Какое штатное расписание нужно вашей компании и чем варианты отличаются

Штатное расписание — локальный нормативный акт, который закрепляет структуру компании, перечень должностей, количество штатных единиц и оклад по каждой позиции. Отдельной статьи с прямым требованием «вести штатное расписание» в ТК РФ нет: обязанность выводится из статей 15 и 57, где трудовая функция определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, а Роструд относит документ к обязательным и запрашивает его при проверках. Унифицированная форма Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 с 1 января 2013 года применяется добровольно: компания вправе утвердить приказом свою форму. Различие, которое определяет выбор варианта: при одном окладе на должность и редких перестановках хватает Т-3 в таблице, при вилках окладов, филиалах и частых кадровых изменениях нужно расписание с историей редакций в учётной программе.

Разберём пять рабочих вариантов ведения и ограничение каждого. Отдельно — состав обязательных данных, случаи, когда наименование должности нельзя писать свободно из-за статьи 57 ТК РФ и классификатора ОК 016-2025, и то, как совмещение и вакантные ставки меняют количество единиц. Сценарная таблица выбора, порядок внесения изменений со сроками, образцы приказов и расписания, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что закон требует от штатного расписания, а что оставляет компании

Требование одно: трудовая функция работника должна быть выражена через должность, профессию или специальность с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием. Отсюда следует, что документ должен существовать и содержать ту самую должность, которая записана в трудовом договоре и приказе о приёме. Всё остальное — форма, периодичность утверждения, степень детализации — решение работодателя, закреплённое в локальном нормативном акте по статье 8 ТК РФ.

Форму первичного документа утверждает руководитель организации: это часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Именно эта норма сняла обязательность альбомов унифицированных форм с 1 января 2013 года. Т-3 осталась в обороте не потому, что обязательна, а потому что её структуру понимают инспекторы, бухгалтерия и учётные программы.

Индивидуальный предприниматель формально не обязан утверждать штатное расписание: он не ведёт бухгалтерский учёт в том объёме, в каком его ведёт организация. Но если у ИП есть работники, статья 57 ТК РФ работает так же, как для юридического лица. На практике ИП с тремя работниками может обойтись без отдельного документа, указав в трудовом договоре конкретный вид поручаемой работы, а ИП с двумя магазинами и сменным графиком уже упирается в вопрос, сколько у него ставок продавца и кто кого замещает.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре порядок проверки идёт сверху вниз. Сначала выясняется, вправе ли компания вообще оформлять документ так, как она его оформила, и только потом — подписан ли конкретный экземпляр. Если своя форма штатного расписания нигде не утверждена локальным актом, аккуратность заполнения уже не помогает. Проверьте, есть ли у вас приказ, которым утверждена именно ваша форма, а не только очередная редакция расписания.»

Образцы штатного расписания и сопутствующих кадровых документов

Комплект собран под задачу утверждения и изменения расписания: начните с формы Т-3, чтобы сверить состав граф, дальше смотрите приказ об утверждении локального акта.

Пять вариантов штатного расписания и чем они отличаются

Варианты различаются не внешним видом таблицы, а тем, какую задачу компания решает документом: зафиксировать факт, управлять фондом оплаты труда или доказать состояние структуры на конкретную дату в прошлом.

Первые три варианта отвечают на вопрос «что у нас утверждено», два следующих — на вопрос «что было утверждено на 14 марта прошлого года». Расстановка отвечает на третий вопрос: кто конкретно сидит на ставке и сколько единиц свободно. Компании часто ведут расстановку, называя её штатным расписанием, и обнаруживают подмену только тогда, когда инспектор просит утверждённый приказом документ.

Когда отдельный вид штатного расписания не нужен

Переход на вариант с историей изменений оправдан не всегда. Компании до 20 человек с одним юридическим лицом, без филиалов и без плановых сокращений, тратят на настройку и дисциплину проведения документов больше, чем получают. Если за год расписание менялось один-два раза, приказов достаточно, чтобы восстановить любую редакцию.

Вилка окладов не нужна там, где оплата фиксированная по тарифной сетке или где на одной должности работает один человек. Диапазон в этом случае создаёт вопрос, почему двум работникам на одной позиции платят по-разному, и требует письменного обоснования через положение об оплате труда и критерии внутри грейда.

Совмещение, совместительство и вакансии: как они меняют количество ставок

Совмещение должностей не создаёт новой штатной единицы и не забирает существующую. По статье 60.2 ТК РФ работнику с его письменного согласия поручается дополнительная работа по другой или такой же должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, а срок, содержание и объём работодатель устанавливает тоже с письменного согласия работника. Доплата определяется соглашением сторон по статье 151 ТК РФ. Отказаться досрочно вправе любая сторона, предупредив другую письменно не позднее чем за три рабочих дня.

