Сокращение штатного расписания: уведомления и приказ 2026

Сокращение штатного расписания оформляется тремя разными приказами: об исключении должностей из расписания, об утверждении расписания в новой редакции и об увольнении каждого работника по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Работника предупреждают персонально и под роспись не менее чем за два месяца (часть 2 статьи 180 ТК РФ), вакансии предлагают в течение всего срока предупреждения, а новую редакцию штатного расписания вводят в действие не раньше дня увольнения. Сокращение численности и сокращение штата различаются тем, что именно исчезает: при сокращении численности уменьшают количество единиц по сохранившейся должности, при сокращении штата должность убирают из расписания целиком. В первом случае вы обязаны сравнить работников по преимущественному праву на оставление на работе (статья 179 ТК РФ), во втором сравнивать не с кем.

Разберём сроки уведомления каждого адресата: работника, профсоюза и службы занятости через «Работу России». Покажем, какие формулировки в приказе и уведомлении становятся поводом для восстановления работника, и дадим чек-лист проверки до издания приказа. Отдельно сведём в таблицу, что из процедуры сокращения закон разрешает подписывать электронной подписью, а что оставляет на бумаге при любой системе КЭДО. Сценарная таблица для компаний разной численности, размеры выходного пособия, стоимость подключения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите уведомление о предстоящем сокращении со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ и таблицей предлагаемых вакансий: конструктор подставит реквизиты и выдаст готовый файл .docx.

Сокращение численности и сокращение штата: что меняется в штатном расписании

Штатное расписание фиксирует структуру организации, перечень должностей, количество штатных единиц по каждой из них, оклады и надбавки. Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, но с 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными: организация вправе утвердить собственную форму, сохранив обязательные реквизиты. На практике большинство компаний остаётся на Т-3, потому что под неё настроены типовые конфигурации 1С:ЗУП и выгрузки для проверяющих.

Сокращение численности означает, что должность в расписании остаётся, но единиц по ней становится меньше: было 6 менеджеров по продажам, стало 4. Сокращение штата означает, что должность исключается полностью: позиции «специалист по документообороту» в новом расписании нет ни одной. Разница определяет объём вашей работы. При сокращении численности вы обязаны провести сравнение всех работников по этой должности по производительности труда и квалификации, оформить протокол комиссии и обосновать, почему остаются именно эти четверо. При сокращении штата такой процедуры нет: раз должности не осталось, выбирать не из кого. Смешение двух оснований в одном приказе — типичная причина, по которой суд признаёт процедуру непрозрачной.

Штатное расписание относится к документам постоянного хранения по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Это значит, что редакция, действовавшая до сокращения, не уничтожается: именно по ней инспектор и суд проверяют, существовала ли исключённая должность и когда она исчезла.

Индивидуальный предприниматель вести штатное расписание не обязан: требования к его форме ТК РФ не устанавливает. Но если ИП нанимает работников и в трудовых договорах указаны должности, документ стоит вести, чтобы обосновать сокращение. Для работников у работодателя — физического лица сроки предупреждения об увольнении и размеры выходных пособий определяются трудовым договором (статья 307 ТК РФ), а не двухмесячным сроком статьи 180.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Смена классификатора и сокращение штата в одном приказе — самая частая путаница 2026 года. Переход на ОК 016-2025 меняет наименование или код должности, но не отменяет саму должность: оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Прежде чем запускать процедуру по статье 81, сверьте, что вы действительно убираете единицу, а не переименовываете её.»

Что проверить до приказа: запреты, преимущественное право и сценарий вашей компании

До издания приказа проверяется не экономическая целесообразность, а состав работников. Суд не оценивает, обоснованно ли вы решили сократить отдел: принятие решения о численности относится к компетенции работодателя. Проверяют другое — соблюдён ли порядок и не попал ли под сокращение тот, кого сокращать запрещено.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кого нельзя сократить

1. Беременных женщин — запрет прямой, независимо от срока и от того, знал ли работодатель о беременности на дату приказа (статья 261 ТК РФ).
2. Женщин с ребёнком до трёх лет, а также одиноких матерей с ребёнком до 16 лет или ребёнком-инвалидом до 18 лет и других лиц, воспитывающих таких детей без матери.
3. Единственного кормильца ребёнка-инвалида до 18 лет или ребёнка до трёх лет в семье с тремя и более малолетними детьми, если второй родитель не состоит в трудовых отношениях.
4. Работника в период временной нетрудоспособности и в отпуске — уволить в этот день нельзя (часть 6 статьи 81 ТК РФ), дата увольнения переносится на первый рабочий день.
5. Несовершеннолетнего — только с согласия государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних (статья 269 ТК РФ).

