Штатное расписание дополняют новой единицей приказом руководителя: либо отдельным приказом о внесении изменений в действующий документ, либо приказом об утверждении штатного расписания в новой редакции. Унифицированная форма Т-3 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 с 1 января 2013 года необязательна, компания вправе применять собственный бланк, а формы самого приказа об изменении в альбомах унифицированных форм нет вовсе: он издаётся в свободной форме. Главное различие, от которого зависит весь порядок действий: добавление вакантной единицы не меняет условия трудовых договоров действующих работников, поэтому процедура статьи 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца не запускается. Переименование или сокращение уже занятой должности идёт по другим правилам и с другими сроками.
Разберём, что нужно закрыть до издания приказа: наименование должности с учётом классификатора ОК 016-2025, код трудовой функции по ОКЗ для подраздела 1.1 формы ЕФС-1, размер оклада и долю ставки. Покажем, когда вместо новой единицы дешевле оформить совмещение по статье 60.2 ТК РФ, и какие формулировки в приказе заставляют инспектора искать основание. Сценарная таблица выбора между приказом и новой редакцией, порядок ввода позиции в 1С:ЗУП 8.3, правила для ИП и микропредприятий, штрафы по статье 5.27 КоАП, тарифы на электронное оформление и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Новая штатная единица: что меняется в документах, а что нет
Штатное расписание фиксирует структуру организации, перечень должностей, количество штатных единиц по каждой из них, размер оклада и надбавок. Когда вы вводите вакантную единицу, вы меняете только этот документ. Трудовые функции, оклады и режим работы людей, которые уже работают в компании, остаются прежними, поэтому уведомлять кого-либо за два месяца по статье 74 ТК РФ не нужно, согласия работников тоже не требуется.
Другая ситуация складывается, если единица не добавляется, а меняется занятая позиция: новое наименование должности, другой оклад, перенос в другое подразделение. Здесь порядок определяется тем, договорились ли стороны. При согласии работника оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ. При отсутствии согласия и наличии организационных или технологических причин запускается процедура статьи 74 ТК РФ: письменное уведомление не позднее чем за два месяца, предложение вакансий, и только потом изменение.
Отдельный вопрос, который задают чаще всего: надо ли знакомить работников с новым штатным расписанием. Штатное расписание не относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работника, поэтому обязанности знакомить с ним под подпись у работодателя нет. Такая обязанность появляется, только если её прописали в коллективном договоре, соглашении или локальном акте. Это прямо следует из разъяснения по штатному расписанию на портале Онлайнинспекция.рф, и первое, что стоит сделать перед изданием приказа, — открыть своё положение о кадровом делопроизводстве и проверить, не создали ли вы себе такую обязанность сами.
Что об этом думает ГИТ: инспектор смотрит не на факт ознакомления со штатным расписанием, а на совпадение. Наименование должности в трудовом договоре, в приказе о приёме и в штатном расписании должно быть одним и тем же словом в одном и том же падеже. Расхождение в формулировке — типовой повод для предписания.
Срок хранения у документа длинный. По пункту «а» статьи 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания по месту утверждения хранятся постоянно. Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, они хранятся до её ликвидации. Приказы о внесении изменений хранятся вместе с той редакцией, к которой относятся, поэтому уничтожать предыдущие версии после утверждения новой нельзя.
Что закрыть до приказа: наименование, код ОКЗ, оклад и доля ставки
Приказ о внесении изменений пишется за десять минут, а спорные места обнаруживаются потом, когда по новой должности уже принят человек и сдана отчётность. До издания приказа закройте шесть позиций.
- Наименование должности. По общему правилу работодатель формулирует его свободно. Но если с работой по этой должности связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. Это часть 2 статьи 57 ТК РФ, и именно на ней спотыкаются при вводе должностей с вредными условиями труда и педагогических позиций.
- Классификатор ОК 016-2025. С 1 января 2026 года действует новый общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Сверьте формулировку новой должности с ним до приказа, а не после: если менять наименование придётся задним числом, к приказу по штатному расписанию добавятся дополнительные соглашения с работниками.
