Форма штатного расписания с 1 января 2013 года выбирается работодателем самостоятельно: унифицированная Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 перестала быть обязательной по части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Собственную форму утверждает руководитель приказом, и она сохраняет семь обязательных реквизитов из части 2 статьи 9 402-ФЗ. Само штатное расписание при этом никуда не делось: трудовая функция по статьям 15 и 57 ТК РФ определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Различие, от которого зависит порядок действий: коммерческая организация и ИП утверждают любую форму приказом руководителя, а организации бюджетной сферы применяют формы, установленные их ведомственным порядком, и заменить их своими не могут.
Статья показывает, какие графы Т-3 можно убрать без последствий, а какие убирать нельзя, как оформить приказ об утверждении и чем приказ о внесении изменений отличается от новой редакции. Отдельно разбираем наименования должностей после перехода на классификатор ОК 016-2025, совмещение по вакантной должности и дробные ставки. Сроки хранения по перечню Росархива, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, порядок работы со штатным расписанием в 1С:ЗУП и в электронном архиве, а также ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Унифицированная форма Т-3: обязательна или нет в 2026 году
Унифицированная форма Т-3 (код по ОКУД 0301017) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 вместе с остальными формами по учёту труда и его оплаты: Т-1, Т-2, Т-6, Т-9. Само постановление не отменено, но с вступлением в силу 402-ФЗ изменился статус этих форм. Часть 4 статьи 9 402-ФЗ отдаёт выбор форм первичных учётных документов руководителю экономического субъекта, а Минфин в информации № ПЗ-10/2012 пояснил: обязательными остаются только те формы, которые установлены уполномоченными органами на основании других федеральных законов. Штатное расписание в этот круг не входит.
Отсюда практический результат: организация вправе применять Т-3 без изменений, Т-3 с добавленными или удалёнными графами либо полностью собственную таблицу. Все три варианта равны по юридической силе, если форма утверждена приказом руководителя. Инспектор ГИТ не может потребовать именно бланк Госкомстата — он проверяет, что документ существует, утверждён и что должности работников ему соответствуют.
Обязанность применять предписанную форму сохраняется у государственных и муниципальных учреждений: для них состав и формы первичных документов задаются порядком ведения бюджетного и бухгалтерского учёта, а не решением руководителя. Вторая ситуация, когда свобода выбора ограничена, — отраслевые и ведомственные требования, прямо описывающие структуру штатного расписания. Если такого требования нет, работодатель свободен в форме и несвободен в содержании.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Вопрос «обязательна ли Т-3» почти всегда задают не о форме, а о риске. Риск живёт не в бланке, а в связке: должность в трудовом договоре и приказе должна дословно совпадать с должностью в штатном расписании. Проверьте эту связку по трём-четырём последним принятым сотрудникам, прежде чем менять форму документа.»
Образцы штатного расписания и документов, которыми его утверждают
Комплект для работы с формой: начните с бланка Т-3, чтобы видеть исходный состав граф, и только потом решайте, что из них оставлять в своей таблице.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, унифицированная форма Т-3 (бланк) | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
Обязательно ли само штатное расписание: ООО, ИП и микропредприятия
Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Обязанность выводится из статей 15 и 57 ТК РФ: трудовая функция описана как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации. Если документа нет, проверяющий не может сопоставить должность из трудового договора ни с чем, и это трактуется как нарушение части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Индивидуальный предприниматель с работниками находится ровно в том же положении, что и организация: он заключает трудовые договоры, а значит должен указывать в них должность. Формулировка «штатное расписание ИП» отличается от корпоративной только шапкой документа: вместо наименования юрлица указывается ИП с фамилией и инициалами, вместо подписи директора — подпись предпринимателя. ИП без наёмных работников штатное расписание не ведёт, поскольку сам он работником не является.
Отдельный режим у микропредприятий. Статья 309.2 ТК РФ позволяет им полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, и перенести соответствующие условия в трудовой договор по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Перечень актов в статье открытый, поэтому отказ распространяют и на штатное расписание. Условие одно: все условия, которые обычно закрывались этим документом, должны появиться в тексте трудового договора с каждым работником.
Отказ от документа выгоден при двух-трёх работниках и одном виде деятельности. При десяти сотрудниках и нескольких подразделениях типовой договор перестаёт справляться: любое изменение оклада превращается в переговоры с конкретным человеком, а не в приказ по компании. В практике Добыто микропредприятия, вырастающие за пределы десяти человек, обычно возвращаются к штатному расписанию именно по этой причине, а не из-за требований инспекции.