Внутреннее совместительство работает иначе: это отдельный трудовой договор на отдельную штатную единицу, работа выполняется в свободное от основной работы время, и по статье 284 ТК РФ её продолжительность не может превышать четырёх часов в день. Позиция в штатном расписании при этом занята, а не свободна. Отсюда практическое следствие: должность, закрытая совмещением, остаётся вакантной, и её придётся предлагать при сокращении и показывать в сведениях о потребности в работниках.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Работодатели, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 35 человек, размещают сведения о свободных рабочих местах и вакантных должностях на портале «Работа России»: порядок установлен статьёй 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации». Там же выкладываются требования к квалификации, и расхождение между наименованием должности в штатном расписании и в вакансии видно сразу.

Соберите приказ о совмещении под свою ситуацию

Важный нюанс из практики: в сервисе Добыто структура компании ведётся отдельными разделами «Организации» и «Отделы», а маршруты согласования привязываются к этой структуре. Пока штатное расписание и оргструктура в системе расходятся, приказ о совмещении уходит на согласование не тому руководителю, и срок доплаты начинает течь позже даты, указанной в документе.

Какие данные обязательно попадают в штатное расписание

Состав граф в форме Т-3 задан указаниями к постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: наименование структурного подразделения и его код, должность (специальность, профессия) с указанием разряда, класса или категории квалификации, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад в рублях, надбавки, итог в месяц и примечание. В шапке — наименование организации, код по ОКПО, номер и дата документа, период действия, а также ссылка на приказ об утверждении и общее количество штатных единиц.

Количество штатных единиц указывается в долях, если единица неполная: 0,25, 0,5, 2,75. Дробная ставка — это не половина оклада в графе оклада, а полный оклад по позиции при количестве единиц 0,5. Ошибка в этом месте разворачивает весь расчёт фонда оплаты труда.

Наименование должности не всегда свободное. По статье 57 ТК РФ, если с работой по должности связаны компенсации, льготы либо ограничения, наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. Это касается вредных условий труда, досрочной пенсии, педагогических и медицинских должностей. В остальных случаях название может быть внутренним, но тогда его придётся объяснять при подаче ЕФС-1, где код трудовой функции берётся из общероссийского классификатора занятий.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Смена классификатора обычно воспринимается как техническая правка справочника, а она тянет за собой цепочку. Если меняется наименование или код должности, одним приказом о внесении изменений в штатное расписание дело не заканчивается: нужны дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровой программы. Сверьте наименования должностей по ОК 016-2025 до того, как будете утверждать расписание на следующий год, а не после того, как отчёт не примут.»

Как выбрать вариант под свою компанию

Сценарий определяется тремя параметрами: численностью, наличием обособленных подразделений и частотой кадровых изменений. Таблица показывает, что критично для каждого сценария, а на что можно не тратить ресурс.

Строка про сокращение выделяется из остальных: там документ работает как доказательство, а не как справочник. Суд смотрит, существовала ли должность на дату уведомления и какие вакансии компания была обязана предложить. Без датированных редакций такое восстановить нечем.

Что проверить до того, как утверждать новую редакцию

1. Совпадают ли наименования должностей в расписании, трудовых договорах и приказах о приёме.
2. Есть ли должности, для которых статья 57 ТК РФ требует названия по справочнику или профессиональному стандарту.
3. Не ниже ли самый низкий оклад регионального МРОТ на текущий год.
4. Какие позиции числятся вакантными и попали ли они в сведения о вакансиях.
5. Сколько ставок закрыто совмещением, а сколько — внутренним совместительством.
6. Кто по внутреннему регламенту готовит проект, кто согласует фонд оплаты труда и кто подписывает приказ.

Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: настройки, которые задают вид

Вид расписания в программе выбирается один раз в разделе «Настройка — Кадровый учёт — Настройка штатного расписания», и переключить его потом без последствий уже сложно. Базовый флажок «Ведётся штатное расписание» включает сам справочник. Позиция в нём складывается из подразделения, должности, графика работы и количества единиц.

