Выплата самозанятому проходит по договору гражданско-правового характера и закрывается тремя документами: актом, платёжным поручением и чеком из приложения «Мой налог». Чек — главное подтверждение: без него организация не вправе учесть расход по части 8 статьи 15 закона 422-ФЗ, и вся сумма попадает под доначисление НДФЛ и страховых взносов. Срок чека зависит от формы расчёта: при наличных и оплате электронными средствами платежа исполнитель формирует его в момент расчёта, при обычном платёжном поручении — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Статус плательщика НПД проверяется на дату расчёта, а не на дату подписания договора: человек может сняться с учёта между этими событиями.
Разберём каждый способ перевода денег и то, чем именно подтверждается платёж в каждом из них, включая код вида дохода в платёжке и назначение платежа. Покажем, какие реквизиты сверяют в чеке, что делать при аннулировании чека и какой комплект подтверждений компания хранит 5 лет. Сценарная таблица по трём режимам выплат, критерии мониторинга Минтруда с 16 февраля 2026 года, стоимость электронного обмена документами и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как компания переводит деньги самозанятому: способы и реквизиты платежа
Самозанятый для компании — обычный контрагент-физическое лицо со специальным налоговым режимом. Юридическое лицо не переводит ему зарплату, не заводит его в штатное расписание и не подаёт по нему ЕФС-1. Оно оплачивает работы или услуги по договору подряда либо возмездного оказания услуг. Отсюда и набор способов перевода: все они — обычные расчёты с контрагентом, а не выплата дохода работнику.
Суть самозанятых для заказчика сводится к двум вещам: исполнитель сам платит налог 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от организаций и индивидуальных предпринимателей, а компания не начисляет на его вознаграждение страховые взносы и не удерживает НДФЛ. Освобождение работает не автоматически: часть 1 статьи 15 закона 422-ФЗ связывает его с наличием чека.
| Способ перевода | Чем подтверждается платёж | Ограничение |
|---|---|---|
| Платёжное поручение на банковский счёт исполнителя | Платёжка формы 0401060 с отметкой банка и выписка по расчётному счёту | Банк требует код вида дохода в реквизите 20 по Указанию Банка России от 14.10.2019 № 5286-У |
| Перевод на карту, привязанную к счёту физического лица | То же платёжное поручение и выписка | Перевод по номеру карты с личной карты сотрудника компании расход организации не подтверждает |
| Система быстрых платежей по номеру телефона | Выписка и квитанция банка с назначением платежа | Поле назначения платежа ограничено по длине, ссылку на договор и акт придётся сокращать |
| Электронная площадка или платёжный агент | Реестр выплат площадки, чеки исполнителей, акты | В чеке появляются ИНН и наименование оператора площадки: это отдельный обязательный реквизит по части 6 статьи 14 закона 422-ФЗ |
| Наличные из кассы | Расходный кассовый ордер и чек «Мой налог» | Чек формируется в момент расчёта, отсрочки до 9-го числа здесь нет |
Из таблицы следует практический вывод для бухгалтерии: безналичный платёж со счёта компании на счёт исполнителя — единственный способ, где подтверждение перевода формируется автоматически и не зависит от аккуратности исполнителя. Все остальные варианты требуют отдельно собирать доказательство того, что деньги ушли именно по этому договору.
Назначение платежа пишется так, чтобы платёж связывался с конкретным документом: «Оплата по договору возмездного оказания услуг № 14 от 03.02.2026, акт № 3 от 28.02.2026. НДС не облагается». Формулировка «НДС не облагается» нужна потому, что плательщики НПД не признаются плательщиками налога на добавленную стоимость, кроме налога при ввозе товаров. Слова «заработная плата», «премия», «аванс по трудовому договору» в назначении платежа самозанятому не используются: это первое, что налоговый инспектор находит в выписке при проверке на подмену трудовых отношений.