Что должно быть в любой форме штатного расписания
Свободная форма не означает произвольную. Если штатное расписание оформляется как первичный учётный документ, оно сохраняет семь реквизитов из части 2 статьи 9 402-ФЗ. Параллельно работает кадровый слой требований: набор сведений, без которых документ не выполняет свою функцию в трудовых отношениях. Таблица ниже разводит эти два слоя.
| Элемент формы | Откуда требование | Что будет, если убрать |
|---|---|---|
| Наименование документа, дата составления, наименование организации | ч. 2 ст. 9 402-ФЗ | Документ не идентифицируется как первичный, спор о периоде действия |
| Должность и подпись лица, ответственного за оформление, с расшифровкой | ч. 2 ст. 9 402-ФЗ | Непонятно, кто составил документ и в пределах каких полномочий |
| Структурное подразделение | Кадровая практика, ст. 57 ТК РФ при указании подразделения в договоре | Нельзя подтвердить условие о месте работы и перевод между подразделениями |
| Наименование должности, профессии, специальности | ст. 15 и 57 ТК РФ | Трудовая функция не соотносится ни с чем, риск по ч. 1 ст. 5.27 КоАП |
| Количество штатных единиц, включая дробные | Кадровая практика, ст. 93 ТК РФ при неполном времени | Нельзя доказать наличие вакансии при сокращении и совмещении |
| Тарифная ставка или оклад | ст. 57 и 135 ТК РФ | Теряется база для сверки с трудовым договором и с МРОТ |
| Надбавки и доплаты постоянного характера | ст. 135 ТК РФ, система оплаты труда в ЛНА | Спор о составе заработной платы, если надбавка не описана в другом акте |
| Графа «Примечание» и итоговая строка месячного фонда | Только форма Т-3, нормативного требования нет | Ничего, графы удаляются без последствий |
Из таблицы видно, где проходит реальная граница правки. Убирать можно всё, что живёт только внутри бланка Госкомстата: примечания, итоговый фонд, ссылку на код ОКУД. Убирать нельзя то, на что ссылаются трудовые договоры и приказы: подразделение, должность, количество единиц, оклад.
Как разработать и утвердить свою форму штатного расписания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите действующие должности из кадровой программы и сверьте их с трудовыми договорами. Расхождения фиксируются до, а не после смены формы.
- Шаг 2. Соберите таблицу из обязательных элементов: подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад или тарифная ставка, постоянные надбавки. Добавьте свои графы, если они нужны: код подразделения, грейд, признак дистанционной работы, источник финансирования.
- Шаг 3. Проверьте семь реквизитов из части 2 статьи 9 402-ФЗ. Практически это шапка с наименованием организации и датой, а также блок подписей с должностями и расшифровками.
- Шаг 4. Опишите форму в учётной политике или в положении об оплате труда одной строкой: применяется самостоятельно разработанная форма штатного расписания согласно приложению.
- Шаг 5. Издайте приказ об утверждении формы и приказ об утверждении самого штатного расписания на конкретную дату. Это два разных решения, и совмещать их в одном тексте не обязательно.
- Шаг 6. Учтите мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК РФ, если такой орган в компании есть и штатное расписание отнесено к актам с нормами трудового права.
Подпишите приказ об утверждении штатного расписания электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Т-3 или своя форма: как выбрать под свою ситуацию
Универсального ответа здесь нет: выбор определяется тем, кто и как читает документ после утверждения. Сценарная таблица ниже собрана по типам работодателей, с которыми в Добыто чаще всего работают при переводе кадровых документов в электронный вид.