- Код трудовой функции по ОКЗ. Он понадобится в графе 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1 при приёме работника на новую должность. Код состоит из четырёх знаков, точки и контрольного числа. Удобнее подобрать его один раз при вводе позиции в штатное расписание и хранить рядом с должностью, чем искать в день оформления приёма.
- Оклад. Оклад в штатном расписании устанавливается по должности, а не по конкретному человеку. Если по одной должности вводится несколько единиц, оклад по ним одинаковый, а различия в оплате выносятся в надбавки и стимулирующие выплаты.
- Доля ставки. В указаниях по применению формы Т-3 неполные штатные единицы указываются в долях: 0,25, 0,5, 2,75. Дробная ставка меняет расчёт заработной платы и норму рабочего времени, поэтому её фиксируют в приказе, а не договариваются устно.
- Подразделение и дата введения. Приказ должен называть структурное подразделение, в которое вводится единица, и дату, с которой она считается введённой. Принять человека на должность раньше этой даты нельзя.
Отдельно проверьте нижнюю границу оплаты. С 1 января 2026 года федеральный минимальный размер оплаты труда составляет 27 093 рубля в месяц. Сверять надо не с ним, а с региональным значением по статье 133.1 ТК РФ: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей. Сравнивается при этом не голый оклад, а месячная заработная плата работника, отработавшего норму рабочего времени при полной ставке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: классификатор ОК 016-94 применялся с 1994 года и заменён на ОК 016-2025 с 1 января 2026 года. Классификатор связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1, поэтому обновление затрагивает не только штатное расписание, но и отчётность в Социальный фонд России.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Смена классификатора выглядит технической, пока не доходит до практики. Если наименование или код должности меняется, требуется либо приказ о внесении изменений в штатное расписание, либо утверждение его в новой редакции, а следом — дополнительные соглашения к трудовым договорам тех, кого переименование затронуло. Отдельной строкой идёт обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП. Заводя новую единицу в 2026 году, сверяйте наименование с ОК 016-2025 сразу: это дешевле, чем переделывать комплект на действующих работников.»
Совмещение, совместительство или новая единица: что выбрать до приказа
Новая штатная единица — не единственный способ закрыть возникший объём работы, и нередко не самый быстрый. Прежде чем править штатное расписание, сравните четыре механизма по сроку оформления, стоимости и по тому, что происходит, когда задача закончится.
| Механизм | Основание | Нужна ли единица в штатном расписании | Как прекращается |
|---|---|---|---|
| Новая штатная единица и приём работника | Статьи 15 и 57 ТК РФ | Да, вводится приказом до даты приёма | Только через увольнение или сокращение |
| Совмещение должностей | Статьи 60.2 и 151 ТК РФ | Да, работа поручается по должности, которая есть в расписании | Досрочно, письменным предупреждением не позднее чем за 3 рабочих дня |
| Внутреннее совместительство | Глава 44 ТК РФ | Да, заключается отдельный трудовой договор на вакантную единицу | Расторжением второго трудового договора |
| Срочный трудовой договор по соглашению сторон в малом бизнесе | Статья 59 ТК РФ, порог численности 70 человек | Да, единица вводится на общих основаниях | Истечением срока договора |
Из таблицы видно, где проходит настоящая граница. Совмещение обратимо за три рабочих дня и не создаёт нового рабочего места, новая единица с приёмом работника обратима только через процедуру увольнения или сокращения со всеми её сроками и выплатами. Порог для срочных договоров по соглашению сторон в субъектах малого предпринимательства с 1 сентября 2026 года поднят с 35 до 70 работников, так что у компаний до 70 человек появился дополнительный вариант.
