Штатное расписание — внутренний документ, который фиксирует структуру подразделений, перечень должностей, количество штатных единиц по каждой должности, оклады и постоянные надбавки. Прямой обязанности вести его в Трудовом кодексе нет, но статья 57 ТК РФ требует, чтобы трудовая функция в договоре соответствовала штатному расписанию, поэтому документ спрашивают при любой кадровой проверке. Ввести его с нуля — значит собрать оргструктуру и фонд оплаты, заполнить форму Т-3 или собственный бланк, утвердить приказом руководителя и назначить дату введения в действие. Главное различие: ООО ведёт штатное расписание при любой численности, а ИП со статусом микропредприятия вправе отказаться от локальных актов по статье 309.2 ТК РФ и перенести условия в типовую форму трудового договора.
Разберём заполнение каждой графы формы Т-3, правила наименования должностей для позиций с льготами и досрочной пенсией, порядок утверждения приказом и спорный вопрос с мнением профсоюза. Покажем, чем приказ о внесении изменений отличается от новой редакции и в какие сроки уведомлять работников: организация — за два месяца по статье 74 ТК РФ, работодатель-физлицо — за 14 календарных дней по статье 306. Сценарная таблица изменений, разбор штатного расписания в 1С 8.3 и КЭДО, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязательно ли штатное расписание в 2026 году и кому можно обойтись без него
Нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Обязанность выводится косвенно, из статьи 57 ТК РФ: в трудовом договоре указывается трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Как только в договоре появилось слово «должность», инспектор вправе спросить документ, которому эта должность соответствует. На практике штатное расписание входит в стандартный комплект, который ГИТ запрашивает вместе с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и графиком отпусков.
Для организаций вопрос закрыт: ООО и АО ведут штатное расписание при любой численности. Единственное исключение касается микропредприятий. Статья 309.2 ТК РФ разрешает работодателю — субъекту малого предпринимательства, отнесённому к микропредприятиям, полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов и перенести соответствующие условия в типовую форму трудового договора, утверждённую постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Микропредприятие — это среднесписочная численность до 15 человек. Малое предприятие — до 100 человек, и на него послабление статьи 309.2 уже не распространяется.
Полезно знать: критерий 15 человек — это микропредприятие, а не малый бизнес. Малое предприятие — до 100 человек. Категорию проверяют по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка в одной цифре здесь стоит дорого. От отнесения к микропредприятиям зависит право не издавать локальные акты, применять типовую форму договора и упрощённый порядок обучения по охране труда. Компания на 80 человек, решив, что она микропредприятие, останется без локальных актов и получит нарушение по каждому из них. Перед тем как отказываться от штатного расписания, откройте реестр МСП и посмотрите свою фактическую категорию.»
Штатное расписание ИП подчиняется той же логике. Предприниматель, который числится в реестре как микропредприятие, вправе документ не утверждать и описать должность, оклад и режим прямо в типовом договоре. Как только численность переваливает за 15 человек либо появляется должность, для которой закон требует точного наименования, штатное расписание приходится вводить. Отдельный сюжет — сокращение: без штатного расписания нечем доказать, что должность действительно исключена из структуры.
Когда штатное расписание избыточно
Документ можно не заводить в трёх ситуациях: микропредприятие до 15 человек работает по типовой форме трудового договора; в компании нет ни одной должности, для которой закон требует наименования по справочнику или профстандарту; работодатель не планирует сокращение численности или штата. Если хотя бы одно условие не выполняется, отсутствие штатного расписания превращается из экономии в риск. Восстанавливать структуру задним числом перед сокращением или проверкой сложнее, чем вести документ с первого дня.
Образцы штатного расписания и сопутствующих приказов
Начните с бланка формы Т-3: заполненный образец рядом покажет, как выглядят дробные ставки и строка «Всего».
