Штатное расписание меняют двумя способами: приказом о внесении изменений в действующий документ или утверждением новой редакции целиком. Правки приказом остаются дешёвым вариантом, пока изменений одна-две и они не трогают структуру подразделений и нумерацию позиций. Новую редакцию проще утвердить, когда меняется оргструктура, должности переименовываются под классификатор ОК 016-2025, оклады индексируются по всей компании или за год накопилось больше пяти приказов-правок. Роструд подтвердил, что работодатель вправе ввести новое штатное расписание в любой удобный момент и сам определяет периодичность обновления документа (письмо от 22.03.2012 № 428-6-1). Различие, от которого зависит порядок действий: приказ о правках сохраняет номер и дату действующего документа, а новая редакция создаёт отдельный локальный нормативный акт со своими реквизитами, и прежняя версия уходит в архив.
Разберём порог, после которого правки перестают быть экономией, и что меняется в 1С 8.3 ЗУП при включённой истории изменений штатного расписания. Покажем, какие документы придётся выпустить вместе с новой редакцией: уведомления по статье 74 ТК РФ, дополнительные соглашения, приказы о совмещении. Отдельно разберём частое заблуждение про ознакомление работников со штатным расписанием. Сценарная таблица, чек-лист подготовки, стоимость перевода согласования в электронный вид на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Два способа изменить штатное расписание и чем они различаются юридически
Штатное расписание относится к локальным нормативным актам работодателя и утверждается приказом. Форма Т-3 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 перестала быть обязательной с 1 января 2013 года: по статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ работодатель вправе разработать свой бланк, сохранив обязательные реквизиты. Практический смысл этого простой: спорить с инспектором о форме бесполезно, спорить будут о содержании и о том, соответствуют ли трудовые договоры действующей редакции.
Первый способ — приказ о внесении изменений. В его тексте перечисляются конкретные действия: ввести позицию, исключить позицию, изменить оклад, изменить наименование должности. Действующее штатное расписание при этом сохраняет свой номер и дату утверждения, а приказ живёт рядом с ним как отдельный документ.
Второй способ — утверждение новой редакции. Издаётся приказ об утверждении штатного расписания, к нему прикладывается сам документ с новым номером и датой ввода в действие, а прежняя редакция закрывается этой же датой. Все накопленные правки при этом растворяются в новой версии и отдельно предъявлять их уже не нужно.
Ниже — сопоставление обоих вариантов по параметрам, которые влияют на трудозатраты кадровой службы и на проверку.
| Параметр | Приказ о внесении изменений | Новая редакция целиком |
|---|---|---|
| Что происходит с документом | Действует прежнее штатное расписание, приказ дополняет его | Вводится новый локальный нормативный акт, прежний закрывается датой |
| Реквизиты | Номер и дата штатного расписания не меняются | Новый номер, новая дата утверждения и дата ввода в действие |
| Что предъявляется при проверке | Штатное расписание плюс вся цепочка приказов-правок | Одна действующая редакция и приказ об утверждении |
| Нумерация и коды позиций | Сохраняется прежняя, новые позиции добавляются в конец | Можно перестроить целиком под новую оргструктуру |
| Хранение | Приказ хранится по своей номенклатурной статье, штатное расписание — по своей | Каждая редакция хранится отдельно, срок по статье 40 Перечня (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) |
| 1С 8.3 ЗУП с историей изменений | Документ «Изменение штатного расписания» | Документ «Утверждение штатного расписания» |
Из таблицы следует практический вывод: приказ о правках экономит время в моменте, а новая редакция экономит его при проверке и при передаче дел другому специалисту по кадрам. Чем длиннее цепочка правок, тем выше вероятность, что при увольнении кадровика часть приказов потеряется и штатное расписание перестанет соответствовать трудовым договорам.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда я принимаю кадровый учёт после предыдущего специалиста, первым делом собираю цепочку: действующее штатное расписание и все приказы о внесении изменений к нему. Если хотя бы один приказ не находится, восстановить историю окладов по конкретной позиции уже нечем, а это именно та связь, которую проверяют при споре о зарплате. Проще один раз утвердить новую редакцию на текущую дату и дальше вести историю с чистого листа.»
Порог, после которого новую редакцию утвердить проще, чем править
Универсального числа правок в законе нет: работодатель сам устанавливает условия и периодичность обновления документа. В практике порог складывается из трёх факторов — количества затронутых позиций, глубины изменения и того, придётся ли пересобирать нумерацию.
