Договор ГПХ с физическим лицом обходится компании в НДФЛ по прогрессивной шкале 13-22% и страховые взносы по единому тарифу 30% с выплат до 2 979 000 рублей за год, дальше 15,1%. Взносы на травматизм начисляются только тогда, когда обязанность записана в договоре, тариф 0,2-8,5%. НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс, взносы начисляются на дату подписания акта, а не на дату перечисления денег. Главное различие, от которого зависит вся сумма: с обычным физлицом компания выступает налоговым агентом и плательщиком взносов, а с самозанятым при наличии чека из приложения «Мой налог» не платит ни НДФЛ, ни взносов.
Разберём, как считать налог и взносы в 2026 году, какие выплаты в базу не попадают, что сдавать в СФР на следующий рабочий день после подписания договора и почему льготный тариф МСП 15% для большинства компаний с января не действует. Покажем формулировки, по которым инспекция читает гражданско-правовой договор как трудовой, и посчитаем цену такой ошибки. Сценарная таблица по типам исполнителей, календарь отчётности, стоимость подключения электронного подписания и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что именно платит компания по договору ГПХ с физлицом
Объект обложения взносами возникает по договорам на выполнение работ, оказание услуг и по договорам авторского заказа. Аренда имущества у физического лица, купля-продажа, заём и уступка прав в эту категорию не входят: взносы на такие выплаты не начисляются, а НДФЛ компания как налоговый агент удерживает в общем порядке. Проверьте предмет договора до расчёта: от него зависит, появится ли у вас 30% сверху или только удержание налога.
Условие «исполнитель уплачивает налог самостоятельно» в договоре ГПХ не работает. Обязанность налогового агента установлена законом и договором не переносится, инспекция при проверке взыщет неудержанный НДФЛ и пени с компании. Единственная ситуация, когда компания действительно ничего не удерживает, — исполнитель имеет статус ИП или плательщика налога на профессиональный доход и подтверждает его документом.
Вознаграждение исполнителя и компенсация его расходов облагаются по-разному. Документально подтверждённые расходы на материалы, проезд и проживание, которые компания возмещает по договору, взносами не облагаются. По НДФЛ тот же эффект достигается профессиональным вычетом: исполнитель подаёт заявление, прикладывает документы, и налог считается с разницы. Без заявления и подтверждающих документов вычет не применяется и налог удерживается со всей суммы.
Сводная картина по типам исполнителей выглядит так.
| Кто исполнитель | НДФЛ | Страховые взносы | Взносы на травматизм | Документ-основание |
|---|---|---|---|---|
| Физлицо без специального статуса | 13-22%, удерживает компания | 30% до 2 979 000 ₽, свыше 15,1% | только если записано в договоре, 0,2-8,5% | договор и акт выполненных работ |
| Самозанятый на НПД | не удерживается | не начисляются | не начисляются | чек из приложения «Мой налог» |
| Индивидуальный предприниматель | не удерживается, платит сам | не начисляются, платит сам | не начисляются | акт и сведения из ЕГРИП |
| Работник по трудовому договору | 13-22%, удерживает работодатель | 30% до 2 979 000 ₽, свыше 15,1% | начисляются всегда, 0,2-8,5% | трудовой договор и табель |
Разница между первой и второй строкой для выплаты в 100 000 рублей составляет 30 000 рублей взносов и 13 000 рублей налога. Именно поэтому статус исполнителя проверяют на каждую выплату, а не один раз при подписании договора.
НДФЛ и страховые взносы по ГПХ в 2026 году: ставки, база, даты
НДФЛ: пять ступеней и две даты в месяц
Шкала 2026 года пятиступенчатая: 13% с дохода до 2 400 000 рублей за год, 15% с части от 2,4 до 5 млн, 18% с части от 5 до 20 млн, 20% с части от 20 до 50 млн и 22% со всего, что выше. Повышенная ставка применяется только к сумме превышения, а не ко всему доходу, и считается нарастающим итогом с начала года по всем выплатам этому человеку от вашей компании.
