Трудовой договор: суть, срок, форма и зачем он компании

Трудовой договор по статье 56 ТК РФ — соглашение, по которому работодатель предоставляет работу по обусловленной трудовой функции и платит зарплату, а работник эту функцию выполняет и соблюдает правила внутреннего трудового распорядка. Компании он нужен как граница обязательств: того, что в нём не записано, требовать нельзя, а записанное работник обязан выполнять. Форма письменная, два экземпляра, при фактическом допуске к работе договор оформляется не позднее трёх рабочих дней (статья 67 ТК РФ). Главное различие для планирования штата: бессрочный договор действует по умолчанию, срочный заключается только по основаниям статьи 59 ТК РФ и на срок не более пяти лет, а срочный без основания суд читает как бессрочный.

Разберём обязательные условия статьи 57 и покажем, пропуск какого из них инспектор ГИТ квалифицирует как ненадлежащее оформление. Сведём в таблицу, какая подпись нужна работодателю и какая работнику при электронном заключении. Покажем, во что обходится подмена трудового договора гражданско-правовым по частям 4 и 5 статьи 5.27 КоАП. Сроки хранения, сценарная таблица по выбору срока, порядок действий, когда бумажный экземпляр требует банк или суд, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Конструктор ниже собирает трудовой договор в формате .docx: заполните реквизиты сторон, условия оплаты и рабочего времени и скачайте готовый файл.

Что трудовой договор закрывает для компании

Трудовые отношения возникают на основании трудового договора (статья 16 ТК РФ), и по статье 68 ТК РФ приём на работу оформляется именно им. Приказ о приёме работодатель вправе издать, но с ноября 2021 года не обязан: первичным документом стал договор. Раньше кадровая служба сверяла приказ, теперь весь объём обязательств сторон описан в одном документе, и ошибка в нём не исправляется вторым документом.

Для компании договор работает как ограничитель в обе стороны. Работник обязан выполнять трудовую функцию, записанную в договоре, и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Одновременно работодатель не вправе требовать работу, не обусловленную трудовым договором: статья 60 ТК РФ формулирует это прямо. Все привычные управленческие инструменты — дисциплинарное взыскание, отстранение, увольнение за неисполнение обязанностей — опираются на то, что обязанность зафиксирована письменно.

Вторая функция — защита в споре. В трудовом споре бремя доказывания правомерности действий лежит на работодателе, и подтверждать он будет по документам. Если условие о режиме, месте работы или размере оплаты в договоре не описано, доказывать его придётся косвенно, через ЛНА, табели и переписку, и такое доказывание работодатель проигрывает чаще.

Образцы трудового договора и сопутствующих кадровых документов

Комплект для оформления приёма и последующих изменений условий; начните с формы трудового договора по основному месту работы.

Обязательные условия статьи 57: что нельзя пропустить

Статья 57 ТК РФ делит содержание договора на две части: сведения (ФИО работника, наименование работодателя, данные документа, удостоверяющего личность, ИНН, место и дата заключения) и обязательные условия. Пропуск любого элемента не делает договор незаключённым и не даёт права его расторгнуть: недостающие сведения вносятся прямо в текст, недостающие условия оформляются приложением либо отдельным соглашением сторон. Для ГИТ это всё равно ненадлежащее оформление трудового договора, то есть состав по части 4 статьи 5.27 КоАП.

Ниже сведено, что именно теряет компания, когда конкретное условие в договоре не описано.

Отдельно проверяется размер оплаты: заработная плата за полностью отработанную норму не может быть ниже МРОТ, который с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля. Сверять нужно с региональным значением по статье 133.1 ТК РФ, а оно обычно выше: в Москве на 2026 год установлено 32 916 рублей.

Срок трудового договора: когда бессрочный, когда срочный

Период трудового договора определяется статьёй 58 ТК РФ. По умолчанию договор заключается на неопределённый срок, и если условие о сроке в тексте не оговорено, договор считается бессрочным. Срочный заключается не более чем на пять лет и только тогда, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределённый срок с учётом характера предстоящей работы или условий её выполнения. Договор на срок свыше пяти лет допускается лишь в случаях, прямо названных в Кодексе или федеральном законе.

Основания разведены по двум частям статьи 59. Часть 1 — случаи, когда срочный договор заключается независимо от согласия сторон: замещение временно отсутствующего работника, сезонные работы, работы за пределами обычной деятельности организации, стажировка. Часть 2 — случаи, когда стороны вправе договориться о срочности, но не обязаны: поступающие на работу пенсионеры по возрасту, совместители, руководители и главные бухгалтеры, работники субъектов малого предпринимательства.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ошибка с основанием стоит дороже ошибки в сроке. Срочный договор, заключённый без достаточных к тому оснований, суд признаёт заключённым на неопределённый срок, и увольнение по истечении срока рассыпается вместе с ним. Вторая типовая ситуация: срок истёк, ни одна из сторон не потребовала расторжения, работник продолжает работать. Условие о срочном характере утрачивает силу автоматически, договор становится бессрочным, и никакого нового документа для этого не нужно.