| Ситуация работодателя | Что критично | Разумный выбор формы |
|---|---|---|
| ИП или ООО до 15 работников, одна площадка | Скорость оформления, отсутствие лишних граф | Т-3 без изменений: проще, чем разрабатывать и утверждать своё |
| Микропредприятие с типовыми трудовыми договорами по постановлению № 858 | Полнота условий в самом договоре | Можно обойтись без документа, при росте численности вернуться к Т-3 |
| Компания с грейдами и вилками окладов | Диапазон оплаты, уровень должности, код подразделения | Своя форма: в Т-3 нет граф под грейд и диапазон |
| Сеть филиалов, единая кадровая служба | Сквозная нумерация подразделений, признак региона | Своя форма с дополнительными графами и раздельным утверждением по филиалам |
| Производство с вредными условиями труда | Точность наименований должностей по справочникам | Т-3 или своя форма с дополнительной графой класса условий труда по результатам СОУТ |
| Государственное или муниципальное учреждение | Соответствие ведомственному порядку учёта | Предписанная форма, право на свою отсутствует |
Логика выбора сводится к одному критерию: своя форма оправдана там, где в таблицу нужно добавить данные, которых в Т-3 нет. Если добавлять нечего, разработка своей формы даёт только дополнительный приказ и лишний повод для расхождений между документами.
Когда своя форма не нужна
Собственная форма не решает три задачи, ради которых её чаще всего затевают. Она не заменяет положение об оплате труда: премии, KPI и порядок расчёта надбавок описываются в отдельном акте, а в штатное расписание попадают только постоянные суммы. Она не заменяет штатную расстановку: персональный состав с фамилиями ведётся отдельным документом, унифицированной формы у него нет и он не утверждается приказом. И она не ускоряет согласование: количество подписей определяется внутренним регламентом, а не структурой таблицы.
Должности, ставки и совмещение: где форма ломается на практике
Наименование должности — единственное поле, где свобода работодателя ограничена прямо. По статье 57 ТК РФ, если с работой по должности связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или положениям профессиональных стандартов. Для остальных должностей название выбирается свободно, но с оглядкой на статью 195.3 ТК РФ: требования к квалификации, установленные нормативными актами, обязательны к применению.
Внимание: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности потребуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе, включая 1С:ЗУП.
Количество штатных единиц указывается с дробями: 0,5, 0,25, 1,75. Дробная единица — это не половина оклада, а половина нормы рабочего времени, поэтому она должна совпадать с условием о неполном рабочем времени в трудовом договоре по статье 93 ТК РФ. Две ставки одной должности, занятые одним человеком по внутреннему совместительству, показываются как две единицы, а не как одна.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ — это поручение работнику дополнительной работы по другой профессии или должности за доплату по статье 151 ТК РФ. Дополнительная работа поручается с письменного согласия работника, а срок, содержание и объём устанавливает работодатель. Ключевая связка со штатным расписанием: совмещать можно только должность, которая в расписании есть и свободна. Если должности в документе нет, сначала вводится штатная единица, и лишь потом оформляется соглашение о совмещении. Обратный порядок даёт доплату непонятно за что и спор о её природе при увольнении.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Кадровый перевод почти никогда не начинается с приказа. Сначала сотрудник и два руководителя о чём-то договорились, появляется служебная записка или заявление, и уже в ходе согласования всплывают параметры, без которых учётная система не проведёт документ: на какую ставку переводим, какая категория должности, какое подразделение принимает. Соберите эти параметры на этапе согласования, а не в момент оформления приказа, — иначе штатное расписание и приказ разойдутся.»
Изменение штатного расписания: приказ о внесении изменений или новая редакция
Способа два, и выбор между ними определяется объёмом правок. Приказ о внесении изменений применяется при точечных правках: ввели одну должность, изменили оклад по двум позициям, переименовали отдел. В тексте приказа указывается, какая строка исключается, какая вводится и с какой даты. Новая редакция утверждается, когда меняется сама структура: перекраивается перечень подразделений, пересматривается вся сетка окладов, документ переходит на другую форму. Смешивать способы в одном периоде не стоит: через полгода никто не восстановит, какая версия действовала на конкретную дату.
Сроки определяются не документом, а тем, что происходит с работниками. Ввод новой вакантной должности — в любой день, уведомлять некого. Изменение оклада по инициативе работодателя из-за организационных или технологических условий труда — уведомление работника не менее чем за два месяца по статье 74 ТК РФ. Сокращение численности или штата — персональное предупреждение под роспись не менее чем за два месяца по статье 180 ТК РФ, и само штатное расписание в новой редакции должно вводиться не раньше окончания этого срока. Изменение оклада по соглашению сторон оформляется дополнительным соглашением и действует с согласованной даты.
Факт: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, в Москве региональный минимум — 32 916 рублей. Оклады в штатном расписании сверяют с региональным значением по статье 133.1 ТК РФ, а не с федеральным.
