Штатное расписание в 2026 году проверяют построчно: наименование должности, код, количество штатных единиц, оклад и надбавки. С 1 января 2026 года действует новый классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, который применялся с 1994 года. Сверка идёт по трём каналам: СФР смотрит код ОКЗ в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, служба занятости — наименование должности в вакансии на портале «Работа России», ГИТ — соответствие названия должности справочнику или профстандарту. Если по должности установлены льготы, компенсации или ограничения, наименование обязано совпадать с ЕТКС, ЕКС или профстандартом по статье 57 ТК РФ. Если не установлены, название выбирает работодатель, и переименовывать ничего не требуется.
Разберём, какие данные штатного расписания сверяются в каждом канале и по каким реквизитам расходятся чаще всего. Покажем порядок переименования должности, при котором работник не оспорит изменение: приказ, дополнительное соглашение, сроки уведомления. Отдельно — когда штатное расписание можно не вести вовсе и почему совмещение невозможно без свободной штатной единицы. Чек-лист подготовки к сверке, разбор настроек 1С:ЗУП, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто и по каким данным сверяет штатное расписание
Единой процедуры «мониторинга штатных расписаний» с выездом и актом не существует. Данные штатного расписания попадают к государству через отчётность, которую работодатель сдаёт сам, и расхождения выявляются при камеральной сверке этих сведений между собой. Поэтому готовиться нужно не к визиту, а к тому, что три ведомства видят три разных среза одного и того же документа.
Ниже — каналы, по которым данные уходят наружу, и то, что каждое ведомство в них проверяет.
| Кто сверяет | Что видит из штатного расписания | Через какой документ | Что бывает при расхождении |
|---|---|---|---|
| СФР | Наименование должности и код трудовой функции по ОКЗ | Подраздел 1.1 формы ЕФС-1, графа с кодом ОКЗ | Уведомление об устранении ошибок, 5 рабочих дней на корректировку; штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ |
| Служба занятости | Свободные штатные единицы, наименование вакантной должности, условия оплаты | Отчёты по формам приказа Минтруда от 16.04.2024 № 195н на портале «Работа России» | Нарушение обязанности информировать по статье 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ |
| ГИТ | Соответствие наименования должности справочнику или профстандарту, оклад не ниже МРОТ, наличие должности под каждым трудовым договором | Трудовой договор, приказ о приёме, само штатное расписание при запросе документов | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо; часть 4 той же статьи за ненадлежащее оформление трудового договора: от 50 000 до 100 000 рублей |
| Росстат | Численность, движение работников, неполная занятость | Форма № П-4, форма № П-4 (НЗ) в редакции, действующей с 1 апреля 2026 года | Расхождение численности в отчётности и в штатном расписании становится поводом для запроса пояснений |
Из таблицы следует практический вывод: наименование должности живёт минимум в четырёх местах одновременно, и переименовать его в одном файле недостаточно. Правка штатного расписания, которая не дошла до ЕФС-1 и до опубликованной вакансии, создаёт расхождение вместо того, чтобы его закрыть.
Факт: ОК 016-2025 введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94 и действует с 1 января 2026 года. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты, а также связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1.
Новый классификатор ОК 016-2025: что он обязывает менять, а что нет
Смена классификатора сама по себе не обязывает переписывать все должности в компании. Обязанность привязана не к классификатору, а к статье 57 ТК РФ: наименование должности, профессии или специальности должно соответствовать квалификационному справочнику или профессиональному стандарту только тогда, когда с этой работой связаны компенсации, льготы или ограничения. Досрочная пенсия, дополнительный отпуск за вредность, сокращённая продолжительность рабочего времени, запрет на применение труда отдельных категорий — это и есть те случаи. Отдельно действует статья 195.3 ТК РФ: если требования к квалификации установлены нормативным правовым актом, профстандарт применяется в этой части обязательно.
Для остальных должностей название остаётся вопросом внутреннего решения. Компания вправе держать в штатном расписании «менеджера по продажам» или «руководителя направления», хотя в справочниках таких формулировок нет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Новый классификатор не создаёт отдельной обязанности переименовывать должности, но он проявляет старые расхождения. Если наименование или код должности меняются, одного нового файла мало: нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а к трудовым договорам — дополнительные соглашения. Проверьте по своему перечню должностей, у скольких из них есть льготы, компенсации или ограничения: работать нужно только с этим списком, а не со всем штатным расписанием сразу.»