Сценарная таблица ниже показывает, что критично проверить до подписания в каждой из типовых ситуаций.

Срок допустимо указывать событием, а не календарной датой, и для замещения временно отсутствующего работника это единственный рабочий вариант: точный день выхода основного сотрудника заранее не известен никому.

Форма трудового договора: бумага и электронный вид

Статья 67 ТК РФ требует письменной формы в двух экземплярах, каждый подписывается сторонами. Один передаётся работнику, второй хранится у работодателя, и на экземпляре работодателя должна стоять отметка работника о получении своего экземпляра. Если работник фактически допущен к работе с ведома или по поручению работодателя, договор оформляется письменно не позднее трёх рабочих дней со дня допуска. Порядок оформления приёма подробно разобран в памятке ГИТ работодателю по заключению трудового договора, где перечислены и сведения, и обязательные условия в той последовательности, в которой их проверяет инспектор.

Электронная форма закреплена статьями 22.1-22.3 ТК РФ, введёнными Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Трудовой договор входит в перечень документов, которые допустимо создавать, подписывать и хранить без дублирования на бумаге. Но право вести КЭДО у компании появляется не с момента покупки системы, а после четырёх действий: приказ о введении КЭДО, положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, письменное согласие каждого работника по статье 22.2 ТК РФ.

В практике Добыто HR-специалисты чаще всего спотыкаются именно на согласиях: приказ издан, положение утверждено, перечень документов согласован, а письменные согласия собраны не по всем сотрудникам из перечня. Перечень и согласия сверяются пофамильно до запуска: расхождение между ними всплывает уже в споре.

Важный нюанс из практики: если в компании исторически сложился обмен кадровыми документами по электронной почте, его нужно либо закрепить локальным нормативным актом, либо переводить в КЭДО. Суды признают такую переписку при двух условиях: обмен системный и устойчивый, а не разовый, и порядок обмена описан в локальном акте. Промежуточное состояние, когда переписка идёт, но нигде не описана, самое уязвимое.

Какая подпись нужна для трудового договора

Виды электронной подписи разведены 63-ФЗ и статьёй 22.3 ТК РФ, и для трудового договора требования жёстче, чем для остальных кадровых документов. Работодатель в собственной информационной системе подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор только усиленной квалифицированной подписью. Работник в той же системе использует УКЭП или УНЭП: простая электронная подпись для этих договоров в системе работодателя не подходит. Простая подпись работника допустима для остальных документов и при условии, что соглашением сторон установлены правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Выбор платформы меняет не удобство, а состав допустимых подписей. Компания, которая планировала выдать сотрудникам ПЭП и подписывать ею всё подряд, на трудовом договоре в своей системе останавливается и возвращается к УНЭП.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, и ничего дополнительно оформлять не нужно. А для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только из соглашения между участниками обмена, и именно это соглашение теряют чаще всего. Проверьте, есть ли у вас с каждым работником подписанное соглашение об использовании неквалифицированной подписи: без него ваши электронные договоры держатся на честном слове.»

Как заключить трудовой договор в электронной форме: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Издайте приказ о введении КЭДО и утвердите положение о кадровом электронном документообороте: порядок создания личного кабинета работника, порядок формирования и подписания электронных документов, порядок идентификации при подписании.
2. Шаг 2. Утвердите перечень документов и категорий работников, в отношении которых применяется КЭДО. Трудовой договор включается в перечень явно, а не подразумевается.
3. Шаг 3. Уведомите работников о переходе и соберите письменное согласие каждого по статье 22.2 ТК РФ. Для новых сотрудников согласие берётся при приёме, до подписания договора.
4. Шаг 4. Подпишите с работником соглашение об использовании неквалифицированной подписи и ознакомьте его с положением о КЭДО с фиксацией факта ознакомления.
5. Шаг 5. Выпустите работнику подпись и зафиксируйте в системе, когда, кем и при каких обстоятельствах выдан ключ. Дату выдачи разведите с датой первого кадрового действия.
6. Шаг 6. Сформируйте трудовой договор в системе, подпишите со стороны работодателя УКЭП и направьте работнику на подписание.
7. Шаг 7. Убедитесь, что работник получил электронный документ, и сохраните выгрузку журнала действий по договору: дату отправки, дату доставки, дату подписания.

Факт получения электронного документа работником доказывается отдельно от факта подписания, и седьмой шаг закрывает именно это обстоятельство. В сервисе Добыто журнал действий по каждому документу выгружается из личного кабинета без обращения в поддержку, и мы просим кадровиков смотреть его до конфликта, а не после.

