Штатное расписание утверждает приказом руководитель организации, и обязательного срока утверждения закон не устанавливает: документ действует с той даты, которую назвал приказ. Обязательной формы тоже нет. Форма Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 применяется по выбору работодателя, а состав данных задаёт статья 57 ТК РФ: должность в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием. Хранится документ постоянно, проекты и обоснования к нему — пять лет, это Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Главное различие в порядке изменений — вакантна должность или занята: по вакантной строке достаточно приказа руководителя, по занятой добавляются уведомление работника за два месяца по статье 74 ТК РФ и дополнительное соглашение к трудовому договору.
Разберём, кто подписывает форму Т-3 и чем дата утверждения отличается от даты введения в действие, какие графы инспекторы читают первыми и что изменил классификатор профессий ОК 016-2025, действующий с 1 января 2026 года. Покажем, где совмещение должностей не добавляет строку в штатное расписание, а где без отдельной ставки не обойтись. Чек-лист проверки до подписания приказа, сценарная таблица изменений, порядок работы со штатным расписанием в 1С:ЗУП, сроки хранения электронной версии и стоимость перевода кадровых документов в электронный вид — во второй половине статьи.
Что закон требует от штатного расписания, а что оставляет работодателю
Прямой нормы, которая обязывала бы утверждать штатное расписание, в Трудовом кодексе нет. Есть статья 57 ТК РФ: в трудовом договоре указывается трудовая функция, то есть работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Из этой формулировки и вырастает обязанность на практике. Как только в трудовом договоре написано «менеджер по закупкам», проверяющий вправе спросить, откуда взялось это наименование, какой оклад по нему установлен и сколько таких единиц в организации.
Форма Т-3 обязательной не является с 2013 года: негосударственные организации применяют унифицированные формы первичных учётных документов по своему выбору. При этом самодельная форма должна содержать те же данные, иначе документ перестаёт отвечать на вопросы, для которых он существует. Разбор каждой графы формы Т-3 ниже показывает, что именно в документе работает как норма, а что как справка.
| Данные штатного расписания | Что вносим | На что влияет |
|---|---|---|
| Структурное подразделение и его код | Наименование по организационной структуре, код по внутренней нумерации | Место работы в трудовом договоре, маршруты согласования в кадровой системе |
| Должность, специальность, профессия | Наименование с учётом классификатора ОК 016-2025 и профессиональных стандартов | Формулировка трудовой функции по статье 57 ТК РФ, код в ЕФС-1, право на льготы и досрочную пенсию |
| Разряд, класс, категория квалификации | Категорию, если она разводит уровни одной должности | Обоснование разных окладов по схожим работам |
| Количество штатных единиц | Целое или дробное число: 1, 0,5, 0,25, 2,5 | Возможность принять совместителя, законность сокращения, расчёт численности |
| Тарифная ставка или оклад | Сумму за полную ставку в месяц | Сверка с МРОТ, условие оплаты труда в трудовом договоре |
| Надбавки | Постоянные доплаты со ссылкой на положение об оплате труда | Фонд оплаты труда, проверка обоснованности доплат |
| Всего в месяц и примечание | Итог по строке и оговорки: вакансия, декретная ставка, срочный характер работы | Планирование фонда, объяснение расхождений между расписанием и фактом |
Графа с количеством штатных единиц спорная чаще остальных: принять человека на должность, которой в расписании нет, нельзя, а держать пустые единицы «на будущее» никто не запрещает. Если норму по конкретной графе хочется уточнить у надзорного органа, вопрос можно задать через сервис Роструда «Дежурный инспектор»: категории там разбиты по темам, а ответ приходит в течение трёх рабочих дней и остаётся в открытой базе.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе.
Для индивидуального предпринимателя прямой обязанности утверждать штатное расписание тоже нет, и небольшие ИП обходятся без него годами. Но статья 57 ТК РФ действует и для ИП-работодателя: должность в трудовом договоре привязана к штатному расписанию, поэтому при первом же работнике документ проще составить, чем объяснять его отсутствие при проверке или при споре об окладе.
Кто подписывает штатное расписание и в какие сроки его утверждают
Форма Т-3 предусматривает две подписи под таблицей: руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Утверждает документ руководитель организации, и именно его приказ придаёт расписанию силу. Если кадровой службы нет, подпись ставит тот, на кого возложено ведение кадрового делопроизводства приказом; если нет главного бухгалтера, строка убирается или подписывается руководителем. Отсутствие одной из подписей само по себе документ не отменяет, но лишает его следов согласования, а при споре об окладе именно эти следы показывают, кто проверял цифры.