Дата получения дохода по ГПХ — день выплаты, поэтому налог удерживается и с аванса, и с окончательного расчёта. Перечислить удержанное нужно до 28 числа текущего месяца, если выплата прошла с 1 по 22 число, и до 5 числа следующего месяца, если с 23 числа по последний день месяца. Уведомление об исчисленных суммах подаётся к 25 числу и к 3 числу соответственно, иначе деньги на едином налоговом счёте не распределятся и появятся пени при формально уплаченной сумме.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный случай — исполнитель за пределами России. Если работы или услуги выполняются через интернет с использованием российского сегмента сети, доменов или программно-аппаратных комплексов, размещённых в России, компания удерживает налог по общей шкале 13-15% независимо от налогового резидентства исполнителя. Раньше такие выплаты нерезиденту часто считали доходом от источников за пределами страны и налог не удерживали вовсе.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «С исполнителем, который уехал из страны, квалифицированную подпись использовать не получится: удостоверяющие центры работают только в России, приехать за сертификатом человек не может. Для договора подряда, акта и отчёта этого и не требуется — хватает усиленной неквалифицированной подписи, которую он выпускает на своём смартфоне. Заложите этот сценарий в соглашение об электронном взаимодействии заранее, чтобы не переподписывать пакет задним числом.»
Страховые взносы: 30% до предельной базы и травматизм по соглашению сторон
Единый тариф 30% применяется к выплатам в пределах 2 979 000 рублей на одного человека нарастающим итогом с начала года, свыше этой суммы тариф падает до 15,1%. Предельная величина базы на 2026 год установлена постановлением Правительства РФ от 31.10.2025 № 1705. По договорам ГПХ на работы и услуги взносы идут на пенсионное, медицинское страхование и на случай временной нетрудоспособности, то есть исполнитель попадает в систему больничных.
База по взносам появляется в том месяце, когда вознаграждение начислено, а начисление привязано к подписанному акту. Акт подписан 30 марта, деньги ушли 10 апреля — взносы попадают в расчёт за первый квартал. Компании, которые ориентируются на дату платежа, регулярно получают расхождение между РСВ и персонифицированными сведениями.
Взносы на травматизм по договорам ГПХ начисляются, только если обязанность страхователя прямо закреплена в тексте договора. Молчание договора означает, что взносов нет, а исполнитель не получит страховых выплат при несчастном случае на объекте. С 1 сентября 2026 года такие договоры выделяются в персонифицированной отчётности отдельным кодом, поэтому формулировку в договоре и настройку кода в учётной системе нужно проверять вместе.
Факт: электронные подписи для подписания документов входят в тариф: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Льготный тариф МСП 15%: кому он остался в 2026 году
До 2026 года любая компания из реестра МСП платила 15% с части выплат свыше 1,5 МРОТ. С января льгота сохранилась только для компаний, у которых основной ОКВЭД входит в перечень Правительства и доля доходов от этого вида деятельности составляет не менее 70% за каждый отчётный период. Для обрабатывающих производств из перечня действует тариф 7,6%. Остальной малый бизнес считает взносы по общей ставке 30%.
При МРОТ 27 093 рубля порог в 1,5 МРОТ равен 40 639,50 рубля в месяц на человека. Практический вывод для бюджета: компания, которая в 2025 году закладывала на исполнителя по ГПХ около 20% сверх вознаграждения, в 2026 году должна закладывать 30%, если её ОКВЭД в перечень не попал. Проверьте основной код деятельности в выписке ЕГРЮЛ и долю выручки по нему за квартал до того, как подпишете смету проекта.
Как оформить договор ГПХ и подписать его дистанционно
Расходы на исполнителя принимаются к учёту, а претензий по налогам не возникает, когда у компании есть комплект: договор с конкретным результатом работ, акт с датой и объёмом, платёжный документ и подтверждение статуса исполнителя на дату выплаты. Для самозанятого добавляется чек из приложения «Мой налог», без него расходы снимут, а выплату переквалифицируют в доход физлица со всеми удержаниями.
Как заключить договор ГПХ с физлицом и провести выплату: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите предмет: конкретный результат работы или услуги с измеримым объёмом и сроком сдачи. Формулировки про должность, режим работы и подчинение внутреннему распорядку из текста убираются.
- Шаг 2. Проверьте статус исполнителя: физлицо без статуса, самозанятый или ИП. Для самозанятого проверка делается на дату договора и повторяется перед каждой выплатой.
- Шаг 3. Зафиксируйте в договоре порядок возмещения расходов и условие о взносах на травматизм, если они вам нужны. Оба пункта влияют на расчёт напрямую.
- Шаг 4. Возьмите согласие на обработку персональных данных и подпишите соглашение об электронном взаимодействии, если документы идут без бумаги.
- Шаг 5. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после даты заключения договора.
- Шаг 6. Примите работу по акту, начислите вознаграждение и взносы в месяце подписания акта, удержите НДФЛ при выплате.
