабочего времени 40 часами в неделю, и условие договора, ухудшающее положение работника по сравнению с законом, не применяется. Работа сверх нормы оформляется как сверхурочная с письменным согласием работника, учётом часов и оплатой по статье 152 ТК РФ либо как ненормированный рабочий день с дополнительным отпуском.

Нужно ли дополнительное соглашение при переводе работника на другой график сменности?

Если сменный режим уже установлен договором, а меняется только расстановка смен, достаточно нового графика сменности, доведённого до работника не позднее чем за месяц до введения. Дополнительное соглашение требуется, когда меняется само условие: работник переходит с односменного режима на сменный, меняется учётный период суммированного учёта или продолжительность смены, зафиксированная в договоре.

Договор считается незаключённым, если условие о режиме забыли внести?

Нет. Часть 3 статьи 57 ТК РФ прямо говорит, что отсутствие обязательных условий не является основанием признать договор незаключённым. Недостающие условия дописываются приложением к договору или отдельным письменным соглашением — оба варианта становятся неотъемлемой частью договора. Основанием для штрафа по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ пробел при этом остаётся, поэтому закрывать его лучше до проверки.

Можно ли подписать допсоглашение об изменении режима простой электронной подписью?

В информационной системе работодателя — нет. По статье 22.3 ТК РФ трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, договор о материальной ответственности и ученический договор работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. ПЭП для этих документов допустима только на портале «Работа в России» в виде подписи через ЕСИА. Для заявлений, уведомлений и ознакомления с ЛНА простая подпись подходит.

Как оформить режим работы совместителя, если он работает по два часа в разные дни?

В договоре указываются конкретные дни работы и количество часов в каждый из них. Ограничения статьи 284 ТК РФ соблюдаются в двух измерениях сразу: не более четырёх часов в день и не более половины месячной нормы рабочего времени за учётный период. В дни, когда по основному месту работник свободен от исполнения обязанностей, он может работать полный день, — это условие тоже фиксируется отдельной фразой, иначе такие дни придётся оформлять как сверхурочную работу.