Срока утверждения закон не устанавливает. На практике действуют две даты, и их путают постоянно: дата приказа об утверждении и дата введения расписания в действие. Приказ может быть подписан 20 декабря, а расписание введено с 1 января. Обратная ситуация опаснее: если расписание введено с 1 марта, а приказ подписан 15 марта, между этими датами работников формально принимали на должности, которых ещё не существовало.
Дата утверждения важна и для электронной версии. Если штатное расписание подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя, момент подписания фиксируется в самой подписи, и расхождение с датой в тексте приказа становится видимым.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Отсканированное штатное расписание с изображением подписи руководителя и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть картинка собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Как утвердить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте организационную структуру с фактом: какие подразделения работают, какие переименованы, какие существуют только в презентации для собственника.
- Шаг 2. Соберите перечень должностей и сверьте наименования с классификатором ОК 016-2025 и с профессиональными стандартами там, где требования к квалификации установлены нормативными актами по статье 195.3 ТК РФ.
- Шаг 3. Проставьте количество штатных единиц, включая дробные, и отдельно отметьте вакансии и ставки, занятые временно.
- Шаг 4. Внесите оклады и постоянные надбавки, сверьте нижнюю границу с региональным МРОТ, а не с федеральным.
- Шаг 5. Соберите подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, а при электронном оформлении проведите проект по маршруту согласования.
- Шаг 6. Издайте приказ об утверждении с двумя датами: датой приказа и датой введения расписания в действие.
- Шаг 7. Внесите штатное расписание в номенклатуру дел на текущий год и в справочники кадровой программы, чтобы приказы о приёме подтягивали должности из утверждённой версии.
Важный нюанс из практики: смена наименования должности из-за нового классификатора выглядит технической правкой, но тянет за собой полный комплект: приказ по штатному расписанию, дополнительные соглашения с работниками, чьи должности переименованы, и обновление справочников в 1С:ЗУП. В практике Добыто это самый частый повод переутверждать расписание в 2026 году.
Должности, оклады и совмещение внутри штатного расписания
Наименование должности — не свободное поле. Там, где требования к квалификации установлены Трудовым кодексом, другими федеральными законами или иными нормативными правовыми актами, профессиональные стандарты обязательны по статье 195.3 ТК РФ, и придуманное название закрывает работнику доступ к льготам. Для остальных должностей ограничение мягче: наименование должно позволять понять, какую работу человек выполняет, и совпадать с тем, что написано в трудовом договоре и в отчётности.
С окладами сложность другая. Статья 22 ТК РФ требует равной оплаты за труд равной ценности, поэтому две одинаковые должности с разными окладами в одном расписании вызывают вопросы и у инспектора, и у работника, который увидел разницу. Рабочее решение — развести квалификационные категории внутри должности и закрепить критерии перехода в положении об оплате труда. Тогда разные оклады объясняются не личной договорённостью, а уровнем в системе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, в Москве региональный МРОТ — 32 916 рублей. Нижнюю границу окладов в штатном расписании сверяют с региональным значением по статье 133.1 ТК РФ, потому что оно не может быть ниже федерального и обычно выше.
Совмещение и совместительство ложатся в расписание по-разному, и это то место, где документ чаще всего перестаёт совпадать с фактом. Сравнение ниже показывает, где появляется новая строка, а где нет.
| Параметр | Совмещение должностей | Внутреннее совместительство |
|---|---|---|
| Норма ТК РФ | Статьи 60.2 и 151 | Статья 60.1 и глава 44 |
| Строка в штатном расписании | Новая строка не нужна, работа выполняется по уже имеющейся единице | Нужна отдельная штатная единица или её часть |
| Рабочее время | В пределах установленной продолжительности рабочего дня | Не более 4 часов в день, в свободные от основной работы дни — полный день, за месяц не более половины месячной нормы (статья 284 ТК РФ) |
| Оформление | Письменное согласие работника, приказ с указанием срока, содержания и объёма работы | Отдельный трудовой договор по совместительству и приказ о приёме |
| Оплата | Доплата, размер по соглашению сторон (статья 151 ТК РФ) | Оклад пропорционально отработанному времени по второй должности |
| Досрочное прекращение | Любая сторона предупреждает письменно не позднее чем за три рабочих дня | По общим основаниям увольнения, плюс основание из статьи 288 ТК РФ |
Из таблицы следует практический вывод для расписания: когда обязанности уволившегося распределяют между оставшимися через совмещение, единица остаётся вакантной и продолжает висеть в документе. Когда её решают закрыть постоянно, вакансию выводят из расписания приказом, а доплату переводят в оклад через дополнительные соглашения.
