Штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 находится в разделе «Кадры → Штатное расписание», но появляется там только после флажка «Ведётся штатное расписание» в меню «Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания». Сколько ставок занято и сколько свободно, показывает отчёт «Заполненность штатного расписания», а кто сидит на каждой позиции — «Штатная расстановка»: оба отчёта лежат в «Кадры → Кадровые отчёты → Штатное расписание». С релиза 3.1.10 в занятость попадают не только приём и перевод, но и подработка и совмещение с указанием количества ставок. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документа «Штатное расписание» нет: там доступен только отчёт «Штатные сотрудники», а форму Т-3 собирают вручную.
Ниже — точные пути меню и названия флажков ЗУП, порядок проверки занятых ставок и таблица того, как приём, перевод, подработка, совмещение и временный перевод меняют занятость позиции. Отдельно разобраны два места, где отчёт вводит в заблуждение: позиция работника во временном переводе показывается свободной, а приём сверх утверждённых ставок программа только предупреждает, но не блокирует. Требования к штатному расписанию для ООО, ИП и микропредприятий, штрафы по статье 5.27 КоАП, образец формы Т-3 и стоимость КЭДО с интеграцией 1С:ЗУП — во второй половине статьи.
Где штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 и какие флажки его включают
Если в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание», функциональность просто выключена. Включается она в меню «Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания». От набора флажков зависит, какие документы появятся в базе и что потом покажут отчёты по ставкам:
- «Ведётся штатное расписание» — открывает справочник позиций в «Кадры → Штатное расписание» и группу отчётов по штатному расписанию.
- «Ведётся история изменений штатного расписания» — позиции вводятся и меняются только документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Без этого флажка позиции правятся прямо в справочнике.
- «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» — при регистрации кадровых документов программа сверяет их с позицией. Если свободных ставок нет, появляется предупреждение, но документ всё равно проводится.
- «Используется «вилка» окладов и надбавок» — оклад и надбавки в позиции задаются диапазоном: минимальный и максимальный размер.
- «Использовать бронирование позиций» — позицию и количество ставок можно забронировать до оформления приёма или перевода. Бронь действует заданное число дней, после чего ставки освобождаются.
- «В позиции штатного расписания используются разряды и категории» — в позиции указывается не только должность, но и разряд профессии или категория должности.
Карточка позиции в ЗУП содержит подразделение, должность, график работы, количество единиц, оплату труда, трудовую функцию, счёт учёта, условия приёма и отпуска. Отчёты по штатному расписанию выводят только действующие позиции, то есть утверждённые и не закрытые на дату формирования. Поэтому отчёт, построенный на прошлую дату, покажет структуру на ту дату, а не текущую.
Чтобы не искать нужное по разным меню, сведём, где лежит каждый инструмент в ЗУП и что из этого есть в 1С:Бухгалтерии 8.3.
| Задача | 1С:ЗУП 3.1 | 1С:Бухгалтерия 8.3 |
|---|---|---|
| Включить ведение | Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания, флажок «Ведётся штатное расписание» | Отдельной настройки нет. Для кадрового учёта: «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Общие настройки» — учёт ведётся «В этой программе»; «Главное → Функциональность → Сотрудники» — флажок «Кадровые документы» |
| Открыть список позиций | Кадры → Штатное расписание | Справочника позиций нет |
| Утвердить или изменить | Документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» (при включённой истории) | Вне программы: Excel или бланк Т-3 |
| Сколько ставок занято и свободно | Отчёт «Заполненность штатного расписания» | Автоматически не считается |
| Кто занимает позицию | Отчёт «Штатная расстановка» | Отчёт «Штатные сотрудники»: подразделение, должность, тарифная ставка, надбавки, даты приёма и увольнения |
| План и факт по ставкам | Отчёт «Анализ штатного расписания» | Нет |
| Печатная форма Т-3 | Отчёт «Штатное расписание (Т-3)» | Нет, данные из отчёта переносят в бланк вручную |
Если в компании нужно видеть занятые ставки, совмещения и историю изменений, это задача ЗУП или другой зарплатной конфигурации 1С. Бухгалтерия даёт список работающих сотрудников с окладами, а не штатное расписание с учётом ставок.