Код вида дохода в реквизите 20 платёжного поручения стоит согласовать со своим банком до первой массовой выплаты. Указание № 5286-У обязывает плательщика проставлять код, когда перечисляются доходы, в отношении которых установлены ограничения обращения взыскания, и банки трактуют перечисления по гражданско-правовым договорам физическим лицам по-разному. Расхождение приводит к тому, что банк возвращает реестр целиком, а не отдельную строку.
Что критично в разных режимах выплат
Универсального набора требований нет: разовая оплата дизайнеру и ежемесячные переводы тридцати курьерам проверяются по-разному.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Разовый подряд, одна оплата | Проверка статуса в день расчёта, чек, акт | Контур электронного документооборота, регламент обмена |
| Один исполнитель, выплаты каждый месяц | Формулировки договора, разные объёмы и суммы по актам, доля вашей компании в его доходе | Способ перевода денег |
| Десятки и сотни исполнителей | Автоматическая сверка чеков с реестром выплат, контроль лимита 2,4 млн рублей по каждому, электронное подписание актов | Индивидуальное согласование реквизитов |
| Исполнитель за пределами России | Вид электронной подписи: удостоверяющие центры работают только в России, УКЭП там не выпустят | Скорость курьерской доставки бумажного комплекта |
Ежемесячные выплаты одному и тому же человеку по одинаковой сумме — самый уязвимый сценарий, даже когда каждая отдельная операция оформлена правильно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до перевода: статус плательщика НПД, ИНН и лимит
Проверка занимает минуту и снимает основную часть рисков. ИНН самозанятого — единственный идентификатор, по которому налоговая связывает исполнителя, чек и вашу компанию, поэтому его сверяют с договором до каждого платежа, а не однократно при заключении договора.
Статус подтверждается через сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход»: вводится ИНН и дата, на которую нужны сведения. Ответ показывает, состоял ли человек на учёте именно в эту дату, поэтому проверять имеет смысл на дату расчёта. Результат сохраняется скриншотом или печатью в PDF и кладётся в комплект по выплате.
Второй документ, который стоит запросить у исполнителя, — справка о постановке на учёт в качестве налогоплательщика НПД по форме КНД 1122035. Исполнитель формирует её в личном кабинете самозанятого или в приложении «Мой налог», справка подписывается электронной подписью ФНС России. Для контроля оборота пригодится вторая форма — справка о состоянии расчётов (доходах) по НПД, КНД 1122036.
Факт: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, ничего дополнительно оформлять не нужно. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при наличии соглашения между участниками обмена: без такого соглашения подписанный акт теряет силу письменного доказательства.
Лимит дохода плательщика НПД — 2,4 млн рублей за календарный год. При его превышении человек утрачивает право на режим с даты превышения, и все последующие выплаты ему компания проводит уже как выплаты обычному физическому лицу: с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов. Свой совокупный доход исполнитель видит в приложении, компания — только ту часть, которую платит сама. Если вы выбираете исполнителя на объём в сотни тысяч рублей, запрос справки КНД 1122036 перед крупным платежом стоит дешевле, чем последующее доначисление.
Как провести выплату самозанятому: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте статус исполнителя по ИНН в сервисе ФНС на дату расчёта и сохраните результат проверки в файл.
- Шаг 2. Сверьте банковские реквизиты в счёте с реквизитами в договоре. Расхождение в номере счёта или в фамилии получателя — основание не платить до выяснения.
- Шаг 3. Подпишите акт сдачи-приёмки с обеих сторон. Акт с формулировками об объёме и результате работ, а не о трудовой функции.
- Шаг 4. Сформируйте платёжное поручение: ссылка на номер и дату договора и акта, отметка «НДС не облагается», код вида дохода в реквизите 20 в том виде, который согласован с банком.
- Шаг 5. Проведите платёж и сохраните выписку по счёту за день расчёта.
- Шаг 6. Получите чек и сверьте в нём четыре реквизита: ИНН вашей компании, сумму, наименование услуг и дату расчёта. Наименование услуг в чеке должно совпадать с предметом акта.