Точечное изменение оклада по одной позиции или ввод одной новой ставки в существующий отдел закрываются приказом за 15 минут. Как только меняется структура подразделения, переименовываются должности или сдвигается нумерация позиций, приказ приходится писать так подробно, что по объёму он приближается к самому штатному расписанию, а читать его потом сложнее, чем таблицу.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА: при изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, плюс дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Классификатор связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1. Поэтому переименование должности — это не косметика в таблице, а изменение данных, которые уходят в отчётность в Социальный фонд России. Сверять наименования выборочно бессмысленно: если компания приводит должности к ОК 016-2025, она делает это по всему списку сразу, и это ровно тот случай, когда новая редакция дешевле десятка приказов.
Ниже — сценарии, которые чаще всего доходят до кадровой службы, и решение по каждому.
| Сценарий | Что критично | Что вторично | Решение |
|---|---|---|---|
| Ввели одну ставку в существующий отдел | Дата ввода позиции раньше даты приёма работника | Нумерация позиций | Приказ о правках |
| Приводим должности к ОК 016-2025 | Допсоглашения ко всем затронутым трудовым договорам, код трудовой функции в ЕФС-1 | Сохранение прежних реквизитов документа | Новая редакция |
| Индексация окладов по всей компании | Единая дата вступления, сверка с региональным МРОТ | Порядок строк внутри отделов | Новая редакция |
| Сокращение численности или штата | Дата исключения позиций позже окончания двухмесячного срока предупреждения по статье 180 ТК РФ | Формат бланка | Новая редакция |
| Слияние двух отделов в один | Совпадение структуры с оргструктурой в учётной системе | Прежние коды подразделений | Новая редакция |
| Оформили совмещение на вакантной ставке | Позиция остаётся вакантной, доплата идёт по приказу о совмещении | Отражение совмещения в самом штатном расписании | Штатное расписание не меняется |
| ИП с тремя работниками | Соответствие должности в трудовом договоре фактической работе | Соблюдение унифицированной формы Т-3 | Приказ о правках или свой бланк |
Отдельный случай — конец календарного года. Комбинированный подход, при котором в течение года документ правится приказами, а на новый год утверждается редакция с учётом всех поправок, снимает вопрос порога вовсе: цепочка приказов не успевает вырасти длиннее двенадцати месяцев.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда новая редакция не нужна
Утверждать штатное расписание заново не требуется в четырёх ситуациях. Первая: работник переведён на другую должность, которая уже есть в документе, — меняется трудовой договор, а не штатное расписание. Вторая: оформлено совмещение или расширение зон обслуживания по статье 60.2 ТК РФ, потому что вторая штатная единица человеку не выделяется. Третья: изменилась только персональная надбавка, которая устанавливается трудовым договором, а не штатным расписанием. Четвёртая: позиция временно не занята, вакансия сама по себе основанием для правки не является.
Для индивидуального предпринимателя штатное расписание в законе прямо не названо обязательным документом. При этом статья 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре трудовую функцию, а если работа даёт право на компенсации или льготы либо связана с ограничениями, наименование должности берётся из квалификационных справочников или профстандартов. Когда работников трое и структура не меняется годами, штатное расписание у ИП выполняет учётную роль, и правка приказом закрывает задачу полностью.
Что проверить и собрать до утверждения новой редакции
Ошибки при утверждении новой редакции почти всегда возникают на подготовке, а не на самом приказе. Проверить нужно шесть вещей.
- Основание изменений. Если условия трудового договора меняются по инициативе работодателя из-за организационных или технологических изменений, работает статья 74 ТК РФ: письменное уведомление не позднее чем за два месяца, у ИП — за 14 календарных дней по статье 306 ТК РФ. Если стороны договорились, достаточно дополнительного соглашения по статье 72 ТК РФ.
- Оклады против МРОТ. Сверять надо с региональным значением, а не с федеральным.
- Наименования должностей. Для позиций с досрочной пенсией, вредными условиями и ограничениями формулировка берётся из справочника или профстандарта, свободная не подходит.
- Вакантные позиции. Их нужно пересчитать до утверждения: закрытая по факту, но оставшаяся в документе ставка даёт расхождение с данными штатного расписания в учётной системе.
- Даты. Дата утверждения и дата ввода в действие — разные реквизиты, и вторая не может опережать окончание сроков предупреждения.
- Список затронутых работников. По каждому нужно понять, что выпускается: уведомление, дополнительное соглашение, приказ о переводе или ничего.
Полезно знать: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, а региональный по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Оклады в новой редакции штатного расписания сверяются с региональным значением.
