Трудовой договор: пошаговый порядок заключения 2026

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, и после фактического допуска работника к работе у кадровой службы есть три рабочих дня на его оформление (статья 67 ТК РФ). Порядок действий фиксированный: собрать документы по статье 65, ознакомить работника с локальными нормативными актами под подпись до подписания договора, подписать оба экземпляра, при необходимости издать приказ и не позднее следующего рабочего дня подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России. Главное различие в процедуре — срок договора: бессрочный заключается по общему правилу и не требует обоснования, срочный допустим только по основаниям статьи 59, а при неверном основании суд признаёт его заключённым на неопределённый срок.

Разберём состав обязательных сведений и условий по статье 57, границы испытательного срока после поправок 2026 года и формулировки, которые инспектор ГИТ читает как нарушение. Покажем, что собрать до подписания и как проверить комплект перед отправкой сведений в СФР. Отдельно смотрим электронное подписание: какой подписью работодатель и работник подписывают трудовой договор по статье 22.3 ТК РФ и что должно быть готово в компании до этого. Сценарии для дистанционных работников, совместителей и иностранцев, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите текст договора в конструкторе: он подставит реквизиты сторон и сформирует разделы о предмете, испытании, оплате, рабочем времени и отпуске в файле .docx.

Форма, экземпляры и сроки оформления трудового договора

Договор составляется в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Один экземпляр передаётся работнику, второй хранится у работодателя, и на экземпляре работодателя работник ставит подпись о получении своего экземпляра. Это требование статьи 67 ТК РФ, и подпись о получении инспектор проверяет отдельно от подписи под самим договором.

Если человека допустили к работе с ведома или по поручению работодателя без письменного договора, договор считается заключённым, а оформить его на бумаге нужно в течение трёх рабочих дней со дня фактического допущения. Отсчёт идёт от дня выхода, а не от дня, когда до документа дошли руки. Отдельный сюжет — допуск неуполномоченным лицом: по статье 67.1 ТК РФ работодатель, который отказался признать такие отношения, обязан оплатить фактически отработанное время, а к самому сотруднику, допустившему человека без полномочий, применяется ответственность.

Дата начала работы и дата подписания договора могут не совпадать. Договор вступает в силу со дня подписания либо со дня фактического допущения, работник обязан приступить к работе в день, указанный в договоре, а если такой день не указан — на следующий рабочий день после вступления договора в силу. Не вышел в первый день без предупреждения — работодатель вправе аннулировать договор по статье 61 ТК РФ, и договор считается незаключённым. Аннулирование не лишает работника права на пособие по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая в период со дня заключения договора до дня аннулирования.

Состав договора закрыт статьёй 57 ТК РФ и делится на три группы, у каждой из которых своя логика исправления ошибок.

Пропуск обязательного условия не делает договор незаключённым и не даёт основания его расторгнуть: часть 3 статьи 57 прямо описывает механизм дооформления. На практике это означает, что при проверке спорить нужно не о действительности договора, а о том, оформлено ли приложение и подписано ли оно обеими сторонами.

Образцы кадровых документов для оформления приёма на работу

Комплект собран под один приём на работу: начните с шаблона трудового договора, остальное подстраивается под ситуацию.

Что собрать до подписания договора

Перечень документов, которые предъявляет поступающий на работу, закрыт статьёй 65 ТК РФ: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случаев совместительства и первого трудоустройства; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учёта; документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву; документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний. Для отдельных должностей добавляются справка о наличии или отсутствии судимости и справка об административном наказании за потребление наркотических средств.

Требовать документы сверх этого перечня запрещено, если обязанность их представить не установлена ТК РФ, федеральными законами, указами Президента или постановлениями Правительства. Просьба принести характеристику с прошлого места, справку о доходах или согласие супруга — самостоятельное нарушение, а не безобидная формальность.

Параллельно кадровая служба готовит свою часть комплекта, и именно она обычно оказывается недособранной. Должность должна быть в штатном расписании, её наименование — соответствовать классификатору ОК 016-2025, который применяется с 1 января 2026 года взамен ОК 016-94. Если в штатном расписании остались старые наименования или коды, до приёма нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, а по действующим работникам — дополнительные соглашения.

Чек-лист проверки перед подписанием

1. Штатное расписание. Должность есть, наименование совпадает с тем, что пойдёт в договор и в подраздел 1.1 ЕФС-1.
2. Полномочия подписанта. Директор действует по уставу, иной представитель — по доверенности, и её реквизиты внесены в договор.
3. Документы работника. Комплект по статье 65 получен, копии сняты в объёме, который обоснован целью обработки.
4. Согласие на обработку персональных данных. Подписано до начала обработки, цели и перечень данных описаны конкретно.
5. Локальные нормативные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных, должностная инструкция готовы к ознакомлению.
6. Медицинский осмотр. Для категорий из статьи 213 ТК РФ и для лиц до 18 лет пройден до подписания договора, заключение приложено.
7. Обязательные условия. Место работы, трудовая функция, дата начала, оплата, режим и условия труда на рабочем месте по результатам спецоценки внесены в текст.

