Трудовой договор оформляет приём на работу, и сроки первого дня отсчитываются либо от даты начала работы, либо от даты приказа. До подписания договора работник знакомится под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами по статье 68 ТК РФ, до начала работы проходит вводный инструктаж. Приказ о приёме работодатель вправе издать на основании заключённого договора, но не обязан: если издал, объявляет работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 уходит в Социальный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа об оформлении трудовых отношений. Путаница между этими двумя точками отсчёта даёт просрочку отчётности при полностью правильном комплекте документов.
Дальше разберём комплект документов по статье 65 ТК РФ и то, что требовать нельзя, обязательные условия договора, очерёдность ознакомления с ЛНА и вводного инструктажа, порядок подачи сведений в СФР и военкомат. Покажем, какие действия первого дня закон разрешает увести в электронный вид, а какие оставляет на бумаге. Сценарная таблица по дистанционным работникам, совместителям, иностранцам и несовершеннолетним, размеры штрафов, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите трудовой договор по основному месту работы в конструкторе: разделы предмета, испытания, оплаты, рабочего времени и отпуска формируются вместе с таблицей реквизитов сторон, на выходе получается файл .docx.
Какие действия привязаны к первому дню, а какие к другим точкам отсчёта
Первый рабочий день нового сотрудника состоит из действий с тремя разными точками отсчёта: часть закрывается до подписания договора, часть в день начала работы, часть в считанные дни после. Ниже — сроки, которые проверяет государственная инспекция труда при плановом мероприятии и при жалобе работника.
| Действие кадровика | Срок | От чего считается |
|---|---|---|
| Ознакомление с ЛНА под подпись | до подписания трудового договора | момент подписания договора, ст. 68 ТК РФ |
| Письменный договор в двух экземплярах при фактическом допуске к работе | не позднее 3 рабочих дней | день фактического допущения к работе, ст. 67 ТК РФ |
| Вводный инструктаж по охране труда | до начала работы | первый рабочий день |
| Объявление приказа о приёме под роспись | трёхдневный срок | день фактического начала работы, ст. 68 ТК РФ |
| Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР | не позднее следующего рабочего дня | день издания приказа или иного документа об оформлении |
Из таблицы следует практический порядок: если приказ издан день в день с выходом работника, отчётность в СФР закрывается на следующий рабочий день, а на ознакомление с приказом остаётся ещё два дня. Если приказ издаётся позже, срок ЕФС-1 сдвигается вместе с ним, но срок письменного оформления договора не сдвигается никогда.
Образцы кадровых документов для оформления приёма
Комплект под первый день: начните с трудового договора по основному месту работы, остальное подтягивается к нему.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Личная карточка работника | Скачать |
Документы работника: закрытый перечень и то, что требовать нельзя
Перечень статьи 65 ТК РФ закрытый, и он разложен на три слоя, которые в жизни постоянно смешивают: обязательные для всех, обязательные для отдельных категорий и те, что работник приносит по собственной инициативе.
Обязательных позиций шесть: паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии — справка из МВД; трудовая книжка или сведения о предыдущей трудовой деятельности, кроме случаев, когда человек устраивается впервые или идёт по совместительству; СНИЛС; документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву; документы об образовании и повышении квалификации; медицинская книжка для работников образования, торговли, медицины и общественного питания. Деталь про справку из МВД обычно теряется, а она рабочая для компаний, которые нанимают приезжих.
Отдельным слоем идут справки под должность. Справка об отсутствии судимости требуется там, где к работе не допускаются лица с непогашенной судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию, в первую очередь в педагогике. Она может быть и бумажной, и электронной с подписью представителя МВД. Рядом стоит справка об отсутствии наказания по КоАП за употребление запрещённых средств.