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Что подготовить до того, как садиться за бланк
Половина ошибок в штатном расписании возникает не при заполнении, а до него: структура не описана, наименования взяты из вакансий на job-сайтах, оклады существуют в трёх разных таблицах. Соберите шесть блоков данных, и заполнение бланка займёт час.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Оргструктура. Перечень структурных подразделений с точными наименованиями и кодами. Названия должны совпадать с теми, что стоят в приказах о приёме, трудовых договорах и табелях. Расхождение «Отдел продаж» и «Департамент продаж» между документами — типовое замечание при проверке.
- Перечень должностей. Для каждой позиции проверьте, есть ли утверждённый профессиональный стандарт и требует ли закон наименования по справочнику. Для остальных должностей формулировку выбирает работодатель.
- Количество штатных единиц. Считаются именно единицы, а не люди: две уборщицы на 0,5 ставки дают одну штатную единицу. Дробные значения допустимы — 0,25, 0,5, 1,75.
- Система оплаты. Фиксированный оклад или тарифная ставка на одну единицу, плюс постоянные надбавки. Оклад при полной норме рабочего времени сверяйте с региональным МРОТ, а не с федеральным.
- Кто утверждает и чьё мнение учитывается. Руководитель организации либо лицо, которому право утверждения делегировано доверенностью или приказом. Если в компании есть первичная профсоюзная организация, проверьте, не закреплена ли процедура учёта мнения в коллективном договоре.
- Дата введения в действие. Она не обязана совпадать с датой приказа и может быть более поздней. Именно с этой даты можно принимать людей на новые позиции.
Внимание: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Оклад в штатном расписании сверяйте с региональным значением.
Отдельный вопрос — сколько ставок закладывать в саму кадровую службу. Простой норматив «один кадровик на сто человек» даёт заметно иной результат, чем расчёт с поправками на текучесть, отрасль, филиальную сеть и уровень автоматизации.
Форма Т-3, графы и наименования должностей
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года применение унифицированных форм первичных документов для негосударственного сектора перестало быть обязательным: часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ разрешает работодателю утвердить собственный бланк. Государственные и муниципальные учреждения применяют формы, установленные их ведомствами. Своя форма хороша тем, что в неё можно добавить графы под грейды, коды подразделений и признак дистанционной работы; минус в том, что её надо отдельно утвердить приказом.
| Графа формы Т-3 | Что вносится | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Структурное подразделение, наименование | Название как в оргструктуре и в трудовых договорах | Подразделение называется в договорах иначе, чем в штатном расписании |
| Код подразделения | Внутренний код, работодатель присваивает сам | Коды не совпадают с кодами в учётной программе и табеле |
| Должность, разряд, класс (категория) квалификации | Точное наименование, при необходимости с категорией: ведущий, старший | Произвольное название для позиции, где закон требует справочника или профстандарта |
| Количество штатных единиц | Целое или дробное число единиц: 0,25, 0,5, 1,75 | Вносят количество работающих людей вместо количества единиц |
| Тарифная ставка (оклад) | Фиксированная сумма в рублях за одну штатную единицу | Указывают диапазон окладов по одной и той же должности |
| Надбавки | Постоянные доплаты и надбавки, установленные системой оплаты труда | Вносят разовые и переменные премии |
| Всего в месяц | Оклад с надбавками, умноженный на количество единиц | Итог не пересчитан после изменения дробной ставки |
| Примечание | Ссылки на локальные акты, отметки о вакансиях и особых условиях | Графа не заполняется даже там, где без неё непонятна структура оплаты |
Три графы из таблицы дают почти все замечания на проверках: наименование должности, количество единиц и оклад. Их и стоит сверять первыми при аудите действующего штатного расписания.
Как назвать должность, чтобы работник не потерял льготы
Свобода в наименованиях ограничена абзацем 3 части 2 статьи 57 ТК РФ. Если с выполнением работ по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование и квалификационные требования берутся из квалификационных справочников или профессиональных стандартов. Это касается вредных и опасных условий труда, досрочной страховой пенсии, педагогических и медицинских должностей. Статья 195.3 ТК РФ добавляет: если требования к квалификации установлены законом, профстандарт применяется обязательно. «Специалист клиентского счастья» вместо «оператор call-центра» проблем не создаст, а вот «мастер чистоты» вместо «уборщик производственных помещений» на вредном участке может лишить человека досрочной пенсии, и претензии придут к работодателю.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, применявшегося с 1994 года.