Запрет проверяется дважды: на дату вручения уведомления и на дату увольнения. За два месяца ситуация меняется, и работница, не подпадавшая под статью 261 в январе, подпадает под неё в марте.

Преимущественное право на оставление на работе

Первый критерий по статье 179 ТК РФ — более высокая производительность труда и квалификация. Он объективный: диплом, разряд, стаж, выполнение плана, отсутствие брака. При равной производительности и квалификации предпочтение отдаётся семейным при наличии двух и более иждивенцев, единственным кормильцам в семье, получившим трудовое увечье или профзаболевание у этого работодателя, инвалидам боевых действий, а также работникам, повышающим квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы. Коллективный договор может расширить этот перечень.

Важный нюанс из практики: сравнение по преимущественному праву оформляется до вручения уведомлений, а не задним числом после иска. Протокол комиссии с датой, списком критериев и подписями членов комиссии — единственный документ, который подтверждает, что выбор был, и что он был не произвольным.

Что критично в разных сценариях сокращения

Объём процедуры зависит не от количества сокращаемых, а от структуры компании и наличия профсоюза.

Вторая колонка показывает, где сосредоточены основания для отмены увольнения. Нарушение сроков и неполный перечень предложенных вакансий дают восстановление на работе практически автоматически, а спор о форме штатного расписания на исход дела не влияет.

Приказ о сокращении штата и новое штатное расписание: даты и формулировки

Процедура начинается с приказа о сокращении численности или штата. Нормативно установленной формы у него нет, составляется в свободной форме, но три элемента обязательны: какие должности и сколько единиц исключаются, с какой даты вводится новое штатное расписание, кто отвечает за уведомление работников, профсоюза и службы занятости. Отдельным пунктом назначается комиссия по оценке преимущественного права, если сокращается численность по сохраняющейся должности.

Дата введения нового расписания — место, где ломается большинство процедур. Новая редакция вступает в силу не ранее дня, следующего за днём увольнения последнего сокращаемого работника. Если приказ утверждает расписание без сокращённых должностей с 1 марта, а уведомления вручены 20 февраля, то с 1 марта работники числятся на должностях, которых в расписании нет. Такое расхождение инспектор видит в первой же выгрузке.

Как провести сокращение штата: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте состав работников по статьям 261 и 179 ТК РФ, оформите протокол комиссии по преимущественному праву, если сокращается численность по сохраняющейся должности.
2. Шаг 2. Издайте приказ о сокращении численности или штата с перечнем исключаемых должностей и датой введения нового расписания.
3. Шаг 3. Направьте письменное сообщение в выборный орган первичной профсоюзной организации: за 2 месяца, а при массовом увольнении за 3 месяца (часть 1 статьи 82 ТК РФ).
4. Шаг 4. Подайте сведения в службу занятости через портал «Работа России» в те же сроки, а для индивидуального предпринимателя — за 2 недели.
5. Шаг 5. Вручите каждому работнику персональное уведомление под роспись не менее чем за 2 месяца и приложите к нему перечень вакансий.
6. Шаг 6. Предлагайте появляющиеся вакансии письменно в течение всего срока предупреждения, фиксируйте отказы.
7. Шаг 7. По членам профсоюза запросите мотивированное мнение, приложив проект приказа и копии документов-оснований (статья 373 ТК РФ).
8. Шаг 8. Издайте приказ об увольнении по форме Т-8 на бумаге, ознакомьте работника под роспись, выдайте трудовую книжку или форму СТД-Р, произведите расчёт в день увольнения.
9. Шаг 9. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении, и утвердите штатное расписание в новой редакции.

Образцы кадровых документов для процедуры сокращения

Начните со штатного расписания: сравните действующую редакцию с формой Т-3, чтобы понять, какие реквизиты придётся заполнить в новой версии.

Уведомление работника о сокращении: срок, вручение и отказ от подписи

Двухмесячный срок отсчитывается со дня, следующего за днём вручения уведомления. Вручили 3 марта — увольнение возможно не ранее 4 мая. Формы уведомления закон не устанавливает, но содержание проверяется по конкретным пунктам: фамилия, имя, отчество и должность работника, основание увольнения со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ, реквизиты приказа о сокращении, предполагаемая дата увольнения и перечень вакансий, которые работодатель предлагает на дату уведомления.