- Шаг 7. Зафиксируйте выплату в реестре: дата, исполнитель, договор, акт, номер чека и его уникальный идентификационный номер.
Договор, счёт и акт: чем подписывают и как проверить подпись
Может ли самозанятый подписывать документы электронно — да, и на практике это единственный рабочий вариант при географически распределённых исполнителях. Но вид подписи выбирается не по удобству. Договор подряда, счёт и акт с самозанятым подписываются одним из трёх способов: УКЭП с обеих сторон, УНЭП или ПЭП на основании предварительно заключённого соглашения об использовании электронной подписи, либо обмен бумажными оригиналами.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки акта и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП подписывается до первого документооборота, а не задним числом вместе с актом. В нём фиксируются: порядок определения подписанта, правила идентификации, обязанность сторон сохранять конфиденциальность ключа и порядок действий при компрометации. В практике Добыто это тот документ, который чаще всего забывают, когда переводят на электронный обмен внешних исполнителей: со штатными сотрудниками порядок описан в положении о КЭДО, а подрядчики остаются вне контура.
Полезно знать: удостоверяющие центры находятся только в Российской Федерации, поэтому исполнителю, который живёт за границей, УКЭП не выпустят. УНЭП в мобильном приложении выпускается по паспорту и смартфону за несколько минут и работает в любой стране.
Кейс из практики: логистическая компания с сетью из 12 000 перевозчиков и примерно 5 000 рейсов в месяц обязана получать от каждого перевозчика договор, заявку и закрывающий акт день в день, до начала перевозки. Удалённость перевозчика от ближайшего из семи филиалов доходит до 1200 км, а выдача квалифицированной подписи в собственном удостоверяющем центре занимала не меньше дня и требовала личной явки. После перехода на подписание со смартфона цикл «выпуск подписи плюс подписание первого договора» уложился в 5-10 минут, и заявка перестала зависеть от доставки бумаг.
Проверьте подпись на акте от исполнителя
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка нужна не ради формальности. Открепленная подпись приходит отдельным файлом с расширением .sig рядом с документом, и бухгалтерия регулярно получает один файл без второго: акт есть, подписи нет. Такой комплект подтверждением не является.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что документ сформирован в системе от имени конкретного человека, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли описан порядок идентификации подписанта и зафиксирован ли он. Если в вашем соглашении об электронной подписи порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»
Чек из «Мой налог»: сроки, реквизиты и что делать, если его нет
Чек формирует исполнитель в приложении «Мой налог» или в личном кабинете самозанятого на сайте ФНС. Компания чек не создаёт, не корректирует и не может сформировать за исполнителя. Единственный инструмент заказчика — условие договора о том, что чек передаётся в определённый срок, и право не проводить следующую оплату до получения чека по предыдущей.
| Форма расчёта | Когда чек должен быть сформирован и передан | Норма |
|---|---|---|
| Наличные | В момент расчёта | ч. 3 ст. 14 422-ФЗ |
| Электронные средства платежа | В момент расчёта | ч. 3 ст. 14 422-ФЗ |
| Иные формы безналичных расчётов, в том числе платёжное поручение | Не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены расчёты | ч. 3 ст. 14 422-ФЗ |
| Сбой в приложении «Мой налог» | Не позднее дня, следующего за днём устранения сбоя | ч. 9 ст. 3 422-ФЗ |
Отсрочка до 9-го числа объясняет частую ситуацию: деньги ушли 20 января, а чека нет две недели. Формально исполнитель ничего не нарушает до 9 февраля. Закрывать месяц в бухгалтерии при этом придётся позже, поэтому в договоре срок передачи чека обычно сокращают до 1-3 рабочих дней с даты поступления денег.
