Штатное расписание: как заполнить все графы формы Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 состоит из шапки и десяти граф: наименование структурного подразделения, его код, должность с разрядом и категорией квалификации, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, три графы надбавок, месячный итог и примечание. Документ вводится в действие приказом руководителя, реквизиты приказа проставляются в грифе утверждения, а общее число единиц пишется в шапке прописью. Главное различие в заполнении проходит по графе 3. Если с должностью связаны льготы, досрочная пенсия, компенсации или ограничения, наименование берётся из квалификационного справочника либо профстандарта по части 2 статьи 57 ТК РФ. Во всех остальных случаях работодатель формулирует наименование свободно.

Разберём каждую графу по отдельности: что в неё попадает, что писать туда нельзя, как оформляются дробные ставки, вакансии, сдельная оплата и совмещение. Покажем, почему вилка окладов по одноимённым должностям даёт спор с инспекцией и как штатное расписание связано с трудовым договором. Порядок изменения штатки со сроками уведомления, настройка штатного расписания в 1С:ЗУП 8.3, образцы документов, чек-лист самопроверки и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.

Обязательно ли штатное расписание и кому оно действительно нужно

Прямой нормы «работодатель обязан вести штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Обязанность выводится из двух статей. Статья 15 ТК РФ определяет трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Статья 57 ТК РФ включает трудовую функцию в обязательные условия трудового договора и описывает её как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо как конкретный вид поручаемой работы.

Если в трудовых договорах компании трудовая функция описана через конкретный вид поручаемой работы, формальной отсылки к штатному расписанию в договоре не возникает. На практике это рабочая конструкция для микробизнеса и проектных команд, но она не снимает вопрос со стороны бухгалтерии и статистики: фонд оплаты труда и численность всё равно надо где-то зафиксировать.

Штатное расписание ИП подчиняется тем же правилам, что и расписание организации: индивидуальный предприниматель, нанимающий работников, выступает работодателем по главе 48 ТК РФ. Отдельной льготы «ИП не ведёт штатное расписание» в кодексе нет. Послабление даёт статья 309.2 ТК РФ: микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, если перенесёт соответствующие условия в трудовой договор по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Критерий микропредприятия — до 15 работников, и это не то же самое, что малое предприятие до 100 человек.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «От отнесения компании к микропредприятиям зависит право не издавать локальные акты и работать по типовой форме трудового договора. Компания на 80 человек, решив, что она микропредприятие, получит нарушение по каждому неизданному акту. Мы проверяем категорию по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти.»

Когда унифицированная форма Т-3 не нужна

Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных учётных документов перестали быть обязательными для негосударственных организаций: формы утверждает руководитель экономического субъекта. Обязательной Т-3 осталась для государственных и муниципальных учреждений, а также там, где её применение предписано отраслевым или ведомственным актом.

Собственная форма оправдана в трёх ситуациях: в компании несколько юридических лиц с разной структурой и нужна единая аналитика; система оплаты труда не укладывается в три графы надбавок; расписание ведётся только в учётной системе и выгружается в свой макет. Если ничего из этого нет, менять Т-3 смысла мало: инспекторы, аудиторы и программы кадрового учёта ориентируются на неё по умолчанию, а собственную форму придётся утверждать отдельным приказом и защищать при проверке.

Что подготовить до заполнения: чек-лист

1. Организационная структура. Перечень подразделений в том виде, в каком они будут называться в кадровых документах, с указанием подчинённости.
2. Система оплаты труда. Положение об оплате труда или раздел в правилах внутреннего трудового распорядка: какие выплаты постоянные, а какие переменные.
3. Перечень должностей с льготами. Позиции, дающие право на досрочную пенсию, дополнительный отпуск, сокращённое рабочее время или подпадающие под ограничения.
4. Действующие трудовые договоры. Наименования должностей и размеры окладов в договорах должны совпасть с будущим расписанием.
5. Решение по вакансиям. Какие единицы вводятся под план найма, а какие отражают уже занятые места.
6. Дата введения в действие. Согласуйте её с бухгалтерией: на эту дату пересчитывается плановый фонд оплаты труда и закрывается предыдущая редакция расписания.

Шапка штатного расписания: реквизиты до первой графы

Гриф утверждения без даты и номера приказа лишает документ юридической силы целиком, независимо от того, насколько аккуратно заполнены графы. До первой графы в форме Т-3 заполняются семь позиций.