Уведомление вручается лично под роспись. Если работник отказывается расписываться, составляется акт об отказе за подписями двух-трёх свидетелей, и срок предупреждения всё равно начинает течь. Если работник отсутствует — болеет, в отпуске, в командировке, — уведомление направляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, а срок считается от даты получения письма, а не от даты отправки.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о сокращении суд последовательно проверяет два обстоятельства: получил ли работник документ и когда именно. Поэтому дата вручения важнее текста. Если вручение шло почтой, сохраняйте опись вложения: без неё вы подтверждаете факт отправки конверта, но не его содержимое.»

При введённом КЭДО уведомление доставляется в личный кабинет, и система фиксирует дату отправки, дату прочтения и дату подписания. В практике Добыто это закрывает основную часть споров о дате: вместо реестра почтовых отправлений кадровик выгружает журнал действий по конкретному документу с отметками времени.

Работник вправе согласиться на расторжение договора до истечения двухмесячного срока. Согласие оформляется письменно, а работодатель выплачивает дополнительную компенсацию в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения (часть 3 статьи 180 ТК РФ). Выходное пособие при этом сохраняется: досрочное увольнение не лишает работника ни одной из гарантий.

Предложение вакансий: что предлагать и сколько раз

Увольнение по сокращению допускается, только если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся работу (часть 3 статьи 81 ТК РФ). Предлагать нужно все вакансии в данной местности: и соответствующие квалификации, и нижестоящие, и нижеоплачиваемые, которые работник может выполнять с учётом состояния здоровья. Вакансии в других местностях предлагаются, только если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями или трудовым договором.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перечень обновляется в течение всего срока предупреждения. Если 10 марта в компании освободилась позиция кладовщика, а 12 мая вы увольняете сокращаемого работника, не предложив её, увольнение оспаривается. Отсюда правило: вакансии предлагаются письменно минимум трижды — в день вручения уведомления, при появлении новых позиций и в день увольнения. Отказ работника фиксируется его подписью на перечне либо актом.

Сюда же относится вопрос о совмещении должностей. Если функции сокращаемой должности передаются другому работнику через совмещение по статье 60.2 ТК РФ с доплатой, сокращение остаётся законным: работа перераспределена, единица из расписания убрана. Но если вместо исключённой должности в расписании через месяц появляется та же должность под новым названием и с тем же функционалом, суд расценивает это как мнимое сокращение.

Профсоюз и служба занятости: кого и за сколько уведомлять

Работник — не единственный адресат. Сроки для остальных адресатов считаются от той же даты начала процедуры, но различаются по длительности и по форме подачи.

Сведения о сокращении подаются в электронном виде через личный кабинет работодателя на портале «Работа России»: там же размещается информация о свободных рабочих местах, которую служба занятости использует при трудоустройстве уволенных. Бумажное письмо в центр занятости действующий порядок не предусматривает.

Массовым увольнение считается по критериям постановления Совета Министров — Правительства РФ от 05.02.1993 № 99, которые привязаны к числу уволенных за 30 календарных дней и к отраслевым и территориальным соглашениям. Проверьте отраслевое соглашение до расчёта сроков: в некоторых отраслях порог ниже общего, и двухмесячный срок для профсоюза превращается в трёхмесячный.

После получения мотивированного мнения профсоюза расторгнуть трудовой договор с членом профсоюза можно не позднее одного месяца. Месяц истёк — процедуру запрашивают заново.

Увольнение, выплаты и отчётность

Приказ об увольнении издаётся по форме Т-8 или по форме, утверждённой организацией, с формулировкой основания дословно по ТК РФ: «в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Работник знакомится с приказом под роспись, при отказе на приказе делается соответствующая запись.

В день увольнения выплачивается заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск (статья 127 ТК РФ) и выходное пособие в размере среднего месячного заработка (статья 178 ТК РФ). Дальше работают дополнительные выплаты за период трудоустройства.

• За второй месяц средний месячный заработок выплачивается, если работник не трудоустроился. Заявление подаётся работодателю не позднее 15 рабочих дней после окончания второго месяца, выплата производится в течение 15 календарных дней со дня обращения.
• За третий месяц выплата возможна по решению органа службы занятости при условии, что работник обратился туда в течение 14 рабочих дней со дня увольнения и не был трудоустроен в течение двух месяцев.
• Единовременная компенсация в размере двукратного среднего месячного заработка заменяет обе выплаты: работодатель вправе выплатить её сразу, зачтя уже выплаченное выходное пособие.
• Сезонному работнику выходное пособие выплачивается в размере двухнедельного среднего заработка (статья 296 ТК РФ).

