Договор с самозанятым компания оплачивает с обычного расчётного счёта: платёжным поручением на счёт или карту физического лица, через банк из перечня ФНС или через оператора электронной площадки. Формально подходит любой банк, где у компании открыт счёт, а выбор канала влияет на объём ручной работы: кто получает чек, кто проверяет статус исполнителя на дату выплаты и кто хранит подтверждения. Без чека из приложения «Мой налог» выплату нельзя учесть в расходах по частям 8-10 статьи 15 422-ФЗ, а при утрате исполнителем статуса плательщика налога на профессиональный доход компания становится налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов.
Разберём три канала выплат и то, что каждый из них оставляет бухгалтерии, сроки формирования чека при наличном и безналичном расчёте, а также формулировки договора, из-за которых отношения переквалифицируют в трудовые. Покажем, как проверить исполнителя по сервисам ФНС до перевода денег и какие реквизиты сверять в чеке после. Порог индикатора риска ГИТ, действующий с 10 января 2026 года, чек-лист проверки до первой выплаты, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три канала выплат самозанятым и что каждый оставляет бухгалтерии
Отдельного счёта для выплат самозанятым у компании нет. Деньги уходят с того же расчётного счёта, с которого компания платит поставщикам, а получателем в платёжном поручении указывается физическое лицо с его ИНН и реквизитами счёта. Различие между каналами начинается после платежа: информационный обмен с налоговой по налогу на профессиональный доход ведут только те организации, которые включены в специальные перечни ФНС. На дату публикации в перечне кредитных организаций, обменивающихся данными с ФНС по НПД, 16 банков, а в перечне операторов электронных площадок — 68 сервисов.
Каналы различаются объёмом того, что компания делает руками после платежа.
| Канал выплаты | Что берёт на себя канал | Что остаётся на компании | Когда подходит |
|---|---|---|---|
| Платёжное поручение на счёт или карту физлица из любого банка | Только перевод денег | Проверка статуса до платежа, получение чека, акт, хранение подтверждений | Единичные договоры, разовые работы |
| Банк из перечня кредитных организаций ФНС (16 на дату публикации) | Регистрацию исполнителя в качестве плательщика НПД и уплату его налога в приложении банка, обмен сведениями с налоговой | Договор, контроль чека по каждой выплате, сверка сумм | Регулярные выплаты нескольким исполнителям |
| Оператор электронной площадки из перечня ФНС (68 на дату публикации) | Передачу сведений о доходах и удержание налога, если исполнитель сам дал такое поручение | Сверка реестра выплат, хранение договоров и актов | Массовые выплаты десяткам и сотням исполнителей |
| Наличные из кассы | Ничего | Кассовые документы и чек, полученный в момент расчёта | Редкие ситуации, когда безналичный перевод невозможен |
Канал выбирают по количеству исполнителей и частоте выплат: при двух-трёх договорах в год ручной контроль чеков дешевле любой интеграции, при сотне исполнителей сверка чеков вручную становится отдельной регулярной задачей. Отдельная статья расходов — комиссия банка за перевод физическому лицу: тарифы каждый банк устанавливает сам, и при массовых выплатах разница в долях процента превращается в заметную сумму.
При потоке в десятки исполнителей платежи обычно уходят реестром: бухгалтерия загружает в банк файл со списком получателей, суммами и основаниями, а не формирует платёжки по одной. К такому режиму стоит подготовиться заранее по двум причинам. Регулярные переводы на счета физических лиц относятся к операциям, по которым банк вправе запросить документы по статье 7 115-ФЗ, и запрос обычно касается договора, актов и чеков по конкретным получателям. Вторая причина — назначение платежа: формулировка вида «выплата по договору» без номера, даты и наименования работ усложняет и банковскую проверку, и налоговую.
Как настроить выплаты самозанятым: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте статус исполнителя по ИНН на дату, с которой планируете начать работу, и сохраните результат проверки.
- Шаг 2. Убедитесь, что исполнитель не был вашим работником последние два года: по пункту 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ доходы от бывшего работодателя под НПД не подпадают.
- Шаг 3. Заключите договор возмездного оказания услуг или подряда с конкретным результатом, сроком, ценой и обязанностью исполнителя передать чек.
- Шаг 4. Закрепите в договоре реквизиты для оплаты: счёт физического лица либо расчётный счёт, если исполнитель зарегистрирован как индивидуальный предприниматель на НПД.