Дополнительные документы привязаны не к должности, а к категории работника: согласие родителя или представителя на заключение договора с подростком младше 15 лет; разрешение опеки на трудоустройство лица младше 14 лет; согласие представителя или опеки для сироты; справка с основного места работы для внешнего совместителя, которого берут на вредное производство или опасные работы; медицинское заключение для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера; договор добровольного медицинского страхования для высококвалифицированных специалистов, временно находящихся в России; сведения об имуществе и доходах для должностей с коррупционными рисками. Для иностранного работника проверяется патент или разрешение на работу, для постоянно проживающих — вид на жительство.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Перечень статьи 65 расширяется только федеральным законом, указом Президента или постановлением Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают, поэтому просьбу службы безопасности принести справку о доходах с прошлого места или характеристику кандидат вправе не выполнять, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Перед тем как запрашивать документ сверх перечня, проверьте, каким из трёх актов он предусмотрен.»
ИНН и свидетельства о рождении детей в перечень не входят. Налоговая не откажет в приёме отчётов, где ИНН физического лица не указан, а свидетельства о рождении работник приносит сам и в бухгалтерию, когда хочет получить вычет или воспользоваться гарантиями. Место этих документов не в личном деле, а в расчётном контуре.
Важный нюанс из практики: справка с основного места работы для совместителя на вредных условиях — тот пункт, на котором компании попадают регулярно. Смысл нормы в том, что человек не может работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству. Не выяснили, взяли, работник отработал два года в двойной вредности — отвечать за это будет работодатель.
Трудовой договор: что проверить в тексте до подписи
Договор заключается письменно в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Фактический допуск к работе с ведома работодателя приравнивается к заключению договора, и после такого допуска письменный документ оформляется не позднее трёх рабочих дней. Обязательный состав условий: место работы, трудовая функция, дата начала работы, а для срочного договора — срок и причина срочности, условия оплаты, режим рабочего времени и времени отдыха, условия труда на рабочем месте, гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: если договор на нескольких листах, собирайте подписи на каждой странице. Требования такого в норме нет, это практика, но она снимает возможность подмены листа: сшивка с печатью сохраняется не всегда, а подписанная страница закрывает спор о содержании сразу.
Основания для срочного договора перечислены в статье 59 ТК РФ, перечень закрытый, минимальный срок законом не установлен. С 1 сентября 2026 года предельная численность работников, с которыми субъект малого предпринимательства заключает срочные договоры по соглашению сторон, увеличена с 35 до 70 человек Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Тот же закон расширил запрет на испытание.
Внимание: с 1 сентября 2026 года испытательный срок нельзя устанавливать женщинам с детьми до трёх лет, раньше запрет распространялся на женщин с детьми до полутора лет. Шаблон договора с прежней формулировкой об испытании после этой даты создаёт условие, ухудшающее положение работника.
Наименование должности берётся из штатного расписания, а штатное расписание с 1 января 2026 года сверяется с новым классификатором профессий ОК 016-2025, введённым приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, дополнительные соглашения к действующим договорам и обновление справочников в кадровой программе.
Оклад сверяется не с федеральным МРОТ, а с региональным. С 1 января 2026 года федеральный минимальный размер оплаты труда — 27 093 рубля в месяц, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ ниже федерального быть не может и обычно выше.
Полезно знать: право не принимать локальные акты и работать по типовой форме договора есть у микропредприятий — это до 15 человек, а не до 100, как у малых предприятий. Категорию проверяйте по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти.
Ознакомление с ЛНА и вводный инструктаж: очерёдность, которую проверяет ГИТ
Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными актами, связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора. Ознакомление во время подписания — допустимая практическая уступка, ознакомление после подписания — уже нарушение. На бумаге очерёдность подтверждается только датой, проставленной от руки, и в споре эта дата легко оспаривается. В электронном виде вопрос закрывает метка времени: система фиксирует, что лист ознакомления подписан раньше договора, с точностью до минуты. В Добыто ознакомление с ЛНА идёт отдельным маршрутом, который закрывается до того, как карточка трудового договора становится доступной для подписания.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Требование ознакомить с локальными актами до подписания договора выглядит формальным, пока не доходит до спора: на бумаге очерёдность подтверждает только дата, написанная от руки, и работник в суде говорит, что подписал всё одной стопкой. Ознакомление во время подписания практика допускает, после подписания — уже нарушение. Откройте свой лист ознакомления и посмотрите, отличается ли его дата от даты договора хотя бы на день.»