Порядок ознакомления с локальными актами задан частью 3 статьи 68 ТК РФ и нарушается чаще остального: ознакомить нужно до подписания трудового договора, а не в тот же день после и не на следующей неделе. Лист ознакомления с датой раньше даты договора — это то, что инспектор ищет в первую очередь.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В практике Добыто комплект внутренних документов под приём собирается один раз и дальше работает как шаблон: набор локальных актов для ознакомления, форма согласия на обработку персональных данных и маршрут подписания привязываются к типу должности, а кадровик при каждом новом приёме только подставляет данные работника.

Срок трудового договора: бессрочный или срочный

По статье 58 ТК РФ договор заключается на неопределённый срок либо на срок не более пяти лет. Бессрочный — правило, срочный — исключение, которое нужно обосновать. Основания перечислены в статье 59: часть 1 описывает случаи, когда отношения не могут быть установлены на неопределённый срок с учётом характера работы или условий её выполнения, часть 2 — случаи, когда срочный договор допустим по соглашению сторон.

Если условие о сроке в договор не внесено, договор считается заключённым на неопределённый срок. Если срок истёк, но ни одна из сторон не потребовала расторжения и работник продолжает работать, условие о срочном характере утрачивает силу, и договор становится бессрочным. Запрет из части 6 статьи 58 работает как самостоятельное основание для спора: заключать срочные договоры в целях уклонения от предоставления прав и гарантий нельзя, и суд переквалифицирует такой договор в бессрочный по признаку систематического перезаключения на одну и ту же трудовую функцию.

Когда срочный договор не подходит

Срочный договор не решает задачу, если работа постоянная, а срок нужен работодателю как страховка от сложного увольнения. Проектная формулировка вида «на период выполнения проекта» без указания конкретной работы и понятного момента её завершения при споре трактуется в пользу работника. Не подходит он и там, где основание из статьи 59 формально есть, но фактические обстоятельства ему не соответствуют: сезонность заявлена, а работа идёт круглый год; временное отсутствие основного работника указано, а сам основной работник уволился ещё до приёма замены. Отдельно не стоит использовать срочный договор для испытания квалификации: для этого в ТК РФ есть испытательный срок с прозрачными пределами.

Испытательный срок: пределы и запреты

Условие об испытании существует только тогда, когда оно есть в тексте трудового договора. При фактическом допуске к работе без оформления договора испытание считается установленным, лишь если стороны оформили его отдельным соглашением до начала работы. Задним числом условие не появляется.

Общий предел по статье 70 ТК РФ — три месяца. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов и представительств — до шести месяцев. Если договор заключён на срок от двух до шести месяцев, испытание не может превышать двух недель. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды фактического отсутствия на работе, поэтому три календарных месяца и три месяца испытания — разные величины.

Испытание не устанавливается для избранных по конкурсу, беременных женщин, лиц до 18 лет, получивших среднее профессиональное или высшее образование по имеющим государственную аккредитацию программам и впервые поступающих на работу по специальности в течение одного года со дня получения образования, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу, приглашённых в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями, а также при договоре на срок до двух месяцев.

Пошаговый порядок заключения трудового договора

Последовательность действий кадровой службы жёстко привязана к срокам: сдвиг одного шага двигает отчётность в СФР и создаёт нарушение там, где сам договор оформлен корректно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как заключить трудовой договор: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте должность в штатном расписании и приведите её наименование в соответствие с классификатором ОК 016-2025.
2. Шаг 2. Примите документы по статье 65 ТК РФ и подпишите согласие на обработку персональных данных до начала обработки.
3. Шаг 3. Ознакомьте работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, иными локальными актами и должностной инструкцией. Дата ознакомления должна предшествовать дате договора.
4. Шаг 4. Подготовьте текст договора: сведения о сторонах, все обязательные условия статьи 57, срок и основание по статье 59 для срочного договора, условие об испытании в допустимых пределах.
5. Шаг 5. Подпишите оба экземпляра, передайте один работнику и получите его подпись о получении на экземпляре работодателя.
6. Шаг 6. При необходимости издайте приказ о приёме на работу и объявите его работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. С 22 ноября 2021 года издание приказа — право работодателя, а основанием приёма служит сам договор.
7. Шаг 7. Внесите запись в трудовую книжку, если работник её ведёт, либо ограничьтесь электронными сведениями о трудовой деятельности.
8. Шаг 8. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения договора. При выпадении срока на выходной он переносится на ближайший рабочий день.
9. Шаг 9. Если принят иностранный гражданин, направьте уведомление о заключении договора в территориальный орган МВД России в течение трёх рабочих дней с даты заключения.
10. Шаг 10. Заведите личную карточку и личное дело, включите работника в табель учёта рабочего времени и в график отпусков.