Когда новую единицу вводить не надо
Есть четыре ситуации, в которых правка штатного расписания — лишнее действие. Первая: объём работы разовый и закончится через месяц-два, здесь работает совмещение с доплатой по статье 151 ТК РФ. Вторая: работник временно отсутствует, а его обязанности надо распределить, это исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, единица в расписании уже занята. Третья: задача конкретная и результат измеряется не процессом, а сдачей работы, тогда рассматривается договор гражданско-правового характера, но выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений, а не удобством оформления. Четвёртая: вы микропредприятие и переносите нужные условия прямо в трудовой договор, об этом ниже отдельный раздел.
Соберите приказ о совмещении под свою ситуацию
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Совмещение оформляют быстро и на этом успокаиваются, а потом выясняется, что в соглашении нет ни срока, ни объёма дополнительной работы. Статья 60.2 ТК РФ требует, чтобы срок, содержание и объём определялись работодателем с письменного согласия работника, и это три разных условия, а не одно. Пропишите их в соглашении до подписания приказа, иначе доплату по статье 151 придётся обосновывать задним числом.»
Приказ о внесении изменений или штатное расписание в новой редакции
Оба варианта законны, и выбор между ними определяется не вкусом, а количеством правок и тем, кто будет читать документ через год. Приказ о внесении изменений точечно корректирует действующую редакцию и удобен, когда правки редкие и небольшие. Утверждение новой редакции заменяет документ целиком и оправдано, когда изменений много или когда в старой редакции уже накопилось несколько слоёв правок.
| Ситуация | Что издавать | На что смотреть дополнительно |
|---|---|---|
| Вводится 1-2 вакантные единицы по существующей должности | Приказ о внесении изменений | Дата введения должна быть не позже даты приёма работника |
| Появляется новое структурное подразделение с несколькими должностями | Штатное расписание в новой редакции | Проверить наименования по ОК 016-2025 и подобрать коды ОКЗ |
| Меняется наименование занятой должности | Приказ плюс дополнительные соглашения к трудовым договорам | Без согласия работника — процедура статьи 74 ТК РФ с уведомлением за 2 месяца |
| Меняется оклад по занятой должности | Приказ плюс дополнительное соглашение | Сверить итог с региональным МРОТ по статье 133.1 ТК РФ |
| Единица выводится, должность занята | Новая редакция и процедура сокращения | Преимущественное право по статье 179 ТК РФ, уведомление профсоюза по статье 82 |
Практический ориентир простой: если после правки документ перестаёт читаться без стопки приказов рядом, пора утверждать новую редакцию. В Добыто.КЭДО у каждого типа документа свой маршрут и срок, поэтому в таблице документов видно, на ком стоит приказ по расписанию и сколько времени до конца согласования.
Как ввести новую штатную единицу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте основание. Служебная записка руководителя подразделения или решение о реорганизации структуры. Основание называется в преамбуле приказа и остаётся в деле.
- Шаг 2. Подберите наименование должности по ОК 016-2025, а при наличии компенсаций, льгот или ограничений — строго по квалификационному справочнику или профстандарту в соответствии с частью 2 статьи 57 ТК РФ.
- Шаг 3. Определите подразделение, количество единиц с учётом долей ставки, оклад и надбавки. Сверьте итоговую сумму с региональным МРОТ.
- Шаг 4. Издайте приказ. В распорядительной части укажите: подразделение, наименование должности, количество вводимых единиц, оклад и надбавки, дату введения, ответственного за внесение изменений в кадровую программу.
- Шаг 5. Внесите изменение в штатное расписание: либо оформите его новой редакцией с новым номером и датой утверждения, либо отразите правку в действующем документе со ссылкой на приказ.
- Шаг 6. Проведите изменение в кадровой программе, чтобы позиция стала доступна для подбора и для оформления приёма.
- Шаг 7. При приёме работника на новую единицу оформите трудовой договор и приказ о приёме, ознакомьте с должностной инструкцией и локальными актами до подписания договора, а подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подайте в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после даты составления приказа.
Лайфхак: ознакомление с локальными актами по статье 68 ТК РФ требуется до подписания трудового договора, допустимо во время подписания, но не позже. В электронном виде очерёдность фиксирует метка времени в системе, и она доказывает порядок действий надёжнее, чем дата, проставленная от руки на листе ознакомления.