Смена классификатора сама по себе не обязывает переименовывать должности в действующем штатном расписании. Но если вы решили привести наименование или код в соответствие с ОК 016-2025, одним исправлением файла не обойтись: потребуются приказ о внесении изменений либо утверждение штатного расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, код которого используется для трудовой функции в ЕФС-1, поэтому расхождения всплывут в отчётности.
Дробные ставки, вакансии и совмещение должностей
Графа с количеством штатных единиц считает объём работы, а не людей. Две уборщицы на полставки — это одна единица; один бухгалтер, который ведёт ещё и кадры на 0,5 ставки, занимает 1,5 единицы в двух разных строках. Вакантная единица в штатном расписании нужна не для красоты: именно она даёт основание принять человека, и именно вакансии работодатель обязан предлагать при сокращении по статье 180 ТК РФ.
Совмещение должностей штатное расписание не меняет. По статье 60.2 ТК РФ работнику с его письменного согласия поручается дополнительная работа по другой профессии или должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, а размер доплаты стороны определяют соглашением по статье 151 ТК РФ. Штатная единица при этом остаётся вакантной, и её можно закрыть приёмом в любой момент. Если дополнительная работа идёт по той же должности, это уже расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ, но оформляется так же: согласие, приказ, доплата. Годами держать «вакансию», функции которой фактически выполняет действующий работник без доплаты, — прямой путь к спору о взыскании оплаты по статье 151.
Соберите приказ о совмещении под свою ситуацию
Как ввести штатное расписание с нуля: утверждение и ввод в действие
Штатное расписание вводится в действие приказом. Отдельной унифицированной формы такого приказа нет, он составляется в свободной форме и содержит: наименование организации, номер и дату, количество штатных единиц и месячный фонд оплаты труда, дату введения в действие, подпись руководителя. Гриф утверждения на самом бланке Т-3 заполняется по тому же приказу: его номер и дата переносятся в шапку документа. Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает — руководитель организации либо лицо, которому это право передано приказом или доверенностью.
Спорный момент — учёт мнения профсоюза. Роструд в разъяснениях относит штатное расписание к локальным нормативным актам, из чего следует процедура по статьям 8 и 372 ТК РФ. Часть практиков считает документ организационно-распорядительным, а не нормативным, и мнение профсоюза не запрашивает. Норма сформулирована так, что читается по-разному, поэтому безопасный вариант один: посмотрите свой коллективный договор. Если процедура учёта мнения там закреплена, спор снимается, а её нарушение станет самостоятельным основанием для претензии.
Как ввести штатное расписание с нуля: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте оргструктуру: перечень подразделений, их подчинённость и коды. Сверьте наименования с действующими трудовыми договорами и приказами о приёме.
- Шаг 2. Составьте перечень должностей. По каждой проверьте, связаны ли с ней компенсации, льготы или ограничения; для таких позиций возьмите наименование из профстандарта или квалификационного справочника.
- Шаг 3. Определите количество штатных единиц, включая дробные и вакантные. Отдельно отметьте позиции, которые планируются к открытию в течение года.
- Шаг 4. Проставьте оклады и постоянные надбавки на одну единицу. Сверьте минимальный оклад при полной норме времени с региональным МРОТ и посчитайте итог по каждой строке и месячный фонд.
- Шаг 5. Выберите форму: унифицированную Т-3 или собственный бланк. Собственный бланк утвердите отдельным приказом до того, как заполнять.
- Шаг 6. Издайте приказ об утверждении и введении в действие, укажите дату начала применения. Если коллективный договор требует учёта мнения профсоюза, проведите процедуру до издания приказа.