Соберите приказ о совмещении с доплатой под свой случай
Что проверить до подписания приказа об утверждении
Восемь пунктов проверки собраны из расхождений, которые находят при проверках и в спорах об окладе. Каждый из них проверяется по уже подписанным документам, а не по проекту расписания.
- Все занятые должности из приказов о приёме присутствуют в расписании в том же написании, без сокращений и синонимов.
- Оклад в расписании совпадает с окладом в трудовом договоре и в дополнительных соглашениях по каждой занятой строке.
- Оклад за полную ставку не ниже регионального МРОТ, а по дробным ставкам пересчитан пропорционально.
- Наименования должностей, дающих право на льготы, досрочную пенсию или обязательные медосмотры, приведены к нормативным формулировкам, а не к внутреннему жаргону.
- Дробные ставки проверены на возможность приёма: под 0,5 единицы нельзя оформить полный рабочий день.
- Совмещения и совместительство разведены: по совмещению отдельной строки не появляется, по совместительству ставка должна быть.
- Дата введения в действие не раньше даты приказа и не позже даты первого приёма по новой должности.
- Если расписание оформляется электронно, в локальном акте описан порядок идентификации подписанта, а не только сам факт использования электронной подписи.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени конкретного человека, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»
Во что обходится ошибка в штатном расписании
Цена ошибки редко равна переоформлению одного листа. Расхождение между расписанием и трудовым договором проверяющий читает как ненадлежащее оформление трудовых отношений, и дальше работает статья 5.27 КоАП РФ: по части 1 предупреждение или штраф на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении по части 2 суммы вырастают до 10 000-20 000 рублей на должностное лицо с возможной дисквалификацией на срок от одного до трёх лет и до 50 000-70 000 рублей на организацию.
Второй слой дороже административного. Сокращение по должности, которой нет в утверждённом расписании на дату приказа, оспаривается по формальному основанию: работник восстанавливается, работодатель платит средний заработок за время вынужденного прогула. Третий слой считают редко: неверное наименование должности в расписании и в трудовом договоре бьёт по правам работника на досрочную пенсию и по отчётности в Социальный фонд России, а исправление задним числом требует объяснений уже перед фондом.
Изменение штатного расписания: что меняется вместе с ним
Изменения вносятся двумя способами. Приказ о внесении изменений подходит для точечных правок: добавить единицу, убрать вакансию, переименовать одну должность. Утверждение новой редакции удобнее, когда правок много или когда меняется структура подразделений. Юридической разницы между способами нет, разница в читаемости: после пятого приказа о внесении изменений действующую версию приходится собирать из шести документов.
Сроки задаёт не сам факт правки, а то, кого она затрагивает. По вакантной строке достаточно приказа, и он может вступать в силу в день подписания. По занятой должности порядок другой: изменение оклада, наименования должности или подразделения относится к условиям трудового договора, поэтому либо подписывается дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ, либо, если работник не согласен и есть организационные или технологические причины, применяется статья 74 ТК РФ с письменным уведомлением за два месяца.
| Сценарий | Что оформляем помимо расписания | Срок | Где рвётся |
|---|---|---|---|
| Добавили вакантную должность | Приказ, должностная инструкция | В день подписания приказа | Приём оформили раньше даты введения строки |
| Убрали вакансию | Приказ | В день подписания приказа | Вакансия осталась в объявлениях и в кадровой программе |
| Переименовали занятую должность | Дополнительное соглашение, запись в сведениях о трудовой деятельности | По согласию — датой соглашения; без согласия — через 2 месяца по статье 74 ТК РФ | Расписание переутвердили, соглашения не подписали |
| Повысили оклад | Дополнительное соглашение, приказ | Датой, указанной в соглашении | Оклад в расчёте не совпал с расписанием |
| Понизили оклад по инициативе работодателя | Уведомление по статье 74 ТК РФ, предложение других вакансий | Не менее 2 месяцев до введения | Нет организационных или технологических причин изменения |
| Сократили занятую должность | Приказ о сокращении, персональные предупреждения, уведомление профсоюза и службы занятости | Предупреждение работника не менее чем за 2 месяца (статья 180 ТК РФ), профсоюза — за 2 месяца, при массовом сокращении — за 3 месяца (статья 82 ТК РФ) | Должность исключили из расписания раньше истечения срока предупреждения |
| Переименовали подразделение | Дополнительные соглашения всем работникам подразделения | По согласию — датой соглашения | Место работы в договорах осталось прежним |
Колонка «где рвётся» описывает не редкие случаи, а типовые: в большинстве проверок расхождение находят не в самом расписании, а между ним и вторым документом. В практике Добыто приказ по расписанию и дополнительные соглашения проводят одним пакетом по маршруту согласования: тогда соглашения не остаются на потом и не теряются между кадровой службой и подразделением. Преимущественное право при сокращении с 1 сентября 2026 года учитывает ещё одну категорию: по статье 179 ТК РФ его получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ, при равной производительности труда и квалификации.
