Штатное расписание работодатель не обязан выдавать работнику целиком: документ описывает структуру всей организации, количество единиц и оклады по каждой должности. Роструд исходит из того, что штатное расписание не относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью конкретного работника, и обязанности знакомить с ним или выдавать его полностью у работодателя нет. По письменному заявлению работник получает выписку в части, которая касается лично его: наименование должности, количество штатных единиц по ней, оклад и надбавки. Срок — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, копия заверяется надлежащим образом и выдаётся бесплатно по статье 62 ТК РФ. Запрос на выписку по своей должности работодатель исполняет в этот срок, запрос на весь документ он вправе отклонить письменным мотивированным ответом.
Разберём, из каких граф состоит штатное расписание и какие сведения работодатель закрывает законно, как сформулировать заявление, чтобы его не отклонили по формальному признаку, и какие документы дают тот же результат: справка о должности и окладе, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, копия трудового договора с дополнительными соглашениями. Отдельно рассмотрим ситуации, когда полный документ всё-таки раскрывают: суд по ходатайству стороны, проверка государственной инспекции труда, спор о сокращении. Сроки ответа, порядок жалобы через Роструд, размеры штрафов по КоАП, тарифы на кадровый электронный документооборот и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязан ли работодатель выдавать штатное расписание работнику по запросу
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней. Перечень в норме открытый: копии приказа о приёме, приказов о переводах, приказа об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя. Ключевое слово в этой конструкции — «связанных с работой» именно этого человека. Штатное расписание описывает всю организацию, поэтому под критерий целиком не подпадает.
Второй аргумент работодателя опирается на статью 88 ТК РФ: передавать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия нельзя. Сведения о должностях и окладах коллег для заявителя — чужие данные. При этом статья 89 ТК РФ даёт работнику право на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным и на получение копии любой записи, содержащей его персональные данные. Из этой пары норм и вырастает практическое решение: выписка по своей строке штатного расписания выдаётся, остальные строки закрываются.
Что об этом думает ГИТ: инспекторы опираются на позицию Роструда, изложенную в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1: штатное расписание относится к локальным нормативным актам организации, но не к тем, что непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника. Отсюда следует, что знакомить с ним при приёме на работу не требуется, а отказ выдать документ целиком нарушением не считается. Отказ выдать выписку по должности заявителя инспекторы оценивают иначе.
Ниже сведены типовые запросы работника и обязанности работодателя по каждому из них. Таблица отвечает на вопрос, что именно вы получите по заявлению, а что придётся добывать через суд или инспекцию.
| Что запросил работник | Обязан ли выдать | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Копия приказа о приёме, переводе, увольнении | Да | 3 рабочих дня | ст. 62 ТК РФ |
| Копия трудового договора и дополнительных соглашений | Да | 3 рабочих дня | ст. 62 ТК РФ |
| Справка о зарплате, о периоде работы, о страховых взносах | Да | 3 рабочих дня | ст. 62 ТК РФ |
| Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р | Да | 3 рабочих дня | ст. 66.1 ТК РФ |
| Выписка из штатного расписания по своей должности | Да, в части, касающейся заявителя | 3 рабочих дня | ст. 62, ст. 89 ТК РФ |
| Штатное расписание организации целиком | Нет | — | ст. 88 ТК РФ, позиция Роструда |
| Копия ЛНА, связанного с трудовой деятельностью работника | Да, по заявлению | 3 рабочих дня | ст. 22, ст. 62 ТК РФ |
Из таблицы видно, что отказ законен ровно в одной строке из семи. Если работодатель молчит на все пункты заявления сразу, спор идёт уже не о штатном расписании, а о нарушении статьи 62 ТК РФ по остальным документам, и это гораздо более выигрышная позиция для работника.
Бланки и образцы кадровых документов по теме запроса
Комплект собран под две задачи: работнику — понять, как выглядит документ, из которого он просит выписку, работодателю — оформить ответ на заявление; начните с формы Т-3.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Журнал регистрации требований и отказов | Скачать |
Данные штатного расписания: что в нём есть и что работодатель закрывает
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным для коммерческих организаций по статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте: работодатель вправе утвердить собственный бланк приказом руководителя. На практике большинство компаний оставили Т-3, потому что её структура совпадает с логикой кадрового учёта и с выгрузками в 1С.