Кадровые отчёты в ЗУП строятся по проведённым документам: приём, перевод, совмещение, увольнение. Документ, сохранённый без проведения, в занятость ставок не попадает, и позиция в отчёте остаётся свободной.
Первое, что стоит сделать, — открыть «Настройку штатного расписания» и проверить, включены ли история изменений и автоматическая проверка: от этих двух флажков зависит, можно ли доверять отчётам о занятых ставках.
Как посмотреть занятые и свободные ставки в отчётах ЗУП
Все отчёты по ставкам собраны в «Кадры → Кадровые отчёты», группа «Штатное расписание». У каждого своя задача:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- «Заполненность штатного расписания» — по каждой позиции показывает, сколько ставок утверждено, сколько занято и сколько свободно. С релиза 3.1.10 в нём появились колонки «Временно занята», «Подработка», «Подработка временно», «Совмещение» и «Совмещение временно».
- «Штатная расстановка» — выводит позиции с фамилиями сотрудников, которые их занимают.
- «Анализ штатного расписания» — сопоставляет, сколько ставок запланировано и сколько фактически занято.
- «Штатное расписание (Т-3)» — печатная унифицированная форма, утверждённая постановлением Госкомстата России.
Механика учёта поменялась в релизе 3.1.10, вышедшем 1 июля 2019 года. Вместо одного регистра накопления занятость теперь хранится в трёх регистрах сведений: «Занятость позиций штатного расписания», «Занятость позиций штатного расписания (испр.)» и «Занятость позиций штатного расписания интервальный». Ставка, занятая документом с датой окончания в поле «по», считается временно занятой. Без даты окончания она постоянно занятая.
Кадровые события по-разному отражаются в отчётах о ставках. От этого зависит, какую цифру считать реальной вакансией.
| Кадровое событие в ЗУП | Что происходит со ставкой | Где видно в «Заполненности» |
|---|---|---|
| Приём на работу или перевод без даты окончания | Ставка постоянно занята | Занятые ставки |
| Приём или перевод с датой в поле «по» | Ставка временно занята | «Временно занята» |
| Назначение подработки | С релиза 3.1.10 учитывается в занятых ставках | «Подработка», «Подработка временно» |
| Совмещение должностей | Занимает столько ставок, сколько указано в поле «Количество ставок» | «Совмещение», «Совмещение временно» |
| Временный перевод (исходная позиция работника) | Статус «Временно освобождена кадровым переводом», отдельного признака «вакантна» нет | Учитывается вместе со свободными |
Последняя строка — самое частое расхождение между отчётом и реальностью. Работник во временном переводе сохраняет прежнее место, но в отчёте его позиция стоит рядом со свободными, и разработчики 1С подтвердили, что так задумано. Перед тем как предлагать должность как вакантную, например при сокращении по части 3 статьи 81 ТК РФ, сверьте свободные ставки со «Штатной расстановкой» и приказами о временных переводах.
Как посмотреть занятые ставки в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте «Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания» и убедитесь, что стоит флажок «Ведётся штатное расписание». Без него отчётов по ставкам в базе нет.
- Шаг 2. Перейдите в «Кадры → Кадровые отчёты» и откройте группу «Штатное расписание».
- Шаг 3. Выберите отчёт «Заполненность штатного расписания», укажите организацию и дату. Отчёт покажет только позиции, утверждённые и не закрытые на эту дату.
- Шаг 4. При необходимости поставьте отбор по подразделению и сформируйте отчёт. Сравните колонки занятых и свободных ставок, а также колонки временной занятости, подработки и совмещения.
- Шаг 5. Чтобы увидеть фамилии, сформируйте на ту же дату отчёт «Штатная расстановка».