• Наименование организации. Полное, как в уставе. Сокращённое допустимо только если оно закреплено уставом.
• Код по ОКПО. Берётся из уведомления Росстата или из сведений на сайте статистики по ИНН.
• Номер документа. Сквозная нумерация в пределах года, обычно с индексом вида «1-ШР».
• Дата составления. День подготовки документа. Дата ввода в действие указывается отдельно и обычно приходится на первое число месяца.
• «На период ___ с ___». Срок действия. Годовой период удобен для планирования бюджета, но закон не обязывает пересматривать расписание ежегодно.
• Гриф «УТВЕРЖДЕНО» с датой и номером приказа. Приказ издаётся отдельно, само расписание руководитель не подписывает.
• «Штат в количестве ___ единиц». Прописью, с учётом дробных ставок: 12,5 единиц пишется как «двенадцать целых пять десятых».

Внизу формы две подписи: руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Если должностей нет, подписывает тот, на кого приказом возложены соответствующие обязанности. Печать на Т-3 не предусмотрена.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Разбор граф формы Т-3: от кода подразделения до примечаний

Десять граф формы закрывают три блока данных: где работает человек, кем он работает и сколько это стоит компании в месяц. Таблица ниже собирает назначение каждой графы и типовую ошибку заполнения.

Три графы из десяти отвечают за деньги, и именно они попадают в акт проверки чаще остальных: графа 5 при сравнении с трудовым договором, графы 6-8 при разборе структуры зарплаты, графа 9 при сверке планового фонда оплаты труда с расчётной ведомостью.

Графы 1 и 2: структурное подразделение и его код

В графу 1 вносится наименование подразделения в той формулировке, которая будет стоять в трудовых договорах, приказах и табелях. Порядок перечисления определяет работодатель: чаще сверху идёт администрация, затем производственные и обслуживающие подразделения. Обособленные подразделения включаются в расписание головной организации либо ведутся отдельным расписанием, если такой порядок закреплён приказом.

Графа 2 обязательна для государственных и муниципальных учреждений, где коды задаёт ведомственная система. Коммерческая компания присваивает коды сама, и здесь работает одно простое правило: код закрепляется за подразделением навсегда и не переиспользуется после его ликвидации. Иначе при поднятии документов трёхлетней давности отдел с кодом 03 окажется другим отделом.

Графа 3: должность, разряд, класс квалификации

Часть 2 статьи 57 ТК РФ делит все должности на две группы. Если с выполнением работы по должности связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или положениям профессиональных стандартов. Сюда попадают должности, дающие право на досрочную пенсию, дополнительный отпуск за вредность, сокращённую продолжительность рабочего времени, а также педагогические и медицинские позиции.

Для всех прочих должностей ограничений нет: «менеджер по продажам», «продуктовый аналитик» и «руководитель направления» законны, даже если их нет ни в одном справочнике. В первой группе последствия ошибки проявляются через годы: если должность названа свободно, а фактически работа была вредной, Социальный фонд России может не зачесть период в льготный стаж, и восстанавливать его работник будет через суд с привлечением работодателя.

Графа 4: количество штатных единиц, дробные ставки и совмещение

Графа 4 показывает количество ставок по каждой должности. Число работников на этих ставках может отличаться в обе стороны. Дробные значения допустимы и записываются в десятичном виде: 0,25, 0,5, 0,75. Одна ставка может быть распределена между двумя работниками на неполном рабочем времени, и в расписании это по-прежнему одна единица.

Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ новую штатную единицу не создаёт. Работник выполняет дополнительную работу по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, за это ему по статье 151 ТК РФ полагается доплата, размер которой стороны определяют соглашением. Единица совмещаемой должности остаётся в расписании вакантной либо занятой другим работником, а сама доплата в форму Т-3 не попадает: она живёт в приказе и дополнительном соглашении.

Внутреннее совместительство работает иначе. Это второй трудовой договор, работа за пределами основного рабочего времени не более четырёх часов в день по статье 284 ТК РФ, и под неё в расписании должна быть отдельная штатная единица — как правило, 0,5 ставки. Совмещение и совместительство путают постоянно, а разница видна проверяющему сразу по табелю: при совместительстве часы идут сверх нормы, при совмещении — внутри неё.