Что проверить до первого электронного договора

Перед тем как отправлять работнику первый договор в электронном виде, пройдите пять пунктов. Каждый из них суды разбирают по отдельности.

1. Описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, а не только порядок доступа в личный кабинет.
2. Фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи и не совпадает ли эта дата с датой значимого кадрового действия.
3. Есть ли письменное согласие на КЭДО и соглашение об использовании неквалифицированной подписи по каждому работнику из перечня.
4. Способен ли работник фактически работать в системе. Оценивается фактическая способность, а не подпись в журнале ознакомления.
5. Выгружается ли журнал действий в читаемом виде и видно ли по нему, кто и когда открывал документ.

Важный нюанс из практики: перед раскаткой на всю компанию мы в Добыто закладываем пилотную группу и смотрим, как в системе работает линейный персонал, а не кадровая служба. Когда работник не разобрался и за него подписывает кто-то другой, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию, а система фиксирует это в журнале.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В споре доказывание идёт в жёстком порядке: сначала право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Начинайте аудит с приказа, положения и перечня, а не с логов системы.»

Когда трудовой договор заменяют договором ГПХ и во что это обходится

Статья 15 ТК РФ прямо запрещает заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения. Статья 19.1 ТК РФ описывает механизм обратного хода: отношения признаются трудовыми судом, государственным инспектором труда или самим заказчиком по письменному заявлению исполнителя, а неустранимые сомнения толкуются в пользу трудовых отношений. Признанные трудовыми отношения считаются возникшими со дня фактического допуска к работе, а не со дня решения.

Разделительная линия проходит по предмету. В трудовом договоре оплачивается процесс: работник выполняет трудовую функцию регулярно, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, работает на рабочем месте и получает зарплату не реже чем каждые полмесяца. В договоре ГПХ оплачивается результат: конкретный объём работ или услуга, приёмка по акту, исполнитель сам определяет режим и не встроен в оргструктуру.

Сколько стоит подмена договора

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП: должностные лица — от 10 000 до 20 000 рублей, индивидуальные предприниматели — от 5 000 до 10 000 рублей, юридические лица — от 50 000 до 100 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 той же статьи даёт дисквалификацию должностного лица на срок от 1 года до 3 лет, штраф ИП от 30 000 до 40 000 рублей и штраф юридического лица от 100 000 до 200 000 рублей.

Штраф здесь не главная статья расходов. За переквалификацией идут доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период с пенями, оплата отпусков и больничных, которых исполнитель по ГПХ не получал, и восстановление кадрового учёта задним числом по человеку, которого в штатном расписании не было. Считать нужно всю цепочку, а не строку с административным штрафом.

Когда трудовой договор не нужен

Есть ситуации, где трудовой договор избыточен и оформлять его не следует. Разовая задача с измеримым результатом и приёмкой по акту закрывается договором подряда или возмездного оказания услуг. Работа самозанятого, у которого несколько заказчиков, нет графика и нет подчинения распорядку, тоже остаётся в гражданско-правовой плоскости. Критерий один: если вы не управляете процессом и не встраиваете человека в оргструктуру, трудового договора здесь быть не должно.

Обратная ошибка встречается не реже. Компания оформляет договором ГПХ курьера, который ежедневно выходит в смену по графику, получает оплату два раза в месяц и подчиняется старшему смены. Формально это подряд, фактически — трудовые отношения со дня допуска.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронная форма договора сама по себе нарушением не является: электронный документ признан письменным доказательством и в арбитражном, и в гражданском процессе. Проигрывают не из-за формата, а из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Фразу «электронный документ суд не примет» я прошу не повторять, она противоречит нормам о письменных доказательствах.»

Изменение и прекращение: статьи 72, 74 и основания статьи 77

Изменение определённых сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон и оформляется дополнительным соглашением в письменной форме (статья 72 ТК РФ). Односторонний вариант описан статьёй 74: при изменении организационных или технологических условий труда работодатель вправе изменить условия договора, кроме трудовой функции, письменно уведомив работника не позднее чем за два месяца. Трудовую функцию статья 74 менять не позволяет, и попытка провести через неё смену должности разворачивается в суде.

Общие основания прекращения собраны в статье 77 ТК РФ: соглашение сторон, истечение срока трудового договора, инициатива работника, инициатива работодателя, перевод к другому работодателю или переход на выборную должность, отказ работника от продолжения работы при смене собственника имущества или реорганизации, отказ от продолжения работы при изменении условий по статье 74, отказ от перевода по медицинскому заключению, отказ от перевода вместе с работодателем в другую местность, обстоятельства, не зависящие от воли сторон, и нарушение установленных правил заключения договора. Формулировка приказа и запись в трудовой книжке или в сведениях о трудовой деятельности должны совпадать с пунктом статьи 77 дословно.