Отдельная линия — код ОКЗ. Он берётся не из названия должности, а из фактически выполняемой трудовой функции: подбирается близкая по смыслу группа занятий, даже если формулировки не совпадают дословно. Поэтому две компании с одинаковым названием должности законно указывают разные коды, если функции работников отличаются.
Важный нюанс из практики: СФР рассылает уведомления о некорректных кодах ОКЗ и в тех случаях, когда код подобран верно. Если вы уверены в коде и можете показать, из какой трудовой функции он выведен, отчёт не исправляют, а направляют в фонд письменное обоснование. Заранее заведите короткую таблицу «должность — трудовая функция — код ОКЗ — основание»: она закрывает такие запросы за один ответ.
Данные штатного расписания, по которым расходятся чаще всего
Унифицированная форма Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, обязательной не является: после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ негосударственные организации применяют формы первичных документов по своему выбору. Но набор данных, который проверяется, от формы не зависит.
Наименование должности и структурного подразделения
Наименование в штатном расписании и в трудовом договоре должно совпадать дословно, включая порядок слов. Расхождение вида «специалист по кадровому делопроизводству» в договоре и «специалист по КДП» в штатном расписании инспектор читает как отсутствие должности в штатном расписании, а это уже дефект обязательного условия трудового договора. Структурное подразделение указывается в договоре, если оно в нём названо: тогда перевод в другое подразделение потребует дополнительного соглашения.
Количество штатных единиц
Дробные ставки указываются в том виде, в каком они реально существуют: 0,5, 0,25, 1,5. Совместитель занимает свою долю ставки, и она должна быть в штатном расписании отдельно. Работник на внутреннем совместительстве занимает две штатные единицы, а не одну.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Оклад, тарифная ставка и надбавки
Оклад по каждой должности сверяется с минимальным размером оплаты труда. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, он установлен Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Региональное значение по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей. Сверять оклад полной ставки нужно с региональным значением, а не с федеральным.
Полезно знать: федеральный МРОТ на 2026 год — 27 093 рубля, рост к 22 440 рублям 2025 года составил 20,7%. С 2025 года действует норма соотношения МРОТ и медианной заработной платы не менее 48%, поэтому пересматривать оклады низших грейдов придётся ежегодно.
Если в компании выстроена грейдовая система, штатное расписание фиксирует не одну цифру, а положение оклада внутри вилки грейда. Расхождение возникает там, где вилка описана в положении об оплате труда, а в штатном расписании стоит значение за её пределами.
Чек-лист подготовки: что проверить до сверки
Проверка занимает от одного до трёх рабочих дней на компанию до 300 человек, если данные выгружаются из учётной системы, а не собираются вручную.
- Перечень должностей с льготами. Выпишите должности, по которым есть досрочная пенсия, дополнительный отпуск, сокращённое рабочее время или ограничения по допуску. Только эти наименования обязаны совпадать со справочником или профстандартом.
- Сверка с трудовыми договорами. Наименование должности, структурное подразделение и размер оклада в договоре и в штатном расписании сравниваются посимвольно.
- Коды ОКЗ. Каждому наименованию должен соответствовать код, выведенный из трудовой функции, с зафиксированным обоснованием.
- Оклады против МРОТ. Проверяется оклад полной ставки по региональному значению; для неполных ставок сравнивается пропорция.
- Свободные штатные единицы. Каждая незанятая единица либо опубликована как вакансия, либо исключена из штатного расписания приказом.
- Действующая редакция. В компании должна быть одна актуальная редакция штатного расписания с приказом об утверждении и датой введения в действие.
Образцы кадровых документов для работы со штатным расписанием
Комплект закрывает полный цикл правки: смотреть первым стоит бланк формы Т-3, чтобы сверить состав граф с тем, что ведётся у вас.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по КДП | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
Как переименовать должность и не получить спор с работником
Наименование должности — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ. Менять его в одностороннем порядке нельзя: работает либо соглашение сторон по статье 72 ТК РФ, либо процедура статьи 74 с письменным уведомлением за два месяца и обоснованием организационных или технологических причин. Второй путь длиннее и уязвимее: работодателю придётся доказывать, что трудовая функция при этом не изменилась.
Как переименовать должность в штатном расписании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, обязательно ли переименование. Если по должности нет льгот, компенсаций и ограничений, а требований к квалификации нормативным актом не установлено, оставьте прежнее название.