Образцы штатного расписания и документов, которые идут вместе с ним
Комплект собран под утверждение и изменение расписания, начинать удобнее с заполненного образца, а бланк Т-3 брать под свою структуру.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Бланк штатного расписания по форме Т-3 (.xlsx) | Скачать |
| Заполненный образец штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (статья 74 ТК РФ) | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Штатное расписание в 1С и его связь с кадровым электронным документооборотом
В 1С:ЗУП и в 1С:Предприятие 8.3 штатное расписание работает не как файл, а как справочник, от которого зависят остальные кадровые операции. Подразделения и должности подтягиваются в приказ о приёме, в табель и в расчёт зарплаты, а количество занятых единиц программа сверяет с утверждённым значением. Строка, которой нет в справочнике, блокирует оформление приёма, и это скорее защита, чем неудобство: расхождение между документом и фактом всплывает до подписания, а не при проверке.
При подключении кадрового электронного документооборота штатное расписание становится основой настройки. Публикация личных кабинетов идёт отбором по подразделениям и должностям из расписания: выбирают филиал, отдел, конкретные должности. Маршруты согласования строятся оттуда же — система определяет непосредственного и вышестоящего руководителя по структуре, закреплённой в расписании. Если оргструктура в справочнике устарела, документы уходят на согласование не тем людям, и правится это не в КЭДО, а в штатном расписании.
Кейс из практики: при первой публикации личных кабинетов часть сотрудников выпадает из списка, потому что у них не заполнен ни телефон, ни электронная почта. Система подсвечивает такие карточки, но исправлять их приходится вручную по каждому подразделению из штатного расписания. Мы закрываем этот этап до старта: заполнение контактных данных по одному подразделению занимает часы, по компании на несколько тысяч человек — недели.
Само штатное расписание перевести в электронный вид можно: локальные нормативные акты и организационные документы закон на бумаге не держит. Бумажными остаются приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним, журнал инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка. Согласие работника, которое требует статья 22.2 ТК РФ, нужно для электронного взаимодействия с этим работником, а штатное расписание работнику не вручается и в его личный кабинет не попадает.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Лайфхак: журнал действий по документу смотрят до начала спора, а не после. Выгрузка журнала показывает дату выдачи ключа, вход под учётной записью и отсутствие активности при формально подписанном документе. Сверку удобно проводить перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Хранение штатного расписания: сроки, формат и что показать проверяющему
Штатные расписания относятся к документам постоянного срока хранения по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Проекты расписаний, справки, обоснования и заключения к ним хранятся пять лет. Постоянный срок означает, что документ живёт дольше самой организации: при ликвидации, включая банкротство, документы постоянного хранения передаются в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии на основании договора по статье 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Право организовать хранение самостоятельно даёт пункт 2 статьи 13 того же закона: компания вправе создавать собственный архив. Практически это значит, что в конце календарного года каждое подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив. Штатное расписание попадает в номенклатуру как отдельное дело, и именно по номенклатуре проверяющий будет искать нужную редакцию.
С электронным хранением сложнее, чем кажется. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, а Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённые приказом Минкультуры № 526, предписывают хранить электронные документы на обособленных материальных носителях с физическим шифром и условиями хранения. Требования к самой системе описаны отдельно: типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15.06.2020, а ГОСТ Р 57762-2017 задаёт стратегию долговременной сохранности через восемь элементов — читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
Внимание: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные, а не заменяются. Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом: чтобы она что-то значила, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Отдельная деталь про электронную подпись на документе постоянного хранения: сертификат подписи действует ограниченное время, а расписание хранится бессрочно. Проверить подпись через десять лет получится только при штампе времени и усовершенствованном формате подписи. В сервисе Добыто подписанные кадровые документы уходят в электронный архив вместе с подписью и журналом действий, поэтому вопрос «чем подтвердим через пять лет» решается при настройке, а не при проверке.
Когда отдельное штатное расписание можно не вести
Работодателю без работников документ не нужен: пока трудовых договоров нет, нечего вносить в расписание. Микропредприятия по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, включив их условия в типовую форму трудового договора, утверждённую постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Прямого разрешения не вести штатное расписание в этой норме нет, поэтому перечень должностей и окладов всё равно приходится где-то фиксировать: либо в расписании, либо в самих трудовых договорах.