- Шаг 6. Свободные ставки на позициях, где есть временно переведённые работники, сверьте с приказами о временном переводе и только после этого считайте их вакансиями.
Если «Заполненность» показывает занятых ставок больше, чем утверждено, значит сотрудников приняли сверх штатного расписания: автоматическая проверка это предупреждает, но не запрещает. Такую позицию нужно либо расширить документом «Изменение штатного расписания», либо перевести лишних работников на свободные позиции.
Совмещение, подработка и временный перевод: как они занимают ставки
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа по другой или такой же должности в пределах установленной продолжительности рабочего дня, и поручить её можно только с письменного согласия работника. Размер доплаты стороны устанавливают соглашением с учётом содержания и объёма дополнительной работы (статья 151 ТК РФ). Работник вправе досрочно отказаться от совмещения, а работодатель — отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.
В ЗУП совмещение оформляется документом «Совмещение должностей». С релиза 3.1.10 в нём есть поле «Количество ставок», и совмещение занимает позицию в штатном расписании наравне с приёмом. Отсюда практический вывод для учёта: если совмещение оформлено только приказом на бумаге, а документа в базе нет, «Заполненность» покажет ставку свободной, и на неё могут принять ещё одного человека. Документ «Назначение подработки» теперь тоже учитывается в занятости, поэтому подработка на вакантной позиции уменьшает число свободных ставок.
Письменное согласие на совмещение и соглашение о доплате — документы, которые работник подписывает сам. Простая электронная подпись для дополнительных соглашений к трудовому договору не применяется, нужна УНЭП или УКЭП либо бумага. В Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому соглашение о совмещении можно подписать без визита работника в отдел кадров.
Отдельный случай — исполнение обязанностей отсутствующего руководителя. Его часто оформляют одной строкой, и потом неясно, что именно заместитель мог подписывать.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо на время отпуска, командировки или болезни, но формулировка «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня полномочий создаёт тот самый спор, который приказ должен был предотвратить: был ли заместитель вправе подписать конкретный документ. При разборе дисциплинарных ситуаций наличие такого приказа тоже имеет значение: без него сложнее доказать, чьи обязанности не были исполнены. Поэтому в приказе, как и в доверенности, перечисляйте конкретные полномочия.»
Важный нюанс из практики: если сотрудник работает по совместительству в двух организациях, которые ведутся в одной базе, начисления идут по каждой организации отдельно, и в 1С:Кабинете сотрудника у него будет два расчётных листка. Совместительство — отдельный трудовой договор, поэтому и ставку в каждой организации оно занимает своим документом приёма, а не совмещением.
Перед формированием отчёта о ставках проверьте, что каждое действующее совмещение и каждая подработка проведены в ЗУП отдельным документом с указанием количества ставок: иначе отчёт покажет вакансию там, где работу уже выполняет сотрудник.
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3 и у ИП
В 1С:Бухгалтерии 8.3 зарплатно-кадровый блок урезан, и документа «Штатное расписание», как в ЗУП, в ней нет. Ближайшая замена — отчёт «Штатные сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам». Он строится, только если в «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Общие настройки» учёт зарплаты и кадров ведётся «В этой программе», а в «Главное → Функциональность → Сотрудники» включён флажок «Кадровые документы».
Отчёт выводит подразделения, должности, тарифные ставки, надбавки, даты приёма и увольнения. Этого хватает, чтобы собрать штатное расписание в Excel или перенести данные в форму Т-3, но занятые и свободные ставки Бухгалтерия не считает: вакансии в отчёт не попадают, потому что он строится по сотрудникам, а не по позициям.
Когда Бухгалтерии недостаточно
Ручного штатного расписания из отчёта «Штатные сотрудники» хватает небольшой компании со стабильным составом, где должности не меняются месяцами. Бухгалтерия не подходит, если:
- нужно видеть свободные ставки на дату, например для подбора или сокращения;
- в компании есть совмещения, подработки, временные переводы, и их нужно учитывать в ставках;
- оклады устанавливаются вилкой или с разрядами и категориями;
- нужна история изменений штатного расписания с документами-основаниями.