- Шаг 7. Приведите в соответствие трудовые договоры: наименование должности и размер оклада в договоре должны совпадать со штатным расписанием. Расхождения закрываются дополнительными соглашениями.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «С локальными актами работает правило очерёдности: ознакомление идёт до подписания трудового договора или одновременно с ним, но не позже. Статья 68 ТК РФ требует именно этого, и «позже» уже нарушение. В электронном виде очерёдность фиксируется меткой времени в системе, и это надёжнее подписи в бумажном журнале ознакомления. Проверьте по своим документам, что дата ознакомления новичка с локальными актами не оказалась позже даты трудового договора.»
Связь штатного расписания с трудовым договором, приказами и отчётностью
Штатное расписание никуда не сдаётся и ни в какой орган не подаётся. Оно работает как источник данных для остальных кадровых документов, и любое расхождение вылезает именно там, где документы сверяют между собой.
- Трудовой договор. Наименование должности и размер оклада берутся из штатного расписания (статья 57 ТК РФ). Договор с должностью, которой нет в штатке, — готовое замечание инспектора.
- Приказ о приёме по форме Т-1. Должность, подразделение и оклад переносятся из штатного расписания; никакой самостоятельной величины в приказе быть не должно.
- Табель учёта рабочего времени и график отпусков. Оба документа строятся по подразделениям и должностям из штатного расписания, поэтому переименование отдела автоматически тянет за собой их перевыпуск.
- ЕФС-1. Код трудовой функции формируется по ОКЗ, связанному с классификатором профессий, — наименование должности в штатном расписании определяет, какой код уйдёт в отчёт.
- Сокращение численности или штата. Именно штатное расписание в двух редакциях доказывает, что должность действительно исключена, а не переименована.
Хранится штатное расписание по месту утверждения постоянно — пункт «а» статьи 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, хранят его до ликвидации; в других организациях, куда документ поступил, срок составляет 3 года. Электронная форма сроков не сокращает: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные.
Важный нюанс из практики: компании, которые сокращают штат, часто рассчитывают провести всю процедуру электронно. Так не получится. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге — это статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Уведомление о сокращении и предложение вакансий в электронный вид уходят, финал процедуры — нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Штатное расписание в 1С 8.3 и в системе КЭДО
В 1С:ЗУП ведение штатного расписания включается отдельной настройкой в разделе кадрового учёта. После этого появляются документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», а история версий хранится с датами: программа показывает, как выглядела структура на любую прошедшую дату. Это тот случай, когда автоматизация закрывает доказательственную задачу: при споре о сокращении не нужно искать бумажные редакции, достаточно выгрузки из системы.
В системе КЭДО штатное расписание играет другую роль — оно задаёт структуру всего документооборота. Публикация личных кабинетов идёт по подразделениям и должностям, маршруты согласования заявлений и приказов тоже строятся из штатки: непосредственный руководитель определяется по подразделению работника. В Добыто КЭДО эта структура собирается в разделах «Сотрудники», «Организации» и «Отделы», а последовательность подписантов сохраняется шаблоном маршрута и применяется ко всем документам одного типа.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто настройка сервиса начинается именно со штатного расписания, и на этом шаге вскрываются накопленные расхождения. Подразделения, которых нет в приказах, сотрудники без указанной должности, дубли одной позиции в двух отделах — всё это видно при публикации кабинетов, потому что система не может определить, кому отправлять документ на согласование.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы просим клиента выгрузить штатное расписание до начала внедрения, а не после. Из него берутся подразделения, должности, маршруты подписания и списки на публикацию личных кабинетов, поэтому любая неточность в штатке превращается в неработающий маршрут. Прежде чем подключать систему, сверьте штатное расписание со списком фактически работающих людей: расхождение по должности хотя бы у одного человека остановит запуск его кабинета.»