- Шаг 2. Подберите новое наименование по справочнику или профстандарту и зафиксируйте, из какого именно документа оно взято. Это обоснование понадобится и для ГИТ, и для СФР.
- Шаг 3. Издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утвердите штатное расписание в новой редакции с датой введения в действие.
- Шаг 4. Подготовьте дополнительные соглашения к трудовым договорам всех работников по этой должности. Если работник не согласен, переходите на процедуру статьи 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца.
- Шаг 5. Подпишите дополнительные соглашения. В КЭДО это допустимо при введённом электронном документообороте и полученном согласии работника; вид подписи определяется статьями 22.1-22.3 ТК РФ.
- Шаг 6. Внесите изменения в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности и подайте ЕФС-1 с новым наименованием и кодом ОКЗ.
- Шаг 7. Обновите должностную инструкцию, положение об оплате труда, график отпусков и опубликованные вакансии, если в них фигурирует прежнее наименование.
Массовое переименование — это десятки или сотни однотипных дополнительных соглашений с одинаковым текстом и одной датой. На бумаге такой пакет собирается неделями, потому что часть работников в отпуске, часть на удалёнке, часть в другом городе. В практике Добыто такой пакет формируется из одного шаблона и уходит всем работникам должности единым маршрутом согласования, а статус по каждому виден в реестре.
Соберите дополнительное соглашение о переименовании должности
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед массовой рассылкой дополнительных соглашений мы закладываем пилотную группу и только потом раскатываем документ на всю компанию. Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическую способность человека работать в системе: если за него подписывает кто-то другой, доказательственная конструкция рассыпается целиком. Проверьте по журналу подписания, нет ли документов, подписанных за минуты после выдачи подписи, — это первое, на что смотрят при споре.»
Связь штатного расписания с другими кадровыми процессами
Штатное расписание — не отдельный файл, а источник данных для четырёх процедур, каждая из которых при расхождении рушится.
Совмещение должностей. По статье 60.2 ТК РФ работнику поручается дополнительная работа по другой должности с его письменного согласия, а по статье 151 ТК РФ за неё устанавливается доплата по соглашению сторон. Совмещаемая должность должна существовать в штатном расписании и быть свободной. Если единицу исключили при оптимизации, а доплату за совмещение продолжают платить, платёж повисает без основания. Совмещение отличается от совместительства: совмещение выполняется в течение рабочего дня по основной должности, совместительство — в свободное от основной работы время и по отдельному трудовому договору.
Вакансии и служба занятости. Свободная штатная единица порождает обязанность проинформировать службу занятости: сведения о вакансии размещаются на портале «Работа России» в течение 5 рабочих дней с момента её появления, по формам приказа Минтруда от 16.04.2024 № 195н. Наименование вакансии сверяется с наименованием в штатном расписании.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сокращение численности или штата. Сокращение оформляется приказом об изменении штатного расписания, и именно этот приказ доказывает, что должность действительно исключена. Службу занятости организация уведомляет не позднее чем за два месяца до начала мероприятий, при возможном массовом увольнении — за три месяца. С 1 сентября 2026 года часть 1 статьи 179 ТК РФ дополнена Федеральным законом от 25.04.2026 № 108-ФЗ: преимущественное право на оставление на работе получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует при равной производительности труда и квалификации.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения при сокращении не получится даже при введённом КЭДО.
Перевод работника. Перевод начинается задолго до приказа: со служебной записки или заявления, согласования и появления параметров, без которых учётная система не проведёт операцию, — на какую ставку переводится работник, в какое подразделение, с каким окладом. Если штатное расписание при этом не обновлено, приказ провести не на что.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Кадровый перевод в реальности начинается не с приказа, а с договорённости работника со старым и новым руководителем, и в ходе согласования появляются параметры, которые потом нужны учётной системе: ставка, подразделение, категория. Подписание приказа — это последний и самый короткий шаг, а не весь процесс. Посмотрите, где у вас теряется время: почти всегда это согласование до приказа, а не сама подпись.»
Когда штатное расписание можно не вести
Прямой нормы, которая обязывала бы каждого работодателя иметь штатное расписание, в ТК РФ нет. Статья 57 упоминает его косвенно, через определение трудовой функции. Из этого следуют два законных сценария отказа.
Первый — микропредприятия. По статье 309.2 ТК РФ микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, включая штатное расписание, если условия, которые обычно в них закрепляются, перенесены в трудовые договоры по типовой форме, утверждённой Правительством РФ. Отказ оформляется решением работодателя, а не молчанием.