Не стоит начинать с расписания и в двух других ситуациях. Первая: структура ещё не устоялась, роли размыты и должности меняются каждый месяц. Тогда сначала фиксируют организационную структуру и зоны ответственности, а расписание утверждают по итогу, иначе документ переутверждается быстрее, чем подписывается. Вторая: работы выполняются по договорам гражданско-правового характера или самозанятыми. Исполнители по ГПХ в штатное расписание не входят вообще, и попытка вписать их туда создаёт признаки трудовых отношений там, где их не планировали.
Стоимость перевода штатного расписания и кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С. Цены и состав тарифов на дату публикации приведены ниже.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по запросу |
| УКЭП для руководителя, подписывающего штатное расписание | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Состав каждого тарифа и условия перехода между ними описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: там же указано, что повышение тарифа пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Для расчёта под свою численность считать нужно две вещи: количество сотрудников и минимальную годовую оплату по выбранному тарифу. При 50 сотрудниках и меньше сравнение «Старта» и «Бизнеса» упирается не в цену за человека, а в нужные виды подписи: УКЭП есть только в «Бизнесе», а без неё руководитель не подпишет расписание усиленной квалифицированной подписью.
Выводы
Штатное расписание держится на трёх вещах: приказе руководителя с датой введения в действие, совпадении каждой занятой строки с трудовым договором и правильном сроке хранения. Формы Т-3 закон не навязывает, но состав данных диктует статья 57 ТК РФ, а вакантная и занятая должности меняются по разным правилам: приказом или через уведомление за два месяца. Хранить расписание нужно постоянно, и электронная версия этот срок не сокращает, а добавляет требования к системе и к подтверждению подписи.
Мы подключаем кадровый электронный документооборот с привязкой к справочникам 1С:ЗУП, поэтому оргструктура, должности и маршруты согласования в системе совпадают с утверждённым расписанием, а подписанные документы вместе с журналом действий уходят в электронный архив на весь срок хранения.
Частые вопросы
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись?
Обязанности знакомить работника со штатным расписанием в Трудовом кодексе нет: статья 68 ТК РФ говорит о локальных нормативных актах, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника, а расписание адресовано работодателю и персональных данных не содержит. Если работодатель сам включил расписание в перечень документов для ознакомления в своём локальном акте, обязанность возникает из этого акта, и тогда лист ознакомления нужен. Выписку по своей должности работнику выдать можно, но требовать копию всего расписания он не вправе.
Можно ли утвердить штатное расписание задним числом?
Ввести расписание в действие с даты раньше даты приказа технически возможно, и иногда так закрывают разрыв. Риск в том, что расхождение видно сразу: приказ от 15 марта с введением с 1 марта означает, что в первые две недели марта людей принимали на должности, которых в утверждённом документе не было. Для инспектора это признак ненадлежащего оформления по статье 5.27 КоАП РФ, а в электронной версии дата подписания фиксируется в самой подписи и скрыть её не получится.
Как показать в штатном расписании 0,5 ставки?
Количество штатных единиц указывается дробным числом: 0,5, 0,25, 1,5, 2,75. Оклад в графе ставится за полную единицу, а фактическая выплата считается пропорционально. Под 0,5 единицы нельзя оформить работника на полный рабочий день: рабочее время в трудовом договоре должно соответствовать доле ставки, иначе документы разойдутся с табелем.
Что делать, если у работников одной должности разные оклады?
Одинаковые должности с разными окладами противоречат требованию равной оплаты за труд равной ценности из статьи 22 ТК РФ. Рабочее решение — развести квалификационные категории внутри должности (специалист, ведущий специалист, главный специалист) и закрепить критерии перехода в положении об оплате труда. Тогда разница объясняется уровнем квалификации, а не договорённостью при приёме.
Нужно ли утверждать новое штатное расписание каждый год?
Требования переутверждать расписание ежегодно в законе нет: документ действует, пока его не изменили. Ежегодная новая редакция удобна тем, кто индексирует оклады с 1 января или у кого за год накопилось больше трёх-четырёх приказов о внесении изменений. Если структура и оклады не менялись, действующим остаётся расписание прошлых лет, и приказ на новый год не требуется.
Штатная расстановка и штатное расписание — это одно и то же?
Нет. Штатное расписание обезличено: в нём должности, единицы и оклады без фамилий. Штатная расстановка — рабочий документ, в котором к каждой единице привязан конкретный работник, и в кадровых программах она обычно формируется как отчёт по данным расписания и приказов. Унифицированной формы у расстановки нет, обязательной она не является, и заменить расписание при проверке не может: инспектор запросит именно утверждённое приказом расписание.