В этих случаях штатное расписание переносят в ЗУП, а Бухгалтерия получает из неё данные для учёта зарплаты.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно ли штатное расписание ИП и микропредприятию
ИП без работников штатное расписание не ведёт: работодателем он становится только после заключения первого трудового договора. ИП с работниками по трудовым договорам оформляет штатное расписание так же, как организация, потому что статьи 15 и 57 ТК РФ связывают трудовую функцию с работой по должности в соответствии со штатным расписанием. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в штатное расписание не включаются.
Статья 309.2 ТК РФ разрешает микропредприятию отказаться от локальных нормативных актов и перенести их условия в трудовые договоры на основе типовой формы. На штатное расписание это не распространяется: Роструд в ответе на портале «Онлайнинспекция.рф» по вопросу микропредприятия с 10 сотрудниками прямо указал, что микропредприятия обязаны утверждать штатное расписание, даже если должности и оплата прописаны в трудовых договорах.
Утверждение и изменение штатного расписания: документы в 1С и приказ
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Коммерческие организации и ИП вправе не применять её и разработать свой бланк, если в нём есть все обязательные реквизиты: это подтверждено письмом Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1. Отчёт ЗУП «Штатное расписание (Т-3)» выводит именно унифицированную форму, поэтому для большинства компаний проще утвердить её, чем согласовывать собственный макет.
В ЗУП с включённой историей изменений порядок такой:
- документ «Утверждение штатного расписания» — первичный ввод или полная переработка структуры;
- документ «Изменение штатного расписания» — правка отдельных позиций, датой можно поставить любое число месяца.
Документ в 1С фиксирует изменение в учёте, а юридически штатное расписание вводится приказом руководителя. Если изменение касается конкретного работника — меняется его оклад, должность, подразделение, — условия трудового договора меняются дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ. Когда условия меняются по инициативе работодателя из-за организационных или технологических изменений, работника уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца (статья 74 ТК РФ). При сокращении штата срок предупреждения тот же, 2 месяца, и работодатель обязан предлагать имеющиеся вакантные должности, здесь и нужен точный отчёт о свободных ставках.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приказ — распорядительный документ: он организует процесс, но взаимных обязательств сторон не создаёт. Их создаёт соглашение с работником. Правило простое: сначала соглашение, потом приказ, и не приказ вместо соглашения.»
В Добыто приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения, сформированные в 1С:ЗУП, уходят на подписание через интеграцию, а подписанный документ возвращается в 1С со статусом. Кадровику не нужно выгружать файлы вручную и следить, кто из работников уже подписал соглашение.
Факт: штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно, приказы по личному составу — 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. В КЭДО действуют те же сроки.
Из постоянного срока хранения следует, что старые редакции штатного расписания и приказы о его изменении не уничтожаются после утверждения новой версии. В ЗУП с включённой историей их след остаётся в документах «Утверждение» и «Изменение», а бумажные или электронные подлинники с подписью руководителя хранятся в архиве организации.
Образцы документов для штатного расписания и кадровых изменений
Начните с формы Т-3: остальные документы комплекта оформляют изменения, которые затем отражаются в позициях штатного расписания.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Проверка ГИТ по штатному расписанию и цена ошибки
Должность в трудовом договоре обязательно должна быть в штатном расписании: на это Роструд прямо указывает в разъяснении для ООО на портале «Онлайнинспекция.рф» со ссылкой на статьи 15 и 57 ТК РФ. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, её наименование и квалификационные требования должны совпадать с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами. Расхождение наименования в трудовом договоре, приказе о приёме и позиции штатного расписания инспектор видит без погружения в содержание документов.
Перед проверкой пройдите по списку:
- Действующая редакция штатного расписания утверждена приказом, прежние редакции сохранены.
- Каждая должность из трудовых договоров есть в штатном расписании, наименования совпадают дословно.