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Этот однодневный срок проще всего пропустить именно при массовом сокращении, когда приказы издаются пачкой.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Порядок увольнения по сокращению разваливается не на выплатах, а на сроках отчётности и на датах. Мы закладываем отдельный день на сверку: дата вручения уведомления, дата приказа, дата увольнения, дата сдачи ЕФС-1. Четыре даты по каждому работнику, и если они не выстраиваются в линию, документы переделываются до увольнения, а не после жалобы.»

Что из процедуры сокращения работает в КЭДО, а что остаётся на бумаге

Электронные кадровые документы признаются законными доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. Спор в этой категории всегда сопровождается доказыванием четырёх обстоятельств: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли работник с локальным нормативным актом о КЭДО, использовал ли работник электронную подпись, получил ли работник электронный документ.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Обратите внимание на порядок доказывания. Сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан конкретным человеком. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому перед сокращением проверяйте не уведомления, а согласия работников на КЭДО.»

Из таблицы следует режим работы: подготовительная часть процедуры идёт электронно и полностью логируется, а финальные два документа печатаются и подписываются ручкой. Планируя сроки, закладывайте на это отдельный день, особенно если сокращаемые работают дистанционно и в другом городе.

Важный нюанс из практики: переписка по электронной почте заменой КЭДО не становится. Суды признают её, когда обмен был системным и устойчивым, а порядок такого обмена закреплён локальным нормативным актом. Разовое письмо с уведомлением о сокращении, отправленное на личную почту работника, при отсутствии ЛНА о порядке обмена не подтверждает ни факт вручения, ни дату.

Ошибки, из-за которых сокращение признают незаконным

Перечень дефектов процедуры устойчив и почти не меняется от компании к компании.

1. Уведомление вручено менее чем за два месяца. Мотив: собственник хочет закрыть направление «с понедельника». Срок сокращению не поддаётся: два месяца — минимум, а не ориентир.
2. Предложены не все вакансии. Мотив: нижеоплачиваемые позиции кажутся оскорбительными для квалифицированного специалиста. Решение о том, унизительна ли должность кладовщика, принимает работник, а не работодатель.
3. Новое штатное расписание введено до истечения срока предупреждения. Мотив: бухгалтерии удобно закрыть период с первого числа.
4. Сокращена должность работника, защищённого статьёй 261 ТК РФ. Мотив: о беременности или статусе единственного кормильца не знали. Незнание от ответственности не освобождает.
5. Должность исключена и через короткий срок восстановлена под другим названием. Мотив: нужен был конкретный человек, а не позиция. Такое сокращение признаётся мнимым.
6. Не запрошено мотивированное мнение профсоюза или увольнение проведено позже месяца со дня его получения.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто чаще всего спотыкаются не на сроке предупреждения, а на перечне вакансий: список составляют один раз в день вручения уведомления и больше к нему не возвращаются. Мы настраиваем повторную рассылку перечня по дате увольнения отдельным шагом маршрута, чтобы факт повторного предложения фиксировался системой, а не памятью кадровика.

Сколько стоит ошибка в процедуре

Цена ошибки не сводится к переоформлению документов. Восстановленному работнику выплачивается средний заработок за всё время вынужденного прогула плюс компенсация морального вреда, а должность возвращается в штатное расписание. При сокращении, начатом в марте и оспоренном в суде осенью, вынужденный прогул составляет пять-шесть месяцев среднего заработка на одного человека. Срок обращения работника в суд по спорам об увольнении — один месяц со дня вручения копии приказа или выдачи трудовой книжки (статья 392 ТК РФ), поэтому исход становится известен быстро.

Административная часть добавляется сверху. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей на организацию и дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трёх лет. Непредставление сведений о сокращении в службу занятости квалифицируется по статье 19.7 КоАП РФ.

Самопроверку по процедуре можно провести через сервисы Роструда: на портале Федеральной службы по труду и занятости публикуются проверочные листы, по которым инспектор оценивает работодателя при плановой проверке.

Когда сокращение штата не подходит

Сокращение — не универсальный инструмент оптимизации расходов, и в ряде ситуаций оно дороже и длиннее альтернатив.

• Нужно снизить фонд оплаты труда, а не убрать функцию. Должность остаётся нужной, меняются условия. Это статья 74 ТК РФ: изменение определённых сторонами условий по причинам организационного или технологического характера, тоже с предупреждением за два месяца, но без выходного пособия и без возврата единицы в расписание.
• Спад нагрузки временный. При остановке работ по экономическим причинам оформляется простой по вине работодателя с оплатой не менее двух третей средней заработной платы (статья 157 ТК РФ). Это дешевле и обратимо.
• Работник сам готов уйти. Соглашение сторон по статье 78 ТК РФ закрывает вопрос за один день с выплатой по договорённости, без двухмесячного ожидания, уведомления профсоюза и подачи сведений в службу занятости.
• Сокращается одна должность в микрокомпании, и её функции всё равно кто-то выполняет. Перераспределение через совмещение по статье 60.2 ТК РФ с доплатой оформляется приказом и допсоглашением за день.