Вводный инструктаж проводит специалист по охране труда либо иное лицо, назначенное приказом; если специалиста в штате нет, это может быть руководитель организации. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника, а не служба охраны труда и не начальник соседнего подразделения. Проводящий инструктаж сам должен быть обучен в учебном центре: если протокола и удостоверения нет, записи в журнале правового значения не имеют.
Факт: за инструктаж, проведённый не тем лицом, штраф на юридическое лицо составляет от 50 000 до 80 000 рублей. Это тот аргумент, который стоит показать руководителю, если он не согласен передавать инструктаж линейным начальникам.
Освобождение от инструктажа на рабочем месте строится от фактических опасностей, а не от слова «офисный». Начальник отдела, который выезжает на производственные объекты и передвигается по стройке, освобождению не подлежит, даже если по спецоценке у него класс 2. Юриста освободить можно, если он не выезжает в суды в рабочее время. Педагогических работников освобождать нельзя: они ходят с детьми в походы и ездят на соревнования, где спектр опасностей шире офисного.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как закрыть первый рабочий день нового сотрудника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите и проверьте документы по статье 65 ТК РФ, отдельно сверьте требования под конкретную должность: справка о несудимости, медкнижка, справка с основного места для совместителя на вредных.
- Шаг 2. Возьмите согласие на обработку персональных данных и, если компания ведёт КЭДО, письменное согласие работника на электронное взаимодействие по статье 22.2 ТК РФ.
- Шаг 3. Ознакомьте работника с ЛНА под подпись: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных, положение о КЭДО, должностная инструкция.
- Шаг 4. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах, на экземпляре работодателя получите отметку работника о получении своего экземпляра.
- Шаг 5. Проведите вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте, оформите записи в журналах силами тех, кто вправе их проводить.
- Шаг 6. Издайте приказ о приёме, если компания его издаёт, и объявите работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.
- Шаг 7. Отправьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа, внесите запись в трудовую книжку или электронные сведения и передайте данные о военнообязанных в военный комиссариат.
Приказ о приёме и ЕФС-1: что уходит в СФР и в какой срок
Приказ о приёме перестал быть обязательным документом: работодатель вправе издать его на основании заключённого трудового договора. Издали — содержание приказа должно соответствовать условиям договора, приказ объявляется работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы, а по требованию работника выдаётся заверенная копия. Расхождение между окладом в приказе и окладом в договоре — типовая находка инспектора, потому что приказ чаще всего делает программа, а договор правят руками.
Сведения о приёме подаются в составе подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Действующие сроки и порядок заполнения по всем кадровым мероприятиям опубликованы в базе знаний Социального фонда России по форме ЕФС-1: там же разведены сроки для приёма, перевода, увольнения и договоров ГПХ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Форма СЗВ-ТД не существует с 2023 года, сведения о трудовой деятельности идут в составе ЕФС-1, но в обучающих роликах и статьях старое название встречается до сих пор. Мы не берём из таких источников сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже. Перед тем как опереться на чужой материал по кадровому оформлению, посмотрите на дату и проверьте в нём хотя бы одну форму.»
После приёма закрывается ещё три действия: запись в трудовую книжку или внесение сведений в электронную трудовую книжку, регистрация в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей, передача данных о военнообязанных в военный комиссариат. Для работника, устроившегося впервые, электронная трудовая книжка заводится работодателем.
Что из первого дня можно оформить электронно, а что останется на бумаге
КЭДО вводится по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, и до его введения электронные кадровые документы правового основания не имеют. Компания издаёт приказ о введении КЭДО, утверждает положение и перечень документов и категорий работников, описывает порядок создания личного кабинета и подписания, уведомляет работников и получает письменное согласие каждого по статье 22.2 ТК РФ. Без согласия конкретного работника вести с ним электронный документооборот нельзя, и отказ от КЭДО не является основанием для отказа в приёме.