Оформите совмещение должностей приказом с указанием доплаты

Графа 5: тарифная ставка или оклад

В графу 5 вносится месячный оклад либо тарифная ставка в рублях. Оклад указывается в полном размере на одну ставку, даже если в графе 4 стоит 0,5: пересчёт на фактическую занятость делается при начислении, а не в расписании. При сдельной или почасовой оплате в графе указывается часовая или дневная ставка, а способ расчёта раскрывается в графе 10 со ссылкой на положение об оплате труда.

Оклад в графе 5 сам по себе может быть ниже минимального размера оплаты труда: статья 133 ТК РФ требует, чтобы не ниже МРОТ была месячная заработная плата работника, полностью отработавшего норму рабочего времени, то есть сумма всех выплат за месяц. Сверять нужно с региональным значением по статье 133.1 ТК РФ, если работодатель не отказался от регионального соглашения в установленном порядке.

Графы 6, 7 и 8: надбавки

Три графы надбавок рассчитаны на постоянные выплаты, которые можно выразить в рублях и которые не зависят от результата месяца: районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера, доплата за вредные условия труда по результатам специальной оценки, надбавка за выслугу лет, за классность, за руководство бригадой. Премия по итогам квартала, бонус от выручки и любая переменная часть в эти графы не вносятся.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если надбавка установлена в процентах, форма допускает два варианта: указать процент рядом с рублёвым эквивалентом или вынести процент в графу 10, оставив в надбавке расчётную сумму. Второй вариант удобнее для графы 9, где нужен итог в рублях. Когда постоянных надбавок больше трёх, лишние сводятся в одну графу с расшифровкой в примечании либо в форму добавляются дополнительные колонки приказом об утверждении собственной формы.

Графы 9 и 10: месячный итог и примечание

Графа 9 считается по формуле: сумма граф 5, 6, 7 и 8 умножается на количество штатных единиц из графы 4. По должности с двумя ставками и окладом 80 000 рублей без надбавок в графе 9 будет 160 000 рублей, а не 80 000. Итоговая строка расписания даёт плановый месячный фонд оплаты труда, и с ней сверяют бюджет.

В графу 10 выносят признак вакансии, основание дробной ставки, срок, на который введена временная должность, вид сдельной оплаты, ссылку на положение об оплате труда, расшифровку процентных надбавок и пометку о том, что должность введена под конкретный проект. В практике Добыто расхождения между расписанием и договорами чаще всего всплывают именно там, где графа 10 осталась пустой: через год никто не помнит, почему у двух одинаковых должностей разный набор надбавок.

Как заполнить штатное расписание по форме Т-3: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Заполните шапку: наименование организации по уставу, код по ОКПО, номер документа, дату составления и период действия.
2. Шаг 2. Внесите подразделения в графы 1 и 2 в порядке подчинённости, закрепив коды за подразделениями на постоянной основе.
3. Шаг 3. Впишите должности в графу 3, сверив льготные позиции с квалификационными справочниками и профстандартами по части 2 статьи 57 ТК РФ.
4. Шаг 4. Проставьте количество ставок в графе 4, включая дробные и вакантные, не добавляя единиц под совмещение.
5. Шаг 5. Укажите оклады и тарифные ставки в графе 5 в полном размере на ставку, одинаковые для одноимённых должностей.
6. Шаг 6. Разнесите постоянные надбавки по графам 6-8 в рублях, оставив переменные выплаты за пределами расписания.
7. Шаг 7. Рассчитайте графу 9 по формуле (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) × гр. 4 и выведите итоговую строку по всему штату.
8. Шаг 8. Заполните графу 10 по вакансиям, дробным ставкам, срочным должностям и нестандартной оплате.
9. Шаг 9. Издайте приказ об утверждении, перенесите его дату и номер в гриф и впишите общее число единиц прописью.

Оклад, вилка и МРОТ: где графа 5 приводит к спору

Вилка окладов по одноимённым должностям — самая частая претензия к графе 5. Роструд последовательно исходит из того, что установление разных окладов по одинаково названным должностям нарушает принцип равной оплаты за труд равной ценности, закреплённый в статье 22 ТК РФ, и требование статьи 132 ТК РФ. При реальной разнице в квалификации и объёме работы должности разводят по категориям: «аналитик», «аналитик II категории», «ведущий аналитик» дают три строки с тремя окладами. Второй законный путь — одинаковый оклад по строке и персональные надбавки в графах 6-8.

Вторая претензия по графе 5 касается нижней границы. Сравнение с минимальным размером оплаты труда идёт по региональному значению и по сумме всех выплат за полностью отработанный месяц.