Образцы штатного расписания и кадровых документов по новой позиции
Комплект под задачу ввода единицы и оформления работника на неё; начинать удобнее с бланка Т-3, а рядом держать заполненный образец.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по КДП | Скачать |
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: где заводится новая позиция
Порядок действий в программе зависит от одной настройки, и на ней спотыкается большая часть вопросов. Откройте раздел «Настройка», перейдите в «Кадровый учёт» и нажмите ссылку «Настройка штатного расписания». Там задаётся, ведётся ли штатное расписание вообще и включён ли флажок «Ведётся история изменений штатного расписания».
Если история изменений ведётся, новая единица заводится документом «Изменение штатного расписания» с датой, которая совпадает с датой введения по приказу. Программа сохраняет предыдущее состояние, и в любой момент можно получить расписание на прошедшую дату — это то, что запрашивают при проверке и в трудовом споре. Если флажок выключен, позиция правится напрямую в справочнике, и восстановить, как расписание выглядело в марте, будет нечем. Для компании, которая планирует кадровые споры выигрывать, а не объяснять, флажок лучше включать до первого изменения, а не после.
Дальше срабатывает связка: позиция штатного расписания подтягивает наименование должности и оклад в трудовой договор, из договора данные попадают в приказ о приёме по форме Т-1, а из приказа — в подраздел 1.1 формы ЕФС-1 вместе с кодом трудовой функции по ОКЗ. Ошибка в наименовании на первом шаге проходит по всей цепочке и всплывает уже в отчётности. Прежнее название формы, СЗВ-ТД, встречается в старых инструкциях и видеороликах: с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1, и ориентироваться на устаревшие материалы здесь нельзя.
Готовый модуль для 1С:ЗУП в Добыто устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Приказ по штатному расписанию при этом заводится как отдельный тип документа со своим маршрутом согласования, а после исполнения уходит во вкладку «Архив» и остаётся доступным тем, у кого есть права на электронный архив.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Шаблоны настраиваются один раз и дальше экономят больше времени, чем кажется. Заведите типовой приказ о внесении изменений в штатное расписание как отдельный тип документа: подразделение, должность, количество единиц, оклад и дата введения становятся полями, а маршрут согласования с руководителем подразделения и бухгалтерией собирается автоматически. Дальше кадровику остаётся заполнить пять полей, а не пересобирать приказ из прошлогоднего файла.»
Штатное расписание у ИП и микропредприятия
Прямой нормы, которая обязывала бы индивидуального предпринимателя вести штатное расписание, в Трудовом кодексе нет. При этом статьи 15 и 57 ТК РФ описывают трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, и при проверке инспектор исходит из того, что документ у работодателя с наёмными работниками есть. Практический вывод: ИП с одним-двумя работниками обычно ведёт штатное расписание, потому что без него нечем подтвердить, откуда взялись должность и оклад в трудовом договоре.
Отдельный режим действует для микропредприятий. По статье 309.2 ТК РФ работодатель, отнесённый к микропредприятиям, и работодатель — некоммерческая организация вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов: правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других. Исключение одно: локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу. Взамен условия, которые обычно регулируются этими актами, включаются прямо в трудовой договор, для чего применяется типовая форма, утверждённая постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Здесь и находится главная ошибка, которую тиражируют обзорные материалы: критерии микропредприятия и малого предприятия путают. Микропредприятие — до 15 работников, малое предприятие — до 100. Компания на 80 человек, решившая, что подпадает под статью 309.2, получает нарушение по каждому непринятому акту.
Полезно знать: категорию субъекта проверяют по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти и не по численности «на глаз». Отнесение к микропредприятиям влияет на право не принимать локальные акты, на применение типовой формы трудового договора и на упрощённый порядок обучения по охране труда.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Ошибка в одной цифре, а последствия несоразмерные. Отнесение к микропредприятиям даёт целый пакет послаблений, и компания, поверившая обзорному ролику про «до 15 человек — это малый бизнес», обнаруживает нарушение по каждому локальному акту, который она не приняла. Правило у нас одно: перед тем как опираться на статью 309.2, открыть единый реестр МСП и посмотреть, какая категория присвоена именно вашему ИНН на сегодняшнюю дату.»