Изменение штатного расписания: приказ или новая редакция
Два способа равнозначны, и выбор между ними не формальность. Приказ о внесении изменений подходит, когда правок немного: добавили ставку, переименовали одну должность, повысили оклад по позиции. Утверждение новой редакции применяют при массовых правках, реорганизации или когда после десятка приказов уже непонятно, как структура выглядит сейчас. Оба варианта требуют приказа руководителя и даты введения в действие.
| Ситуация | Чем оформляется | Срок предупреждения работника |
|---|---|---|
| Добавили новую должность или ставку | Приказ о внесении изменений | Не требуется, действующие работники не затронуты |
| Повысили оклад по должности | Приказ плюс дополнительное соглашение к трудовому договору | С даты, согласованной сторонами |
| Переименовали должность без изменения трудовой функции | Приказ плюс дополнительные соглашения со всеми работниками этой должности | По соглашению сторон; при отказе — процедура статьи 74 ТК РФ |
| Изменили условия по организационным или технологическим причинам без согласия работника | Приказ, письменное уведомление, предложение имеющихся вакансий | Организация — не менее 2 месяцев (статья 74 ТК РФ); работодатель-физлицо — не менее 14 календарных дней (статья 306 ТК РФ) |
| Исключили должность, сокращение численности или штата | Приказ об изменении штатного расписания, уведомления, предложение вакансий, учёт преимущественного права по статье 179 ТК РФ | Не менее 2 месяцев персонально под роспись (статья 180 ТК РФ); у работодателя-физлица срок определяется трудовым договором (статья 307 ТК РФ) |
| Приводите наименования в соответствие с ОК 016-2025 | Новая редакция штатного расписания плюс дополнительные соглашения | По соглашению сторон, если трудовая функция и оплата не меняются |
Строка про преимущественное право обновилась в 2026 году: Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ дополнил часть 1 статьи 179 ТК РФ. Преимущество при равной производительности труда и квалификации получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует на общих основаниях статьи 179, а не сверх них, но в лист оценки при сокращении этот критерий добавить придётся.
Важный нюанс из практики: мы закладываем пилотную группу перед раскаткой изменений на всю компанию и разводим во времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней. Причина простая: суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическую способность работать в системе, и совпадение дат выдачи подписи и значимого кадрового документа читается не в пользу работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Информационная система фиксирует всё, а не только удобное. При споре о сокращении журнал покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном уведомлении. Поэтому журнал подписания мы смотрим до того, как спор начался: перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт. Выгрузите журнал по спорному документу заранее и посмотрите, что в нём видно посторонним глазом.»
Сколько стоит ошибка в штатном расписании
Отсутствие штатного расписания там, где оно обязательно, и расхождение должности в договоре со штаткой квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на должностных лиц и на предпринимателей без образования юридического лица — от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится юридическому лицу в 50 000-70 000 рублей, а должностному лицу грозит штрафом 10 000-20 000 рублей либо дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет. Ненадлежащее оформление трудового договора идёт отдельным составом по части 4 статьи 5.27 — до 100 000 рублей на организацию.
Дороже штрафа обходится проигранный спор о сокращении. Если после увольнения по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ выясняется, что должность из штатного расписания не исключена, а переименована, а функции остались теми же, работника восстанавливают с оплатой вынужденного прогула и компенсацией морального вреда. Две редакции штатного расписания с датами — основное доказательство работодателя в таком деле, и собрать его после увольнения уже нельзя. Проверить готовность документов к визиту инспектора можно бесплатно: Роструд ведёт сервис самопроверки «Электронный инспектор», где по кадровым разделам показывают конкретные нарушения и нормы, которые они затрагивают.
Стоимость перевода штатного расписания и кадровых документов в электронный вид
Итоговая сумма зависит от численности, набора нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Стоимость считается по фактической численности, поэтому дробные ставки и совместители в расчёте учитываются как отдельные сотрудники с личными кабинетами. Актуальные условия по каждому тарифу и состав включённых функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, данные действительны на дату публикации.
Отдельная статья расходов при переходе — приведение штатного расписания в порядок до подключения. Эта работа выполняется один раз, но без неё маршруты согласования настроить не получится, и на неё разумно заложить время в плане проекта.