Графы формы Т-3: структурное подразделение и его код, наименование должности или профессии с указанием разряда и квалификации, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, надбавки, месячный фонд заработной платы и примечание. Фамилий в форме нет: конкретные люди привязываются к строкам в отдельном рабочем документе — штатной расстановке. Персональными данными сведения становятся тогда, когда позволяют определить конкретное лицо, и в компании из шести человек связка «единственный юрисконсульт — оклад 90 000» указывает на человека не хуже фамилии. Именно поэтому отказ выдать полный документ обосновывают статьёй 88 ТК РФ, а не только ссылкой на позицию Роструда.
Наименования должностей с 1 января 2026 года берутся из нового классификатора ОК 016-2025, введённого приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Смена наименования или кода должности требует приказа о внесении изменений в штатное расписание либо утверждения его в новой редакции, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам. Работник узнаёт об этом не из штатного расписания, а из допсоглашения, которое ему приносят на подпись.
Полезно знать: штатные расписания по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, тогда как графики отпусков и табели — 5 лет, а трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет. Перевод документов в КЭДО сроки хранения не сокращает.
Что работник получит вместо полного штатного расписания
Задача почти всегда конкретнее, чем «хочу посмотреть штатку». Человек проверяет, совпадает ли его оклад с утверждённым, существует ли вообще его должность в структуре, есть ли свободные единицы по совмещаемой работе, реально ли сокращена его позиция. Под каждую из этих задач есть документ, который работодатель обязан выдать за 3 рабочих дня.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Выписка из штатного расписания по своей должности. Содержит подразделение, наименование должности, количество единиц, оклад и надбавки по этой строке. Заверяется подписью уполномоченного лица и печатью при её наличии.
- Справка о занимаемой должности и размере оклада. Оформляется в свободной форме, по содержанию закрывает тот же вопрос и оспаривается работодателем реже, чем выписка.
- Копия трудового договора и всех дополнительных соглашений. Условие об оплате труда — обязательное условие договора по статье 57 ТК РФ, поэтому расхождение с расчётным листком видно сразу.
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Показывают все кадровые события: приём, переводы, переименования должности, увольнение.
- Расчётные листки за спорный период. Обязанность извещать о составных частях зарплаты установлена статьёй 136 ТК РФ.
Дальше — таблица под конкретный сценарий. Она отвечает на вопрос, что запрашивать в первую очередь и чем закрывать пробел, если работодатель ограничится минимумом.
| Ситуация работника | Что критично запросить | Что вторично |
|---|---|---|
| Оклад в расчётном листке ниже, чем в договоре | Копия трудового договора с допсоглашениями, расчётные листки, выписка по своей должности | Полное штатное расписание |
| Выполняется работа по второй должности без доплаты | Письменное согласие и приказ по статье 60.2 ТК РФ, выписка по совмещаемой должности | Должностные инструкции других сотрудников |
| Сокращение должности вызывает сомнения | Уведомление о сокращении, письменный перечень предложенных вакансий, приказ об изменении штатного расписания | Копия штатного расписания до сокращения: её истребует суд |
| По одинаковым должностям разные оклады | Ходатайство суду об истребовании штатного расписания, положение об оплате труда | Заявление работодателю: полный документ он выдавать не обязан |
| Должность переименована без объяснений | Дополнительное соглашение, приказ об изменении штатного расписания, СТД-Р | Прежняя редакция штатного расписания |
Строка про разные оклады по одинаковым должностям — единственная, где через заявление вопрос не решается. Такие сведения раскрываются только в процессе, и запрашивать их у работодателя до подачи иска смысла нет.
Как запросить выписку и в какой срок обязаны ответить
Заявление подаётся письменно. Устная просьба срок по статье 62 ТК РФ не запускает, и доказать факт обращения потом нечем. Обоснование причины в заявлении не требуется: норма не ставит выдачу документов в зависимость от того, зачем они понадобились работнику.
Как получить выписку из штатного расписания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте заявление на имя руководителя. Формулировка предметная: «выписку из штатного расписания в части, касающейся занимаемой мной должности», с указанием подразделения и даты, на которую нужны сведения.
- Шаг 2. Добавьте в то же заявление остальные нужные документы: копию трудового договора с дополнительными соглашениями, справку о зарплате, СТД-Р. Один документ — одна строка, чтобы отказ по одному пункту не блокировал остальные.