Как утвердить новое штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите действующую редакцию и все приказы о внесении изменений за период, сведите их в один файл и сверьте с фактической численностью по табелю.
- Шаг 2. Соберите изменения в проект новой редакции: структура подразделений, наименования должностей, количество единиц, оклады и надбавки, месячный фонд оплаты труда.
- Шаг 3. Определите дату ввода в действие с запасом на сроки предупреждения по статьям 74 и 180 ТК РФ.
- Шаг 4. Направьте уведомления работникам, чьи условия труда меняются, и зафиксируйте дату вручения каждого.
- Шаг 5. Издайте приказ об утверждении штатного расписания: номер, дата утверждения, дата ввода в действие, общая численность, месячный фонд оплаты труда, отметка о признании прежней редакции утратившей силу.
- Шаг 6. Оформите дополнительные соглашения к трудовым договорам по всем работникам, у которых изменились должность, оклад или подразделение.
- Шаг 7. Внесите новую редакцию в учётную систему и сверьте, что кадровые документы после даты ввода подтягивают уже новые позиции.
Соберите дополнительные соглашения к трудовым договорам заранее
Дополнительное соглашение готовится на каждого работника, у которого меняется наименование должности, размер оклада или подразделение. Конструктор выше формирует файл в формате .docx с местом под новую редакцию изменяемого пункта договора.
В практике Добыто узкое место при массовом изменении штатного расписания — не приказ, а сбор подписей под допсоглашениями. Мы закладываем пилотную группу из одного подразделения: на ней видно, какие формулировки вызывают вопросы у работников, и дальше остальные подразделения проходят быстрее.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перед утверждением новой редакции я всегда сверяю штатное расписание с оргструктурой в учётной системе, а не только с прошлой версией документа. Расхождения набегают за год незаметно: отдел переподчинили, позицию закрыли устно, руководителя перевели. Если эти расхождения не снять до приказа, они переедут в новую редакцию и станут выглядеть как утверждённая работодателем структура.»
Бланки и образцы для утверждения нового штатного расписания
Комплект собран под одну процедуру: начните с бланка Т-3, а образец рядом показывает, как заполняются графы по окладам и надбавкам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (статья 74 ТК РФ) | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору, образец | Скачать |
Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: история изменений диктует форму документа
В 1С 8.3 ЗУП способ изменения выбирается не кадровиком, а настройкой. Флажок «Ведётся история изменений штатного расписания» переключает программу между двумя режимами. Со снятым флажком позиции правятся прямо в справочнике, и прошлое состояние документа программа не хранит. С установленным флажком справочник заполняется и меняется только документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», а открыть штатную единицу и переписать её содержимое уже не получится.
Для темы этой статьи вывод прямой: при включённой истории изменений программа сама предлагает ту же развилку, что и кадровое делопроизводство. Массовая правка загоняется в «Утверждение штатного расписания» с новой датой, точечная — в «Изменение штатного расписания». Исключение позиции оформляется в документе изменения кнопкой «Закрыть позицию» с датой отмены, а не удалением строки: удалённая позиция унесёт с собой историю по всем кадровым документам, которые на неё ссылались.
Связь штатного расписания с остальным контуром удобно держать односторонней: позиции и оклады ведутся в 1С, а на подписание уходит уже сформированный документ. В сервисе Добыто КЭДО приказ и допсоглашения создаются по шаблону с автозаполнением полей из карточки сотрудника, поэтому наименование должности в подписываемом файле совпадает с тем, что стоит в утверждённой редакции.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Совмещение должностей и вакантные ставки: где данные штатного расписания расходятся с фактом
Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ поручается работнику с его письменного согласия, на определённый сторонами срок, в течение установленной продолжительности рабочего дня и наряду с основной работой. Доплата устанавливается соглашением сторон по статье 151 ТК РФ. Досрочно отменить поручение может любая из сторон, предупредив другую письменно не позднее чем за три рабочих дня.
Из этой конструкции следует то, что регулярно путают: совмещение не занимает штатную единицу. Позиция, обязанности по которой распределены через совмещение, в штатном расписании остаётся вакантной, и утверждать новую редакцию из-за совмещения не нужно. Если же должность фактически исполняется постоянно и оплачивается как отдельная работа, речь идёт уже о второй ставке, и позиция в документе должна появиться.
Обратная ситуация встречается чаще. Компания годами держит в штатном расписании позиции, которые никто не собирается закрывать: их вписали под будущий проект или оставили после ухода сотрудника. Формального нарушения здесь нет, но при сокращении такие позиции превращаются в проблему, потому что работник, которого сокращают, увидит в документе свободные ставки и поставит вопрос о предложении вакансий. Новая редакция — удобный момент, чтобы честно пересчитать вакантные позиции и убрать мёртвые.