Ключевая развилка — флажок «Ведётся история изменений штатного расписания». Без него правки вносятся напрямую в справочник, и предыдущее состояние нигде не остаётся. С ним расписание утверждается специальными документами утверждения и изменения, и любая правка становится проведённым документом с датой. Дополнительно включаются автоматическая проверка кадровых документов на соответствие расписанию и использование вилки окладов и разрядов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Автоматическая проверка — недооценённая настройка. Она не даёт оформить приём или перевод на позицию, которой в расписании нет или у которой все единицы заняты. Это единственный механизм, который ловит расхождение в момент возникновения, а не при годовой сверке.

Мы подключаем модуль обмена с 1С:ЗУП, чтобы позиции штатного расписания и приказы не заводились дважды: документ формируется в учётной программе, уходит на подпись в КЭДО и возвращается со статусом.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Приказы по штатному расписанию удобно подписывать электронно, но формат файла здесь решает всё. Документ, связанный с работой, передаётся работнику в формате PDF/A-1, требование установлено приказом Минтруда. Обычный PDF, Word или Excel этому не соответствуют, и такие документы придётся дублировать на бумаге. Проверьте в настройках вашей системы, в каком формате уходит печатная форма, до массовой рассылки, а не после.»

Как изменить штатное расписание: основания, документы и сроки

Изменение оформляется двумя способами: приказом о внесении изменений в действующее расписание либо утверждением новой редакции. Первый вариант удобнее при точечных правках, второй — когда меняется больше трети позиций или когда компания раз в год утверждает расписание заново. Оба варианта равноценны, если в локальном акте описан выбранный порядок.

Разница между строками про повышение оклада и статью 74 ТК РФ принципиальна по срокам: в первом случае работник подписывает соглашение в день издания приказа, во втором приказ издаётся раньше, а изменение вступает в силу через два месяца после вручения уведомления.

Как внести изменения в штатное расписание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте основание: служебная записка руководителя подразделения, решение по бюджету фонда оплаты труда или организационные изменения по статье 74 ТК РФ.
2. Шаг 2. Проверьте, затрагивает ли правка действующих работников. Если да, определите, идёт изменение по соглашению сторон или по статье 74 ТК РФ, и посчитайте двухмесячный срок уведомления.
3. Шаг 3. Подготовьте проект: приказ о внесении изменений с перечнем позиций либо новую редакцию расписания с новым номером и датой.
4. Шаг 4. Сверьте наименования должностей с классификатором ОК 016-2025 и, для льготных должностей, с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами.
5. Шаг 5. Подпишите приказ у руководителя или уполномоченного лица, укажите дату вступления изменений в силу отдельным пунктом.
6. Шаг 6. Оформите зависимые документы: дополнительные соглашения, уведомления, корректировку сведений о вакансиях, ЕФС-1 при переименовании должности.
7. Шаг 7. Внесите изменение в учётную программу тем же документом и той же датой, что и в приказе, чтобы расчёт зарплаты и кадровые документы не разошлись.

Чем оборачивается ошибка и с чем связано штатное расписание

Отсутствие штатного расписания или расхождение с трудовыми договорами квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо и на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 суммы вырастают до 10 000-20 000 рублей на должностное лицо с возможной дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет и до 50 000-70 000 рублей на организацию.

Дороже обходится не сам штраф, а последствия в споре. Сокращение, проведённое без датированной редакции расписания, разваливается на первом же вопросе о том, какие вакансии существовали на дату уведомления. Восстановление работника означает оплату вынужденного прогула за весь период разбирательства, а это обычно несколько месяцев среднего заработка на человека.

Штатное расписание связано с большинством кадровых и отчётных документов. Из него берётся наименование должности для трудового договора и приказа о приёме, количество ставок для планирования подбора, структура подразделений для графика отпусков и табеля, код трудовой функции для ЕФС-1, фонд оплаты труда для бюджета. Численность работников определяет ещё и обязанности: квотирование рабочих мест для инвалидов, которое с 1 марта 2026 года по Федеральному закону от 28.11.2025 № 445-ФЗ распространено и на обособленные подразделения работодателей, и право субъекта малого предпринимательства заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон при численности до 70 человек.

Важный нюанс из практики: система электронного документооборота фиксирует всё, включая то, что работает против работодателя: дату отправки уведомления, факт открытия документа, отсутствие действий работника при формально подписанном приказе. Журнал не выборочный. Мы сверяем журнал подписания до проверки и до увольнений, на которых ожидаем конфликт, а не после начала спора.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самая частая находка при аудите — оклад в расписании ниже регионального минимума. Компания ориентируется на федеральный МРОТ, а работает в регионе, где действует своё соглашение. В 2026 году федеральное значение составляет 27 093 рубля, московское — 32 916 рублей, и разница почти в шесть тысяч закрывается доплатами, которых нет в документе. Сверьте нижнюю границу окладов с региональным значением до утверждения расписания на год.»