- Шаг 3. Зафиксируйте дату подачи. Второй экземпляр с отметкой канцелярии о приёме, либо заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении, либо отправка через личный кабинет в системе КЭДО, где дата фиксируется журналом.
- Шаг 4. Отсчитайте 3 рабочих дня со дня подачи. Выходные и нерабочие праздничные дни в срок не входят.
- Шаг 5. Проверьте полученные копии на заверение: отметка о верности копии, должность и подпись уполномоченного лица, дата. Незаверенная копия в суде и в инспекции доказательством не будет.
- Шаг 6. При отказе или молчании запросите письменный мотивированный ответ. Он понадобится как приложение к жалобе, и именно на нём чаще всего рассыпается позиция работодателя, отказавшего вообще по всем пунктам заявления.
Параллельно работает второй срок. Запрос о своих персональных данных подаётся по статье 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, и оператор обязан ответить в течение 10 рабочих дней со дня получения запроса. Срок продлевается не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением заявителя. Отдельный случай — увольнение: по статье 84.1 ТК РФ заверенные копии документов, связанных с работой, выдаются в день прекращения трудового договора.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В заявлении я советую разводить пункты по строкам и нумеровать их. Работодатель, который не хочет отдавать выписку, отвечает одним письмом про то, что штатное расписание выдаче не подлежит, и тем самым закрывает для себя все остальные позиции заявления. Пронумерованный список не даёт свести ответ к одной фразе: по каждому пункту придётся написать либо «выдано», либо мотивированный отказ.»
Когда штатное расписание раскрывают полностью
Полный документ выходит наружу через четыре канала, и ни один из них не начинается с заявления работника.
Суд. По статье 57 ГПК РФ сторона, которая не может получить доказательство самостоятельно, заявляет ходатайство об истребовании. В трудовых спорах о сокращении, о дискриминации в оплате и о признании отношений суд запрашивает штатное расписание на конкретные даты. Ходатайство формулируется с указанием, какие именно обстоятельства подтверждает документ, иначе его отклоняют.
Государственная инспекция труда. При проверке штатное расписание входит в стандартный запрос документов. Работник результат проверки видит в ответе на обращение, а не в виде копии самого документа.
Профсоюз. По статье 17 Федерального закона от 12.01.1996 № 10-ФЗ о профессиональных союзах профсоюзные органы вправе бесплатно и беспрепятственно получать от работодателя информацию по социально-трудовым вопросам. Через первичную профсоюзную организацию вопрос решается быстрее, чем через личное заявление.
Процедура сокращения. По статье 180 ТК РФ работодатель предлагает сокращаемому работнику все имеющиеся вакансии, соответствующие его квалификации, а также нижестоящие должности. Перечень вакансий — это фактически выжимка из действующего штатного расписания, и предоставляется он письменно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или его отдельных реквизитов. Распечатка электронного документа остаётся копией: чтобы она что-то значила, её заверяют оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии.»
Знакомят ли работника со штатным расписанием при приёме на работу
Статья 68 ТК РФ требует до подписания трудового договора ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Штатное расписание в этот круг не входит по той же логике, что и в вопросе о выдаче копии. На практике это означает, что подпись в листе ознакомления вы за него не ставите, а претензия «мне не показали штатку при приёме» инспекцией не поддерживается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Связь работника со штатным расписанием проходит через трудовой договор. По статье 57 ТК РФ трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации. Если должность в договоре названа иначе, чем в штатном расписании, документы приводят в соответствие приказом и дополнительным соглашением. Расхождение критично там, где наименование должности влияет на льготы, досрочную пенсию и компенсации за вредные условия труда.
Важный нюанс из практики: совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ возможно только по свободной штатной единице и оформляется письменным согласием работника и приказом, а размер доплаты устанавливается соглашением сторон по статье 151 ТК РФ. Отменить совмещение досрочно вправе любая сторона, предупредив другую в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Выписка по совмещаемой должности показывает оклад по этой единице и служит ориентиром при споре о размере доплаты.
Изменение штатного расписания само по себе согласия работника не требует: работодатель утверждает новую редакцию приказом. Согласие или предупреждение требуются тогда, когда изменение затрагивает условия трудового договора: сокращение должности — уведомление не позднее чем за 2 месяца по статье 180 ТК РФ, изменение определённых сторонами условий по причинам организационного или технологического характера — тоже за 2 месяца по статье 74 ТК РФ.