- Шаг 7. При завершении договора снова подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день и отразите выплаты в персонифицированных сведениях и РСВ.
Бумажный цикл на этих шагах ломается чаще всего: исполнитель в другом городе, акт нужен день в день, а курьер идёт неделю.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Курьерская доставка договора в другой город стоит около 2000 рублей в одну сторону, а вам нужны оба экземпляра, то есть 4000 рублей за один комплект. Почтой это примерно четыре дня туда и столько же обратно, и к работе стороны приступают через неделю после того, как обо всём договорились. Посчитайте эти суммы на количество договоров ГПХ за квартал, прежде чем спорить о стоимости электронного подписания.»
Для договора подряда и акта закон не требует квалифицированной подписи. Стороны вправе договориться об использовании простой или усиленной неквалифицированной подписи и признать такие документы равнозначными бумажным. Условие закрепляется в соглашении об электронном взаимодействии или в самом договоре, где указываются вид подписи, порядок проверки и правила разрешения споров.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мобильная усиленная неквалифицированная подпись выпускается прямо в приложении: человеку нужны только смартфон и паспорт, поездка в удостоверяющий центр не требуется, весь выпуск занимает минуту-две. Такой подписью закрывается основная масса документов с внештатным исполнителем: договор ГПХ, акт выполненных работ, отчёт. Квалифицированную подпись оставьте для взаимодействия с государственными органами.»
Подпишите договор ГПХ и акт электронной подписью онлайн
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
В сервисе Добыто договор уходит исполнителю ссылкой, он подписывает его с телефона, а подписанный файл с отметками обеих сторон сразу попадает в электронный архив компании. Для бухгалтерии это означает, что дата акта и дата начисления взносов совпадают с фактом, а не с моментом, когда бумага доехала до офиса.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в семи городах и 12 000 перевозчиками заключала договор и заявку день в день: заказ приходил в 18 часов, а к 8 утра требовался подписанный пакет, при удалённости исполнителя до 1200 километров. Выдача квалифицированной подписи занимала минимум сутки и требовала личного визита, перевозчики на это не соглашались. После перехода на мобильную неквалифицированную подпись выпуск сертификата и подписание первого договора заняли 5-10 минут на человека, около 5000 рейсов в месяц закрываются документами до начала перевозки.
Лайфхак: начинайте перевод на электронное подписание с одного массового документа, а не со всего комплекта сразу. По такому сценарию компания с численностью более 250 человек перевела основную часть людей за 3-4 недели.
Шаблоны для оформления отношений с внештатным исполнителем
Комплект закрывает подписание и выплату, первым смотрите соглашение об использовании ПЭП и НЭП: без него электронные договор и акт придётся доказывать отдельно.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Платёжное поручение 0401060: бланк и образцы | Скачать |
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
Отчётность по договорам ГПХ: что и когда сдавать
Самый короткий срок в этом блоке касается не денег, а сведений о самом факте договора. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора, и пропуск этого срока замечают быстрее, чем ошибку в расчёте взносов.
| Что сдаём или платим | Срок | Что отражается |
|---|---|---|
| ЕФС-1, подраздел 1.1 | следующий рабочий день после заключения или прекращения договора | факт начала и окончания работы по ГПД |
| Уведомление об исчисленном НДФЛ | до 25 числа и до 3 числа следующего месяца | суммы к списанию с единого налогового счёта |
| Уплата НДФЛ | до 28 числа за выплаты с 1 по 22 число, до 5 числа следующего месяца за выплаты с 23 числа | удержанный налог по каждой выплате |
| Персонифицированные сведения о физлицах | до 25 числа месяца, следующего за отчётным | выплаты по каждому исполнителю |
| РСВ и 6-НДФЛ | до 25 числа месяца, следующего за кварталом | база, взносы, исчисленный и удержанный налог |
| ЕФС-1, раздел по взносам на травматизм | до 25 числа месяца, следующего за кварталом | только договоры, где обязанность платить взносы прописана |
Отдельный контрольный момент — совпадение дат в трёх местах: дата акта в учётной системе, дата договора в подразделе 1.1 и дата выплаты в 6-НДФЛ. Мы в Добыто сводим их автоматически: подписанный документ приходит в архив с меткой времени, и бухгалтерия берёт дату из файла, а не из письма.