Состав чека определён частью 6 статьи 14 закона 422-ФЗ. Проверяйте четыре реквизита, в которых чаще всего встречаются расхождения: ИНН вашей организации как покупателя, сумму расчётов, наименование оказанных услуг и дату расчёта. Обязанность указать ИНН заказчика лежит на исполнителе, но сообщить этот ИНН обязан заказчик, поэтому чек без ИНН компании — следствие того, что реквизиты не были переданы. Такой чек расход не подтверждает, и его нужно перевыпустить.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка чего-то стоила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Исполнитель вправе аннулировать чек в двух случаях: при возврате денег и при некорректном вводе сведений. Аннулирование задним числом видно налоговому органу и превращает ваш расход в неподтверждённый. Поэтому сверка чеков делается не разово при получении, а повторно перед сдачей отчётности: проверяется, что чек по каждой выплате действует. В практике Добыто на проектах с сотнями внешних исполнителей такую повторную сверку ставят на регламент и проходят реестром за месяц, а не по одному документу.
Образцы документов для расчётов с внешними исполнителями
Комплект собран под задачу «перевести деньги и сохранить подтверждения»; начинать стоит с соглашения об использовании электронной подписи — без него электронные акты не работают.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Платёжное поручение 0401060: бланк и образцы | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Памятка бухгалтерии: файл SGN от контрагента | Скачать |
Какие подтверждения компания хранит и сколько лет
Комплект по каждой выплате самозанятому состоит из шести элементов. Пятилетний срок хранения задан частью 1 статьи 29 закона 402-ФЗ для первичных учётных документов и подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса для данных налогового учёта. Отсчёт идёт от отчётного года, а не от даты платежа.
| Что хранится | Что подтверждает |
|---|---|
| Договор подряда или возмездного оказания услуг с приложениями | Предмет, цену, сроки и гражданско-правовой характер отношений |
| Акт сдачи-приёмки по каждому этапу | Факт и объём выполненных работ |
| Счёт от исполнителя | Основание и реквизиты платежа |
| Чек из «Мой налог» | Право учесть расход и освобождение от НДФЛ и страховых взносов |
| Платёжное поручение и выписка по счёту | Перевод денег конкретному лицу в конкретную дату |
| Результат проверки статуса в сервисе ФНС и справка КНД 1122035 | Наличие у исполнителя статуса плательщика НПД на дату расчёта |
Отдельно от комплекта по выплатам хранится соглашение об использовании электронной подписи: оно относится ко всем документам с этим контрагентом и переживает конкретный договор. Мы в Добыто перед раскаткой обмена на всех исполнителей закладываем пилотную группу: на ней видно, какие файлы теряются по дороге и какой элемент комплекта не доезжает до архива.
Электронное хранение регулируется отдельно от создания документов. Организация вправе самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов — это пункт 2 статьи 13 закона 125-ФЗ об архивном деле. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому в части организации хранения применяются правила, утверждённые приказом Минкультуры № 526, а требования к самой системе описаны в приказе Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов.
Долговременная сохранность файлов подписи — отдельная задача. ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» описывает стратегию через восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Практический смысл для расчётов с исполнителями простой: через 4 года сертификат подписи давно истечёт, и подтвердить подписание сможет только метка времени, сохранённая вместе с файлом.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Когда перевод самозанятому не подходит
Режим НПД закрыт для части ситуаций напрямую законом, и никакие документы этого не обходят.
- Бывший работник в течение 2 лет. Доходы от услуг заказчику, который был работодателем исполнителя менее двух лет назад, объектом НПД не признаются. Перевести своего сотрудника в самозанятые и продолжить платить ему за ту же работу нельзя: пункт 8 части 2 статьи 6 закона 422-ФЗ.
- Перепродажа товаров и подакцизная продукция. Плательщик НПД не может перепродавать товары, кроме имущества, использовавшегося для личных нужд, а также торговать подакцизными товарами и товарами, подлежащими обязательной маркировке.
- Посредническая деятельность. Работа по договорам поручения, комиссии и агентским договорам в интересах других лиц под НПД не подпадает.
- Добыча и реализация полезных ископаемых. Прямое исключение из части 2 статьи 4 закона 422-ФЗ.