- Шаг 5. Примите работу актом, в котором описаны результат и срок его сдачи.
- Шаг 6. Переведите деньги с расчётного счёта компании, указав в назначении платежа номер и дату договора и наименование работ или услуг.
- Шаг 7. Получите чек и сверьте в нём ИНН заказчика, сумму и дату расчёта, затем сохраните его вместе с платёжным поручением и актом.
В практике Добыто самая частая точка отказа в этой цепочке — шаг 7: деньги ушли, работа принята, а чеки собираются в конце квартала, когда часть исполнителей уже снялась с учёта.
Чек из «Мой налог»: сроки, без которых расходы не примут
Чек формирует сам исполнитель в приложении «Мой налог» или в приложении банка-партнёра. Срок зависит от формы расчёта. При расчётах наличными и с использованием электронных средств платежа чек передаётся заказчику в момент расчёта. При иных формах безналичных расчётов, в том числе при обычном платёжном поручении на счёт, чек формируется и передаётся не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены расчёты (часть 3 статьи 14 422-ФЗ).
Отсутствие чека даёт два последствия. Организация на общей системе налогообложения не вправе учесть расходы на приобретение товаров, работ и услуг у плательщика НПД без сформированного им чека, и то же правило действует для упрощённой системы. Второе последствие тяжелее: чек — это подтверждение того, что выплата относится к доходу, облагаемому налогом на профессиональный доход, и именно он даёт основание не начислять на выплату страховые взносы по статье 15 422-ФЗ. Если чек так и не появился, выплата физическому лицу рассматривается как обычный доход со всеми сопутствующими начислениями.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полученный чек проверяется по составу реквизитов. При расчётах с организацией чек должен содержать наименование заказчика и его ИНН: это прямое требование к составу чека в статье 14 422-ФЗ. Чек, оформленный как продажа физическому лицу, расход компании не подтверждает, и переоформить его задним числом исполнитель не сможет — он аннулирует прежний и формирует новый, с корректными данными. Сверяйте также сумму и дату расчёта: расхождение с платёжным поручением разбирается уже на камеральной проверке.
Отдельный сценарий — чек, сформированный с опозданием. Расход признаётся в том периоде, когда чек фактически получен. Для квартальной отчётности это означает перенос суммы на следующий период, для годовой — переработку декларации.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы просим клиентов не откладывать сбор чеков на конец месяца. Чек привязывает выплату к режиму НПД, и до его получения у вас на руках только перевод физическому лицу, который налоговая читает по общим правилам. Заведите правило: платёжка, акт и чек лежат в одной папке по каждой выплате, и проверяйте комплект до закрытия периода, а не после.»
Как подписать договор и акты с самозанятым в электронном виде
Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ на исполнителей по договорам гражданско-правового характера не распространяется: эти нормы регулируют документы работников. Договор с самозанятым, акты и приложения подписываются по правилам 63-ФЗ, то есть в режиме обычного электронного документооборота между двумя сторонами сделки. Перечень документов и порядок подписания закрепляются в самом договоре или в отдельном соглашении об обмене документами.
Вид подписи выбирается под задачу. Усиленная квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, дополнительных соглашений для неё не требуется. Простая и усиленная неквалифицированная подписи дают равнозначность только тогда, когда стороны договорились об этом письменно.
Факт: УКЭП равнозначна собственноручной подписи по закону, а ПЭП и УНЭП дают равнозначность только при соглашении между участниками обмена. Именно это условие теряют чаще всего, а обнаруживают уже в споре, когда документ нужно предъявить как письменное доказательство.
Исполнителю, у которого нет квалифицированной подписи, доступен мобильный сценарий: усиленная неквалифицированная подпись выпускается в приложении бесплатно, нужен смартфон и подтверждённая учётная запись. В сервисе Добыто договор и акт с исполнителем уходят на подпись по тому же маршруту, что и кадровые документы, с фиксацией времени подписания по каждой стороне.