Когда штатного расписания нет вовсе: ИП и микропредприятия
Прямой нормы, обязывающей каждого работодателя вести штатное расписание, в ТК РФ нет. Обязательность выводят из статей 15 и 57 ТК РФ, где трудовая функция привязана к должности по штатному расписанию, и Роструд эту трактовку поддерживает. Из правила есть исключение, о котором работники обычно не знают.
По статье 309.2 ТК РФ работодатель — субъект малого предпринимательства, отнесённый к микропредприятиям, вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов: правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности, штатного расписания. Условие — включить соответствующие условия в трудовые договоры на основе типовой формы, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. К микропредприятиям относятся работодатели с численностью до 15 человек и доходом до 120 млн рублей в год.
Для работника такого предприятия это означает следующее. Запрашивать выписку из документа, которого нет, бессмысленно: ответом будет справка об отсутствии штатного расписания, и нарушением это не является. Все условия, включая оклад и наименование должности, ищите в самом трудовом договоре и дополнительных соглашениях к нему. Индивидуальный предприниматель, не подпадающий под критерии микропредприятия, от штатного расписания не освобождён.
Второй сценарий, когда запрос не сработает: организация ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ. Здесь остаётся обращение в архив по месту хранения документов и сведения о трудовой деятельности из Социального фонда России через личный кабинет на портале госуслуг.
Что делать, если работодатель отказал или промолчал
Отказ выдать полный документ законен. Отказ выдать выписку по своей должности, копию трудового договора или справку о зарплате — нарушение статьи 62 ТК РФ, и дальше работают три инструмента.
Обращение в государственную инспекцию труда подаётся электронно через портал Роструда. Там же работает сервис «Дежурный инспектор» с ответами по трудовому законодательству: вопрос по своей ситуации задаётся из категории, а ответ приходит в течение 3 рабочих дней. Это способ получить письменную позицию ведомства до того, как подавать полноценную жалобу. Обращение по существу рассматривается в порядке Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, срок рассмотрения — 30 дней со дня регистрации.
Суд. По статье 392 ТК РФ работник обращается за разрешением индивидуального трудового спора в течение 3 месяцев со дня, когда узнал о нарушении права, а по спорам о невыплате заработной платы — в течение 1 года. Госпошлину работники по трудовым спорам не платят.
Прокуратура. Подключается, когда нарушение носит массовый характер либо когда инспекция уже вынесла предписание, а работодатель его не исполнил.
Во что обходится ошибка работодателю
Нарушение трудового законодательства без специального состава квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностных лиц и на индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Обратная ошибка стоит дороже. Кадровик, который «пошёл навстречу» и отдал штатное расписание целиком, раскрыл персональные данные всех работников без их письменного согласия. Часть 2 статьи 13.11 КоАП РФ за обработку персональных данных без согласия в письменной форме, когда оно обязательно, предусматривает штраф от 300 000 до 700 000 рублей на юридических лиц и от 100 000 до 300 000 рублей на должностных лиц. Соотношение простое: отказ по статье 62 ТК РФ обойдётся организации максимум в 50 000 рублей, выдача чужих окладов — до 700 000 рублей.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что учёт входящих заявлений у вас нигде не ведётся, отдельный регламент для этого заводить не обязательно: в сервисе Добыто дата подачи заявления и дата ответа фиксируются журналом системы, и спор о том, был ли запрос вообще, снимается выгрузкой.
Штатное расписание в 1С и КЭДО: что видит работник в личном кабинете
В 1С:ЗУП штатное расписание ведётся в разделе кадрового учёта отдельным справочником, а изменения фиксируются документом утверждения новой редакции с печатной формой Т-3. Работнику этот раздел недоступен: в личном кабинете он видит свои расчётные листки, остаток отпуска, заявления и заказанные справки. Справка о месте работы, справка 2-НДФЛ и справка об остатке отпуска заказываются в пару кликов, и заявка автоматически падает ответственному кадровику в базу.
Штатное расписание в системах КЭДО играет служебную роль. На внедрении мы первым делом выгружаем его из учётной системы: из штатного расписания собираются маршруты согласования по подразделениям и филиалам и формируются списки личных кабинетов, которые надо опубликовать. Ошибки в штатном расписании всплывают именно здесь — у сотрудника нет подразделения, должность задвоена, единица закрыта, а человек работает.