Практический разбор спорных ситуаций по окладам, надбавкам и срокам выплаты удобно сверять в разделе «Дежурный инспектор» портала Роструда, где ответы по категории «Заработная плата» публикуются в формате вопрос-ответ с указанием нормы.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Вилку в штатном расписании обычно делают ради одного: чтобы не переутверждать документ при каждом найме. Законный способ добиться того же результата — заложите категории должности заранее, по одной строке на категорию. Переутверждать расписание при переводе внутри категории не придётся, а претензии по статье 22 ТК РФ вы закроете.»

Что стоит ошибка в графах

Нарушения при оформлении штатного расписания квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и на ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию. Расхождение расписания с трудовым договором инспектор может квалифицировать по части 4 статьи 5.27 как ненадлежащее оформление трудового договора: до 100 000 рублей на юридическое лицо.

Дороже штрафа обходятся два других последствия. Первое — незачёт льготного стажа, когда должность названа свободно вместо справочной. Второе — проигранный спор о сокращении: если сокращаемая должность в новой редакции расписания просто переименована, суд восстанавливает работника с оплатой вынужденного прогула.

Шаблоны и образцы для работы со штатным расписанием

Комплект закрывает полный цикл: начните с пустой формы Т-3, а заполненный образец используйте как ориентир по формулировкам в графах 3 и 10.

Изменение штатного расписания: приказ, сроки, документы

Изменение штатного расписания оформляется одним из двух способов. Первый — приказ о внесении изменений, где перечисляются вводимые, исключаемые и переименовываемые позиции. Он удобен при точечных правках. Второй — утверждение расписания в новой редакции новым приказом, что оправдано, когда меняется больше трети строк или перестраивается структура подразделений. На внедрениях Добыто мы закладываем пилотную группу из одного подразделения: сначала через маршрут согласования проходит приказ по нему, и только потом правки раскатываются на всю компанию.

Дальше порядок зависит от того, затрагивает ли правка условия конкретного трудового договора. Если да, одного приказа мало: нужно либо дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ, либо процедура по статье 74 ТК РФ с письменным уведомлением работника за два месяца и указанием причин организационного или технологического характера. При сокращении численности или штата к этому добавляются персональное уведомление за два месяца по статье 180 ТК РФ, предложение вакансий и сообщение в службу занятости.

Единицу исключают из расписания датой, наступающей после истечения двухмесячного срока уведомления. Приказ, которым должность убрана раньше этой даты, суды читают как доказательство того, что процедура сокращения была формальной.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Классификатор ОК 016-2025 запустил волну переименований должностей, и часть компаний обошлась одним приказом по штатному расписанию. Этого мало. Наименование должности — обязательное условие трудового договора, поэтому под каждое переименование нужно дополнительное соглашение с работником, а затем обновление справочников в кадровой программе. Проверьте, что цепочка приказ — соглашение — карточка сотрудника закрыта по каждому человеку.»

Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 и в электронном виде

В 1С:ЗУП 8.3 работа со штатным расписанием включается в разделе «Настройка — Кадровый учёт — Настройка штатного расписания». Там задаются три параметра, от которых зависит всё дальнейшее поведение программы: ведение истории изменений штатного расписания, автоматическая проверка кадровых документов на соответствие расписанию и использование вилки разрядов и категорий. Ведение истории превращает документ «Утверждение штатного расписания» в основной, а последующие правки оформляются документом «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу.

При включённой автоматической проверке программа не даст провести приём или перевод на должность, которой нет в расписании, или с окладом, отличным от планового. Печатная форма Т-3 формируется из документа утверждения, а отчёты «Штатное расписание» и «Штатная расстановка» показывают плановые и фактически занятые единицы. Данные штатного расписания в 1С связаны с кадровыми документами напрямую, поэтому изменение оклада задним числом перестраивает начисления по всей цепочке.

Можно ли вести штатное расписание электронно

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ позволяют вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге, если в компании введён кадровый электронный документооборот: издан приказ, утверждено положение, собраны письменные согласия работников. Приказ об утверждении штатного расписания и само расписание подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Знакомить работников со штатным расписанием под подпись закон не требует: Роструд исходит из того, что оно не относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью конкретного работника.