Подпишите договор или акт с исполнителем электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах и парком из 12 000 перевозчиков подписывала с каждым договор, заявку и закрывающий акт день в день, около 5000 рейсов в месяц. Пока подписи выдавал собственный удостоверяющий центр, на выпуск уходил день, а перевозчику приходилось ехать за ней в один конкретный город. После перехода на мобильное подписание выпуск подписи и подписание первого договора стали занимать 5-10 минут, и документы начали успевать к моменту выезда.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Перед тем как переводить на электронное подписание всех исполнителей, мы закладываем пилотную группу. Она снимает основную часть ошибок настройки и показывает, кто действительно способен работать в системе, а за кого документы подписывает кто-то другой. Проверьте это на 5-10 договорах: подпись должна ставить именно тот человек, с которым у вас заключён договор.»
Шаблоны для электронного обмена документами с исполнителями
Комплект собран под договорную работу с внешними исполнителями; начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, без него простая и неквалифицированная подписи не дают равнозначности.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
| Письмо контрагенту о переподписании | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Что учесть в договоре с самозанятым
Договор с плательщиком НПД — это договор подряда или возмездного оказания услуг по Гражданскому кодексу. Проверяющие читают его на предмет признаков трудовых отношений, и перечень этих признаков ФНС давала инспекциям письмом от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@: инфраструктурная зависимость, когда исполнитель работает на территории заказчика, его материалами и техникой, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка; отсутствие в договоре сроков выполнения работ; товаросопроводительные документы, подписанные самозанятым от лица заказчика.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Семь условий ниже закрывают большую часть претензий проверяющих к договорам с плательщиками НПД.
- Предмет. Конкретный результат или измеримый объём услуг. Формулировка «оказание услуг по управлению складом» читается как должность, «приёмка и размещение товара по заявке заказчика в объёме до 200 позиций» — как услуга.
- Срок. Начало и окончание работ либо срок по каждой заявке. Бессрочный договор с ежемесячной оплатой — первый признак подмены.
- Цена и порядок расчётов. Оплата за результат по акту. Даты выплат, совпадающие с зарплатными днями компании, отдельно фиксируются проверяющими.
- Статус исполнителя. Заверение о регистрации в качестве плательщика НПД, обязанность сообщить об утрате статуса в течение оговорённого срока и ответственность за убытки, если он этого не сделал.
- Чек. Обязанность передать чек по каждому расчёту и срок передачи, увязанный с частью 3 статьи 14 422-ФЗ, плюс право заказчика задержать следующий платёж до получения чека.
- Порядок обмена документами. Вид электронной подписи, адреса и каналы обмена, момент, когда документ считается полученным.
- Реквизиты. ИНН исполнителя и счёт, на который уходит оплата. Смена счёта оформляется дополнительным соглашением или уведомлением по договору.
Отдельно проверьте, кто подписывает договор со стороны компании. Если это не директор, а руководитель направления или менеджер, его полномочия в электронном обмене подтверждает машиночитаемая доверенность.
Лайфхак: организации почти никогда не отслеживают срок доверенности своего контрагента: документ пришёл, его убрали, а когда истекают полномочия, никто не помнит. С машиночитаемой доверенностью просроченные полномочия не срабатывают — система не даст подписать документ.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Договор с исполнителем чаще всего разваливается на предмете и сроке. Перечитайте свой шаблон и подчеркните все места, где вместо результата описана работа по графику: именно эти строки инспектор превратит в доказательство трудовых отношений. Если из семи-восьми пунктов подчёркнуты пять, договор проще переписать, чем защищать.»
Проверка исполнителя и ситуации, когда самозанятый не подходит
Статус плательщика НПД проверяется на дату каждой выплаты. Право на режим теряется в день превышения годового дохода в 2,4 млн рублей, и компания об этом узнаёт только от самого исполнителя либо из сервиса ФНС. Проверить исполнителя можно бесплатно: сервис проверки статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход показывает по ИНН и выбранной дате, применялся ли режим в этот день.
Что проверить до первой выплаты
- Статус плательщика НПД по ИНН на дату договора и на дату каждого перевода.
- Наличие трудовых отношений с этим человеком за последние два года, включая работу в связанных юридических лицах группы.
- Вид деятельности: НПД не применяется при перепродаже товаров, работе по агентским и комиссионным договорам, добыче полезных ископаемых, торговле подакцизными и маркируемыми товарами.
- Гражданство: режим доступен гражданам России, государств ЕАЭС и Украины, и регистрация в этом случае идёт по ИНН, полученному в России.
- Наличие у исполнителя наёмных работников: при их появлении право на режим утрачивается.