Самозанятый или ИП вместо физлица: когда схема работает
Самозанятый платит налог сам: 6% с выплат от юридических лиц и ИП, 4% с выплат от физлиц, лимит дохода 2 400 000 рублей в год. Ставки и лимит на 2026 год не менялись, режим действует до 31 декабря 2028 года. Компания при этом не платит ни взносов, ни НДФЛ, но обязана получить чек из приложения «Мой налог»: без чека расходы не подтверждаются.
Статус исполнителя нужно проверять на дату каждого платежа, а не однократно при подписании договора. ФНС ведёт бесплатный сервис проверки статуса плательщика налога на профессиональный доход, который показывает регистрацию человека на конкретную дату и работает через API для автоматической сверки перед реестром выплат. В практике Добыто самая частая ошибка с внештатниками выглядит именно так: статус проверили один раз при подписании договора, а через полгода исполнитель снялся с учёта, и выплата уже требует удержания налога.
Когда договор с самозанятым не подходит
Есть ситуации, в которых экономия на взносах не наступит. Первая: исполнитель был вашим работником по трудовому договору в последние два года, такие выплаты под НПД не подпадают и облагаются как обычный доход физлица. Вторая: превышение лимита 2,4 млн рублей, после которого право на режим утрачивается, и с даты утраты компания становится налоговым агентом со всеми удержаниями. Третья: работа, которая по содержанию является трудовой функцией, а не разовым результатом, — здесь статус исполнителя не спасает.
Внимание: выпуск квалифицированной подписи проходит очно в удостоверяющем центре и стоит около 3000 рублей, а продлевать сертификат нужно каждый год за ту же сумму. При работе с десятками внештатных исполнителей это отдельная статья расходов и очередь, которая тормозит начало работ.
Кейс из практики: страховая группа с агентской сетью около 5500 человек оплачивала актами работу агентов, а документы подписывались квалифицированной подписью. Стоимость выпуска по 3000 рублей на человека и поездки в удостоверяющий центр упирались в то, что в части регионов таких центров просто нет, и сеть не росла. Перевод агентов на подпись, которая выпускается в приложении за пять минут по паспорту, снял и расходы на сертификаты, и географическое ограничение.
Цена ошибки: переквалификация договора ГПХ в трудовой
Гражданско-правовой договор признаётся трудовым по содержанию отношений, а не по названию документа. На это работают признаки: указание должности вместо результата, подчинение графику и внутреннему распорядку, ежемесячные равные выплаты дважды в месяц, рабочее место и оборудование компании, длительность без привязки к конкретному объёму. Неустранимые сомнения толкуются в пользу трудовых отношений.
Финансовые последствия складываются из трёх частей. Доначисление взносов и НДФЛ за весь период с пенями, штраф 20% от неуплаченных сумм, а также административный штраф за подмену трудового договора: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 5000 до 10 000 рублей на ИП и от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. При повторном нарушении суммы для организации вырастают до 100 000-200 000 рублей, а руководителя дисквалифицируют на срок от одного года до трёх лет.
Репутационная часть тоже стала измеримой. С 2025 года Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости: запись хранится год с момента последнего нарушения и видна любому контрагенту и кандидату. Отдельно работают межведомственные комиссии субъектов, в которые налоговые органы передают сведения о компаниях, сотрудничающих более чем с 10 самозанятыми при среднемесячном доходе исполнителя свыше установленного порога; с 16 февраля 2026 года мониторинг ведётся в двух режимах, годовом и квартальном, а отдельным основанием стало наличие трудовых отношений с тем же человеком в предыдущем квартале.
Что критично в вашей ситуации
Набор обязательных действий меняется в зависимости от того, кого и как вы привлекаете.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Разовая услуга физлица без статуса | удержание НДФЛ при выплате, ЕФС-1 на следующий рабочий день | формулировка про травматизм |
| Длительное сотрудничество, равные суммы каждый месяц | предмет договора как результат, отдельные акты по объёмам | способ перечисления денег |
| Исполнитель — самозанятый | чек на каждую выплату, проверка статуса на дату платежа | форма акта |
| Исполнитель работал у вас по трудовому договору менее 2 лет назад | режим НПД не применяется, удержания как с обычного физлица | наличие у него статуса самозанятого |
| Исполнитель находится за пределами России | условие о виде подписи, правила удержания при работе через российский сегмент сети | место подписания в шапке договора |
| Аренда имущества у физлица | удержание НДФЛ | расчёт взносов, они не начисляются |
Сверьте свои действующие договоры с этой таблицей до конца квартала: правки в предмет и в порядок приёмки работ вносятся допсоглашением, а вот пропущенные сроки по ЕФС-1 задним числом не закрываются.