- Должности с льготами и ограничениями названы по квалификационному справочнику или профстандарту.
- В «Заполненности штатного расписания» нет позиций, где занятых ставок больше утверждённых.
- Каждое совмещение оформлено письменным согласием работника, соглашением о доплате и документом в ЗУП с количеством ставок.
- Оклады в трудовых договорах совпадают с окладами позиций или укладываются в утверждённую вилку.
Лайфхак: скачайте проверочные листы Роструда и пройдите по ним самопроверку заранее. Инспектор при проверке не вправе выходить за рамки проверочного листа, поэтому самопроверка по тем же спискам закрывает основной объём вопросов.
Плановых проверок в 2026 году почти нет: мораторий по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336 действует, и контроль идёт через внеплановые проверки по индикаторам риска, обращения работников и профилактические визиты. Один из девяти индикаторов, утверждённых приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, напрямую связан со штатной численностью: сокращение фонда оплаты труда на 80 и более процентов за квартал без снижения численности у работодателя с 15 и более работниками.
Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня ни о чём не говорит. Индикатор риска срабатывает автоматически по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать об этом заранее нельзя. Если назначен профилактический визит, идите на него и используйте его как бесплатную диагностику: отказ от визита сам становится основанием для внеплановой проверки.»
Отсутствие штатного расписания или расхождения между ним и трудовыми договорами квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей, для ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное аналогичное нарушение по части 2 той же статьи обходится дороже: должностному лицу штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, юридическому лицу от 50 000 до 70 000 рублей.
Штраф — меньшая часть цены ошибки. Если при сокращении работнику не предложили вакансию, которую отчёт не показал из-за непроведённого документа, или предложили позицию временно переведённого сотрудника как свободную, работник может оспорить увольнение в суде, ссылаясь на часть 3 статьи 81 ТК РФ. Проверьте отчёт о ставках на дату уведомления о сокращении и сохраните его вместе с приказом.
Как приказы по штатному расписанию из 1С попадают на подпись в КЭДО
Со стороны работодателя кадровые документы подписываются УКЭП: руководителем или сотрудником, которому право подписи передано машиночитаемой доверенностью. Работник в 1С:Кабинете сотрудника подписывает УНЭП, выпущенной прямо в кабинете: это облачная подпись, скопировать её или использовать вне кабинета нельзя. Чтобы документы, подписанные УНЭП, считались юридически значимыми, с работником заключают соглашение об использовании такой подписи с порядком её проверки.
Важный нюанс из практики: документы от имени работодателя подписываются в базе 1С, где ведётся кадровый учёт, а не в личном кабинете. Часть компаний делегирует право подписи нескольким сотрудникам кадровой службы и бухгалтерии по МЧД, часть заводит руководителю учётную запись с ограниченными правами: он открывает документы кадрового ЭДО, выбирает список «На подпись мне» и подписывает приказы там.
Внимание: произвольный документ, который отправляют работнику через 1С:Кабинет сотрудника без дублирования на бумаге, должен быть в формате PDF/A-1 по приказу Минтруда № 578н. Файл Word, Excel или обычный PDF придётся дополнительно оформлять на бумаге.
Штатное расписание работники не подписывают: его утверждает руководитель. На подпись работникам уходят документы, которые из него вытекают, — уведомления об изменении условий, дополнительные соглашения, согласия на совмещение. Решение о форме каждого документа принимается один раз, при его создании.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет его. Поэтому решите, в какой форме оформляете приказ, до того как его подписать.»
Добыто подключается к 1С:ЗУП готовым модулем, который устанавливается и настраивается за один день. Кадровые документы из ЗУП уходят в систему КЭДО на подпись по маршруту, подписанные возвращаются обратно со статусом, и кадровик видит результат в той же базе, где ведёт штатное расписание.