- Реквизиты для оплаты: счёт физического лица либо расчётный счёт индивидуального предпринимателя, если исполнитель совмещает статус ИП и НПД.
В четырёх ситуациях качество формулировок договора уже ничего не решает. Первая: человек последние два года работал у вас по трудовому договору, и НПД к его доходам от вас неприменим по прямому запрету закона. Вторая: вам нужна постоянная трудовая функция с графиком, подчинением и рабочим местом — это трудовой договор, и оформление подряда вместо него лишь откладывает доначисления. Третья: работа требует договора о полной материальной ответственности или соблюдения режима рабочего времени, а такие механизмы существуют только в трудовых отношениях. Четвёртая: исполнитель приближается к лимиту 2,4 млн рублей, и к середине года договор придётся переоформлять на другую модель.
Набор обязательных действий меняется вместе с масштабом: то, что критично при трёх исполнителях, и то, что критично при сорока, пересекается лишь частично.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| 1-3 исполнителя, разовые работы | Чек по каждой выплате, акт с описанием результата | Интеграция с банком, автоматизация реестров |
| 10-30 исполнителей, выплаты ежемесячно | Проверка статуса перед каждым платежом, единый шаблон договора, электронный обмен актами | Выбор конкретного банка из перечня ФНС |
| Более 35 исполнителей с регулярными выплатами | Доля вашей компании в доходе исполнителя, длительность сотрудничества, реестровые выплаты и автоматическая сверка чеков | Экономия на комиссии за перевод |
Параметры третьей строки повторяют действующий индикатор риска для трудовой инспекции: число исполнителей, длительность сотрудничества и доля вашей компании в доходе каждого из них.
Ошибки в организации выплат и во что они обходятся
С 10 января 2026 года по приказу Минтруда от 08.12.2025 № 685н индикатор риска для внеплановой проверки ГИТ срабатывает, если компания взаимодействует более чем с 35 плательщиками НПД, каждый из которых получает от неё от 35 000 рублей в месяц, работает дольше трёх месяцев, а доля дохода от этой компании превышает 75% его общего дохода. До января порог доли составлял 90%, а показатели считались усреднённо по всем исполнителям; теперь они считаются по каждому. Параллельно с 16 февраля 2026 года расширен перечень сведений, которые налоговые органы передают в межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости (приказ Минтруда от 19.11.2025 № 657н).
Типовые ошибки, которые поднимают компанию в этих списках:
- Выплаты через зарплатный проект. Реестр зарплатного проекта предназначен для работников по трудовым договорам. Исполнитель в таком реестре — готовый аргумент о фактических трудовых отношениях, причём аргумент, который компания предоставила сама.
- Оплата дважды в месяц в зарплатные даты. Совпадение дат с авансом и расчётом по штату читается как периодическая оплата труда.
- Перевод с карты директора или бухгалтера. Выплата уходит от физического лица, документально не связанного с договором, и расход не подтверждается.
- Работа без акта. Чек подтверждает расчёт, но не подтверждает, что именно было сделано и принято.
- Сбор чеков раз в квартал. К моменту сбора часть исполнителей уже снялась с учёта, и чеки по прошедшим выплатам взять негде.
В проектах Добыто мы разводим два контура: зарплатный проект для штата и отдельный маршрут договоров, актов и подписей для внешних исполнителей. Первое, что мы просим показать на старте, — выгрузку выплат физическим лицам за последние три месяца: в ней сразу видно, кто из исполнителей получает деньги в зарплатные даты.
При переквалификации договора в трудовой компании доначисляют НДФЛ, который она должна была удержать как налоговый агент, страховые взносы по единому тарифу, пени за весь период и штраф по статье 122 НК РФ — 20% от неуплаченной суммы, 40% при умысле. Дополнительно назначается административный штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 5000 до 10 000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо. Отношения признают трудовыми с даты фактического начала работы, поэтому доначисления сразу охватывают весь период сотрудничества, а не только месяцы после проверки.
Внимание: распечатка электронного договора остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила в споре, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о выплатах исполнителям выигрывает тот, у кого сходится связка из четырёх документов: договор, акт, платёжное поручение и чек по каждой сумме. Проверьте по своей первой попавшейся выплате за прошлый квартал, собираются ли эти четыре документа в один комплект за пять минут. Если на поиск уходит день, в проверке этот комплект не соберётся вовсе.»