Что проверяет инспекция и во сколько обходится ошибка
Штатное расписание запрашивают почти в каждой проверке, потому что оно быстро показывает расхождения. Инспектор сверяет должность в трудовом договоре с позицией в расписании, дату введения единицы с датой приёма, оклад в договоре с окладом по должности. Четыре типовые находки выглядят так: работник принят раньше, чем единица введена приказом; в договоре должность названа иначе, чем в расписании; по двум одинаковым должностям стоят разные оклады без обоснования надбавками; в приказе о внесении изменений не указана дата введения, и определить, с какого числа действует позиция, невозможно.
Цена вопроса определяется частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ: должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей, юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении суммы растут: должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей. Штраф на организацию и штраф на руководителя назначаются одновременно за один и тот же факт.
К этому добавляется то, что в штрафах не считают. Если единица введена задним числом, под сомнением оказывается вся цепочка: трудовой договор, приказ о приёме, отчётность в Социальный фонд России. Пересдача подраздела 1.1 формы ЕФС-1 с исправлением даты приёма — это не техническая правка, а признание того, что первичные сведения были поданы неверно. В трудовом споре расхождение между договором и штатным расписанием работник использует как аргумент о том, что фактические условия не соответствовали оформленным.
Что из этой процедуры переводится в электронный вид
Приказ о внесении изменений в штатное расписание — внутренний распорядительный документ работодателя. Он подписывается руководителем и в системе кадрового электронного документооборота ведётся как обычный документ с маршрутом согласования: руководитель подразделения, бухгалтерия, кадровая служба. Согласие работников на такой приказ не требуется, потому что адресатом он их не делает.
Дальше начинается часть, где правила строже. Трудовой договор, дополнительное соглашение, приказ о приёме, ознакомление с должностной инструкцией и локальными актами переводятся в электронный вид только при введённом КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Это значит: приказ о введении КЭДО и положение о нём, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, уведомление работников и письменное согласие каждого из них, ознакомление с локальным актом о КЭДО под подпись, соглашение об использовании неквалифицированной подписи, документы о выдаче ключа и порядок идентификации при подписании. Без этого комплекта электронный документ в споре придётся доказывать с нуля.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного цикла по выводу единицы из штата не получится даже при внедрённом КЭДО.
Важный нюанс из практики: при споре суд сначала проверяет, имела ли компания право вести кадровые документы электронно, и только потом — подписан ли конкретный документ. Если первое не подтверждается, аккуратный журнал подписания уже не спасает. Поэтому журнал действий по спорному документу мы смотрим до начала спора, а не после: перед проверками и перед увольнениями, на которых конфликт ожидаем.
В сервисе Добыто сотрудники распределяются по организациям и отделам, поэтому новая единица сразу привязывается к подразделению, а не висит в общем списке. Это же деление используют маршруты согласования: приказ по расписанию уходит руководителю нужного отдела без ручного выбора подписантов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска, и практика это подтверждает: суды прямо учитывают, что заявление могло быть сформировано ошибочно при первичном использовании системы. Новый сотрудник, которого вы приняли на только что введённую единицу, как раз находится в этом состоянии. Любое значимое действие в первую неделю подтверждайте вне системы: короткое письмо или сообщение с уточнением намерения закрывает вопрос, если дело дойдёт до разбирательства.»
Стоимость электронного оформления кадровых документов: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту центра |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | доступен сразу после подключения |
Итоговый счёт складывается из численности и выбранного тарифа: на «Старте» лимит в 25 сотрудников, на «Бизнесе» численность не ограничена, но действует минимальная оплата. Актуальный состав тарифов, условия перехода между ними и ответы по соответствию 377-ФЗ опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, что удобно компаниям, которые как раз расширяют штат и вводят новые единицы партиями.