Какие документы по штатному расписанию можно вести в КЭДО
Электронными могут быть почти все кадровые документы, включая приказ об утверждении и изменении штатного расписания, уведомления, дополнительные соглашения и приказы о совмещении. Статья 22.2 ТК РФ оставляет вне КЭДО трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и приказы об увольнении. При сокращении это даёт смешанный комплект: приказ об изменении штатного расписания и уведомления можно подписать электронно, а приказ об увольнении по сокращению оформляется на бумаге.
Стоимость КЭДО с интеграцией 1С:ЗУП
Стоимость зависит от тарифа, численности сотрудников и того, нужна ли интеграция с 1С и УКЭП для подписантов работодателя.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | вместе с подключением |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Для компании, которая ведёт штатное расписание в 1С:ЗУП и хочет подписывать приказы и соглашения из той же базы, подходит тариф с интеграцией: на «Старте» её нет. Итоговая сумма зависит от численности и набора подписей, актуальные условия и цены на дату публикации — на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
В 1С:ЗУП штатное расписание открывается после включения в настройках кадрового учёта, а ответ на вопрос о занятых ставках даёт «Заполненность штатного расписания» вместе со «Штатной расстановкой». Цифрам отчёта можно доверять, если все приёмы, переводы, совмещения и подработки проведены документами, а позиции временно переведённых работников проверены вручную. Бухгалтерия 8.3 подходит только для ручного свода по сотрудникам, без учёта ставок. Юридическую силу изменениям дают приказ и соглашения с работниками, а не документ в базе.
В практике Добыто штатное расписание остаётся в 1С:ЗУП, а приказы, уведомления и соглашения, которые из него вытекают, подписываются в КЭДО и возвращаются в базу со статусом, так что кадровый учёт и подписанные документы не расходятся.
Частые вопросы
Можно ли указать в штатном расписании 0,5 ставки?
Да. В форме Т-3 количество штатных единиц по должностям с неполными ставками указывается в долях, например 0,25, 0,5 или 0,75. В ЗУП количество единиц в позиции и количество ставок при приёме тоже задаются дробным числом, и «Заполненность штатного расписания» учитывает занятую долю. Неполная ставка сама по себе не устанавливает неполное рабочее время: режим работы работника фиксируется в трудовом договоре по статье 93 ТК РФ.
Нужна ли печать на штатном расписании?
Законодательство не обязывает работодателя ставить печать при утверждении штатного расписания, и Роструд относит этот вопрос к решению самого работодателя. Обязательна подпись руководителя на приказе об утверждении и реквизиты формы: дата, номер, срок действия, общая численность и фонд оплаты. Штатное расписание в электронном виде утверждается УКЭП руководителя, печать для него не нужна.
Почему после обновления ЗУП занятые ставки стали свободными?
В релизе 3.1.10 учёт занятости перенесли из регистра накопления в три регистра сведений, и в версии ЗУП КОРП 3.1.10.78 это дало известную ошибку: ставки с работающими сотрудниками показывались свободными, приём не проводился с сообщением «Поле объекта не обнаружено (СтавокЗанято)», отчёты по штатному расписанию формировались неверно. Ошибку устраняет обновление на более поздний релиз. После любого обновления сверьте «Заполненность» со «Штатной расстановкой» на одну дату.
Что меняется, если вести штатное расписание в ЗУП без истории изменений?
Без флажка «Ведётся история изменений штатного расписания» документов «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» в базе нет, позиции правятся прямо в справочнике. Приказ, который вводит изменение, в этом режиме хранится отдельно от 1С, и соответствие позиций приказам приходится сверять вручную. Для компаний с частыми изменениями структуры удобнее включить историю: изменение с любого числа месяца оформляется документом, который можно связать с приказом.
Нужно ли переутверждать штатное расписание каждый год?
Нет. ТК РФ не устанавливает срок действия штатного расписания: оно действует, пока его не заменят новым или не изменят приказом. Ежегодное переутверждение — решение работодателя, его часто совмещают с индексацией окладов. Каждая прежняя редакция при этом хранится постоянно вместе с приказом об утверждении.