Важный нюанс из практики: бумажный обмен с исполнителем в другом городе обходится примерно в 2000 рублей за цикл доставки в одну сторону, и второй экземпляр приходится заказывать отдельно. Почтовая отправка документов между городами в практике занимала около четырёх дней в одну сторону, то есть к работе стороны приступали через неделю после договорённости.
Стоимость подключения электронного подписания: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности подключённых пользователей и набора функций: интеграции с учётной системой, электронного архива, требований к поддержке. Электронные подписи ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск электронных подписей ПЭП и УНЭП | бесплатно на всех тарифах | в день подключения |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Переход между тарифами | разница пересчитывается пропорционально периоду | в любое время |
Тарифная сетка построена по числу подключённых пользователей, поэтому объём договорной работы с внешними исполнителями считается отдельно: для большого потока договоров и актов подходит тариф с API и кастомными интеграциями, стоимость которого определяется по запросу. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Платёж самозанятому проходит с обычного расчётного счёта компании, а выбор между собственной платёжкой, банком из перечня ФНС и электронной площадкой определяет только то, сколько ручных операций остаётся бухгалтерии. Юридический вес выплате придают четыре документа: договор с конкретным предметом и сроком, акт о принятой работе, платёжное поручение и чек, полученный в срок по части 3 статьи 14 422-ФЗ. Статус исполнителя проверяется перед каждым переводом. Остальные риски растут из формулировок: бессрочный предмет, оплата в зарплатные даты и выплаты через зарплатный реестр создают доказательства против компании быстрее, чем любая проверка.
Мы в Добыто выстраиваем этот контур так, чтобы договор, акт и подпись каждой стороны собирались в одном месте и поднимались по запросу за минуты, независимо от того, работает человек в штате или по гражданско-правовому договору.
Частые вопросы
Можно ли выдать самозанятому деньги наличными из кассы?
Можно, запрета нет. Меняется срок чека: при расчёте наличными и электронными средствами платежа исполнитель формирует и передаёт чек в момент расчёта, а правило про 9-е число следующего месяца действует только для иных безналичных расчётов. Кассовые документы оформляются в общем порядке, и чек прикладывается к расходному ордеру сразу, иначе подтверждения расхода у компании не остаётся.
Исполнитель зарегистрирован как ИП на НПД. Что меняется в платеже?
Деньги уходят на расчётный счёт предпринимателя по реквизитам из договора, и в назначении платежа указывается, что оплата производится по договору с исполнителем-предпринимателем. Обязанность сформировать чек в приложении сохраняется: без него расходы не подтверждены так же, как и при работе с физическим лицом. Комиссии за перевод на счёт предпринимателя у большинства банков ниже, чем за перевод физическому лицу.
Самозанятый аннулировал чек уже после оплаты. Что делать?
Аннулирование чека лишает компанию подтверждения расхода и основания не начислять страховые взносы на эту выплату. Порядок действий: запросить у исполнителя новый чек со ссылкой на пункт договора об обязанности его передать, зафиксировать отказ письменно и уведомить налоговый орган. Поэтому в договор и закладывают право задержать следующий платёж до получения корректного чека.
Как платить исполнителю — гражданину другой страны?
Режим НПД доступен гражданам России, государств ЕАЭС и Украины. Регистрация проходит по ИНН, полученному в России, и проверяется тем же сервисом ФНС по ИНН и дате. Гражданам остальных государств режим недоступен, и договор с ними оформляется по общим правилам для иностранных исполнителей с удержанием НДФЛ и уплатой взносов, если это следует из вида договора.
Что делать, если исполнитель превысил 2,4 млн рублей в середине месяца?
Право на режим прекращается с даты превышения. Выплаты, произведённые после этой даты, под НПД не подпадают: если исполнитель не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, компания удерживает с них НДФЛ и начисляет страховые взносы как по обычному договору гражданско-правового характера. Чеки по таким суммам исполнитель уже не сформирует, поэтому проверка статуса перед каждым переводом дешевле последующего пересчёта.
Нужен ли акт, если чек уже получен?
Чек подтверждает факт расчёта и применение специального налогового режима, но не подтверждает объём и качество принятых работ. Акт закрывает второй вопрос и одновременно снижает риск переквалификации, если в нём описан результат работ со сроком сдачи. При споре о качестве или объёме отсутствие акта оставляет компанию с одним доказательством того, что деньги были перечислены.