Выводы
Ввод вакантной штатной единицы — процедура на один приказ, но её результат зависит от того, что сделано до подписи. Наименование должности сверяется с ОК 016-2025, а при наличии компенсаций и ограничений — с профстандартом или квалификационным справочником. Дата введения ставится не позже даты приёма. Выбор между приказом о внесении изменений и новой редакцией определяется объёмом правок, а не привычкой. Условия действующих работников при добавлении единицы не меняются, поэтому двухмесячные уведомления по статье 74 ТК РФ здесь не нужны, а вот при переименовании занятой должности они появляются сразу.
Мы в Добыто ежедневно собираем такие цепочки для компаний разного размера: от штатного расписания в 1С до подписанного работником трудового договора и поданного подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Когда приказ, договор и ознакомление живут в одной системе с маршрутами и архивом, расхождение между документами перестаёт быть вопросом внимательности кадровика.
Частые вопросы
Можно ли ввести штатную единицу задним числом, если работник уже вышел на работу
Формально приказ издать можно, но дата введения позиции должна предшествовать дате приёма, иначе в документах возникает разрыв: человек принят на должность, которой на тот момент в расписании не было. При проверке это видно за минуту при сверке приказа о внесении изменений с приказом о приёме и с датой в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Если ситуация уже возникла, честнее оформить приказ текущей датой и привести к ней дату приёма, чем задним числом менять уже сданные сведения в Социальный фонд России.
Нужно ли учитывать мнение профсоюза при добавлении должности
При вводе новой вакантной единицы учёт мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не требуется: права и обязанности действующих работников не затрагиваются. Обязанность уведомить профсоюз возникает в обратной ситуации — при сокращении численности или штата по статье 82 ТК РФ, в письменной форме не позднее чем за два месяца до начала мероприятий. Если в коллективном договоре вы сами предусмотрели согласование штатного расписания с профсоюзом, действует ваше условие.
Как оформить 0,5 ставки и до какого знака дробится единица
В указаниях по применению формы Т-3 неполные штатные единицы указываются в долях: 0,25, 0,5, 2,75. Доля ставки фиксируется в приказе о внесении изменений и переносится в трудовой договор вместе с режимом неполного рабочего времени. Если работник просит установить неполное рабочее время уже после приёма, у работодателя есть пять рабочих дней с даты заявления на заключение дополнительного соглашения и издание приказа.
Наименование должности в ОК 016-2025 отличается от того, что у нас записано. Что делать
Если должность не связана с компенсациями, льготами или ограничениями, менять формулировку кодекс не обязывает: часть 2 статьи 57 ТК РФ требует соответствия справочникам и профстандартам только в этих случаях. Если связана, наименование приводится в соответствие через приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, а с работниками заключаются дополнительные соглашения. Параллельно обновляются справочники в кадровой программе, иначе в трудовые договоры продолжит подставляться старое название.
Обязательно ли расписывать надбавки и премии в штатном расписании
Форма Т-3 содержит графы для надбавок, но применение этой формы необязательно с 1 января 2013 года, и состав граф в собственном бланке работодатель определяет сам. Практический смысл выносить надбавки в расписание есть тогда, когда по одной должности идёт несколько единиц с разным итогом выплат: сам оклад по должности одинаков, а различие объясняется именно надбавкой. Стимулирующие выплаты, которые зависят от результата и считаются ежемесячно, в расписании обычно не фиксируют, их место в положении о премировании.
Как нумеровать редакции штатного расписания и нужен ли срок его действия
Срок действия указывать не обязательно: расписание действует до утверждения следующей редакции. Утверждается оно приказом, и в приказе логично называть номер и дату той редакции, которая вводится, чтобы редакции не перепутались в архиве. Поскольку по пункту «а» статьи 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания хранятся постоянно, предыдущие редакции остаются в деле вместе с приказами, которыми они вводились и изменялись.