Второй — индивидуальный предприниматель, который относится к микропредприятиям и работает по типовой форме трудового договора. При этом ИП, у которого 20 или 30 работников и есть должности с надбавками, разными окладами и совмещениями, без штатного расписания теряет единственный документ, где всё это сведено в одну таблицу.
Отказ не подходит, если у вас есть хотя бы одно из: должности с досрочной пенсией или дополнительным отпуском, квотируемые рабочие места для инвалидов, планируемое сокращение, регулярные вакансии, публикуемые в службе занятости, или бюджетное финансирование. В каждом из этих случаев штатное расписание запрашивают напрямую, и заменить его нечем.
Сценарии различаются не только обязательностью документа, но и тем, что в нём критично.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| По должности есть льготы, компенсации или ограничения | Дословное совпадение наименования с ЕТКС, ЕКС или профстандартом; дополнительные соглашения при переименовании | Форма документа, порядок граф, наличие кода подразделения |
| Льгот и ограничений по должности нет | Совпадение наименования в штатном расписании и трудовом договоре, оклад не ниже регионального МРОТ | Соответствие названия справочнику, код по ОКПДТР |
| Требования к квалификации установлены нормативным актом (статья 195.3 ТК РФ) | Применение профстандарта в части требований к квалификации, подтверждение образования и стажа | Формулировка обязанностей в должностной инструкции |
| Микропредприятие или ИП по типовой форме договора | Решение об отказе от ЛНА, перенос условий в трудовые договоры | Ведение штатного расписания как отдельного документа |
| Планируется сокращение численности или штата | Приказ об изменении штатного расписания, уведомление службы занятости за 2 месяца (при массовом — за 3) | Обновление кодов ОКЗ по сокращаемым должностям |
Разница между первой и второй строкой определяет объём работы: в одном случае вы правите весь перечень должностей, в другом — только сверяете два документа между собой.
Штатное расписание в 1С:ЗУП: что перенастроить перед сверкой
В 1С:ЗУП редакции 3.1 ведение штатного расписания включается отдельной настройкой в разделе кадрового учёта. Пока она выключена, должности берутся из справочника произвольно, и расхождение между трудовым договором и штатным расписанием программа не покажет. После включения появляются документы утверждения и изменения штатного расписания, отчёт по унифицированной форме Т-3 и проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию.
Перед сверкой имеет смысл пройти четыре точки. Первая — справочник должностей: дубли вида «Бухгалтер» и «бухгалтер» дают разные строки в отчётности. Вторая — код по ОКЗ в карточке должности, он подтягивается в ЕФС-1. Третья — позиции штатного расписания с нулевым количеством единиц: они остаются в базе после сокращений и всплывают в отчётах. Четвёртая — даты введения в действие: если новая редакция введена задним числом, документы, проведённые в промежутке, встанут на проверке.
Кадровые данные и штатка при этом остаются в учётной системе: КЭДО забирает документ на подписание и возвращает подписанный файл со статусом. В сервисе Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение с кадровым резервом около 800 специалистов по всей стране до внедрения КЭДО оформляло экстренные приёмы вручную: при землетрясении в Турции около 200 человек пришлось оформить за несколько дней через общий документооборот. После перевода резерва в личные кабинеты основная часть комплекта документов на приём готовится заранее, до наступления чрезвычайной ситуации, а не в момент мобилизации.
Ошибки, из-за которых сверка заканчивается штрафом
Четыре ошибки повторяются чаще остальных, и все четыре стоят дороже, чем работа по их предотвращению.
Переименовали должность только в штатном расписании. Мотив понятный: правка одного файла занимает пять минут, а сбор дополнительных соглашений — недели. Результат: наименование в трудовом договоре не совпадает с фактическим, и это квалифицируется по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ как ненадлежащее оформление трудового договора — от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. При повторном нарушении наступает дисквалификация должностного лица.
Подставили «похожий» код ОКЗ. Код берут по названию должности вместо трудовой функции, потому что так быстрее. Дальше идёт уведомление СФР, 5 рабочих дней на корректировку и штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. На компании в 400 человек массовая ошибка в коде даёт 200 000 рублей.
Оставили в штатном расписании единицы, которых нет. Позиции сохраняют «на будущее», чтобы не проводить приказ дважды. При проверке каждая свободная единица читается как незаявленная вакансия, а обязанность информировать службу занятости установлена статьёй 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ.