- Исполнитель с наёмными работниками по трудовым договорам. Плательщик НПД не вправе иметь работников, с которыми состоит в трудовых отношениях. Индивидуальный предприниматель на НПД возможен, но он тоже без штата и без совмещения с другими спецрежимами.
- Работа полностью встроена в процессы компании. Когда исполнитель подчиняется графику, получает рабочее место, инструменты и фиксированную сумму дважды в месяц, это трудовые отношения независимо от названия договора.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Аргумент вида «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы можем так же оформлять свои документы» я слышу регулярно, и он неверен. Практика по займам и лизингу к кадровым и подрядным документам не переносится: там свой набор правил и своё соглашение сторон. Когда такая логика встречается у клиента, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены, и начинать надо именно с этого.»
Отдельно стоит оценить ситуацию, в которой самозанятый формально подходит, но сама схема избыточна. Разовая работа на 3-5 тысяч рублей с гражданином без статуса НПД оформляется договором ГПХ с физическим лицом: компания удерживает НДФЛ и платит взносы, но не тратит время на проверку статуса, контроль чеков и отдельный архив. Решение здесь считается не по ставке налога, а по трудозатратам бухгалтерии.
Цена ошибки: доначисления, штрафы и реестр Роструда
Ошибка в расчётах с самозанятыми стоит не переоформления документа. Если инспекция переквалифицирует отношения в трудовые, компания доначисляет НДФЛ и страховые взносы со всех выплат за проверяемый период, плюс пени. Уплаченный исполнителем налог на профессиональный доход в счёт этой недоимки автоматически не засчитывается: для зачёта требуется отдельное заявление самого человека.
Административная ответственность наступает по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ за подмену трудового договора гражданско-правовым: на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 5 000 до 10 000 рублей, на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей. При повторном нарушении по части 5 той же статьи штраф для юридического лица составляет от 100 000 до 200 000 рублей, а должностное лицо дисквалифицируется на срок от 1 года до 3 лет.
Дальше подключается публичная часть. С 1 января 2025 года Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. Запись появляется после вступления в силу постановления по административному делу и аннулируется через год с даты последнего нарушения. На этот реестр смотрят при аккредитации поставщиков и на закупках, поэтому цена вопроса не исчерпывается суммой штрафа.
Отбор компаний для межведомственных комиссий по противодействию нелегальной занятости построен на количественных критериях. Приказ Минтруда от 19.11.2025 № 657н, действующий с 16 февраля 2026 года, ввёл два уровня мониторинга: годовой — при работе более чем с 35 самозанятыми при среднемесячном доходе каждого свыше 35 000 рублей, и квартальный — при 10 и более самозанятых с доходом свыше 25 000 рублей, если в предыдущем квартале человек состоял в трудовых отношениях с той же компанией. Пороги выросли по сравнению с прежними 10 исполнителями и 20 000 рублей, но квартальный контур появился впервые.
Важный нюанс из практики: курьерская доставка комплекта документов исполнителю в другой регион обходится примерно в 2 000 рублей в одну сторону, а второй экземпляр нужно получить обратно, то есть цикл стоит две такие суммы и занимает до недели. При подписании со смартфона тот же цикл занимает минуты, и оплату не приходится задерживать из-за того, что оригинал акта ещё в пути.
Стоимость электронного документооборота с исполнителями: тарифы Добыто
Цена зависит от числа людей в контуре и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и выделенная инфраструктура. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма складывается из численности в контуре, набора подписей и потребности в интеграции с учётной системой: при большом числе внешних исполнителей основную экономию даёт не тариф, а отказ от курьерской доставки и сокращение срока закрытия месяца. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, данные приведены на дату публикации.
Тарификация считается по числу людей в контуре, поэтому при смешанной модели, когда часть людей в штате, а часть работает по договорам подряда, расчёт стоит делать по фактической численности обеих групп.