Стоимость подключения электронного подписания договоров ГПХ
Цена зависит от численности людей, которых вы подключаете к подписанию, и от набора функций: интеграция с учётной системой и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для подписания | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается от числа подключённых людей и выбранного набора функций, а тариф можно поменять в любой момент с пересчётом разницы пропорционально оставшемуся периоду: условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Сравнивать эти цифры логично не с абстрактной экономией, а с расходами на бумажный оборот по тем же договорам: доставка комплекта в другой город и обратно и неделя ожидания на каждый договор дают понятную базу для расчёта.
Выводы
По договору ГПХ с обычным физлицом компания удерживает НДФЛ по шкале 13-22% и начисляет взносы 30% в пределах 2 979 000 рублей выплат за год, дальше 15,1%; травматизм добавляется только при прямом условии в договоре. Взносы привязаны к дате акта, налог — к дате выплаты, а сведения о самом договоре уходят в СФР на следующий рабочий день. Самозанятый и ИП снимают нагрузку полностью, но требуют проверки статуса на каждую выплату и чека из «Мой налог». Ошибка в предмете договора обходится дороже любой экономии на взносах: доначисления, штраф до 100 000 рублей на организацию и год в реестре Роструда.
В Добыто мы закрываем ту часть этой задачи, которая касается документов: договор, акт и согласие подписываются электронной подписью с телефона исполнителя, а подписанные файлы с метками времени ложатся в архив, из которого бухгалтерия берёт корректные даты для расчёта налога и взносов.
Частые вопросы о налогах и взносах по договору ГПХ
Нужно ли платить взносы, если компания арендует автомобиль у физического лица?
Нет. Выплаты по договору аренды не относятся к вознаграждению за работы или услуги, поэтому объекта обложения страховыми взносами не возникает. НДФЛ при этом удерживается в общем порядке по шкале 13-22%, компания остаётся налоговым агентом. Если в одном договоре смешаны аренда и услуги по управлению имуществом, стоимость услуг выделяют отдельной строкой: на неё взносы начислить придётся.
Можно ли заключить договор ГПХ со своим штатным работником?
Можно, если предмет договора не совпадает с его трудовой функцией и работа выполняется вне рабочего времени. Налоги считаются суммарно: выплаты по трудовому договору и по ГПХ складываются нарастающим итогом, поэтому и прогрессивная шкала НДФЛ, и предельная база 2 979 000 рублей применяются к общей сумме. Режим НПД в этой ситуации применить нельзя.
Оплачивается ли исполнителю по ГПХ больничный?
Да, при одном условии: за предыдущий календарный год за него должны быть уплачены взносы на случай временной нетрудоспособности в сумме не менее стоимости страхового года. Для пособий в 2026 году взносы за 2025 год должны составлять не менее 7 809,12 рубля без учёта районных коэффициентов. Отпуск, отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск исполнителю по ГПХ не положены.
Что делать, если самозанятый превысил лимит 2,4 млн рублей в середине года?
С даты утраты права на НПД все последующие выплаты облагаются как доход обычного физлица: компания удерживает НДФЛ и начисляет взносы по ставке 30%. Выплаты, прошедшие до превышения, пересчитывать не нужно, если на них были корректные чеки. Исполнителю остаётся вариант зарегистрировать ИП и выбрать другой режим, тогда обязанности налогового агента у компании снова не возникает.
Идёт ли работа по договору ГПХ в страховой стаж исполнителя?
Да, периоды работы по договорам на выполнение работ и оказание услуг учитываются в страховом стаже, если за них начислены и уплачены пенсионные взносы. Именно поэтому подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся и при заключении, и при прекращении договора: из этих сведений формируется информация о периодах. С самозанятым такой стаж не формируется, пенсионные взносы он платит добровольно.
Можно ли прописать в договоре, что исполнитель платит НДФЛ сам?
Такое условие не действует. Обязанность налогового агента возникает в силу закона, и перенести её договором на физлицо нельзя, суды и инспекция подобные пункты не применяют. При проверке неудержанный налог, пени и штраф 20% от суммы предъявят компании, а не исполнителю.
Нужно ли начислять взносы на аванс по договору подряда?
База по взносам появляется на дату начисления вознаграждения, а начисление привязано к приёмке результата по акту. Аванс сам по себе базу не формирует, поэтому взносы считают в месяце подписания акта. С НДФЛ ситуация обратная: налог удерживается уже при выплате аванса, поскольку дата получения дохода — день перечисления денег.