Шаги 5-8 в бумажном процессе занимают несколько дней просто из-за логистики: подписант в другом офисе, работник вышел в первую смену, оригинал едет курьером. В сервисе Добыто эти шаги идут одним маршрутом согласования: документ уходит по заданной цепочке подписантов, статус каждого участника виден в карточке, а подписанный файл попадает в электронный архив без ручной пересылки.

Электронный трудовой договор: подписи и условия законности

Трудовой договор входит в перечень документов, которые допустимо оформлять и подписывать в электронном виде без дублирования на бумаге. Основание — статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом № 377-ФЗ. Но право на электронное подписание появляется у компании не в момент покупки системы, а после того, как выстроен режим кадрового электронного документооборота.

До первого электронного договора в компании должны существовать: локальный нормативный акт о КЭДО с порядком создания личного кабинета, формирования и подписания документов и порядком идентификации работника; приказ о введении КЭДО; перечень документов и категорий работников, в отношении которых он применяется; уведомление работников; письменное согласие каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Согласие не требуется от лиц, принимаемых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Для новичков без стажа это снимает целый этап, но остальных перевести без согласия нельзя.

Вид подписи для трудового договора определён статьёй 22.3 ТК РФ и не выбирается по удобству. Работодатель подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и изменения к ним усиленной квалифицированной электронной подписью. Работник подписывает эти же документы усиленной квалифицированной подписью либо усиленной неквалифицированной — выданной по соглашению с работодателем или полученной через инфраструктуру электронного правительства, то есть через Госключ. Простая электронная подпись для трудового договора не подходит, хотя для многих других кадровых документов она допустима.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если внутри есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Порядок доказывания в споре тоже стоит держать в голове заранее. Сначала работодатель доказывает право компании вообще вести кадровые документы электронно: получено ли согласие работника, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО. Только потом проверяется, подписан ли конкретный документ и получил ли его работник. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он документально. Откройте своё положение о КЭДО и найдите в нём раздел об идентификации работника при подписании: если его там нет, технически исправная подпись вас не защитит.»

Когда электронный трудовой договор не сработает

Электронная форма закрывает не весь кадровый цикл. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге — это следует из статьи 22.1 ТК РФ, и позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Бумажная трудовая книжка, журнал инструктажей по охране труда и акт о несчастном случае на производстве в электронный вид тоже не уходят. Компания, которая рассчитывает полностью убрать бумагу, получает гибридный процесс, и планировать архив нужно исходя из этого.

Второе ограничение касается не документов, а людей. Если работник физически не способен пользоваться системой и за него подписывает кто-то другой, доказательственная конструкция разваливается независимо от того, насколько корректно оформлены локальные акты. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: она показывает, кто не справляется с личным кабинетом, до того как через систему пойдут трудовые договоры.

Ошибки при заключении договора и цена каждой

Самая дорогая ошибка — оформление гражданско-правового договора там, где отношения фактически трудовые. Уклонение от оформления, ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения, наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей, индивидуальный предприниматель — от 5 000 до 10 000 рублей, юридическое лицо — от 50 000 до 100 000 рублей. При повторном нарушении по части 5 штраф для юридического лица составляет от 100 000 до 200 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. Формулировки состава и практику его применения публикует Роструд, и с ними стоит сверяться до подписания спорного договора, а не после визита инспектора: разъяснение государственной инспекции труда о части 4 статьи 5.27 КоАП РФ описывает, какие признаки переводят отношения в разряд трудовых.

Прочие ошибки дешевле в моменте, но чаще всплывают. Условие об испытании, вписанное после выхода работника. Срочный договор без указания основания из статьи 59: при споре суд признаёт его бессрочным, и увольнение по истечении срока превращается в незаконное с восстановлением и оплатой вынужденного прогула. Ознакомление с локальными актами после подписания договора. Опоздание с подразделом 1.1 ЕФС-1: ответственность наступает за каждое застрахованное лицо, поэтому массовый приём с задержкой отчётности умножает сумму на численность.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Отдельно про хранение. Трудовой договор относится к документам по личному составу и хранится 50 или 75 лет в зависимости от даты создания. Электронная форма сроки не сокращает, поэтому вопрос «где эти файлы будут через сорок лет» решается на этапе выбора системы, а не при первой архивной проверке.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Сценарии: как меняется порядок для разных категорий работников

Базовая процедура одна, но набор критичных точек зависит от того, кого именно оформляют.