Стоимость перевода штатного расписания и кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности работников, набора нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с учётной программой.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API считаются отдельно. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф меняется в обе стороны в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать можно с минимального набора и расширять его по мере перевода документов в электронный вид.

Выводы

Выбор вида штатного расписания сводится к тому, что компания собирается доказывать этим документом. Для фиксации структуры хватает формы Т-3 или собственной формы, утверждённой приказом. Для управления оплатой нужна вилка окладов и положение об оплате труда. Для сокращений, аудита и работы с обособленными подразделениями обязательна история редакций с датами, иначе восстановить состояние структуры на прошлую дату нечем. Наименования должностей проверяются по классификатору ОК 016-2025, а для льготных позиций — по справочникам и профессиональным стандартам.

Мы в Добыто подключаем компании к кадровому электронному документообороту вместе с обменом с 1С:ЗУП, чтобы приказы по штатному расписанию, уведомления и дополнительные соглашения подписывались в одном контуре и оставались в электронном архиве с журналом действий по каждому документу.

Частые вопросы

Нужно ли штатное расписание индивидуальному предпринимателю?

Прямой обязанности для ИП нет: требования к первичным документам по 402-ФЗ на предпринимателей, ведущих учёт в упрощённом порядке, не распространяются в том же объёме. Но статья 57 ТК РФ действует одинаково для всех работодателей, и если в трудовом договоре указана должность, она должна где-то фиксироваться. Практическая развилка такая: до 5 работников ИП может обойтись описанием конкретного вида поручаемой работы в договоре, при сменных графиках и нескольких точках расписание проще утвердить, чем каждый раз объяснять, сколько у вас ставок продавца.

Можно ли годами держать в штатном расписании вакантные должности?

Ограничения по сроку в законе нет. Ограничение приходит с другой стороны: вакантную должность вы обязаны показывать в сведениях о свободных рабочих местах, если среднесписочная численность превышает 35 человек, и обязаны предложить её работнику при сокращении и при изменении условий по статье 74 ТК РФ. Позиция, которую держат «на всякий случай», в момент сокращения превращается в вакансию, которую придётся предложить сокращаемому.

Как показать в штатном расписании должность на 0,5 ставки?

В графе количества штатных единиц ставится 0,5, а в графе оклада — полный оклад по должности. Уменьшать оклад пропорционально в самом расписании неверно: расчёт по неполному рабочему времени делается при начислении. Дробные значения допускаются с точностью до сотых: 0,25, 0,75, 2,5. Если на одной позиции 0,5 ставки работают два человека, в расписании это одна строка с количеством единиц 1,0, а не две отдельные записи.

Обязательно ли переименовывать должности из-за классификатора ОК 016-2025?

Сплошного переименования новый классификатор не требует. Проверка нужна там, где должность связана с компенсациями, льготами или ограничениями: для таких позиций статья 57 ТК РФ требует соответствия справочникам или профессиональным стандартам. Если наименование или код у вашей должности изменились, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо новая редакция, а к трудовым договорам — дополнительные соглашения. Отдельно обновляются справочники в кадровой программе, иначе код трудовой функции в ЕФС-1 уйдёт старый.

Сколько хранить штатное расписание и его прошлые редакции?

По Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания и изменения к ним по месту разработки и утверждения хранятся постоянно. Организации, не являющиеся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, хранят их до ликвидации. Штатно-списочный состав работников, то есть штатная расстановка, хранится 50 лет. Электронные редакции хранятся по тем же срокам, что и бумажные, вместе с файлами подписей.

Можно ли утвердить штатное расписание без указания срока действия?

Да. Графа «на период» в форме Т-3 заполняется по усмотрению работодателя, и расписание, утверждённое без даты окончания, действует до утверждения новой редакции. Ежегодное переутверждение — привычка, а не требование. Смысл в нём появляется, когда компания раз в год пересматривает фонд оплаты труда: тогда новая редакция совпадает с бюджетным циклом и удобнее для сверки.

Должен ли работник знакомиться со штатным расписанием под подпись?

Штатное расписание фиксирует структуру и фонд оплаты труда по организации в целом, а не условия труда конкретного работника, поэтому в перечень актов, с которыми знакомят при приёме по статье 68 ТК РФ, оно обычно не входит. По письменному заявлению работник вправе получить копию документа, связанного с работой, по статье 62 ТК РФ, и в этом случае выдают выписку по его позиции, а не документ целиком: остальные строки содержат сведения об оплате труда других работников.