В сервисе Добыто КЭДО организации и отделы ведутся отдельными справочниками, а карточка сотрудника ссылается на отдел, поэтому структура из графы 1 расписания и структура в системе не расходятся. Приказ об утверждении расписания проходит по настраиваемому маршруту согласования (кадры, финансовая служба, руководитель), а после подписания уходит во вкладку «Архив», откуда его выгружают при проверке.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед переводом штатного расписания в электронный вид проверьте порядок: сначала приказ о введении КЭДО и положение, потом согласия работников, и только потом сами документы. При споре суд сначала выясняет, имела ли компания право вести кадровые документы электронно, и лишь затем смотрит на конкретную подпись. Если первое не доказано, до второго дело не дойдёт.»

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности работников и набора функций: базовое подключение, виды доступных подписей, кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес», а переход между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Заполнение штатного расписания сводится к трём решениям. Первое — как назвать должность в графе 3: свободно или строго по справочнику, если с ней связаны льготы и ограничения. Второе — как показать занятость в графе 4: дробной ставкой, отдельной единицей под совместительство или вообще без правок, когда речь о совмещении. Третье — как развести постоянные и переменные выплаты между графой 5 и графами надбавок, чтобы итог в графе 9 совпал с плановым фондом оплаты труда. Всё остальное — дисциплина: приказ об утверждении, совпадение формулировок с трудовыми договорами и заполненная графа 10.

Мы в Добыто работаем с теми же связками ежедневно: приказ об утверждении расписания проходит по маршруту согласования, дополнительные соглашения уходят сотрудникам на подпись из карточки, а структура подразделений держится в одном справочнике с кадровыми данными. Когда штатное расписание, договоры и приказы живут в одной системе, расхождение формулировок видно сразу, а не на проверке.

Частые вопросы

Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись

Обязанности знакомить каждого работника со штатным расписанием закон не устанавливает: Роструд относит его к документам, которые не связаны непосредственно с трудовой деятельностью конкретного работника. Обязательное ознакомление под подпись по статье 68 ТК РФ касается правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о защите персональных данных и других локальных актов, регулирующих работу сотрудника. При этом коллективный договор или собственное положение компании могут установить ознакомление добровольно, и тогда оно становится обязательным для работодателя.

Включаются ли в штатное расписание исполнители по договорам ГПХ и самозанятые

Нет. Штатное расписание описывает структуру трудовых отношений: должности, штатные единицы и оклады работников по трудовым договорам. Исполнитель по договору гражданско-правового характера и самозанятый должности не занимают, штатной единицы под них не заводят и в фонд оплаты труда по графе 9 их вознаграждение не входит. Появление такой строки в расписании работает против работодателя: это косвенный признак подмены трудовых отношений договором ГПХ.

Как часто нужно утверждать новое штатное расписание

Периодичность закон не устанавливает. Расписание действует, пока не отменено или не изменено, даже если в шапке указан период 2024 года. Практика выбирает между двумя режимами: ежегодное переутверждение с 1 января удобно для бюджетирования и заодно снимает накопившиеся расхождения, а изменение по факту событий даёт меньше бумаги, но требует аккуратной нумерации приказов. При большом числе правок за год документ становится нечитаемым, и это сигнал утвердить новую редакцию.

Что писать в графе 5 при сдельной или почасовой оплате

В графу 5 вносится часовая или дневная тарифная ставка, а в графе 10 указывается вид оплаты и ссылка на положение об оплате труда со сдельными расценками. Если расценки зависят от вида продукции и в рублях на месяц не выражаются, в графе 5 ставится прочерк или отметка «сдельная», а в графе 10 — основание расчёта. Графа 9 в этом случае считается по нормативной месячной выработке, и рядом с цифрой имеет смысл отметить, что сумма плановая.

Обязан ли работодатель выдать работнику копию штатного расписания

Статья 62 ТК РФ обязывает выдать по письменному заявлению копии документов, связанных с работой, в течение трёх рабочих дней: приказы, справки, выписки. Штатное расписание целиком к таким документам не относится, поскольку содержит сведения об окладах других работников. Работнику выдают выписку по его должности: наименование подразделения, должность, количество единиц и оклад. Такая выписка закрывает и запрос суда, и запрос самого работника.

Как отразить должность, введённую на время отсутствия основного работника

Дополнительная штатная единица не вводится. Работник, принятый по срочному трудовому договору на время исполнения обязанностей отсутствующего по статье 59 ТК РФ, занимает ту же единицу, которая числится за основным работником: временно на одной единице числятся двое, и это не нарушение. Новая единица нужна в другом сценарии: когда под проект или сезон вводится самостоятельная должность. Тогда в графе 4 появляется отдельная строка, а в графе 10 указывается срок, на который она введена.