Строка про дистанционных работников определяет и логику электронного подписания: при дистанционной работе обмен электронными документами предусмотрен самой главой 49.1, и по требованию работника экземпляр договора на бумаге направляется в трёхдневный срок. Для остальных категорий электронная форма возможна только внутри режима КЭДО.

Стоимость перевода оформления трудовых договоров в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и наличия интеграции с учётной системой. Данные приведены по тарифам сервиса Добыто на дату публикации.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и того, нужна ли компании УКЭП для работников помимо ПЭП и УНЭП: квалифицированная подпись выпускается через удостоверяющие центры и в абонентскую плату не входит. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО.

Смена тарифа возможна в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с пилотной группы на младшем тарифе и расширяться по мере готовности подразделений экономически безопасно.

Выводы

Заключение трудового договора держится на четырёх точках: полный состав сведений и условий по статье 57, корректно выбранный и обоснованный срок, ознакомление с локальными актами раньше подписания и подраздел 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день. Пропуск обязательного условия исправляется приложением, а вот неверное основание срочности и опоздание с отчётностью исправить задним числом нельзя. Электронная форма договора законна, но появляется она не с покупкой системы, а после того как в компании оформлен режим КЭДО, получены согласия и разведены даты выдачи подписи и первых кадровых действий.

Мы в Добыто занимаемся именно этой связкой: собираем комплект локальных актов под конкретную компанию, настраиваем маршруты согласования под приём на работу и следим, чтобы вид подписи соответствовал типу документа. Наш опыт показывает, что подготовка занимает больше времени, чем техническое подключение, и именно она определяет, устоит ли электронный трудовой договор при проверке.

Частые вопросы

Работник трудится уже вторую неделю без договора. Что делать сейчас?

Договор считается заключённым со дня фактического допущения к работе, поэтому оформлять его нужно текущей датой, указав в качестве даты начала работы реальный первый день. Трёхдневный срок по статье 67 ТК РФ уже нарушен, и это состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ, но оформление с корректной датой начала работы уменьшает объём претензий: у работника сохраняется стаж, а отчётность в СФР подаётся с пояснением. Условие об испытании в такой ситуации установить нельзя, если оно не было оформлено отдельным соглашением до выхода.

Обязателен ли приказ о приёме на работу?

С 22 ноября 2021 года издание приказа — право работодателя, а не обязанность: приём оформляется трудовым договором. Приказ остаётся удобным основанием для бухгалтерии и для заполнения подраздела 1.1 ЕФС-1, поэтому большинство компаний его сохраняют. Если приказ издаётся, работника нужно ознакомить с ним под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.

Нужно ли брать согласие на КЭДО у нового работника?

От лиц, принимаемых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствовал трудовой стаж, согласие по статье 22.2 ТК РФ не требуется. От всех остальных, включая новичков со стажем, письменное согласие обязательно, и без него электронное взаимодействие с этим конкретным работником незаконно. Отказ от КЭДО не может быть основанием для отказа в приёме на работу.

Можно ли выдать работнику его экземпляр договора только в электронном виде?

При оформлении договора внутри режима КЭДО электронный экземпляр и есть экземпляр работника: он доступен в личном кабинете вместе с файлами подписи. У дистанционных работников есть дополнительное право: по письменному заявлению работодатель направляет оформленный надлежащим образом экземпляр на бумажном носителе в трёхдневный срок. Распечатка электронного документа сама по себе остаётся копией и требует заверения, чтобы что-то значить в споре.

Что делать, если в подписанном договоре забыли обязательное условие?

Часть 3 статьи 57 ТК РФ различает два случая. Недостающие сведения о сторонах вносятся непосредственно в текст обоих экземпляров договора. Недостающие обязательные условия оформляются приложением к договору либо отдельным соглашением сторон в письменной форме, и такое приложение становится неотъемлемой частью договора. Расторгать и перезаключать договор ради исправления не нужно, и отсутствие условия не делает его незаключённым.

Как отличить трудовой договор от договора ГПХ, чтобы не получить переквалификацию?

Признаки трудовых отношений — выполнение трудовой функции, а не разового результата, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, работа под контролем и на оборудовании заказчика, регулярная оплата дважды в месяц, интеграция в структуру организации. Если в договоре ГПХ описана должность, установлен график и оплата привязана к отработанному времени, отношения переквалифицируются в трудовые независимо от названия документа. Проверить конструкцию проще всего от обратного: если исполнителя нельзя заменить другим исполнителем без согласования и он ходит на планёрки, договор трудовой.