Ещё одно расхождение возникает по надбавкам. В штатном расписании фиксируются оклад и надбавки, установленные по должности, а персональные доплаты конкретному работнику живут в трудовом договоре. Когда персональную надбавку заводят в штатное расписание строкой, документ перестаёт описывать структуру и начинает описывать людей, а при увольнении такого работника строку приходится закрывать отдельным приказом.
Ошибки при утверждении нового штатного расписания и во что они обходятся
Первая ошибка — утвердить новую редакцию задним числом. Мотив понятный: работника приняли раньше, чем ввели позицию, и дату хочется подогнать. Приказ о введении в действие с прошлой датой ломает связь с уже изданными кадровыми документами, а в учётной системе с историей изменений такая проводка потянет пересчёт по всем документам после этой даты.
Вторая — ввести новую редакцию раньше, чем истекли сроки предупреждения. При изменении определённых сторонами условий по статье 74 ТК РФ срок составляет два месяца, при сокращении по статье 180 ТК РФ — также не менее двух месяцев персонально и под роспись. Дата ввода в действие раньше этих сроков делает изменение оспоримым независимо от того, насколько аккуратно оформлен сам документ.
Третья — утвердить новую редакцию и не выпустить дополнительные соглашения. Штатное расписание меняет структуру, но не меняет условия конкретного трудового договора: должность и оклад остаются такими, какими они записаны у работника. Расхождение между документом и договором — самый частый повод для предписания.
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства даёт предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение в течение года по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, и от 50 000 до 70 000 рублей на организацию. Ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 обходится организации в 50 000 — 100 000 рублей. Штраф считается по каждому работнику, у которого выявлено нарушение, поэтому массовое расхождение по десяти договорам стоит не одного штрафа.
Внимание: если новая редакция штатного расписания связана с сокращением, помните: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения в КЭДО не получится.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по кадровым документам порядок доказывания жёсткий: сначала работодатель подтверждает, что имел право оформить документ именно так, и только потом — что документ подписан. Со штатным расписанием то же самое: сначала приказ об утверждении и дата ввода в действие, потом соответствие трудового договора. Если рассыпается первое, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни было допсоглашение.»
Хранение редакций штатного расписания и что предъявлять инспектору
Штатные расписания по месту утверждения хранятся постоянно — это статья 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для организаций, которые не являются источником комплектования государственных или муниципальных архивов, срок ограничен моментом ликвидации. Каждая утверждённая редакция — самостоятельный документ, и заменять предыдущую версию новой в папке нельзя.
Электронные редакции хранятся по тем же правилам, что и бумажные: требования к хранению документов переносятся на электронный документооборот целиком. Организация вправе самостоятельно создавать архив и организовывать хранение по статье 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Отдельно стоит посмотреть приказ Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: это готовый перечень того, что система должна уметь, если вы выбираете её под архив кадровых документов.
Лайфхак: журнал действий по спорному документу выгружайте до начала спора, а не после. Мы делаем такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: журнал показывает всё, включая дату выдачи ключа подписи и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Практический вопрос, который возникает при проверке: обязан ли работодатель показывать штатное расписание работнику. Роструд отвечал на него прямо — штатное расписание до сведения работников не доводится, если иное не установлено внутренними документами организации (письмо от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1). Свежие разъяснения по спорным ситуациям удобно смотреть в сервисе «Дежурный инспектор» Роструда: там опубликованы ответы по категориям, а на новый вопрос отвечают в течение 3 рабочих дней.
Электронное утверждение и ознакомление: что можно перевести в КЭДО
Штатное расписание, приказ о его утверждении, уведомления по статье 74 ТК РФ и дополнительные соглашения переводятся в электронный вид на общих основаниях статей 22.1-22.3 ТК РФ. Условие одно и оно предварительное: КЭДО должен быть введён в компании по правилам этих статей, а от каждого работника получено письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ. Без согласия конкретного работника обмениваться с ним электронными документами и подписями нельзя, и при споре ведение КЭДО в таком виде признают незаконным.
Жизненный цикл локального нормативного акта шире, чем подписание: согласование, утверждение, ознакомление сотрудников, контроль актуальности и повторный запуск процедуры, когда срок действия подходит к концу. Штатное расписание в этот цикл укладывается плохо в одном месте — на этапе ознакомления, потому что доводить его до работников работодатель не обязан. Ознакомление относится к приказам, положению об оплате труда и должностным инструкциям, а по штатному расписанию работник подписывает своё дополнительное соглашение.