Выводы
Перевод денег самозанятому — обычный расчёт с контрагентом, но доказательная сила у него появляется только в связке из четырёх элементов: договор гражданско-правового характера, подписанный акт, платёжный документ и чек из «Мой налог» с корректным ИНН заказчика. Статус исполнителя проверяется на дату расчёта, чек при безналичной оплате может прийти вплоть до 9-го числа следующего месяца, а весь комплект живёт в архиве 5 лет. Основной риск сидит не в способе перевода, а в регулярности и однотипности выплат: именно по этим признакам компании попадают в квартальный мониторинг.
Мы в Добыто выстраиваем электронный контур подписания так, чтобы акт с внешним исполнителем закрывался в тот же день, а соглашение об использовании электронной подписи и регламент обмена появлялись раньше первого документа, а не после первого спора. Это та часть работы, которую проще заложить на старте, чем восстанавливать при проверке.
Частые вопросы
Можно ли работать с самозанятым, у которого есть статус ИП?
Да. Индивидуальный предприниматель вправе применять НПД, если у него нет работников по трудовым договорам и он не совмещает режим с УСН, ЕСХН или патентом. Для заказчика порядок не меняется: тот же договор, тот же чек из «Мой налог», страховые взносы не начисляются. В договоре указываются реквизиты ИП и его ИНН, а статус плательщика НПД проверяется по тому же сервису ФНС, что и для физического лица.
Что делать, если исполнитель аннулировал чек уже после оплаты?
Запросить пояснение и новый чек. Аннулирование правомерно при возврате денег и при некорректном вводе сведений: во втором случае исполнитель формирует корректный чек той же датой расчёта. Если деньги не возвращались, а нового чека нет, расход остаётся неподтверждённым, и его безопаснее исключить из базы по налогу на прибыль до урегулирования. Условие о компенсации доначислений при непредоставлении чека имеет смысл заранее вписать в договор.
Нужен ли чек, если выплата прошла через электронную площадку?
Да, чек формирует исполнитель в любом случае. Отличие в составе реквизитов: в чеке дополнительно появляются ИНН и наименование оператора электронной площадки или кредитной организации, которые участвовали в расчётах. Реестр выплат от площадки чек не заменяет, он подтверждает только сам факт перечисления.
Как заказчику узнать, что исполнитель приблизился к лимиту 2,4 млн рублей?
Прямого доступа к совокупному доходу исполнителя у компании нет: она видит только свои выплаты. Запросите справку о состоянии расчётов (доходах) по НПД по форме КНД 1122036 — исполнитель формирует её в приложении, и она подписана электронной подписью ФНС России. Для исполнителей с крупными объёмами такой запрос уместно делать перед каждым платежом свыше существенной для вас суммы.
Можно ли платить самозанятому аванс и когда тогда формируется чек?
Аванс допустим, если он предусмотрен договором. Чек формируется по факту расчёта, то есть на сумму полученного аванса, а не по факту подписания акта. При безналичном авансе действует то же правило: не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем поступления денег. При зачёте аванса в окончательном расчёте второй чек формируется только на доплаченную сумму.
Нужно ли брать у самозанятого согласие на обработку персональных данных?
Для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных, отдельное согласие не требуется: обработка ведётся на другом правовом основании по 152-ФЗ. Согласие понадобится, если компания использует данные шире договора: размещает фамилию исполнителя на сайте, передаёт сведения в кадровое агентство, проверяет его по внешним базам. Объём хранимых данных стоит ограничить тем, что нужно для расчётов: ФИО, ИНН, реквизиты счёта.
Считается ли подтверждением акт, присланный по электронной почте без электронной подписи?
Сам по себе скан или файл без подписи — это электронный образ документа, а не подписанный электронный документ. Он работает как доказательство в совокупности с другими: перепиской, платёжным поручением, чеком. Устойчивую конструкцию даёт либо обмен бумажными оригиналами, либо подписание УКЭП, либо ПЭП и УНЭП при заключённом соглашении об использовании электронной подписи между сторонами.