Переименование должности без изменения трудовой функции — отдельный сюжет. Изменения вносятся в штатное расписание приказом, а с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. Одного приказа недостаточно: должность в договоре и должность в расписании после правки обязаны совпадать дословно, включая падеж и написание через дефис.
Штатное расписание в 1С:ЗУП и в системе КЭДО
В 1С:ЗУП 8.3 штатное расписание включается настройкой в разделе кадрового учёта. После включения появляются документы утверждения и изменения штатного расписания, а кадровые документы начинают проверяться на соответствие ему: программа не даст принять сотрудника на должность, которой нет в утверждённой позиции, или превысить количество единиц. Печатную форму Т-3 программа формирует независимо от того, какую форму вы утвердили приказом: это способ вывода данных, а не обязанность применять бланк Госкомстата. Штатная расстановка выводится отдельным отчётом и содержит фамилии, поэтому в общий доступ она не выкладывается.
Данные штатного расписания связывают между собой четыре документа: саму позицию с должностью и окладом, трудовой договор, приказ о приёме и отчётность. В ЕФС-1 код трудовой функции берётся из общероссийского классификатора занятий, который связан с классификатором профессий, поэтому переименование должности в штатном расписании отзывается в отчётности. Разрыв в этой цепочке обнаруживается обычно не при проверке, а при сдаче сведений, когда код не проходит форматный контроль.
В электронном документообороте штатное расписание ведёт себя иначе, чем документы, адресованные конкретному работнику. Оно не требует подписи работника и его согласия на КЭДО: документ утверждается приказом и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью со стороны организации. В сервисе Добыто такие документы живут в общем реестре с маршрутом согласования, а версии приказов об изменениях хранятся в электронном архиве с датами подписания.
Полезно знать: документ, который направляется работнику в рамках КЭДО, должен передаваться в формате PDF/A-1a по приказу Минтруда № 578н от 20 сентября 2022 года. Обычный PDF, DOCX или XLSX придётся дублировать на бумаге, поэтому выгрузку из кадровой программы настраивают сразу в нужный формат.
Что из штатного документооборота остаётся на бумаге
Перевод кадровых документов в электронный вид ограничен статьёй 22.1 ТК РФ. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге, эту позицию Минтруд подтвердил письмом от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. На бумаге остаются трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Штатное расписание в этот перечень не входит и переводится в электронный вид полностью.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При внедрении мы сначала заводим шаблоны и маршруты для документов работодателя — штатного расписания, приказов об утверждении и изменении, положений. Они не требуют согласия работников, поэтому запускаются в первый же день, пока идёт сбор согласий на КЭДО. К моменту, когда согласия собраны, компания уже работает в системе, а не изучает её.»
Хранение штатного расписания и что проверяет инспекция труда
Срок хранения задан статьёй 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: штатные расписания по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года. Организации, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, хранят их до момента ликвидации. Перевод документа в электронный вид сроки не сокращает: 125-ФЗ об архивном деле даёт организации право самостоятельно создавать архив и хранить документы, но не право хранить их меньше.
Требования к самому электронному архиву описаны отдельно от трудового законодательства: типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и хранения утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 года, а ГОСТ Р 57762-2017 задаёт стратегию долговременной сохранности — читаемость, аутентичность, конвертацию и миграцию данных. Практический смысл в том, что через 10 лет штатное расписание должно открываться и проверяться на подпись, а не лежать файлом неизвестного формата.
При проверке инспектор сопоставляет три вещи: наличие утверждённого документа на проверяемую дату, совпадение должностей с трудовыми договорами и приказами, соответствие окладов условиям договоров и МРОТ. Форму документа он не оценивает. Перед проверкой полезно свериться с материалами Роструда: на странице ведомства о контроле и надзоре в сфере труда опубликованы руководство по соблюдению обязательных требований и проверочные листы для самообследования.