Расхождение между основанием в приказе и в договоре — типовой дефект при увольнении по истечении срока. Если срочность договора уже утратила силу, пункт 2 части 1 статьи 77 применить нельзя, и увольнение по нему становится незаконным.

Сколько экземпляров, сколько хранится и что делать, когда требуют бумажный договор

Экземпляров два, и это не формальность отчётности: отметка работника о получении своего экземпляра на экземпляре работодателя — доказательство исполнения обязанности по статье 67 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель обязан безвозмездно выдать документы, связанные с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (статья 62 ТК РФ). При введённом КЭДО заверенные надлежащим образом документы выдаются на бумажном носителе в тот же срок.

Ситуация, ради которой этот раздел и написан: банк, суд, консульство или сам работник требуют бумажный трудовой договор, а договор существует только электронно. Распечатка электронного документа оригиналом не становится — это его копия. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Сроки хранения от формы не зависят. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних документов. В КЭДО действуют те же сроки, и это отдельная строка требований к системе: договор, подписанный сегодня, должен читаться и проверяться через десятилетия.

Стоимость перевода трудовых договоров в электронный вид: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и того, нужны ли УКЭП и интеграция с 1С. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: тариф повышается или понижается в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому отдельной строки расходов на подпись для трудового договора у компании не возникает. УКЭП, если она нужна руководителю или подписанту, получается через партнёров-удостоверяющих центров.

Выводы

Трудовой договор задаёт границы взаимных обязательств, и всё, что не попало в его текст, компания не сможет ни потребовать, ни доказать. Обязательные условия статьи 57 проверяются инспектором по списку, срок определяется статьями 58 и 59 и при слабом основании превращается в бессрочный, форма может быть электронной, но требует УКЭП со стороны работодателя и построенного по правилам статей 22.1-22.3 КЭДО. Подмена трудового договора гражданско-правовым обходится дороже штрафа по части 4 статьи 5.27 КоАП: за ней идут доначисления, восстановление учёта и пересчёт выплат.

В практике Добыто трудовой договор чаще всего становится первым документом, который компания переводит в электронный вид, и одновременно первым местом, где всплывают пробелы в положении о КЭДО и в согласиях. Мы собираем комплект локальных актов и перечень документов до запуска, а не после первого спорного увольнения.

Частые вопросы

Что будет, если работник не приступил к работе в оговорённый день?

Работодатель вправе аннулировать трудовой договор по статье 61 ТК РФ. Аннулированный договор считается незаключённым, но это не лишает работника права на обеспечение по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая в период со дня заключения договора до дня аннулирования. Аннулирование оформляется приказом, отдельного согласия работника для этого не требуется.

Обязателен ли приказ о приёме на работу, если трудовой договор подписан?

С 22 ноября 2021 года работодатель вправе издать приказ на основании заключённого трудового договора, но не обязан: статья 68 ТК РФ говорит, что приём оформляется трудовым договором. На практике приказ по форме Т-1 оставляют, потому что на его реквизиты завязаны учётные системы, личные карточки и внутренние регламенты. Если приказ не издаётся, во всех внутренних документах ссылка идёт на номер и дату трудового договора.

Можно ли перевести действующих сотрудников на электронные трудовые договоры без их согласия?

Нет. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника, и без него использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим сотрудником нельзя. Ведение КЭДО в отношении несогласившегося работника может быть признано незаконным при проверке или в споре, а подписанные так документы теряют доказательственную силу. Отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или отказа в приёме.

Какой максимальный испытательный срок и кому его нельзя устанавливать?

Общий срок испытания по статье 70 ТК РФ — до трёх месяцев, для руководителей организаций, их заместителей и главных бухгалтеров — до шести месяцев. При договоре на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель. С 1 сентября 2026 года запрет на установление испытания расширен: он охватывает женщин с детьми до трёх лет, тогда как раньше действовал в отношении женщин с детьми до полутора лет. Если условие об испытании в договоре не записано, работник считается принятым без испытания.

Что происходит, если срок срочного договора истёк, а работник продолжает работать?

Условие о срочном характере утрачивает силу, и договор считается заключённым на неопределённый срок. Для этого достаточно двух обстоятельств: ни одна из сторон не потребовала расторжения в связи с истечением срока и работник продолжает работу после истечения. Дополнительное соглашение оформлять не нужно, но уволить такого сотрудника по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ уже нельзя.

Можно ли заключить срочный трудовой договор с пенсионером или совместителем?

Да, но только по соглашению сторон и по части 2 статьи 59 ТК РФ, куда входят поступающие на работу пенсионеры по возрасту и лица, поступающие на работу по совместительству. Обязательным такой договор не становится: если работник настаивает на бессрочном, навязать срочность нельзя, а односторонне установленная срочность признаётся судом отсутствующей. Согласие сторон должно быть видно из самого текста договора, а не подразумеваться.