В споре работодатель доказывает четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли работник с локальным актом о КЭДО, использовал ли работник электронную подпись, получил ли работник электронный документ. Порядок здесь имеет значение: сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного цикла от приёма до увольнения не получится ни у одного сервиса.
Какой подписью подписывается трудовой договор в электронном виде
Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора о получении образования без отрыва от работы, а также для приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении определённых сторонами условий работодатель применяет УКЭП. Работник подписывает эти документы УКЭП либо УНЭП, полученной в том числе через портал госуслуг. Остальные кадровые документы допускают более простые виды подписи в порядке, который компания закрепила в положении о КЭДО. Практика по договорам займа и лизинга, где суды признают подпись кодом из SMS, к кадровым документам не переносится: в трудовых отношениях действует свой перечень и свои требования к виду подписи.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Посмотрите в своей системе, не выпадают ли выдача ключа и подписание на одну дату у новых сотрудников.»
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания были оформлены. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника, а при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Отсюда правило для первого дня: любое значимое действие нового сотрудника в системе стоит подтверждать вне системы, пока он не освоился. Суд прямо рассматривает первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибка вероятна. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и отдельно проверяем, что работник действительно способен работать в личном кабинете, а не просто расписался в журнале ознакомления.
Важный нюанс из практики: журнал действий системы не выборочный. Он показывает и то, что защищает работодателя, и то, что работает против него: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы смотрим журнал подписания до того, как спор начался, — перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.
Отдельно про инициативы. Минтруд разработал законопроект о кадровом документообороте через отечественный мессенджер MAX и об упрощении подписания договоров с дистанционными работниками. На дату публикации это проект, а не действующая норма: виды подписи для конкретных кадровых документов определяются статьями 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.
Ошибки первого дня и во что они обходятся
Цена ошибки в оформлении приёма считается не стоимостью переделки документа. Уклонение от оформления трудового договора или его ненадлежащее оформление по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей, на предпринимателя без образования юридического лица — от 5 000 до 10 000 рублей. Нарушения порядка обучения по охране труда добавляют к этому от 50 000 до 80 000 рублей на юридическое лицо. Штрафы считаются по каждому работнику и по каждому эпизоду, поэтому одна ошибка в шаблоне договора на пятьдесят человек превращается в пятьдесят нарушений.
Требования к оформлению меняются в зависимости от того, кого принимают. Универсального комплекта нет, и подстановка одного шаблона на все случаи — самая частая причина доработок после проверки.
| Сценарий приёма | Что критично в первый день | Что вторично |
|---|---|---|
| Дистанционный работник | Вид подписи под договор, порядок обмена документами, подтверждение получения работником своего экземпляра | Физическое место хранения бумажного комплекта |
| Внешний совместитель на вредные работы | Справка с основного места работы об условиях труда | Трудовая книжка: по совместительству не требуется |
| Иностранный работник | Патент, разрешение на работу или вид на жительство; допустимая доля иностранной рабочей силы по отрасли | ИНН: требовать при приёме нельзя |
| Несовершеннолетний | Согласие родителя или представителя для подростка младше 15 лет, разрешение опеки для лица младше 14 лет | Сведения о предыдущей трудовой деятельности |
| Первое место работы | Заведение электронной трудовой книжки работодателем | Бумажная трудовая книжка не оформляется |
Сценарий определяет не объём работы, а состав проверок до подписи. Совместителя на вредных без справки с основного места принимать нельзя, а иностранца с истёкшим патентом — тем более, и обе ошибки исправляются только расторжением отношений.
Когда КЭДО в первый день не нужен
Электронный документооборот не решает задачу, если в компании не закрыт бумажный контур. Микропредприятию на пять человек с одним приёмом в год выгоднее оформить комплект на бумаге: затраты на положение о КЭДО, сбор согласий и обучение сотрудников не окупятся ни временем, ни деньгами. Работнику, который письменно отказался от электронного взаимодействия, документы оформляются на бумаге столько, сколько он работает в компании, и принудить его нельзя. Если исторически сложился обмен документами по служебной почте, промежуточное состояние — когда все переписываются, но нигде это не описано — самое уязвимое: такой обмен либо закрепляют локальным актом, либо переводят в КЭДО.