Цена ошибки в штатном расписании
Ошибка стоит не переоформления таблицы. Отсутствие штатного расписания, приём на должность, которой в нём нет, или расхождение оклада с трудовым договором квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Вторая часть цены проявляется в суде. Сокращение, при котором новая редакция штатного расписания введена раньше истечения двухмесячного срока предупреждения, разваливается целиком, и работник восстанавливается с оплатой вынужденного прогула. Доплата за совмещение по должности, отсутствующей в штатном расписании, взыскивается как часть заработной платы, а не как поручение дополнительной работы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам суд последовательно проверяет четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись и получил ли документ. Со штатным расписанием история короче — оно не адресовано работнику, но именно на него ссылаются приказы о приёме, переводе и сокращении. Мы смотрим журнал подписания и версии расписания до начала спора, а не после.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Кастомные шаблоны документов и электронный архив | входит в тариф «Бизнес» | по согласованию |
Итоговая сумма считается от численности подключаемых сотрудников и выбранного набора функций: для штатного расписания и приказов об его изменении критичны кастомные шаблоны и интеграция с учётной системой. Условия по каждому пакету и состав функций приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Работодатель выбирает форму штатного расписания сам: унифицированная Т-3 сохранила статус образца, но перестала быть обязательной с 2013 года, а собственная таблица работает наравне с ней, если утверждена приказом руководителя и содержит обязательные реквизиты из 402-ФЗ. Свобода заканчивается на содержании: подразделение, должность, количество штатных единиц и оклад связаны с трудовыми договорами и приказами, и любое расхождение в этой связке дороже, чем внешний вид документа. Бюджетная сфера применяет предписанные формы, микропредприятие может обойтись типовым трудовым договором, все остальные решают задачу по собственным критериям.
Мы переводим штатное расписание, приказы о его утверждении и изменении в электронный вид вместе с остальным кадровым документооборотом: документы работодателя запускаются в системе сразу, поскольку не требуют согласия работников, а версии и даты подписания остаются в архиве на весь срок хранения.
Частые вопросы о форме штатного расписания
Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год
Нормативного требования переутверждать документ ежегодно нет. Штатное расписание действует до тех пор, пока в него не внесены изменения, а срок действия указывается в приказе об утверждении по решению работодателя. Ежегодное утверждение удобно тем компаниям, которые раз в год пересматривают оклады: в этом случае новая редакция вводится с 1 января, а промежуточные правки оформляются приказами о внесении изменений.
Можно ли вести штатное расписание только в электронном виде, без бумажного оригинала
Да, при условии что документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью организации и хранится в системе, обеспечивающей проверку подписи и выгрузку. Сроки хранения по перечню Росархива остаются прежними: постоянно по месту утверждения. Согласие работников на КЭДО для этого не требуется, поскольку штатное расписание не адресовано конкретному работнику.
Что указывать в штатном расписании, если оклад установлен вилкой от и до
В графе оклада указывается конкретное значение по каждой штатной единице, а диапазон описывается в положении об оплате труда. Если по одной должности предусмотрено несколько уровней оплаты, в штатном расписании заводятся отдельные строки: например, три единицы менеджера с одним окладом и две единицы старшего менеджера с другим. Иначе при споре невозможно доказать, какой оклад относится к конкретному работнику.
Как отражать дистанционных работников и совместителей
Дистанционные работники включаются в штатное расписание на общих основаниях: форма работы на состав должностей не влияет, она фиксируется в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Внешние совместители занимают отдельные штатные единицы, обычно дробные — 0,5 или 0,25 в зависимости от согласованной нормы времени. Признак совместительства в таблице не указывается, он живёт в трудовом договоре.
Обязательно ли согласовывать штатное расписание с профсоюзом
Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации и штатное расписание отнесено локальными актами к документам, содержащим нормы трудового права, применяется порядок учёта мнения по статье 372 ТК РФ. Когда профсоюза нет, согласование не требуется, и документ утверждается приказом руководителя без дополнительных процедур.
Можно ли внести в штатное расписание должность заранее, до найма человека
Да, и это нормальный порядок работы. Вакантная штатная единица вводится приказом в любой день, уведомлять о её появлении некого, поскольку условия действующих работников не меняются. Именно наличие вакантной единицы позволяет затем оформить совмещение по статье 60.2 ТК РФ или предложить должность работнику при сокращении.
Что делать, если в компании исторически два документа: штатное расписание и штатная расстановка
Это два разных документа, и объединять их не нужно. Штатное расписание обезличено, утверждается приказом и предъявляется при проверке. Штатная расстановка содержит фамилии, табельные номера и фактические надбавки, унифицированной формы не имеет и приказом не утверждается. Расстановка ведётся как рабочий инструмент кадровой службы, доступ к ней ограничивается, поскольку она содержит персональные данные.