Массовая рассылка допсоглашений после утверждения новой редакции — нагрузочный сценарий. Когда документ уходит на подпись сразу нескольким тысячам человек, важна не скорость подписания одного файла, а способность системы обработать одновременные обращения. В сервисе Добыто маршрут задаётся один раз шаблоном, документ уходит группе, а статус по каждому участнику виден в общей таблице; после исполнения документ переходит во вкладку «Архив» и остаётся доступным сотрудникам с правом на электронный архив.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Массовое изменение штатного расписания мы разбиваем по подразделениям и закрепляем за каждым своего специалиста по кадрам в маршруте, а не отправляем один пакет на всю компанию. Так видно, где документы встали, и не приходится вручную искать, кто не подписал. Проверьте перед рассылкой, что у всех затронутых работников есть действующее согласие на КЭДО: без него документ придётся дублировать на бумаге.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API относятся к «Корпорации». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Перейти на другой тариф можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Выбор между приказом о правках и новой редакцией сводится к тому, сколько позиций затронуто и меняется ли структура. Одна-две точечные корректировки закрываются приказом, а перестройка подразделений, приведение должностей к ОК 016-2025, индексация окладов и сокращение проще оформляются новой редакцией с отдельным номером и датой ввода в действие. Само по себе утверждение штатного расписания условия трудовых договоров не меняет: параллельно выпускаются уведомления по статье 74 ТК РФ и дополнительные соглашения, иначе документ и договоры разойдутся. Каждая утверждённая редакция хранится отдельно, и в электронном виде сроки те же, что и на бумаге.
Мы в Добыто работаем именно с этой частью процедуры: приказ, уведомления и допсоглашения формируются по шаблонам с автозаполнением из карточки сотрудника, уходят по заранее заданному маршруту и после подписания остаются в электронном архиве с сохранением связи с редакцией штатного расписания.
Частые вопросы
Можно ли утвердить новое штатное расписание в середине месяца
Да. Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 указал, что работодатель вправе составить и ввести в действие новое штатное расписание в любой удобный момент, поскольку сам устанавливает условия и периодичность обновления документа. Ограничение здесь не календарное, а процедурное: дата ввода в действие должна учитывать двухмесячные сроки предупреждения по статьям 74 и 180 ТК РФ, если изменения затрагивают условия трудовых договоров.
Нужно ли утверждать новое штатное расписание при смене руководителя организации
Нет. Смена директора не меняет структуру, должности и оклады, а значит основания для новой редакции не возникает. Действующее штатное расписание продолжает работать с прежними реквизитами. Отдельный приказ понадобится только в том случае, если новый руководитель одновременно меняет оргструктуру, — тогда основанием служит структурное изменение, а не сама смена подписанта.
Что делать, если в новой редакции обнаружилась опечатка в окладе
Опечатка исправляется приказом о внесении изменений в действующую редакцию с указанием ошибочного и правильного значения. Если оклад в трудовом договоре указан верно, а ошибка только в штатном расписании, дополнительное соглашение не требуется. Если по ошибочному значению уже начислена заработная плата, потребуется бухгалтерский перерасчёт, а удержание излишне выплаченного возможно только по основаниям статьи 137 ТК РФ.
Обязательно ли указывать в штатном расписании вакантные должности
Штатное расписание описывает структуру и количество штатных единиц, а не занятость. Вакантная позиция остаётся в документе, потому что она характеризует потребность работодателя, а не конкретного человека. Практический нюанс: при сокращении такие вакансии придётся предлагать работникам, поэтому перед утверждением новой редакции стоит закрыть позиции, которые компания не собирается заполнять.
Как связаны штатное расписание и код трудовой функции в ЕФС-1
Наименование должности из штатного расписания попадает в трудовой договор, а код трудовой функции для отчётности берётся из Общероссийского классификатора занятий, связанного с классификатором профессий. С 1 января 2026 года применяется ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. При переименовании должности проверяется вся цепочка: позиция в штатном расписании, дополнительное соглашение к трудовому договору, справочник должностей в учётной программе и код в ЕФС-1.
Можно ли вести штатное расписание только в электронном виде
Да, при введённом КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Электронная редакция утверждается приказом, подписанным электронной подписью уполномоченного лица, и хранится в системе с теми же сроками, что и бумажная: по месту утверждения — постоянно. Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные без изъятий, поэтому система должна обеспечивать читаемость, проверяемость подписи и выгрузку по запросу проверяющего.