Стоимость подключения КЭДО для оформления сокращения

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес», а тариф меняется в любой момент с пропорциональным пересчётом разницы. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Для процедуры сокращения практическое значение имеет не цена подписки, а наличие электронного архива и выгрузки журналов: именно из них формируется доказательная база по срокам вручения уведомлений.

Выводы

Сокращение штатного расписания держится на четырёх датах: вручение уведомления, истечение двухмесячного срока, приказ об увольнении и введение новой редакции расписания. Если эти даты выстроены в правильном порядке, а вакансии предлагались письменно в течение всего срока, спор сводится к арифметике. Профсоюз и служба занятости уведомляются параллельно с работником, причём для массового увольнения сроки увеличиваются до трёх месяцев, а для индивидуального предпринимателя сокращаются до двух недель.

Подготовительная часть процедуры целиком переводится в электронный вид, и это снимает главный практический риск — недоказуемость даты вручения. В Добыто уведомления, перечни вакансий и приказ о сокращении подписываются в личном кабинете с фиксацией времени каждого действия, а бумажными остаются только приказ об увольнении и акт ознакомления с ним, как того требует статья 22.1 ТК РФ.

Частые вопросы о сокращении штатного расписания

Можно ли сократить работника, который находится на испытательном сроке?

Да, запрета нет: работник на испытании пользуется всеми правами, предусмотренными трудовым законодательством. Процедура полностью такая же: предупреждение не менее чем за два месяца, предложение вакансий, выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Увольнение по неудовлетворительному результату испытания в этот период оформлять рискованно: если должность одновременно исключается из штатного расписания, суд читает такое увольнение как подмену основания.

Что делать, если сокращаемый работник ушёл на больничный перед датой увольнения?

Увольнение в период временной нетрудоспособности запрещено частью 6 статьи 81 ТК РФ. Приказ издаётся первым рабочим днём после закрытия листка нетрудоспособности, дата увольнения переносится, а срок предупреждения при этом заново не отсчитывается. Повторно вручать уведомление не нужно, но перечень вакансий на новую дату увольнения предложить придётся.

Нужно ли предлагать вакансии, на которые работник не подходит по квалификации?

Вакансии, требующие квалификации, которой у работника нет, не предлагаются. Но нижестоящие и нижеоплачиваемые должности, которые работник может выполнять с учётом состояния здоровья, предлагаются обязательно. Спорные позиции безопаснее включать в перечень: отказ работника фиксируется его подписью и снимает вопрос, а невключение становится основанием для восстановления.

Сокращают внешнего совместителя. Положено ли ему выходное пособие?

Выходное пособие в размере среднего месячного заработка выплачивается по общему правилу статьи 178 ТК РФ, поскольку совместитель работает по трудовому договору. Выплаты за второй и третий месяцы периода трудоустройства рассчитаны на работника, лишившегося заработка, поэтому при сохранении основного места работы основания для них отсутствуют. Спорные ситуации разрешаются по фактическому положению работника на момент обращения.

Можно ли отменить сокращение после того, как уведомления уже вручены?

Да. Работодатель вправе издать приказ об отмене приказа о сокращении в любой момент до даты увольнения и письменно уведомить об этом работников. Согласия работников на отмену не требуется, восстанавливать что-либо не нужно: трудовые договоры не прекращались. Если к этому моменту часть работников уже уволена, вернуть их можно только по соглашению сторон.

Обязан ли индивидуальный предприниматель платить выходное пособие при сокращении?

Для работников у работодателя — физического лица сроки предупреждения об увольнении, а также случаи и размеры выходного пособия определяются трудовым договором (статья 307 ТК РФ). Если в договоре об этом ничего не сказано, обязанность выплачивать пособие не возникает. Сведения о сокращении в службу занятости индивидуальный предприниматель подаёт не позднее чем за две недели.

Как сокращение отражается в 1С:ЗУП и в штатном расписании программы?

В программе оформляется документ изменения штатного расписания с датой, совпадающей с датой введения новой редакции по приказу, а исключаемые позиции закрываются, а не удаляются: удалённая позиция ломает историю по сотруднику и отчётность за прошлые периоды. Наименования и коды должностей стоит сверить с классификатором ОК 016-2025, действующим с 1 января 2026 года, чтобы не смешивать в одном документе сокращение и переименование должности.