Внимание: перевод на КЭДО требует письменного согласия каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а отказ от перехода не является основанием для увольнения или иных санкций.
Право работника на доступ к своим кадровым электронным документам — уже сформировавшаяся категория споров. Работодатель, который перевёл документооборот в электронный вид, отвечает не только за подписание, но и за то, чтобы человек мог открыть, скачать и распечатать свой документ.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге — это статья 22.1 ТК РФ и письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения не существует: заявление работник подаёт в системе, а приказ подписывает на бумаге.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Если за человека документы открывает и подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: она показывает, где люди застревают, до того как в системе окажутся все.»
В практике Добыто заявление о выдаче документов, поданное через личный кабинет, снимает главный спорный вопрос — дату обращения. При бумажной подаче работник доказывает факт передачи заявления, при электронной дата и статус видны обеим сторонам в журнале.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки листа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на выписку, которую вам прислали: если внутри картинка с росчерком, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и заверять его придётся отдельно.»
Стоимость подключения КЭДО и тарифы для работы с заявлениями сотрудников
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив. Тарифы на дату публикации:
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указаны правила перехода между тарифами: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Полный текст штатного расписания работнику по заявлению не выдают: документ описывает всю организацию, а Роструд не относит его к локальным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью конкретного человека. Работающий путь — выписка по своей должности, справка об окладе, копия трудового договора и СТД-Р, все за 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ. Полный документ раскрывается через суд по ходатайству об истребовании, через проверку инспекции труда, через профсоюз и в процедуре сокращения. Работодателю дешевле отказать письменно и мотивированно, чем выдать чужие оклады: разница между составами по КоАП РФ здесь на порядок.
Мы в Добыто ежедневно настраиваем кадровые процессы так, чтобы заявление работника не терялось между столом кадровика и почтой: маршруты согласования строятся из штатного расписания, а дата подачи и дата ответа фиксируются журналом системы. Это снимает большую часть споров о сроках ещё до того, как они доходят до инспекции.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель выдать документы бывшему работнику?
Да. Статья 62 ТК РФ не ограничивает право действующими работниками, и срок в 3 рабочих дня применяется так же. В день прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и по письменному заявлению — заверенные копии документов, связанных с работой. Если после увольнения прошло время, заявление направляется заказным письмом с описью вложения: этот способ фиксирует и дату, и содержание обращения.
Можно ли сфотографировать штатное расписание, если оно оказалось доступно?
Такой снимок содержит персональные данные других работников, и их распространение без письменного согласия нарушает статью 88 ТК РФ и требования 152-ФЗ. Для работника это основание для дисциплинарного взыскания, а при доказанном разглашении охраняемой законом тайны — для увольнения по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. В суде фотография как доказательство работает слабо: сторона оспорит её достоверность, а суд истребует официальную копию.
Нужно ли объяснять в заявлении, зачем понадобилась выписка?
Нет. Статья 62 ТК РФ не связывает обязанность выдать документы с целью запроса, и требование «принесите обоснование» законного основания не имеет. Указывать дату, на которую нужны сведения, полезно по другой причине: без неё выписку сделают на текущий день, а для спора о прошлом периоде нужна прежняя редакция.
Штатная расстановка и штатное расписание — это один документ?
Нет. Штатное расписание содержит должности, количество единиц и оклады без фамилий. Штатная расстановка привязывает к строкам конкретных людей и обязательным документом не является: её ведут для внутреннего учёта. Запрос о расстановке отклоняют по тем же основаниям, что и запрос о полном штатном расписании, причём с более весомым аргументом: там персональные данные присутствуют прямо.
Можно ли получить выписку за прошлые годы работы?
Да, если период относится к времени работы у этого работодателя. Штатные расписания по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, поэтому ссылка на уничтожение документов для них не работает. В заявлении указывается конкретная дата или период, за который нужны сведения о должности и окладе.
Что делать, если должность в трудовом договоре не совпадает со штатным расписанием?
Расхождение устраняется приказом о внесении изменений в штатное расписание и дополнительным соглашением к трудовому договору. Молча переписать наименование в договоре нельзя: условие о трудовой функции относится к обязательным по статье 57 ТК РФ и меняется по соглашению сторон. Проверьте, не влияет ли наименование должности на досрочную пенсию, дополнительный отпуск или компенсации за вредные условия труда: в таких случаях название берётся строго по квалификационным справочникам и профстандартам.