Выводы
Прямой обязанности вести штатное расписание Трудовой кодекс не устанавливает, но статья 57 ТК РФ привязывает к нему трудовую функцию, и у организации документ спрашивают при каждой проверке. Микропредприятие до 15 человек вправе обойтись типовой формой трудового договора, остальным проще ввести штатное расписание сразу, чем восстанавливать структуру перед сокращением. Порядок работы одинаков для любой численности: собрать оргструктуру и фонд оплаты, проверить наименования должностей на связь с льготами, утвердить приказом с датой введения в действие и привести договоры в соответствие. Изменения оформляются приказом или новой редакцией, а сроки предупреждения различаются: два месяца у организации и 14 календарных дней у работодателя-физлица.
В Добыто мы начинаем внедрение КЭДО со сверки штатного расписания, потому что из него собираются подразделения, должности и маршруты подписания кадровых документов. Приведённая в порядок штатка одновременно закрывает вопрос к инспектору и делает возможной автоматизацию всего кадрового документооборота.
Частые вопросы
Нужно ли утверждать штатное расписание заново каждый год?
Периодичность законом не установлена. Документ действует с даты введения и до отмены или утверждения новой редакции, срок действия работодатель вправе задать сам в приказе. На практике редакцию обновляют с начала года, потому что на 1 января пересматриваются оклады и меняется МРОТ: с 1 января 2026 года федеральный — 27 093 рубля, московский — 32 916 рублей. Ежегодное переутверждение без содержательных правок обязанностью не является, а вот хранить все редакции придётся: по месту утверждения срок хранения постоянный.
Можно ли держать в штатном расписании вакантные должности и как долго?
Вакантные единицы включать не только можно, но и нужно: без строки в штатном расписании нельзя принять человека на эту должность. Предельный срок, в течение которого единица остаётся незанятой, законом не ограничен. Ограничение приходит с другой стороны: при сокращении по статье 180 ТК РФ работодатель обязан предлагать увольняемым все имеющиеся вакансии, соответствующие квалификации, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые. Долго висящая вакансия, обязанности по которой фактически выполняет действующий работник, создаёт риск иска о доплате за совмещение по статье 151 ТК РФ.
Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки?
Штатное расписание обезличено: в нём есть должности, количество единиц и оклады, но нет фамилий. Штатная расстановка (её часто ведут по форме Т-3а) добавляет к тем же строкам конкретных работников, отметки о вакансиях и особых условиях. Расстановка — внутренний рабочий документ, обязательным он не является и ГИТ его не требует. Поскольку в ней появляются персональные данные, доступ к файлу и порядок его хранения подпадают под требования 152-ФЗ, и выкладывать расстановку в общий доступ внутри компании нельзя.
Можно ли указать «вилку» окладов по одной должности?
Нет. Статья 22 ТК РФ обязывает обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности, а в графе с тарифной ставкой формы Т-3 предусмотрена конкретная сумма на одну штатную единицу. Разницу в оплате между людьми на одинаковых позициях оформляют либо надбавками и доплатами, привязанными к объективным критериям в положении об оплате труда, либо разными должностями в штатном расписании: «менеджер», «старший менеджер», «ведущий менеджер». Второй вариант надёжнее, потому что различие видно из самого документа.
Включаются ли в штатное расписание дистанционные работники и совместители?
Да, все работники по трудовому договору занимают штатные единицы независимо от места работы и режима. Дистанционный сотрудник по главе 49.1 ТК РФ — обычная штатная единица в своём подразделении; место работы фиксируется в трудовом договоре, а не в штатном расписании. Внутренний совместитель занимает доли единиц в двух строках: например, 1,0 по основной должности и 0,5 по совмещаемой. Внешний совместитель учитывается только той долей, которую он занимает у вас, обычно не более 0,5 ставки.
Нужно ли вносить в штатное расписание исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых?
Не нужно, и делать этого нельзя. Штатное расписание описывает трудовые отношения, а исполнитель по гражданско-правовому договору и самозанятый работниками не являются: у них нет трудовой функции, режима рабочего времени и подчинения правилам внутреннего трудового распорядка. Появление такого человека в штатном расписании — готовый довод для переквалификации отношений в трудовые со стороны ГИТ или суда, а это доначисления, штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ и обязанность оформить трудовой договор задним числом.