Стоимость подключения КЭДО для оформления приёма
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: виды доступных подписей, кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив разведены по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | в рамках подключения |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а УКЭП выпускается через партнёров-удостоверяющих центров и в абонентскую плату не входит. Действующие условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указан порядок перехода между тарифами с пересчётом разницы пропорционально оставшемуся периоду.
Для расчёта под свою численность считайте от порога минимальной оплаты: компании до 50 человек на тарифе «Бизнес» платят фиксированные 30 000 ₽ в год, дальше стоимость растёт от числа сотрудников. Компаниям до 25 человек, которым хватает ПЭП и УНЭП, тариф «Старт» закрывает оформление приёма целиком.
Выводы
Первый рабочий день нового сотрудника держится на трёх точках отсчёта: ознакомление с ЛНА закрывается до подписания договора, письменное оформление при фактическом допуске — в течение трёх рабочих дней, отчётность в СФР — на следующий рабочий день после приказа. Перечень документов при приёме закрытый, расширить его могут только федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. Электронная форма сама по себе рисков не создаёт: споры проигрывают из-за дефектов процедуры — момента выдачи подписи, отсутствия порядка идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа.
В Добыто мы собираем кадровое оформление так, чтобы очерёдность действий фиксировалась системой, а не памятью кадровика: метка времени подтверждает, что лист ознакомления подписан раньше договора, а журнал действий выгружается к проверке или спору в готовом виде.
Частые вопросы
Нужно ли подавать ЕФС-1, если приказ о приёме не издавался?
Да. Срок в подразделе 1.1 привязан не только к приказу: сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений. Если компания отказалась от приказов и оформляет приём только договором, точкой отсчёта становится дата заключения трудового договора.
Работник в первый день отказался от КЭДО. Что оформлять?
Отказ оформляется письменным заявлением и хранится вместе с кадровыми документами работника. Дальше весь его документооборот ведётся на бумаге, включая ознакомление с ЛНА и подписание договора, и переводить его в электронный вид без нового согласия нельзя. Отказ от КЭДО не является основанием для отказа в приёме на работу и не влияет на условия трудового договора.
Можно ли ознакомить с ЛНА после подписания договора, если работник вышел внезапно?
Нет. Статья 68 ТК РФ требует ознакомления до подписания, и ознакомление после подписания — нарушение. Если человек фактически допущен к работе раньше, чем подписан договор, порядок сохраняется: сначала ЛНА, затем договор, и на всё это есть три рабочих дня с даты допуска по статье 67 ТК РФ.
Кто проводит вводный инструктаж, если специалиста по охране труда нет в штате?
Руководитель организации либо иное лицо, назначенное приказом, при условии что оно прошло обучение в учебном центре и имеет протокол и удостоверение. Инструктаж на рабочем месте остаётся за непосредственным руководителем работника; если тот в отпуске или на больничном, его проводит замещающий из того же подразделения либо вышестоящее лицо. Директору, у которого непосредственного руководителя нет, инструктаж фиксируется им самому себе, и специалист по охране труда подпись в журнале за него не ставит.
Сколько хранятся трудовой договор и приказ о приёме?
Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно, графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет. Перевод документов в электронный вид сроки не сокращает: электронный кадровый архив хранится столько же, сколько бумажный.
Что делать, если новый работник не умеет пользоваться системой КЭДО?
Не передавать ему подписание значимых документов, пока он не начал работать в личном кабинете самостоятельно. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления, и ситуация, когда за работника подписывает кто-то другой, разрушает всю доказательственную конструкцию. На период освоения значимые действия подтверждаются вне системы, а выдача ключа и первое кадровое действие разводятся по разным датам.