Подписали дополнительные соглашения в КЭДО без согласия работника. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на взаимодействие через КЭДО. Без него документы по этому работнику не имеют силы, и спор проигрывается ещё до обсуждения самой подписи. В практике Добыто журнал подписания сверяют перед проверками и перед конфликтными увольнениями, а не после начала спора: выгрузка показывает дату выдачи подписи и факт работы конкретного пользователя с документом.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам сначала доказывается право компании вообще вести документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если рассыпается первое, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Проверьте у себя четыре вещи: согласие работника на КЭДО, ознакомление с локальным актом о КЭДО, факт использования подписи и факт получения работником документа.»
Официальные разъяснения по применению профстандартов и требованиям к наименованиям должностей публикует Роструд: там же собраны ответы инспекторов по спорным ситуациям с квалификационными справочниками.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности работников и от того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск без отдельной оплаты |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для работников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, набора видов подписи и необходимости интеграции с 1С. Условия по каждому тарифу, состав функций и порядок перехода между тарифами перечислены на странице тарифов Добыто КЭДО: там же указано, что тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
Выводы
Сверка штатного расписания в 2026 году держится на трёх точках: наименование должности, код трудовой функции и оклад. Переименовывать нужно только те должности, по которым есть льготы, компенсации, ограничения или установленные нормативным актом требования к квалификации, и каждое переименование закрывается связкой из приказа и дополнительных соглашений. Расхождения возникают не в самом файле, а между файлом и остальными документами: трудовым договором, ЕФС-1, опубликованной вакансией и данными учётной системы.
Массовая правка кадровых документов — это ровно та задача, ради которой строится кадровый электронный документооборот: одинаковый документ, разосланный сотням работников с фиксацией даты подписания и выгружаемым журналом действий. В Добыто такой пакет собирается из шаблона и синхронизируется с 1С:ЗУП, а журнал подписания остаётся доступным для выгрузки на случай проверки или спора.
Частые вопросы
Можно ли не менять наименования должностей, если компания просто не успевает к сроку
Срока, к которому все работодатели обязаны переименовать должности, нормативно не установлено. Обязанность привязана к статье 57 ТК РФ и возникает по конкретной должности, у которой есть льготы, компенсации или ограничения. Начинайте с этих должностей: их обычно единицы, а остальной перечень правится по мере необходимости.
Нужно ли уведомлять работника за два месяца, если меняется только код по классификатору
Код не является обязательным условием трудового договора, в отличие от наименования должности. Если название остаётся прежним и меняется только код в учётной системе и в ЕФС-1, дополнительное соглашение не требуется. Уведомление за два месяца по статье 74 ТК РФ нужно тогда, когда меняется само наименование и работник не согласен подписать соглашение.
Что делать, если СФР прислал уведомление о неверном коде ОКЗ, а код верный
Отчёт исправлять не обязательно. Компания вправе направить в фонд письменное обоснование с указанием трудовой функции работника и группы занятий, из которой выведен код. Ответ готовится в те же 5 рабочих дней, которые отводятся на корректировку, поэтому таблицу соответствия должностей и кодов лучше держать собранной заранее.
Обязательно ли указывать в штатном расписании надбавки и доплаты
Унифицированная форма Т-3 содержит графы для надбавок, но её применение не обязательно после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ. Если надбавки установлены положением об оплате труда и трудовыми договорами, их можно не дублировать в штатном расписании. Расхождение появляется в обратной ситуации: надбавка указана в штатном расписании, но отсутствует в договоре с работником.
Можно ли поручить совмещение по должности, которой нет в штатном расписании
Нет. Статья 60.2 ТК РФ говорит о дополнительной работе по другой профессии или должности, а доплата по статье 151 ТК РФ устанавливается за конкретную работу. Если штатной единицы нет, поручать нечего, и доплата остаётся без основания. Сначала вводится единица приказом об изменении штатного расписания, затем оформляется согласие работника и приказ о совмещении.
Как хранить прежние редакции штатного расписания и сколько
Отменённые редакции не уничтожаются вместе с утверждением новой: они подтверждают, какая должность и какой оклад действовали в конкретный период, и именно их запрашивают при спорах о сокращении и о недоплате. Электронный архив должен позволять выгрузить редакцию на заданную дату вместе с приказом об утверждении, иначе доказательная ценность документа теряется.
